Inhyrd it-personal som andel av total it-personal

I dokument Regeringsuppdrag. Rapport Fördjupat it-kostnadsuppdrag. Delrapport 2: Kartläggning av it-kostnader (sidor 45-49)

4.1 It-kostnader – läget 2014 hos 60 myndigheter

4.1.3 Inhyrd it-personal som andel av total it-personal

Andelen inhyrd it-personal ger en bild av it-verksamhetens bemanningssituation. Att använda inhyrd it-personal kan vara en effektiv metod för att på kort sikt klara verksamhetens krav på flexibilitet när verksamhetens förutsättningar förändras.

Däremot kan inhyrd it-personal under längre perioder vara kostsamt. Totalt har myndigheterna 8 416 årsarbetskrafter varav 1 753 är inhyrd. 61 procent av

myndigheterna anger att nivån är tillfredsställande, 14 procent anger att den bör öka och 25 procent att den bör minska.

0 1 000 000 2 000 000 3 000 000 4 000 000 5 000 000 6 000 000 7 000 000 8 000 000 9 000 000

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Verksamhets-kostnad, tkr

Procent E-delegationsmyndigherna Lärosäten Övriga myndigheter

Diagram 9. Inhyrd it-personal (årsarbetskraft) som andel av total it-personal

Nyckeltalet ligger i intervallet noll till 83 procent. Medianvärdet för nyckeltalen är 14 procent och medelvärdet är 21 procent.

Utfallet bör ligga i linje med myndighetens strategi för bemanning och resurs-försörjning och bör följas upp över tid. Men 25 procent av myndigheterna har ingen kompetensförsörjningsplan. En tredjedel av myndigheterna anger att andelen inhyrd it-personal är i linje med kompetensförsörjningsplanen, en tredjedel att det i viss utsträckning stämmer överens och ett fåtal att det inte alls stämmer överens.

Nyckeltalet för samtliga myndigheter är 21 procent - var femte it-resurs är en inhyrd konsult. Utmaningar som it-funktioner med hög andel konsulter står inför är till exempel att säkra kompetensöverföringen från konsulter till den egna organisationen, styra konsultutnyttjandet baserat på roll, uppdrag och kostnad samt effektivisering av den egna enheten.

Några myndigheter och ett antal lärosäten har ingen inhyrd personal. Är detta korrekt så kan det diskuteras utifrån en effektivitetsynpunkt. Att avstå den flexibilitet

inhyrning av personal kan vara en utmaning för verksamheten, eller generera onödigt höga kostnader.

En majoritet av myndigheterna, 59 procent, tycker inte detta nyckeltal är relevant för myndighetens ledning, 41 procent tycker det är relevant. ESV anser att det är

anmärkningsvärt att myndigheterna fäster så låg vikt vid nyckeltalet, då det är en stor kostnad och en central del i kompetensförsörjningen.

-5 5 15 25 35 45 55 65 75 85

Procent E-deleg.mynd Lärosäten Övriga

E-delegationsmyndigheter

I denna grupp ligger nyckeltalet mellan 1 till 46 procent. Medianvärdet för nyckeltalet är 19 procent och medelvärdet ligger på 22 procent.

Gruppen har totalt 4 035 helårsarbetskrafter inom it, varav 888 är inhyrda, vilket motsvarar 22 procent.

Kommentarer från gruppen:

 myndigheten har tagit fram ett ”business case” avseende konsultväxling och jobbar aktivt med detta

 vi har under ett par år nu bytt ut ca 50 konsulter mot egen personal, och har ca 80-90 konsulter kvar samt överväger att växla ut ytterligare konsulter

 det ökade utvecklingsbehovet kommer till stor del att hanteras med inhyrd personal, vilket gör att även detta nyckeltal kommer att öka under de närmaste åren

 vår it-strategi med tillhörande kompetensförsörjningsplan anger ett spann för inhyrd personal.

Lärosäten

Nyckeltalet för gruppen är samlat mellan noll och 19 procent. Medianvärdet för nyckeltalet är 4 procent och medelvärdet är 11 procent.

Gruppen lärosäten har totalt 1754 helårsarbetskrafter, varav 187 är inhyrda. Det motsvarar 11 procent.

Kommentarer från gruppen:

 behov av nya kompetensområden

 behov av specialistkompetens

 inom myndigheten finns en god kompetens vilket gör att inhyrda konsulter inte är så många

 vi kommer framöver att ta in konsulter i större utsträckning då det är hög arbetsbelastning på grund av systemskiften och annat.

Övriga

Spridningen är stor i denna grupp. Inhyrd it-personal varierar mellan noll till 83 procent av total it-personal. Medianvärdet för nyckeltalet är 15 procent och medelvärdet ligger på 26 procent.

Gruppen har totalt 2627 antal helårsarbetskrafter inom it, varav 678 är inhyrda.

Kommentarer från gruppen:

 under 2013-2015 har myndigheten genomfört en omfattande konsultväxling motsvarande mer än 20 årsarbetskrafter

 det finns en intention att växla konsulter mot anställda i den mån det är möjligt

 vi har en väldigt stor andel konsulter idag och vi har börjat vidta åtgärder för att växla inhyrd personal mot egen personal

 målet är att minska andelen konsulter och öka andelen anställda för att säkerställa långsiktig it-förvaltning

 vi tog över it-utveckling och it-förvaltning i egen regi under 2014 och agerar med kraft på att minska andelen inhyrd it-personal till 33 procent, vilket sker enligt den kompetensförsörjningsplan som är framtagen

 om myndigheten inte får anställa fler kommer behovet av inhyrd personal att öka.

Diagram 10. Inhyrd it-personal (årsarbetskraft) som andel av total it-personal

Mindre myndigheter har en högre andel konsulter än större. Det kan bero på att mindre myndigheter inte kan hålla egen spetskompetens utan i högre grad hyr in personal än större myndigheter för att kompensera den mindre organisationens utmaning med flexibilitet.

Av de 17 myndigheter som uppgett att de saknar aktuell kompentensförsörjningsplan har hälften mer än 10 procent extern personal och 3 har mer än 40 procent extern personal. Det kan finnas myndighetsspecifika anledningar till olika behov av extern

0 2 000 000 4 000 000 6 000 000 8 000 000 10 000 000

0 20 40 60 80 100

Verksamhets-kostnader, tkr

Procent E-deleg.mynd Lärosäten Övriga

personal, men att sakna kompetensförsörjningsplan och samtidigt ha en stor andel extern personal medför stora risker. Det kan också medföra onödigt stora kostnader.

Jämförelse mellan 2013 och 2014

2013 låg nyckeltalet i intervallet 2 till 48 procent, med hälften av myndigheterna mellan 14 och 30 procent. Medianvärdet var 23 procent och medelvärdet var 26 procent. Medelvärdet 2014 är lägre jämfört med 2013.

Myndigheterna anger följande skäl för förändringarna i andelen inhyrd it-personal:

 kraven på leveransförmåga har ökat samtidigt som det är svårt att rekrytera personal

 vi ökar medvetet nivån för att snabbt stärka leverans och utvecklingsförmåga

 medveten kompetensväxling till egen personal

 konsultgraden återspeglar en sorts gas och broms som kommer variera mellan åren.

I dokument Regeringsuppdrag. Rapport Fördjupat it-kostnadsuppdrag. Delrapport 2: Kartläggning av it-kostnader (sidor 45-49)