Föregående avsnitt handlade om slutsatsen. Den visade vilka kunskapstyper som är mer framträdande än andra och hur kunskapsöverföringen sker främst inom regionerna med utgångspunkt i de två forskningsfrågorna för denna studie. Vilka typer av kunskap som genereras i projekt och hur kunskapsöverföring sker av projekt inom regionalt tillväxtarbete? Dessa två frågor har sedan bildad fem frågor som har varit utgångspunkten för den semistrukturerade intervjun. Se figur
5 (sid. 37). De tre första frågorna är mer av generell karaktär för hur regionerna har tagit hand om resultat av projekt, på vilket sätt man har lärt sig av tidigare erfarenheter medan de två andra frågorna har fördjupat frågor för att beskriva vilka kunskapstyper som genereras samt hur kunskapsöverföringen går till. På det sättet har beskrivningarna gett både bredd och djup. Som stöd för detta har två modeller använts för att beskriva och undersöka kunskapstyper och hur kunskapsöverföringen går till. Se figur 9 (sid. 41) och figur 11 (sid. 45).
Intervjufrågorna har sedan bildat de övergripande temana och dessa är att ta hand om resultat, att lära av tidigare erfarenhet, att skapa rutin, att definiera
kunskapstyper och att organisera för kunskapsöverföring. Se figur 5 (sid.37).
Utifrån detta har följande tre områden förekommit flest gånger i samband med de fem övergripande temana. Dessa är regionernas roll i projekt internt och externt, kunskap och kompetens både utifrån ett individuellt och organisatoriskt
perspektiv samt förslag på förbättringar för regionalt utvecklingsarbete. Se rubrik tre gemensamma teman (sid. 38).
Materialet från intervjuerna har varit omfattande och rikt. Det beror bland annat på att respondenterna valdes ut utifrån olika roller och funktioner. Syftet med detta var dels att komma åt bredden och dels för att komma åt olika uppfattningar kring frågor om vilken kunskap som genereras och hur överföringen av kunskap går till. Fyra utvecklingsledare, en avdelningschef, fem strateger och två
projektledare blev intervjuade. Det som påverkar vilka kunskapstyper som genereras som hur överföringen av kunskap går till är tre områden som samtliga respondenter lyfte fram. Se rubrik tre gemensamma teman (sid. 38). Dels är det regionernas olika och i många fall mångfacetterade roll och funktion i projekt både internt och externt. Projektledarens kunskap och kompetens för att driva projekt men också organisationens kunskap och kompetens kring vilken kunskap som genereras samt hur överföring går till. Respondenterna har också identifierat och lyft det förbättringsarbete som pågår i några regioner. För att gå djupare i dessa tre områden finns det ytterligare dimensioner, enligt respondenterna, faktorer som påverkar vilken kunskap som genereras samt hur
kunskapsöverföring går till. Se figur 5 (sid. 37).
Respondenterna ger en tydlig bild av ytterligare dimensioner, faktorer som påverkar men beskriver också vilket förbättringsarbete som måste till. Faktorer som påverkar är otydliga roller och förväntningar på ledning av projekt och vem som är mottagare av projekt. Enligt respondenterna används också projekt för att finansiera ordinarie linjeverksamhet. Detta trots att förordningen om
projektverksamhet säger något helt annat. Med projekt avses i denna förordning insatser som är avgränsade från den ordinarie verksamheten i fråga om tid, ekonomi och arbetsinsats. Förordning (2012:435). Olika modeller och arbetssätt för projektledning påverkar vilka kunskapstyper som genereras. Dessutom ställer externa finansiärer krav på vilka modeller som ska användas. Eftersom rollerna och funktionerna är så otydliga blir det också otydligt om vad som ska läras.
Respondenterna menar att det inte finns någon samsyn i vad som ska läras.
En annan svårighet som respondenterna beskriver är att rutinerna ser olika ut beroende på vilken roll regionerna har i projektet. En del projekt har tydligare rutiner än andra beroende på om det är externa eller interna. Många gånger skapas rutiner utifrån medarberbetarnas egna projekt och erfarenheter. Dessa faktorer får konsekvenser för vilken kunskapstyp som genereras. Som studien tidigare har
visat är den personliga kunskapen är dominerande bland samtliga kunskapstyper.
Den personliga kunskapen innebär att kunskap och kompetens lagars hos individerna. Den kunskap som skapas i uppdrag, projekt eller liknande förblir individernas lager av kunskaper och kompetenser utifrån erfarenheter och lärdomar enligt Tell & Söderlund refererad av Berggren & Lindkvist (2001).
Regionerna behöver identifiera vilken kunskap som är intressant att fånga och hur det ska ske (kunskapsöverföring). Respondenterna menar att regionerna behöver formulera vilken kunskap som ska tas om hand och hur kunskapen ska förvaltas.
För detta behövs en tydligare systematik för överföring av kunskap.
Respondenterna rekommenderar också rutiner och system för dokumenthantering av projektrapporter, slutrapporter etc. Att regionerna behöver ha en tydlig struktur och en idé om hur det ska användas. Fler modeller för projektledning
rekommenderar respondenterna i syfte att anpassa projekten efter rådande situation. Eftersom regionerna har så olika roller och funktion i projekt kan detta vara nödvändigt. Respondenterna beskriver också att det inte är så intressant att beskriva projektresultat. Det är viktigare att visa vilka metoder man använt.
Därför menar respondenterna att fler metoderna behöver tas fram som hjälper till att identifiera vad som ska göras i projekt och metoder för hur detta ska göras. På det sättet kan det bli lättare och tydligare för regionerna att identifiera vilken kunskap som genereras samt hur överföring av kunskap ska gå till.
Regionerna behöver identifiera och tydliggöra sina olika roller och funktioner i projekt. Olika roller och funktioner kräver olika typer av insatser. För vissa
projekt kanske det inte är intressant att veta vilka kunskap som genereras samt hur överföringen går till. För att sortera rekommenderas att regionerna kartlägger samtliga projekt utifrån regionens olika roller och funktion. Identifiera vilken kunskap som är intressant att fånga utifrån rollen och funktionen. Skapa rutiner och systematik för hur denna kunskapsöverföring ska gå till.
8 Förslag på fortsatt forskning
Ibland agerar regionerna som finansiärer för externa projekt, ibland som projektägare där andra aktörer driver projekt, ibland äger och driver regionerna projekt tillsammans med externa aktörer. Det förekommer också att regionerna äger och driver interna projekt. Detta är en viktig utgångspunkt i hur regionerna tar hand om resultat och lär av tidigare erfarenheter. Därför bör detta område fördjupas och forskars vidare på. Vilka är skillnaderna och vilka likheter finns för de olika varianterna på projekten? Vilka är de specifika kunskapstyperna inom varje projekt och hur sker kunskapsöverföringen ut? För att kunna göra detta behöver man studera varje projekt i detalj kopplat till regionernas olika roller och funktion i projekt.
Hur rustar regionerna för att leda processer som förändrar? Vilka kunskaper och kompetenser krävs för individ och organisation. Det är ett ämne som bör forskars vidare kring. Enligt respondenterna behöver regionala projekt mer kunskap utifrån ett processarbete om hur, d.v.s. en förmåga och färdighet för att till exempel med externa aktörer kunna testa, öva och pröva.
Att veta vilken kunskap, kompetens samt roll och funktion som krävs för att leda regionala projekt är viktig. Det är i många fall helt avgörande att kunna veta vilka
kunskapstyper som genereras, hur de ska tas omhand och hur den kunskapsöverföringen går till
Litteraturlista
Adam Adrian, Gabriela Prostean, Andrea Badea, Octavian Prostean (2015) Knowledge Transfer i Educational Porject. Procedia – Social and Behavioral Science, 191,1460-1466.
Baumgarten Maud (2006) Anställdas deltagande i läraktiviteter. En studie av arbetsplatslärande i ett industriföretag. Diss.Linköping: Linköpings universitet
Berllini, Aarseth, Hosseini (2016) Effective knowledge transfer in successful partnering projects. Norweigen university of Sience and Technology, Trondheim, Norway, 96, 218-228.
Christian Berggren & Lars Lindkvist (red.) (2011) Projekt – Organisation för målorientering och lärande. ss. 220-257.
Diana Chronéer & Fredrik Backlund (2015) A Holistic View on Learning in Project-Based Organizations. Project Management Journal,46, (3), 61-74.
Ferrada, X., Nunez, D., Serpell, A., Sepulveda, M., (2016) A cloud-based mobile system to manage lessons-lerned in construction projects. Procedia
Engineering,164, 135-142.
Förordning (2007:713) om regionalt tillväxtarbete. Stockholm:
Näringsdepartementet
Granberg Otto (2009) Lära eller läras. Om Kompetens och utbildningsplanering i arbetslivet. Lund: Studentlitteratur.
Granström Kjell (2006) Dynamik i arbetsgrupper – Om grupprocesser på arbetet.
Lund: Studentlitteratur.
Jensen, Johansson, Löfström (2007) Projektledning i offentlig miljö. Malmö:
Liber AB.
Johansson, T., C.Moehler, R., Vahidi, R. (2013) Knowledge Sharing Strategies för Porject Management in the Automotive Sector. Procedia – Social and Behavioral Sciences,74, 295-304.
John Lindström & Jerker Delsing & Thomas Gustafsson (2015) Impact on production systems from recent and emerging complex business models:
Explicit and tacit knowledge required. Procedia CIRP,38, , 210-215.
Kaj U. Koskinen (2012) Organizational Learning in Projectbased Copmanies: A Process Thinking Approach. Project Management Journal, 43(3), 40-49.
Lindelöw Malin (2008) Kompetensbaserad personalstrategi. Natur och kultur:
Stockholm.
Lööw, Monica (2012) Att leda och arbeta i projekt – en praktisk handbok om att lyckas i projekt. Malmö: Liber. ss.15.
Macheridis, Nikos (2009) Projektaspekter – Kunskapsområden för ledning och styrning av projekt. Lund: Studentlitteratur. ss. 20-21.ss. 275-282.
Marija Lj. Todorović, Dejan Č. Petrović, Marko M. Mihić, Vladimir Lj.
Obradović, Sergey D. Bushuyev (2015) Project success analysis framework: A knowledge-based approach in project management.
International Journal of Project Management, 33(4),772-783.
Mariya Terzieva (2014) Project Knowledge Management: How organizations learn from experience. Procedia Technology,16,1086-1095.
Nationella strategin för regional hållbar tillväxt (2015-2020) Stockholm:
Näringsdepartementet.
Nonaka, I. & Takeuchi, H. (1995) The knowledge creating company. How
Japanese companies create the dynamics of innovation. New York: Oxford university Press. 7-21.
Regionförubndet (2015) Nu bildar Örebro ny region Örebro
län.https://www.regionorebrolan.se/files-sv/%C3%96rebro%20l%C3%A4ns%20landsting/politik/regionfr%C3%A5g an/region2015/regionvalet%202014/nya%20region%20%C3%96rebro%20l
%C3%A4n.pdf . [2017 -03-29].
Region Värmland (2017) Regionkommun i
Värmland.http://www.regionvarmland.se/om-oss/regionkommun-i-varmland/ [2017-04-18]
SFS (2012:435) Förordning om ändring i förordningen (2003:596) om bidrag för projektverksamhet inom den regionala tillväxtpolitiken.Stockholm:
Näringsdepartementet.
Sörensen, Olsson, Ekambaram (2015) Evaluation and learning – Experiences from a construction project in Norway. Procedia Economics and Finance ,21,510-517.
9 Bilaga 1 – Intervjuguide
Har respondenten tagit del av informationen.
(respondent kontaktas först sedan skickas information ut om syfte och intervjuguide).
Syftet och frågorna
Intervjun kommer att spelas in och sedan transkriberas.
Materialet kommer att användas konfidentiellt men för studiens resultat är det av intresse att formella roller anges.
Intervjun kommer att ta 1 till 1,5 timme.
Frågor
Inledande frågor
Kan du berätta lite om ditt arbete?
Vilken region representerar du? Vilken roll och funktion har du? Vilka är dina
arbetsguppgifter? Vad har du för roll i nuvarande projekt? Eller vilken roll har du haft i tidigare projekt?
Syftet med denna studie är att beskriva hur kunskapsöverföring sker i projekt inom regionalt utvecklingsarbete, och på vilket sätt kunskapsöverföring används och hur det sker i praktiken. Konkret handlar det om att studera och beskriva regionernas arbete.
Vilka typer av kunskapsöverföring använder regionerna sig mest av, och vilka använder de sig mindre av, och varför ser fördelningen ut på detta sätt. Detta kan användas för att sprida kunskap om vilka processer som används och vilka som används i mindre
omfattning. En ökad förståelse av olika överföringsalternativ kan vara av värde inte bara för olika regioners arbete i projekt utan även i andra projektmiljöer, kommuner,
landsting och företag.
Teori – erfarenhetsbaserad process för lärande organisationer
Projektledningslära har fokuserat en hel del på ledning, styrning och organisering av projekt. Inte så mycket på vilken kunskap ett enskilt projekt har producerat eller generarat. De övergripande frågorna för denna studie handlar om:
Hur tar ni hand om resultaten från projektet?
Vilken kunskap har projektet genererat? Vilken kunskap genereras?
Och hur överförs kunskapen?
En utgångspunkt för teori är att lära av erfarenheter, experimenterande och genom att hitta nya lösningar. Enligt Berggren & Lindkvist (2001) finns tre faktorer som påverkar organisationers möjlighet att lära. Det är att projektet bör vara historiebaserat,
målorienterat, och generera kunskap som bör lagras i organisationens rutiner. Detta ställer stora krav på överföring och integration. Trots ambitioner kan målfokuseringen ta över så att rutiner och historia uteblir. Om inga tidigare erfarenheter finns så är det svårt att lära sig något av tidigare arbete, saknas det dessutom repertoar för att hantera rutiner för vissa situationer försvårar detta ytterligare.
Hur lär ni av tidigare erfarenheter?
Har ni tagit lärdomar av tidigare projekt? Hur fångas tidigare erfarenheter lärdomar upp? Används andras erfarenheter/lärdomar av projekt. Hur tas egna
erfarenheter/lärdomar om hand i projektarbetet?
Hur lär ni av de mål som projekt genererar? Kan du ge några exempel?
Hur ser ni på målen i projekt, har de en stor betydelse? Varför är de viktigt/oviktigt?
Genom uppföljning och utvärdering?
Att överföra kunskap kan till exempel ske genom att skapa teknisk kunskap eller uppbyggnad och överföring av organisatorisk kompetens. Det kan till exempel ske genom att använda metoder för projektstyrning och dokumenthantering.
Finns det rutiner för att driva projekt? Kan du ge några exempel?
Hur organiserar ni ert projekt? Används generella modeller för projektledning?
Dokumenthantering? Var lagras information inom projektet? I vilken form? Finns det rutiner för att synliggöra de den kunskap som projektet levererar? Finns det
informationsbanker för återanvändandet av kunskap?
Hur ser kunskapen ut som organisationer och individer tillförskaffar sig?
Hur väl artikuleras kunskapen? Vilken hänsyn tas till den tysta respektive explicita kunskapen i organisationen? Vem är bäraren av kunskapen? Är det individerna som besitter kunskapen eller ”sitter den i organisationen”?
Fyra olika kunskapstyper i projekt
INDIVIDUELL SOCIAL
Explicit Medveten kunskap
Mål, visioner, och förmågan till reflektion och rationellt tänkande. att entusiasmera och övertyga och för att skapa struktur. Medvetna kunskapen kan också relatera till de individuella preferenser och
(externt, spelar en betydande roll eftersom den säkerställer att vissa erfarenheter kan komma andra till del). relativt enkelt i organisationens.
Tyst Personlig kunskap Institutionell kunskap
Handlingsorienterad - Ges uttryck i de färdigheter som personen besitter.
Att utveckla En intuition för hur problem kan lösas. Praktiska kunskaper, instinkt och automatiska beteenden.
”Känsla” för att konstruera ”på gränsen”. Lärt sig kunskapen finns hos individen.
Kan förmedlas till andra via socialisering och imitation, lärlingssystem och mentorskap.
Omedveten kunskap
Communitys of practice
Man kan handla genom en kultur, institution, följer regler som förmedlas. Traditioner, så här har vi alltid gjort.
Kan uppstå bristande förståelse inom organisationen.
Fig. 13 Organisatorisk kunskap i projekt. Fyra olika kunskapstyper (enligt Tell &
Söderlund 2001, refererad i Berggren & Lindkvist 2011, s. 234-240).
Den kunskap som projekt genererar, är det individerna som besitter kunskapen eller
”sitter den i organisationen”?
Vilken kunskapstyp karaktäriseras av arbetet? Vad upplever du är kritiskt för att ta till vara på kunskap? Vad saknas?
Strategier för lärande, kodifiering och personaliseringsstrategin
En viktig utgångspunkt är erfarenhetsbaserade lärandet i organisationer. För att stimulera överföring är reflektion ett viktigt verktyg. Hur går överföringen till? Sker det genom till exempel kodifiering, d.v.s. att explicitgöra vunna erfarenheter och skapa information som sedan andra kan använda sig av eller genom
personaliseringeringsstrategin som innebär interaktion mellan individer. Det handlar inte om dokumentation utan att koppla ihop individer som är i behov av kunskap med individer som har den kunskapen. D.v.s. att utveckla system för kunskapsöverföring.
”person till person”. Skapa kontaktvägar, att träffas och att diskutera gemensamma problem enligt Berggren & Lindkvist (2001).
Hur organiserar organisationen för att tillvarata och sprida kunskap från projektet?
Vad fungerar bra?
Vilken strategi beskriver ditt arbete bäst? Hur sker spridning av erfarenheter/lärdomar?
Hur går kommunikationen till? Finns det arenor för utbyte av idéer? Eller sker överföringsprocesserna på annat sätt? Vilka hinder finns för kunskapsöverföringen?
Kunskapsprocesser i organisationer och dess möjligheter för kunskap att överföras eller integreras till kunskap inom samma kunskapstyp fritt tolkad enligt Tell &
Söderlund 2001refererad av Berggren och Lindkvist (2001, s. 245).
Kunskapsprocesser i organisationer och dess möjligheter för kunskap att överföras eller integreras till kunskap inom samma kunskapstyp (enligt Tell & Söderlund 2001refererad av Berggren och Linkvist 2001, s. 245).
Finns det något du vill tillägga?