Akruální princip Účetní odpisy jsou účtovány vždy do období, s nímž věcně a časově souvisejí.
Zásada opatrnosti Pokud se použije jiný postup odepisování nežli daňový, můžou odpisy lépe odpovídat opotřebení majetku a tím i lépe naplnit tuto zásadu.
Zásada realizace VÚS odpisový plán nesouvisí s účetní zásadou realizace.
Zásada přiřazování nákladů výnosům
Postupné odepisování dlouhodobého majetku napomáhá přesnějšímu přiřazování nákladů výnosům z užívání tohoto majetku.
Okamžik uskutečnění účetního případu
VÚS stanovuje, kdy se účtuje o odpisech, kdy se majetek zařazuje a kdy vyřazuje z užívání.
Stálost metod VÚS zajišťuje stálost metod v této problematice.
Zásada zjišťování hospodářského výsledku v pravidelných
intervalech
Odpisy mají značný vliv na výši hospodářského výsledku, proto je nutné postup týkající se účtování dobře popsat ve VÚS.
Zdroj: Vlastní zpracování
Jak již napovídá název tabulky, informace o těchto účetních zásadách jsou důležité pro přesnou identifikaci způsobu, kterým byl vypočten hospodářský výsledek. Ze stupně naplnění jednotlivých zásad se dá odhadovat, jak přesně odpovídá účetní hospodářský výsledek skutečnosti.
2.2.4 Podpisové vzory
Vnitropodnikové směrnice neobsahují podpisové vzory. Opět by se mohlo zdát, že pro společnost nemá tato směrnice žádný význam. Společnost má jediného jednatele, který
zakládají různé obchodně-právní vztahy. Dále zde pracuje jedna účetní, která elektronicky podepisuje zaúčtované dokumenty tím, že účtuje přihlášená do systému pod svým heslem a přihlašovacími údaji. Poslední skupinou osob patřících ke společnosti jsou zbylí zaměstnanci, kteří však nemohou podepisovat jménem společnosti nic. Jedinou výjimkou jsou snad jen dodací listy u materiálu, který jezdí vyzvedávat přímo k dodavateli. Také disponují debetní kartou, která se každý měsíc účtuje a tedy i kontroluje.
I přes zvolenou argumentaci musí ÚJ brát v úvahu, že vypracování této VÚS ukládá ZoÚ.
Podpisem dokladu odpovědná osoba dokládá, že účetní případ zkontrolovala jednak z pohledu náležitostí dokladu a jednak s ohledem na samotnou situaci, kterou účetní doklad zastupuje. Při absenci podpisových vzorů ÚJ riskuje narušení mnoha účetních zásad, protože by účetní doklad neobsahoval veškeré náležitosti, které mu zákon ukládá. Tyto náležitosti jsou blíže popsané v pododdílu nazvaném obecné účetní zásady v části věnované dokladovosti a inventarizaci.
V souvislosti s podpisovými vzory se mluví i o odpovědnostním řádu. V takto malé společnosti je prakticky za vše zodpovědný jednatel společnosti. V oblastech, za které jsou zodpovědní zaměstnanci, například správné účtování či nákup správného materiálu sice určitou mírou zodpovídají zaměstnanci, ale tato zodpovědnost je spíše formální k jednateli společnosti. Zaměstnanci mají pojištění, ze kterých se případné ztráty způsobené jejich zaviněním hradí s 10% spoluúčastí. Podle informací získaných od zaměstnanců i jednatele společnosti této situaci všichni dobře rozumí a podobá se to spíše zvykovému právu. Přesto by se toto dalo poměrně jednoduše převést do vnitropodnikové směrnice, což bylo také společnosti GLK-central s.r.o. doporučeno.
2.2.5 Systém zpracování účetnictví
Systém zpracování účetnictví může být rozdělen do tří samostatných celků a to povinnosti účetních pracovníků, systém zpracování účetnictví a oběh účetních dokladů. Povinnosti
účetních pracovníků jsou velmi srozumitelně a přehledně popsány ve VÚS GLK-central s.r.o. Na druhou stranu informace o oběhu účetních dokladů naprosto chybí.
Při současném chodu společnosti, kde jsou nositeli veškerých informací o systému účetnictví jednatel společnosti a účetní, se nejedná o problém závažný natolik, že by bylo
potřeba na současné situaci něco měnit. Problém nastane ve chvíli, kdy dojde k personálním změnám, protože pokud tyto zásadní informace nebudou někde zaznamenány, mohly by se časem úplně ztratit.
V této směrnici je vhodné uvést veškeré informace o účetním programu, který ÚJ užívá.
Nesmí zde chybět následující informace:
ÚJ účtuje v soustavě podvojného účetnictví,
je plátce DPH,
účetní období bylo stanoveno shodné s kalendářním rokem,
daňové přiznání zpracovává daňový poradce a podává v červnu následujícího roku, za které se daňové přiznání vyhotovuje,
účetnictví je vedeno za jednotku jako celek v české měně i jazyce.
S ohledem na legislativní změny platné od 1. 1. 2016 je důležitější než kdy dříve, aby se veškeré doklady zaúčtovaly do účetnictví ÚJ včas. Společnost GLK-central s.r.o.
je čtvrtletním plátcem DPH, proto do nedávna nebylo nutné na získání veškerých dokladů spěchat. Občas se stávalo, že se zejména pokladní doklady dostávaly do účetnictví společnosti s několika týdenním zpožděním. Díky novým kontrolním hlášením DPH se vnesl do nakládání s doklady poněkud větší řád. V letošním roce se zpravidelnilo i vystavování faktur. K tomuto kroku vedla jednatele společnosti snaha o zlepšení peněžních toků. Dřívější čtvrtletní fakturační období za správu domů a přidružených služeb se změnilo v měsíční. A měsíčně začala společnost fakturovat i za dlouhotrvající stavební práce. Dalším důvodem pro změnu v této oblasti, tedy pravidelnější vybírání pokladních dokladů od zaměstnanců a častější fakturace, mimo již popsaných důvodů, byly chyby při fakturaci a účtování způsobené zapomínáním. Součástí tohoto obšírného tématu je i archivace dokumentů, kterou se zabývá závěrečná část původních VÚS.
Původní VÚS výčtem povinností účetních pracovníků vyzývá k naplnění následujících účetních zásad.
„Z těchto základních úkolů vyplývají pro účetní pracovníky především tyto povinnosti:“
Zásada věrného a poctivého zobrazení skutečnosti
o „Vždy se řídit Zákonem č.563/1991Sb. o účetnictví, č.586/1992 Sb. o daních z příjmů a pravidelně sledovat jejich změny.“
o „U opravných dokladů zaznamenávat jak na opravný, tak i opravovaný doklad čísla opravovaného tak opravného dokladu; u dokladů na prodej zásob a majetku uvádět označení vystavené faktury a na faktuře uvádět číslo dokladu, kterým byl majetek zúčtován do nákladů“ [20]
Dokladovost a inventarizace
o „Každý vystavený doklad podepsat, pokud odpovídá za zaúčtování.“
o „Pravidelně v průběhu roku měsíčně provádět kontrolu stavu jednotlivých rozvahových účtů, které mu byly svěřeny k ošetřování.“
o „Vystavovat účetní doklad tak, aby byl zřejmý jeho obsah (v textu stručně a výstižně popsat účetní případ)“ [20]
Přednost obsahu před formou
o „Před vystavením dokladu prověřit, zda je účetní případ schválen nadřízeným pracovníkem.“ [20]
Akruální princip
o „Dbát na účtování nákladů a výnosů do správného účetního období.“[20]
Z uvedeného výčtu je patrné, které účetní zásady vnímá ÚJ jako klíčové. Protože účetní, který zpracovával původní VÚS, již opustil společnost, není možné zjistit, zda zbylé účetní zásady nejsou explicitně zmíněny z toho důvodu, že je považoval za tak základní, že o nich není třeba ani mluvit, nebo tyto zásady nebyly považovány za dostatečně významné pro správně vedené účetnictví.
Oběh účetních dokladů
Následující text se zabývá návrhem chybějící části VÚS Systém zpracování účetnictví, který byl zpracován na žádost jednatele společnosti. Obsahuje přesný popis systému označování a uchovávání účetních dokladů, aby nemohlo v žádném případě dojít k pochybnostem, nebo nesourodému označování. Jasně stanovená pravidla pomohou předcházet chybám a urychlí orientaci v dokladech uchovávaných ve fyzické podobě. ÚJ
se může rozhodnout uchovávat doklady i v elektronické podobě. V tom případě je navrženo shodné označení pro obě formy.
Návrh části směrnice
Jednotlivé druhy účetních dokladů je nutné označit samostatnou číselnou řadou. Tato číselná řada se skládá z třech písmen, které označují druh dokladu a pěti čísel, které označují rok a pořadí dokumentu. Odpovědná osoba za zaúčtování daného dokladu má povinnost toto číslování průběžně kontrolovat a doklady správně řadit s ohledem na datum účetního případu tak, aby nedocházelo k chybám při označování dokumentu způsobených vynecháním čísla anebo jeho zdvojením.
Kontrola je zajišťována pečlivým dodržováním fází oběhu účetních dokladů:
obdržení, nebo vystavení účetního dokladu,
třídění dokladů podle druhů a středisek,
ověření náležitostí účetního dokladu a podstaty účetního případu,
číslování vhodnou číselnou řadou,
zaúčtování v účetním programu prostřednictvím vhodných účetních předpisů,
uschování dokumentu,
archivace,
skartace.
Číselné řady užívané společností GLK-central s.r.o. pro rok 2016 (platí i pro označování elektronických dokumentů):
faktury vystavené: FAV16001 – FAV16999,
faktury přijaté: FAP16001 – FAP16999,
bankovní výpisy: BAV16001 – BAV16012,
výpisy z platebních karet: DPK16001 – DPK16012,
pokladní doklady vystavené: POV16001 – POV16999,
pokladní doklady přijaté: POP16001 – POP16999,
pohledávky: POH16001 – POH16999,
interní doklady: INT16001 – INT16999.
Účetní pracovník je povinen dodržovat výše uvedené číselné řady právě pro uvedené typy účetních dokladů. Výjimku tvoří dodací listy, které se označují stejným pořadovým číslem jako faktura přijatá, ke které byly vystaveny.
Účetní záznamy se jednou měsíčně zálohují na určený flash disk, který se skladuje odděleně od účetních dokladů uschovaných ve fyzické formě.
2.2.6 Stanovení druhů zásob materiálu účtovaného při pořízení přímo do spotřeby
I v této části směrnice je pravděpodobné, že je směrnice převzatá z jiné větší společnosti, protože je zde precizně popsán způsob účtování zásob způsobem A. Bohužel z účetní praxe v podniku vyplývá, že se ve společnosti GLK-central s.r.o. účtuje o zásobách způsobem B.
I když je pravdou, že v poslední době se kvůli rostoucímu množství nevyužitého materiálu přemýšlí o zavedení skladu pro materiál zbylý při stavbě a podrobnějším sledování jeho pohybu i pro účely následné fakturace, pravděpodobně začne být užitečná i tato část původní VÚS. ZoÚ však ukládá povinnost stanovit způsob účtování o materiálu, který příjde přímo do spotřeby. Jisté informace se o tomto dozvídáme i z části VÚS společnosti GLK-central s.r.o. věnující se dlouhodobému majetku. VÚS uvádí, že vše, co nesplňuje zákonnou hranici pro zařazení do dlouhodobého majetku, se účtuje do nákladů tudíž do spotřeby. Tato roztroušenost potřebných informací není zcela ideální, proto následuje návrh směrnice, která informace o účtování o materiálu ucelí.
Materiál účtovaný přímo do spotřeby
Pro potřeby ÚJ se materiálem rozumí:
základní stavební materiál (dlažba, dveře, beton,…),
pomocný materiál (vrtáky, šrouby, pytle,…),
provozovací materiál (papír do tiskárny, čisticí prostředky,…),
náhradní díly,
drobný hmotný a nehmotný majetek.
Veškerý pořízený materiál je účtován přímo do spotřeby. Odpovědná osoba (účetní/jednatel) provede k 31. 12. daného roku inventuru materiálu, který nebyl k tomuto datu spotřebován. Zjištěná hodnota nespotřebovaného materiálu bude nejpozději do deseti pracovních dnů zaúčtována interním dokladem v účetnictví společnosti následujícím způsobem:
Přeúčtování počátečního stavu 501/112
Zaúčtování zjištěné hodnoty 112/501
Datum uskutečnění účetního případu je shodné s posledním dnem účetního období.
Inventarizaci nepodléhá materiál, jehož hodnota je nižší než 100 Kč a materiál, který má dobu použitelnosti delší než jeden rok, přičemž není dlouhodobým majetkem podle zákona o dani z příjmů.
Ceny zjištěného materiálu budou určeny v obvyklé výši.
Náklady pořízení budou sledovány na odděleném analytickém účtu 501.010 a rozúčtovány poměrnou částí na konci účetního období pokud jejich celková hodnota za rok přesáhne 5 000 Kč.
2.2.7 Časové rozlišení nákladů a výnosů
Tato směrnice je v původních VÚS společnosti GLK-central s.r.o. velmi dobře zpracovaná.
Obsahem směrnice jsou všechny významné druhy účetních případů, které ve společnosti pravidelně nastávají, anebo společnost GLK-central s.r.o. předpokládá, že se s nimi ÚJ v budoucnu setká a jedná se o časové rozlišení nákladů a výnosů. Ve VÚS jsou také popsány účetní případy, u kterých by mohlo dojít k pochybnostem, zda se jedná o časové rozlišení nákladů a výnosů.
Závěr směrnice o časovém rozlišení nákladů a výnosů ošetřuje pravidla účtování
hrozí nestálost účtování v různých letech. České účetní standardy říkají, že o nevýznamnou částku se jedná v případech, „kdy jejich ponecháním v nákladech či výnosech bez časového rozlišení není dotčen účel časového rozlišení a účetní jednotka tím prokazatelně nesleduje záměrné upravování výsledku hospodaření“. [15] Dále české účetní standardy umožňují časově nerozlišovat u neustále se opakujících plateb. Z toho vyplývá, že by společnost GLK-central s.r.o. nemusela časově rozlišovat žádný účetní případ, protože všechny, které doposud časově rozlišovala, spadají do výjimek, které jsou popsány v českých účetních standardech. Je otázkou, zda ÚJ časově rozlišuje své účetní případy, protože to tak pokládá za správné nebo proto, že nepracuje se svými VÚS a doposud nezjistila, že by nemuseli všechny platby časově rozlišovat a přitom by se neodchýlili od legislativních předpisů.
V žádném případě se však nejedná o pochybení, spíše o překvapivou aktivitu s přihlédnutím k tomu, že v dodržování ostatních VÚS až tak precizní tato ÚJ není.
2.2.8 Používání cizích měn, kurzové rozdíly
Společnost GLK-central s.r.o. nenakládá s cizí měnou ani neobchoduje s žádným subjektem ze zahraničí. I přes to je problematika kurzových rozdílů ve VÚS zpracována.
Ve VÚS je stanoveno, že ÚJ užívá pevného kurzu stanoveného ČNB po dobu jednoho roku. Toto rozhodnutí učinila společnost s ohledem na velmi nízkou předpokládanou frekvenci operací tohoto druhu. VÚS upravuje i postup při devalvaci měny a hlavně postup na konci účetního období.
Celá směrnice se nápadně podobá vzorovým směrnicím nacházejících se v literatuře zabývající se VÚS. Je jasné, že pro společnost GLK-central s.r.o. by bylo velmi obtížné vytvořit VÚS bez jakékoliv šablony. Pravděpodobně proto se většina původních VÚS podobá vzorovým směrnicím z účetní literatury, či působí jako směrnice jiné společnosti.
Není divu, že si společnost původní VÚS neupravila více pro potřeby své ÚJ, když často popisují problematiku, která pro společnost GLK-central s.r.o. není předmětná jako například kurzové rozdíly, nebo se s účetními případy a postupy popsanými ve VÚS setkává jen zřídka. Množství neužitečných informací může být dalším důvodem, proč společnost s VÚS nepracuje. Je možné, že do svých směrnic pouze nahlédli a zjistili řadu nepodstatných informací a než aby dokument prohledávali i příště, raději hledají informace
na internetu, v zákonech, nebo u daňového poradce. To však může vést k mnohým chybám, nesprávným výkladům a nesmyslnému chování.
2.2.9 Deriváty
VÚS zabývající se deriváty je v tomto výčtu uvedena i přes to, že není vyžadována zákonem a ani není obsahem původních VÚS společnosti GLK-central s.r.o. Jedná se totiž o klasický případ problému právní síly dokumentů upravujících účetnictví v ČR popsaného v oddílu zabývajícím se doklady ukládající povinnost tvorby vnitropodnikových směrnic.
Jednatel společnosti projevil přání tuto směrnici nově zpracovat. Po bližším rozhovoru s panem Urbánkem se ukázalo, že došlo k milnému chápání českého legislativního systému. Společnost GLK-central s.r.o. prozatím neplánuje využívat tohoto finančního nástroje a tím pádem není nutné vypracovat VÚS upravující účtování o derivátech. Došlo k pochybnostem, zda není možné tuto směrnici vymáhat, protože o vhodnosti jejího vyhotovení mluví vyhláška 500/2002 Sb., § 52. ÚJ je však povinna řídit se zákony a vyhlášky jsou na nižší úrovni v legislativní hierarchii. Jak již bylo několikrát zmíněno, panují kolem právní síly vyhlášek jisté pochybnosti. Vyhlášky sice dále vykládají zákon, takže teoreticky, kdo jedná v souladu s vyhláškou, jedná v souladu i se zákonem. Přesné dodržování vyhlášek však není vymahatelné ani postižitelné, a proto bylo od tvorby této směrnice upuštěno. ÚJ si musí být před takovýmto rozhodnutím jistá, že se svým počínáním neodchyluje mimo vyhlášky i od zákona.
2.2.10 Poskytování cestovních náhrad
Část zákoníku práce, která upravuje poskytování cestovních náhrad, se každý rok mění prostřednictvím vyhlášek Ministerstva práce a sociálních věcí. V těchto vyhláškách se upravují sazby jednotlivých náhrad, aby co nejlépe vystihovaly současnou ekonomickou situaci. Například v letošním roce (2016) se z tohoto důvodu snížily průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad a zvýšilo stravné vyplácené při služebních cestách v rámci ČR. Kvůli častým změnám je nutné směrnici o poskytování cestovních náhrad velmi pečlivě sledovat a aktualizovat. Společnost GLK-central s.r.o.
náhrad v původní VÚS zpracovaná je, není možné určit, kdy byla naposledy aktualizována.
K tomuto pochybení došlo zřejmě opět kvůli tomu, že se směrnice ve společnosti nevyužívá. Na pracovní cesty jezdí pouze jednatel společnosti, který si cestovní náhrady doposud nevyplácel. V prosinci 2015 však uzavřel se společností GLK-central s.r.o.
smlouvu o výkonu funkce jednatele společnosti, která mimo jiné výslovně umožňuje poskytování cestovních náhrad. Nejen proto bylo jednateli společnosti doporučeno, aby směrnici urychleně aktualizoval. Také mu bylo doporučeno vytvořit cestovní příkaz, který by přehledně naváděl uživatele dokumentu při jeho vyplňování a samotné přípravě pracovní cesty. Cestovní příkaz také pomáhá zabránit různým opomenutím, nebo nesourodosti při řešení pracovních cest a jejich účtování. V cestovním příkazu by se měly nacházet zejména tyto informace:
místo, datum a čas započetí pracovní cesty,
cíl pracovní cesty,
účel cesty,
způsob dopravy,
způsob ubytování,
místo, datum a čas ukončení pracovní cesty,
další podmínky pracovní cesty a důležité informace.[18]
V původních VÚS také chybí informace o tom, kdo je oprávněn pracovní cestu nařídit a počet dní do kdy je nejpozději možné pracovní cestu vyúčtovat. Po zavedení cestovního příkazu by bylo vhodné také ošetřit, kdo a do kdy tento příkaz schvaluje. Dále může VÚS uvádět, jaké způsoby dopravy považuje za vhodné, nebo horní hranici pro cenu za noc při ubytování. V původních VÚS společnost řeší také používání firemních vozidel, což není nutnou složkou podle ZoÚ, ale určitě je vhodné tuto problematiku ošetřit například kvůli dani silniční, dani z příjmů fyzických osob, nebo DPH.
Obdobně jako u VÚS odpisový plán i tato VÚS je vhodná k ukázce jakým způsobem naplňuje společnost GLK-central s.r.o. účetní zásady s ohledem na danou problematiku popisovanou ve VÚS. Následující tabulky č. 5 - 7 ukazují vztah VÚS poskytování cestovních náhrad a účetních zásad. Účetní zásady jsou opět rozděleny do tří částí v návaznosti na členění zvolené v teoretické části práce.