4.1 It-kostnader – läget 2014 hos 60 myndigheter

4.1.6 Kostnad per it-arbetsplats

Den årliga kostnaden för en it-arbetsplats kan indikera om en myndighet

Kammarkollegiets definition av it-arbetsplatser i ramavtal, som inkluderar

användarnas datorer och tillbehör som programvara och bakomliggande stödsystem och infrastruktur/plattform som stöttar drift, support, service med mera. Det går alltså att jämföra tjänsten inte bara med andra myndigheter, utan även med marknaden. I nyckeltalet ingår inte funktionalitet för utskrift, surfplattor eller smarta telefoner.

Genom att använda en etablerad definition av arbetsplats och tillhörande tjänster (Kammarkollegiet, 2010) går det att jämföra standardiserade it-arbetsplatser. Det blir också lättare att ta ställning till vad som ska utkontrakteras. Antalet arbetsplatser hos de deltagande myndigheterna uppgår till nästan 170 000 stycken. Kostnaden för arbetsplatser, 1,3 miljarder kronor, utgör knappt 10 procent av de totala it-kostnaderna. 61 procent av myndigheterna anger att nivån är tillfredsställande, 17 procent avser att öka kostnaden och 22 procent avser att minska kostnaden.

Diagram 15. Kostnad per it-arbetsplats

Myndigheternas redovisade kostnader per it-arbetsplats ligger mellan 2 000 kronor och 56 000 kronor för 2014. Medianen för nyckeltalet är 7 300 kronor och

medelvärdet är 8 000 kronor.

Variationer kan uppstå mellan myndigheter till exempel på grund av yttre faktorer såsom geografisk spridning och verksamhetens säkerhetskrav, men även på grund av faktorer som ofta kan åtgärdas inom en myndighet till exempel graden av

standardisering och automatisering av verksamheten. Erbjuder myndigheten flera varianter av arbetsplatser innebär det högre kostnader för till exempel avtalsvård,

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0

Tusen kronor E-deleg.mynd Lärosäten Övriga

support och underhållskostnader. Bedömd livslängd på hårdvara tillsammans med supportavtal påverkar också kostnaderna.

Nyckeltalet lämpar sig för jämförelse mellan myndigheter, men även för myndigheters interna arbete med att identifiera specifika kostnadsdrivare.

Om de som har en arbetsplatskostnad över snittet på 8 000 kronor per arbetsplats och år skulle sänka sin kostnad till snittet, skulle det innebära en kostnadsminskning om drygt 300 miljoner kronor. Det är 23 procent av kostnaden för arbetsplats, och 2 procent av de totala it-kostnaderna. Nyckeltalet är komplext att beräkna och myndigheterna anger att det är osäkert, men samtidigt pekar spridningen på stor potential till effektiviseringar. Nyckeltalet är definierat i flera komponenter. Flera myndigheter har inte rutin och erfarenhet att ta fram kostnader på komponentnivå och det har därför tagit lång tid för vissa att beräkna detta nyckeltal.

En majoritet av myndigheterna tycker inte detta nyckeltal är relevant för ledningen, medan 42 procent anser att det är relevant. Detta nyckeltal är det som myndigheterna anser vara svårast att beräkna och där osäkerhetsgraden är högst.

E-delegationsmyndigheter

I denna grupp ligger nyckeltalet mellan 3 300 kronor till 27 000 kronor.

Medianvärdet för nyckeltalet är 7 600 kronor och medelvärdet ligger på 12 100 kronor.

Gruppen lägger ca 500 miljoner kronor på ca 40 000 arbetsplatser.

Genomsnittskostnaden är ca 12 000 kronor per arbetsplats.

Kommentarer från gruppen:

 basutrustningen bör bli billigare

 efterfrågan på antal enheter ökar samtidigt som priserna sjunker vilket ger oförändrade kostnader

 kostnaderna kommer att minska i och med bytet av it-driftsleverantör

 vi har hög grad av utkontraktering i dessa tjänster och avtalen återspeglar inte definitionen

 definitionen stämmer inte överens med vår beskrivning av vad en it-arbetsplats kostar per år, vi bedömer att det inte går att jämföra detta nyckeltal med andra.

Lärosäten

Kostnaden per it-arbetsplats skiljer sig mycket mellan lärosätena, mellan 2 000 kronor och 20 300 kronor per år. Medianvärdet är 5 000 kronor och

Lärosätena har ca 66 000 arbetsplatser som kostar ca 430 miljoner kronor.

Genomsnittskostnaden är knappt 7 000 kronor per arbetsplats.

Kommentarer från gruppen:

 i samband med centraliseringen har vi utökat antalet användare av plattformen, men detta har även genererat större antal tekniker inom plattformen, i detta läge har vi inte jobbat med effektiviseringsfrågan, enbart inkluderingsfrågan

 decentraliserad it med stor valfrihet, men vi har påbörjat ett utvecklingsarbete för att standardisera arbetsplats

 här har vi tagit med den standarddator vi har till alla, men i verksamheten finns också många andra it-arbetsplatser som används för forskning som vi inte har räknat med här

 nyckeltalet är ej tillförlitligt.

Övriga

Kostnaden för en it-arbetsplats varierar mellan 3 800 kronor till 56 000 kronor.

Medianvärdet för nyckeltalet är 9 000 kronor och medelvärdet ligger på 6 800 kronor.

Myndigheterna i gruppen har ca 62 000 arbetsplatser. De kostar drygt 420 miljoner kronor. Den genomsnittliga kostnaden är knappt 7 000 kronor.

Kommentarer från gruppen:

 bedömer att myndigheten har en bra it-infrastruktur för själva arbetsplatsen, som är hyfsat kostnadseffektiv och ett framtida aktivitetsbaserat arbetssätt gör att värdet ökar

 trenden är att vissa delar i kostnaden har ökat, det borde finnas utrymme att optimera

 PC:s kommer att bytas ut under 2015 vilket kommer att innebära en ökad kostnad

 kan variera beroende på livscykel för datorer och utrustning som vi kostnadsför direkt

 vi behöver veta exakt vad som ingår i it-arbetsplatsen för att kunna göra korrekta beräkningar.

Diagram 16. Kostnad per it-arbetsplats

I gruppen övriga myndigheter är det de mindre myndigheterna som har de högre arbetsplatskostnaderna. I de två andra grupperna saknas mönster.

Jämförelse mellan 2013 och 2014

Myndigheternas redovisade kostnader ligger mellan 3 993 och 21 253 kronor för 2013, med hälften av myndigheterna mellan 7 697 och 14 724 kronor. Medianen är 11 300 kronor. Medelvärdet låg runt 8 000 kronor.

Hos myndigheterna som var med båda åren är förändringen mindre hos knappt hälften av myndigheterna. Två myndigheter har fördubblat sin kostnad samtidigt som ett antal har halverat eller minskat kostnaderna med en tredjedel.

Förslag till utveckling av nyckeltalet

Nyckeltal kostnad per it-arbetsplats kan till exempel kompletteras med kostnaden för it-arbetsplatser som andel av den totala it-kostnaden och antal it-arbetsplatser per it-personal.

Beskrivningar i vägledning kan förbättras och flera vägval beskrivas. Vidare kan beskrivningarna av hur man praktiskt går till väga när olika kostnader ska fördelas mellan olika tjänster eller applikationer tydliggöras.

0 2 000 000 4 000 000 6 000 000 8 000 000 10 000 000

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0

Verksamhets-kostnader

Tusen kronor E-deleg.mynd Lärosäten Övriga

ESV anser att nyckeltalet är relevant för ledningen. Dels som en indikator på hur väl myndigheten kan beräkna kostnaden för komponenter och tjänster men också ur perspektivet att det är en stor andel av den totala it-kostnaden, den är jämförbar mellan myndigheter och den går att utkontraktera. Samtidigt behöver myndigheterna stöd när kostnaderna ska identifieras och beräknas.

Antal arbetsplatser per anställd

Myndigheterna har kommit långt i att få antalet arbetsplatser per anställd att närma sig en per person (antalet inrapporterade arbetsplatser dividerat med antal anställda).

Den eventuella besparings- eller rationaliseringspotential som finns inom området ligger således troligtvis främst i standardisering av varianter. Kostnaden för

arbetsplatser uppgår till knappt 10 procent av den totala it-kostnaden, vilket gör det till en så pass stor kostnadspost att den förtjänar fortsatt uppmärksamhet inom myndigheterna. Det blir än tydligare vid en sammanslagning av kostnaden för arbetsplats och kostnaden för telefoni, som i snitt uppgår till knappt 5 procent av kostnaderna.

I dokument Regeringsuppdrag. Rapport Fördjupat it-kostnadsuppdrag. Delrapport 2: Kartläggning av it-kostnader (sidor 55-60)