Ett SVF kan starta i ett landsting/region och senare i vårdförloppet kan patienten överföras för start av utredning/behandling i ett annat landsting/region, se bilaga 1.
Då en patient överflyttas till annat landsting/region skickas remiss för fortsatt utredning och/eller start av första behandling.
Då olika journalsystem inte automatiskt kommunicerar med varandra är det viktigt att remissen innehåller
Datum när beslut om välgrundad misstanke om cancer fattats i hemlandstinget och tillhörande KVÅ-kod
Ursprunglig remittent (primärvård eller specialistvård) Hemlandstinget kodar KVÅ-kod xxx90.
Mottagande landsting som ska genomföra behandling kodar KVÅ-kod xxx91.
Exempel: Patienten överflyttad till annat landsting/region: KVÅ-kod xxx90 2016-05-01 Patienten mottagen från annat landsting/region: KVÅ-kod xxx91 2016-05-01
D.v.s. samma datum noteras i hemlandsting/region som i mottagande landsting/region
OBS! Det är det landsting som startar behandling/avslutar SVF som ansvarar för att rapportera uppgifter om patienten till den nationella databasen.
När patienten är färdigbehandlad ska remissvar skickas till inremitterande landsting/ region, med uppgift om datum och kod för start av behandling, eller avslut av SVF innan första behandling. Dessa uppgifter ska INTE rapporteras till den nationella databasen av hemlandstinget, utan kan användas i den interna uppföljningen av SVF.
Vid varje remittering bör också en aktiv överlämning ske. Aktiv överlämning innebär att den som har ansvaret för patienten tar kontakt, muntligt och skriftligt, med nästa instans.
Den som aktivt överlämnat har fortsatt ansvar till dess att mottagande instans bekräftat att kontakt tagits med patienten.
Källa: http://www.cancercentrum.se/globalassets/vara-uppdrag/kunskapsstyrning/varje-dag-raknas/rapportering_svfpatienter_22jun16.pdf
Redovisning av införandet av standardiserade vårdförlopp i cancervården 2016
Redovisningarna ska vara Socialdepartementet
tillhanda senast den 1 november 2016
2
Kortare väntetider i cancervården
Dnr SKL 15/06016
Redovisning sker i enlighet med överenskommelsen mellan regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) om kortare väntetider i cancervården 2016. En mall för landstingens handlingsplaner för införandet av 2016 års standardiserade vårdförlopp (SVF) har tidigare tagits fram av RCC i enlighet med överenskommelsen.
Målet med regeringens cancersatsning och överenskommelsen med SKL är att förbättra tillgängligheten inom cancervården genom att korta väntetiderna och minska de regionala skillnaderna. På så sätt skapas en mer jämlik cancervård med ökad kvalitet. Den viktigaste åtgärden för att åstadkomma detta är att fortsatt införa ett gemensamt nationellt system med standardiserade vårdförlopp (SVF).
Enligt överenskommelsen får de landsting som senast den 1 november 2016 lämnar in en redovisning enligt denna mall, med beskrivning av hur de arbetat enligt inlämnad
handlingsplan under 2016, ta del av återstående stimulansmedel – 203 mkr. Av redovisningen ska det framgå att de 13 nya SVF har införts senast den 1 november 2016. Ett SVF räknas som infört när en patient med välgrundad misstanke har genomgått utredning enligt SVF och startat behandling eller avslutats på annat sätt. Vidare ska det framgå av redovisningen hur landstingen arbetat med SVF som går över landstingsgränser. Det ska också framgå i redovisningen hur landstingen har arbetat med framtagen nationell PREM-enkät.
Respektive regionalt cancercentrum (RCC) samordnar arbetet med redovisningarna vilka ska lämnas till Regeringskansliet (Socialdepartementet) senast den 1 november 2016.
3
1. Uppföljning av tidigare införda vårdförlopp
1.1 Nuläge
För närvarande har 18 SVF fastställts och fem av dessa infördes 2015.
Beskriv nuläget för de fem SVF som landstinget implementerade under 2015 och beskriv också om utredningsgången fungerar som planerat?
AML: För denna akuta sjukdom fanns det redan tidigare en väl fungerande arbetsgång i utredningen och snabb start av första behandling.
Utifrån SVF har befintliga rutiner och instruktioner kompletterats.
Koordinatorsfunktionen säkras av mottagningssköterska, specialistläkare och sekreterare som utför olika delar av uppdraget.
Ledtid från välgrundad misstanke till start första behandling/avslut 0 dagar i median.
Huvud- och halscancer: Mottagningstider på ÖNH-mottagningen som behövs för att möta det förväntade antalet patienter/ vecka planeras in för att patienter ska kunna bokas omgående. Patienter rings sedan upp för att få sin mottagningstid till ÖNH-mottagningen inom 5 kalenderdagar, vilket lyckats bra. Ett antal patienter fångas upp som misstanke cancer av Käkkirurgiska kliniken. Ett smidigt samarbete mellan ÖNH- mottagningen och Käkkirurgiska kliniken har upprättats för att säkra patienten en mottagningstid till filterfunktionen på ÖNH-mottagningens senast dagen efter patientens besök på Käkkirurgiska kliniken. Rutin för snabb handläggning då tandsanering krävs har också upprättats.
Koordinatorsfunktionen säkras av kontaktsjuksköterska på ÖNH-mottagningen, kontaktsjuksköterska på onkologmottagningen och koordinator på Röntgenkliniken, som utför olika delar av uppdraget.
Rutiner och instruktioner för nytt arbetssätt i de olika momenten har skapats.
Material med patientinformation om utredning och behandling har skapats.
Utredningsgången fungerar generellt väl enligt planeringen.
Ledtid från välgrundad misstanke till start första behandling/avslut är 16 dagar i median. Ledtiden är uträknad på medianen av samtliga patienter i detta vårdförlopp, inklusive dem som avslutades. På grund av bekymmer med kodningen så är
beräkningen av ledtiden osäker.
Matstrupe- och magsäckscancer: Mottagningstider på Endoskopienheten i Köping respektive Västerås som behövs för att möta det förväntade antalet patienter/ vecka planeras in för att patienter med ska kunna bokas omgående. Patienter rings sedan upp för att få sin gastroskopitid. Checklista har skapats för vad som ska göras vid
gastroskopitillfället då en välgrundad misstanke satts.
Koordinatorsfunktionen säkras av kontaktsjuksköterska på kirurgmottagningen, sjuksköterska på endoskopienheten i Köping, kontaktsjuksköterska på
onkologmottagningen och koordinator på Röntgenkliniken, som utför olika delar av uppdraget.
Mottagningstider för patientbesök på kirurgmottagningen efter MDK som behövs för att möta det förväntade antalet patienter/ vecka planeras in.
Mottagningstider för patientbesök på onkologmottagningen efter behandlingsbeslut som behövs för att möta det förväntade antalet patienter/ vecka planeras in.
Utredningsgången fungerar generellt väl enligt planeringen.
4 Ledtid från välgrundad misstanke till start första behandling/avslut är 29 dagar i
median. Ledtiden är uträknad på medianen av samtliga patienter i detta vårdförlopp, inklusive dem som avslutades. På grund av bekymmer med kodningen så är
beräkningen av ledtiden osäker.
Cancer i urinblåsa och övre urinvägar och prostatacancer: Mottagningstider på Urologmottagningen som behövs för att möta det förväntade antalet patienter/ vecka planeras in för att patienter ska kunna bokas omgående. För patienter i SVF
prostatacancer ska både besök 1 och besök 2 för PAD-besked bokas direkt, så att patienten får information om båda tiderna samtidigt. Patienterna rings sedan upp för att få mottagningstid på urologmottagningen.
Koordinatorsfunktionen säkras av kontaktsjuksköterska på urologmottagningen, sekreterare på urologmottagningen och koordinator på Röntgenkliniken, som utför olika delar av uppdraget.
Utredningsgången fungerar generellt väl som planerat.
Ledtid från välgrundad misstanke till start första behandling/avslut för cancer i urinblåsa och övre urinvägar är 14 dagar i median.
Ledtid från välgrundad misstanke till start första behandling/avslut för prostatacancer är 29 dagar i median. Ledtiden är uträknad på medianen av samtliga patienter i respektive vårdförlopp, inklusive dem som avslutades. På grund av bekymmer med kodningen så är beräkningen av ledtiden osäker.
Har det förändrade arbetssättet för dessa stabiliserats? Om inte, vilka utmaningar kvarstår?
Projektledare/förbättringsledare har genomfört uppföljningsmöten med varje arbetsgrupp ca 1g/månad sedan starten. På dessa möten har analyserats hur arbetet fortskridit, problematik av både större och mindre karaktär lyfts och fortsatta åtgärder planerats.
I varje SVF-arbetsgrupp från 2015 har en processägare tillsatts och ett antal
processledare utifrån varierande behov i respektive förlopp. I praktiken är det i hög utsträckning samma personer som ingått i arbetsgrupperna under arbetet med SVF som nu övergått till att bildat processteam för respektive SVF.
I maj genomfördes en utbildningsdag för processteamen. Utbildningen bestod av föreläsning och diskussioner kring process- och processutveckling samt
processägarskap och processledarskap i praktiken. I samband med detta har processteamen skapat sina planer för det fortsatta arbetet med uppföljning och utveckling av respektive SVF. Det ger förutsättningar att SVF kommer att fortsätta fungera med stabiliserade arbetssätt även efter projekttiden.
En kvarstående utmaning är att få rutiner för kodning att fungera. Det förekommer fortsatta brister i registreringar. Ett intensivt arbete med att lösa detta pågår.
En annan utmaning är tillgången på operationstider, vilket är en viktig faktor som påverkar ledtiden. En orsak till detta är brist på operationssköterskor. Tyvärr syns ingen ljusning på problemet inom en överskådlig framtid.
Robotkirurgi introducerades i början av året. Detta har initialt under uppstart lett till mindre produktion för urologiska operationer.
5 I förlängningen bedöms i stället en ökad produktion kunna ske. Som kompensation för produktionsförlusten har en extra operationsdag införts för urologi.
I och med införandet av de nya 13 vårdförloppen, inses att vissa förbättringar behöver ske med delar av de första pilotförloppen. T ex handlar det om att skapa tydliga elektroniska remissmallar som vägleder remittent och remissbedömare rätt utifrån kriterierna för välgrundad misstanke.
Hur har landstinget arbetat med resultatet utifrån de nationella mätpunkterna för de SVF som infördes 2015?
Varje SVF-arbetsgrupp har utsett minst en uppföljningsansvarig person. Denna kontrollerar avvikelser i SVF registrerad data och korrigerar eventuella felaktigheter.
Vid uppföljningsmöten 1 g/månad ska ledtidsresultaten redovisas och analyseras.
Utifrån analysen planeras förbättringsåtgärder. Projektledare/förbättringsledare stödjer SVF-grupperna att uppmärksamma och bearbeta resultaten från utdatasystemet.
Vi beräknar ledtidernas medianvärde från välgrundad misstanke om cancer till start av behandling alternativt avslut. Ledtiderna diskuteras i processgrupperna. Eftersom det råder stor osäkerhet kring kodningen så studeras ledtidsresultatet med viss försiktighet.
Vi arbetar intensivt med att lösa problematiken med kodningen för att kvalitetssäkra utdata. Hanteringen av koder och därmed tider är oerhört viktigt för kunna följa förändringen inom respektive SVF.
Utbildningsinsatser i hur kontroll och analys av ledtidsresultaten går till har genomförts under hösten 2016.
Resultaten har presenterats för styrgruppen. Olika former av stöd har diskuterats och getts till verksamheterna.
2. Införande av de 13 nya vårdförloppen under 2016
2.1 Införande
Har landstinget infört samtliga 13 SVF?
a) När började landstinget inkludera patienter i vårdförloppen?
25 april 2016: Bröstcancer, Tjock-ändtarmscancer, Lungcancer och Primära maligna hjärntumörer
1 juni 2016: Myelom
1 augusti 2016: Maligna hudmelanom, Äggstockscancer, Cancer i
bukspottkörtel och periampullärt, Cancer i gallblåsa och perihilär gallgång, Primär levercancer
22 augusti 2016: Maligna lymfom, Cancer utan känd primärtumör, Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer
b) När infördes koordinatorfunktionen för respektive vårdförlopp?
I samband med start av respektive SVF.
c) När infördes obokade tider för respektive SVF?
I samband med start av respektive SVF
6 d) Har införandet följt handlingsplanen eller har det skett justeringar? I så fall varför och
på vilket sätt?
Införandet har följt handlingsplanen. Inga större justeringar har skett.
2.2 Stöd till utvecklingsarbete
Hur har landstinget gett stöd till verksamheternas utvecklingsarbete med a) införandet av välgrundad misstanke i primärvården?
• I varje SVF-arbetsgrupp finns en allmänläkarföreträdare, för att säkra primärvårdens del i förloppet.
• Skriftlig information om SVF har gått ut till vårdcentralerna i flera omgångar.
• Särskilda informationstillfällen har hållits på vårdcentralerna, både de privat drivna och de som drivs i landstingets regi. Målgrupp är framförallt läkare och medicinska sekreterare. Informationen har getts av landstingets projektledare/förbättringsledare för SVF och innehåller bl a vad SVF är, vad begreppet välgrundad misstanke innebär och hur ett standardiserat vårdförlopp startas. Innan årets slut ska alla vårdcentraler ha fått detta personliga besök.
• För respektive SVF har tydliga elektroniska mallar tagits fram, som vägleder remittenten att göra rätt. Den elektroniska remissen är uppbyggd med frågor som svarar mot kriterierna för välgrundad misstanke för respektive diagnos. Då remittenten skickar den elektroniska remissen för ett specifikt SVF, sätts med automatik rätt kod för välgrundad misstanke.
b) införandet av välgrundad misstanke i den specialiserade vården?
• Införandet föregås av ett strukturerat planeringsarbete med en SVF- arbetsgrupp/förlopp. I SVF-arbetsgruppen ingår specialistläkare, onkolog, kontaktsjuksköterska, radiolog, patolog, allmänläkare, medicinska
sekreterare, koordinator, andra nyckelpersoner och i förekommande fall representanter från privata specialistkliniker, samt i vissa förlopp även patientrepresentant. Varje SVF-arbetsgrupp leds av
projektledare/förbättringsledare.
• Särskilda informationstillfällen har hållits på de olika
specialistmottagningarna och andra enheter inom specialistvården.
Informationen har getts av landstingets projektledare/förbättringsledare tillsammans med klinikens egna representanter från arbetsgrupperna.
Informationen innehåller bl a vad SVF är, vad begreppet välgrundad misstanke innebär, hur ett standardiserat vårdförlopp startas, vad den mottagande specialistkliniken ska göra med patienten i sitt specifika förlopp och hur kodningen ska gå till.
• Landstingets SVF-projekts projektledare/förbättringsledare finns alltid tillgängliga för frågor och stöd kring SVF.
• Landstingets SVF-projekts experter i elektronisk journal och
uppföljningssystem finns alltid tillgängliga för frågor och stöd kring kodning.
7 c) införande av koordinatorfunktion?
Koordinatorsfunktionens uppdrag har detaljerats med arbetsuppgifter i en checklista som stämts av i varje SVF-arbetsgrupp. Vilken befintlig funktion i verksamheten som utför respektive arbetsuppgift har dokumenterats i
checklistan för att säkra koordinatorsuppdraget. Koordinatorsfunktionen ska vara tillgänglig kontorstid. Ersättare ska finnas vid frånvaro. Röntgenkliniken har infört en SVF-koordinator som har ett övergripande ansvar för att säkra tillgängligheten till tider på röntgen. Detta fungerar mycket väl.
d) införande av obokade tider?
Berörda specialistmottagningar har bedömt förväntat behov av antal
mottagningstider/vecka och planerat in dessa, så att patienter kan bokas så snart en remiss med välgrundad misstanke kommer in. För varje diagnos där
röntgenundersökning ingår i diagnostiken har motsvarande bedömning av behov av antal undersökningstider/vecka gjorts och planerats på
röntgenkliniken. När en patient ska bokas kan koordinator på
specialistmottagning ringa till röntgenkoordinator för att boka tid, viket
möjliggör att patienten får kännedom om sin röntgentid redan vid sitt besök på specialistmottagningen.
2.3 Utmaningar
Beskriv utmaningarna med införandet av årets SVF:
a) Hur har landstinget omhändertagit de utmaningar som beskrevs i handlingsplanen?
Utmaning som beskrevs i handlingsplanen
Genomförda åtgärder
Många förlopp ska in samtidigt För att säkerställa bra resultat och förankring har landstinget Västmanland valt en arbetsform som innebär aktivt deltagande från kliniskt verksamma medarbetare från olika verksamheter.
Det innebär samtidigt en belastning och ställer stora krav på verksamheterna, framförallt de som berörs av alla förloppen. Ordinarie produktion kan inte genomföras fullt ut under
planerings- och implementeringsarbetet, vilket riskerar att leda till förvärrad kösituation innan start SVF
Förloppen Primär levercancer, cancer i
bukpottkörteln och periampullärt samt cancer i gallblåsa och perihilär gallgång som är likartade och hör ihop i viss utsträckning, har samordnats i en arbetsgrupp.
De tre förloppen CUP, Allvarliga symtom som kan bero på cancer och maligna lymfom har samordnats till en arbetsgrupp.
8 Tidsperspektivet på införandet.
Kravet enligt definitionen ”infört SVF”, att patienter ska ha genomgått utredning enligt det standardiserade vårdförloppet och startat behandling eller avslutats på annat sätt, kommer att bli mycket svårt att leva upp till eftersom all planering och genomförande ska ske inom några få månader och att flera av förloppen har relativt små volymer t ex
äggstockscancer. Det innebär att även om planering och genomförande är klart innan 1 november, är det inte säkert att det hinner insjukna en patient i varje förlopp som dessutom hinner hela vägen till avslut/start av behandling.
Ett stort värde har lagts på delaktighet från berörda verksamheter för att nå goda och bestående resultat.
Det innebär att det tar en viss tid, trots att arbetet med planering och införande har skett mycket intensivt och strukturerat. På grund av
införandets tidsperspektiv, blev det nödvändigt att starta de flesta förloppen i anslutning till sommaren, för att i så hög utsträckning som möjligt hinna få med patienter i all förloppen före 1 november.
Eftersom cancerincidensen inom vissa områden är liten i vårt landsting, har vid tiden för denna skrivning fortfarande inte patienter hunnit
passera hela förloppet från välgrundad misstanke till start första behandling eller avslut i 1 SVF.
Det gäller diagnoserna cancer i gallblåsa och perihilär gallgång där är incidensen 1-6 fall/år under perioden 2012-2015. Under perioden före SVF har det varit 1 fall 2016. Vid avstämning den 27 oktober finns det 2 patienter med
välgrundad misstanke om cancer i detta förlopp.
För förloppen CUP och Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer saknas befintlig struktur i landstinget Västmanland. Det innebär att struktur måste skapas innan planering för SVF kan ske och starta.
Det blir mycket krävande att hinna under 2016.
Ett Diagnostiskt centrum har startats för förloppen CUP, allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer och maligna lymfom (nedom halsen).
Inom loppet av några månader har planering, uppbyggnad och bemanning och start av den nya enheten skett. Enheten är ett samarbete mellan medicinkliniken och onkologkliniken. En ST-läkare, en kontaktsjuksköterska, en koordinator och en sekreterare tillser att utredning av de tre förloppen sker enligt plan. En specialist
hematologi och en specialist onkologi finns tillgänglig varje dag för stöd och råd i teamarbetet.
Risk för att det blir svårt att bemanna arbetsgrupper med adekvat kompetens för något/några förlopp på grund av bristande bemanning.
Tydlig struktur för planeringsarbetet och stor flexibilitet avseende mötestider för
arbetsgrupperna har varit nödvändigt och lyckats relativt väl.
9 MDK är resurskrävande, dels pga
mängden MDK totalt och pga i viss mån ineffektiva MDK-möten.
Gemensam rutin i Västmanland för MDK har införts, liksom en gemensam
dokumentationsmall för MDK i den elektroniska journalen.
b) Har det uppstått oförutsedda utmaningar? Om ja, vilka? Hur har landstinget löst detta?
Kvinnokliniken i Västerås har sedan många år haft en förstärkt sekretess för patientjournalen. Detta innebar en problematik med kodningen, så att KVÅ-koder för SVF inte kunde fångas av utdatasystemet och i förlängningen skulle inte koder och ledtider för äggstockscancer kunna rapporteras. Problemet löstes genom att kliniken fattade beslut om och förändrade rutinen gällande sekretess.
Nu gäller samma förutsättningar för kodning även för SVF äggstockscancer.
c) Hur har landstinget arbetat med att följa och åtgärda eventuella s.k.
undanträngningseffekter?
Diskussionen pågår i många sammanhang inte minst i hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp. Det finns en stark oro för och tro på undanträngning. Till dags dato har ingen verifikation getts om att längre tider till åtgärd/behandling skulle beror på SVF. Sjukvården i Västmanland har samtidigt en ansträngd situation som påverkar tillgängligheten både för SVF och för andra diagnosgrupper.
Bland annat handlar det om bristande antal vårdplatser, brist på
specialistsjuksköterskor och läkare bl a på operation och urologen, vilket inneburit reduktion av antalet operationer.
Inom SVF projektet har förstärkning i vissa delar skett genom inhyrda läkare för att hålla upp produktionen så att SVF kan genomföras.
10
2.4. Antal avslutade patienter
Hur många patienter har genomgått och avslutat (påbörjat behandling eller avslutat av annan anledning) SVF fram till och med senast den 31 oktober 2016? Ange redovisningsdatum här.
Redovisa antal uppdelat på kön.
Patienter anses ha genomgått och avslutat ett SVF när de är registrerade för både välgrundad misstanke och avslut av SVF.
Använd gärna tabellen.
Standardiserat vårdförlopp Män Kvinnor
AML 8 6
Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna 209 129
Huvud- och halscancer 65 50
Matstrups- och magsäckscancer 30 7
Prostatacancer 410
Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer
4 3
Bröstcancer 5 334
Cancer i bukspottkörteln och periampullärt 1 1 Cancer i gallblåsa och perihilär gallgång 0 0
Cancer utan känd primärtumör, CUP 3 5
Lungcancer 34 37
Maligna lymfom 1 2
Malignt melanom 6 8
Myelom 2 4
Primär levercancer 0 1
Primära maligna hjärntumörer 3 7
Tjock- och ändtarms cancer 90 85
Äggstockscancer 0 1
11
2.5 Överföring av information
Hur har landstinget löst frågor gällande överföring av information/data när flera landsting har ansvar för olika delar i ett enskilt SVF?
En gemensam rutin för överföring mellan landsting har tagits fram i sjukvårdsregionen med hjälp av RCC Uppsala Örebro. Den gemensamma rutinen är införd för de SVF som hittills startat i Landstinget Västmanland.
Varje arbetsgrupp har fått både muntlig och skriftlig information om rutinen och konkretiserat och eventuellt kompletterat med specifika rutiner i respektive verksamhet, för att kunna följa den gemensamma rutinen.
Vilka rutiner finns? Bifoga gärna rutiner/regelverk som implementerats.
Se bifogad bilaga.
Vilka ytterligare åtgärder kommer att vidtas för att informationsöverföringen ska förbättras under 2017?
Vi kommer att fortsätta med det arbetssätt som vi påbörjat och om behov föreligger, förstärka det. Månatliga uppföljningar genomförs med respektive SVF, där följs även denna rutin upp. Respektive arbetsgrupp analyserar resultatet och genomför konkreta förbättringsåtgärder i sina verksamheter.
Vi kommer att fortsätta med det arbetssätt som vi påbörjat och om behov föreligger, förstärka det. Månatliga uppföljningar genomförs med respektive SVF, där följs även denna rutin upp. Respektive arbetsgrupp analyserar resultatet och genomför konkreta förbättringsåtgärder i sina verksamheter.