Ansökningarna
Att arbeta i projekt är alltid ett uttryck för en vilja att genom olika insatser åstadkomma något. Projektet skall göra en skillnad. Projekten i denna projektportfölj har alla utformat en ansökan om medel till olika insatser och aktiviteter. Dessa ansökningar har bedömts intressanta av den beredningsgrupp som Statens folkhälsoinstitut utsett. De har alla ansetts värda att beviljas medel från de statsbidrag som regeringen avsatt för idéburna organisationers ANDT- förebyggande arbete.
Ansökningarna vittnar om stor entusiasm, idérikedom och drivkraft. Projektportföljen innehåller en stor bredd och variation av olika projekt och insatser. Inom de sökande organisationerna finns det en stor vilja att göra något gott inom ANDT- området och att vara med och förändra och påverka till det bättre. Det finns även en mycket bred kunskapsbas och många års samlade erfarenheter inom organisationerna.
Tillsammans täcker projektportföljen in en mycket bred och varierad målgrupp. Genom de idéburna organisationerna finns en direktkontakt och unik tillgång till olika arenor och målgrupper i samhället. Även om många projekt i första hand når den egna medlemsbasen och de som befinner sig i organisationens närmsta nätverk och sociala sammanhang så är det sammantaget en enorm spridning till olika grupper i samhället.
Kunskapen om hur man skriver en bra ansökan är mycket varierande. Det finns alla varianter, alltifrån mycket korta till mycket långa, mycket otydliga och oprecisa till informativa, konkreta och precisa. De som är mycket korta har en tendens att sakna viktig information och ger därmed en sämre bild av syftet, sammanhanget och helheten. Å andra sidan kan de som är långa med mycket utbredd text också tappa sammanhanget ibland och bli oprecisa.
Genomgående för många ansökningar är att de saknar klara målformuleringar som är specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidssatta. Det sker ofta en sammanblandning av målformuleringar och aktiviteter vilket leder till att det är svårt att mäta och redovisa graden av måluppfyllelse.
Delrapporterna
Delrapporterna fokuserar främst på projektens syfte och mål och eventuella ändringar från ursprungsplanen som den är beskriven i ansökan. Delrapporterna lämnades till forskarteamet i augusti och redovisar genomförd verksamhet under första delen av 2011.
Av de projekt som ingått i delrapporteringen har 51 stycken av 52 möjliga lämnat in en delrapport till forskarteamet. Den bild som framkommer av delrapporterna är att projekten fortlöper i mycket hög eller hög utsträckning enligt projektens övergripande syften. Cirka hälften av projekten följer projektplanen i stort. Den andra hälften har gjort en rad förändringar. I jämförelse med projektplanen i ansökan har var tredje gjort förändringar i aktiviteter, var fjärde i personal, var sjätte i tidsplan och var åttonde i vardera målsättningen, metoden eller samverkan.
Det vanligaste skälet som anges till förändringen i planen är ekonomi, var tredje angav detta. Det är ett förväntat resultat eftersom projektet sällan beviljas de medel de söker (Figur 1). Det är för 2011 endast 43 procent av projekten som fått mer än 75 procent av de medel de ansökt om. Var tredje projekt beviljades bara hälften eller mindre av det sökta beloppet.
I de reviderade budgetarna har de flesta projekt redovisat neddragningar som är relativt jämt fördelade över flera budgetposter. Det är dock främst budgetposten för personal som det har minskats mest i och därefter följer budgetposten för övriga kostnader.
Skillnaden mellan sökta och beviljade medel kan ses från två perspektiv- organisationens och anslagsgivarens. Det ena perspektivet handlar om organisationernas förmåga och möjlighet att planera projekten på ett sådant sätt att genomförandet av de planerade insatserna kan ske i enlighet med den presenterade planen. Här spelar tidigare erfarenheter och kompetens en viktig roll. Projektmakarnas kompetens att utveckla och förankra projektet inom organisationen har också stor betydelse för hur ideella och andra krafter deltar i det förebyggande arbetet. En annan möjlighet kan vara att organisationen söker ett större belopp väl medveten om att de inte beviljas hela summan. Det är klart att en realistisk planering av projekt inom organisationerna är en nödvändig utgångspunkt. Det fanns några projekt som redovisade att projekten påverkats negativt av att de beviljats mindre anslag än beräknat.
Det andra perspektivet är utifrån anslagsgivaren. Inom den nationella planen påtalas vikten av att mobilisera många parter i det svenska samhället i det ANDT- förebyggande arbetet. Detta motiverar de miljoner som efter ansökan fördelats till de idéburna organisationerna. För att stimulera ett brett engagemang kan det vara värdefullt att många olika projekt och organisationer ges stöd. Frågan är dock om projekt skall helfinansieras eller om statsbidraget endast skall vara en delfinansiering? Är det en liten organisation kan en delfinansiering innebära att projektet inte alls går att genomföra. Det kan saknas buffert i organisationen och det kan saknas tid och möjlighet att söka andra delfinansiärer. Det är med andra ord en balansgång som måste göras vid bedömningen av medel till projekten för att på bästa sätt stödja utvecklingen inom området. Till detta kommer också uppdraget att utveckla kunskapen om metoder att förebygga ANDT- problem, vilket kräver ett mer långsiktigt tänkande än bara till beviljande av medel för ett år.
I delrapporterna omnämns 31 saker som gått sämre än förväntat inom projekten. Omkring en tredjedel av dessa handlade om vardera ekonomin/resurser, aktiviteter och engagemang/deltagande. Däremot är det mer än dubbelt så många saker som projektledarna redovisat som går bättre än förväntat. Många lyfter fram intresse, engagemang och delaktighet i projektet. Därnäst kommer olika positiva erfarenheter av aktivitet och samverkan med andra. Ett par projekt nämner medial uppmärksamhet och internationell spridning av projektet.
Den bild som framkommer i delrapporterna är ett målinriktat arbete som väl följer projektens huvudinriktning. För hälften av projekten har mötet med den praktiska verkligheten i ljuset av att bland annat de beviljade medlen medfört revideringar i det planerade arbete.
Verksamhetsrapporterna
Verksamhetsrapporterna är i de flesta fall relativt kort formulerade men ger svar på frågorna i mallen för rapportering. Rapporteringsmallen utgår från de fyra områdena alkohol, narkotika, dopning och tobak, ANDT. Detta har lett till att många projekt upprepar samma text och resultat under varje rubrik för dessa områden. Det finns även en tendens att texten i rapporten blir en kopia eller upprepning av ansökan. Flera projekt uppger att de upplever systemet för rapportering som krånglig och tidskrävande.
Många av verksamhetsrapporterna vittnar om en osäkerhet för framtida finansiering av projekten. Det upplevs som ett stort problem att projektbidragen endast beviljas för ett år i taget. Det leder till att projektanställda lever i en otrygg och oviss tillvaro. En fördröjning av besluten om bidrag och utbetalning av medel påverkar också projektens planering och genomförande negativt.
Många verksamhetsrapporter saknar en klar koppling till uppställda resultatmål i ansökan. Kanske kan detta bero på att det saknas en tydlig rubrik för detta? Rapporten ger inte heller utrymme för eller uppmuntrar inte till att beskriva olika aktiviteter och handlingar inom projektet. Det saknas relativt genomgående information om till exempel antalet utbildningar, träffar och deltagare även om detta preciserats i ansökan.
Forskarteamet har i tidigare blanketter för rapportering efterfrågat reaktioner på projektet utifrån, redovisning av genomförda aktiviteter samt exempel på framgångar och motgångar. Nuvarande rapporteringsmall uppmuntrar inte till att beskriva eventuella misslyckanden och svårigheter samt ett försök till förklaring till detta. Detta kan ses som en brist då det är viktigt att dra lärdom även av misslyckanden. En orsak till att projekten inte i samma utsträckning tenderar att dela med sig av både mot- och framgångar som i tidigare rapporter kan vara att de nu rapporterar direkt till FHI, de som är ansvariga för tilldelningen av projektmedel.
Tips för framtida ansökningar:
• Arbeta med målformuleringen. Målen ska helst vara specifika, mätbara, realistiska och tidssatta. Ha inte för många mål. Dela upp målen i max fem mätbara delmål. • Tänk över hur de planerade insatserna bidrar till att projektets mål nås. Tydliggör
detta kort i ansökan. • Skriv kort och koncist.
• Undvik upprepningar. Ge endast relevant information under respektive rubrik i ansökan.
Tips för framtida rapporter:
• Gör fortlöpande anteckningar och dokumentera projektets verksamhet. Det är en bra bas för rapporteringen.
• Rapporten måste knyta an till ansökan.
• Beskriv vad som gjorts inom projektet, vilka större aktiviteter som genomförts eller vad man arbetat med.
• Redovisa varje resultatmål för sig. Även de som ej uppnåtts.
• Redovisa även det som inte genomförts enligt planen. Beskriv detta och gärna varför.
• Beskriv aktiviteter med antal tillfällen och antal deltagare.
• Kopiera/upprepa inte ansökan - beskriv endast vad som gjorts och resultatet av detta.