Strategier för anpassning av IT-stöd och verksamhet

Det finns olika förhållanden mellan utveckling av verksamhet och utveckling och införande av IT i verksamheten. Verksamhetsutveckling är ett område inom organisationsteori, arbetsvetenskap och management som innebär att enligt olika metoder förändra och förhoppningsvis förbättra verksamheten. Många metoder inom verksamhetsförändring har varit dåliga på att se IT som ett medel för att förändra verksamheten (Markus, 2004). Samtidigt har många systemutvecklingsmetoder varit dåliga på att ha stöd för verksamhetsutveckling (Eason, 1988). Att införa ett IT-stöd i verksamheten innebär en förändring som påverkar den. Det innebär att ändra en del i en helhet och det påverkar de andra delarna och helheten (Doherty & King, 2001).

Dahlbom & Mathiassen (1993; 1997) beskriver tre olika typer av informationssystem utifrån strategin med systemutvecklingen. Den första typen utvecklas för att i verksamheten automatisera redan befintliga rutiner och systemutvecklingen handlar om konstruktion. Den andra typen innebär att genom informationssystemet förbättra rutiner i verksamheten och systemutvecklingen handlar om utveckling. Den tredje typen utvecklas för att kunna göra en helt ny typ av verksamhet eller kunna använda nya rutiner och systemutvecklingen handlar om innovation. De tre olika typerna av informationssystem bygger på olika systemsynsätt på problemlösning. De två första typerna delar synsättet att informationssystemutveckling är lösningen på ett givet problem. Konstruktion koncentrerar sig på komplexiteten av problemet och föreslår en rationell och analytisk strategi för att lösa problemet genom konstruktion av ett IS. Utvecklingsperspektivet fokuserar på en osäkerhet och föreslår ett experimentellt sätt för problemlösning. Enligt det tredje perspektivet är problemet inte längre givet och utvecklingen ses inte längre som isolerad från organisationen och systemutvecklingen innebär en integrerad del av organisationsförändring.

Jag vill här föra fram fyra olika förhållanden mellan utveckling av verksamhet och IT: utveckling av IT-stöd med bibehållen verksamhet, utveckling av IT-stöd för att förändra verksamhet, utveckling av IT-stöd med oavsiktligt förändrad verksamhet samt gemensam utveckling av verksamhet och IT-stöd. Detta för att sedan diskutera hur utveckling av verksamhetsanpassade IT-stöd förhåller sig till utveckling av IT-stöd respektive utveckling av verksamhet.

Ett första sätt att utveckla verksamhet och IT är enligt figur 2.11. IT-stödet utvecklas för att vara ett stöd för verksamheten så som den fungerar just nu. IT-stödets funktioner utformas då utifrån det informationsbehov som råder i verksamheten. Syftet med IT-stödet är enbart att vara ett stöd i verksamheten. IT-stödet skall bevara och förstärka arbetssättet i verksamheten och underlätta de arbetsuppgifter som utförs i den. Detta sätt kan jämföras med Dahlbom & Mathiassens (1993; 1997) strategi med att utveckla IT-stöd för att automatisera eller förbättra rutiner, så länge rutinerna inte förändras markant.

Figur 2.11: IT stöder verksamheten.

Verksamhet Verksamhet

Det finns många olika sätt att utveckla verksamheten och IT kan användas som ett medel, se figur 2.12. IT-stödet förs in som en innovation i verksamheten som gör det möjligt att kunna utföra helt nya typer av arbetsuppgifter eller att utföra tidigare arbetsuppgifter på nya sätt. Detta sätt kan jämföras med Dahlbom & Mathiassens (1993; 1997) strategi med att utveckla IT-stöd som innovation eller för att förbättra rutiner om de blir markant förändrade. En variant av detta är naturligtvis också verksamhetsförändring utan IT-stöd som medel för förändring.

Figur 2.12: IT som innovation.

Om IT-stödet inte utformas utifrån hur verksamheten fungerar eller används som ett medel för planerad verksamhetsutveckling, kan effekten av ett införande av IT i verksamheten bli en förändrad verksamhet, se figur 2.13. Skillnaden mot föregående exempel är att den förändrade verksamheten inte är ett mål utan en oönskad bieffekt. Införandet av ett IT-stöd som inte utformats utifrån verksamhetens arbetssätt kan innebära att personalen måste anpassa sitt arbetssätt till IT-stödet. Effekten i verksamheten kan, men behöver inte vara negativ. Effekten på verksamheten vid införandet av IT-stödet kan också vara känd och en medveten uppoffring för att nå andra fördelar genom användningen av IT-stödet.

Figur 2.13: IT-införande får oförutsedda verksamhetseffekter.

Ett fjärde sätt är att medvetet utveckla verksamhet och IT-stöd tillsammans, se figur 2.14. Detta är ett sätt som förs fram inom Co-design (Olausson & Haraldsson, 2005) och Mutual Adaptation (Bygstad, 2005).

Figur 2.14: IT och verksamhet samutvecklas.

Verksamhet Förändrad verksamhet

IT-stöd Verksamhet Förändrad verksamhet IT-stöd Verksamhet Förändrad verksamhet IT-stöd

Verksamhetsanpassning av IT-stöd innebär att de utvecklas utifrån hur verksamheten ser ut och hur arbetet utförs. Syftet med IT är att bli ett stöd i arbetet. Målet med utvecklingen och införandet av IT-stödet är således i första hand att bevara och förstärka verksamheten i sin befintliga form. Att verksamhetsanpassa innebär då inte någon explicit eller strategisk verksamhetsutveckling. Vid en verksamhetsanalys framkommer dock alla möjliga typer av problem som finns i verksamheten. Vissa problem kan lösas med hjälp av ett IT-stöd medan andra inte kan det. Annat förändringsarbete av verksamheten som utförs parallellt med utvecklingen och införandet av IT-stödet skall således inte uteslutas, utan snarare uppmuntras. Helhetsperspektivet innebär att IT-stödet bara är en del i verksamheten. Om andra verksamhetsförändringar genomförs skall IT-stödet och dess funktioner utformas så att det blir ett stöd för den förändrade verksamheten. Vad verksamhetsanpassade IT-stöd absolut inte innebär är att det är verksamheten som skall anpassas till IT-stödet. Det man vill undvika är att IT-stödet skall få icke avsedda effekter i verksamheten när det är infört. Det är IT-stödet som skall anpassas till verksamheten, som den ser ut eller en förändrad verksamhet.