PDSA- cykeln

När ett företag arbetar för att förbättra kvaliteten, eller vid all typ av problemlösning, är det viktigt att arbeta systematiskt och noggrant. Det finns ofta många problem och Bergman &

Klefsjö (2001 s. 214) menar att det är viktigt att först angripa det problem som är mest lönsamt, det vill säga har störst besparingspotential. (Bergman & Klefsjö 2001 s. 214).

Kvalitetsteori

Deming (1986 s. 88 och 1993 s. 135) har utvecklat en förbättringscykel, PDSA-cykeln (se figur 4.5). PDSA står för Plan, Do, Study och Act. Denna kan användas för att förbättra produkter eller processer. Bergman och Klefsjö (2001 s. 214) har översatt faserna i Demings förbättrings-cykel till Planera, Gör, Studera och Lär.

L P

G S

L P

G S

Figur 4.5 PDSA-cykeln (fritt efter Deming 1993 s. 135 och Bergman & Klefsjö 2001 s. 214)

4.8.1 Planera

Cykeln startar med att någon har en idé som kan leda till förbättrade produkter eller processer.

Denna idé kan leda till en testplan, en jämförelse eller ett experiment. Det kan enligt Bergman &

Klefsjö (2001 s. 215) vara nödvändigt att bryta ner stora problem i mindre hanterbara problem.

Det första steget utgör grunden för hela cykeln. En hastig, ogenomtänkt planeringsfas kan vara ineffektiv, kostsam och frustrerande. Det är vanligt att personer tar genvägar genom planera-fasen för att de snabbt vill komma igång med det praktiska arbetet. (Deming 1993 s. 135)

4.8.2 Gör

Enligt Deming (1993 s. 136) är det i denna fas som tester, jämförelser eller experiment utförs, förslagsvis i liten skala, enligt den layout som bestämdes i första fasen. När en viktig orsak till problemet identifierats bör företaget utse en arbetsgrupp som ansvarar för att de föreslagna åtgärderna genomförs. Det är viktigt att samtliga inblandade förstår problemet och det beslutade åtgärdsprogrammet (Bergman & Klefsjö 2001 s. 215)

4.8.3 Studera

Studera resultaten, stämmer de överens med förhoppningar och förväntningar? Om testet, jämförelsen eller experimentet inte uppfyller förväntningarna bör det utvärderas vad som gick fel.

Det kan vara nödvändigt att börja om från Planera. (Deming 1993 s. 136)

Om åtgärder genomförts måste det kontrolleras om dessa uppnått avsedd förbättring. När företaget är övertygat om att åtgärderna fått effekt och kvalitetsnivån förbättras, gäller det att bibehålla denna nya och bättre nivå. (Bergman & Klefsjö 2001 s. 215)

4.8.4 Lär

Det gäller att ta lärdom av förbättringsarbetet så att samma typ av problem undviks. Om åtgärderna var lyckade måste företaget få den nya nivån permanent. Det är också viktigt att reflektera över hur arbetet med problemlösningen fungerade, så att även detta kan förbättras.

(Bergman & Klefsjö 2001 s. 216)

Deming (1993 s. 136) beskriver tre olika alternativ i denna fas. Förändringen kan antas eller läggas ner, alternativt kan cykeln arbetas igenom ytterligare en gång med andra förhållanden och

Projektteori

5 Projektteori

Här beskrivs de projektteorier som användes för att bearbeta och analysera insamlad information.

I likhet med föregående kapitel definieras först begreppet projekt.

Ett projekt är något som initieras för att det behövs en förändring eller förnyelse. Förenklat kan det uttryckas som: finns det inget behov av förnyelse eller förändring, oavsett om det handlar om en produkt, byggnad eller organisation, så finns det heller inget behov av ett projekt. (Söderlund 2005 s. 15). Tonnquists (2004 s. 17) definierar projekt enligt följande:

”Projekt är en arbetsform, eller uppdragsform, med starkt målfokus. Projektet ska genomföras på utsatt tid med lånade resurser. Därför måste målet vara avgränsat och en budget finnas till projektledarens förfogande.”

5.1 Att arbeta i projekt

Om en person avsätts för att planera och leda genomförandet av en avgränsad uppgift av engångskaraktär med specificerat slutresultat och med tids och kostnadsramar, genomförs uppgiften i projektarbetsform. Det innebär att projektledaren med hjälp av en tillfällig organisa-tion löser uppgiften i samarbete med andra ledare i omgivande organisaorganisa-tioner. (Jansson & Ljung 2004 s. 28)

Tonnquist (2004 s. 17) beskriver ett antal kriterier som skall uppfyllas för att uppdraget ska klassas som ett projekt, ett projekt ska uppfylla:

• Ett bestämt avgränsat mål – en unik uppgift

• En bestämd tidsperiod – ska vara tidsatt

• Bestämda resurser – egen budget ska finnas

• Särskilda arbetsformer - utföras genom en tillfällig organisation

Det är lämpligt med en projektorganisation när det finns ett behov av att samordna olika delar i företaget. Med projektorganisationen får projektledaren befogenheter att skapa en optimal organisation för det specifika uppdraget och således gå ifrån linjeorganisationens besluts- och ansvarsvägar. Projektorganisationen och rollen som projektledare är temporär, när projektet avslutas upplöses organisationen. (Tonnquist 2004 s. 5)

Ett problem med den temporära projektorganisationen är att den anställde ibland både arbetar under linjeorganisationen och under en projektorganisation. I praktiken innebär detta att den anställde har två chefer. Är inte prioriteringen mellan linjearbete och projektarbete tillräckligt tydlig kan den anställde hamna i lojalitetsproblem (Tonnquist 2004 s. 9).

Enligt Nordqvist (2002 s. 69-70) är problemet med lojalitet vanligt, speciellt vid interna projekt.

Vid interna beställningar tillhör kunder och projektorganisationen samma bolag. Frågor uppstår lätt om vem som är den ”viktigaste” chefen och vad som är bäst för karriären. Detta är en vanlig anledning till utbrändhet inom projektarbeten. (Nordqvist 2002 s. 70)

Sambandet mellan ledningens styrning av verksamheten och det operativa arbetet i projekt beskrivs av Jansson och Ljung (2004 s. 44) och av Tonnquist (2004 s. 11), se figur 5.1.

Projektteori

Verksamhetsledning

Operativt arbete Projektledning Verksamhetsledning

Operativt arbete Projektledning

Figur 5.1 Ledningen styr det operativa arbetet indirekt, via projektledaren (fritt efter Jansson & Ljung 2004 s. 44)

Verksamhetsledningen ansvarar för företagets utveckling på lång sikt. De styr och prioriterar projekt inom verksamheten genom att säkerställa att projekten ligger i linje med övriga affärsmål.

Styrning sker även genom att ställa krav på projektledaren, tilldela resurser och samordna, initiera och avsluta projekt. Ledningen anpassar projektmodeller och ledningssystem till verksamhetens och projektens natur och behov. Till hjälp har verksamhetsledningen så kallade beslutspunkter.

Beslutspunkter kan även kallas ”grindar” eller ”tollgates”. (Tonnquist 2004 s. 12)

En beslutspunkt innebär en granskning av projektets framtid. Projektet kan antingen fortsätta enligt originalplan, stanna upp för att invänta komplettering eller avslutas. Ledningen, projektets ägare, ansvarar för beslutspunkterna. Tonnquist (2004 s. 13) ger följande exempel på belsuts-punkter:

• Projektet initierat och förstudien ska starta

• Förstudien klar och projektet ska starta

• Projektplaneringen klar

• Projektgenomförandet ska starta

• Projektet avstämt

• Resultat överlämnat och målet godkänt

• Projektet stängt

• Effektmålet avstämt

Projektledaren ansvarar för att organisera och leda arbetet samt att leverera resultat. Under projektledaren verkar projektgruppen som planerar och utför projektarbetet. Enligt Tonnquist (2004 s. 12) leder projektledaren projektet genom att:

• Se till att projektmålet uppfylls

• Kommunicera och delegera uppgifter

• Engagera och motivera projektdeltagare

• Tillämpa styrverktyg och projektmodeller

• Rapportera utfall och hantera ändringar

• Hantera affärsmöjligheter och risker som berör projektet

Projektledarens motsvarighet till beslutspunkter kan kallas milstolpar. En milstolpe är ett etappmål på vägen mellan projektets start och mål. En milstolpe är något som ska uppnås men kan också vara en leverans från eller till projektet. Under projektets genomförande utgör

Projektteori

5.1.1 Motivation

Alla organisationer har problem i olika former med att motivera sina medarbetare. Ofta skiljs det på inneboende motivation, som kommer från individen själv, och extern motivation, ofta i form av pengar eller annan belöning. All form av belöning ses som en extern motivation, enligt Tonnquist (2004 s. 220).

Används extern motivation kan det uppstå problem med att hitta ett fungerande system för att identifiera och värdera vad som ska belönas, eftersom kraven på det är individuellt. Ett annat problem är att extern motivation endast fungerar så länge som belöningen är tillgänglig. Inne-boende motivation däremot är långvarig eftersom den kommer inifrån den egna individen, den kallas ibland för äkta motivation. För att uppnå denna motivation är det viktigt att utforma arbetsuppgifter som passar varje individs inneboende behov, enligt Tonnquist (2004 s. 220).

Enligt Tonnquist (2004 s. 221-222) så är Maslows behovshierarki en väl använd teori om vad som motiverar människan. Den utgår från att människan har ett antal grundläggande behov som kan ordnas hierarkiskt i det som kallas för Maslows behovstrappa.

Längst ner finns de grundläggande behoven som är nödvändiga för vår existens, vilka måste vara tillfredsställda innan högre nivåers behov kan kännas motiverande. När en nivås behov är tillfredsställda riktas individens behov automatiskt mot att tillfredsställa behoven på nästa nivå.

Först måste de fysiologiska behoven tillfredsställas, sedan går individens energi åt till att skaffa säkerhet och trygghet. Efter det uppfylls de sociala relationerna och allra sist försöker individen att uppfylla sina egna behov för självförverkligande.

I en projektgrupp är, med största sannolikhet, de grundläggande behoven tillfredsställda.

Projektgruppens energi kommer med andra ord att gå åt till att känna samhörighet i gruppen och att få uppskattning för sina resultat.

5.1.2 Rädsla

Enligt Wisén & Lindblom (2004 s. 218) kräver varje projekt sitt speciella ledarskap och som projektledare måste du försöka finna det bästa sättet att leda just den gruppen. När en ny grupp samlas känner de flesta medlemmar oro och rädsla, som med rätt ledarskap kan vara en positiv spänning.

En ledare måste få kontroll över rädslan i gruppen, vilket inte är svårt om allas deltagande är frivilligt. De flesta känner dock oro för sin plats i gruppen och om denna hotas kan rädslan på nytt göra sig påmind. Detta kan ta fram olika försvarsreaktioner som illojalitet, revirtänkande, aggressivitet eller passivitet enligt Wisén & Lindblom (2004 s. 219).