Efter att vardera workshop genomförts intervjuades deltagare för att ta del av deras upplevelser och reflektioner. Intervjuerna var semistrukturerade och följde delvis en intervjuguide med stödfrågor men frågorna kunde omformuleras när det behövdes, följdfrågor
kunde ställas och spontana frågor och ämnen kunde utforskas. De var cirka 30 minuter långa och genomfördes över videosamtal på Zoom. För att i efterhand ha möjlighet att gå igenom intervjuerna noggrant och analysera dem spelades de in med Zooms inbyggda inspelningsfunktion. Ur kontrollgruppen intervjuades två personer och ur försöksgruppen intervjuades fyra personer. Under tiden deltagarna svarade på frågor fördes anteckningar digitalt i ett textdokument vilket sedan kunde kompletteras genom att lyssna igenom inspelningarna av intervjuerna och skriva ner deltagarnas svar på frågorna.
4.11 Etik
Inför deltagande i en forskningsstudie är det viktigt att deltagare ges tydlig information om vad studien går ut på, hur den går till samt vad det innebär för dem att delta (Vetenskapsrådet, 2017). Av denna anledning fick samtliga deltagarna vid första förfrågan om att delta en övergripande beskrivning av studien och dess syfte samt information om att deltagandet är frivilligt och att de skulle vara anonyma om de valde att delta. Ifall deltagarna var intresserade av att delta fick de därefter en PDF (bilaga 1) utskickad med utförlig information om studien och deras deltagande. I PDF-filen beskrevs det hur deltagandet gick till, att intervjun/ workshopen skulle spelas in för analys i efterhand, att det var frivilligt att delta, att de var anonyma och att de kunde lämna studien när de ville utan att ange någon orsak. För att delta i studien behövde deltagarna ge signerat samtycke till det (Vetenskapsrådet, 2017) och en samtyckesblankett fanns inkluderad i PDF-filen med information om studien. Denna blankett var färdigsignerad av studieledaren och ifall deltagarna samtyckte signerade de blanketten och skickade tillbaka en kopia till studieledaren.
Vid forskning är det viktigt att skydda individen och dess integritet (Vetenskapsrådet, 2017). För att skydda de deltagande individernas integritet är alla deltagare i denna studie
anonyma och i rapporten hänvisas de inte till med varken namn eller pseudonym. Resultatet
kan enbart kopplas till de specifika deltagarna av studieledaren själv och det insamlade materialet, anteckningar samt videoinspelningar, finns enbart sparat lokalt på studieledarens dator och iPad. Materialet som samlats in i studien används enbart för denna studie.
5. Resultat
I denna sektion presenteras resultatet från den initiala genreanalysen, förstudien samt workshop-studien. Då det har genomförts intervjuer som analyserats med tematisk analys vid två tillfällen används olika namngivning för att skilja dem åt. Temana från förstudien namnges F1, F2 och så vidare, medan temana från workshop-studien namnges T1, T2 och så vidare.
5.1 Genreanalys
Genreanalysen av Miro, Svava, Zoom och Teams presenteras i textform där funktioner, utformning, syfte och jämförelser av verktygen presenteras.
5.1.1 Miro
Miro är ett av de verktyg som används för att genomföra digitala workshops där deltagarna behöver en gemensam visuell arbetsyta som de kan fylla med det innehåll de behöver, exempelvis post-it-lappar. Syftet med Miro är att möjliggöra samarbete mellan personer som inte befinner sig i samma rum genom att skapa en stor arbetsyta/kanvas liknande en whiteboard där personer i realtid kan se varandra arbeta. Genom att ha en arbetsyta där föremål kan placeras fritt kan användare utforma den utifrån sina behov.
Arbetsytan består av en stor kanvas där olika föremål fritt kan placeras och flyttas runt för att strukturera information, tankar och idéer. För att navigera innehållet kan användare "svepa" sig runt helt fritt och zooma in och ut. Arbetsytan kan fyllas med flera olika typer av innehåll och en av de grundläggande funktionerna är att skap notislappar. Man kan skapa dem i flera olika färger, ändra storlek på dem, ge dem taggar, flytta runt dem fritt men också automatiskt placera dem i rutnät. Dessutom kan de skapas i "bulk" där många lappar kan skrivas på en gång och automatiskt placeras ut. Syftet med notislapparna är att kunna samla olika idéer och tankar, exempelvis från en brainstormingsession och strukturera dem utifrån färger och placering på arbetsytan.
Utöver notislappar kan man skapa olika geometriska figurer som kan hanteras på samma sätt som notislapparna, undantaget möjligheten att skapa taggar. De geometriska figurerna kan justeras i storlek som man vill och kan användas för att skapa olika visuella mallar, modeller, flödesscheman och illustrationer.
Mellan olika objekt går det att dra pilar som fäster vid objekten och följer med när objekten flyttas runt på arbetsytan. Syftet med att kunna skapa dessa är att indikera hur olika objekt hör samman med varandra. Ett exempel på detta skulle vara ifall två notislappar i en brainstormingsession har ett kausalt samband och man vill indikera detta.
För att strukturera innehållet på arbetsytan finns så kallade "Frames" vilket är behållare där föremål kan placeras. När en Frame flyttas så flyttas allt dess innehåll med dem och på så vis blir det enklare att strukturera innehåll. Ett användningstillfälle för detta är när man i en workshop vill samla alla notislappar och instruktioner för en uppgift på ett och samma ställe.
5.1.2 Svava
Svava är ett verktyg utformat för att stötta mötesledning och dokumentation av möten eller workshops. Verktyget påminner om bland annat Mentimeter (mentimeter.com) och Kahoot (kahoot.it) i dess utformning. Mötesledaren förbereder mötet genom att skapa en lista av olika interaktiva moment i Svava, exempelvis omröstningar och öppna frågor där deltagare kan ge textsvar. När mötet startats kan deltagare ansluta på sina enheter via webbläsaren på antingen sin dator eller mobiltelefon genom att gå till Svavas hemsida (svava.app) och skriva in en rumskod bestående av ett antal bokstäver, likt hur det går till i det mer välkända Kahoot. Rumskoden för mötet visas i överkant av skärmen på mötesledarens dator vilket gör det enkelt för deltagare att ansluta ifall de sitter i ett videosamtal där mötesledaren använder skärmdelning. Samma funktionalitet återfinns på både dator och mobil.
Gränssnittet för mötesledare och deltagare är olika. Medan mötesledaren kan kontrollera strukturen på mötet och ändra inställningarna för olika moment så har deltagarna ett mer avskalat gränssnitt där de se den aktuella uppgiften (vilket kontrolleras av mötesledaren) och de funktioner som hör till den. Ifall det är en omröstning kan de klicka på de alternativ de röstar på och ifall det är en fråga där de själva får ge textsvar finns textfält att skriva i. Syftet med det avskalade gränssnittet för deltagare är att hålla tröskeln låg för personer att delta i mötesmomenten i Svava där de inte behöver lära sig några nya funktioner i ett komplext gränssnitt, istället ska de kunna gå in i ett möte och enkelt kunna genomföra de olika momenten. Genom att gränssnittet anpassas för varje uppgift minskas distraktionerna och det blir tydligare för användaren vad den kan och ska göra.
Mötesledaren styr mötet genom att klicka sig fram med pilar för att gå från ett moment till nästa och när den väljer att göra det så uppdateras vyn på deltagarnas skärmar och de får tillgång till funktionerna som hör till en aktuella uppgiften. All information som samlas in genom mötets gång, exempelvis vid brainstorming eller omröstning, samlas i ett dokument som följer mötets struktur och som kan laddas ner i PDF-format när mötet avslutats.
Den grundläggande skillnaden mellan Miro och Svava är att i Miro är det en stor kanvas där deltagare kan röra sig fritt medan i Svava är det mer som en interaktiv presentation där man går från slide till slide med olika moment där deltagarna kan interagera. Utöver att ha olika grundläggande utformning av gränssnitten så skiljer dem sig åt då Svava har ett separat gränssnitt för deltagare och ett för mötesledare medan Miro har samma gränssnitt för alla. Detta bidrar till den låga tröskeln för deltagare i Svava då gränssnittet är anpassat för varje separat uppgift ur deltagarens perspektiv, på så vis kan mängden element i gränssnittet minskas drastiskt och interaktionen förenklas. I Miro däremot där gränssnittet är detsamma för både facilitator och deltagare finns alla funktioner i gränssnittet alltid tillgängliga vilket skapar utrymme för större kreativ frihet, samtidigt kan det bidra till en högre tröskel för ovana användare. Då man i Miro kan se varandras muspekare röra sig runt möjliggörs nya former av kommunikation, exempelvis att man ”pekar” på föremål på kanvasen med sin muspekare
genom att röra den i cirklar runt föremålet man pratar om. I Svava där man inte rör sig på samma arbetsyta kan man däremot inte "se" och följa efter varandra.
En annan skillnad är hur man ansluter till ett möte i Miro och i Svava. I Miro ansluter deltagare via en länk som skickats ut i förväg medan de i Svava ansluter genom att gå till Svavas hemsida och skriver in rumskoden för mötet. Vilket som är smidigare är svårt att avgöra.
5.1.3 Zoom och Teams
Zoom är ett verktyg för videosamtal där flera personer kan mötas digitalt, se varandra via webbkameror och höra varandra via mikrofoner. Utöver videosamtal har deltagare i ett samtal tillgång till chat och olika emoji-reaktioner. Syftet med Zoom är att möjliggöra samtal i realtid där man ser varandra och kan kommunicera utan att behöva vara på samma fysiska plats. Under samtalets gång kan mötesdeltagare starta skärmdelning och visa innehållet på deras skärm och de kan välja att antingen visa allt på skärmen eller att enbart visa innehåll från en bestämd applikation. Syftet med detta är att kunna dela visuell information för övriga deltagare, exempelvis en bildpresentation.
Det finns olika visningsalternativ för hur deltagarna ser varandras kameror, antingen kan man se den aktuella talaren extra stort och övriga i mindre storlek eller så kan man se alla deltagare i samma storlek med galleri-vyn. Syftet med att kunna ändra visningsvy är att kunna välja den vy man tycker mest om att se i stunden. Beroende på situation kan det vara bäst att se så många som möjligt eller bara den som talar. Videosamtalet kan även visas i ett litet fönster i hörnet av skärmen när andra andra program används. Syftet är att personer ska kunna arbeta i ett primärt fönster på datorskärmen, exempelvis Miro, och samtidigt vara närvarande i videosamtalet.
Deltagare kan även delas in i grupper i separata samtalsrum, så kallade "breakout rooms" vilket möjliggör både samtal i helgrupp och i mindre grupper, något som kommer till nytta i bland annat distribuerade workshops. Syftet med breakout rooms är att kunna samtala i mindre grupper utan att för den sakens skull lämna den större gruppen och sedan enkelt kunna återvända till helgruppen. Utan breakout-rooms hade detta behövt lösas med flera parallella videosamtal som deltagarna går emellan vilket kan vara mer komplicerat för både deltagare och mötesledare.
Teams används likt Zoom för videosamtal i möten och workshops och mötesfunktionaliteten är mer eller mindre densamma. Det går att boka in möten, använda kamera och mikrofon i samtalen, skärmdelning kan användas för både hela skärmen eller separata applikationer, deltagare kan delas in i mindre grupper för enskilda samtal och deltagare kan chatta med varandra. En funktion som är unik för Teams är Microsoft Whiteboard vilket är en digital whiteboard-yta likt Miro där deltagarna kan sätta upp post-it- lappar, rita olika former och skriva text. Syftet med Microsoft Whiteboard är att ha en gemensam yta under mötet där man kan brainstorma och genomföra kreativa moment och få
idéerna sparade tills senare. Genom att det finns inbyggt i Teams blir det lättillgängligt för mötesdeltagare som inte behöver ha ett separat konto för just den tjänsten. Likheterna är således många mellan Teams och Zoom och båda verktygen används av designers för att genomföra digitala workshops. Den stora skillnaden mellan Zoom och Teams är att Zoom i huvudsak är ett program för videosamtal medan Teams har videosamtal som en av sina flera funktioner för att stötta arbetslag. Teams har utöver videosamtal en antal andra funktioner såsom kalender, chatt med olika subgrupper i ett team, fildelning och så vidare. Eftersom Teams ingår i Microsofts paket med mjukvara är det vanligt att arbetslag använder det för intern kommunikation och samarbete vilket innebär att många är bekanta med det från sitt arbete och då känner sig bekväma med det i workshop-sammanhang.