4 Framtidsförväntningar för ekonomioutsourcing
4.2 Framtidsförväntningar hos användare av ekonomioutsourcing
olika drivkrafterna för outsourcing skiljer sig mellan länderna, dock är kostnadsreducering den största drivkraften i Europa. I Sverige är det tillgång till specifik kunskap, kompetens och resurser som är de största drivkrafterna. Detta skiljer sig från övriga Europa där drivkraften för specifik kunskap minskat avsevärt. Rapporten presenterar även att skälet för de som outsourcar skiljer sig mellan de som outsourcar för första gången och de som väljer att outsourca en ytterligare funktion. För de som outsourcar för första gången är kostnadsreducering den största anledning till att införa outsourcing medan för de som outsourcar ytterligare funktioner vill öka effektiviteten, specifik kunskap och tillgång till resurser.
EY´s rapport visar på ett samband mellan de svenska drivkrafterna och deras val av plats för outsourcingtjänster. Sverige var ett av de länderna som var minst benägna att outsourca offshore och utanför verksamheten. Resultatet från rapporten var förvånansvärt då Sverige inte är ett lågkostnadsland och därför borde vara i behov av att hitta billigare arbetskraft. Detta kan förklaras som en uppfattning om att outsourca utanför verksamheten och offshoring leder till ytterligare komplexitet då det påverkar den optimala kostnadsbesparingen och begränsar effektiviteten. Ett ytterligare samband som framkommer i rapporten är att de länder som outsourcar mest även har en mer mogen syn på outsourcing. Dessa länder outsourcar inte enbart stödfunktioner utan de är även benägna att outsourca funktioner med stark koppling till kärnverksamheten för att skapa konkurrensfördelar.
4.2 Framtidsförväntningar hos användare av ekonomioutsourcing
4.2.1 AddSecure
AddSecure är etablerat i Danmark, Norge och Sverige och har totalt 130 anställda. Deras huvudkontor är i Stockholm samt regionala kontor i Oslo, Göteborg, Malmö och Örebro. De erbjuder säkra lösningar för kommunikation mellan kunders anläggningar och larmcentraler likväl som till centrala system för olika automationslösningar t.ex. inom fastighetsstyrning. Vi valde att intervjua ekonomichefen, Patrik Uddhammar, som
AddSecure outsourcar sin lönehantering och delar av sin IT-‐support sedan fem år tillbaka. Från början var det på grund av besparingsskäl men även för att tillföra ytterligare kompetens. En ytterligare anledning till att de valde att outsourca lönehantering berodde på att företaget inte var tillräckligt stort för att ha en hel löneadministration igång samt att det blev för kostsamt. Uddhammar gav ett exempel på att om organisationen har en eller två anställda som sköter ekonomin är det svårt för dem att vara helt uppdaterade. Det kan då vara till fördel med en outsourcingpartner som har mer resurser och högre kompetens. Enligt Uddhammar är outsourcing ett manuellt arbetsmoment som organisationer slipper och därmed ett hot för de anställda.
Uddhammar hävdar att den främsta anledningen till att outsourcing ökar beror på att organisationer vill se vad som är kärnverksamhet och vad som är deras kärnfunktioner. För att göra det outsourcar de stödfunktioner där de kan hitta partners som är duktiga till lägre kostnader och själva fokusera på de interna resurserna. Uddhammar menar även att globalisering haft en viss inverkan på utvecklingen då de flesta organisationer arbetar på samma sätt och har samma ekonomisystem. Då IT är vanligast idag tror Uddhammar att outsourcing av ekonomifunktioner kommer få svårt att komma ifatt men att det kommer fortsätta utvecklas. En ytterligare anledning till det är att ekonomisystem oftast inte bara är ekonomi. Uddhammar menar att det är själva kärnan i affärsverksamheten då det består av bland annat hela kundbaser och avtalsbaser. Han menar även att ekonomifunktionerna kan vara olika centralt för verksamheter i olika branscher.
4.2.2 Sturebadet Quality Care
Sturebadet grundades 1855 av läkaren Carl Curman. Curman införde medicinska badformer och massagebehandlingar. Drömmen var att ge stockholmare vad de behövde -‐ bad, motion och bättre hälsa. Sturebadskoncernen bedrivs som 5 olika bolag där Sturebadet Quality Care är ett av bolagen. Det är en specialistläkarmottagning kombinerat med en försäkringsmottagning och företagshälsovård. På mottagningen
totalt arbetar 49 personer. På Sturebadet har vi valt att intervjua Carina Wallberg som är VD sedan 2,5 år tillbaka.
I dagsläget outsourcar Sturebadet städ, en del av ekonomifunktionen samt växel. Den del av ekonomifunktionen som de outsourcar är lönehanteringen men i framtiden funderar de på att outsourca hela ekonomifunktionen. Enligt Wallberg är anledningen till att de vill utöka sin outsourcing av ekonomifunktioner kostnadsbesparing. Hon menar att bland annat fakturering är väldigt mycket arbete i förhållande till vad det genererar i intäkter. Genom att outsourca dessa delar kan de lägga fokus på sin kärnverksamhet och därmed förvandla sina fasta kostnader till rörliga. Ytterligare en fördel med outsourcing är att utvecklingen leds utav någon annan, detta frigör resurser för Wallberg då de inte behöver lägga dessa resurser på utveckling och digitalisering.
Enligt Wallberg har globaliseringen tagit med sig en känsla av att inte vara sig begränsad. En annan möjlig globaliseringseffekt är att den lokala arbetskraften inte blir av stor relevans, då arbetet kan utföras från en helt annan plats. Vidare säger Wallberg att hon är villig att outsourca till andra länder men Sturebadet har inte varit i behov av det än då lönehantering inte är en särskilt dyr funktion. I framtiden ser Wallberg att organisationer kommer ha någon form av basfunktion på företaget men att all löpande fakturering, lönehantering och bokföring sker via outsourcing. En anledning till detta är effektivitetskraven men även säkerheten. Wallberg menar att om organisationer exempelvis har en löneadministratör på företaget som blir sjuk kommer lönehanteringen att stå still. Detta problem kan undvikas genom outsourcing då organisationer försäkrar sig från att dessa situationer uppstår. Då det är väldigt dyrt i Sverige att ha anställda anser Wallberg att outsourcing kommer att öka, framförallt ekonomin då fler och fler behöver fokusera på sin kärnverksamhet.
4.2.3 Kalmar Energi
kommunbolag AB. Kalmar Energi erbjuder enbart 100% förnybar energi och arbetar för att få den mest klimatsmarta lösningen. Intervjurespondenten på Kalmar Energi var Maria Schwarz som har jobbat inom organisationen sedan 1999 och är idag chef för affärsstöd.
Funktionerna Kalmar Energi outsourcar är lönehantering men de tar även in konsulter som ersätter vissa delar av funktioner samt hyr in personal. Från början var deras huvudsakliga drivkraft deras höga sårbarhet, detta berodde på att de enbart hade en som var ansvarig för lönerna. Genom att outsourca lönehanteringen ansåg Schwarz att de kunde lägga mer fokus på strategiska och taktiska frågor, då hon anser att denna funktion inte är kopplad till kärnverksamheten och är av strategisk betydelse. Utöver sårbarhetsskälet såg Schwarz även möjligheter till spetskompetens, då de som arbetar dagligen med lön anses vara kunniga. Tidigare outsourcade Kalmar Energi redovisningen för ekonomiska föreningar men drog tillbaks den då det inte fungerade bra. Anledningen till att de bara outsourcade redovisningen för ekonomiska föreningar var dess enkelhet i förhållande till Kalmar Energis egna som är väldigt komplicerad. Schwarz anser att redovisningen är mer kopplad till kärnverksamheten då organisationer utan den får sämre kontroll och spårbarhet. Det motstånd Schwarz stött på anser hon beror på självserviceidén, att alla vill sköta allt själva.
Schwarz anser att utvecklingen av ekonomioutsourcing kommer bli starkt influerad av digitaliseringen. Digitaliseringen har skapat stora förändringar inom ekonomihantering och möjliggjort att det kommer gå i samma riktning som IT. Den känslighet som Schwarz tidigare pratat om kan variera beroende på företagets storlek. Ytterligare en skillnad för de stora företagen är deras möjlighet att outsourca utomlands, vilket globaliseringen ligger bakom. Schwarz anser att detta inte är en möjlighet för Kalmar Energi då de är för små men även på grund av att de vill vara en lokal arbetsgivare. Dock tror Schwarz att ekonomifunktioner blir svåra att outsourca då lönehanteringen omfattar komplexa avtal, eftersom Sverige styrs av många lagar och regler för personal. Schwarz tror att de
menar att ekonomiavdelningen inte kommer se likadan ut om tio år då det blir mindre och mindre handpåläggning och mer och mer automatiska flöden vilket skapar möjlighet till mer outsourcing.
4.2.4 Henjo
Henjo Plåtteknik AB grundades 1945 och levererar helhetslösningar inom plåtbearbetning. Henjo är beläget i Ljungby med 100 anställda och ägs av Söderbergsföretagen, en industrigrupp med starka underleverantör i Norden. På Henjo har vi intervjuat Anders Larsson, CEO sedan två år.
Henjo strävar efter att nå spetskompetens, spara tid och reducera kostnader genom outsourcing av lönehanteringen. Outsourcingen är tillfällig på grund av att de i dagsläget saknar kompetensen att utföra funktionen själva. Larsson ser stora möjligheter för Henjo att outsourca fler ekonomiska funktioner som inte är kopplade till kärnverksamheten om företaget expanderar. Enligt Larsson är de starkaste drivkrafterna till outsourcing att nå högre kompetens, bli effektivare och därmed lägga större fokus på kärnverksamheten. Vidare hävdar Larsson att de slipper utbildningskostnader vid tillämpning av outsourcing. Digitaliseringen har påverkat outsourcing av allt som har med datorer att göra eftersom företag vanligtvis inte har de resurser som krävs för att genomföra funktionen in-‐house. Framförallt IT är komplext enligt Larsson men även lönehantering, dock inte i samma utsträckning. Vidare beskriver Larsson att Sverige påverkas av omvärlden men formar lärdomarna på egen hand för att det ska fungera och passa på den svenska marknaden.
I framtiden tror Larsson att stödfunktioner kommer outsourcas mer men att det är av stor betydelse hur stort företaget är. Detta eftersom att en heltidsanställning, där halva tiden spenderas med löner, inte kan tas bort i ett mindre bolag. Detta skiljer sig för större företag där det krävs heltidsanställning för lön vilket gör att det är lättare för dem att outsourca. Även de funktioner som kräver specialkompetens kommer outsourcas i
kärnverksamheten. Avslutningsvis berättar Larsson att Sverige ligger efter när det gäller outsourcing av ekonomi men att när det väl slår till kommer öka snabbt.
4.2.5 Anderssons Grus
Anderssons Grus AB är ett familjeägt företag som startades 1953. Idag är det andra generationen som äger och driver företaget. Även tredje generationen arbetar i verksamheten. Anderssons Grus AB har tre bergtäkter som finns i Alvesta, Markaryd och Älmhults kommuner. De producerar alla möjliga sorters grus; sand, stenmjöl, singel och makadam, som efterfrågas av marknaden de har även matjord till försäljning. Vi valde att intervjua Inge Andersson som är en av delägarna i bolaget.
Anderssons Grus AB outsourcar sedan 1992 delar av sin bokföring. Som småföretag kan det enligt Andersson vara svårt att få tag på kompetent personal. Bolaget valde därför att outsourca sin bokföring eftersom det gav dem både tid-‐ och kostnadsbesparing. Trots att bolaget nått de fördelar som eftersträvats av outsourcingen ser Andersson inte att bolaget outsourcar fler av sina ekonomifunktioner i framtiden. De övriga ekonomifunktionerna är relativt små vilket gör att outsourcing av dem inte leder till större kostnadsbesparingar. Andersson anser att motstånd kan uppstå i verksamheter där funktioner tvingas lägga ner och anställda blir uppsagda på grund av outsourcing.
Digitaliseringen har enligt Andersson möjliggjort att utförandet av funktioner inte behöver ske på plats vilket underlättar för outsourcing av ekonomifunktioner och påverkar dess framväxt. En annan orsak till att efterfrågan på ekonomioutsourcing ökar är enligt Andersson att det är lättare för organisationer att byta leverantör än att säga upp en anställd om de upplever att outsourcingleverantören inte uppfyller deras krav. Outsourcing av bokföring anser Andersson vara vanligt bland mindre bolag då det är för kostsamt för dem att tillhandahålla en egen ekonomiavdelning. Framtiden för outsourcing generellt kommer enligt Andersson att växa då han ser möjligheter för att även stora organisationer väljer att outsourca delar av sin ekonomiavdelning. Som ett
offshoring. Andersson menar att lagar och regler i Sverige skiljer sig från övriga länder vilket gör det svårt att finna en outsourcingleverantör med rätt kompetens.
4.2.6 Linnéuniversitetet
Ett av Sveriges nyaste lärosäten är Linnéuniversitetet och finns i Kalmar och Växjö. Ungefär 31 000 studenter läser på universitetet vid 150 olika utbildningsprogram och vid 2 000 fristående kurser. Linnéuniversitetet är inspirerade av Carl von Linnés anda och är ett ungt och nyfiket universitet. Linnéuniversitetet har 2 000 anställda i Kalmar och Växjö och bildades 2010 genom en sammanslagning av Högskolan i Kalmar och Växjö Universitet. På Linnéuniversitetet intervjuade vi personalkonsulten Carina Axelsson som arbetet där i 24 år.
Outsourcing av lönehantering är förordningsstyrt för Linnéuniversitetet och alla statliga myndigheter. Statens syfte med införandet av denna outsourcing är att minimera och centralisera kostnader och Axelsson tror vidare att alla ekonomifunktioner kommer outsourcas i framtiden. Dock hävdar Axelsson att kostnaderna av lönehantering för Linnéuniversitetet är väldigt låga vilket gör att outsourcing för dem inte kommer bli ett billigare alternativ. Linnéuniversitetet har ingen avdelning för löneadministration vilket gör att Axelsson inte stött på något internt motstånd. Hon menar dock att de lärosäten som har en avdelning för löner drabbas hårdare eftersom de tvingas till omplacering eller uppsägning av personal. Lönehantering tillhör enligt Axelsson kärnverksamheten eftersom personalen hanterar och registrerar löner och avvikelser själva.
Axelsson tror att efterfrågan på outsourcing främst drivs av kostnadsreducering men även den sårbarhet om den anställda som sköter exempelvis lön är frånvarande. Hon tror även att digitaliseringen har gjort outsourcing möjlig på ett helt annat sätt eftersom det gör material mer tillgängligt och kräver inte att arbetet ska utföras på plats. En annan drivkraft för framväxten av outsourcing i Sverige är influenser och trender från omvärlden. Linnéuniversitetet har aldrig övervägt offshoring av löner på grund av att
ekonomifunktioner och IT-‐funktioner fungerar för offshoring då de funktioner fungerar på liknande sätt.
Outsourcing av ekonomiska funktioner hävdar Axelsson vara en pendlande trend som i framtiden kommer växa för att inom 10-‐20 år återgå. Även här tror Axelsson att ekonomifunktioner skiljer sig från IT eftersom IT är lättare att outsourca. En följd av ekonomioutsourcingens framväxt är att organisationer kan bli mer byråkratiska vilket innebär att organisationen drivs mer formellt av bestämda regler. Ytterligare följder som kan ske enligt Axelsson är att det tar längre tid att utföra tjänsterna och att organisationers flexibilitet minskar.
4.3 Framtidsförväntningar hos leverantörer av ekonomioutsourcing