Distribuerade designworkshops
med fysiskt workshop-kit
Hur engagemanget hos deltagarna i distribuerade
workshops kan höjas
Henrik Asteberg
Handledare: Mattias Arvola Examinator: Arne Jönsson
publiceringsdatum under förutsäKning aK inga extraordinära omständigheter uppstår.
Tillgång 1ll dokumentet innebär 1llstånd för var och en aK läsa, ladda ner, skriva ut enstaka kopior för enskilt bruk och aK använda det oförändrat för ickekommersiell forskning och för undervisning. Överföring av upphovsräKen vid en senare 1dpunkt kan inte upphäva deKa 1llstånd. All annan användning av dokumentet kräver upphovsmannens medgivande. För aK garantera äktheten, säkerheten och 1llgängligheten finns lösningar av teknisk och administra1v art.
Upphovsmannens ideella räK innefaKar räK aK bli nämnd som upphovsman i den omfaKning som god sed kräver vid användning av dokumentet på ovan beskrivna säK samt skydd mot aK dokumentet ändras eller presenteras i sådan form eller i sådant sammanhang som är kränkande för upphovsmannens liKerära eller konstnärliga anseende eller egenart.
För yKerligare informa1on om Linköping University Electronic Press se förlagets hemsida hKps:// ep.liu.se/ .
Copyright
The publishers will keep this document online on the Internet – or its possible replacement – for a period of 25 years star1ng from the date of publica1on barring excep1onal circumstances.
The online availability of the document implies permanent permission for anyone to read, to download, or to print out single copies for his/hers own use and to use it unchanged for non-commercial research and educa1onal purpose. Subsequent transfers of copyright cannot revoke this permission. All other uses of the document are condi1onal upon the consent of the copyright owner. The publisher has taken technical and administra1ve measures to assure authen1city, security and accessibility.
According to intellectual property law the author has the right to be men1oned when his/her work is accessed as described above and to be protected against infringement.
For addi1onal informa1on about the Linköping University Electronic Press and its procedures for publica1on and for assurance of document integrity, please refer to its www home page: hKps:// ep.liu.se/.
© 2021 Henrik Asteberg Välj licens/Choose licence.
För att ta reda på vilka utmaningar designers upplever i samband med distribuerade workshops genomfördes en förstudie där designers intervjuades och utifrån intervjuerna kunde flera utmaningar identifieras. Bland annat var det utmanande att få deltagare engagerade, att få dialoger och samtal att fungera bra över videosamtal och att tekniken inte var tillräckligt lättanvänd för alla deltagare. Efter förstudien valdes en av dessa utmaningar ut som fokus för en uppföljningsstudie och utmaningen som valdes var att höja engagemanget hos deltagare i distribuerade designworkshops. För att undersöka detta genomfördes studien med designforsknignsmetoder där skisser och olika prototyper utformades och utvärderades. Den slutgiltiga prototypen av ett fysiskt workshop-kit testades i ett experiment med mellangruppsdesign där engagemanget mättes med User Engagement Scale. Efter workshoparna intervjuades även flera deltagare ur varje grupp om deras upplevelse.
Resultatet från User Engagement Scale påvisade inte någon statiskt signifikant skillnad mellan de två grupperna men i intervjuerna lyftes flera olika aspekter och attribut som bidrar till engagemanget, vare sig ett workshop-kit används eller ej. Inledningsvis behöver det väckas ett intresse genom det första intrycket och då är workshop-kitet en värdefull tillgång då det väcker intresse och spänning hos deltagarna genom den visuella utformningen och spänning inför vad det kan innehålla.
För att behålla engagemanget under workshopen är det viktigt att deltagarna får vara aktiva och interagera snarare än att vara passiva. När de själva är aktiva ökar deras anknytning till workshopen vilket bidrar till engagemanget. Det bidrar även ifall de får vara med och influera de olika momenten, exempelvis genom omröstningar eller att få ta ledaransvar under olika moment. Anknytning kan även skapas socialt i gruppen för att höja engagemanget. Workshop-kitet var utformat för att stötta den sociala interaktionen i gruppen, något som flera deltagare upplevde hade en positiv inverkan på gruppdynamiken och workshopen.
När fysiska artefakter utformas för workshops är det fördelaktigt ifall de är visuellt tilltalande och intresseväckande då det skapar spänning inför workshopen och de olika momenten, detta hjälper till att öka engagemanget. Att ha variation i workshopen bidrar även till bibehållandet av engagemanget hos deltagarna, workshop-kitet bör således bidra till variation och nya intresseväckande moment under workshopen. Vid utformandet av det fysiska workshop-kitet är det även viktigt att ha i åtanke att det behöver stötta den digitala workshopen samtidigt som den inte ersätter funktioner som fungerar bättre online och de fördelar som finns med online-verktyg. Utifrån detta rekommenderas det att de fysiska föremålen ska kunna användas av varje deltagare enskilt och att samarbetet inte bygger på att deltagarna kan se eller interagera med varandras artefakter.
In order to understand what challenges designers experience when facilitating distributed workshops, a study was conducted where designers were interviewed about their experiences. From this several challenges were identified, for example, that it is difficult to get participants engaged, to have group conversations over video call and that the technical tools might be too difficult to use for some workshop participants. After this, another study was performed focusing on the question of increasing the engagement of participants in distributed workshops. In order to answer this question, the study followed a research through design approach where sketches and prototypes were made and the final prototype of a physical workshop-kit was evaluated in an experiment with an experimental group and a control group. The User Engagement Scale was used to measure the engagement and after the workshops several interviews were conducted with participants about their experience participating. The result from the Use Engagement Scale did not show a statistically significant difference between the two groups, however, several attributes and aspects contributing to engagement were mentioned in the interviews. To start with, there needs to be an interest that sparks the engagement, this can be done with the physical workshop kit since it looks interesting and makes the participants eager to know what it contains.
In order to maintain the engagement during the workshop it is important that the participants are kept active rather than passive, this creates a connection that increases the engagement. Another way to increase the connection is by letting the participants influence the workshop, for example through voting or by letting them take leadership in some activities in the workshop. There can also be a social connection in the group which increases the engagement and the workshop-kit was partly aimed at facilitating the social interaction in order to increase the engagement. This had a positive effect on the group dynamics and the workshop according to participants.
When physical artifacts are designed for a workshop it is beneficial if they are visually appealing and interesting since that creates interest leading up to the workshop, this interest increases the engagement. To have variation in the workshop also increases the engagement and thus the workshop-kit could be designed to support variation and new interesting activities during the workshop. Another aspect to keep in mind when designing a physical workshop-kit for distributed workshops is that it needs to support the digital workshop but at the same time not replace the strengths of the digital tools. Based on this it is recommended that the physical artifacts are designed to be used individually by the participants and that the cooperation does not build on the participants being able to see or interact with each other's artifacts.
Denna rapport är skriven för en masterexamen i Kognitionsvetenskap vid Linköping Universitet. Projektet är inriktat på UX-design och har genomförts på uppdrag av designbyrån Usify i Linköping. Ingen kompensation har getts för arbetet.
Det har varit oerhört lärorikt och spännande för mig att få att genomföra detta projekt tillsammans med Usify. Jag har fått utvecklas på många områden och är väldigt tacksam för alla som på olika vis bidragit med sin tid och energi för att hjälpa mig under projektets gång. Först vill jag rikta ett tack till Usify som varit min externa uppdragsgivare och samarbetspartner i detta projekt. Att få genomföra detta projekt på uppdrag av er har varit väldigt spännande och lärorikt för mig. Att få en inblick i hur ni arbetar med design är väldigt spännande och lärorikt för mig, detta är jag mycket tacksam för. I samarbetet med er har jag har fått utvecklas i min förmåga att planera och genomföra större projekt vilket har varit spännande och utmanande.
Jag vill rikta ett stort tack till min handledare Mattias Arvola från Linköping Universitet, att få ha en såpass erfaren handledare inom området har varit väldigt värdefullt. Jag är tacksam för allt stöd jag fått gällande planering av mina studier, tips om litteratur att läsa och annan hjälp som behövts under projektets gång.
Ett stort tack vill jag även rikta till Martin Wiman från Usify som agerat extern handledare och som har hjälpt mig under projektet och ställt upp på att ses regelbundet och stötta mig med tid, energi och erfarenhet. Detta har varit oerhört värdefullt och jag är mycket tacksam för det.
Slutligen vill jag tacka alla som deltagit i mina studier på olika vis, de som ställt upp med att låta sig bli intervjuade, delta i mina workshop, ge kritik på mina idéer och på andra sätt stötta mig. Jag är oerhört tacksam för alla som varit med i mitt arbete på ett eller annat sätt.
Innehållsförteckning
Förord 5
1. Introduktion 1
2. Syfte och Frågeställning 2
2.1 Avgränsningar 2
3. Teori 3
3.1 Designtänkande 3
3.2 Externa representationer och designkognition 3
3.3 Workshops 5 3.4 Kreativitetstöttande verktyg 6 3.5 Distribuerat samarbete 7 3.6 Engagemang 8 3.6.1 Flow 10 3.6.2 Engagemang på arbetsplatsen 11 4. Metod 13 4.1 Genreanalys 13 4.2 Intervjuer 14 4.2.1 Deltagare i intervjuer 15 4.3 Tematisk analys 16 4.4 Idégenerering 18 4.5 Designkritik 19 4.6 Pugh-chart 20 4.7 Prototypning 20 4.8 Workshops 20 4.8.1 Försöksgruppens workshop 23 4.8.2 Deltagare i workshops 24
4.9 User Engagement Scale 24
4.10 Intervjuer efter workshop 24
4.11 Etik 25
5. Resultat 26
5.1.1 Miro 26
5.1.2 Svava 27
5.1.3 Zoom och Teams 28
5.2 Tematisk analys från förstudien 29
5.2.1 - F1. Dialogen ofta huvudsyftet med workshopen men utmanande online 29
5.2.2 - F2. Svårt att skapa engagemang online 30
5.2.3 - F3. Svårt att vara ensam facilitator 30
5.2.4 - F4. Teknikstrul ett hinder i workshops 31
5.2.5 - F5. Kroppsspråk, rörelse och fysisk interaktion 31
5.2.6 - F6. Fördelar med VR och 3D-miljöer 32
5.2.7 - F7. Behov av enklare verktyg och onboarding 32
5.2.8 - F8. Automatisk dokumentation av workshops är värdefullt 33
5.3 Designkritik 35
5.4 Värderingsmatris 36
5.5 Protypning 37
5.6 User Engagement Scale 37
5.7 Mann-Whitney U 38
5.8 Tematisk analys av intervjuer 39
5.8.1 - T1. Samtal över Zoom 39
5.8.2 - T2.1 Worskhop-kitet väckte nyfikenhet och intresse 40
5.8.3 - T2.2 Positivt för upplevelse med ett fysiskt workshop-kit istället för digitalt 40
5.8.4 - T3. Idégenerering och inspirationslappar 41
5.8.5 - T4. Upplevd delaktighet 41
5.8.6 - T4.1 Upplevd delaktighet - Att själv delta aktivt 41
5.8.7 - T4.2 Upplevd delaktighet - Att själv kunna influera workshopen 42
5.8.8 - T4.3 Upplevd delaktighet - Att skapa en trygg miljö 43
5.8.9 - T5. Gemenskap 44
6. Diskussion 46
6.1 Att väcka och vidhålla engagemang 46
6.2 Digitala och fysiska externa representationer 48
6.3 Inspirationskort 50
6.4 Tillsammans enskilt 51
6.5.1 Social önskvärdhet 53
6.5.2 Konfirmeringsbias 54
6.5.3 Intervjuareffekt 54
6.5.4 Halo Effect 55
6.5.5 Semistrukturerade intervjuer 55
6.5.6 Verkliga workshops kontra forskningsprojekt 56
6.6 Fortsatta frågor att studera 57
6.6.1 Före, under & efter workshopen 57
6.6.2 Spontan social interaktion 58
7. Slutsatser 60
8. Referenser 62
9. Bilagor 66
9.1 Bilaga 1. Information och samtycke för intervjuer 66
9.2 Bilaga 2. Intervjuguide för initiala intervjuer 68
9.3 Bilaga 3. Information och samtycke för workshop 70
9.4 Bilaga 3. Framsida workshop-kit 72
9.5 Bilaga 4. Insida workshop-kit 73
9.6 Bilaga 5. Frågekort till lekar i workshop-kit 74
9.7 Bilaga 6. Inspirationskort workshop-kit 75
9.8 Bilaga 7. Kuvert med lappar workshop-kit 76
1. Introduktion
Inom disciplinerna tjänste- och interaktionsdesign arbetar man ofta med participativ design där flera aktörer och intressenter tillsammans arbetar för att utforma lösningar på problem. Tesen är att genom samarbete och samskapande kan den största nyttan skapas. Ett vanligt format som används för detta syfte är workshops är olika slag. I workshops kan personer med olika expertis, erfarenhet och perspektiv bidra med sina unika tillgångar och tillsammans skapa lösningar som är bättre än vad en enskild designer kunnat göra. Vanligtvis hålls workshops i fysiska rum där deltagare träffas och en facilitator leder dem genom olika interaktiva moment av samskapande. År 2020 skedde dock stora förändringar av hela samhället, en pandemi tvingade människor att fysiskt isolera sig från andra människor i största möjliga utsträckning vilket innebar att fysiska möten och aktiviteter behövde ställas om till digitala format. Designers som faciliterat fysiska workshops behövde finna metoder för att genomföra distribuerade workshops med deltagare anslutna via digitala medier.
Utmaningarna med att ställa om till digitala möten och workshops var inte unik för designers utan något som stora delar av samhället tillsammans stod inför. Många olika frågor blir snabbt aktuella och viktiga att ställa sig; hur skulle man kommunicera på ett naturligt sätt och skapa anknytning till varandra trots att man inte ses? Hur bygger man relation med personer på distans? Vilka digitala verktyg kan vi använda oss utav som möter våra behov där vi tidigare använt fysiska medel? Kan det finnas fördelar med digitala verktyg att upptäcka som vi tidigare inte varit medvetna om?
2. Syfte och Frågeställning
Denna rapport syftar till att utforska hur distribuerade designworkshops kan utformas för att deltagare ska känna ett större engagemang och delaktighet. För att undersöka detta genomförs två empiriska studier där både facilitatörer och workshopdeltagare intervjuas för att ta del av deras erfarenheter och upplevelser av distribuerade workshops. Den första studien utgår ifrån frågeställningen ”Vilka utmaningar upplever facilitatorer och deltagare i distribuerade
designworkshops och med de verktyg som används?”
Den andra studien baseras på förstudien och frågeställningen för denna är ”hur kan
distribuerade designworkshops utformas för att höja engagemanget och delaktigheten hos deltagarna?” Utöver den primära frågeställningen finns två underordnade frågeställningar:
• Vilka faktorer bidrar till engagemanget hos deltagarna?
• Hur kan fysiska artefakter användas i ett digitalt workshopformat?
2.1 Avgränsningar
Denna studie består av två delar, en förstudie och därefter den primära studien. Förstudien har ett brett fokus med syftet att skapa förståelse för designers erfarenheter av distribuerade designworkshops. Efter att förstudien genomförts och resultatet analyserats görs en avgränsning där en specifik utmaning väljs ut för att leda resten av studien. Utmaningen som valdes var att höja det upplevda engagemanget hos workshopdeltagarna.
Genom att fokusera på engagemanget hos deltagarna väljs andra utmaningar bort, exempelvis görs ingen jämförelse av hur olika verktyg lämpar sig för digitala workshops. En sådan studie hade kunnat studera skillnaderna i deltagares upplevelser beroende på om workshopen genomförs i Miro, Mural eller Svava. Studien kollar inte på vilka olika funktioner som digitala verktyg bör ha för distribuerade workshops och hur dessa kan utformas.
3. Teori
3.1 Designtänkande
För att driva innovation utav nya produkter och tjänster är designtänkande (eng. design thinking) ett värdefullt arbetssätt (Brown, 2008; Tschimmel, 2012). I denna disciplin är designers inkluderade i innovationsarbetet från början och studerar de behov som människor har och skapar sig förståelse för de problem som finns för att utifrån detta kunna utforma innovativa lösningar (Brown, 2008; Tschimmel, 2012). Det kreativa arbetet som designers ägnar sig åt kombineras med ett affärsmässigt tänk och rationellt problemlösande för att utforma innovativa lösningar som också är affärsmässigt lönsamma. En central aspekt inom designtänkande är studera användarna och deras kontext för att kunna skapa värde för dem. Det är även vanligt förekommande att aktivt inkludera slutanvändare och andra intressenter i designarbete för att på så vis ta del av deras perspektiv, ge dem inflytande över designen och öka sannolikheten att lösningar som utformas är grundade i den verklighet som de befinner sig i och de problem de upplever (Kensing & Blomberg, 1998). Designers är experter på design medan användarna och intressenter är experter på den aktuella domänen, därför är det viktigt att ta del av deras perspektiv i designarbetet (Kensing & Blomberg, 1998). Vanligtvis görs detta genom fysiska intervjuer och workshops där idéer och perspektiv kan delas med varandra, men när en global pandemi hindrar människor från att träffas fysiskt och interagera som vanligt i workshops och andra möten tvingas den participativa designprocessen att ändras. Workshops hålls online med hjälp av videosamtal och olika digitala samarbetsytor istället för i fysiska rum med fysiska verktyg och medel
3.2 Externa representationer och designkognition
När designers arbetar med utmaningar är det vanligt att de använder olika artefakter, såväl fysiska som digitala, för att underlätta sitt kognitiva arbete (Bergström & Törlind, 2007). Dessa objekt hänvisas till som externa representationer (Kirsh, 2010). Att de är externa innebär att de inte ligger inom oss själva, de är placerade utanför oss som fysiska eller digitala föremål. Ett exempel på detta är ett anteckningsblock, det är inte en del av personen själv och är således extern. Att de är representationer syftar på att de representerar något utöver sig själva, om vi återgår till exemplet med anteckningsboken så representerar anteckningarna som skrivs de idéer författaren hade när de skrevs ner.
Externa representationer kan ha många olika former, exempelvis skisser som visar upp idéer för hur en ny tjänst kan utformas, fysiska prototyper för en ny produkt och minnesanteckningar från en gruppdiskussion, vad som är gemensamt för dem är att de representerar någon eller flera aspekter av ett koncept som man är intresserad utav (Stappers & Giaccardi, 2017). En av de kanske vanligaste anledningarna till att använda externa representationer i design, men också i andra typer av sammanhang, är att vi kan avlasta vårt egna minne genom att flytta det som behöver minnas till anteckningar och andra externa
föremål som hjälper oss komma ihåg saker (Kirsh, 2010). Det kan handla om hur vi använder kalendern för att minnas saker, att vi placerar föremål framför ytterdörren för att komma ihåg att ta med dem när vi går ut eller att vi ritar skisser för att inte glömma idéer. Ett exempel på detta i workshops är post-it-lappar där personer skriver ner olika idéer och tankar som sedan kan sättas upp på en vägg så att alla personer kan se och diskutera dem. I denna situation stöttar post-it-lapparna delvis personernas minne då de inte längre behöver anstränga sig för att komma ihåg tankarna, dessutom stöttar de samtalet där personer kan se hur andra i gruppen har tänkt och jämföra varandras idéer. Dock med detta sagt möjliggör externa representationer långt mer än att enbart stötta minnet.
En annan anledning till att använda externa representationer i designarbete är att de ändrar den kognitiva kostnadsstrukturen för arbetet genom att frigöra mentala resurser som inte längre behöver användas för att skapa sig en mental föreställning av det som kan representeras externt (Kirsh, 2010). Genom att den externa representationen frigör kognitiva resurser kan personen ägna dessa åt andra mentala uppgifter i relation till det problem man står inför. Detta i sin tur gör det möjligt att hantera mer komplexa problem då de kognitiva uppgifterna arbetet är distribuerat mellan både personen och föremålet (Kirsh, 2010). Ett exempel på detta är när deltagarna i en workshop med desktop walkthrough bygger upp en miljö med lego och rollspelar olika scenarion som kan utspela sig i miljön. När de har byggt miljön behöver de inte längre lägga mentala resurser på att föreställa sig hur den ser ut utan kan istället fokusera på vilka olika scenarion som kan utspela sig och vilka olika konsekvenser som de kan få. Tack vare att de på detta vis frigör mentala resurser genom interaktion med omgivningen kan de lösa mer komplexa uppgifter där många aspekter samspelar (Hutchins, 1995). Enligt Dalsgaard (2017) är tänkande och agerande väldigt nära kopplat till varandra, till den grad att det kan vara svårt att ens skilja dem åt.
Utöver att ändra kostnadsstrukturen för kognitiva uppgifter så möjliggör externa representationer att personen interagerar med sina idéer och manipulerar dem för att på så vis skapa sig en bättre förståelse för dem och dess olika aspekter, så kallad ”knowing through action” (Dalsgaard, 2017). Detta är avsevärt svårare att göra mentalt då vi sällan har fullständig förståelse för hur olika aspekter fungerar och har svårt för att föreställa oss vilka olika följder som följer av en viss typ av interaktion. När vi däremot har externa representationer att interagera med kan vi upptäcka dessa olika saker genom interaktion. I interaktionen får vi återkoppling från föremålet på sådant som tidigare inte varit del av vår interna mentala modell för konceptet (Gedenryd, 1998), vi upptäcker alltså sådant vi inte tidigare varit medvetna om. Det är av denna anledning som testning är såpass viktigt inom all form av design och produktutveckling. Ett exempel på detta är när deltagare i en workshop tillsammans bygger en prototyp av något slag som de får testa. Både genom att bygga och att testa får de nya lärdomar om sin idé genom interaktionen med prototypen. Ifall de exempelvis byggt en prototyp för en hemsida med e-handel kan de upptäcka vilken typ av information som är viktigt för att en kund ska känna sig trygg i köpprocessen.
De externa representationer vi använder oss utav i vårt arbete underlättar även samarbetet mellan flera personer genom att ge alla en gemensam representation att utgå ifrån i kommunikation och arbete (Bjørndahl et al., 2014; Dalsgaard, 2017). På så vis blir det lättare att skapa samsyn kring området och säkerställa att man förstår varandra korrekt. Kommunikationen kan då ske effektivare och samarbetet fungera bättre. Ifall man däremot inte haft någon extern representation hade man varit beroende utav förmågan att förklara sina tankar för varandra och hoppas att alla förstår en på rätt sätt, något som inte är enkelt. Ett exempel på detta från workshops är handritade skisser där personer illustrerar sina tankar visuellt och externaliserar sina interna tankar. Genom att skissa sina idéer blir de tillgängliga för övriga i gruppen som då kan få en gemensam bild att diskutera och bygga vidare på. Styrkan i skissen ligger i att den kan illustrera aspekter som är svåra att beskriva med ord och att den gör det på ett sätt så att alla i gruppen kan titta på den, peka, kommentera, ställa frågor och så vidare. Bristen på fysiska externa artefakter som ett medel för samarbete är en av utmaningarna för distribuerade workshops. Över videosamtal har man inte samma möjlighet att visa skisser och fysiska föremål för varandra som man tillsammans kan vrida och vända på för att tillsammans lösa problem.
Gemensamt för fysiska externa representationerna som diskuterats är att tröskeln till att använda dem är relativt låg, de flesta personer vet redan hur man skriver, ritar och bygger med lego. Det behövs alltså inte någon inlärning av nya komplexa verktyg för att samarbeta på olika idéer. I distribuerade workshops finns inte samma möjlighet att använda dessa representationer och alternativet är ofta ett digitalt verktyg som efterliknar funktionaliteten hos fysiska verktyg, dock med risken att tröskeln blir högre vilket gör det svårare att nyttja dem.
3.3 Workshops
Inom tjänstedesign och besläktade fält är workshops ett av de centrala verktygen som används för att samarbete tillsammans med olika aktörer i vad som ofta kallas co-design (Steen et al., 2011). Kraften i en workshop ligger i att den för samman personer med de relevanta kompetenserna och perspektiven och stöttar dem i ett strukturerat samarbete med tydliga instruktioner (Hanington & Martin, 2017). Detta är användbart i många olika kontexter där olika personer ska samarbeta, bland annat kan det användas för affärsutveckling och innovation (Geissdoerfer et al., 2016; Tschimmel, 2012). Workshopen består av flera olika interaktiva moment som leds av en facilitator, att följa strukturen för workshopen kan jämföras med ett recept som följs för att få ett lyckat slutresultat (Courtney, 2020). Workshops är lämpliga för att uppnå flera olika syften och utifrån detta kan de kategoriseras i olika grupper (Ørngreen & Levinsen, 2017). När workshops används i syftet att utforma något så kan det beskrivas som att workshops är en praktik vars mål är att utveckla något, exempelvis ett designkoncept eller en ny process. En annan kategori av workshops är de där workshopen är ett medel för att nå ett domänspecifikt mål. Dessa workshops kan syfta till att lära deltagare
nya kompetenser eller tekniker som de ska använda sig utav i sitt arbete. Den tredje kategorin av workshops är de som används som forskningsmetodik för att lära sig mer om en given domän (Ørngreen & Levinsen, 2017). En av nyttorna i att använda workshops inom forskning är att de kan hjälpa en att se nya möjligheter med exempelvis en ny teknologi som varken deltagarna eller ledaren av en workshop hade sett innan, det hjälper således gruppen att tillsammans upptäcka något nytt (Ørngreen & Levinsen, 2017). Det finns även andra kategoriseringar och typer av workshops, exempelvis upptäckarworkshops (eng. discovery workshop), empatiworkshops, designworksops, prioriteringsworkshop och kritikworkshop som alla har olika syften och därför lämpar sig att genomföras i olika delar av ett projekt (Kaplan, 2019).
Workshops kan bestå av flera olika moment och aktiviteter utformade för specifika deltagare och kontexter men det finns generella moment som är vanligt återkommande. I designworkshops är det vanligt att inkludera både divergens och konvergens i workshopen (Kaplan, 2017). För divergensen är det vanligt med någon form av brainstorming-aktivitet där deltagarna får vara med och aktivt ta fram idéer utifrån en problemformulering (Hanington & Martin, 2017). I dessa workshops är det värdefullt att ha deltagare med olika perspektiv som kan komplettera varandra. När deltagarna genomför brainstorming-moment och producerar idéer poängteras det ofta att mängden idéer är viktigare än kvaliteten på dem, detta görs för att deltagarna ska känna mindre press på sig och vara känna sig fria att dokumentera alla sina idéer. Då det kan vara utmanande för personer att brainstorma och komma på idéer på ett blankt papper kan olika tekniker användas för att underlätta detta, exempelvis Crazy 8 (Kaplan, 2017). När gruppen tillsammans har tagit fram en stor mängd idéer och presenterat dem för varandra är det vanligt att idéerna prioriteras, exempelvis med någon form av omröstning där de mest lovande idéerna väljs ut. På detta vis kan gruppen tillsammans besluta vilken riktning de vill fortsätta i (Kaplan, 2019). Deltagare i workshops kan även få göra storyboards för att illustrera olika händelseförlopp eller spela rollspel för att utforska hur olika situationer kan gå till (Hanington & Martin, 2017).
3.4 Kreativitetstöttande verktyg
Inom forskningsområdet människa-dator-interaktion (eng. Human computer interaction, HCI) finns en gren som forskar specifikt på verktyg som stöttar kreativt arbete. Dessa verktyg kallas Creativity Support Tools (CST) (Frich et al., 2019). Huvudsakligen är dessa verktyg digitala, men de behöver inte nödvändigtvis vara det och det finns en oerhörd bredd bland CST eftersom kreativitet är en del av så många olika fält och aktiviteter (Frich et al., 2019). Traditionella designverktyg som Adobe Photoshop och Illustrator är exempel på CST där designers kan utforska olika kreativa idéer, men också verktyg som Miro kan ses som CST där användare kan skapa post-its för olika idéer i en session av brainstorming.
Det har riktats kritik mot forskningen inom HCI på kreativitet då det sällan ges en definition eller någon form av förtydligande av vad kreativitet är (Frich et al., 2018). Detta är
problematiskt då jämförelse mellan forskningsrapporter blir svår. I denna rapport definieras kreativitet som (egen översättning från engelska):
”Kreativitet är interaktionen mellan fallenhet, process och miljö där en individ eller grupp producerar en märkbar produkt som är både ny och användbar så som definierat inom en
social kontext” (Plucker et al., 2004, s. 90).
Det finns två centrala aspekter utav kreativitet som lyfts fram i definitionen. Den första är att kreativitet innebär att man kommer på något nytt. Den andra aspekten utav kreativitet är att det man kommer på är användbart eller värdefullt i sin kontext (Boden, 2004). Ifall något är nytt men inte värdefullt är det således inte kreativt och på samma sätt är det inte kreativt ifall det är värdefullt men inte något nytt. Definitionen av kreativitet lyfter även fram att huruvida något är värdefullt avgörs i sin sociala kontext, det är således i kontexten där idén förverkligas som det kan avgöras huruvida det är värdefullt och kreativt eller inte.
I sin omfattande dokumentation av tjugo års forskning inom människa-dator-interaktion (HCI) och CST konstaterar Frich et al. (2018) att majoriteten av forskningen har undersökt och utvärderat forskarnas egenutvecklade CST, däremot är det få studier som undersökt och analyserat de CST som används idag av personer i kreativa yrken. De konstaterar dessutom att de flesta verktygen analyserats i kontrollerade miljöer (in-vitro) snarare än i en verklig kontext (in-vivo) vilket de ställer sig kritiskt till. Den största andelen av CST är utformade för idégenerering (45%) och en något mindre andel är till för realisering av idéer (41%), dock är en betydligt mindre andel till för att kritisera eller utvärdera designförslag (18%) (Frich et al., 2019). Utifrån analysen av Firch et al. (2018) grundas denna studie i designers, samt workshopdeltagares, upplevelser av existerande CST som används i distribuerade designworkshops. Det är genom att förstå användares perspektiv och ha det i fokus som värdefulla lösningar kan utformas och för att ta del av deras perspektiv behöver de inkluderas i designarbetet, exempelvis i intervjuer och workshops.
3.5 Distribuerat samarbete
När arbetslag och olika grupper av människor arbetar tillsammans distribuerat och inte träffas fysiskt uppstår olika utmaningar. En av dessa utmaningar är skapa en känsla av att man är tillsammans med varandra i gruppen (Bergström & Törlind, 2007; Lang et al., 2002). Att använda videosamtal där medlemmarna i gruppen ser varandra är ett medel som används för att skapa denna känsla hos gruppen, dock finns det flera utmaningar även med videosamtal. När människor ses fysiskt finns en större kommunikativ rikedom jämfört med över videosamtal, exempelvis ögonkontakt, kroppsspråk, high fives, kramar, handskakning och klapp på axeln. I digitala workshops går dessa förlorade vilket gör det svårare att bygga förtroende inom gruppen (Lang et al., 2002). Bristen på fysisk närhet och kroppsspråk gör det inte bara svårare att skapa en känsla av samhörighet, det blir även svårare för personerna i
gruppen att förmedla sina tankar och idéer till varandra då kroppsspråket används när vi berättar och förklara idéer för varandra (Bergström & Törlind, 2007).
För att kunna samarbeta på distans används ofta en gemensam digital whiteboard-yta med hjälp av verktyg som Miro och Mural. En av fördelarna med att ha en gemensam arbetsyta är att det hjälper till att skapa en känsla av samhörighet i gruppen då man kan se vad de andra arbetar med och att man befinner sig på samma plast (Lang et al., 2002). Även om dessa är värdefulla för distribuerade grupper så finns även här utmaningar. Ett av problemen är att man går miste om många olika sinnen när man bara har en gemensam whiteboard-yta och videosamtal, exempelvis kroppsspråk, gester och ögonkontakt går förlorat.
När samtliga personer i gruppen befinner sig i samma videosamtal blir det även svårt att ha sidokonversationer med sin ”bordsgranne” och att småprata eftersom alla i samtalet hör varandra lika högt. Utöver att alla hör alla så är det inte lika naturligt vem eller vilka man ska prata med som i det fysiska rummet där personer ofta pratar med de som befinner sig närmst fysiskt. Detta begränsar möjligheten för personerna i gruppen att spontant prata med varandra, testa idéer med varandra och bygga vidare på varandras idéer jämfört med när det kan pågå flera konversationer parallellt (Bergström & Törlind, 2007).
En annan utmaning som kan uppstå vid distribuerat samarbete i exempelvis en workshop är så kallade nedbrytningar (eng. breakdowns). Detta är när det uppstår ett problem med systemet som leder till att en person fokuserar på systemet istället för uppgiften som den ska genomföra (Farooq et al., 2007). Ett exempel på detta skulle vara ifall en person har problem med ljudet i ett videosamtal och behöver gå in i inställningarna för att försöka åtgärda problemet. En del utmaningar är detsamma vid distribuerat samarbete som när man ses fysiskt. Grupptänkande (eng. group thinking) är en sådan utmaning vilket är när personerna i en grupp strävar efter konsensus och att hålla med varandra. Problemet med detta är att det hindrar kreativitet i gruppen och förmågan att komma på nya idéer (Farooq et al., 2007).
3.6 Engagemang
Att utforma en produkt där användare har en positiv upplevelse bygger delvis på att skapa ett högt engagemang hos användare (eng. User Engagement, hädanefter UE). Även om detta är ett viktigt område för design finns det inte en delad definition som delas av forskare utan definitionerna skiljer sig åt, även ifall de har likheter (O'Brien & Cairns, 2016). O’Brien och Cairns (2016) definierar UE som ett multidimensionellt fenomen bestående av flera attribut vilka tillsammans utgör UE och som påverkar varandra. En definition av UE är att det består av attributen (egen översättning från engelska): utmaning, positiv affekt, uthållighet, estetiskt och sensoriskt tilltalande, uppmärksamhet, återkoppling, variation/nytt, interaktivitet och upplevd kontroll av användaren (O'Brien & Toms, 2008). Utöver att UE består av flera olika attribut har det även även flera komponenter i vilket det tar sig uttryck. Den första komponenten är en affektiv komponent som berör vilka känslor personen upplever och huruvida dessa är positiva eller negativa. Därefter finns en kognitiv komponent som berör
bland annat personens intresse för aktiviteten och huruvida den är utmanande eller inte. Slutligen består UE även av en beteendemässig komponent, det kan exempelvis vara hur en person rör muspekaren datorn när den navigerar ett gränssnitt eller ansiktsuttrycken den gör under tiden (O'Brien & Cairns, 2016).
UE föreslås även ta sig uttryck i fyra olika faser tidsmässigt som på olika vis påverkas att de tidigare nämnda attributen. De fyra faserna är (egen översättning från engelska): Startpunkt av engagemang, Engagemang, Förlorat engagemang och Återupptaget engagemang (O'Brien & Toms, 2008). Startpunkten av engagemanget är det tillfälle där interaktionen påbörjas med ett objekt som väcker det initiala engagemanget hos personen. Här spelar det första intrycket en viktig roll där estetiken hos objektet och huruvida det är nytt och intressant är särskilt viktigt. Den andra fasen är engagemanget som hålls vid liv under interaktionens gång och för att hålla den vid liv är det bland annat viktig att personens behov blir mötta och att de får den återkoppling de behöver. När deltagarna är engagerade i denna fas upplever de olika positiva känslor, de har alltså positiv affekt. Exempel på detta kan vara när en person spelar TV-spel och dras in i en spännande berättelse som den upplever att den är en del utav. För att vidhålla engagemanget är det viktigt med variation genom nya saker som behåller intresset hos personen eller att den känner anknytning antingen till tekniken genom interaktionen eller socialt till andra personer den interagerar med (O'Brien & Toms, 2008). Den tredje fasen är när personen förlorar engagemanget och avbryter interaktionen vilket kan bero på många olika skäl, både interna som att man tröttnat på interaktionen eller upplever för mycket utmaning, men också externa som att man blir distraherad av saker omkring sig eller tvingas rikta sin uppmärksamhet på något som händer i ens närhet. Ett exempel på förlorat engagemang är när personer sitter i videosamtal och anslutningen försämras så att de upplever svårigheter med att se och höra varandra. Då kan personernas engagemang minskas och de väljer att avsluta interaktionen. Den sista fasen är när engagemanget återupptas igen och interaktionen påbörjas på nytt. UE är således både som något som pågår, en process (O'Brien & Toms, 2008), men också ett resultat, en produkt utav interaktionen med något.
För att mäta UE behöver man först avgöra vilken/vilka av de tre komponenter som ska mätas, den affektiva, kognitiva eller beteendemässiga. För att mäta den affektiva och kognitiva aspekten kan enkäten User Engagement Scale (UES) användas där användare skattar sina upplevelser i frågor utformade utifrån de attribut som utgör UE (O’Brien et al., 2018). Den ursprungliga UES utgick ifrån de sex attributen (egen översättning från engelska) estetiskt tilltalande, fokuserad uppmärksamhet, nytt, upplevd användbarhet, upplevd involvering och uthållighet. Denna indelning av attribut har sedan ifrågasatts och gjorts om till fyra attribut i den reviderade UES där skillnaden består i att tre av attributen grupperats till ett gemensamt attribut, alltså mäts fortfarande samma attribut som i den ursprungliga men strukturen har ändrats. UES-attributen är fokuserad uppmärksamhet (Focused Attention, FA), upplevd användbarhet (Perceived Usability, PU), estetisk tilltalande (Aesthetic Appeal, AE) och belöningsfaktor (Reward Factor, RW).
Det första attributet, fokuserad uppmärksamhet, är personens känsla av att den absorberas i aktiviteten och interaktionen. Uppmärksamheten behöver inte vara till den graden att personen förlorar uppfattningen om sin omgivning (som i flow) (O'Brien & Toms, 2008) men det är kännetecknande att personen förlorar sin uppfattning av tiden (O’Brien et al., 2018). Det andra attributet är den upplevda användbarheten i interaktionen och ifall den är låg upplever personen negativ affekt som konsekvens.
Tredje attributet, att det är estetik tilltalande, handlar om huruvida personen finner produkten/gränssnittet attraktivt. Forskning har även visat att det visuella intrycket av hemsidor eller produkter påverkar personers intryck av användbarheten och ifall det går att lita på (Lindgaard et al., 2011). När två funktionellt identiska, men visuellt olika, produkter jämförs verkar personer uppleva den estetik tilltalande produkten som mer användbar (Sonderegger & Sauer, 2010), estetik verkar således påverka upplevd användbarhet vilket också är ett av attributen i UE. Utöver att påverka den upplevda användbarheten hos en produkt så påverkar estetiken det affektiva tillståndet hos personer och estetiskt tilltalande produkter leder till ökad njutning (Porat & Tractinsky, 2012).
Det fjärde attributet, belönignsfaktor, är en sammanslagning av fyra tre attribut som tidigare alla har element av belönande upplevelser i sig (O’Brien et al., 2018). Dessa tre attribut är 1) uthållighet vilket syftar till huruvida man lyckats med det man ville i interaktionen och kan tänka sig att rekommendera det till andra, 2) ifall det är nytt, spännande och intresseväckande för personen och det tredje attributet är 3) ifall man upplever sig
involverad och har roligt (O’Brien et al., 2018). 3.6.1 Flow
Ett närliggande till UE är konceptet flow vilket även det är ett multidimensionellt fenomen med flera attribut som tillsammans utgör en helhet (O'Brien & Cairns, 2016). Kännetecknande för flow är att man förlorar uppfattning om tiden och ens uppmärksamhet blir fullständigt riktad mot aktiviteten man utför, man blir helt uppslukad i den (Nakamura & Csikszentmihalyi, 2014). Detta tillstånd är även kännetecknande för UE (O'Brien & Toms, 2008). För att en aktivitet ska ge upphov till denna upplevelse behöver den vara utmanande på en sådan nivå att personen behöver fokusera fullt på den, samtidigt som det inte får vara för svårt så att personen upplever oro över den. Det får inte heller vara för lätt då det kan göra personen uttråkad. En faktor som skiljer flow och UE åt är att en interaktion inte behöver vara utmanande för att personen ska uppleva UE vilket däremot är kännetecknande för flow. En annan skillnad är att personens motivation till interaktionen i UE kan vara både intern och extern medan motivationen i flow endast är intern (O'Brien & Cairns, 2016).
3.6.2 Engagemang på arbetsplatsen
För att förstå vad som kan tänkas bidra till engagemang i workshops är det intressant att se vad som bidrar till engagemanget på arbetsplatser. Engagemang på arbetsplatsen definieras som (egen översättning från engelska):
ett positivt, uppfyllande och arbetsrelaterad sinnestillstånd som karaktäriseras av kraft, tillgivenhet och absorption (Schaufeli et al., 2002, s. 74).
Denna definition bygger på definitionen av psykologisk närvaro av Kahn (1992). Detta kan beskrivas som bestående av fyra aspekter som samspelar till att man är mentalt närvarande i en situation, något som också är av relevans i workshops. Kahn (1992) beskriver dessa aspekter som (egen översättning från engelska):
1. Uppmärksam (eng. attentive). Man ägnar sin uppmärksamhet åt något/någon snarare än att vara ouppmärksam.
2. Koppling (eng. connection). Man känner sig kopplad/relaterad till andra personer eller uppgifter snarare än att vara frikopplad/orelaterad. Detta knyter an till konceptet flow vilket är ett tillstånd där personen förlorar uppfattning om tiden och uppmärksamheten blir fullständigt riktad mot aktiviteten (Nakamura & Csikszentmihalyi, 2014). När en person upplever flow så är det ett starkt uttryck för att vara kopplad till aktiviteten man ägnar sig åt, det utgör alltså en del av psykologisk närvaro (Kahn, 1992).
3. Integrering (eng. Integration) handlar om att flera aspekter av en själv är knutna till situationen. Exempelvis att man är knuten till situationen rent fysiskt men också intellektuellt och emotionellt. Att ha flera aspekter av en själv integrerad i situationen bidrar till den psykologiska närvaron. Här är det också viktigt att personliga aspekter av en själv kan knytas in istället för att kapas av, det handlar om att personen kan uppleva en helhet där deras personliga sidor inte skjuts helt åt sidan utan kan också vara relevanta.
4. Fokus (eng. Focus). Att vara fokuserad på situationen och hålla sig inom sin roll för den. Det finns ramar för situationer som man håller sig inom. Att ex hålla sig inom sin professionella roll samtidigt som man låter personliga aspekter komma fram också.
Den psykologiska närvaron manifesteras på ett antal olika vis. Det tydligaste sättet som det manifesteras på är genom den fysiska närvaron av personen. Genom att befinna sig på platsen där något händer visar man att man är där för att interagera i den. Ett annat sätt som det manifesterar sig på är den fysiska ögonkontakten mellan personer där man visar att man är närvarande i interaktionen med andra personer. En tredje aspekt som visar på ens närvaro är fullheten hos talet, rikedomen i hur talat språk uttrycks. Detta inkluderar den variation som finns tillgänglig för tal, exempelvis att man pratar tydligt, långsamt, starkt, mjukt och så
vidare. Genom denna kommunikation uttrycker vi en del av oss själva genom vårt egna sätt att prata (Kahn, 1992).
4. Metod
För att besvara frågeställningarna för studien genomfördes ett antal olika faser i projektet där olika datainsamlingsmetoder och designmetodik användes. Vanligtvis används designmetodik för att utforma tjänster, produkter och olika artefakter inom industrin men det kan även användas för att besvara forskningsfrågor och bidra med unika forskningsbidrag. När designmetoder används i forskningssyfte kallas det designforskning eller designbaserad forskning (eng. research through design) (Stappers & Giaccardi, 2017). Inom detta fält kan projekt se väldigt olika ut och det finns inte ett bestämt sätt som designforskning ska genomföras, forskningen kan exempelvis bygga på kontrollerade experiment där designartefakter testas med en försöksgrupp och jämförs med en kontrollgrupp (Wensveen, 2005) eller så kan projektet ha en explorativ karaktär bestående av flera iterationer där designforskarna genererar ny kunskap i varje iteration (Andersen & Gibson, 2017). Även om det i projektet produceras ett designresultat i form av en produkt eller tjänst så är syftet att bidra med forskningskunskap snarare än att sälja produkten/tjänsten till kunder (Stappers & Giaccardi, 2017).
Ett av de centrala koncepten inom designforskning är att man designar och producerar prototyper/externa representationer som syftar till att skapa ny kunskap om domänen man arbetar med (Stappers & Giaccardi, 2017). Prototyper kan vara utformade på många olika vis och de fångar någon eller flera aspekter av konceptet man arbetar med, snarare än att vara kompletta produkter så är de icke-färdiga versioner av en idé som man kan experimentera med (Wensveen, 2005). Att skapa prototyper och rent praktiskt arbeta med designmetoder snarare än att resonera teoretisk är viktigt inom designforskning. Det är genom produktionen utav prototyper och i interaktionen med dem som kunskapen skapas. Genom att producera prototyper i flera iterationer kan inspiration och fantasi väckas vilket leder till nya insikter om domänen (Andersen & Gibson, 2017). Bland annat kan prototyperna visa vilka möjligheter som finns att arbeta vidare på (Stappers & Giaccardi, 2017) men de kan även visa vilka begränsningar som finns (DiSalvo & Jenkins, 2017).
4.1 Genreanalys
Det första momentet i projektet var att bilda sig en uppfattning om funktionaliteten, form och syfte hos de verktyg som i dagsläget används för distribuerade designworkshops. Anledningen till detta är för att bättre kunna förstå de upplevelser som de intervjuade deltagarna har av att använda dessa. För att göra detta genomfördes en genreanalys (Arvola et al., 2010) och de verktyg som analyserades var Miro, Svava, Zoom och Teams. Valet av verktyg baserades på den kunskap jag sedan tidigare hade om vilka verktyg som används i digitala workshops. Analysen för varje verktyg inleddes med att formulera en uppgift att genomföra i verktyget, en sådan kunde exempelvis vara ”generera 20 idéer på hur matlagning kan göras roligare för barn och gruppera dem i kluster”. Därefter genomfördes uppgiften i verktyget och
alla funktioner i verktyget som syntes under uppgiftens gång dokumenterades i en tabell. En funktion skulle exempelvis kunna vara möjligheten att skapa textfält på en kanvas eller att slå av sin mikrofon i ett videosamtal. När uppgiften avslutats och en färdig lista med funktioner sammanställts dokumenterades formen på verktyget och dess olika komponenter, exempelvis ifall det bestod av en stor kanvas (Miro) eller om det byggde på en presentation där man bläddrade framåt (Svava). Nästa steg av analysen var att dokumentera vilket syfte verktyget samt dess olika delkomponenter fyllde. Detta är ett spekulativt moment då man som utomstående inte kan veta med absolut säkerhet vad syftet varit för utvecklarna. Slutligen när form, funktion och syfte dokumenterats för verktygen skrevs likheter och skillnader mellan de olika verktygen. Främst jämfördes Miro och Svava med varandra och på samma sätt jämfördes Zoom och Teams för sig. Med detta sagt fanns det jämförelser över dessa gränser i vissa fall där de berörde samma typ av behov.
Uppgiften som genomfördes i Miro för analys var att generera 20 idéer på hur matlagning kan göras roligare för barn och sedan gruppera alla idéer i kluster med liknande idéer. Alla funktioner i gränssnittet som syntes under denna uppgift dokumenterades, även ifall de inte berörde uppgiften i sig.
För att analysera Svava behövde gränssnittet undersökas ur två olika perspektiv som har varsitt gränssnitt att interagera med. Det första perspektivet är den som håller i mötet och planerar det. Det andra perspektivet är av personerna som deltar i mötet. Eftersom Svava både har färdiga mötesmallar och möjligheten att själv konstruera ett möte genomfördes två uppgifter. Den första var att hålla i en brainstorming-session om hur matlagning kan göras roligare för barn. I den andra uppgiften konstruerades ett eget möte där en datorfil visades upp, en fråga till mötesdeltagarna med textsvar användes, utifrån svaren som angivits hölls en omröstning och att slutligen sortera objekt i en kanban-board. All dessa moment analyserades från perspektivet av en mötesledare på datorn och en deltagare på telefon.
Uppgiften som genomfördes i Zoom var att starta ett videosamtal och starta skärmdelning. Därefter delades samtaldeltagarna in i breakout-rooms och fick instruktioner för deras ett gruppmoment i chatten. I Teams var uppgiften formulerad att vara som uppgiften för Zoom. Genreanalysen täcker inte all den funktionalitet ett verktyg har utan ger snarare en grundläggande förståelse för ett verktygs funktioner, form och syfte. Att kartlägga all funktionalitet hos ett verktyg blir ett för stort moment för att genomföra i detta projekt och även utan att analysera varenda funktion hos ett verktyg kan fortfarande en god förståelse skapas.
4.2 Intervjuer
Efter genreanalysen planerades och genomfördes sex semistrukturerade intervjuer med personer som hade erfarenhet av distribuerade workshops. Mängden erfarenhet varierade från att endast ha haft en distribuerad workshop till över tio stycken. Majoriteten av deltagarna var professionella designers som i sitt yrke faciliterar workshops och under året 2020 har
genomfört flera workshops online istället för fysiskt. Intervjuerna var cirka 40 minuter långa och genomfördes på distans via Microsoft Teams. För att i efterhand ha möjlighet att noggrant analysera intervjuerna spelades intervjuerna in med den inbyggda funktionen för inspelning i Teams.
Som förberedelse inför intervjuerna genomfördes en pilotintervju för att utvärdera intervjuguiden. Denna pilotintervju genomfördes med en masterstudent med erfarenhet av att facilitera distribuerade workshops. Utifrån intervjun kunde justeringar göras i intervjuguiden för att få lyckade intervjuer med deltagarna där meningsfull information kunde delas.
Inför intervjuerna fick deltagarna en PDF (bilaga 1) skickat till sig via mejl med information om projektet och intervjun de skulle delta i. Där informerades de om syftet med projektet, deras anonymitet som deltagare, att det var frivilligt för dem att delta, att intervjun skulle spelas in och att inspelningen skulle komma att lagras delvis på hos Microsofts molnlagring samt lokalt på studieledarens personliga dator. I samma PDF-dokument fanns även ett informerat samtycke för deltagarna att fylla i inför intervjun, detta kunde de antingen fylla i digitalt eller skriva ut och signera för hand för att sedan mejla ett fotografi av det signerade samtycket.
Intervjuerna var semistrukturerade vilket innebär att de följde en intervjuguide som förberetts med olika ämnen att ta upp under intervjuer, däremot så fanns också friheten att ställa olika följdfrågor baserat på deltagarnas svar och på så vis utforska ämnen som inte förberetts i intervjuguiden och få värdefull information (Doody & Noonan, 2013). Under intervjun togs anteckningar digitalt i ett anteckningsprogram på datorn. Ämnena som behandlades under intervjuerna var:
• hur deras erfarenhet av distribuerade workshops såg ut • vad deras mål är när de håller workshops
• hur de kan avgöra ifall de uppnått målet
• vilka skillnader de upplever mellan fysiska och digitala workshops • vilka utmaningar de upplever i distribuerade workshops
• hur de får deltagarna engagerade
• hur de upplever att verktygen de använder påverkar engagemanget hos deltagarna • hur deltagarnas kreativa arbete fungerar i distribuerade workshops
4.2.1 Deltagare i intervjuer
Totalt deltog sex personer i intervjuerna i förstudien, fyra kvinnor och två män. Av dessa var fyra anställda vid designbyrån Usify och genomförde regelbundet workshops i sitt yrke. De två andra deltagarna hade även de erfarenhet av workshops från sina yrken. Samtliga deltagare är anonyma.
4.3 Tematisk analys
Intervjuanteckningarna analyserades med en tematisk analys så som beskriven av Braun och Clarke (2006). Analysen består av sex steg. Det första steget av analysen är att gå igenom anteckningarna för att på nytt bekanta sig med materialet. Detta gjordes på två vis i detta projekt, till att börja med kollades varje intervju igenom för att komplettera de anteckningar som tagits under intervjun så att allt som diskuterats blev dokumenterat i text. Därefter lästes anteckningarna igenom utan att dokumentera några koder i datan. På detta vis gicks materialet igenom flera gånger vilket bidrog till en ökad bekantskap med innehållet. När detta steg genomförs ordentligt är det lättare att koda datan utifrån vetskapen om dess innehåll.
Det andra steget av analysen var att koda datan vilket genomfördes i verktyget Notability till iPadOS. För att koda datan lästes anteckningarna igenom ytterligare en gång och för att markera centrala delar av datan användes en överstrykningspenna. I marginalen av dokumenten skrevs koder ner för hand som sammanfattade vad som nämndes i intervjun (figur 1). För att säkerställa en rättvis analys av datan är det viktigt att alla anteckningar ges samma noggranna genomgång och analys (Braun & Clarke, 2006), risken är annars att viktiga aspekter inte dokumenteras och risken för konfirmeringsbias ökar där man endast lyfter resultat som speglar det man förväntat sig (Nickerson, 1998). Det är således viktig att inte utesluta den datan som verkar gå emot de dominanta temana. För att i nästa steg börja gruppera koder i övergripande grupper, teman, så skrevs koderna av i verktyget Miro som
sticky-notes (figur 2). Varje deltagare fick en egen färg på sina lappar så att det i analysen skulle bli enklare att se vilka teman som representeras av flera deltagare eller bara enstaka. Nästa steg i analysen var att påbörja en gruppering av koderna för att hitta gemensamma teman (Braun & Clarke, 2006). Ett tema är en gruppering av data som tillsammans speglar ett abstrakt koncept och utgör en helhet (DeSantis & Ugarriza, 2000). DeSantis och Ugarriza (2000, s. 362) definierar ett tema som (egen översättning från engelska):
”...en abstrakt entitet som ger mening och identitet till en återkommande erfarenhet och dess varierande manifestationer. Ett tema fångar och enar naturen eller grunden till erfarenheten till en meningsfull helhet”
För varje deltagares koder som lades in gjordes en grov uppdelning utifrån innehållet. När fler deltagares koder lades in kunde fler teman kartläggas och grupperna omfördelas för att bättre matcha datan. Temana kunde bland annat spegla designers upplevelse av att facilitera workshop på distans, hur de upplevde att tekniken fungerar och hur de hanterar de utmaningar de stött på. Genom att jämföra grupperna av koder med varandra kunder justeringar göras där koder flyttades mellan grupperna eller att helt nya grupper skapades för att på så vis ge en tydligare och rättvisare bild av datan. Slutligen återstod en grupp med okategoriserade grupper, dessa ansågs antingen inte tillhöra någon övergripande kategori med övriga koder eller så ansågs de inte vara relevanta för de fortsatta arbetet och frågeställningen i projektet. För att tydligare kommunicera temana och koderna som utgör dem skrevs förklarande texter till varje tema. Även detta gjordes i Miro med textfält bredvid varje grupp av koder. Texterna fick vid behov omformuleras då det under processens gång blev tydligt att de kunde göras ytterligare ändringar av temana i tydligare kategorier.
Nämnvärt är att kartläggningen av teman, eller identifieringen, lätt kan misstolkas som att det finns objektiva teman i datan som forskaren kan hitta om den letar tillräcklig. Denna bild är dock inte sann, snarare är det så att forskare (eller studenten i detta fall) själv är med och skapar temana genom sin tolkning och analys (Fejes & Thornberg, 2015), de är alltså inte objektiva i den bemärkelsen i att det är exakt dessa teman och inga andra som finns. En annan person hade med samma data kunnat få ett annorlunda resultat. I och med att personen är med och formar resultatet i sin analys är det viktigt att behandla datan så noggrant som möjligt för att undvika ett missvisande resultat.
4.4 Idégenerering
Utifrån de teman som identifierats i analysen utav intervjuerna påbörjades konceptfasen (Arvola, 2014) där en stor mängd skisser producerades med idéer på lösningar för problem som kartlagts i förstudien. Inledningsvis utgick skissande ifrån flera av de utmaningar som identifierats i förstudien men inom kort beslutades det att fokusera på utmaningen med att skapa engagemang hos deltagarna i distribuerade designworkshops. Skisserna gjordes digitalt för hand på en iPad med Apple Pencil i verktyget Notability (figur 3). Som komplement till de visuella skisserna togs även anteckningar som förklarade resonemanget bakom konceptet samt PMI-listor med positiva (plus), negativa (minus) och intressanta aspekter av koncepten (Arvola, 2014). På detta vis kunde designarbetet, utvecklingen av koncepten och resonemangen (design rationale) dokumenteras och gås igenom i efterhand på ett smidigt sätt, något som gjordes vid designkritiken senare. Under denna fas låg fokus på att ta fram en stor mängd skisser då sannolikheten för att utforma ett bra designkoncept är högre när man ta fram fler idéer, på detta vis undviker man att arbeta på en tidig idé som endast är ett lokalt optimum
Figur 3. Skissboken, skärmbild från Notability med konceptskisser
men inte den mest lovande (Arvola, 2014; Greenberg et al., 2011). För att ta fram idéer som bidrar till det upplevda engagemanget hos deltagare användes de mentala aspekterna av psykologisk närvaro som Kahn (1992) diskuterar som stöd. Särskilt fokus lades på aspekterna av den personliga anknytningen och friheten att göra olika val som man själv önskar snarare än att följa strikta instruktioner.
En annan aspekt som var viktigt för designen av koncepten var hur kommunikationen skulle fungera då förstudien visat att denna aspekt är särskilt utmanade i videosamtal. På vilket sätt sköter man turdelningen i en grupp som inte känner varandra i ett videosamtal där de inte har samma möjlighet att läsa av varandras kroppsspråk och där man lätt av misstag talar i mun på varandra? Ytterligare en viktig aspekt var att jag ville ta fram ett koncept där alla deltagarna blev aktiva och min lösning för detta var att fördela ledarrollen i gruppen så att alla fick vara ansvarsbärande. På så vis behöver alla vara aktivt deltagande vilket förhoppningsvis leder till ett ökat engagemang.
4.5 Designkritik
En viktig del av konceptutvecklingen var att få designkritik på de koncept som tagits fram från andra mer erfarna designers för att på så vis kunna förbättra lovande idéer och välja bort mindre intressanta idéer. Syftet med kritiksessionerna är att ta fram bättre idéer och högkvalitativ design (Arvola, 2014). I dessa samtal kunde de mer erfarna designerserna dela med sig av sina erfarenheter när de kritiserade koncepten och utifrån detta ge tips på saker att fundera på och arbeta vidare med. Totalt genomfördes tre sessioner av designkritik med sammanlagt fyra professionella designers som gav kritik, och precis som övriga interaktiva moment i projektet fick dessa sessioner genomföras över videosamtal. För att presentera designkoncepten användes skärmdelning där konceptskisserna visades i ett PDF-dokument vilket kunde exporteras från Notability där alla skisserna gjorts. När skisserna visades gavs en förklaring till resonemanget bakom konceptet för att förklara tankeprocessen och syftet med dem, därefter gavs utrymme för kritik och samtal kring konceptet. Kritiken dokumenterades i samma dokument som skisserna i Notability för att på så vis ha det lättillgängligt. När ett koncept var diskuterats färdigt gick samtalet vidare till nästa designkoncept.
I kritiksessionerna var det en antal aspekter som ansågs vara intressanta att fokusera på i det fortsatta arbetet. Dessa aspekter lades till listan med brukskvaliteter som antas kunna bidra till ett ökat engagemang i distribuerade designworkshops. Syftet med brukskvaliteterna var att ge riktning åt designarbetet samt att slutligen utvärdera vilket designkoncept att använda utvärdera i studiens experiment. Brukskvaliteterna var följande:
• Engagerande • Socialt • Spännande • Personligt
• Fysiskt • Kreativ frihet
4.6 Pugh-chart
För att ta beslut om vilket designkoncept som skulle användas vidare i studien ställdes en värderingsmatris/pugh-chart upp med brukskvaliteterna som kriterier. Värderingsmatrisen är användbar när man har flera olika alternativ som man vill ställa emot varandra och jämföra på ett strukturerat sätt (Arvola, 2014). För varje kriterium kunde ett koncept ges ett värde mellan -2 och +2 där 0 var baseline vilket motsvarar hur nuläget är. Ju högre poäng desto bättre. Då olika kriterier ansågs vara olika viktiga utifrån designkritiken användes en viktning så att att vissa kriterier gav extra poäng i matrisen. Poängen för designkoncepten i matrisen summerades och jämfördes för att se vilket som hade högst poäng.
4.7 Prototypning
Utifrån designkritiken och värderingsmatrisen valdes det ut vilka idéer som skulle utvecklas. Av dessa idéer byggdes enkla prototyper (figur 5-8) av för att skapa bättre förståelse och utvärdera dem. Med hjälp av papper, penna, kartong gjordes fysiska prototyper att interagera med för att på så vis få en känsla för hur designkoncepten skulle kunna upplevas av workshopdeltagare. Prototyperna visades även upp för andra personer för att få ytterligare feedback på dem. Insikterna från prototyperna dokumenterades med bilder och kommentarer i skissboken (figur 9). Utöver skisser och fysiska prototyper gjordes även digitala konceptbilder där fotografier kombinerades med digital grafik för att få en känsla för hur slutresultatet skulle kunna se ut (figur 11-13). Grafiken för detta skapades i Affinity Designer och konceptbilderna skapades i Affinity Photo.
Den slutgiltiga prototypen var ett fysiskt workshop-kit som deltagare har under den digitala workshopen. Inspiration för detta kit hämtades från sällskapsspel både visuellt och sett till interaktionen men anpassat för att fungera över videosamtal i en workshop. En viktig del av att skapa engagemang är att skapa intresse genom visuell estetik och av denna anledning lades fokus på den visuella utformningen av kitet med inspiration från sällskapsspel som ofta har illustrationer och motiv på temat av spelet för att på så vis bidra till spelupplevelsen. Flera skisser på grafik till förpackningen gjordes utifrån ett inspirationsmaterial bestående av bilder på andra spelförpackningar, dessa skisser gjordes för hand likt övriga skisser. Därefter gjordes den slutgiltiga designen i Affinity Designer.
4.8 Workshops
För att utvärdera workshop-kitet och avgöra huruvida det höjer engagemanget i distribuerade workshops hölls två stycken workshops. Dessa genomfördes som ett experiment med mellangruppsdesign där ena workshopen genomfördes med workshop-kitet medan det andra
