Figur 7.3 Förvaltningsorganisation efter teoretisk

och empirisk prövning. Budgetnivå Beslutsnivå Operativ nivå OBJEKTVERKSAMHET Part Objektägare Objektansvarig Objektsspecialist Kanalansvarig m fl IT-VERKSAMHET IT-systemägare Nivå IT-systemansvarig Styrgrupp Förvaltningsgrupp Systemutvecklare Operatör m fl

Denna nivå skapar förvaltningsverksamheten

företeelser, utan varandras komplementärer, mellan vilka upp- drag bör utformas.

7.4.1 Bemanning av förvaltningsorganisation Att bedriva uppdragsstyrd systemförvaltnings- verksamhet ställer krav på bemanningen av förvaltningsorgani- sationen, eftersom dessa skall representera respektive uppdrag i förvaltningsverksamheten. Därför ges bemanningsdiskussionen särkilt utrymme i avhandlingen. Det viktigaste är att förvalt- ningsorganisationen bemannas av de parter som är delaktiga i förvaltningsarbetet, vilket innebär parterna i de identifierade förvaltningsuppdragen. Att rollinnehavarna har rätt kunnande för att bemanna rollen är också en viktig aspekt att ta hänsyn till vid bemanningen även om denna avhandling inte har foku- serat på kunnande och lärande i förvaltningsverksamheter.

Objektägar- och IT-systemägarrollen bör beman- nas av olika personer, eftersom uppdragsaspekten går förlorad annars. I en situation då samma person bemannar båda rol- lerna blir personen både uppdragsgivare och uppdragstagare. Detsamma gäller objektägarrollen och objektansvarigrollen – men då i vertikal riktning. På detta sätt kan bemanningsfrå- gan lösa problemet med de uppdrag utom förvaltningsorgani- sationen som identifierades i avsnitt 5.1.1, som tenderar att leda till självgenererande förvaltningsorganisationer. Mikroorgani- sationens styrka är att den kan bemannas med personer från olika linjeorganisatoriska parter. I praktiken innebär det att samtliga roller kan komma från olika organisatoriska parter om förvaltningsverksamheten så kräver. Det innebär också att frå- gan om intern eller extern teknisk systemförvaltning eller dag- lig IT-drift och underhåll blir mindre viktig i den enskilda för- valtningsorganisationen. Roller på operativ nivå kan mycket väl bemannas av externa IT-leverantörer. Däremot bör man inte utkontraktera ansvaret (Bryntse 2000; Lacity & Willcocks, 2001) vilket torde innebära att budget och kanske även besluts- nivån bör bemannas från interna parter. Dessa roller blir då en form av professionella beställare och samordnare av IT-leveran- törer. På detta sätt säkerställs att de som ansvarar för tekniken tar ansvar för den tekniska integrationen.

Ovanstående principer kan betraktas som grund-

principer som kan tillämpas oavsett vilken typ av objekt som skall förvaltas. Det finns dock flera beroenden som kan påverka bemanningen av en förvaltningsorganisation. Det kan tex fin- nas ett stort antal potentiella objektägare. Om förvaltnings- objektet är avgränsat utifrån objektverksamhetens produkter borde dock komplexiteten minska väsentligt i förhållande till om det är isolerad IT-systemförvaltning som bedrivs. Situatio- nen kan dock ändå bli komplex. Även här måste då objektägar- skapet och rollerna på operativ nivå lösas med representation, annars finns det en risk att prioriteringen av uppdrag kommer att utföras av IT-parten, något som var fallet på Telekomföreta- get. För att ytterligare säkra rätt representation kan man inrätta en utökad styrgrupp för förvaltningsobjektet.

Ytterligare en aspekt som är viktig att beakta vid bemanning av ansvarsrollerna i en förvaltningsorganisation är verksamhets- och organisationsaspekten. Även om det är det organisatoriska ansvaret som bemyndigar en roll i förvaltnings- organisationen är det viktigt att även betrakta vilken typ av verk- samhet som bedrivs innan rollerna bemannas – dvs att vara extra uppmärksam på skillnaden mellan den verksamhet som bedrivs och organisatoriska gränser. I fallstudien på Banken (se avsnitt 6.2.7) kunde jag med hjälp av PGM (Goldkuhl och Röstlinger, 1998) upptäcka att det inom ramen för objektpartens verksam- het bedrevs en omfattande IT-verksamhet. Detta resulterade i att rollerna på budget och beslutsnivå i IT-verksamheten beman- nades av personer som tillhörde objektsparten. Enbart rollerna på operativ nivå bemannades av de interna IT-leverantörerna. 7.5 Principer för operativ styrning av system-

förvaltningsverksamhet

Fallstudierna visar att det i en systemförvaltnings- verksamhet i allmänhet finns flera förvaltningsobjekt. Även om fallstudierna också visade att antalet förvaltningsobjekt kan reduceras i en verksamhet med hjälp av nytt objektsinnehåll (se avsnitt 7.2.5), kommer den vanligaste situationen även i framti- den vara att det finns flera förvaltningsobjekt i en organisation. Så länge det finns flera förvaltningsobjekt finns det även ett behov av prioritering mellan förvaltningsobjekt. Prioritering ses som en delmängd av förvaltningsstyrning (se vidare tabell

Avsnitt 5.1.1

Avsnitt 6.2.7

Besluts- underlag Strateginivå Förvaltnings- grupp Styrgrupp Riktlinjer Beslut Förvalt nings kontrakt Periodisk rapport ering Ändrings behov utom plan Beslut Uppdrag inom plan Uppdrag utom plan Beslutade Prioriterande Genomförande och införande Kunskaps behov Ändrings behov Tillgänglig- hets behov Nyttjare av förvaltningsobjektet Här styrs och prioriteras förvaltningen ur ett helhetsperspektiv, vilket t ex innebär prioriteringar mellan förvaltningsobjekt inom olika verksamhetsområden

Här styrs och prioriteras förvaltningen för ett objektverksamhetsområde

Här styrs och prioriteras aktiviteter inom förvaltningsobjektet

5.9), men är här betonad mot bakgrund av dess centrala roll när det finns flera förvaltningsobjekt. Principen för styrningen är en tillämpning av projektstyrning med styrgrupp och projekt- grupp som centrala beslutsfora (Engwall, 2001). Styrgruppen bemannas av objektägare och IT-systemägare, medan förvalt- ningsgruppen (jfr projektgrupp) bemannas av objektansvarig och IT-systemansvarig. I figur 7.4 presenteras en utveckling av den styrprocess avseende operativ styrning som finns i Affärs- mässig Förvaltningsstyrning (Nordström och Welander, 2002), genom att visa var styrning och prioritering mellan objekt sker. Den användes också som princip för styrningen av förvaltnings- objekten i fallstudierna (se figur 6.9 och 6.24).

Nyttjarna av förvaltningsobjektet är centralt i modellen i figur 7.4. Dessa har ändrings- och kunskapsbehov och utifrån detta ställs krav på ändringar, stöd till klienter, och tillgänglighet. Förvaltningsgruppen styr och prioriterar förvalt- ningsuppdragen, med objektansvarig som ytterst ansvarig för prioriteringarna. Förvaltningsverksamheten styrs av ett förvalt- ningskontrakt, som styrgruppen som representanter för objekt- part respektive IT-part, har godkänt/undertecknat. Så länge uppdragen ryms inom kontraktet sker avrop mellan objekts- part och IT-part med objektansvarig och IT-systemansvarig som huvudsakliga aktörer. När ett uppdrag faller utanför kon- traktet är det styrgruppen som skall fatta beslut om genomför- ande med objektägaren som ytterst ansvarig. Om beslut om genomförande fattas skall nya resurser tillsättas alternativt skall befintliga resurser omprioriteras. I styrgruppen sker även samordning och prioritering mellan förvaltningsobjekten. För att säkerställa helhetsbilden kan styrgruppen vara gemensam för flera förvaltningsobjekt. Det är troligt att IT-systemägaren bemannas av samma person i flera objekt eftersom ansvaret för IT-systemen ofta är samlat organisatoriskt. På samma sätt sam- ordnas förvaltningsobjekt för olika verksamheter på något som jag kallat för strategisk nivå och därmed kan prioritering och samordning ske mellan förvaltningsobjekt inom olika verksam- hetsområden. Studierna av förvaltningsplanerna visar att den objektstrategiska nivån ofta sammanfaller med någon form av ledningsgrupp som redan finns i organisationen, och då kan lämpligen även dessa frågor tas upp i dessa fora. Antalet nivåer

Figur 7.4 Operativ styrning av förvaltningsverksamhet efter teoretisk och empirisk grundning.

Tabell 5.9

Figur 7.4

Figur 6.9, 6.24

ovanför styrgruppen kan variera i olika organisationer vilket oftast är beroende av hur stor organisationen är. Mot bak- grund av beroendet mellan objektverksamhetens produkter och IT-system är det dock viktigt att dessa frågor integreras i den totala styrningen och inte hanteras i fora vid sidan av den ordi- narie styrningen av objektverksamheten. På detta sätt skapas både en vertikal och horisontell styrning av förvaltningsobjekt och grupper av förvaltningsobjekt.

7.6 Sammanfattning

I detta kapitel har resultaten från avhandlingens teoretiska respektive empiriska studier analyserats vidare fram till ställningstaganden avseende organisering av systemförvalt- ningsverksamheter.

En referensdefinition av systemförvaltningsverk- samhet har presenterats baserad på teori i avsnitt 3.3 och empiri i kapitel 5. Enligt referensdefinitionen innebär systemförvalt- ningsverksamhet följande;

Arbetet med att kontinuerligt styra, stödja, vid- makthålla och vidareutveckla permanenta förvaltningsproduk- ter där IT-system ingår som delar, i syfte att säkerställa till- gänglighet och avsedd nytta i objektverksamheten.

Förvaltningsobjektet har analyserats avseende innehåll och avgränsning och slutsatsen är följande; Förvalt- ningsobjektet bör innehålla IT-system och därmed permanenta förvaltningsprodukter, men avgränsas utifrån objektverksam- hetens produkter. Förvaltningsverksamhetens behandlingspro- dukter avser att behandla de permanenta produkter och IT-sys- tem som ingår i förvaltningsobjektet. I anslutning till detta har en modell för avgränsning och definition av förvaltningsobjekt presenterats. Den teoretiska utgångspunkten för modellen är hämtad från PGM (Goldkuhl och Röstlinger, 1998) (se avsnitt 3.1.2), och är anpassad till systemförvaltningsförhållanden efter resultatet av de empiriska studier som presenteras i kapitel 5 och kapitel 6.

Systemförvaltningsverksamheter har en komplex uppdragssituation (se avsnitt 3.1). Detta ställer krav på att samtliga identifierade uppdrag (se avsnitt 7.3); roll- och pro- duktuppdrag inom och utom förvaltningsorganisationen tyd-

Avsnitt 3.3 Kapitel 5 Avsnitt 3.1.2 Kapitel 5 Kapitel 6 Avsnitt 3.1 Avsnitt 7.3

liggörs i ett förvaltningskontrakt eller motsvarande. En styr- process för operativ förvaltningsstyrning har presenteras som tydliggör ovanstående identifierade uppdrag.

Systemförvaltningsverksamhetens producent benämns förvaltningsorganisation och bemannas av represen- tanter för respektive uppdrag. Organisationsformen är teore- tiskt grundad i avsnitt 4.2.2. I detta kapitel har en förfining av organisationsmodellen presenterats i form av en uppsättning roller och en bemanningsdiskussion har getts speciellt utrymme eftersom bemanningens visat sig särskilt viktig för att lyckas med systemförvaltningsuppdraget (se fallstudierna i avsnitt 5.5).

Avsnitt 4.2.2

8.

Sammanfattning och