Målet för projektet var att utveckla ett mobilt IT-stöd för att förbättra samarbetet mellan hemtjänsten och hemsjukvården i Kalmar län. Den verksamhet som har undersökts är således hemtjänsten och hemsjukvården i Kalmar län. Länet består av ett landsting och tolv kommuner. I projektet ingick från början tre av länets kommuner; Kalmar kommun, Borgholms kommun och Högsby kommun. Dessa tre kommuner utgör således ett urval av de tolv kommunerna. Kalmar kommun innehåller länets största stad och är en stadskommun. I länet finns ön Öland med två kommuner som representeras i undersökningen av Borgholms kommun. Högsby är en av Sveriges minsta kommuner till invånarantal och med en av de högsta medelåldrarna. Både Högsby och Mörbylånga är landsbygdskommuner. Stadskommuner och landsbygdkommuner skiljer sig åt i var och hur människor bor och tillgång till service och sjukvård, till exempel närhet till sjukhus. Dessa tre kommuner ansågs således vara representativa för Kalmar län. I dessa kommuner genomfördes en förstudie av hemtjänstens och hemsjukvårdens verksamhet. I varje kommun intervjuades till att börja med den medicinskt ansvariga sjuksköterskan som ansågs ha en övergripande uppfattning om verksamheterna. Sedan intervjuades verksamhetschefer i äldreomsorg och distriktsvård i varje kommun samt en enhetschef inom hemtjänst respektive hemsjukvård. Därtill gjordes också en intervju med en biståndshandläggare i kommunen. Intervjuerna kompletterades med observationer av det operativa arbetet i verksamheterna genom att följa de tre personalkategorierna (vårdbiträde, undersköterska och distriktssköterska) vid de olika arbetsskiften (dag, kväll, natt och helg). För observationerna valdes en hemtjänstgrupp och en distriktssköterskemottagning i varje kommun samt en nattpatrull i hemtjänsten och en kvällspatrull i hemsjukvården. Denna undersökning genomfördes från hösten 2002 till hösten 2003 och resultatet har beskrivits i en rapport – Verksamhetsanalys av hemtjänst och hemsjukvård i Kalmar län (Broberg & Petrakou, 2003).
I den första verksamhetsanalysen användes en metod som innebar en kombination av Soft Systems Methodology (SSM) och aktivitetsteori. De metodsteg som genomfördes var datainsamling, verksamhetsbeskrivning, verksamhetsmodellering och problembeskrivning. För att fördjupa undersökningen och komplettera med en förändringsanalys genomfördes en ytterligare undersökning. Denna undersökning koncentrerades till Kalmar kommun. Erfarenheterna och resultatet från förstudien användes för att planera den andra studien. Inom studien skulle göras verksamhetsanalys och förändringsanalys. Även i denna undersökning användes metoden som kombinerade SSM och aktivitetsteori. I denna undersökning genomfördes metodstegen datainsamling, verksamhetsbeskrivning, verksamhetsmodellering, problembeskrivning och förändringsanalys.
I den andra studien kompletterades verksamhetsinformationen med mer omfattande
observationer. För observationerna valdes en hemtjänstgrupp, en
distriktssköterskemottagning, en nattpatrull i hemtjänsten och en kvällspatrull i hemsjukvården i Kalmar kommun. För att inte utpeka några personer i beskrivningen av verksamheten och problemscenarierna hålls verksamheterna så anonyma det går. I varje
verksamhet genomfördes observationer med olika personalkategorier, vårdbiträde, undersköterska och distriktssköterska, och dessutom med några olika personer med dessa roller i verksamheten. Observationerna utfördes vid olika arbetspass på vardagar, helger, kvällar och nätter. Lika många observationer genomfördes i hemtjänsten som i hemsjukvården och totalt blev det 20 observationstillfällen som varade under ett arbetspass. Observationerna dokumenterades genom fältanteckningar, som skrevs rent direkt efter avslutad observation. Under observationerna studerades vad personalen gjorde och hur de gjorde det, vad de använde för verktyg och information, när de kommunicerade och med vilka. Dessutom studerades när det inträffade situationer som ansågs vara problematiska – där arbetet av någon anledning inte flöt på som det skulle. Datainsamlingen kompletterades också med en del böcker, rapporter och webbsidor med information som allmänt beskrev hemtjänst och hemsjukvård, den politiska strukturen och lagar och regelverk. Datainsamlingen genomfördes under våren 2004.
Beskrivningen delades upp i att först beskriva hemtjänst och hemsjukvård som en del av vård och omsorg. Därefter beskrevs varje verksamhet separat. Verksamheterna beskrevs utifrån aspekterna: motiv, organisation, process, kommunikation, makt och styrning, lagar och regler samt påverkan. Beskrivningen illustrerades av olika figurer som beskriver olika relationer och flöden. Tre sammanfattningar gjordes också i tre figurer, en som beskriver samarbetet mellan hemtjänsten och hemsjukvården och två som sammanfattar respektive verksamhet. Beskrivningarna har lästs av flera personer inom verksamheterna som har haft möjlighet att korrigera beskrivningarna och som nu kan bekräfta att de stämmer. Utifrån verksamhetsbeskrivningen konstruerades aktivitetsmodeller och processmodeller. Under observationerna registrerades ett femtiotal problematiska händelser. Dessa har beskrivits i text som problemscenarier. Scenarierna har lästs och diskuterats av representanter från verksamheterna. Scenarierna har sedan grupperats och analyserats till några motsättningar som beskrivits i aktivitetsmodellerna. Aktivitetsmodellerna, processmodellerna och motsättningarna användes vid diskussionsmöten med personalen. Vid dessa diskuteras problemen och vilka förändringar som skulle kunna genomföras i verksamheten för att förbättra dem.
Detta material användes sedan för att pröva teknikerna i VIBA på. Ingen kompletterande verksamhetsinformation samlades in, utan det existerande materialet användes som det var som underlag. Verksamhetsbeskrivningarna behölls som de var. De var mycket omfattande och beskrev det mesta av verksamheterna. Det gjordes nya och förbättrade aktivitetsmodeller, där verksamheterna beskrevs på olika nivåer. Även modeller av aktivitetsnätverk runt hemtjänst och hemsjukvård konstruerades. Modellerna ändrades från att vara olika konceptuella modeller, som beskrev verksamheten utifrån olika synsätt, till att vara objektiva verksamhetsmodeller. Processmodellerna byttes ut mot handlingsgrafer från VIBA och handlingsmodeller enligt aktivitetsteori. I problembeskrivningen behölls scenarierna som de var. De kompletterades med problemlista och problemgraf från VIBA. Motsättningarna behölls också som de var, men utvecklades något. Förändringsdiskussionerna togs bort och summerades i ett antal förändringsförslag. Meningen var att det nya sammanställda materialet skulle ha använts i projektet som designunderlag för att förbättra kravspecifikationen och som kompletterande underlag för systemutvecklarna vid design och konstruktion av det mobila IT-stödet. Den kravspecifikation som är gjord i projektet baserades på det tidigare materialet. Då projektet inte fortsatte har modellerna som tagits fram i den nya metodtillämpningen inte validerats av verksamhetsrepresentanter.