slutliga urvalsprocessen är genomförd eller ett kontrollprojekt är avslutat bör dock uppgifterna gallras omedelbart, om inte granskning har påbörjats av den som uppgifterna avser. Det bör åligga regeringen eller Riksarkivet att meddela föreskrifter om undantag från den annars gällande ettårsregeln.
Uppgifter som behandlas i en databas
I de fall då databaserna av olika skäl inte kan anses särskilt integritets-känsliga bör arkivlagens bestämmelser tillämpas. Några särskilda regler om bevarande och gallring för att garantera enskildas integritet behövs inte, samtidigt som arkivlagens bestämmelser säkerställer att uppgifter bevaras i den omfattning som offentlighetsprincipen kräver.
För databaser som är mer integritetskänsliga anser regeringen i likhet med utredningen att det lämpligaste är att det i lag anges huvudregler för när gallring skall ske, men att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer, Riksarkivet, ges möjligheter att föreskriva eller fatta beslut om undantag när det anses motiverat. Därigenom blir det möjligt att ta hänsyn till såväl offentlighets som integritetsintressen, utan att det samtidigt kräver en mer omfattande eller tillkrånglad författningsreglering. Att uppgifter skall gallras ur en databas innebär inte med nödvä ndighet att uppgifterna raderas från lagringsmedierna eller förstörs på annat sätt. Det kan vara tillräckligt att åtgärder vidtas så att uppgifterna inte är tillgängliga för myndigheten i den löpande verksamheten.
Det kan finnas anledning att i någon form bevara uppgifter som inte längre bör finnas tillgängliga i en databas. I de fall uttryckliga gallringsbestämmelser skall finnas för en databas har dock regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer alltid möjlighet att meddela föreskrifter om att uppgifter som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. Med en sådan ordning är det möjligt att utnyttja den kunskap och överblick som arkivmyndigheterna besitter i fråga om arkivbildning. Därigenom kan irreparabla misstag i form av oåterkallelig och från arkivbildningens synpunkt felaktig gallring lättare undvikas.
8.11 Mynd igheters avgiftsuttag vid utlämnande av uppgifter
Regeringens förslag: En myndighet som är personuppgiftsansvarig för behandling av uppgifter i en databas skall få ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ur databasen. Regeringen skall meddela närmare föreskrifter om avgiftsuttag.
Prop. 2000/01:33
119 Rätten för myndigheter att ta ut avgifter skall inte få innebära
inskränkning i rätten att enligt tryckfrihetsförordningen ta del av och mot fastställd avgift få kopia eller utskrift av allmän handling.
Utredningens förslag överensstämmer med regeringens.
Remissinstanserna: Riksförsäkringsverket, Rikspolisstyrelsen och Pliktverket avstyrker förslaget om att avgifter normalt skall tas ut inom folkbokföringsverksamheten. Statskontoret ställer sig tveksamma till förslaget om att avgifter skall tas ut på all folkbokföringsinformation.
Lantmäteriverket motsätter sig inte avgiftsuttag, men anser att frågan måste analyseras ytterligare.
Skälen för regeringens förslag: I dag får avgifter tas ut för utlämnande av uppgifter ur aviseringsregistret. Undantag har dock gjorts för utlämnande av uppgifter till Rikspolisstyrelsen, Riksförsäkrings-verket, Totalförsvarets pliktverk, Lantmäteriverket och Statistiska centralbyrån. Vidare har regeringen i beslut medgett att Riksskatteverket, skattemyndigheterna och kronofogdemyndigheterna får ta ut avgift för att lämna ut uppgifter ur regionala folkbokföringsregister, skatteregister, regionala fastighetstaxeringsregister, utsökningsregistret samt registren för betalningsföreläggande och handräckning. Medgivandet gäller inte utlämnande som följer av offentlighetsprincipen eller annars av en skyldighet enligt lag eller förordning att lämna ut uppgifter. Medgivandet gäller till den 1 juli 2001. Rätten att ta ut avgifter enligt regeringens beslut har av de olika myndigheterna utnyttjats i olika omfattning.
Avgifter tas bl.a. ut inom exekutionsväsendet för utlämnande av uppgifter till kreditupplysningsföretag samt inom skatteförvaltningen för utlämnande till kreditupplysningsföretag, kommuner, landsting och församlingar.
Den information som förvaltningen förfogar över bör så långt som möjligt kunna utnyttjas av medborgare, förvaltning och företag. Detta med beaktande av integritets-, sekretess- och säkerhetsaspekter.
Riksdagen har utifrån dessa utgångspunkter tagit ställning till en enhetlig princip för myndigheternas uttag av avgifter för att i elektronisk form tillhandahålla begärda uppgifter (prop. 1997/98:136, bet. 1997/98:KU31, rskr. 1997/98:294). Principen innebär att avgiften bör grundas på kostnaden för att ta fram och distribuera informationen men att det i vissa fall kan finnas skäl att ta ut avgift som även täcker kostnaden för att t.ex.
insamla och registrera informationen. Det är enligt regeringens mening nu lämpligt att med vissa undantag införa denna princip vid utlämnande av uppgifter från skatte- och kronofogdemyndigheterna samt Tullverket.
Enskilda har normalt möjlighet att få tillgång till uppgifter med stöd av tryckfrihetsförordningen. För sådant uppgiftsutlämnande finns särskilda bestämmelser om avgifter. När enskilda vill ta del av en större mängd uppgifter på medium för automatiserad behandling – vilket inte omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser – av t.ex.
marknadsföringsskäl eller av andra orsaker som betingas av bedriven näringsverksamhet, finns det enligt regeringens mening anledning att låta dem som drar nytta av uppgifterna bidra ekonomiskt till den verksamhet från vilken utlämnandet sker. Vid utlämnande på elektronisk väg till enskilda bör de utlämnande myndigheterna således få ta ut avgifter.
Prop. 2000/01:33
120 Avgifter bör också få tas ut vid utlämnande till andra myndigheter.
Avgifter bör dock – med undantag för det utlämnande som görs från folkbokföringen – inte tas ut om utlämnandet följer av lag eller förordning.
Det grundläggande syftet med folkbokföringen är att tillgodose samhällets behov av folkbokföringsuppgifter, vilket skulle kunna tala för att avgifter inte skall tas ut i den verksamheten. Det kan nämligen argumenteras för att ett frekvent utlämnande av folkbokföringsuppgifter kommer samhället tillgodo på olika sätt, t.ex. genom ökad effektivitet inom den offentliga sektorn. Folkbokföringsverksamheten belastas dock i olika hög grad av myndigheter m.fl. i samhället när det gäller uttag av uppgifter, vilket innebär att avgiftsfrihet skulle leda till en snedfördelning av kostnadsansvaret för verksamheten. Enligt regeringens mening finns det fog för principen att kostnaden för uppgiftsuttagen skall fördelas mellan dem som tar del av uppgifterna i proportion till mängden uppgifter som de får del av. Regeringen är därför av den uppfattningen att automatiserat utlämnande av folkbokföringsuppgifter bör vara avgiftsbelagt. En följd av denna principiella inställning är att regeringen anser att det inte finns några bärande skäl för att bevara den avgiftsfrihet som i dag gäller inom folkbokföringen för vissa myndigheter.
Bestämmelser om ifrågavarande avgifter kan i och för sig enligt regeringens mening meddelas i förordning med stöd av regeringens restkompetens. Enligt regeringens mening bör det dock redan av lagen framgå att myndigheterna har rätt att ta ut avgifter.
Avgiftsuttagen får naturligtvis inte inskränka på rätten att ta del av och mot i annan ordning fastställd avgift få kopia eller avskrift av en allmän handling.
Prop. 2000/01:33
121