Inköpsprocessen 2014

En tidigarelagd projektering påverkar, eller åtminstone borde påverka, inköpsprocessen.

Därför representeras det utökade arbetet med tidig projektering och under upphandlings- och projekteringsprocessen 2014 av ett nytt processteg även i processkartan för inköpsprocessen 2014 (figur 4.17, jfr inköpsprocessen 2010 i figur 4.6 ). De utdragna processtegsblocken för beredning och inköp av material (figur 4.17) åskådliggör hur de här aktiviteterna sker parallellt med projekteringen och är beroende av ett informationsflöde från

projekteringsgruppen. De streckade pilarna illustrerar hur omtag sker av beredning och inköp, vid ändringar i form av nya kundval och reviderade handlingar.

Nämnas kan också att inköp och administrationen av avtal med leverantörer samordnas mellan produktionsenheterna. 2010 sköttes samordningen av den tidigare chefen för

materialadministration (MA) i Torsby, vars nuvarande befattning har ändrats till Inköpschef med andra arbetsuppgifter. Idag sköts samordningen av produktionsenheternas inköp av en central samordningsfunktion, dock fortfarande förlagd i Torsby.

Internrekryterad inköpare

Övriga förändringar i processkartan för inköpsprocessen (figur 4.17) kan till viss del bero på att den tidigare inköparen gått i pension varvid en ny inköpare övertog arbetsuppgifterna under hösten 2013. Arbetssättet och arbetsuppgifterna i inköpsprocessen är likartade jämfört med 2010, men vissa förutsättningar är nya. Den nuvarande inköparen i Sandsjöfors arbetade tidigare som lagerförman i fabriken, och har därmed tagit värdefulla kunskaper, om hur produktionsprocessen fungerar och vilka behov som finns i fabriken, med sig in i

inköpsprocessen. Den nuvarande lagerförmannen, som håller på att bytas ut, kontrollerar lagernivåer och uppdaterar lagerstatus i Visma. Inköp av lagervaror sker kontinuerligt utifrån automatiskt genererade beställningsförslag i Visma. Hanteringen av lagermaterial och fysiska hanteringen av material uppges fungera bra.

Visma för beredning och inköp av material

Inköparnas arbete utgår helt ifrån Visma, där inköpsplaner med beställningspunkter upprättas och alla listor genereras. Så länge saldona i Visma stämmer fungerar allt bra.

Tidigare upprättades inga materialspecar för El och VVS, vilket delvis förändrats. Sandsjöfors har en elprojektör in-house, som arbetar i Visma. Han upprättar materialspecar, bereder och gör inköp i Visma. För VVS görs det ingen beredning i Visma. Beställningen sköts däremot i Visma och utförs av VVS själva. Vidare tar tas det ut material efter behov under monteringen.

Förutom det objektsspecifika materialet finns det även en hel del lagermaterial, även för El och VVS. Varje dag gör inköparen beställningsförslag för alla tre teknikområdena, El, VVS och Bygg, och skickar beställningar för lagermaterial. Det här uppges fungera mycket bra.

Materialberedning för Bygg sker genom Visma. Underlag för materialberedningslistan lämnas över från Projektering till Inköp, där beredaren för in artiklarna i Visma manuellt. Inköparen upprättar en inköpsplan, utifrån vilken inköp och avrop sker. Ändringar, som att

tillverkningsort ändras, eller att aktiviteter i huvudtidplanen byter plats, innebär stora

konsekvenser för nästan alla i produktionskedjan, även för Inköp. Det som ändras måste ligga väldigt långt fram i tiden för att alla ska hinna ställa om utan att det medför alltför stora konsekvenser. Moelven i Sandsjöfors har i dagsläget beräknad beläggning fram till semestern nästa år, med planerad tillverkning och produktion (Lars Sörsjö, Projektör).

Detalj- och blockritningar

Ritningar

Sammanställning

Produktions-pärmar r Första version

av Materialspec i Visma Tidig projektering och

förprojektering

I verkligheten jagas beslut fram och man trycker ut de första handlingarna

för fort, vilket gör att det blir många ändringar i efterhand, som i sin tur resulterar

i omtag i inköpsprocessen. Redan utförda beställningar måste avbokas och göras om, inköpsplan måste ändras och det blir svårt att

få fram tidskritiskt material i tid.

Beredning och inköp av övrigt material

Listor

Godsmottagning

Checklista Beredning och inköp

av tidskritiskt material Projektering El in-house

K-ritningar

Projektering VVS in-house

Projektering Bygg in-house

El-ritningar

VVS-ritningar

Projekterings-samordning

”Färdiga”

ritningar

Figur 4.2. Processkarta över Inköpsprocessen 2014.

Inköps- och ordergången 2014

Processkartan för inköps- och ordergången (figur 4.18) är i princip oförändrad sedan 2010, men även här har förutsättningarna förändrats något. Tidigare sköttes större delen av både beredning och inköp av samma person, inköparen. Idag har funktionerna specialiserats så att MA-ansvarige sköter all beredning och inköparen sköter inköp. I stort sett allt material ska föras in och beredas i Visma, vilket fungerar bättre idag än för fyra år sedan. Att

verksamheten vuxit sedan 2010 torde vara en bidragande orsak till ett behov av både utökade personalresurser och specialisering av funktioner inom inköpsprocessen.

Förbättringsåtgärdernas genomslag

Förbättringarna som gjorts i sälj- och projekteringsprocessen, avseende framtagna

standardbeskrivningar, optimeringsgruppens arbete, förprojektering och tidig projektering, har inte lyckats lösa problemen i inköpsprocessen. Inköparna får fortfarande inte underlag för beredning, i form av materialspecar, från projektering i tid för att hinna med att göra inköp.

Ibland kommer underlagen först då det är sex veckor kvar till produktionsstart, vilket är för sent för att hinna göra inköp av tidskritiska material.

Införande av beskedtidplanen har inte heller haft samma positiva inverkan för

inköpsprocessen som för projekteringsprocessen. Att beslut fattas och besked kommer in i god tid är i sig bra, men det är viktigt att det är rätt beslut och att beskeden står fast. Vid ändringar och revideringar stämmer inte de ursprungliga materialspecarna, där kanske tidskritiska material angivits och redan hunnit beställas. När underlagen för inköp ändras måste inköpsprocessen göras om. Redan beställt material måste avbeställas och göras om. I de fall material redan hunnit tillverkas eller levereras står man med ytterligare kostnader för material som inte längre behövs. Man anger

att leverantörerna i många fall är återkommande och att man har goda relationer med dessa och de anstränger sig för att tillmötesgå Moelvens behov, exempelvis genom delleveranser vid långa ledtider av tidskritiskt material.

Färdigberett material vs egen beredning Avvägningen gällande inköp av färdigberett material kontra egen fysisk beredning har gått mot att Moelven bereder mer och mer material själva. Leverantörerna vill sälja stora kvantiteter av färre sorter för att kunna erbjuda lägre priser. I och med att

marknaden ser ut så har man på Moelven

anpassat sig till detta genom att utföra mer och mer av beredningen själva. Förutom en marknadsanpassning innebär det att man äger sina processer i högre grad, vilket ligger i linje med definitionen av industriellt byggande (Lessing 2006).

Tolkning

I dagsläget sätts tiderna i första hand för att projektering ska hinna få fram underlag i tid för produktionsstart. Inköpsprocessen bör beaktas i högre grad och bör få påverka tidplanen, så att stopptiderna i beskedtidplanerna sätt även utifrån förutsättningarna i inköpsprocessen.

Både säljare och projektörer måste vara medvetna om vilka lösningar som är möjliga att projektera och kan erbjudas kunden, inom givna tidsramar.

Material- beredning och inköps-planering Beredda specar i Visma Välja ut artiklar för inköpsorder i beredningen i Visma (utifråntider i inköps-planeringen)

Justering av leveranstider i VismaJusterade specar i Visma Order till leverantör Orderbe-kräftelse frånleverantören Material-leverans Gods-mottagning Återrap-portering iVisma om vad som levererats

Restat material förs inmanuellt iVisma Faktura-kontroll Uppdaterade specar iVisma

Lagerhantering Hålla koll på lagernivåer, upp-datera lager-status i Visma Kontinuerliga inköp av material som hör till lager-standardBeställningsförslag i Visma (genererasautomatiskt) med fast beställningsmängd Godkännande/ickegodkännande av beställningsförslag I PRODUKTION

Figur 4.18. Processkarta över inköps- och ordergång 2014.

Beredning och inköp av övrigt material 2014

Beredning och inköp av övrigt material (åskådliggjord med processkarta i figur 4.19 nedan) är en delprocess i inköpsprocessen (figur 4.17). Som nämnts tidigare i det här avsnittet, under rubriken Inköps- och ordergången 2014, har beredningen särskilts från inköpsfunktionen så att en beredare arbetar på heltid med upprättande av materialspecar och beredning, medan inköparens funktion renodlats. I och med att ansvaret för beredningen är samlat hos en person, som sköter beredningen av allt material som köps in via Sandsjöfors, fungerar det här

processteget bättre än för fyra år sedan. Uppdelningen har gjort att beredningen tydliggjorts i byggprocessen och fått höjd status. Representanter från både inköps- och

projekteringsprocesserna menar att förändringen är positiv och att uppdelningen mellan MA-ansvarig och inköpare har gjort att både beredning och inköp fungerar bättre.

Inköpsplanering Inköpsplan(ett levande dokument!)

Inköp Leveranser, mottagning Lagring Materialbered-ningslistor Överlämning av projektfrån Sälj till projektledare Ritningar och besk-rivningar som är så färdiga att objektetsutseende är klart ihuvuddrag. Material mäng-das, specas oförs manuellt in i Visma Skapande av listor som används i produktion och på montageplats Plocklista

Lösmateriallista till truckförare ochlagerförman

Materiallistor till truckförare ocharbetsstationerProduktion. Distribution av material till arbetsstationerKomplettering av plocklista.

Produktions-planering ochöversiktlig tidplanering Produktionsplanoch tidplanerProduktionsplaner ochtidplaner bearbetas ochförfinas kontinuerligt. De ger indata i inköps-planeringen tillsammans med resultat från beredning och projektering. Kompleplocklista

Figur 4.19. Processkarta över Beredning och