jednotkách
Položky nutné k zaúčtování pracovní cesty budou vyjádřeny v peněžních jednotkách, další kvalitativní informace společnost uchová v jiných databázích mimo účetnictví.
Zásada účetní jednotky Cestovní náhrady se týkají pouze zaměstnanců a jednatele společnosti GLK-central s.r.o., kteří vykonali pracovní cestu důležitou pro chod společnosti a dosahování zisku.
Zásada nepřetržitosti skupiny zásad. Společnost GLK-central s.r.o. vhodným chováním zabezpečuje kvalitní účetní informace, které povedou k tvorbě rozvahy s velkou vypovídací schopností.
Poslední skupinou účetních zásad, které zde budou zkoumány, jsou účetní zásady se vztahem k výkazu zisku a ztráty. Dodržování těchto účetních zásad je klíčové pro správné vyčíslení hospodářského výsledku.
Tabulka 7: Vztah VÚS poskytování cestovních náhrad a účetních zásad se vztahem k výsledovce Akruální princip ÚJ dbá zvýšené opatrnosti na konci účetního období,
aby správně zaúčtovala pracovní cesty do správného období.
Zásada realizace Poskytování cestovních náhrad nemá přímý vliv na tuto zaúčtovat náklady vzniklé vykonáním pracovní cesty, aby tak dodržovat akruální princip.
Stálost metod VÚS zajišťuje stálost metod v této problematice.
Zásada zjišťování hospodářského výsledku v pravidelných
intervalech
Společnost GLK-central s.r.o. zjišťuje hospodářský výsledek za celou ÚJ jednou ročně. Obdobně jako další účetní operace, které mají přímý vliv na hospodářský výsledek, je nutné, aby byly do účetnictví společnosti zahrnuty včas a ve správné výši.
K tomu také napomáhají VÚS.
Zdroj: Vlastní zpracování
Poskytování cestovních náhrad není příliš významná oblast pro zjišťování hospodářského výsledku, navíc společnost GLK-central s.r.o. teprve uvažuje o možnosti začít své podnikovou i účetní kulturu. Na jejich chápání situace a toho, co je a co není významné,
několika set leté existence vytvořilo. Dodržování účetních zásad však není důležité jen pro bezproblémový chod společnosti jako takové, je důležité i s ohledem na veliké množství potenciálních uživatelů účetních výkazů. V účetních výkazech hledají různé skupiny uživatelů odpovědi na různé otázky. Pohled na účetní výkazy se různí i s ohledem na to, zda je uživatel součástí společnosti, či zda přichází z vnějšku firmy. Základními skupinami uživatelů účetních výkazů jsou:
manažeři podniku – sledování výkonnosti podniku, přijímání finančních rozhodnutí,
majitelé podniku – sledování výkonnosti investic a manažerů,
potenciální investoři, kteří přemýšlí o vstupu do dané společnosti,
věřitelé – rozhodnutí zda půjčí včetně bank,
dodavatelé – ověření zda dostanou zaplaceno,
zákazníci – ověření zda podnik bude pokračovat, jestli bude moct odebírat dlouhodobě,
správce daně – základ pro vyměření daně,
zaměstnanci – ověření stability a prosperity zaměstnavatele,
vládní představitelé – ekonomické a sociální plánování,
konkurenti – zjišťování silných a slabých stránek konkurenta. [17]
Výčet jasně ukazuje, jak se mezi sebou uživatelé účetních výkazů liší a že tyto výkazy využívají k naprosto odlišným účelům a často i rozdílnými způsoby. Když si ÚJ uvědomí, kolik potenciálních zájemců o její účetní výkazy může být, snad i pochopí, jak důležité je dodržování všech účetních konceptů a zásad. Při tomto pohledu již účetnictví neslouží pouze pro vyměření daně z příjmů popřípadě výpočtu některých ekonomických ukazatelů, jak tomu často podnikatelé věří. Účetní výkazy se stávají cenným dokumentem, který je nutné pečlivě vypracovávat a stejně pečlivě kontrolovat pověřenými orgány, protože jak nám ukazuje historie, pokud se manipuluje s účetními výkazy, může to vést k daňovým únikům, různým druhům podvodů, krachům podniků a v nejhorším případě i celé ekonomiky. [21]
Jak se ukazuje již v oddílu věnovaném účetním zásadám, jsou tyto zásady velmi provázané. Často se některý způsob, který ÚJ využívá, dá vysvětlit několika různými
zásadami. Práce je nadále strukturovaná tak, aby u každé účetní zásady byl co nejlepší příklad z účetní praxe ve společnosti GLK-central s.r.o. a došlo k co nejmenšímu opakování. Výčet činností souvisejících s danou účetní zásadou tedy není vyčerpávající, ale měl by přispět k lepší orientaci v textu jako takovém. Proto, pokud u některé zásady chybí některý z příkladů, nemusí to znamenat, že s danou zásadou nesouvisí, ale že byl již popisován v souvislosti s jinou účetní zásadou.
2.3.1 Zásada věrného a poctivého zobrazení skutečnosti
Informace o konkrétním stavu ÚJ podává účetní závěrka. Ta musí být sestavena pomocí metod stanovených zákonem, aby co nejpřesněji korespondovala se skutečným stavem.
Dodržování této zásady zaručuje věrný a poctivý obraz o hospodaření dané ÚJ. Není pochyb o tom, že GLK-central s.r.o. se o dodržení této zásady snaží. Přesto tu jsou jistá pochybení, některá z nich jsou účetní praxí tolerována, jiná budou doporučena k co nejrychlejší nápravě.
Do skupiny prohřešků proti věrnému zobrazení skutečnosti patří například již několikrát zmiňovaná skutečnost, že účetní odpisy jsou stejné jako daňové. Účetnictví společnosti GLK-central s.r.o. bohužel nemůže být považováno ani za zcela správné. Pro naplnění tohoto předpokladu je nutné, aby bylo účetnictví vedené v souladu se ZoÚ a tomu tak nebude, dokud společnost nedoplní svou firemní dokumentaci o některé VÚS. Dalším formálním pochybením je nezveřejnění výkazů za rok 2014, což měla ÚJ provést nejdéle do 30. 6. 2015. Při prohlídce účetnictví bylo zjištěno i pochybení při archivaci. Zejména sjednalo o blednutí dokladů. Ohrožené doklady blednutím byly okamžitě naskenovány a uloženy jak v elektronické, tak papírové podobě.
2.3.2 Dokladovost a inventarizace
Zásadu dokladovosti naplňuje společnost GLK-central s.r.o. bez nejmenšího problému.
Na kontrolu náležitostí dokladu má vypracovanou tabulku, podle které si může účetní zkontrolovat, zda se na dokladu nachází opravdu všechny náležitosti. Neodpovídající
do účetnictví společnosti, anebo zařídí doplnění informací, popřípadě se dohodne s dodavatelem na vystavení nového dokladu. Doklady, které prošly kontrolou náležitostí a také kontrolou zda účetní doklad zachycuje podstatu účetního případu, jsou následně řádně označeny a zařazeny do příslušných šanonů. Na konci účetního období jsou opět překontrolovány všechny doklady a správnost zaúčtování. Po kontrole následují práce související s archivací a účetní závěrkou. Nakonec se ještě překontrolují konečné stavy pohledávkových a závazkových účtů s dodavateli a odběrateli, aby se předcházelo případným chybám a nutným opravám uzavřeného roku. Na tento pečlivý systém však společnost GLK-central s.r.o. nastoupila poměrně nedávno a stále ještě přichází na některá opomenutí předcházejících let.
2.3.3 Zákaz kompenzace
I tato zásada je pro společnost GLK-central s.r.o. naprostou samozřejmostí. Svůj podíl na tom má i účetní program, který už velmi těžko provádí kompenzace tam, kde to ZoÚ dovoluje, natož aby se nějak podařilo vytvořit vzájemný zápočet tam, kde to dovoleno není. Jedinými případy kompenzace v účetní praxi společnosti GLK-central s.r.o. jsou přeplatky záloh na služby nájemníků bytů, kterými je poté vzájemným zápočtem uhrazeno nájemné a i k tomuto druhu kompenzace se přistupuje jen výjimečně. Obvykle se přeplatek z vyúčtování vrátí na účet nájemníka a on dál platí nájem v obvyklé výši.
2.3.4 Zásada objektivity
Společnost GLK-central s.r.o. nepodléhá povinnému auditu, ani u ní doposud nebyla provedena žádná kontrola nějakým ze správních orgánů. To znamená, že účetnictví společnosti doposud nebylo podrobeno kontrole nezávislým znalcem, a proto se dá o naplnění zásady objektivity mluvit jen teoreticky. Podle informací získaných z firemních dokumentů i z osobních rozhovorů se dá vyvozovat, že jak jednatel společnosti, tak účetní jsou profesionály ve svém oboru a chápou potřebu objektivního přístupu.
2.3.5 Bilanční kontinuita
Bilanční kontinuita je další ze zásad, jejíž dodržování je zajištěno účetním programem.
Po provedení všech uzávěrkových prací se automaticky převedou veškeré konečné zůstatky jednotlivých účtů na počáteční stavy účtů, které mají v nastavení předdefinované do roku následujícího. Samozřejmě není možné spoléhat pouze na techniku, ale v případě špatného nastavení, nebo převedení stavů je pochybení odhaleno hned v začátku, protože se závěrečná rozvaha kontroluje s rozvahou počáteční.
2.3.6 Přednost obsahu před formou
S ohledem na kvalitu stavebního a jiného materiálu společnost GLK-central s.r.o.
spolupracuje pouze s renomovanými dodavateli. Tyto spolupráce jsou navázány již roky a plynou z nich různé výhody například dlouhá doba splatnosti. Další výhodou je, že doklady, které do společnosti přichází, mají často stále stejnou, praxí ověřenou formu.
Zda dodávka skutečně proběhla a v jaké kvalitě osobně kontroluje jednatel společnosti při pravidelných návštěvách pracovišť. ÚJ také úzce spolupracuje s právní společností, která v případě pochybností připravuje nebo kontroluje smlouvy a jiné dokumenty, jež projdou společností GLK-central s.r.o.
2.3.7 Zásada významnosti
Společnost GLK-central s.r.o. využívá účetnictví k několika různým účelům. Prvním a podle slov jednatele společnosti pana Urbánka pro společnost nejdůležitějším úkolem je, aby účetnictví sloužilo jako zdroj informací pro výpočet daní. Odtud se dá usuzovat na vztah k významnosti. Pokud má účetnictví sloužit v první řadě pro účely daňové, bude zaznamenávat pouze účetní případy, které jsou významné pro správný výpočet daně takovým způsobem, který je popsán v zákonu o dani z přímů, dani silniční, dani z přidané hodnoty a dalších předpisů. Tento poněkud úzký pohled se rozšiřuje při zapojení dalších úkolů účetnictví, které však jednatel společnosti řadí mnohem hlouběji v pomyslné hierarchii uplatnění. Jako další úkoly účetnictví uvádí podporu při rozhodování pro
majetku. S přihlédnutím k těmto dalším potřebám společnost GLK-central s.r.o. eviduje i účetní případy, které nejsou významné pro výpočet daně, ale předpokládá se jejich významnost pro některou z výše popisovaných oblastí.
2.3.8 Zásada historické pořizovací ceny a vyjádření v peněžních jednotkách
Všechen majetek ve společnosti je oceněn historickou pořizovací cenou v souladu se ZoÚ.
Doposud nenastal případ, že by byl majetek darován, nebo nalezen, takže žádná aktiva nejsou oceněna reprodukční cenou. Společnost GLK-central s.r.o. také nevykazuje žádná aktiva vlastní výroby, která by mohla být oceněna ve výši vlastních nákladů. Jednatel společnosti si vědom faktu, že při tomto způsobu ocenění majetku může dojít ke zkreslení výkonnosti společnosti a při svých ekonomických rozhodnutích to bere v úvahu.
2.3.9 Zásada účetní jednotky
Vlastní kapitál společnosti je tvořen vkladem jediného společníka. Tento vklad je splacen v plné výši. Společnost GLK-central s.r.o. neeviduje za osobou pana Urbánka žádné pohledávky. Jednatel společnosti dostává měsíční mzdu na základě smlouvy o výkonu funkce jednatele a při rozdělování hospodářského výsledku se řídí společenskou smlouvou, která upravuje pravidla pro vyplácení podílu na zisku. Společnost GLK-central s.r.o.
nevlastní rozhodující podíl v žádné společnosti a ani není dceřinou společností. Z těchto informací se dá soudit, že společnost si je jasně vědoma zásady účetní jednotky a dobře ji dodržuje.
2.3.10 Zásada nepřetržitosti trvání účetní jednotky
Společnost GLK-central s.r.o. vykazuje v rozvaze svá aktiva v účetní hodnotě odpovídající dalšímu trvání ÚJ. Toto pokračování není podloženo žádnou analýzou a vychází spíše z osobního přesvědčení jednatele společnosti. Při zběžném pohledu na rozvahu minulých let není důvod o tomto přesvědčení pochybovat. Společnost dosahuje v průběhu 4 let rostoucího zisku.
2.3.11 Princip podvojnosti a souvztažnosti účtů
Tato zásada je tak elementární, že její nedodržení naruší celý systém, podle kterého podvojné účetnictví funguje. Do jisté míry dodržování této zásady automaticky kontroluje účetní program. Účetnictví však zůstává kreativní činností. Záleží na osobě účetního a zavedených zvyklostech, jak účetní posoudí účetní případ a jak ho následně zaúčtuje.
Společnost GLK-central s.r.o. v současnosti vede účetnictví průměrně deseti sdružením vlastníků bytových jednotek, jejichž agendy přebírá od různých správců. Účtování sdružení vlastníků bytových jednotek je stále poměrně nová oblast a v některých případech existují mnohoznačné výklady. Tato skutečnost se odrážela v přebíraných agendách. Například v oblasti vybírání záloh na služby od nájemníků a jejich následné zúčtování postupovali dřívější správci účetní agendy třemi různými způsoby. Bylo tedy nutné vybrat takový způsob účtování, který nejvíce odpovídá povaze účetní operace. V prvním případě zúčtování probíhalo přes výnosové a nákladové účty, takže se účtovalo v šesté třídě i na stranu Má dáti a v páté třídě na stranu Dal. Ve druhém způsobu se k těmto operacím používaly pouze rozvahové účty. Účetní ve společnosti GLK-central s.r.o. vybrala způsob s rozvahovými účty, což odpovídá nejvíce charakteru těchto plateb. Peníze, které přijdou na účet společenství, totiž nejsou příjmem, ale zálohou.
2.3.12 Akruální princip
Z obecných informací je zřejmé, že společnost GLK-central s.r.o. účtuje na akruální bázi.
To znamená, že zaznamenávají účetní případy do období, s nímž věcně i časově souvisejí.
Tento přístup se projevuje zejména při časovém rozlišení. Společnost GLK-central s.r.o.
časově rozlišuje náklady u pojištění domů a vozidel, softwarové licence účetního programu a spotřebě energií (elektřina, voda, plyn). Časové rozlišení v těchto případech zvolila z důvodu fakturace za období, které se neshoduje s běžným účetním rokem. S ohledem na informace uvedené ve VÚS společnosti GLK-cenral s.r.o. nebylo nutné časově rozlišovat softwarovou licenci, protože se jedná o opakující se platbu nevýznamné výše.
Rozhodně to však není chybou a neexistuje důvod tento postup měnit, naopak ve chvíli
Další účetní metody, které ovlivňuje akruálním principem, jsou odpisy a dohadné položky.
Dohadné položky jsou ve společnosti používány jen výjimečně na plnění od pojišťoven při řešení pojistné události. V žádném z výkazů společnosti se neobjevují ani opravné položky, kurzové rozdíly, odložená daň nebo rezervy. Nevyužívání těchto metod souvisí se způsobem podnikání společnosti. Měla by se však zamyslet nad tvorbou opravných položek k některým nedobytným pohledávkám a tvorbou rezerv na úhradu případných reklamací. Společnost ještě sice žádnou reklamaci neměla, ale i tak by bylo vhodné rezervy k větším zakázkám tvořit. To souvisí i se zásadou opatrnosti.
2.3.13 Zásada opatrnosti
Jak již bylo konstatováno dříve, jednou ze specialit českého podnikatelského prostředí je, že velké množství společností je řízeno majiteli. Toto samozřejmě platí v mnohem větší míře u mikropodniků. Shodnost osoby majitele a manažera společnosti s sebou přináší mnoho výhod i nevýhod. Majitel je pro svoji společnost schopen obětovat mnoho času a energie a obecně řečeno se nemusí nikomu zpovídat ze svých pracovních úspěchů. Sám situaci ve společnosti dobře rozumí a není nutné předkládat různé analýzy a aspoň jednou ročně dokazovat správnými čísly na výkazech, že si společnost vede dobře. Proto je zásada opatrnosti v Čechách oblíbenější, než v jiných státech. Nejen, že majitel společnosti nepřenáší rizika spojená s jedním rokem do let následujících, ale také má prostor pro optimalizaci daně.
Se zásadou opatrnosti souvisí především účtování na výsledkových účtech. Tyto účty se ve společnosti GLK-central s.r.o. uzavírají a kontrolují nejdéle jednou za půl roku. Částečná kontrola probíhá, již při každoměsíčních fakturacích. Společnost kontroluje nejen, zda jsou zaúčtovány veškeré náklady, které v průběhu měsíce nastaly, ale kontroluje se i jejich správné zařazení. Účetní i jednatel společnosti považují za nejnáročnější oblast ke kontrole správné zařazení dokladu a posouzení, zda se jedná o opravy, služby nebo technické zhodnocení, přesto jednatel společnosti nemá v úmyslu zavést VÚS upravující tyto postupy. Také v těchto případech se jednatel i účetní opět spoléhají pouze na vlastní instinkt a zkušenosti, i když by jim VÚS mohla pomoci dodržovat účetní zásady a usnadnila případnou komunikaci s finančním úřadem.
S ohledem na tvorbu výnosů a ochranou před jejich nedosažením například při přerušení spolupráce, společnost GLK-central s.r.o. sepisuje se svými zákazníky smlouvy, ve kterých je stanovena různá výše penalizace při odstoupení od nich. Procento penalizace se odvíjí od množství a kvality dřívější spolupráce. Tímto způsobem společnost zabezpečuje, že se pokryjí alespoň náklady související s nákupem stavebního materiálu a dalších věcí potřebných před první fakturací. Na výnosových účtech se v souladu s účetními principy účtuje až ve chvíli, kdy je vystavena faktura odběrateli.
Při prohlídce dokumentů byla nalezena také pochybení vůči zásadě opatrnosti, která by měla společnost GLK-central s.r.o. napravit. V jejím účetnictví se nacházejí dvě nedobytné pohledávky, kterým nebyly doposud vytvořeny opravné položky.
Je pravděpodobné, že toto pochybení nastalo výše popsaným mechanismem, protože majitel společnosti nikomu nepředkládá účetní výkazy a na konci roku je zpracovává především kvůli daňovému přiznání, nikdo si nevšiml, že se stejná položka na rozvaze v pohledávkách nachází již několik let. Jedná se o poměrně malé částky, takže je majitel společnosti v duchu již „odepsal“ a neočekával jejich dosažení, ale nebylo tomu tak učiněno v účetnictví. Samozřejmě i této chybě by se dalo zabránit, kdyby se společnost GLK-central s.r.o. více řídila VÚS a prováděla pečlivou inventarizaci všech účtů.
2.3.14 Okamžik uskutečnění účetního případu
Okamžik uskutečnění účetního případu je pro společnost důležitý i s ohledem na výkazy k dani z přidané hodnoty. Většina faktur přichází do společnosti nejprve e-mailem, proto je okamžik uskutečnění účetního případu obvykle datum vystavení faktury přijaté.
U dokladu vystavovaných ÚJ záleží okamžik uskutečnění účetního případu na druhu činnosti a její fázi. Následující výčet podává bližší informace a přístupu spolčenosti
GLK-central s.r.o. k této problematice.
Faktury vydané za správu nemovitosti - poslední den v měsíci, za který je správa fakturována.
FV v případě průběžné fakturace probíhající stavby - poslední den období, za které je daná faktura vystavována.
Vyúčtování služeb nájemníkům bytových jednotek - poslední den v roce, anebo den, ke kterému končí nájemní smlouva.
Správné vymezení okamžiku uskutečnění účetního případu je velmi důležitým stavebním kamenem pro mnoho dalších účetních zásad, jako je například zásada opatrnosti nebo akruální princip.
2.3.15 Zásada realizace
Pokud ÚJ dbá pouze o tvorbu výnosů, ale již se tolik nevěnuje tomu kolik z těch výnosů je skutečně realizovaných, přivádí se do velikých problémů. To chápe i společnosti GLK-central s.r.o. Sama si totiž obdobnou situací prošla před odchodem minulých jednatelů společnosti z podniku. Společnost sice generovala účetní zisky, ale dostávala se do problémů s placením faktur dodavatelům. Tento problém byl spojen s příliš dlouhým obratem pohledávek. Od té doby se však poučila a už ví, že dosahovat prosperity neznamená pouze fakturovat, ale být schopen získat za tyto faktury platbu. Z této nešťastné doby navázala i úzkou spolupráci s právní společností a začali se společně zabývat odkupem a vymáháním pohledávek.
2.3.16 Zásada přiřazování nákladů k výnosům
Společnost je stále v určité fázi přerodu. To se projevuje i neustálým hledáním správného způsobu kalkulace fakturačních cen. I přes to, že společnost účtuje na tři různá střediska, která se dělí na zakázky, nerozdělovala náklady k výnosům správně. To se odráželo ve vysokých režijních nákladech. Po zjištění tohoto problému společnost zvýšila důraz na třídění dokladů před zaúčtováním a zavedla procentní přirážky. Výsledkem jsou mnohem nižší režijní náklady a pečlivější dodržování zásady přiřazování nákladů k výnosům.
2.3.17 Zásada zjišťování hospodářského výsledku v pravidelných intervalech
2.3.17 Zásada zjišťování hospodářského výsledku v pravidelných intervalech