Den tematiska analysen resulterade i ett antal teman som återspeglade de upplevelser och reflektioner som deltagarna hade kring distribuerade workshops. Namnen på temana följer strukturer F1, F2 och så vidare där F står för ”förstudie”. Detta för att inte förväxla temana från uppföljningsstudien där temana heter T1, T2 och så vidare.
5.2.1 - F1. Dialogen ofta huvudsyftet med workshopen men utmanande online
Flera av deltagarna ansåg att dialogen som sker under en workshop är det viktigaste. Dialogen i en digital workshop skiljer sig på flera vis från den i en fysisk då verktygen för samtal, Microsoft Teams i dessa fall, påverkar hur det är möjligt att samtala i grupp. Det första problemet med att samtala i Teams är att det är väldigt lätt att av misstag bryta varandras ljud när man är en större grupp. Det räcker med att det är låga ljud hos en deltagare så kan det bryta ljudet för den som pratar så att de inte hör den som pratade ordentligt. Detta gör det väldigt svårt att ha samtal i en stor grupp, istället behöver samtal hållas i mindre grupper. I de mindre grupperna blir är det också lättare att få alla delaktiga i dialogen. Därefter kan det som diskuterats i de mindre grupperna presenteras i helgrupp.
En annan utmaning i videosamtal är att på ett naturligt sätt fördela ordet "runt bordet" så att det blir ett bra flyt i samtalet. Deltagarna sa att de som facilitator behöver fördela ordet mellan workshop-deltagare för att alla ska komma till tals. Risken är annars, speciellt i samtal i helgrupp, att ett fåtal personer talar och är aktivt deltagande medan övriga passivt lyssnar och tittar på.
En annan utmaning är att det är svårt att närma sig en person enskilt i digitala workshops till skillnad från fysiska workshops. Detta kan man vilja göra ifall deltagaren har svårt för något men inte säger det, eller ifall någon inte deltar aktivt. I en fysisk workshop kan man då prata med personen diskret ensamt, däremot i ett digital möte där alla sitter i samma mötesrum kan personen känna sig utpekad ifall man försöker prata enskilt med den eftersom alla hör vad man säger till den. En deltagare berättade om när en workshop-deltagare hade skapat en post-
it i Miro men inte skrivit något på den. Hon visste då inte vad detta berodde på, visste personen inte hur den skulle göra och ville inte be om hjälp eller gjorde den annan istället? Hon la då själv en post-it bredvid deltagarens där hon fråga ifall den ville ha hjälp. Detta är ett exempel på hur man kan närma sig en deltagare i digital workshops utan att den blir utpekad.
5.2.2 - F2. Svårt att skapa engagemang online
En av utmaningarna i digitala workshops jämfört med fysiska enligt de intervjuade är att skapa engagemang, hålla energin uppe och "elda igång" deltagarna. Det är flera aspekter som tillsammans bidrar till denna svårighet. Den första aspekten är att det är jobbigt att sitta länge vid en datorskärm vilket är mer påfrestande än att ses fysiskt. Heldagars-workshops bör då istället genomföras som två halvdagar för att hålla energin uppe.
Den andra aspekten är att man inte rör på sig i digitala workshops på samma vis som i fysiska. Flera deltagare berättade om hur de vanligtvis använder diverse fysiska uppvärmningsövningar i workshops för att workshopdeltagarna ska bli varma i kläderna, lära känna varandra och få skratta tillsammans. I vanliga workshops förekommer även fysisk rörelse när man förflyttar sig mellan olika rum, står upp och tittar på whiteboards, hämtar kaffe och så vidare vilket inte förekommer online. Den fysiska rörelsen i de vanliga workshopen ger energi.
Ytterligare en aspekt som vanligtvis bidrar till engagemanget hos deltagare är att de ofta kommer till en ny miljö för att delta i en workshop där de får många nya intryck. Där finns det även förberett med olika material att arbeta med och fika att ta. I digitala workshops däremot sker ofta inget miljöbyte utan deltagarna sitter på samma plats, ofta sin hemmiljö, som vid alla andra möten vilket leder till att workshopen inte blir lika mycket av en "happening" som det annars blir. En av deltagarna funderade på hur denna effekt skulle kunna åstadkommas genom att exempelvis skicka ut fysiska workshop-kit till deltagarna för att på så vis återskapa den känsla som finns vid en fysisk workshop. En annan deltagare hade faktiskt erfarenhet av just detta och var också intresserad av att fortsatt testa det då hennes erfarenhet var positiv utav det. I det workshop-kit de hade skickat ut ingick lite workshop-material, kort med olika ord på sig för en lek, godis och en fysisk kanvas med enkla illustrationer att använda under workshopen.
5.2.3 - F3. Svårt att vara ensam facilitator
En rekommendation från intervjudeltagarna var att man inte ska hålla workshops själv som ensam facilitator. Det blir extra belastade för facilitatorn att hålla workshopen när alla deltagare är utspridda istället för att vara samlade i samma fysiska rum. Istället bör man vara två personer som delar på ansvaret att med att genomföra workshopen, då kan den ena vara den huvudsakliga facilitatorn som driver på workshopen medan den andre är ”co-pilot” och kan hjälpa deltagarna och stötta huvudfacilitatorn på olika vis. De rekommenderade även att
facilitatorerna sitter i samma fysiska rum så att de lättare kan kommunicera med varandra. När de inte gör det utan sitter på distans så blir det svårt för huvudfacilitatorn att hålla koll på alla kommunikationskanaler på datorn vilket är väldigt energikrävande.
5.2.4 - F4. Teknikstrul ett hinder i workshops
De flesta deltagarna berättade att man upplevt teknikstrul på olika sätt vid online-workshops och att det utgör en utmaning. Bland annat hade de haft problem med inspelning av workshops, att deltagares ljud inte fungerar och att deltagarna inte vet hur de går mellan olika möten i Teams. När deltagare har problem med tekniken kan det bli ett stressmoment för facilitatorn. En av deltagarna sa att man behöver boka in buffert-tid för just teknikstrul. En annan deltagare sa att man behöver använda ”hängslen och livrem” för att undvika problem så gott det går och att man ska hålla workshopen så lätt som möjlig sett till de tekniska aspekterna, bland annat ser de till att ”låsa” alla föremål på Miro-boarden så att deltagare inte ska råka flytta något och förstöra mallarna som förberetts.
Det var också flera deltagare som berättade om att de haft teknik-support tillgängligt för workshopdeltagare utanför workshopen som kan hjälpa dem. När deras workshopdeltagare hade problem med teknik kunde de hänvisas till supporten så att workshopen inte behövde pausas. En av deltagarna ansåg att detta var extra viktigt i stora workshops där inte vill behöva ta paus när endast en person har tekniska problem. Om en person då har strul blir det många deltagare som behöver vänta på den och det vill man undvika.
5.2.5 - F5. Kroppsspråk, rörelse och fysisk interaktion
En av de stora skillnaderna mellan fysiska och digitala workshops är att den fysiska interaktionen och kroppsspråk går förlorat. Detta leder till flera utmaningar och problem enligt deltagarna. Den första utmaningen är att kunna "läsa av" workshop-deltagare utifrån deras kroppsspråk. En av deltagarna sa att kameran hjälper till viss del, en annan sa att även ifall man använder kamera och har en stor skärm där man ser deltagarna så är det inte tillräckligt för att kunna läsa av dem.
Ett problem som kan uppstå när det är svårt att läsa av varandras kroppsspråk är att underliggande konflikter omedvetet kan förstärkas i gruppen när kommunikationen inte fungerar som den ska. Det kan hända i workshops att deltagare hade olika åsikter och perspektiv vilket kan bidra till en konflikt och denna situation kan komma omedvetet förstärkas av bristande kommunikation. Det blir lättare att misstolka varandra i videosamtal när man går miste om kroppsspråket. När deltagarna inte känner varandra sedan tidigare blir det extra svårt att genomföra workshops online enligt en av deltagarna.
5.2.6 - F6. Fördelar med VR och 3D-miljöer
Två av deltagarna hade erfarenhet av VR och 3D-miljöer i workshops vilket de upplevde hade både för- och nackdelar. Den ena deltagaren hade faciliterat en workshop med bodystorming som ursprungligen skulle hållas fysiskt men fick ställas om till digitalt. Hon hade då byggt upp samma miljö som bodystormingen skulle ha utspelat sig i med verktyget Tvori och därefter exporterat miljön till Mozilla Hubs. I Mozilla Hubs kunde hon och deltagarna i bodystormingen mötas digitalt i 3D-miljön antingen med VR-glasögon eller via webbläsaren på en dator. Hon upplevde att bodystormingen i den digitala 3D-miljön fungerade bra och att deltagarna kunde generara många olika idéer utifrån bodystormingen. Den ena faktorn som bidrog till att det fungerade bra enligt henne var att deltagarna kände igen sig i den miljö hon byggt upp, det var deras arbetsplats. En annan fördel hon nämnde var möjligheten att röra sig fritt, till och med att flyga.
Den andra deltagaren med erfarenhet av VR berättade att hennes upplevelse var att det är trevligt att kunna röra på sig i VR till skillnad från när man sitter ner i ett Teams-möte. En annan trevlig aspekt är det spatiella ljudet i VR som påminner om verkligt ljud där olika röster och ljud hörs olika högt beroende på hur nära varandra man står.
5.2.7 - F7. Behov av enklare verktyg och onboarding
Ett av problemen som facilatorer upplever är att deltagare har svårigheter med de verktyg som används för att genomföra online-workshops. Miro är det verktyg som omnämnts då det
Figur 4. Skärmbild från Notability med kommentarer från designkritik
används av de flesta deltagarna i förstudien. För att underlätta digitala workshops önskar de att deras workshopdeltagare bekantar sig med de digitala verktygen inför en workshop så att själva workshopen kan genomföras smidigare. Ifall de inte bekantar sig med Miro i förväg behövs ofta extra hjälp under workshopen som då inte flyter som den bör. För att hantera detta hade några deltagare utformat en egen introduktionsövning i Miro som de skickar ut i förväg till deltagarna och som de ber dem att genomföra inför workshopen. Tyvärr upplever de flera problem med denna metod. Till att börja med genomför inte samtliga workshopdeltagare introduktionen, det räcker alltså inte med att skicka ett mail där man ber dem att göra det. Det andra problemet är att man som facilitator inte vill vara tjatig på deltagarna innan workshopen har börjat då det skapar en dålig start på workshopen och samarbetet med workshopdeltagarna.
Utifrån de problem som upplevts med att få workshopdeltagare att lära sig Miro i förväg har de även testat en annan metod vilket är att ha en obligatorisk intro-träff innan workshopen då deltagarna lär sig att använda verktygen. Detta uttrycks av deltagarna som något bra. En av deltagarna önskade att det fanns två olika gränssnitt för Miro, ett för facilitatorn med de verktyg den behöver och ett avskalat för deltagarna där endast de funktioner som behövs finns. Han sa också att han gärna själv väljer vilka verktyg som finns tillgängliga för deltagarna. En annan deltagare arbetade med verktyget Svava och stöttar mötesledare som ska använda det. Hans upplevelse var att det behövs enkla verktyg att använda då "Gränssnitt är friktion” och han förespråkade verktyg som utgår ifrån den process som finns i workshops snarare än att ha gränssnitt som möjliggör att deltagare skapar lite vad som helst. Sammantaget visar detta på att det finns ett behov av enklare verktyg att använda i workshops där onboarding-processen förenklas så att workshop-deltagare inte behöver lära sig verktyget i förväg, precis som man inte behöver lära sig använda pennor och post-its i fysiska workshops.
5.2.8 - F8. Automatisk dokumentation av workshops är värdefullt
En fördel som nämndes av fyra deltagare med att hålla workshops i Miro var att det förenklade arbetet efter workshops och eventuellt överlämning till kund eller kollegor för fortsatt arbete. Detta var tack vare att alla post-its är renskrivna redan från start, digitalt format Pugh-chart/Värderingsmatris för beslutsfattande.
från start så att man slipper lägga in fysiska post-its i Miro, att post-its ofta grupperades redan i workshopen, man behöver inte städa upp efter workshopen.
Figur 7. Frågekort inuti fack. Figur 8. Frågekort utdraget ur fack.
Figur 10. Tidiga skisser på omslag till workshop-kit.
Figur 9. Skärmbild från skissbok med kommentarer på prototyper.
5.3 Designkritik
Under designkritiken nämndes ett flertal olika reflektioner. Den första återkopplingen var att det kan vara kul med ett fysiskt workshop-kit då det kan bygga upp spänning inför workshopen och skapa ett ökat intresse. Genom att dölja innehållet i kitet så får deltagarna Figur 5. Kartong med workshop-kit inuti.
Figur 6. En av idéerna var att ha en välkomsthälsning på insidan av kartongen.
Figur 13. Konceptbild av hur kort med inspiration för idégenerering kunde placeras. Figur 11. Konceptbild av det färdiga
omslaget till workshop-kitet.
Figur 12. Konceptbild med idén om att ha en hälsning på insidan av locket.
fundera på vad som kan finnas i det och bygga upp en förväntan inför workshopen. I designkritiken jämförde deltagarna från Usify detta med hur deras fysiska workshops är, då kommer workshop-deltagarna till deras lokaler och man försöker göra workshopen till ett roligt evenemang snarare än ett möte. När deltagarna får komma till deras lokaler, se nya miljöer, få nya intryck, delta i spännande aktiviteter och interagera med varandra så blir det ett avbrott från det vanliga i vardagen. När workshops hålls digitalt tenderar de tyvärr att bli mer som vilka andra möten som helst vilket ses som något negativ. Utifrån detta var designerserna positiva till ett fysiskt workshop-kit som kan bidra till att skapa en annorlunda och spännande upplevelse för workshop-deltagare. Att ha något fysiskt ansågs också vara bra då det kan vara skönt för deltagare att ha något att pilla med när förmågan att fokusera sjunker. Genom att ha något att pilla med minskar risken att deltagarna börja göra något annat bredvid själva workshopen.
En annan fördel de såg med att ha en fysisk workshop-kit var att det kan bidra till en känsla av samvaro i gruppen då alla har fått samma föremål som varandra. I fysiska workshops befinner man sig i samma miljö, äter samma mat men då dessa aspeter försvinner kan det fysiska kitet innehålla olika objekt som kan få deltagarna att uppleva en samvaro.
En av personerna som gav kritik kommenterade att de var bra med ice-breakers i början av workshopen där deltagarna får svara på olika kreativa frågor då det ger dem chansen att ”mjukstarta” den kreativa processen inför workshopens olika moment. När dessa frågor hålls enkla behöver deltagarna inte känna press att prestera och de kan bygga upp ett självförtroende inför kommande uppgifter samt bli mer bekväma.
En utmaning som lyftes var kostnaden samt logistiken när det kommer till fysiska föremål som ska distribueras till workshopdeltagare inför workshops. Att ha fysiska paket att förbereda och skicka ut innebär extra arbete jämfört med att genomföra workshopen helt digitalt då det räcker med att skicka ut länkar till deltagarna.
Deltagarna var kritiska till koncept som byggde på att deltagare inför workshopen skulle fylla i förväntningar på den och berätta hur de själva förhåller sig till det ämne som ska behandlas i workshopen. Anledningen till detta var att de själva försökt få deltagare att förbereda sig på olika vis inför digitala workshops och haft stora utmaningar i detta, folk prioriterar det inte tillräckligt för att göra det helt enkelt.
5.4 Värderingsmatris
I värderingsmatrisen (Tabell 1) ställdes de olika designkoncepten mot varandra och utvärderas med de kriterier som definierats. Resultatet blev att två av koncepten fick tio poäng och ett fick 12 poäng. Dessa tre kunde alla användas i ett workshop-kit och behölls.
5.5 Protypning
Prototyperna som producerades gjordes av en skokartong, papper som veks och klipptes på olika vis samt med en kombination av det analoga med digitala bilder gjort i Affinity Photo. Nedan (Figur 7-13) visas ett urval av prototyper och skisser vilka ledde till det slutgiltiga workshop-kitet som testades.
5.6 User Engagement Scale
För kontrollgruppen blev medianvärdet för UES 3,91 och medelvärdet 3,98 med en standardavvikelse på 0,33. Hos försöksgruppen var medianvärdet 4,13 och medelvärdet 4,0 med en standardavvikelse på 0,14. UES-resultatet testades för normalfördelning med Shapiro- Wilk-test och resultatet visade inte på någon statistik signifikant skillnad från normalfördelning hos varken kontrollgruppen, W=0,926, df=5, p=0.568, eller hos försöksgruppen, W=0,857, df=6, p=0,179. För kontrollgruppen var skewness=1,035 och kurtosis = 2,06. Hos försöksgruppen var skewness = -0,871 och kurtosis = -1,168.