Utredning avseende standardkostnader
4. Process för inrapportering av nettokostnader
4.2. Nämndernas rutiner för framtagande och inrapportering av underlag för beräkningen av nettokostnaden
4.2.1. Barn- och ungdomsnämnden
Barn- och ungdomsnämnden består av flera enheter med olika ansvarsområden. Enheterna är indelade som undergrupper till RS-verksamheterna. Nämnden ansvarar för nio RS-verk-samheter enligt nedan:
400 Öppen förskola
407 Förskola
412 Pedagogisk omsorg
415 Öppen fritidsverksamhet
425 Fritidshem
430 Förskola, fritidshem och annan pedagogisk verksamhet
435 Förskoleklass
440 Grundskola
443 Grundsärskola
verksamhet 400-425 summeras i verksamhet 430 och det är den summerade RS-verksamheten som ligger till grund för beräkningen av nettokostnaden Förskola och skol-barnomsorg. Beräkningen för nettokostnaden Grundskola inkl. förskoleklass beräknas ge-nom att summera RS-verksamheterna 435 och 440.
15 Utöver nämndens enheter som finns direkt under ovan beskrivna RS-verksamhetsområden har nämnden även gemensamma RS-verksamheter som berör hela nämnden, såsom central administration, teamgemensam administration och elevhälsa. Kostnader för dessa gemen-samma RS-verksamheter fördelas på nämndens övriga RS-verksamheter genom fördel-ningsnycklar vilka baseras på antaganden.
Till skillnad från övriga nämnder framgick av intervjun med controller för barn- och ungdoms-nämnden att en chef kan vara ansvarig för flera enheter samtidigt. Detta innebär att kostna-der och intäkter i större utsträckning behöver fördelas mellan enheter och verksamheter.
Barn- och ungdomsnämnden delar vissa större kostnadsposter med utbildningsnämnden i form av leasing av datorer och skolskjuts. Dessa kostnader fördelas baserade på avtal och verkligt utfall av kommunens Information-, kommunikation- och tekniksamordnare respektive skolskjutssamordnare.
De gemensamma kostnaderna inom nämnden fördelas baserade på verkligt utfall där fördel-ningen för den största posten baseras på verklig hyra. Fördelningsnycklar för övriga poster är framtagna av förvaltningens ekonomifunktion baserade på faktiska ärenden eller antalet ele-ver. Samtliga fördelningar skickas efter färdigställande till KLK för registrering i ekonomi-systemet.
Granskning och resultat
Vår granskning av barn- och ungdomsnämndens antaganden och fördelningar i RS rapporte-ras nedan.
Granskning Resultat
Granskning av verksamhetsindelning Verksamheterna stämmer väl överens med verksamhetsindelningen enligt SCBs anvisning.
Granskning av fördelningsnycklar Fördelningsnycklarna är baserade på verkliga värden i form av faktisk hyra, antal elever eller antal ärenden.
Granskning av kostnads- och intäktsklassifi-cering
Genom trendanalyser och stickprov har kost-nads- och intäktsklassificeringen analyserats.
Det är få poster som varierar kraftigt över åren och i de fall där variationer finns förklaras dessa genom ändrade förhållanden i verksamheten.
Stickprovsanalysen indikerar att kostnader och intäkter belastar rätt verksamhet och rätt resul-tatpost.
Granskning av den interna rapporteringsruti-nen
I intervju med controller framkom att nämnden har väl fungerande rutiner med god förståelse för siffrorna. Fördelningar och antaganden är väl genomarbetade.
16 Bedömning och eventuella förbättringsområden
Vi bedömer att den interna rutinen för rapportering är tillfredsställande. Antaganden och för-delningar är realistiska med grund i verkligt utfall.
Vår uppfattning är att barn- och ungdomsnämnden har visat på god förståelse förrapport-eringsförfarandet av nettokostnaderna.
4.2.2. Utbildningsnämnden
Utbildningsnämnden består av tre stycken avdelningar, Integration, Vuxnas lärande och Gymnasiet. Gymnasiet består av RS-verksamheterna Gymnasieskola och Gymnasie-särskola. Totalt ansvara nämnden för sju RS-verksamheter enligt nedan:
450 Gymnasieskola
453 Gymnasiesärskola
470 Grundläggande vuxenutbildning
472 Gymnasial vuxen- och påbyggnadsutbildning
474 Särskild utbildning för vuxna
475 Högskoleutbildning
476 Svenska för invandrare
Av dessa är det enbart 450 Gymnasieskola som utgör grund för beräkningen av nettokost-naden Gymnasieskola och som således är föremål för utredningen. Utöver nämndens en-heter som finns direkt under ovan beskrivna RS-verksamhetsområden finns även gemen-samma RS-verksamheter som berör hela nämnden, såsom central administration. Kostnader för dessa gemensamma RS-verksamheter fördelas på nämndens övriga RS-verksamheter genom fördelningsnycklar baserade på antaganden.
Av intervjun med controller för utbildningsnämnden framgick att huvuddelen av nämndens kostnader och intäkter bokförs direkt på respektive enhet och attesteras av ansvarig chef. De kostnader som berör flera verksamheter fördelas löpande av controller i ett separat ark på respektive RS-verksamhet. Detta blir sedan underlag till fördelningsnycklar som baseras på verkligt utfall. Större poster som elevvård och administration fördelas mellan verksamheter baserat på antalet elever respektive enligt budgetram. IT-kostnaderna fördelas enligt bud-getram där en övervägande majoritet fördelas till gymnasiet.
Kostnader för studie- och yrkesvägledare delas mellan utbildningsnämnden och barn- och ungdomsnämnden och fördelas procentuellt baserat på antalet elever mellan gymnasiet, vuxnas lärande och barn- och ungdom. Samtliga fördelningar skickas efter färdigställande till KLK för registrering i ekonomisystemet.
Utbildningsnämnden står för kostnaden av en större lokal med hyra som nyttjas i sin helhet av kultur- och fritidsnämnden och socialnämnden. Denna kostnad fördelas inte om till rätt RS-verksamhet vilket innebär att nettokostnaden blir missvisande hög. Därtill står nämnden kostnaden för en vakant lokal.
Granskning och resultat
Vår granskning av utbildningsnämndens antaganden och fördelningar i RS rapporteras ne-dan.
17
Granskning Resultat
Granskning av verksamhetsindelning Verksamheterna stämmer väl överens med verksamhetsindelningen enligt SCBs anvisning.
Granskning av fördelningsnycklar Fördelningsnycklarna är baserade på verkligt utfall, antal elever eller budgetram. Att fördela kostnader baserade på budgetram innebär att fördelningen inte tar hänsyn till unika händelser inom en specifik verksamhet som sker utöver planerad budget. Inga större unika händelser har dock inträffat under mätperioden.
Nämnden står kostnaden för en större vakant lokal samt en lokal som nyttjas av andra nämn-der. Då dessa lokalkostnader inte är direkt kopp-lade till den egna verksamheten ska dessa för-delas om enligt SCBs anvisningar.
Granskning av kostnads- och intäktsklassifi-cering
Genom trendanalyser och stickprov har kost-nads- och intäktsklassificeringen analyserats. De variationer som identifierats kan kopplas till för-ändrade förutsättningar i verksamheten. Stick-provsanalysen indikerar att kostnader och intäk-ter belastar rätt verksamhet och rätt resultatpost.
Granskning av den interna rapporterings-rutinen
I intervju med controller framkom att nämnden har väl fungerande rutiner med god förståelse för verksamheten och inrapporteringsprocessen i RS. Nämnden har tagit fram egna verktyg för att underlätta rapporteringen.
Bedömning och eventuella förbättringsområden
Vi bedömer att den interna rutinen för rapportering är tillfredsställande. Antaganden och för-delningar är överlag realistiska med grund i verkligt utfall. En synpunkt är dock att det finns viss risk för missvisande fördelningar för de kostnader som fördelas med budgetram som grund i de fall hänsyn inte tas till verksamhetsspecifika insatser utöver budgetram.
Vid granskningen noterades att nämnden står för en lokalkostnad som inte avser den aktu-ella verksamheten samt en vakant lokal, vilka enligt definition från SCB ska fördelas om till rätt verksamhet.
Vår uppfattning är att utbildningsnämnden har visat på god förståelse för rapporteringsför-farandet av nettokostnaderna.
4.2.3. Vård- och äldreomsorgsnämnden
Vård- och äldreomsorgsnämnden består av flera enheter med olika ansvarsområden. Enhet-erna är indelade som undergrupper till verksamhetEnhet-erna. Nämnden ansvarar för fyra RS-verksamheter enligt nedan:
510 Vård och omsorg om äldre
520 Insatser till personer med funktionsnedsättning
513 Insatser enligt LSS/SFB
530 Färdtjänst/Riksfärdtjänst
18 Av dessa är det enbart 510 Vård och omsorg om äldre som ligger till underlag för beräkning av nettokostnaden Äldreomsorg och som således är föremål för utredningen. Utöver nämn-dens enheter som finns direkt under ovan beskrivna RS-verksamhetsområden har nämnden även gemensamma RS-verksamheter som berör hela nämnden, såsom central administra-tion. Kostnader för dessa gemensamma verksamheter fördelas på nämndens övriga RS-verksamheter genom fördelningsnycklar baserade på antaganden.
Av intervjun med controller för vård- och äldreomsorgsnämnden framgick att huvuddelen av nämndens kostnader och intäkter bokförs direkt på respektive enhet och attesteras av an-svarig chef.
De kostnader som fördelas mellan vård- och äldreomsorgsnämndens enheter är av mindre omfattning. Den största omfördelningen är kostnader som överförts från äldreomsorg till hemtjänst. Underlaget till denna omfördelning är baserat på faktiskt utfall i form av antal pa-tienter eller ärenden. Det är få fördelningar som baseras på schablonartade antagande och de schablonfördelningar som används har liten påverkan på nettokostnaden eftersom de antingen avser en fördelning inom den egna enheten eller ett mindre belopp. Ovan nämnda fördelningar skickas efter färdigställande till KLK för registrering i ekonomisystemet.
Granskning och resultat
Vår granskning av vård- och äldreomsorgsnämndens antaganden och fördelningar i RS rap-porteras nedan.
Granskning Resultat
Granskning av verksamhetsindelning Verksamheterna stämmer väl överens med verksamhetsindelningen enligt SCBs anvisning.
Dock finns vissa gränsöverskridande verksam-heter tillsammans med Individ- och familje-omsorg avseende hemtjänst under 65 år samt vissa hälso- och sjukvårdsinsatser. Justeringar av dessa görs med fördelningsnycklar i RS.
Granskning av fördelningsnycklar Fördelningsnycklarna är baserade på verkliga värden i form av antal patienter och exakta be-lopp. Få schablonindelningar används och dessa har ingen väsentlig påverkan på
nettokost-naderna. Kostnader avseende utlåning av per-sonal till socialnämnden fördelas med verkliga värden.
Granskning av kostnads- och intäktsklassi-ficering
Genom trendanalyser och stickprov har kost-nads- och intäktsklassificeringen analyserats.
Vissa poster har identifierats som kraftigt varie-rande. Controllern har sakligt förklarat bakgrun-den till dessa variationer vilket understryker god kontroll och förståelse. Stickprovsanalysen indi-kerar att kostnader och intäkter belastar rätt verksamhet och rätt resultatpost.
Granskning av den interna rapporteringsruti-nen
I intervju med controller framkom att nämnden har väl fungerande rutiner med god förståelse för siffrorna. Fördelningar, schabloner och antagan-den är väl genomarbetade.
19 Bedömning och eventuella förbättringsområden
Vi bedömer att den interna rutinen för rapportering är tillfredsställande. Antaganden och för-delningar är realistiska med grund i verkligt utfall.
Vår uppfattning är att vård- och äldreomsorgsnämnden visat på god förståelse för rapporte-ringsförfarandet av nettokostnaderna.
4.2.4. Socialnämnden
Socialnämnden består av fyra stycken avdelningar, Individ- och familjeavdelningen, Service-avdelningen, Utföraravdelningen och Planeringsavdelningen. Under varje avdelning finns flera enheter med olika ansvarsområden. Enheterna har verksamheter som faller in under sex olika RS-verksamheter enligt nedan:
559 Vård för vuxna med missbruksproblem
569 Barn och ungdomsvård
571 Övriga insatser till vuxna
575 Ekonomisk bistånd
580 Individ- och familjeomsorg
585 Familjerätt och familjerådgivning
Av dessa summerar de fyra förstnämnda ihop till 580 Individ- och familjeomsorg som till-sammans med 585 Familjerätt och familjerådgivning utgör grund för beräkning av nettokost-naden för Individ- och familjeomsorg. Utöver nämndens enheter som finns direkt under ovan beskrivna RS-verksamhetsområden har nämnden även gemensamma RS-verksamheter som berör hela nämnden, såsom central administration. Kostnader för dessa gemensamma RS-verksamheter fördelas på nämndens övriga RS-verksamheter genom fördelningsnycklar baserade på antaganden.
Nämndens organisationsstruktur har ingen direkt koppling till SCB:s RS-verksamhetsstruktur vilket ställer högre krav på fördelningsnycklar så att kostnader och intäkter ska belasta rätt verksamhet. Enheter från olika avdelningar kan ha verksamheter som berör en och samma RS-verksamhet. Därtill finns vissa enheter inom socialnämnden som tillhör RS-verksamheter inom ramen för vård- och äldreomsorg.
Av intervjun med ekonom och planeringschef för socialnämnden framgick att en stor del av nämndens kostnader och intäkter bokförs direkt på respektive enhet och attesteras av an-svarig chef. Dock bokas en relativt stor andel kostnader och intäkter utan verksamhets-kod. Dessa kostnader och intäkter fördelas sedan via fördelningsnyckler till respektive RS-verksamhet.
Vård- och äldreomsorgsnämnden lånar ibland ut personal till socialnämnden. Kostnaden tas av vård- och äldreomsorgsnämnden men som kompensation får nämnden extra bidrag.
Kostnaderna omfördelas sedan av nämnden via fördelningsnycklar i RS.
De gemensamma kostnaderna fördelas mellan verksamheterna efter omsättning. I intervjun framkom att detta kanske inte är helt rättvisande då det finns funktioner på planeringsavdel-ningen som arbetar riktat mot individ- och familjeomsorg i form av reception och arkiv.
Granskning och resultat
Vår granskning av socialnämndens antaganden och fördelningar i RS rapporteras nedan.
20
Granskning Resultat
Granskning av verksamhetsindelning För att kunna bedriva en effektiv verksamhet är nämnden inte verksamhetsindelad enligt SCBs anvisningar vilket ställer högre krav på fördel-ningsnycklar.
Granskning av fördelningsnycklar De gemensamma kostnaderna inom nämnden fördelas mellan verksamheter baserade på verk-samheternas omsättning. Enligt vår bedömning är det missvisande då en större del bör fördelas på RS-verksamheten Individ- och familjeomsorg.
En stor andel kostnader och intäkter bokförs utan verksamhetskod. Dessa fördelas sedan via fördelningsnycklar ut på berörda verksamheter, vilket är ett förfarande som ökar risken för felför-delning.
Övriga kostnadsfördelningar baseras på verkligt utfall och schabloner. De kostnader som fördelas med schabloner har ingen väsentlig inverkan på nettokostnaderna.
Granskning av kostnads- och intäktklassi-ficering
Genom trendanalyser och stickprov har kost-nads- och intäktsklassificeringen analyserats.
Trendanalysen indikerade att flertalet kostnads-poster har minskat i omfattning under åren.
Minskningen är kopplad till verksamhetsrelate-rade händelser.
Stickprovsanalysen indikerar att kostnader och intäkter belastar rätt verksamhet och rätt resul-tatpost.
Granskning av den interna rapporterings-rutinen
I intervju med ekonom och planeringschef fram-kom vissa risker i rapporteringsprocessen. För-utom den identifierade risken för felrapportering bör även befintlig rutin innebära merarbete då inte samtliga verksamhetskopplade kostnader fördelas omgående.
Bedömning och eventuella förbättringsområden
Vi bedömer att den interna rutinen för rapportering kan förbättras. Socialnämnden bokför inte alla kostnader och intäkter med verksamhetskod vilket ökar risken för missvisande rapporte-ring. Därtill är vissa fördelningsnycklar baserade på felaktiga antaganden då en större andel av de gemensamma kostnaderna borde tillfalla de verksamheter som ligger till grund för standardkostnadsberäkningen.
Vår uppfattning är att nämnden kan arbeta med att stärka processen för rapportering av net-tokostnaden.
21