4.2.1 Specifikationer
Inom bolaget finns det flera olika affärsenheter vilket kommer påverka hur inköpsprocessen kommer att vara för varje enhet. Det produceras helt olika produkter inom de olika
affärsenheterna, detta gör att krav på leverantörer ser olika ut. Inom medicinteknik och medicintekniska produkter finns det stadga krav på spårbarhet, vilket påverkar företag X när
de väljer vilka leverantörer de vill samarbeta med. Slutkunden för företag X är en patient, vilket gör att fokus blir att hitta dem leverantörerna, som både kan uppfylla kravbilden men som också har kvalitetssäkra produktionsmiljöer som är anpassade för den typen av produkt. Detta så att företag X kan säkerställa att de kan producera produkter som inte är
kontaminerade från början (Inköpschef företag X, 2021-03-25).
4.2.2. Leverantörsval
Företag X arbetar globalt med sina leverantörer, valet av leverantör påverkas av kvalite, leveranssäkerhet, osv. men är även en kostnadsfråga.Vid leverantörsval skickas först ett frågeformulär ut. Där får varje företag göra en självbedömning angående deras arbete med bland annat miljö. Först får företag besvara frågan vilka certifikat dem har, om de är certifierade för medicinteknik samt om de har har de kvalitetsledningssystem som stödjer förväntningarna företag X har på sina leverantör. Även om kvalité är den viktigaste punkten för ett medicintekniskt företag, har hållbarhet under de senaste åren blivit en viktigare punkt som ett företag behöver uppnå. Hållbarhets arbetet innehåller fyra delar: Hållbara
materialval, minimera miljöpåverkan för företaget samt leverantörerna, hälsa och säkerhet samt säkra metoder för leverans. För att arbeta med sin miljöpåverkan delar företag X med
sig av sin uppförandekod innan kontraktsskrivning samt följer upp hur ovanstående fyra delar arbetas med. Detta för att leverantörer ska förstå vad företag X förväntar sig att de efterlever. Att skicka ut ett självbedömning dokument gör företaget för att samla in och ha
dokumentation på leverantörens kunskaper. Om leverantörerna inte har certifikat så granskas först vad det är för produkt som ska säljas. Då kvaliteten på medicintekniska produkter har en direkt påverkan på slutkund så är det viktigt att det är bra kvalitet och därmed är
förväntningarna höga på leverantörerna. För vissa produkter räcker inte det med en självbedömning utan kvalitetschefen och inköpschefen gör en individuell bedömning av produkten. I den här individuella bedömningen ser de över exakt vilka krav produkten behöver uppnå samt hur potentiella leverantörer behöver arbeta för att uppnå den nivån (Inköpschef företag X, 2021-03-25).
Om de har rätt kapabilitet och företag X anser att de är kommersiellt konkurrenskraftiga mot andra befintliga leverantörer, då bestäms det från fall till fall hur företaget ska gå vidare. Ibland kan det handla om att dem skickar prover så att företag X kan undersöka det men det kan också innebära att företag X åker dit och personligen undersöka deras anläggning. Då
kunderna efterfrågar spårbarhet så räcker det inte alltid att kunderna kommer till företag X och undersöker deras verksamhet, ibland vill kunderna gå till företags X:s leverantörer och undersöka dem också. Därför är det viktigt för företag X att granska alla dokument och ha dem i ordning som visar information om alla steg i processkedjan och att spårbarheten är tydlig. Under covid-19 pandemin har företaget uppmärksammat den ökade risken med global sourcing och att det är viktigt att för vissa produkter har reserv leverantörer som är placerade närmare fabriken (Inköpschef företag X, 2021-03-25).
4.2.3 Kontrakt / Uppföljning
Företag X har en leverantörsklassning som används som bedömning för introduktion av nya leverantörer, utvärdering av befintliga leverantörer samt utfasning vid behov. Utifrån ett antal kriterier får varje leverantör en klassning. Är det klass C leverantörer är det en leverantör för resor, hotell med mera och är något som bara kan registreras i affärssystemet utan så mycket krav på den leverantören. Är det klass B leverantörer så är det leverantörer som är med och påverkar kvaliteten på produkterna / tjänsterna till slutkund. Om en leverantör blir utsedd till klass A leverantör så är det en leverantör som är ännu viktigare för företag X. Då handlar det oftast om t.ex. plastmaterialet i produkterna eller färgen som produkterna färgas med. Vad leverantörerna får för klassindelning kommer att lägga grunden och påverka framtidens arbete. Är den en klass A leverantör ska kvalitetschefen samt inköpschefen titta på ärendet och göra en plan för vilka moment som måste göras för att kvalificera den här leverantören och produkten. Dessa leverantörer ska utvärderas varje år och genomgå en fysisk granskning minst vart tredje. Detta för att säkerhetsställa att all dokumentation finns samt att se över produkternas flöde. Är den en klass B leverantör skickar företag X ut självbedömningar som leverantörerna får svara på. Det finns vissa kriterier och en utvärdering görs i fall de når upp till en viss nivå inom fyra definierade områden (hållbarhet, kvalitet, miljö samt hälsa/säkerhet för sina anställda). De svarar på ett antal frågor och får en slutpoäng, når de upp till en nivå som företag X anser vara godkänt, accepteras dem och ett samarbete kan påbörjas. När de är godkända kommer de med på leverantörslista som läggs in i affärssystemet och det är först då företaget kan börja lägga en order till den leverantören. Är det klass C leverantör är det en mycket enklare process. De genomgår endast utvärderingar och fysiska granskningar om behovet uppstår. Vilken klassindelning leverantörerna har kommer att påverka när en utvärdering görs. Är det en klass A leverantörer görs det en gång om året, för klass B
leverantörer vart tredje år och för klass C leverantör vid behov (Inköpschef företag X, 2021-03-25).
Utvärderingen skickas idag ut till leverantörerna via mail, men den senaste tiden har företag X utvecklat ett system där leverantörerna kan logga in och besvara utvärderingen istället. I detta system kommer leverantörerna att besvara samma frågor men företag X behöver inte manuellt sammanställa resultatet utan kommer direkt få informationen på vilka leverantörer som är i riskzonen och därmed behöver ses över. Detta system ska hjälpa företaget att få en överblick på möjliga risk leverantörer, men bara för att de svarar rätt på frågorna betyder det inte att de levererar rätt och riktigt. Detta system ska ses som en komplement till det
kvalitetsarbete som redan sker mot leverantörerna. Företag X anser att för att
förbättringsmöjligheter inom den taktiska inköpsprocessen ska ske behöver leverantörerna inkluderas. Det är viktigt att inte endast se till sitt egna företag utan även se över resten av flödet för att finna möjliga miljöförbättringar. Genom att välja leverantörer som är villiga att bättra sitt arbete och vill uppnå samma standard som företaget själva möjliggör
miljöförbättringar (Inköpschef 2021-03-25).