R ESULTAT AV FÖRSTUDIEN

I följande del presenteras resultatet av data som är mest intressant och relevant i förstudien. Förstudien presenteras i löpande text med frågor, citat samt tabeller för att framhäva de viktigaste faktorerna. Resultaten analyseras och presenteras sedan för att lägga en grund för huvudstudien. Inledningsvis beskrivs konferensbeställarnas informationshämtning kring anläggningar, bokningsprocessen, behoven vid konferenser samt vilka faktorer som avgör valet av konferensanläggning. Därefter redovisas vilka faktorer som värderas i konferens samt vilka behov företagen har vid val av konferens.

6.1.1 Inhämtning av information

Resultatet visade att konferensbeställarna har olika sätt att inhämta information då de ska välja konferensanläggning. De flesta respondenter inhämtar information via hemsidor, exempelvis anläggningens egen hemsida, branschhemsidor eller hemsidor med rekommendationer. En respondent menade att de också ringer och kontaktar konferensanläggningarna efter det att de varit inne på hemsidan och skapat ett intresse kring en specifik anläggning.

En annan respondent menade att Umeå är ganska litet och att de vet vad som finns att tillgå. Han menade att man får information via tidigare erfarenheter och ofta hör saker via rykten. En annan respondent menade att de ofta vill ha förnyelse och prova nya anläggningar och att de då ser över vilka alternativ som finns. En respondent letar efter rekommendationer på anläggningar innan denne ska boka. En annan väg att inhämta information för en viss typ av evenemang och konferens är via en extern part.

En respondent menade att de vänder sig till experthjälp för att få samordning och hjälp att hitta rätt typ av anläggning till eventet.

6.1.2 Bokningsprocess vid en konferens

Resultatet visar att processen för bokningen av konferens är olika för alla beslutsfattare på företagen. Det ser också olika ut beroende på vad det är för typ av konferens som ska hållas och om det är en intern eller extern konferens. En av respondenterna föredrog att bokningen går igenom en extern part, exempelvis en eventbyrå som sköter bokningen, om företaget ska hålla i en extern konferens för alla kontor i Sverige. Respondenten underströk att det vid sådana speciella tillfällen inte bara handlar om vilken konferensanläggning som ska väljas och att det ska finnas tillgängligt och närliggande boende, utan att det ska finnas annat runt i kring som ska fungera.

Det framkom även att det ställs höga krav på konferensbeställaren på företaget och den som sköter bokningen på konferensanläggningen. Det är viktigt att beställaren ger rätt information och att personalen på konferensanläggningen ställer rätt frågor vid bokningen för att kunna leverera i enighet med de behov och önskningar som finns.

Ibland hade respondenterna egna konkreta idéer som de vill ska genomföras och ibland har personalen ett större ansvar att de via den information de får kan ge

lämpliga förslag som överensstämmer med kundens behov. ”..och ju mer anläggningen som ska gästa oss vet, desto duktigare kan de vara på sitt arbete och uppgift så att allt flyter på.. Och ju duktigare man är som beställare desto bättre tjänst får man i leveransen”. Detta ställer krav på att konferenspersonalen har erfarenhet och vana att hantera den typen av evenemang så att de kan ställa relevanta kontrollfrågor redan vid bokningen.

Flera av respondenterna menade att de vid mindre konferenser eller interna konferenser oftast bokar själva. En av respondenterna menade att det ibland är fullbokat i deras egna lokaler, och fann därför ett behov av arbeta med en extern part dit de med kort varsel skulle kunna hålla mindre möten och konferenser. ”Det skulle vara önskvärt att man kan gå in och kolla själv - har de lokaler idag? Då kan man snabbt gå in och boka utan att kanske ha jättelång framförhållning.”

6.1.3 Företagens behov vid konferenser

Nedan, i tabell 2, presenteras faktorer som beslutsfattare tar hänsyn till vid valet av konferensanläggning. Faktorerna listas utan inbördes prioriteringsordning.

Tabell 2 – Sammanställning av faktorer

• Effektiv resrutt • Allsidig profession - personal

• Rimligt pris • Tekniken fungerar

• Närliggande boende • Vana att hantera olika typer av evenemang

• Tillgång till bra mat • Närhet

• Gruppövningar • Lokalkapacitet för över 100 personer

• Fungerande logistik • Modern teknik

• Bra klass • Återspegla företagets värderingar

• Bra standard på lokalernas utseende • Fina lokaler

• Bra standard på service • Möjlighet till snabb förflyttning mellan ytor/rum

• Strömförsörjning och internetuppkoppling • Rymliga ytor för exempelvis utställningar

• Bokning av mindre rum med kort varsel • Ljusa och fräscha lokaler Tabell 2 – Sammanställning av faktorer

Källa: Intervjuer – förväntningar på konferensanläggningar, 2015.

Resultatet visar att de flesta intervjuade företagen oftast arrangerar interna konferenser. Ett behov som en av respondenterna hade var att resan till konferensen inte skulle vara för lång för konferensdeltagarna och att konferensanläggningen skulle finnas i Norrland. Konferensbokaren vill därför hitta den mest effektiva resrutten för att skära ner på restid för konferensdeltagarna.

En annan respondent menade att kontoret ibland vill åka iväg på konferens för att de anställda skulle ha trevligt tillsammans. Av den anledningen anordnar de interna konferenser där medarbetarna träffas, äter middag och har gruppövningar för att stärka sammanhållningen och gruppdynamiken. Bra boende och tillgång till bra mat påtalades som viktiga faktorer vid valet av konferensanläggning för dessa typer av interna konferenser. Förutom dessa faktorer var priset en avgörande faktor för dessa typer av interna konferenser.

”..alltså det är dels att det ska hålla en bra standard både vad gäller utseende och service, och allt runt omkring vad gäller teknik och så. Allt sånt måste funka. Det ska vara bra grejer och fina lokaler.” Respondenten menade med detta att lokalen på en konferens har en stor påverkan vid valet av konferens. Detta var även viktigt eftersom

respondenterna menade att lokalen måste utformas så att en hel dags närvaro på en konferens skulle vara bekväm, exempelvis genom komfortabla sittplatser och behaglig temperatur. Respondenten menade att anledningen till att företaget har konferens är att de vill åstadkomma något, exempelvis komma fram till en lösning på ett problem eller hitta nya vägar för en utmaning, och att det därför är bra att vara utanför kontoret för att undvika att bli för bli färgad och trångsynt i idéerna. Vidare menade respondenten att det på nya platser kan vara enklare att se saker på ett nytt sätt. Det är viktigt att konferensanläggningen är inspirerande på grund av de starka intryck som lokalerna kan medföra. Andra respondenter menade att det ska vara fina och ljusa lokaler, och att de ska vara trevliga. ”Vi är ett ungt företag, som har mycket ambitioner och stor vilja att förändra, och då ska det återspegla vart vi befinner oss.

Någon gång när vi varit på konferens Z som är gammalt och slitet, och då har vi känt oss lite obekväma där. Det är inte så att vi är kräsna att saker ska vara fina och dyra, men det är snarare så att vi inte kan känna oss hemma där, och att det inte återspeglar oss.”

En respondent menade att de som beställare ställer höga krav på konferensanläggningens storlek på grund av antalet medarbetare på arbetsplatsen vilka sträcker sig uppemot 220 personer. Vid evenemang såsom bolagsstämmor kan det därför vara svårt att hitta konferensanläggningar i Västerbotten som har möjlighet att hantera den mängden besökare, vilket reducerar antalet alternativ. Respondenten gav exempel på en konferensanläggning som de haft ett samarbete med under många år och som har en allsidig profession för att de klarar av alla delar i mötet eller konferensen. Med olika delar syftade respondenten på inskrivningen, väntandet i lobbyn, möjligheter till utställningar, strömförsörjning, internetuppkopplingen, stora ytor och möjlighet för stora massor att förflytta sig snabbt mellan föreläsningssal och restaurang.

Vidare hade alla respondenter ett stort fokus på modern teknik vid val av konferensanläggning. En av respondenterna sa att teknikbehovet har blivit allt mer krävande och att tekniken ständigt går framåt. ”..dels behöver vi aldrig fundera över tekniken för den finns där. Vi behöver fullständig teknik, vi måste ha ljud, kunna visa rörliga bilder, presentationer och inslag att man vill visa en reklamfilm eller länka upp mot någon annan.” Vidare framkom det att det ska finnas möjlighet för personer i andra städer att koppla upp sig och delta på konferensen. Den typen av modern teknik var inte lika vanligt för två-tre år sedan och nu vet och förväntar sig besökarna att det ska finnas där. Respondenten menade även att det är ett problem att inte alla hängt med i utvecklingen och investerat i det.

6.1.4 Generella förväntningar på en konferens

Nedan, i tabell 3, presenteras beslutsfattarnas förväntningar på konferensen.

Förväntningarna listas utan inbördes prioriteringsordning.

Tabell 3 – Sammanställning av förväntningar

• Rena lokaler • Anläggningen centralt belägen

• Alla delar ska flyta på • Lätt att ta sig till konferens

• Erfaren personal • Kontinuerlig informationsuppdatering av personal

• Bra lokaler • Lättillgänglig service

• Bra luft • Lokalkapacitet för en större grupp

• Fungerande teknik • En lyhörd samarbetspartner

• God mat • Bra teknik och WIFI

• Tillgång till fika • Perfekt service

Tabell 3 - Sammanställning av förväntningar

Källa: Intervjuer – förväntningar på konferensanläggningar, 2015.

En av respondenterna menar att förväntningarna bland annat skapas av tidigare erfarenheter och att de jämför konferenser med tidigare upplevelser de varit på.

Respondenten menar att det är finns många konferensanläggningar och att de vill få nya intryck och prova nya saker och därför skapas förväntningarna av tidigare erfarenheter. En annan respondent menade att förväntningarna styrdes av behovet hos de människor som ska ingå i mötet. Vidare menade respondenten att beställaren brukar göra en behovsanalys för att ta reda på syftet med mötet och vad man vill göra i sammanhanget.

Resultatet visar att besökarna förväntar sig att det ska fungera och flyta på under dagen och en respondent sa att det är jätteviktigt att personalen har erfarenhet, är förberedda och tänker ett steg längre. ”Det kan ju vara hur fina lokaler som helst, men är man inte förberedd blir upplevelsen pannkaka iallafall. Har man lovat att det ska vara på plats när de kommer så ska det vara det. Det är jätteviktigt för att det får kunden att slappna av.” Respondenten menade att personalen på konferensen ska vara förberedda och på plats på utsatt tid.

En annan respondent påtalade vikten av att det hela tiden finns ansvarig personal som håller en kontinuerligt uppdaterad med information inför konferensen och under dagen. Respondenten menade att de vid större konferenser måste fokusera på huvuduppgiften och därför måste ha service direkt om det behövs.

6.1.5Ideala konferenser och vilka faktorer är som är viktiga

Nedan, i tabell 4, presenteras faktorer för en ideal konferens. Faktorerna listas utan inbördes prioriteringsordning.

Tabell 4 – Faktorer för en ideal konferens

• Lokaler som passar syftet • Trevliga ytor

• Ljusa och fina lokaler • Möjlighet till fika

• Möjligheter att släcka ner lokalen för visning av

film • Närhet till WC

• Bra luft • Fungerande och modern teknik

• Flexibel konferensanläggning • Erbjuda närliggande boende

• Fysiska aktiviteter • Rent och fräscht

• Gruppövningar/sociala aktiviteter • Närhet till restaurang

• Möjlighet att sätta ihop egna konferenspaket • Personal som håller löpande kontakt

• Att personalen bryr sig • Personal som löser problem

• Att alla delar i konferensen fungerar • Rimligt pris

• Bra värdskap • Möjligheter till transport

• Erfaren personal

Tabell 4 – Faktorer för en ideal konferens

Källa: Intervjuer – förväntningar på konferensanläggningar, 2015.

Respondenternas preferenser om lokalens utformning varierade med deras behov.

Respondenterna önskade generellt att lokalerna skulle vara ljusa och fina, men ville kunna anpassa lokalen vid exempelvis visning av film eller liknande som behöver en mörkare lokal. En respondent sa att de skulle önska att konferensanläggningar var mer flexibla i bokningen, främst om det tillkommer ett antal deltagare som från början inte var tilltänkta. En annan respondent talade om möjligheten att göra något efter konferensen, och pratade om att anläggningen skulle erbjuda en helhetslösning där beslutsfattaren genom olika tilläggstjänster får skapa ett eget paket. ”..vi kommer att ha en konferens i Umeå i höst med alla regionschefer ifrån Sverige, och då skulle man vilja låta de göra något som kanske är lite mer norrländskt, att åka på fisketur eller skotersafari, eller vad det kan vara. Men jag upplever inte att det finns någon leverantör som erbjuder ett helt paket här i Umeå, utan då måste vi boka det ena genom dem och det andra genom dem. Det tror jag man skulle ha nytta av, att ha någon som man kan tala om vad man vill ha så hjälper de en med det.” Samma respondent menade också att konferenserna borde ta vara på den natur som finns i Norrland för att erbjuda en anläggning som man inte får i vilket större stad som helst.

Samma respondent talade om flexibilitet och exemplifierade det med en konferensanläggning i en närliggande stad. Respondenten menade att de är flexibla i hur de utformar konferenspaketen och kan skapa ett paket efter kundens behov och önskningar.”..de är helt flexibla och kör inte bara med standardpaket med att vi (respondent syftar på konferensanläggningen) lagar middag och lunch. Ja, men att de är helt flexibla och kan göra vad som helst utefter vad kunden vill. Att de är kreativa och lyssnar vad vi är ute efter, det skulle jag uppskatta om det fanns någon som var så. För vad jag vet i Umeå så finns ingen idag.”