I följande del beskrivs den taktiska inköpsprocessen för AMB som har framtagits genom intervjuer med miljöansvarig, logistikansvarig, projektansvarig och kvalitetschef i ett
simbanediagram. I bilaga 5 finns en mer detaljerad genomgång av projektgruppens flöde vid mottagande av en order från kund än vad som redovisas i simbanediagramet nedan.
Figur 12: Processkartläggning av AMB (skapad av författarna 2021-03-16)
4.1.1 Specifikationer
AMB är ett företag som tillverkar produkter som andra företag äger. Dessa företag tar kontakt med AMB för att de ska tillverka eller bearbeta produkter åt dem. Ibland kan det bara vara delar till en produkt och i andra fall hela produkter som andra företag efterfrågar av AMB. Om det är ett nytt projekt börjar det med att kunden skickar underlag och ritningar till AMB som kommer in till projektavdelningen. Kundernas tydlighet i sina krav varierar stort mellan förfrågningarna, dock brukar kunder som skickar förfrågningar inom medicinteknik vara mer tydliga i sin kravbild. Kraven behandlar allt från utformning, användarområde och i ungefär 50% av fall exakt vilka material som ska användas, i de andra 50% av fall är det endast produktgrupp av materialet som nämns. I de fall endast materialgrupp nämns i kraven har AMB lättare att föreslå material. Projektavdelningen försöker i de fall de kan föreslå att kunden välja material som redan finns i fabriken. Detta för att minska antal leveranser till företaget samt se till att kunna köpa större mängder av samma material istället för små
volymer av flera olika material. Vid medicintekniskt framtagande behöver produkten klara av vissa krav, detta gör att kunden behöver vara specifik kring vilka krav produkten behöver uppnå för att bli godkända för användning inom medicinteknik (Inköpsansvarig AMB; Projektansvarig AMB, 2021-03-15).
När projektavdelningen får in kundens förfrågan går ofta projektavdelningen tillsammans med kvalitets- och produktionstekniker igenom ritningarna och specifikationerna. Förfrågan kan vara en ren formsprutad produkt och då det kan det handla om att ta fram bästa möjliga förutsättningar för att tillverka just den. Det kan också efterfrågas mer komplexa produkter som är ingående i massa komponenter som köps in från leverantörer. Det kan även komma en förfrågan om att flera olika plastdetaljer ska sättas samman eller plastdetaljer som ska
formsprutas och sedan lackeras (Projektansvarig AMB, 2021-03-15). Om projektavdelningen samt kvalitets- och produktionsteknikerna anser kraven är möjliga att uppfylla så läggs en förfrågan om offert till tillverkare av verktyg och eventuellt också annan
produktionsutrustning och maskiner. Om teknikerna och projektavdelningen inte anser att de kan uppfylla kundernas krav och ritningar kontaktas kund för att meddelas detta och arbetet för att finna lösningar påbörjas (Inköpsansvarig AMB, 2021-03-15). När AMB har fått in offerter från leverantörerna, skapar de sin offert och skickar till kund. Efter det sker förhandlingar fram och tillbaka mellan kunden och AMB. När kunden gått igenom den reviderade offerten från förhandlingarna ger de besked om att gå vidare med AMB eller går vidare med någon annan. I de fall kunden väljer att gå vidare med AMB lägger de ordrar på de verktyg och övrig utrustning som behövs för tillverkningen. Beroende på produktens komplexitet tar projekttiden olika lång tid. Den varierar vanligast mellan 6-12 veckor, men i vissa fall kan det ta upp till drygt ett år. När utrustningen är framme börjar AMB med provkörningar och tester för att ta fram prover på produkten. Det är väldigt ovanligt att allt uppfyller kundens krav vid första tillfället utan oftast behövs intrimningar och justeringar göras. När kunden har godkänt produkten samt AMB´s interna kravbild är uppfylld sker överlämningen av produktansvar från projektet till produktion (Projektansvarig AMB, 2021-03-15).
4.1.2. Leverantörsval
Personal i inköpsavdelningen går igenom vad det är som efterfrågas och hur mycket. Det börjar ofta med en undersökning på vad det är för material som efterfrågas och vad det är som ingår. I vissa fall har kunderna redan specificerat att de vill ha till exempel plastmaterial A. Då vet inköpsavdelningen redan från början vem som är tillverkare och distributör och då kan kontakt tas med dem angående bland annat priser (Inköpsansvarig AMB, 2021-03-15). I samband med detta begärs en upplysning om att materialet som används är godkända inom
EU. Innan avdelningen köper in något material eller någon produkt måste miljöansvarig godkänna det först (Miljösamordnare AMB, 2021-03-15). Vissa produkter kan miljöansvarig godkänna på plats, andra behöver utomstående experter godkänna innan företaget köper in dem. Godkännandet av materialet sker i ett arbete för att säkerhetsställa att det kan användas inom medicinteknik (Kvalitetschef AMB, 2021-03-16). Förfrågan från kund kan ibland innehålla produkter som inte är miljöanpassade. Vid detta skede försöker AMB som nämnt innan att föreslå annat material som kan användas istället som är mer miljövänligt men i slutändan är det kundens beslut. I många fall handlar val av material om priset och att ett mer miljövänligt material är dyrare som många kunder historiskt inte varit beredda att betala för, men trenden går mot ett ökat intresse av att välja cirkulära material (Inköpsansvarig AMB, 2021-03-15).
Efter att en specifikation skrivits skickas sedan en offert ut till aktuella leverantörer. AMB vill helst använda sig av befintliga leverantörer som de redan har ett samarbete med. Genom att använda sig av befintliga leverantörer kan AMB minska transporter till sig då de
leverantörerna redan levererar annat till dem. Ett annat sätt AMB försöker påverka
transporten är att använda sig av leverantörer som är lokalt placerade eller i den mån det går att leverantörerna utgår från Sverige (Inköpschef, 2021-03-15). Dock kan kunden har önskemål om någon specifik leverantör eller så efterfrågas material från leverantörer som AMB inte har någon relation med. I slutändan är det alltid kundens beslut som styr (Inköpsansvarig AMB, 2021-03-15; Kvalitetschef AMB, 2021-03-16).
Vid det fallet kunden efterfrågar någon specifik leverantör / artikel / material kontaktar AMB den aktuella leverantören. Där skickar de först ut underlag för att få information genom ett självbedömning dokument, som fungerar som underlag för att godkänna kommande leverantör. I denna självbedömning ska leverantörerna svara på några frågor, främst om kvalitet och leveranssäkerhet, men även frågor kring miljö och ISO certifiering finns med, se bilaga 4 för exempel av innehåll. AMBs ambition är att under denna informationsinsamling även se djupare hur leverantörerna presterar angående miljön. Detta handlar om till exempel vatten- och elförbrukning under tillverkning. De har inte riktigt kommit igång med detta arbete än, men det är en ambition de hoppas kunna börja med snart (Inköpsansvarig AMB, 2021-03-15; Kvalitetschef AMB, 2021-03-16) I framtiden är det även tänkt att potentiella leverantörer bortsett från att svara på en självbedömning även kommer få AMB:s
uppförandekod, detta för att styrka leverantörens arbete med mänskliga rättigheter, arbetsmiljö och miljöfrågor (Miljösamordnare AMB 2021-03-15).
När information från leverantörerna har kommit in till inköpsavdelningen och det är en ny leverantör så sammanställs informationen och sedan sker ett godkännande av leverantören inköpsansvarig och kvalitetsansvarig tillsammans. Efter det skickar inköpsavdelningen iväg en offertförfrågan och sen läggs en inköpsorder, om en överenskommelse nås kring pris och övriga villkor. Därefter börjar produktionen att bygga en prototyp. När projektavdelningen och kunden ger ett slutgodkännande lägger inköpsavdelningen in det i deras affärssystem (Inköpsansvarig AMB, 2021-03-15).
4.1.3 Kontrakt/Uppföljning
Om det istället inte är ett nytt projekt och det handlar om befintliga produkter, så är alla artiklar redan upplagda i affärssystemet. Där finns alla artikelnummer redan inlagt och sedan köper AMB in mot kundorder, som skickats till AMB från aktuell kund. Behovet av inköp av respektive ingående material skapas från en daglig nettobehovskörning. Denna körning skapar orders till den leverantör som ligger som huvudleverantör i affärssystemet. Om alla uppgifter stämmer ska rätt ledtider, priser och orderstorlekar skapa en inköpsorder i rätt tid för att täcka behovet för tillverkningen (Inköpsansvarig AMB, 2021-03-15).
AMB följer upp sina A-leverantörer kvartalsvis när det kommer till deras prestation. Denna uppföljning inkluderar sex olika områden: ekonomi, kvalité, leveransförmåga, service, miljö och hållbarhet. Resultatet förmedlas till de aktuella leverantörerna med krav på åtgärder och feedback om nivån ej är tillfredsställande (Inköpsansvarig AMB, 2021-03-15).