Poskytování cestovních náhrad

Část zákoníku práce, která upravuje poskytování cestovních náhrad, se každý rok mění prostřednictvím vyhlášek Ministerstva práce a sociálních věcí. V těchto vyhláškách se upravují sazby jednotlivých náhrad, aby co nejlépe vystihovaly současnou ekonomickou situaci. Například v letošním roce (2016) se z tohoto důvodu snížily průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad a zvýšilo stravné vyplácené při služebních cestách v rámci ČR. Kvůli častým změnám je nutné směrnici o poskytování cestovních náhrad velmi pečlivě sledovat a aktualizovat. Společnost GLK-central s.r.o.

náhrad v původní VÚS zpracovaná je, není možné určit, kdy byla naposledy aktualizována.

K tomuto pochybení došlo zřejmě opět kvůli tomu, že se směrnice ve společnosti nevyužívá. Na pracovní cesty jezdí pouze jednatel společnosti, který si cestovní náhrady doposud nevyplácel. V prosinci 2015 však uzavřel se společností GLK-central s.r.o.

smlouvu o výkonu funkce jednatele společnosti, která mimo jiné výslovně umožňuje poskytování cestovních náhrad. Nejen proto bylo jednateli společnosti doporučeno, aby směrnici urychleně aktualizoval. Také mu bylo doporučeno vytvořit cestovní příkaz, který by přehledně naváděl uživatele dokumentu při jeho vyplňování a samotné přípravě pracovní cesty. Cestovní příkaz také pomáhá zabránit různým opomenutím, nebo nesourodosti při řešení pracovních cest a jejich účtování. V cestovním příkazu by se měly nacházet zejména tyto informace:

 místo, datum a čas započetí pracovní cesty,

 cíl pracovní cesty,

 účel cesty,

 způsob dopravy,

 způsob ubytování,

 místo, datum a čas ukončení pracovní cesty,

 další podmínky pracovní cesty a důležité informace.[18]

V původních VÚS také chybí informace o tom, kdo je oprávněn pracovní cestu nařídit a počet dní do kdy je nejpozději možné pracovní cestu vyúčtovat. Po zavedení cestovního příkazu by bylo vhodné také ošetřit, kdo a do kdy tento příkaz schvaluje. Dále může VÚS uvádět, jaké způsoby dopravy považuje za vhodné, nebo horní hranici pro cenu za noc při ubytování. V původních VÚS společnost řeší také používání firemních vozidel, což není nutnou složkou podle ZoÚ, ale určitě je vhodné tuto problematiku ošetřit například kvůli dani silniční, dani z příjmů fyzických osob, nebo DPH.

Obdobně jako u VÚS odpisový plán i tato VÚS je vhodná k ukázce jakým způsobem naplňuje společnost GLK-central s.r.o. účetní zásady s ohledem na danou problematiku popisovanou ve VÚS. Následující tabulky č. 5 - 7 ukazují vztah VÚS poskytování cestovních náhrad a účetních zásad. Účetní zásady jsou opět rozděleny do tří částí v návaznosti na členění zvolené v teoretické části práce.

Tabulka 5: Vztah VÚS poskytování cestovních náhrad a obecných účetních zásad

Účetní zásada Komentář

Zásada věrného a poctivého zobrazení skutečnosti

Po odstranění nedostatků VÚS uvedených výše může být tato zásada považována za splněnou.

Dokladovost a inventarizace

Pokud bude postupováno v souladu s VÚS, budou nastalé účetní případy zaznamenány na vhodných účetních dokladech se všemi náležitostmi vyžadovanými ZoÚ.

Zákaz kompenzace Ve VÚS sice není postup účtování přesně stanoven, ale dá se předpokládat z postupů při účtování jiných účetních případů týkajících se zaměstnanců, že bude automaticky dodržována i tato zásada. zaúčtováním dokladů, které předloží k proplacení zaměstnanci z pracovní cesty, nejprve prověří, zda opravdu souvisí s výkonem této pracovní cesty.

Zásada významnosti Vzhledem k tomu, že společnost neplánuje posílat své zaměstnance na pracovní cesty, mohla by se zdát zpracování

Následující tabulka č. 6 obsahuje informace o způsobu zaznamenávání účetních případů týkajících se poskytování cestovních náhrad s ohledem na správné sestavení a kontrolu účetních výkazů společnosti GLK-central s.r.o., především její rozvahy.

Tabulka 6: Vztah VÚS poskytování cestovních náhrad a účetních zásad se vztahem k rozvaze Vyjádření v peněžních

jednotkách

Položky nutné k zaúčtování pracovní cesty budou vyjádřeny v peněžních jednotkách, další kvalitativní informace společnost uchová v jiných databázích mimo účetnictví.

Zásada účetní jednotky Cestovní náhrady se týkají pouze zaměstnanců a jednatele společnosti GLK-central s.r.o., kteří vykonali pracovní cestu důležitou pro chod společnosti a dosahování zisku.

Zásada nepřetržitosti skupiny zásad. Společnost GLK-central s.r.o. vhodným chováním zabezpečuje kvalitní účetní informace, které povedou k tvorbě rozvahy s velkou vypovídací schopností.

Poslední skupinou účetních zásad, které zde budou zkoumány, jsou účetní zásady se vztahem k výkazu zisku a ztráty. Dodržování těchto účetních zásad je klíčové pro správné vyčíslení hospodářského výsledku.

Tabulka 7: Vztah VÚS poskytování cestovních náhrad a účetních zásad se vztahem k výsledovce Akruální princip ÚJ dbá zvýšené opatrnosti na konci účetního období,

aby správně zaúčtovala pracovní cesty do správného období.

Zásada realizace Poskytování cestovních náhrad nemá přímý vliv na tuto zaúčtovat náklady vzniklé vykonáním pracovní cesty, aby tak dodržovat akruální princip.

Stálost metod VÚS zajišťuje stálost metod v této problematice.

Zásada zjišťování hospodářského výsledku v pravidelných

intervalech

Společnost GLK-central s.r.o. zjišťuje hospodářský výsledek za celou ÚJ jednou ročně. Obdobně jako další účetní operace, které mají přímý vliv na hospodářský výsledek, je nutné, aby byly do účetnictví společnosti zahrnuty včas a ve správné výši.

K tomu také napomáhají VÚS.

Zdroj: Vlastní zpracování

Poskytování cestovních náhrad není příliš významná oblast pro zjišťování hospodářského výsledku, navíc společnost GLK-central s.r.o. teprve uvažuje o možnosti začít své podnikovou i účetní kulturu. Na jejich chápání situace a toho, co je a co není významné,