Utifrån prövningen av tekniker från VIBA tillsammans med tekniker från metoden för arbetsutveckling, som gjordes i kapitel 8 samt ovan gjorda metodjämförelse ges här ett förslag till hur metoderna skulle kunna kombineras till en metod för att utveckla verksamhetsanpassade IT-stöd. Förslaget skall betraktas som en metodhypotes. Detta metodförslag kommer att prövas genom praktisk tillämpning, vilket beskrivs i kapitel 10.
Metoden skall användas för att skapa ett underlag som kan ligga till grund för utveckling av verksamhetsanpassade IT-stöd. Metoden skall ha ett pragmatiskt och kontextuellt perspektiv på verksamheter och IT-användning. Ett IT-stöd skall ses som en förändringsfaktor som skall användas för att förbättra verksamheten. Verksamheten skall antingen bibehållas i dess nuvarande form eller aktivt och medvetet utvecklas till en ny verksamhet. För att informationen och funktionerna i IT-stödet skall bli anpassade till verksamheten krävs det kunskap om hur verksamheten ser ut och fungerar. VIBA identifierades i detta fall ha ett något svagt kontextuellt synsätt samt sakna tydligt fokus på förändring. Aktivitetsteori har ett tydligt fokus på handlingars aktiviteter och således ett mer kontextuellt fokus. Metoden för arbetsutveckling fokuserar också mer på förändring av verksamheter. Synsättet från aktivitetsteori skulle således kunna utveckla synsättet i VIBA till att bli mer kontextuellt och mer fokuserat på förändring. Användandet av tekniker baserade på aktivitetsteori i VIBA för in synsättet från aktivitetsteori i VIBA.
I detta kapitel analyserades arbetsprocessen i VIBA och arbetsprocessen i metoden för arbetsutveckling med aktivitetsteori. Resultatet var en identifiering av de tre gemensamma arbetsområdena verksamhetsbeskrivning, verksamhetsmodellering och analys och design. Det arbetsmoment som är önskvärt att föra in i VIBA från metoden för arbetsutveckling är analys av förändring. Arbetsområdet verksamhetsmodellering kompletteras också med användning av tekniker från aktivitetsteori. Dessa tekniker bidrar med att modellera kontexten och gör det möjligt att modellera problemen i aktiviteten, som sedan utgör underlaget för förändringsdiskussionen. Figur 9.8 visar ett förslag till hur arbetsområdena i VIBA skulle kunna vidareutvecklas med arbetsområden och arbetsmoment från metoden för arbetsutveckling med aktivitetsteori.
Figur 9.8: Vidarutveckling av arbetsområdena.
Verksamhetsbeskrivningen skall ge samtliga deltagare i utvecklingsarbetet kunskap om hur verksamheten ser ut och fungerar, så att utvecklingen sker utifrån verksamheten. Beskrivningen bör bli så objektiv eller intersubjektiv som möjligt, det vill säga att den inte enbart skall beskriva en persons uppfattning om verksamheten. Ett förslag är således att verksamhetsbeskrivningen skall göras av metodanvändaren och valideras av verksamhetsrepresentanter. Metodanvändaren måste då göra ett insamlande av verksamhetsinformation och de tekniker som rekommenderas är intervju och deltagande observation, eventuellt kompletterat med studier av dokument. För intervjuer bör ett
Verksamhetsbeskrivning
Problembeskrivning
Verksamhetsmodellering
Problemmodell
Analys och design
Förändring
Utvärdering
begränsat, men representativt, antal informanter från personalen i verksamheten, väljas. Intervjuerna görs lämpligen först och sedan kan observationerna planeras utifrån materialet i intervjuerna. För att begränsa observationerna bör enbart vissa aspekter studeras.
Verksamhetsbeskrivningen skall utgöra underlag för att sedan kunna göra modeller och analyser. Det finns således behov av att undersöka och beskriva vissa aspekter av verksamheten. Om tekniker baserade på aktivitetsteori skall användas behöver vissa ytterligare aspekter beskrivas i den vidareutvecklade metoden. De aspekter av verksamheten som skall beskrivas är: aktörer, handlingar, handlingsobjekt (information, kunskap, normer, regler, värderingar, råmaterial), kommunikation, arbetsfördelning (planering, fördelning av arbetsuppgifter, roller, maktstrukturer, ansvar, befogenheter), instrument (verktyg, apparater, maskiner och annan produktionsutrustning, metoder och arbetsrutiner, dokument, blanketter och formulär), motiv, mål, resultat och effekter, leverantörer och kunder.
Modellerna av aktiviteter och aktivitetsnätverk föreslogs både i prövningen i kapitel 8 och i analysen i detta kapitel vara möjliga att komplettera handlingsgraferna på en högre abstraktionsnivå. Ett förslag är att det är lämpligt att utgå från verksamhetsbeskrivningen och sedan modellera verksamheten som en eller flera aktiviteter. Sedan kan modeller av respektive aktivitets aktivitetsnätverk göras. Med utgångspunkt från aktivitetsmodellerna skulle handlingsgraferna kunna användas för nedbrytning av aktiviteterna i handlingar. En aktivitet skulle kunna motsvaras av en eller flera handlingsgrafer beroende på omfattningen. En skillnad mot VIBA är också att dessa modeller visar hur verksamheten ser ut idag. Det skulle även kunna finnas möjlighet att modellera faser i verksamhetens historiska utveckling om detta skulle kunna anses som användbar utgångspunkt i förändringsdiskussioner. När aktivitetsmodellerna används finns det då också möjlighet att modellera problemen genom att indikera dem som motsättningar i aktiviteterna.
Det som saknades i VIBA var en analys av förändring som var integrerad med diskussionen om utveckling och införande av IT-stöd i verksamheten och undersökningen av informationsbehovet. En förändringsanalys kan göras utifrån verksamhetsmodellerna och problemmodellerna. Denna kan gärna göras i diskussion med representanter från verksamheten. Utifrån förslag på olika typer av förändringar skapas sedan nya aktivitetsmodeller och handlingsgrafer av den nya förändrade verksamheten. Analysen av informationsbehov behålls så som det är i VIBA. Utifrån samtliga verksamhetsmodeller analyseras sedan verksamhetens informationsbehov med hjälp av användningssituationer, e-interaktioner, dokument och meddelanden.
Figur 9.9: Metodens dokument och deras samband.
Då tekniker baserade på aktivitetsteori används för att komplettera teknikerna i VIBA innebär det att de dokument som skall tas fram kommer att utökas. Figur 9.9 visar dokumenten från aktivitetsteori och hur de har lagts till dokumentstrukturen i VIBA. Dokument i VIBA är markerade med vita rutor och dokument från aktivitetsteori är markerade med grå rutor. Utifrån arbetsområdena har jag valt att samla dokumenten i de fyra grupperna beskrivning, modellering, förändring och informationsbehov. Dokumentet verksamhetsbeskrivning kommer genom mer insamling av verksamhetsinformation och ytterligare aspekter som skall beskrivas än i VIBA att bli mer utförligt. I kapitel 8 beskrevs hur teknikerna för problembeskrivning och problemmodellering skulle kunna användas tillsammans. Dokumentet problemscenarier tas fram i beskrivningen och utgör grund för att göra problemlistan, som sedan är grunden för problemgrafen. I modelleringen används problemscenarierna, problemlistan och problemgrafen tillsammans med aktivitetsmodellerna för att modellera motsättningarna. I förändringsanalysen används samma notation för aktivitetsmodeller och handlingsgrafer som i modelleringen men som visar hur verksamheten kan se ut i framtiden med förändringen. Det är då dessa handlingsgrafer som används som utgångspunkt för användningssituationslistan. I gruppen informationsbehov har ett nytt dokument lagts till som inte direkt kommer från metoden för arbetsutveckling, men som är baserat på aktivitetsteori. Det är att göra enligt förslaget i kapitel 6, att modellera användningssituationer som handlingar. I övrigt föreslås att använda dokumenten i VIBA som vanligt. Modellering Handlingsgrafer Rolldefinitioner Rolldiagram Aktivitetsmodeller Motsättningar Beskrivning Verksamhets- beskrivning Visionsdokument Problemscenarier Mållista Målgraf Kompletterande förutsättningar Informationsbehov Meddelandedefinition Användningssituationslista Användnings- situationsdiagram e-Interaktionslista Dokumentdefinition Dokumentprototyp Tillståndsdiagramför dokument Ordlista Klassdefinition Klassdiagram Tillståndsdiagramför klasser Förändring Handlingsgrafer Aktivitetsmodeller Problemlista Problemgraf Användningssituationer