Den taktiska inköpsprocessen består av tre steg: specifikationer, leverantörsval samt kontrakt
/ Uppföljning (Bahr och Sweeney, 2019). Genom att göra en processkartläggning har företag
möjlighet att identifiera områden att förbättra, vilket är syftet med en kartläggning enligt Ljungberg och Larsson (2012) samt Jonsson och Mattsson (2016).
5.1.1 Specifikationer
Specifikationer är första steget i den taktiska inköpsprocessen, det är här företaget ska se till att kundernas krav omvandlas till specifikationer som sedan skickas ut till leverantörerna. För AMB som producerar produkter som kunden äger tar processen sin början med
projektavdelningen. Kunden skickar underlag samt specifikationer, det kan handla om att tillverka en komponent av en produkt eller en hel produkt. Precis som Bahr och Sweeney (2019) tar upp är det viktigt att specificera både produktens tekniska och funktionella funktioner. Att se över specifikationer sker på flera nivåer för ett företag där kunden äger produkten. Först sker en specifikation från kunden till projektavdelningen där produktens tekniska och funktionella krav som kunden har på produkten specificeras upp. Sen sker även specifikationer inför leverantörsvalet där förväntningar av leveransen, kvantitet och kvalitet beskrivs (Mällroth och Rafiey, 2016). Projektavdelningen hos AMB har den huvudsakliga kontakten med kunden och under deras kontakt i början av samarbetet går de igenom alla delar kunden förväntar sig av produkten, bygger en prototyp som provkörs och testas för att slutligen godkännas. De miljöutmaningar AMB möter under specifikationer kan flera kopplas mot att kunden äger produkten. Kunden är den som bestämmer i slutändan vilken typ av material som ska ingå i deras produkt. Detta kan vara svårt att komma runt för AMB, men i vissa fall har kunden endast skrivit produktgrupp vilket ger AMB möjlighet att föreslå material. Som Shah och Soomro (2020) skriver så är det kunderna som behöver vara villiga att betala det priset som erbjuds på mer miljövänligt material för att företag ska kunna använda mer miljövänligt material och därmed producera mer miljövänliga produkter. Inom medicinteknik möter även företagen problemet att det är inte mycket miljövänliga material som kan klara av alla kraven som ställs.
Tillverkningen av medicintekniska produkter är styrda genom lagar och regler. Att använda sig av EU-regler är ett sätt att se till att alla produkter håller samma höga kvalitet över hela EU samt att säkerhetsställa att produkterna inte skadar personer som är i behov av att
använda produkten (Jarman, Rozenblum och Huang, 2020). Dessa lagar, regler och krav som finns på den höga kvaliteten gör det till en miljöutmaning för företag som arbetar med medicintekniska produkter då det i många fall innebär att till exempel material inte kan återanvändas på grund av spårbarhet och detta ger mer avfallsberg. AMB arbetar med företag Y för att se över möjligheten att använda bioplast inom in-vitro diagnostik som är en del av medicinteknik. Dessa produkter har även de höga krav på sig men det finns mer möjligheter att förändra materialet än de produkter som klassas som medicinteknik. Medicintekniska produkter finns indelade i olika klassificeringar. Dessa klassificeringar har olika krav på sig och vilken klassificering en produkt tillhör beror på dess funktion inom vad området det ska användas (lakemedelsverket.se, [2], 2019). Vilken klassificering och vilka krav produkterna måste uppfylla ser AMB att kunden ska meddela under projektstadiet av deras samarbete. Detta för att AMB ska kunna säkerhetsställa att alla krav blir uppfyllda. AMB arbetar med flera olika kunder och gör ibland endast komponenter till någon produkt, vilket gör det svårt för dem att veta vilken klass produkten i slutändan kommer att vara. För att möjliggöra en miljöförbättring här behöver AMB reda ut vilken klassificering dessa produkter ska uppfylla, annars kan de räkna att de är högsta och utefter det se över förbättring möjligheterna som finns där.
Företag X är ett större medicintekniskt företag och att noga specificera kraven kring material och utformning av produkten är en naturlig del av deras arbete. Olika länder har olika höga krav som produkterna behöver uppnå, detta gör att specifikationer angående produkten måste följa de lagar som gäller i det land produkten ska säljas (Jarman, Rozenblum och Huang, 2020). Detta gör att företag X, som har leverantörer utomlands, behöver vara tydliga med vad de efterfrågar samt se över uppföljningen av leverantörerna. Företag Y är ett litet företag som idag köper in delar som sedan sätts ihop. Även här är slutkonsumenten kunden. Idag försöker de i första hand få fram en fungerande produkt, även om företaget ser att efterfrågan växer på produkter som är mer miljövänligt. Det är personalen inom företaget som ser vad som behövs och hämtar hem offerter från få men relevanta leverantörer. Företag Z arbetar kontinuerligt med sourcing för att kunna följa utvecklingen och kraven kring medicintekniska produkter. Då kunderna till företaget är i den offentliga sektor krävs offentlig upphandling. Idag,
speciellt i norden finns det höga förväntningar inom miljöarbete ens för att få en chans på nya kontrakt. Detta gör att företag behöver vara noggranna med sina specifikationer till
leverantörerna för att finna en leverantör som kan leva upp till de kraven som ställs. Miljöutmaningar som företag X och Z möter i specifikation delen av sin taktiska
inköpsprocess att arbeta med sina leverantörer för att uppnå de krav kunderna ställer utan att kostnaden går upp för mycket. Kraven från kunderna angående minskad miljöpåverkan från produkterna har ökat den senaste tiden, vilket ökar pressen på företagen att hitta nya vägar. Ska produkterna levereras utanför EU finns det andra krav som behöver uppnås, vilket i sig är en utmaning.
5.1.2 Leverantörsval
Det första steget företag behöver ta enligt Van Weele och Arbin (2019) är att identifiera behov av material samt välja ut relevant leverantör. Efter att AMB skrivit specifikationerna samt efter att produkten gått igenom och blivit godkänt i sina instanser skickar AMB ut en offert till relevanta leverantörer av materialet för produkten. Det är bra om offerten inte är för specifik nämner Bahr och Sweeney (2019), detta då anledningen med att vara för specifik kan leda till att leverantörer som kan vara aktuella för ens företag väljs bort. Som Mällroth och Rafiey (2016) nämner är en offert inget bindande utan ett sätt för företaget att finna om leverantören kan leverera efterfrågad kvalitet samt kvantitet av produkten inom given tid. Van Weele och Arbin (2019) tar upp att efter specifikationerna för produkten bestämts är det dags att välja ut vilka leverantör den ska skickas till. Val av leverantör grundar sig i flera beslut, Bahr och Sweeney (2019) tar upp marknadsundersökningar samt företagsranking medan Mällroth och Rafiey (2016) nämner att dessa beslut bör tas av en strategisk inköpare, detta då den har ett bredare kunskap om företagets behov och kan finna leverantörer som företaget kan använda till flera produkter. AMB kan inte alltid styra sina val av leverantörer, ibland är kundernas specifikationer skrivna på ett sätt att endast en leverantör uppfyller kraven. I de fall där AMBs kunder inte specificerat på en nivå där få leverantörer finns att välja, kan de lättare leta i sin leverantörsbas eller efter en ny leverantör. AMB försöker alltid styra valet mot en leverantör de redan använder. Vid de fall de behöver ta kontakt med nya leverantörer skickar de ut ett formulär där leverantören får fylla i om de är ISO certifierade, i de fall de saknar ISO certifikat finns flera följdfrågor där leverantören får utvärdera hur de arbetar med kvalité samt miljöfrågor. Miljöutmaningen för AMB under leverantörsval är att kunden ibland styr vilket material samt vilken leverantör som ska väljas. Detta gör att AMB kan behöva välja nya leverantörer då materialet kunden efterfrågar inte finns hos befintliga leverantörer. I de fall de väljer leverantör kan det handla om att dessa redan är under kundens granskning, kunden kan vara en större kund där, men för AMB blir det ännu en transport som
ska till dem. I de fall de kan välja försöker de, för att minska transporter, välja material och leverantörer som redan kör till dem.
Företag X lägger mycket fokus på att finna rätt leverantör som kan uppfylla alla deras krav på miljö samt kvalitet. Genom att välja en leverantör som uppfyller deras krav kan de lova spårbarhet samt att produkterna håller vad de lovar. Genom att skicka ut ett frågeformulär till potentiella leverantörer där de gör en självbedömning av sitt företag anser företag X att de kan få en bra bild av leverantören. Utefter denna självbedömning samt om företaget är kommersiellt konkurrenskraftiga väljer företag X om de är intresserade att gå vidare med ett samarbete eller välja annan leverantör. Företag Y är ett litet företag där valet av leverantör är mer en fråga om kommunikation och om de är lyhörda till vad företaget behöver under sin utveckling. Företag Z arbetar kontinuerligt med sourcing, för att finna nya leverantörer att arbeta med. Detta ser de som en viktig del som alltid pågår då deras befintliga leverantörsbas av olika anledningar förändras. Detta kan ske på grund av ett nytt projekt, nya teknologier kring tillverkning eller helt enkelt att samarbetet inte fungerar. Miljöutmaningarna som dessa företag möter i sitt val av leverantör är att förbättra miljöarbetet utan att försämra kvalitet, spårbarhet samt se över kostnaden av produkten inte ökar för mycket. Något alla företagen tagit upp är hållbarhet som ett växande krav från kunderna.
Genom att använda redan etablerade kontakter kan AMB styrka sitt samarbete samt minska avgaserna från transporter till företaget. Cheng et al. (2018) nämner att detta är en av de vanligaste sätten för företag att arbeta med miljöpåverkan. Koldioxidutsläpp kan påverka stora delar av företaget och kan åtgärdas med mindre medel som att samverka sina transporter till företaget. Ett annat sätt AMB arbetar med detta är att försöka välja lokala leverantörer. I de fall där en ny leverantör ska granskas för ett samarbete skickar AMB ut ett formulär där företaget får besvara ett antal frågor, i de fall företaget inte är ISO 14001 certifierat
tillkommer frågor kring deras miljöarbete. Efter att leverantörerna svarat på frågorna kan de som anses arbeta på den nivå AMB efterfrågar få en offert skickad till sig. Efter att offerterna börjat komma tillbaka till företaget ska de rangordnas efter relevans för företaget (Bahr och Sweeney, 2019). Genom att rangordna leverantörerna kan företaget lättare ta beslut kring vilket företag det ska samarbeta med. AMB satsar på att använda sina existerande kontakter i den mån det går. Detta för att styrka samarbetet samt minska transporterna till företaget. Här ser AMB en miljöutmaning i att det idag inte finns med mycket om just miljöarbete i detta formulär utan detta är något som borde förbättras.
5.1.3 Kontrakt / Uppföljning
I de fall ett samarbete med en befintlig leverantör får kontraktet finns det två sätt att gå framåt. Handlar det om ett material som redan beställs kan företaget lägga en order som vanligt, dock vid beställning av nytt material från befintlig leverantör behöver företaget förhandla och testbearbetning genomföras. I andra fall där det är en ny leverantör som är av intresse behöver företaget och leverantören förhandla fram ett avtal där allt det tekniska, ekonomiska samt operativa delarna av produkten gås igenom. Detta för att företaget och leverantörer ska vara överens om vilken kvalitet, kvantitet samt om någon rabatt erhålls vid en viss mängd köpt (Bahr och Sweeney, 2019;Van Weele och Arbin, 2019). AMB styr som tidigare nämnt inte alltid valet av leverantörer, det kan vara så att en kund efterfrågar ett visst material som endast finns hos någon enstaka leverantör. Kunden kan även efterfråga en viss leverantör redan i sitt avtal som inte finns med i AMB:s leverantörsbas, vilket gör att AMB efter en kvalitets- och miljökontroll godkänner denna leverantör. Att kunden bestämmer leverantör kan innebära en miljöutmaning för företagen när det kommer till kontraktskrivning då leverantören har ett övertag. Detta då denna leverantör är den enda som fått förfrågan om samarbetet för denna leverans. Efter att avtalet skrivits och leverantören förts in i AMB:s affärssystem kan företaget börja skicka ordrar till leverantören. Företag Z anser det viktigt att deras leverantörer håller sig till företagets uppförandekod. Utöver det finns det flera tekniska krav som måste uppnås under avtalet då materialet ska gå till medicintekniska produkter. Alla företag anser det viktigt att en uppföljning av leverantörerna är av vikt, detta för att
säkerhetsställa att leverantörerna infria det som står i det skrivna kontraktet. Att få med vilka miljökrav företagen håller mot sina leverantörer och hur det ska följas upp kan ses som en miljöutmaning för kontrakt och uppföljning delen. Finns det inga skrivna krav kan företaget få det svårt att kräva av sina leverantörer att leva upp till den miljönivå företaget satsar på.
5.1.4 Sammanfattning av nulägesanalys
AMB och de andra företagen har hanterat de uppkomna miljöutmaningarna på olika sätt. AMB äger ingen av produkterna som de tillverkar vilket gör det svårt för dem att styra materialval, design och ibland även leverantör. De försöker dock i de fall de kan föreslå material som redan levereras till företaget samt leverantörer som de redan har i sin
leverantörsbas. Företag X, Y och Z äger sina egna produkter, de har lättare att påverka, dock så styr krav och regler vilka material som kan användas. Sedan upplever företagen även olika
krav från olika länder, detta gör att vissa produkter har lättare eller svårare att förändras på grund av de andra ländernas krav.
Vad det är som ska produceras och vad produkten har för funktion påverkar val av material. AMB, tillverkar produkter där plast skulle kunna bytas ut till något annat material. Det har börjats göra projekt när utbytet av plast har gjorts och det finns tankar på att utveckla det. Dock spelar även funktion och pris en stor roll när det kommer till val av material. Det tillverkas dock också mycket produkter som har komponenter där ett byte från användningen av plast till något annat material inte hade fungerat. En annan utmaning för alla företag är de krav som finns från regeringen vid hantering av medicintekniska produkter och den
spårbarhet som krävs.
Det finns flera delar när det kommer till val av leverantör som kan påverka miljön. I vissa fall bestämmer kunden leverantör och detta kan göra att företaget behöver skaffa en ny leverantör vilket innebär fler transportörer som levererar till företaget. Det kan även orsaka att
lastbilarna som kör, har lite last då de inte har andra leveranser nära. Avståndet mellan leverantörerna och företagen kan påverka miljön.
Miljöutmaningarna som uppfattades från nulägesanalysen av AMB samt företag X,Y och Z sammanfattas i figur 14 nedanför.
Figur 14: Sammanfattning av miljöutmaningar, skapad av författarna 2021-05-23