Sammanfattande bedömning

Vid rapporteringstillfället av driftsredovisningen i RS tar KLK:s redovisningskamrer fram en rapport från ekonomisystemet som är uppbyggd enligt definition från SCB. RS fylls i manuellt utifrån uppgifterna i rapporten och stäms av. Vår rekommendation är att rapporten som ut-gör underlag för RS i framtiden stäms av även mot andra rapporter i ekonomisystemet för att säkerställa att rätt uppgifter blir inrapporterade. För att ytterligare stärka kontrollen av de in-rapporterade uppgifterna är vår rekommendation att nämnderna kommenterar förändringar i sina redovisade poster i RS gentemot föregående år. Detta skulle även medföra att förstå-elsen ökar för vilka händelser som påverkar utvecklingen av nämndens nettokostnader.

Nämnderna inom Alingsås kommun bokför löpande kostnader och intäkter på sina verksam-heter enligt definition från SCB. Tre av de fyra granskade nämnderna har idag en organisa-tionsstruktur som påminner väl om verksamhetsindelningen i RS vilket underlättar fördel-ningen av poster i redovisfördel-ningen på verksamhetsnivå. Socialnämnden följer inte SCB:s verk-samhetsindelning vilket ställer högre krav på redovisningen. Kostnader och intäkter behöver då i större utsträckning fördelas mellan nämndens verksamheter för att uppnå en rättvisande bild av en specifik verksamhets nettokostnad.

Av utredningen framgår att socialnämnden initialt inte bokför samtliga löpande kostnader och intäkter med verksamhetskod till skillnad från de övriga nämnderna. Detta innebär att social-nämnden har en större andel ofördelade poster att hantera i slutet av året jämfört med övriga nämnder och att risken för felfördelning ökar. Vår rekommendation blir således att alla poster som direkt går att härleda till en specifik verksamhet bör bokas direkt med verksamhetskod.

Varje nämnd fördelar sina gemensamma kostnader på underliggande verksamheter. Dessa fördelningar är till stor del baserade på verkligt utfall i form av antalet elever, ärenden eller omsättning. Utbildningsnämnden fördelar löpande sina gemensamma kostnader efter bud-getram vilket kan innebära en viss risk för felfördelning. För att uppnå en rättvisande netto-kostnadsbild för verksamheterna är vår rekommendation att nämnden i framtiden även tar hänsyn till faktiskt utfall och justerar sina tidigare fördelningar om utfallet väsentligen avviker mot budgetram.

Socialnämnden fördelar sina gemensamma kostnader baserat på omsättning vilket ger en något felaktig fördelning då hänsyn inte tas till vem som faktiskt nyttjat tjänsten. Vår re-kommendation är att socialnämnden i framtiden fördelar en större andel av kostnaden utifrån verkligt nyttjande.

I granskningen framkom att utbildningsnämnden har kostnader för en väsentlig lokalhyra vilken inte avser den egentliga verksamheten. Vår bedömning är att denna kostnad inte bör ingå i den beräknade nettokostnaden för verksamheten.

Centrala kostnader från KLK fördelas till stor del löpande över verksamheterna via intern-fakturering. De kostnader som inte internfaktureras fördelas schablonmässigt på kommunens verksamheter via SCB-nyckeln baserat på verksamheternas respektive omsättning utan egna antaganden. Att förlita sig till schablonmässiga fördelningar innebär en viss risk för fel-fördelning varpå vår rekommendation är att öka andelen internfakturering av centrala kost-nader för att minimera risken för felfördelningar.

41 Vår sammanfattande bedömning är att rutinen för rapportering är väl definierad och att efter-levnaden mot SCB:s anvisningar är tillfredsställande. Få väsentliga fel och felaktiga anta-ganden vid fördelning av kostnader och intäkter identifierades i samband med utredningen.

Med begreppet standardkostnad menas den kostnad en verksamhet eller ett kostnadsslag borde ha baserat på den enskilda kommunens strukturella förhållande jämfört med övriga kommuner. SCB beräknar fem olika standardkostnader för kommuners verksamheter, För-skola och skolomsorg, GrundFör-skola inkl. förskoleklass, GymnasieFör-skola, Äldreomsorg samt Individ- och familjeomsorg.

Standardkostnaderna och de strukturårsjusterade standardkostnaderna har i utredningen analyserats främst via jämförelser mot framtagna grupper av jämförbara kommuner. Varje verksamhets standardkostnad har jämförts mot en unik grupp av jämförbara kommuner som har samma strukturella förutsättningar som Alingsås kommun sett till just den verksamheten.

Standardkostnaden för verksamheterna Förskola och barnomsorg samt Grundskola inkl.

förskoleklass bestäms till stor del av en åldersfaktor där Alingsås kommun har en större an-del barn i åldrarna 1-5 år respektive anan-del barn 6-12 år jämfört med riket i stort. Alingsås kommun får dock ett avdrag på standardkostnaderna då barnen har en lägre genomsnittlig vistelsetid i förskola och fritidshem än övriga riket samt att kommunen har färre småskolor och ett lägre behov av skolskjuts samt färre elever med svenska som andraspråk än genom-snittet i riket.

Standardkostnaden för verksamheten Gymnasieskola bestäms främst utifrån åldersfaktorn andelen barn i 16-18 årsåldern där kommunen har en större andel sett till riket i stort. Stan-dardkostnaden påverkas även av vilka programval eleverna gör. Alingsås kommun får ett avdrag på standardkostnaden då kommunens elever väljer program med en lägre kostnads-bild än genomsnittet i riket.

Standardkostnaden för verksamheten Äldreomsorg byggs främst upp av en åldersfaktor där andelen invånare över 65 år mäts. Alingsås kommun har en större andel äldre gentemot riket i stort och främst gruppen ej gifta över 90 år. Kommunen får dock ett avdrag på standard-kostnaden huvudsakligen beroende på att invånarna har en bättre beräknad hälsa än övriga kommuner och riket i stort.

Alingsås kommuns standardkostnad för verksamheten Individ- och familjeomsorg bestäms till störst del av kommunens relativt höga andel av invånare som haft ekonomiskt bistånd i över sex månader.

Standardkostnaderna strukturårsjusteras av SKL för att göra dem mer jämförbara med en kommuns nettokostnader. Om en nettokostnad för en kommuns verksamhet är högre än verksamhetens strukturårsjusterade standardkostnad har kommunen en positiv nettokost-nadsavvikelse, vilket innebär att verksamheten har en högre kostnad än vad den bör ha jäm-fört med ett genomsnitt i riket. Detta kan förklaras genom en lägre effektivitet i organisation, en högre ställd ambitionsnivå än övriga kommuner eller politiska beslut.

Alingsås kommun har för fyra av de fem verksamheterna en positiv nettokostnadsavvikelse.

Enbart för verksamheten Grundskola inkl. förskoleklass understiger nettokostnaden den strukturårsjusterade standardkostnaden vilket beror på ett stort elevunderlag att fördela de fasta kostnaderna på. Nettokostnaden per elev blir således lägre än vad som beräknas i den strukturårsjusterade standardkostnaden. Den låga nettokostnaden till trots finns det

fort-42 farande möjligheter till att ytterligare sänka nettokostnaden då grundskolan idag har relativt höga lokalkostnader.

Nettokostnadsavvikelsen för verksamheten Förskola och skolbarnsomsorg har de senaste åren varit positiva om än avtagande. Avvikelsen kan härledas till enheten förskola där ande-len inskrivna barn idag är högre än för gruppen Jämförbara kommuner. Dessutom är antalet barn per lärare färre än för gruppen Jämförbara kommuner. Detta förklaras av att Alingsås har flera mindre förskolor. Anledningen till den avtagande nettokostnadsavvikelsen de sen-aste åren är att barn- och ungdomsnämnden arbetat med att ersätta de mindre förskolorna med större förskolor.

Alingsås kommuns positiva nettokostnadsavvikelse för verksamheten Gymnasieskola kan härledas till det minskade antalet gymnasieelever i kommunen vilket ökar de fasta kostna-derna per elev. Detta märks på den relativt höga programkostnaden i förhållande till den ge-nomsnittliga motsvarande programkostnaden i riket. Kommunen har även en hög andel utre-sande studenter vilket innebär en extra kostnad. Vidare har resultatet de senaste åren belas-tats med en lokalhyra som inte avser den egna verksamheten samt med en hyra för en va-kant lokal.

Den positiva nettokostnadsavvikelsen för Alingsås kommuns verksamhet Äldreomsorg har de senaste åren haft en stigande trend vilket förklaras av ökade nettokostnader. Detta kan i sin tur härledas till kostnader för hemtjänst och för att erbjuda möjligheten att bo kvar i hem-met. Ytterligare en förklaring är de höga lokalkostnaderna.

Alingsås kommuns verksamhet Individ- och familjeomsorg har de senaste åren haft en posi-tiv men avtagande nettokostnadsavvikelse. Avvikelsen kan förklaras genom att enheten för barn och unga behöver köpa vårdplatser i stor utsträckning. Att avvikelsen avtagit de senaste åren kan kopplas till den minskade kostnaden för ekonomiskt bistånd.

Göteborg den 9 oktober 2015

Jonas Mårdell Senior Konsult Ernst & Young

Erik Söderberg Ulrika Berling

Certifierad kommunal revisor Certifierad kommunal revisor och kvalitetssäkrare och kvalitetssäkrare

Ernst & Young Ernst & Young

43