De deltagande myndigheternas it-kostnader under 2014 var ca 15,5 miljarder kronor.
Drygt 40 procent av myndigheterna anger att it-kostnaderna bör öka. Om en
myndighet inte vet vad it kostar och inte genomfört kostnadsjämförelser är det svårt att ta ställning till om tillhandahållandet av it är effektivt. Att ha kunskap om sina kostnader för it är också en förutsättning för att ta ställning i frågor om it-försörjning.
Om fler myndigheter deltar i arbetet skapas bättre möjligheter att jämföra
myndigheter med likartad verksamhet. Ett exempel är lärosätena som för de flesta nyckeltalen visar mindre spridning än gruppen i övrigt. Det innebär att lärosäten med lägre kostnader i realiteten kan fungera som goda exempel och bidra med
erfarenheter till gagn för hela gruppen. Att identifiera flera kluster är centralt, men kan också ske genom att myndigheter själva initierar samarbeten..
Resultaten för de olika nyckeltalen för 2013 respektive 2014 uppvisar stora
skillnader. Myndigheterna uppger två huvudsakliga skäl för detta – dels att det finns faktiska förklaringar till förändringen i verksamhet eller kostnadsutveckling, men också att man beräknat nyckeltalet på ett annat sätt eller att man lyckats identifiera fler kostnader kopplade till nyckeltalet. ESV bedömer att dessa förklaringar är rimliga och att kvaliteten i mätningarna kommer att öka över tid i och med att begreppen diskuteras och förankras i statsförvaltningen.
ESV ser ett stort värde i att kombinera delar i mognadsmätningen med nyckeltal.
Nyckeltalen är viktiga verktyg för att säkerställa att myndigheten följer sina beslutade strategier. För att bedöma hur väl myndigheten följer sin strategi för it-försörjning är nyckeltalen för utkontraktering och bemanning centrala. Ska man kunna följa sin strategi för kompetensförsörjning är man beroende av att veta hur bemanningen sker. Ledningens intresse för nyckeltalet inhyrd personal bedömdes vara lågt vilket är ett resultat som förvånar ESV. Tre av de myndigheter som anger att de saknar aktuell kompetensförsörjningsplan har mer än 40 procent inhyrd personal på it. Detta kan självklart medföra onödigt stora kostnader och risker vad gäller kompetens.
ESV bedömer mot bakgrund av följande iakttagelser att det finns behov att stärka förmågan att beräkna it-kostnader och kostnadsmedvetenheten i statsförvaltningen:
ett högt antal deltagande myndigheter uttrycker svårigheter med att ur befintlig rapportering utläsa it-kostnader
det tog för lång tid och för mycket resurser för flera myndigheter att ta fram nyckeltalen
flera av de deltagande myndigheterna hade problem eller kunde inte beräkna sina lagringskostnader
det finns indikationer på att det finns it-kostnader som inte kunnat identifieras på grund av att de redovisats inom verksamheten och inte behandlats på ett sätt som gör dem identifierbara.
5 Det fortsatta arbetet
ESV:s slutsats är att regeringsuppdraget till ESV och de ingående myndigheterna har bidragit till en ökad kostnadsmedvetenhet och ett ökat intresse hos myndigheterna att jämföra sig och lära av varandra. ESV:s bedömning är att arbetet med it-kostnader och digital mognad bidrar till stärkt styrning och till ett effektivare tillhandahållande av it i myndigheterna. Det stärker möjligheterna för effektivare verksamhet med stöd av it samt verksamhetsutveckling med stöd av it.
ESV anser att nyckeltal och mognadsmätningar skapar ett ökat förändringstryck och kostnadsmedvetenhet och ser ett stort värde i att arbetet med it-kostnader och nyckeltal samt mognadsmätningar fortsätter. ESV:s bedömning är att en gemensam struktur och definitioner är en viktig del i arbetet att effektivisera tillhandahållandet av it och bättre tillvarata it som möjliggörare i verksamhetsutveckling inom
statsförvaltningen. Det är viktigt att myndighetsledningen får kännedom om hur it kan förbättra myndigheternas effektivitet och utveckla möjligheterna till gemensamt lärande.
Den här rapporten väcker många frågor men kan ändå ligga till grund för ett antal ställningstaganden. ESV bedömning är att myndigheternas interna styrning och kontroll med fokus på it behöver utvecklas och stärkas. Särskilt tydlig är det inom områdena it-försörjning och nyttorealisering. ESV konstaterar att
myndigheterna som ingått i arbetet lade 15,5 miljarder kronor på it under 2014
knappt hälften har en aktuell och fungerande strategi för sin it-försörjning
15 procent av myndigheterna saknar helt en it-försörjningsplan
20 procent av den personal som arbetar med it är inhyrd och 14 procent av verksamheten är utkontrakterad.
myndigheterna har en portfölj med strategiska it-projekt som uppgår till 8,5 miljarder kronor, varav 2,5 miljarder kronor avser 2015
bara knappt en tredjedel av myndigheterna har en portföljstyrning som används fullt ut
endast 17 procent av myndigheterna har en beslutad modell för nyttohemtagning som efterlevs.
De myndigheter som ingått i E-delegationen visar i genomsnitt högre mognad än övriga myndigheter. E-delegationen har bidragit i utvecklingen av dessa frågor. Det visar att det är nödvändigt att samarbeta kring dessa frågor, och att det tar viss tid innan nyttan blir uppenbar. Även flera lärosäten har högre mognad då de ingår i olika nationella och internationella nätverk som arbetar med it-kostnader.
ESV anser att det är viktigt att utvecklingen sker inom ramen för den svenska förvaltningsmodellen och resultatstyrningen. Görs avsteg bör dessa göras tydligt och medvetet. Det är centralt att ett starkt helhetsfokus balanseras med de enskilda myndigheternas verksamhetsmål.
ESV lämnar några förslag till fortsatt arbete nedan, med utgångspunkt i ESV:s bedömningar. ESV kommer fortsätta att utveckla förslagen till den rapport ESV lämnar i december. I rapporten i december ska ESV lämna förslag till regeringen på hur mätning och rapportering av de statliga myndigheternas it-användning kan utvecklas och hur statsförvaltningens digitalisering kan följas upp. Detta kan bland annat omfatta hur statliga myndigheter ska mäta och rapportera effektiviteten i användningen av it, it-kostnader, strategiska it-projekt och projekt med hög risk.