4 Framtidsförväntningar för ekonomioutsourcing
4.3 Framtidsförväntningar hos leverantörer av ekonomioutsourcing
ekonomifunktioner och IT-‐funktioner fungerar för offshoring då de funktioner fungerar på liknande sätt.
Outsourcing av ekonomiska funktioner hävdar Axelsson vara en pendlande trend som i framtiden kommer växa för att inom 10-‐20 år återgå. Även här tror Axelsson att ekonomifunktioner skiljer sig från IT eftersom IT är lättare att outsourca. En följd av ekonomioutsourcingens framväxt är att organisationer kan bli mer byråkratiska vilket innebär att organisationen drivs mer formellt av bestämda regler. Ytterligare följder som kan ske enligt Axelsson är att det tar längre tid att utföra tjänsterna och att organisationers flexibilitet minskar.
4.3 Framtidsförväntningar hos leverantörer av ekonomioutsourcing 4.3.1 Kontek
Kontek Lön AB är ett familjeägt specialistbolag inom lönehantering, främst för mindre och medelstora bolag, som startade 1934. Verksamheten omfattar utveckling och försäljning av programvaror som support, utbildning, konsultation samt outsourcing. Under året 2015 har satsningar skett inom nya produkter, ny personal samt ökad marknadsföring. Kontek Lön AB går nu kraftfullt in i framtiden med ökade resurser i Stockholm, Göteborg och Ljungby. På Kontek har vi intervjuat Marika Larsson som har arbetat i sju år och är ansvarig över outsourcingförsäljning sedan tre år.
Larsson beskriver att deras kunder består av alla olika bolagstyper, men att deras största kund har runt 1 000 anställda. Vidare tror inte Larsson det är storleken på organisationen som avgör om kunden vill outsourca eller ej, utan det handlar mer om hur komplicerad exempelvis lönehanteringen är för kunden att genomföra själv. Komplexiteten beror på bland annat kollektivavtal, skiftarbetare eller andra avvikelser. Larsson menar att det för kunden kan bli mycket förarbete innan lönen kan betalas ut vilket gör att de sparar tid med outsourcing av lönehanteringen. Kontek upplever att det är mindre hotfullt om de
nya kunder om deras tjänster kan användas som back-‐up vid sjukdom eller annan frånvaro. Generellt sett är avtalen med kunderna långsiktiga, men det beror främst på att de knyts till Kontek eftersom de redan använder deras system. Enligt Larsson är relationen mellan kund och leverantör det som kunden starkt efterfrågar; att snabbt kunna vara tillgänglig vid behov. För Kontek är det viktigt att garantera kundnöjdheten och därför genomför de kontinuerliga telefonsamtal, vid missnöje åtgärdas problemen för att kunder inte ska byta partner om samarbetet inte fungerar. Kontek är extremt styrda av budget och prognoser för att se vilken avdelning som bidrar till lönsamheten och Larsson hävdar att de senaste kontrollerna har resulterat i att ekonomioutsourcing har exploderat.
Kontek upplever marknaden som positiv och att outsourcing av ekonomiska funktioner växer sig allt starkare. Larsson menar att det främst är äldre kvinnor som sköter lönehanteringen på företagen och när de går i pension övervägs funktionen att outsourcas. Detta innebär att sårbarheten är en stor drivkraft till varför outsourcing av ekonomiska funktioner växer. Många företag har idag enbart en person som sköter exempelvis lönehanteringen vilket gör att organisationen blir extremt sårbar om denne skulle vara frånvarande, vilket blir ett slags nyckelpersonsberoende. Enligt Larsson påverkar även globaliseringen och influenser från främst USA att marknaden för outsourcing i Sverige ökar. Ekonomioutsourcing har även blivit en trend och den främsta orsaken är att organisationer behöver renodla sin verksamhet för att lägga mer fokus på kärnverksamheten.
Larsson hävdar att outsourcing av ekonomiska funktioner kommer öka i framtiden eftersom de inte är lika sammankopplade med kärnverksamheten och inte är vad företag i allmänhet lever på. Exempelvis är lön och inköp ingenting organisationen tjänar pengar på, vilket bidrar till att de i framtiden kommer outsourcas mer. Kontek sammanställer egna prognoser om framtiden även om det enligt Larsson inte kan beskrivas som någon rymdforskning. Det är företagets tankar och utifrån det sätts nya mål upp. Eftersom Kontek är ett litet bolag har de inte möjlighet att lägga resurser på
har resultaten ökat varje år i en rasande takt. Sedan Larsson började på Kontek för sju år sedan har det nyanställt ungefär 40 personer, merparten på outsourcing eftersom det vuxit mest. Trots att Kontek är ett litet bolag anser de själva att de inte har någon konkurrens från omvärlden eftersom svenska löner är exceptionella på grund av kollektivavtal. Larsson menar att inga utländska konkurrenter klarar av hanteringen av svenska löner och är därför ingen konkurrens. Enligt Larsson kommer ökad ekonomioutsourcing inte bidra till några speciella konsekvenser, utan menar att antingen är arbetskraft anställd hos leverantörer eller på företag med egen lönehanteringen. Det som troligtvis kommer ske i framtiden är att det ställs högre krav på kompetens hos löneadministratörer, exempelvis certifiering.
4.3.2 Accountor
Accountor, före detta Matrisen, tillhandahåller redovisnings-‐, lönehanterings-‐ och rådgivningstjänster. Hösten 2015 förvärvades Matrisen av branschkollegan Accountor Group, med kontor i flertalet länder i norra Europa. I snart 25 år har Accountor hjälpt små och stora företag att effektivisera redovisning och lönehantering genom outsourcing. De satsar stort på nya digitala tjänster och på att utveckla medarbetarna till att bli ännu bättre på ekonomiadministration. Bolaget levererar nätbaserade lösningar för ekonomifunktioner till alla typer av företag. Vi har intervjuat Ola Fröberg, affärsutvecklare på Accountor sedan ett år tillbaka.
Accountors största kundgrupp är SME-‐kunderna som består av små till medelstora företag. Deras kunder är till största del permanenta och för att skapa de långvariga relationerna utför de en kundnöjdhetskontroll minst en gång per år. Han berättar även att omsättningen har ökat de senaste åren vilket kan kopplas ihop med att kundantalet ökat, dock för de ingen form av statistik. Vidare beskriver Fröberg att det är framtiden för de små företagen som kommer att växa, då han menar att de inte har något annat val eftersom de saknar tillräckligt med resurser.
Fröberg anser att globaliseringen har påverkat framväxten av ekonomioutsourcing då organisationer förr i tiden ville ha den lokala tillgängligheten och kunna ta på pärmarna. Med globaliseringens påverkan behöver inte outsourcingföretagen ligga i grannstaden. Motståndet Accountor stött på är att kunderna inte riktigt känner att de har kontroll på det de lämnar till dem. Det är därför viktigt för Accountor som leverantör att sälja in ett förtroende och visa sin spetskompetens.
Ekonomioutsourcing kommer bli allt vanligare i framtiden berättar Fröberg på grund av att marknaden förstår att organisationer har otroligt mycket att vinna genom att outsourca. Fröberg menar att vi går mot en allt mer automatisk tid och därav kommer det bli billigare med outsourcing över tid. Vidare tror Fröberg att all form av outsourcing kommer att bli starkare då det handlar om resursoptimering. Ytterligare ett tecken på att outsourcing ser ljus ut i framtiden är att Accountor ständigt anställer ny personal. Följder Fröberg hoppas på när outsourcing växer är att de resursoptimerar i stort, dvs att rätt person gör rätt saker i betydligt större utsträckning och därmed ersätts de avdelningar som är ineffektiva och producerar halvt. Att de svenska reglerna är komplexa gör att Accountor inte känner någon konkurrens från andra länder. Fröberg berättar att konkurrenter har försökt flytta till lågkostnadsländer men inte lyckats i någon större utsträckning. Standardisering av automatisering är ett väldigt hett ämne nu och därför sammanställer Accountor prognoser för att skapa beredskap om framtiden av ekonomioutsourcing.
4.3.3 Visma Services
Visma Services AB grundades 1984 och gör sina kunders verksamheter mer effektiva när de erbjuder redovisnings-‐ och lönefunktioner genom outsourcingtjänster. De förenklar och automatiserar verksamhetsprocesser både inom privat och offentlig sektor. Över 400 000 nordeuropeiska kunder använder Visma Services och ytterligare 330 000 använder Visma som hostingpartner. Huvudkontoret ligger i Stockholm med övriga kontor i Falun, Göteborg, Upplands Väsby, Malmö, Malung, Sälen och Uppsala. Vi har intervjuat avdelningschefen för outsourcing av lönefunktioner, Jonas Holmberg, som
Kunder av outsourcing på Visma Services är av väldigt varierande storlek, dock menar Holmberg att Visma Services i framtiden kommer rikta in sig mer på större bolag för att öka sina intäkter. Kunderna och Visma Services har en långsiktigt relation och skriver avtal på minst 2 år. När avtalstiden löpt ut är det mellan 95 % och 97 % av kunderna som förlänger avtalet, vilket tyder på en stark kundnöjdhet. För att försäkra sig om kundnöjdheten ytterligare genomförs NPS-‐undersökningar, Net Promoter Score. Enligt Holmberg har antalet kunder ökat varje år. Detta baseras på statistiska undersökningar av resultat och antal lönespecifikationer som genomförs av Visma Services varje månad. Vidare tror Holmberg att deras kunder outsourcar funktioner som inte är av strategisk betydelse och som inte heller är kopplat till kärnverksamheten. Han menar att kunden saknar rätt kompetens eller har svårt att finna personal som besitter rätt kompetens vilket gör funktionen tillgänglig för outsourcing. Är det större organisationer som väljer outsourcing är det mer ett strategiskt beslut taget av företagsledningen, vilket skapar motstånd från de som dagligen arbetar med lönehantering eftersom deras arbeten försvinner. Mindre organisationer outsourcar för att de saknar resurser, främst då av kostnadsskäl. Framförallt är det sårbarhet, fokus på kärnverksamhet samt kostnadsbesparing som driver Visma Services kunder till outsourcing hävdar Holmberg.
Enligt Holmberg måste ekonomioutsourcingleverantörer erbjuda sina kunder system och lösningar som förenklar löneadministrationen vilket påverkats av digitaliseringsutvecklingen. Holmberg anser även att Sverige influeras väldigt mycket av vad som händer i USA, då de ligger 5-‐10 år framför oss. I USA är det vanligt att organisationer outsourcar allt vilket är något som även växer i Sverige, framförallt i stora företag. I framtiden hävdar Holmberg att ekonomioutsourcing kommer öka vilket visar sig tydligt på Visma Services framtidsprognoser och antal rekryteringar. Den snabba framväxten av outsourcing gör att kraven på lönekonsulter förändras, vilket enligt Holmberg skapar möjligheter för ett ökat utbud av lönekonsultutbildningar. Den ökade ekonomioutsourcingen gör att västvärlden måste fokusera på sina bästa egenskaper för att konkurrera med utländska leverantörer, vilket är att ligga steget före i utvecklingen av kvalitét. För att minimera sina kostnader och förstärka sin konkurrenskraft mot
4.3.4 Aditro
Aditro grundades i slutet av 1980-‐talet av företag i Sverige och Finland som på 2000-‐ talet enats under namnet Aditro. Med huvudkontoret i Sverige och övriga kontor i Finland, Norge & Danmark, levererar de outsourcingtjänster inom HR & ekonomi. HR-‐ området består av rekryteringsadministration, löneadministration och reseräkningsadministration, medan ekonomiområdet innehåller inköp till utbetalning, order till kundinbetalning samt redovisning. Vi har intervjuat Peter Stöckel som är chef över outsourcingverksamheten i Sverige och Danmark sedan två år tillbaka.
Enligt Stöckel strävar outsourcingleverantörer efter långvariga och permanenta kunder då det är kostsamt att ta in en ny kund. Med längre avtal kan outsourcingleverantörer erbjuda en mer rimlig kostnad vilket är mer intressant för kunderna eftersom implementationskostnaden sprids ut över tid. Aditro riktar främst in sig på medelstora till stora företag då deras system är anpassat för det. Systemet begränsar dem från att erbjuda outsourcing till mindre företag eftersom även det blir en för stor implementationskostnad. I framtiden talar Stöckel om att försöka rikta sig till de små företagen för att inte lämna över hela den spelplanen till konkurrenter. En ytterligare anledning är att tillväxten för företaget stått still och för att få en tillväxt måste de ta sig ann en större marknad. För att kunder inte ska välja att byta leverantör eller för att insourca, arbetar Aditro med att kontinuerligt gå igenom leveransen av tjänsten och om eventuella fel uppstått. I den här processen görs även en kundnöjdhetsbedömning efter en fyrgradig skala, där ett är uselt och fyra är topp. Dessa driftmöten är fysiska eller genom Skype eftersom de upplever att mail aldrig skulle leda framåt.
Anledningen till att organisationer idag outsourcar mer är att tekniska lösningar förenklar för outsourcingleverantörer att nå stordriftsfördelar. Stöckel menar att leverantörerna kan hantera en mängd med kunder istället för att var och en ska utföra ett arbete. En annan drivkraft bakom ekonomioutsourcingens framväxt är den prispress som finns i Sverige. På grund av global konkurrens tvingas organisationer se ur ett större
en möjlighet för att lyckas. Det främsta motståndet outsourcingleverantörer möter är det externa från konkurrenter men det uppstår även internt motstånd. Det interna uppstår då det i regel innebär att när en organisation väljer att outsourca en funktion tvingas en personalgrupp att avgå.
I framtiden för outsourcing rent generellt ser Stöckel att det kommer öka men inte i expressfart. Genom att jämföra vad som skett inom andra områden går det se att ekonomioutsourcing i Sverige kommer öka i framtiden då det i nuläget ligger lite efter. Enligt Stöckel går de olika områdena hand i hand eftersom många olika komponenter som redan outsourcas är starkt kopplade till ekonomidelarna. Den lönehantering som Aditro erbjuder outsourcing för kommer leda till att fler organisationer succesivt även outsourcar övriga ekonomifunktioner. Stöckel anser inte att utländska konkurrenter kommer vara ett hot i framtiden trots att de kan erbjuda billigare lösningar. Detta beror på att de svenska kollektivavtalen är komplexa och på att de utländska leverantörerna inte har den kompetens som krävs. Enligt Stöckel är de hot som utländska konkurrenter kan tillföra om de indiska eller amerikanska bjässarna ser den svenska marknaden som intressant och därför köper upp företagen. För att fastställa vilket rekryteringsbehov och för att ha möjligheten att kompensera om en marknad krymper fastställer Aditro kontinuerligt prognoser för framtiden. För ett år sedan tvingades Aditro göra en stor nedskärning av sin personal men under det senaste halvåret har 20-‐30 nyrekryteringar genomförts.
4.3.5 EY
EY bildades 1989 och är ett världsledande företag inom revision, redovisning, skatt, transaktioner och rådgivning. EY består av 28 affärsenheter med totalt 190 000 medarbetare utspridda i 150 länder. EY är även ledande och oberoende rådgivare inom Outsourcing Advisory. Outsourcing Advisory innehåller bland annat: Business Process Outsourcing, Facilities Management Outsourcing, Finance & Accounting Outsourcing, PPP/OPS, IT Outsourcing och Supply chain Outsourcing. Daniel King, partner sedan 10
Kunderna på EY består till största del av stora och globala organisationer. Avtalen med kunderna är långsiktiga och skrivs på minst 3 år med förhoppningar på förlängning. För att bibehålla sina kunder och för att underhålla relationen genomförs det därför samtal årligen om dess kundnöjdhet. I framtiden ser King att mellanstora bolag, med ambitioner om att bli internationella, är en växande kundgrupp. Anledning till att deras kunder väljer att vända sig till dem är för att deras kärnverksamhet inte innebär att producera årsredovisningar eller deklarationer. För kunderna är outsourcing enligt King ett strategival då en försenad eller felaktig deklaration kan bli ett stort problem.
En starkt förändring på marknaden är att kunder till outsourcingfunktioner väljer att paketera in ytterligare funktioner. Enligt King är detta ett tecken på kundnöjdhet och en välutvecklad relation. Prispress, kvalitetsförbättring och efterlevnad av regler är drivkrafter för kunder att outsourca sina ekonomifunktioner till EY. Digitaliseringen har självklart påverkat utvecklingen av ekonomioutsourcing även om effekterna av det ännu inte börjat synas hävdar King. De framtida effekterna beskrivs som att outsourcing kommer byta skepnad och bli allt mer automatiserad. En ytterligare konsekvens av utvecklingen för branschen är att nya tjänster efterfrågas och resulterar i att outsourcingleverantörerna måste agera på flera plan. Även globaliseringen ses som en stark drivare enligt King vilket gör det svårt att ha resurser för att kontrollera internationella regelverk. Organisationer måste känna till internationella regelverk för att ha rätt kompetens att utföra funktionen själv. King ser utländska leverantörer som en möjlig konkurrent vid outsourcing dock inte när det gäller ekonomifunktioner. Kunskap om de skatterättsliga reglerna är svårt att finna i andra länder och därför efterfrågas lokal kompetens.