Intervjuobjekt: Bodil Almberg, Inköp JM AB, kategoriansvarig, Plats: NetCity, Inkubera Örebro
Intervjuare: Ted Harju och Jesper Ulfgren
Fråga 1: Vilken är din roll på JM Bygg?
Jag tror att vi och som de andra större byggföretagen kanske har vårt inköp lite annorlunda än vad du får fram om du ringer de lite mindre byggföretagen. Jag tillexempel jag är kategoriansvarig, det vill säga jag jobbar på den centrala
inköpsavdelningen och gör ramavtal . Min huvuduppgift är att hela tiden hålla med en jour på nya produkter i Sverige, Skandinavien och Europa och hela tiden försöka utvärdera dem för att se om det är något vi kan använda oss av på JM. Så att jag försöker ju hålla kontakterna ute och fånga upp nyheter och PL Wall har ju varit en sådan som jag utvärderar tillsammans med vår tekniska avdelning och vår
projekteringsavdelning och i det här fallet har vi ju även bett dom komma hit och bygga upp den också för att kika på hur det ser ut.
Fråga 2: Hur ser din inköpsprocess ut? (information samt materialflöde)
Jag gör ju själv inga inköp utan jag gör ju de här ramavtalen vilket sätter ramarna för hur våra avrop skall ske. I dessa bestäms priserna, på vilket sätt leveranserna skall ske, hur man skall ta tillbaks saker som skall ta tillbaks och så vidare. Dessa är saker som bestäms i dessa ramavtal. Sen sitter det ju någon, antingen inköpare eller en avropare. I många avtal har vi nu ute på projekten kan det sitta en arbetsledare som faktiskt ringer och bara ropar av och hänvisar till dessa ramavtal och då vet ju leverantörerna vad som gäller, hur det skall vara förpackat och hur fakturan skall skickas och så vidare. Så allt detta bestäms i ramavtalen. Så ser vår inköpsprocess ut.
Fråga 3: Då kommer vi till nästa fråga, när du letar upp dessa nya produkter, vad är
det du validerar med nya produkter, vad värdesätts och vilka är dina huvudobjektiv när du skall ta in en ny produkt i cirkulation?
För det första skall vi känna att det är en produkt som ger oss någonting som ger oss en vinst jämfört med vad vi har idag. Det får inte bara vara lika bra, då kommer vi inte ta in den. Jag skriver ju ramavtal som sträcker sig 5 år framåt i tiden, jag gör ju aldrig några korta ramavtal som kanske sträcker sig ett år utan ramavtalen är i alla fall på 3,4 eller 5 år för att vi skall få fram ett bra samarbete. JM tänker väldigt långsiktigt och försöker se till att vi jagar ju inte bästa pris enbart utan det skall ju vara ett bra samarbete mellan alla våra led i JM tillsammans med leverantören. Och det måste ju fungera tillsammans självfallet med en hög kvalité. Dels jag och dem jag träffar och gör ramavtal med och dels tillexempel Gyproc’s orderchef med våra byggen, projektörerna skall känna att det finns någon på bygget om vi nu tar Gyproc som
exempel igen, så deras tekniska support skall fungera mot vårt projekteringsled så det är viktigt. Jag tar in väldigt mycket internt från företaget i alla mina avtal också. Många inköpare tittar enbart på pris när de köper in och det är klart jag tittar på pris det blir ju ett totalkostnadspris jag tittar på . Väljer JM att använda en dålig leverantör så kostar det oss fantastiskt stora summor om vi gör det. Även om produktens pris var det lägsta. Så möter de oss inte på alla andra led också så är det ingen bra leverantör för oss. Totalkostnadseffektiviteten är då nyckelordet och det inkluderar att minimera reklamationer, att se till att alla samarbeten fungerar, att om det är en stor bom i byggbranschen så skall vi hitta en leverantör som sätter oss som nummer ett om de måste begränsa vilka de skall leverera till. För det är inte alltid bäst att välja den största leverantören för vi är ju inte den största byggaren. Utan vi försöker hela tiden hitta företag som matchar oss i storlek så att säga.
Fråga 4: Okej, de här punkterna som du värderar de måste du ju ändå på något sätt
kvantifiera, har ni kalkyler som ni jobbar på hur de här kvalitativa aspekterna som att samarbetet fungerar, har du något system för att räkna detta på?
Ja vi har ju ett utvärderingssystem. Alla våra byggarbetsplatser utvärderar de
leverantörer de använt sig av på respektive bygge och det samlas upp i en databas. Så jag får in synpunkter på alla mina leverantörer och det använder jag när jag utvärderar dem.
Fråga 5: Och får du in tider som har lagts ner på strul och sådana saker så man kan
få administrationstider som har blivit extra eller mindre?
Ja det är svårt att försöka få en tidssiffra på. Däremot så ser jag ju de synpunkter som kommer in. För synpunkterna som kommer in är ju nästan alltid problem som varit och som de behöver min hjälp för att lösa. Och då samlar jag ju in både från byggarna med även från marknadsavdelningar. JM bygger bara bostäder idag och det är det inte många som vet, sedan har vi ett dotterbolag som bygger kontor och vägar men själva huvudbolaget ägnar sig bara åt bostäder och det leder till ett kan man säga ”Toyota tänk” där det är mycket fokus på Lean. Och vi kikar på vilka som är våra största tidstapp. Där vi kommit en bra bit på väg, vi är inte i hamn än men långt framskridna. Det är viktigt för oss att hitta långsiktiga samarbetspartners som genererar ett bra utvecklat samarbete. Vi får inte välja leverantörer som innebär ett steg tillbaka.
Fråga 6: Finns det material som vi kan få tillgång till som påvisar
administrationskostnader för olika inköpsprocesser?
Jag känner inte att jag har bara siffror eller info att skicka till Er, det blir mycket enhetstider. Den informationen finns på svensk byggfakta att hämta vad saker och ting kostar och vilken tid de olika stegen tar. Varje företag har en kalkylavdelning som själva beräknar det och det är skillnad mot vad byggfakta anger men det är tider som jag inte kan lämna ut.
Vi har kommit väldigt långt i att beskriva varje del som görs och i vilken ordning den skall göras. Eftersom vi bara bygger bostäder har vi ett slags Ikea-tänk där allt som
inte syns görs likadant över hela landet och av alla utövare. Sedan är det slutfinish som förändras för estetiken där arkitekten får sätta sin egen prägel.
Denna förändring gör att våra hantverkare blir snabbare och snabbare på att utföra momenten då de är desamma hela tiden. Det finns en inlärningskurva då vi har mycket kurser där alla gör momenten på samma sätt. Men de siffrorna får jag inte lämna ut.
Dessa siffror är sådant som vi använder oss av när vi sätter oss ned och ser på en ny produkt som klickvägg. Och genom att vi har ett väldigt inarbetat system är det som så att vi måste göra om hela vårt upplägg. Då är det kalkylkillar som kollar på vilka flöden som tillkommer och vilka som elimineras för att se om det ändå blir flaskhalsar eller om det är en bra produkt att introducera.
Fråga 7: Hur tänker du på logistikdelen för nya produkter?
Ja vi ser en hel del på denna del och då är det framförallt på vilket sätt kan vi få produkten och materialet levererade till oss i det små batcher som vi vill ha. Vi vill inte ha material till massa lägenheter samtidigt utan vi bygger på ett visst sätt. Och det betyder att vi vill ha allting lägenhetsanpassat, levererat samt inlyft till rätt lägenhet direkt. Gipsen idag lyfts in sedan stängs rummet och öppnas kanske inte på 6 månader.
Då är det viktigt att vid introducerandet av en ny produkt att se om den klarar det att ligga i en fuktig och kall miljö. Byggavfall har också en stor fokus från vår sida då vi jobbar hårt med att minimera spillet på arbetsplatserna. Kan man enkelt dela
produkten eller blir det blandat avfall från den nya produkten? Om så är fallet blir det väldigt dyrt att göra sig av med produkten och försvårar återvinningen. Vi vill inte ha blandade containrar på arbetsplatserna idag.
Vi tänker också från ett logistiskt perspektiv på vart de nya leverantörerna finns belägna i landet och hur deras leveranstider och transporter kommer se ut. Det måste vara kostnadseffektivt vart man än befinner sig i Sverige då det inte är sannolikt att vi väljer att använda oss av två olika system på olika platser i landet. Det brukar vara en svårighet för mindre leverantörer.
Fråga 8: Vad anser du om standardiserade modulbyggen?
Bodil: Sen måste jag ju även säga att jag tycker att den här produkten (PL Wall) lämpar sig mer mot kontor. Eftersom att där har man mycket mer standardväggar, man har mycket mer där man inte ställer samma krav på den färdiga ytan. Det vill säga synliga skarvar. Många lägenhetsväggar idag har ju betydligt mer synbara skarvar än vad PL Wall har, PL Wall har om jag förstår Peter rätt en tapetskarv bara när det är klart och det finns ju lägenhets ägare som våra, eftersom vi bygger i storstäder där bostadspriserna är höga har man ju även höga krav på hur den färdiga innerväggen skall se ut och det är ju många som kräver helspacklade väggar så att det inte ens finns en tapetskarv om man har enfärgade väggar. Så det är därför jag menar att jag måste få se ett bättre resultat än vad Peter visade mig senast för att jag skall kunna säga att ja men det här gör vi. Det här kanske är en vägg som passar mer för
studentbostäder eller bostäder som kanske inte riktigt har samma krav. Beroende på hur den färdiga produkten blir nu då.
Fråga 6: Hur ser avtal ut?
Avtalen görs centralt, ute på byggarbetsplatsen så har de ju inte avtalen utan de ser dem elektroniskt då. Och sedan har de ju beställningsavtalet och på start av allt ett startmöte där vi tar in leverantörerna och protokollet från startmötet skall också vara signerat och ligga med, då har man ju liksom allting skriftligt som behövs för att det juridiskt rätt skall fungera.
Fråga 7: Hur sker avrop?
Avrop sker via telefon. Projektet börjar med att skicka en beställning som då är framtagen i ett ramavtal i form av en bilaga, den skickas ut skriftligt för det måste ju vara att det de säger är att jag kommer att använda mig av det här avtalet till det här projektet och vi går igång då och då och jag kommer att behöva leveranserna ungefär här. Och så styr man upp en leveransplan och sen ringer man in därefter och säger nu behöver jag leveransnummer 23 om 5 dagar och så vidare. Så ser själva avropen ut.