3 Teoretisk referensram för ekonomioutsourcing
3.2 Drivkrafter bakom ekonomioutsourcing
3.2 Drivkrafter bakom ekonomioutsourcing
Enligt författarna Kakabadse & Kakabadse (2005) finns det huvudsakligen två skäl till outsourcing; kostnadsreducering och fokus på kärnverksamheten. Lee, Huynh, Kwok & Pi (2000) diskuterar en viktig fråga i organisationer angående om outsourcing ska vara selektiv eller total. De menar även att globaliseringen har en stor påverkan över outsourcingens framväxt. För de som redan outsourcar är relation och nöjdhet med leverantören en bidragande faktor för ökad outsourcing (Ibid.). En annan viktigt faktor är organisationers behov av kunskap, vilket är en stark drivkraft för att införa outsourcing (Willcocks, Hindle, Feeny & Lacity, 2004). Bragg (2006) hävdar att organisationer som har flera av dessa drivkrafter mest troligen outsourcar sin ekonomifunktion och att drivkrafterna ofta går hand i hand. Teorierna om drivkrafter bakom ekonomioutsourcing används för att göra jämförelse och liknelser med den insamlade datan. Den insamlade datan används även för att utveckla teorierna och för att få en förståelse om drivkrafternas påverkan för framtiden av ekonomioutsourcing. 3.2.1 Globalisering
Kakabadse & Kakabadse (2005) har genomfört undersökningar i amerikanska och europeiska organisationer om nuvarande och framtida trender för outsourcing som en framträdande strategi. Organisationer har traditionellt genomfört helt skilda aktiviteter genom insourcing. Författarna menar att det är förändringar på marknaden och intensifierad global konkurrens som tvingar organisationer till en omvärdering av hur dessa funktioner bör genomföras. Författarna Lee, Huynh, Kwok, & Pi (2003) menar att förändringar på marknaden leder till att organisationers övergripande mål, att hantera sina informationsresurser, bör vara att maximera flexibilitet och kontroll. På grund av att omständigheterna för företag förändras och ökar behovet av att kunna utöva och driva olika alternativ, blir behovet av att maximera flexibilitet och kontroll allt viktigare (Ibid.). Författarna Willcocks et al. (2004) menar att när organisationer använder sig av samma back-‐office program under en längre tid kan det leda till ineffektivitet. Detta leder i sin tur till att det blir allt vanligare för organisationer idag att använda sig av Business Process Outsourcing, BPO. Väljer verksamheten istället att utföra tjänsten själv
är det viktigt att investera i kunskap och innovation på ett hållbart sätt, annars är det lätt att verksamheten mister sitt affärsprocesskunnande (Ibid.).
Globalisering, förbättrade kommunikationslänkar och ekonomisk utveckling i flera länder har skapat mångsidighet till outsourcingen menar Hätönen & Eriksson (2009). Detta har i sin tur bidragit till att mängden leverantörer ökat, vilket har skapat en outsourcingmarknad där nästan alla företagsfunktioner eller aktiviteter kan outsourcas. Ekonomioutsourcing är en ny form av outsourcing enligt Ghodeswar & Vaidyanathan (2008). Vidare menar författarna att en anledning till att ekonomioutsourcing blivit allt vanligare beror på den globalisering av ekonomin som sker samt att företagen idag möter allt hårdare konkurrens från lågkostnadsländer. Utvecklingen i den globala leverantörsbasen har gjort det möjligt för företag av alla storlekar att utnyttja fördelarna med outsourcing (Hätönen & Eriksson, 2009). Av denna globala konkurrens beskriver författarna Lau & Hurley (1997) konsekvenser för den amerikanska marknaden där många organisationer började köpa in tjänster från externa parter för att större fokus ska kunna läggas på kärnverksamheten. Hätönen & Eriksson (2009) menar att den aktuella forskningen om globaliseringens påverkan på framtidsutsikterna för outsourcing har stark fokusering i att undersöka strategin ur ett större företagsperspektiv. Det finns därför mycket okänt om de utmaningar och möjligheter småföretag kan få med outsourcing. Författarna hävdar att användningen av externa resurser i små entreprenörsföretag kan tillhandahålla dessa företag snabbare tillväxtmöjligheter och därmed en bättre chans att lyckas i en allt mer globaliserad marknad. I framtiden menar författarna Hätönen & Eriksson (2009) att påverkan av outsourcing, och särskilt offshore outsourcing på nationella och regionala ekonomier, måste analyseras mer för att få djupare förståelse av fenomenet. Outsourcing kommer fortsätta att forma hur moderna organisationer konkurrerar på en globaliserad marknad (Ibid.).
3.2.2 Fokus på kärnverksamhet
Kakabadse & Kakabadse (2005) nämner huvudsakligen ett skäl till outsourcing som är fokus på kärnverksamheten i företaget. McIvor (2005) hävdar att kärnverksamhet och dess relation med outsourcing har utvecklats utifrån ett resursbaserat företagsperspektiv och att kärnkompetens därför är en viktig faktor att studera när det handlar om outsourcing. Denna faktor ligger till grund för vilka funktioner som ska behållas och vilka funktioner som bör lämnas till extern part. McIvor hävdar att kärnkompetens är de färdigheter, kunskaper och tekniker som organisationen tror bidrar till organisationens framgång. Kärnkompetens har haft en betydande inverkan på utvecklingen av outsourcing. Quinn & Hilmer (1994) argumenterar för att organisationerna bör koncentrera sina resurser på dess kärnkompetenser där de kan tillgodose sig konkurrensfördelar. Vidare bör organisationerna outsourca andra funktioner där de varken har strategiska behov eller når speciell kapacitet. Valet av vilka funktioner som tillhör kärnverksamheten varierar från organisation till organisation (McIvor, 2005).
Gupta & Zhender (1994) argumenterar för att organisationer under de senaste decennierna utvecklat sina företagsstrategier från centraliserade organisationer med fokus på att leverera stora volymer, till decentraliserade organisationer med fokus på att skapa ett högt värde. Denna dramatiska förändring har inneburit att organisationerna har gått mer åt att fokus enbart läggs på de faktorer som behandlar kärnverksamheten, resten lämnas över till experter. Fokus på kärnkompetens, genom att outsourca vissa funktioner till extern part, kommer enligt Kakabadse & Kakabadse (2005) fortsätta i framtiden och baseras på effektivitet och kostnadsreducering. Detta leder till att extern spetskompetens efterfrågas vilket ger ökat fokus på kärnverksamheten (Ibid.).
3.2.3 Kostnadsreducering
Enligt författarna Kakabadse & Kakabadse (2005) är ett skäl till outsourcing kostnadsreducering. Belcourt (2006) instämmer med Kakabadse & Kakabadse och hävdar att kostnadsreducering till och med är det främsta motivet till att organisationer outsourcar då företag ofta tror att de kan reducera sina kostnader genom outsourcing.
En analys som används för att avgöra om outsourcing lönar sig är en så kallad transaktionsanalys. Enligt Hätönen och Eriksson (2009) är transaktionsteorin idéerna bakom outsourcing och sedan dess har forskningen om outsourcing ökat. Utgångspunkten i teorin är att ekonomiska transaktioner består av två kostnader, produktions-‐ och transaktionskostnad. På senare tid har det kommit kritik mot transaktionskostnadsteorin där de hävdar att teorin inte kan användas för att förklara de nuvarande trenderna inom outsourcing (Ibid.). Detta beror på att outsourcing idag inte enbart tillämpas för att minska kostnaderna utan att det även drivs av andra faktorer.
3.2.4 Spetskompetens
Willcocks et al. (2004) menar att en annan drivkraft bakom att organisationer väljer outsourcing är att de inte har den kunskap och de medel som krävs för att utföra tjänsten internt. Enligt Ghodeswar & Vaidyanathan (2008) kan tillgång till spetskompetens öka prestandamått som bland annat produktivitet och kvalité. När organisationer upptäcker att deras interna kompetens är otillräcklig överlåter de funktioner till ekonomioutsourcingleverantörer med mycket kompetens inom bland annat administration. Gilley & Rasheed (2000) instämmer med Ghodeswar & Vaidyanathan om kvalité. De menar när organisationer använder sig av ekonomioutsourcing har de möjligheten till att välja den leverantör som anses utföra tjänsten bäst. Outsourcingen ger alltså organisationer fördelen att kunna förbättra de funktioner som de själva inte har rätt kompetens inom.
3.2.5 Outsourcing som strategiskt val
Enligt Greaver (1999) måste det noga övervägas vilka funktioner som är möjliga för outsourcing vilket gör att det därmed anses vara ett strategiskt val. Outsourcing som ett strategiskt val innebär att organisationer överlåter funktioner till externa parter som är specialiserade på området. Enligt McIvor (2005) lämpar sig strategisk outsourcing bäst när organisationen känner att fördelen som den externa parten kan ge är ouppnåelig för dem själva. McIvor menar att strategisk outsourcing är ett alternativ om organisationen befinner sig på en marknad som kännetecknas av stora förändringar, antingen genom teknisk utveckling eller ökad konkurrens. Det kan då vara fördelaktigt att outsourca vissa funktioner istället för att utsätta sig för den risk som medföljer när den egna organisationen äger för många funktioner själva. Funktioner som ofta anses lämpliga är så kallade stödfunktioner (McIvor 2005). För att avgöra vilka funktioner som är lämpliga att outsourca kan organisationer använda sig värdekedjan. Porter (2008) utvecklade ett verktyg för att dela upp organisationers funktioner i olika värdeskapande aktiviteter. Värdekedjan delar upp funktionerna i primära och stödjande aktiviteter (Ibid.). Med hjälp av värdekedjan kan organisationer välja vilka funktioner som är lämpliga att outsourca.
McIvor (2005) påstår att organisationer som äger för många funktioner själva på en föränderlig marknad hindrar sin framtida tillväxt. Dock är idealet att den egna organisationen har det övergripande ansvaret för alla kritiska funktioner. Det är inte möjligt att bemanna varje funktion med kompetenta ledare utan valet faller naturligt på de funktioner som är mest kritiska för kärnverksamheten. Organisationen kan därför komma till det stadiet där outsourcing blir ett strategiskt val. Gilley & Rasheed (2000) menar att effekten av outsourcing på organisationernas resultat kan vara olika beroende på kostnadsstrategi eller differentieringsstrategi. Med en kostnadsstrategi stärker outsourcing den positiva effekten av organisationens resultat, då outsourcing ofta leder till kostnadsreducering. De kostnadsreduceringar som uppstår är av mindre betydelse vid en differentieringsstrategi. Dock infinner sig andra fördelar inom
differentieringsstrategin eftersom resurser frigörs och kan fokuseras på kärnverksamheten (Ibid.).
Modeller för att identifiera lämpad outsourcing
Figur 1 Identifierar funktioner lämpade för outsourcing (Greaver, 1999)
I en bok skriven av Greaver (1999) beskrivs en förenklad beslutsmatris som används för att identifiera vilka funktioner som är mest lämpade att behålla intern samt vilka funktioner som kan vara föremål för outsourcing. Denna beslutsmatris ligger till grund för hur outsourcingbeslut bör tas och innebär ett förenklat sätt att fatta detta beslut på. Greaver har delat in matrisen genom att kombinera två egenskaper för den aktuella verksamheten; strategisk betydelse samt bidrag till organisationens operativa förmåga. Vidare menar Greaver att organisationer kan komma att ställa sig den strategiska frågan om hur viktigt det är med konkurrensfördelar och att vara unik på marknaden jämfört med hur stor inverkan funktionen har på de operativa besluten i organisationen. Efter det är gjort kan respektive funktion placeras in i Greavers beslutsmatris. De funktioner som starkt bidrar till organisationens resultat men inte är av yttersta vikt rent strategiskt
outsourcing (Ibid.). Den övre högre delen innebär att organisationen bör behålla funktionen genom in-‐house och istället förbättra den på eget bevåg. Både den strategiska betydelsen och den operativa betydelsen är hög vilket innebär att det finns stora risker för organisationen att låta funktionen outsourcas. Om funktionen är av låg operativ betydelse men av hög strategisk betydelse bör den hållas kvar internt i organisationen, och hamnar därför i den övre vänstra delen. Dock kan företaget dra stora fördelar av att utveckla och stödja funktionen genom att söka externa partners. Är funktionen av låg strategisk betydelse samtidigt som den operativa betydelsen är låg hamnar funktionen i den lägre vänstra delen i beslutmatrisen. Här bör företaget helt ta bort eller minimera funktionen och ställa sig frågan varför de lägger resurser på denna funktion när den varken bidrar strategiskt eller operativt (Ibid.).
Figur 2 De strategiska outsourcingvalen (McIvor, 2005)
Ytterligare en modell för att avgöra vilka funktioner som lämpar sig för outsourcing är beskriven av McIvor (2005) som “The Strategic Sourcing Options”. Även denna är indelad i fyra fält baserade på funktionens betydelse rent strategiskt och funktionens relation till kärnverksamheten. Skillnaden mot Greavers (1999) modell är att McIvor påstår att alla strategiska funktioner mer eller mindre fungerar att outsourca. Längst ner till
vänster i modellen är funktionen utmärkta att outsourca eftersom den inte är av stor vikt när det gäller att nå konkurrensfördelar samtidigt som den inte tillhör kärnverksamheten. Enligt McIvor finns det mer kompetenta parter externt än internt när det gäller funktioner som inte är av kritisk karaktär för organisationens framgång. Fältet längst ner till höger innehåller funktioner som kan outsourcas men främst bör hållas kvar internt då de inte är av kritisk karaktär för organisationen men är relaterad till kärnverksamheten. McIvor menar att den egna organisationen är mer kompetent än potentiella outsourcingleverantörer när det gäller funktioner som inte är av lika kritisk karaktär för organisationens framgång. Det högra övre fältet är för de funktioner som är av kritisk karaktär när det gäller organisationens framgång samt tillhör organisationens kärnverksamhet. Dessa funktioner kan antingen strategiskt outsourcas eller utföras internt och utvecklas. McIvor hävdar att den egna organisationen är mer kompetent att utföra funktionen än någon annan extern leverantör när det gäller en så pass kritisk funktion. Det sista fältet, högst upp till vänster, innebär att funktionen är av kritisk karaktär när det gäller konkurrensfördelar men har låg relation till kärnverksamheten. Antingen bör organisationen investera i att behålla funktionen internt eller outsourca strategiskt. Här menar McIvor att externa parter är mer kompetenta än interna parter vilket gör funktionen tillgänglig för outsourcing.
3.2.6 Relationer
När outsourcing blev allt mer populär började fokus läggas på kontrakt som formulerar relationen mellan leverantörerna och kunderna (Lee, Huynh, Kwok & Pi, 2000). Kontrakten bör vara välutformade för att undvika bland annat oförutsedda kostnader. Bragg (2006) hävdar att en ytterligare drivkraft som kan påverka organisationers val av att outsourca sin ekonomifunktion är den typiska outsourcingvägen. Detta innebär att organisationer börjar med att outsourca funktioner med mindre strategiskt värde, exempelvis underhåll och vaktmästeri. Dessa funktioner utgör inte ett större problem även om leverantörerna gör ett dåligt arbete. Om organisationer upplever outsourcingen av dessa funktioner som framgångsrik kommer de mer sannolikt att avancera sin outsourcing till ytterligare funktioner med mer strategiskt värde,
därför organisationer till att utöka sin outsourcing. Madden (2004) instämmer med Lee et al. och hävdar att företag som outsourcar en funktion i efterhand väljer att även outsourca ekonomifunktioner. Detta beror bland annat på att när deras strategi utvecklas uppstår fler möjligheter till outsourcing.
Lee et al. (2000) hävdar att relationen mellan outsourcingleverantörer och kunder skiftar från att ha varit relativt oberoende till tätt kopplade. Även Gupta & Zhender (1994) menar att företagsamhet idag innebär att större fokus läggs på relationer än på kontroll. Kärnverksamheten sammankopplas med resurser utanför den egna verksamheten och representerar därmed ett nätverk av relationer mellan leverantörer, kunder samt den egna verksamheten. En rad olika termer, exempelvis dynamiska nätverk och flexibla spetskunskaper, anses vara kärnan som representerar de nya organisationerna (Ibid.). Bragg (2006) vill att leverantörer och kunder ska ha regelbundna möten för att undvika att problem uppstår och för att bygga upp en stark relation. Författarna Lee et al. (2000) beskriver att organisationer vill ha flexibla relationer med sina leverantörer som baseras på ömsesidigt förtroende. Partnerskapet ses idag som en utav de starkaste nyckelfaktorerna till framgångsrik outsourcing.
3.2.7 Selektiv vs total outsourcing
Utvecklingen av fenomenet outsourcing har varit ganska mångsidig, och därmed har de befintliga teorierna om outsourcing varierat. Framtiden är naturligtvis alltid osäker men författarna Hätönen & Eriksson (2009) diskuterar några av de viktigaste och mest troliga riktningar fenomenet outsourcing verkar vara på väg till. I artikeln blev det uppenbart att ledningens intresse ligger till grund för hur de kan outsourca framgångsrikt. Fortsättningsvis vad som tycktes vara viktigt för de intervjuade cheferna var bestämningen bakom outsourcingens framgång. Enligt författarna Lee et al. (2000) växte outsourcingen fram som en viktig metod för att hantera informationssystem. Trots för-‐ och nackdelar kan ingen med säkerhet garantera att outsourcingens prestanda leder till ökad effektivitet. När användningen av outsourcingtjänster började expandera och
bli allt mer populärt, växlade frågan i debatten från användning av outsourcing till hur mycket användning av outsourcing (Lee et al. 2003). Författarna beskriver att under detta skede av outsourcingens utveckling ställdes även frågor om huruvida outsourcingen bör vara total eller selektiv, lång eller kort sikt och om organisationer ska involvera en eller flera leverantörer. Nästa steg i utvecklingen innebar en motreaktion där fördelar med insourcing kontra outsourcing diskuterades (Ibid.). I artikeln skriven av Hätönen & Eriksson (2009) diskuteras nya framgångsfaktorer för outsourcing som kan råda i framtiden. För det första väger företagen allt mer sina möjligheter på vad som ska lägga ut och i vilken utsträckning.
Dessa två teorier om framtidsutsikterna för outsourcing av Lee et al. (2003) och Hätönen & Eriksson (2009) delar samma uppfattning om huruvida organisationer bör outsourca och hur mycket som i så fall bör outsourcas i framtiden. De menar bland annat att organisationer som redan outsourcar en funktion i verksamheten är mer benägna att överväga om outsourcingen bör utvidgas till fler funktioner. Willcocks et al. (2004) diskuterar samma fråga som tidigare författare; om verksamheter väljer att outsourca hela funktioner eller funktioner där även IT inkluderas. Att outsourca hela funktioner kan resultera i att organisationer gör stora vinster (Ibid.).