Avstämning förvaltningsmål
Mål beslutade av nämnden Nuläges
nivå
Målnivå Uppföljnings- intervall Öka effektiviteten i de offentliga utgifterna
- Utöka andelen beställare som är utbildade (i Inköp
& Faktura) 8 tillfällen per år/10 beställare (Totalt 500 beställare)
50 % 100 % 2014-12-31
- Öka andelen leverantörer som skickar e-faktura.
Mäta nyttjandegraden av införandet: elektronisk handel-/fakturor. Nyttjandegraden skall öka till 65
% 2014-06-30.
68,7 % 65 % 2014-06-30
Varje upphandling skall ske utifrån affärsmässiga grunder och principer
- Utöka andelen elektroniska beställningar 69 % 60 % 2014-12-31
= Målet är uppfyllt = Målet är inte uppfyllt = Mätning är inte gjord = Mätning pågår Kommentar ej uppfyllda mål
Pga. bekymmer med fakturahanteringssystem har workshops inte genomförts enligt plan.
Detta har hänt under 2014
Ledarskapsutvecklingsprogram
Upphandlingsförvaltningen har under maj 2014 deltagit i Värnamo kommuns ledarskapsutvecklingsprogram med en grundläggande genomgång av
upphandlingsprocessen, kommunens interna inköpsregler och
avtalsdatabas. Ytterligare en omgång av ledarskapsutvecklingsprogrammet kommer att genomföras där vi kommer att delta med start under hösten 2014.
Intern kontroll
Upphandlingsförvaltningen har genomfört en internkontroll enligt fastställd plan för internkontroll 2013. I internkontrollplanen för 2013 beslutades att förvaltningens logistikenhet i ett första steg ska genomföra en risk- och väsentlighetsanalys, för att sedan kontrollera regler och rutiner inom
verksamheten. Förvaltningens nya rutiner bygger på COSO’s ramverk för intern kontroll vilket innebär att man utifrån kontrollmiljön genomför en riskanalys över verksamhetens huvudprocesser. Resultatet från riskanalysen gav ett antal kontrollaktiviteter som genomfördes under verksamhetsåret. Resultatet av den genomförda internkontrollen används som
en del i förvaltningens verksamhetsutveckling, genom revision av fastställda rutiner.
Förvaltningens nya rutiner för internkontroll har utökats till att omfatta samtliga verksamheter för 2014.
Arbetet enligt fastställd internkontrollplan har inletts med en första genomgång av metoder under våren 2014.
Plan för hållbar upphandling
Kommunfullmäktige har beslutat att anta Plan för hållbar upphandling 2014-2016 och överlämnat ärendet till budgetberedningen.
Enligt budget har det beslutats att tillföra medel till området livsmedel och prioritera produkterna mjölk (ekologiskt) och bananer (ekologiskt och rättvisemärkt).
För områdena fordon och transport anslogs inga budgeterade medel för 2014 då planen inkom för sent till budgetberedningen.
MEK grupp (Miljö Energi Klimat)
Kommunens miljöstrateg har startat upp en ny arbetsgrupp, där varje förvaltning har en representant.
Tanken är att arbete internt i kommunen gällande miljö, energi och klimat ska kunna diskuteras och
övergripande åtgärdsförslag etc. skall kunna lyftas till KS/KF.
Arbetsgruppen ska bidra till att lyfta vilka krav på miljö/energi/klimat som kan ställas i upphandling.
Logistik/Fordonshantering
Upphandling av skolskjutsar har skett under våren med ändrade förutsättningar såsom nytt
skolskjutsreglemente, ändrade avstånd till hållplatser, ej skolskjuts inom centralorten m m. Upphandlingen är överprövad, vilket innebär att vi i dagsläget planerar för en tillfällig lösning i första hand för hösten 2014 med någon eller några företag i branschen.
Förutsättningar för ytterligare bilpooler har undersökts och en utökning av bilpoolflottan kommer att ske hösten 2014 alt vintern 2015.
Upphandling av däck och samordning av däckförvaring för personbilar och lastbilar har genomförts och fr.o.m.
våren 2014 finns en leverantör som bistår kommunen med denna hantering.
Logistikenheten har ansvar för den praktiska
hanteringen av personalbilar och i dagsläget finns ett antal personalbilar i kommunen.
Förstudie har gjorts i samarbete med MSK och beslut har tagits i KF avseende montering och installation av GPS/Elektronisk körjournal i samtliga personbilar och lätta lastbilar. Vilket kommer ske under hösten 2014.
Fakturahantering
Upphandlingsförvaltningen har under första kvartalet 2014 genomfört en större uppgradering av Inköp &
Faktura, vilket ledde till komplikationer i form av användarvänlighet och funktion. Löpande dialog hålls med leverantören och en Hotfix innehållande lösning på flertalet problem installerades i mitten av juni. Det har konstaterats att leverantören inför den stora
uppgraderingen gav kommunen fel förutsättningar.
Upphandlingsförvaltningen har för avsikt att påbörja förstudie och upphandling av fakturasystem hösten 2014.
Problemen i Inköp & Faktura har lett till att endast två workshops hållits under våren för beställare och attestanter. Upphandlingsförvaltningen ser över våra informationsformer och har för avsikt att uppdatera Nettan.
Enkäten som genomfördes hösten 2013 har analyserats och vissa åtgärder är vidtagna. Svarsfrekvensen var endast 27 %. Då enkäten visar att sällan beställare har mer problem, bör antalet beställare och deras
beställarkompetens ses över. Information har delgivits ledningsgruppen. Uppföljning kommer att ske under hösten 2014.
Värnamo kommun har under första halvåret mottagit 37 453 fakturor t.o.m. 2014-06-30. Av dessa har 68,7%
inkommit elektroniskt. Vilket i skrivande stund är en ökning med 4,6 procentenheter jämfört med 2013-12-31. Arbetet fortlöper med att få in fler leverantörer som skickar e-faktura.
En leverantör har under första halvåret kommit igång med Aditros (Inköp & Fakturas) leverantörsportal.
Upphandling
Upphandlingar för 2014 har ökat. Många nya områden har tillkommit. Både ifrån förvaltningarna som tidigare inte varit upphandlade men också uppdrag från kommunala bolag, främst VKIAB (Gummifabriken).
Förvaltningen har fortsatt arbetet med att hålla informationstillfällen och utbildningsinsatser i LOU och inköpsprocessen under våren. Resultatet av
utbildningarna har gett ökad förståelse och ökat intresse för upphandlingar i verksamheterna och därigenom
lägga en plan för hur vi ska utbilda/informera samtliga beställare i Värnamo kommun men också på vilket sätt vi ska kunna följa upp detta arbete.
Kompetensutveckling
Upphandlingsförvaltningens upphandlare har under våren genomgått utbildning i pedagogik och kommunal- och förvaltningslagstiftning. Satsningen på
kompetenshöjning forsätter med ytterligare en diplomeringsutbildning för upphandlare under hösten 2014. Förvaltningens upphandlingsledare genomgick under hösten 2013 och våren 2014 kommunens ledarskapsutvecklingsprogram.
Upphandlingsförvaltningen kommer att delta vid kommande möten i kommunens nystartade kompetensgrupp under hösten 2014. Framtida utbildningsbehov finns med bl.a. satsningar på
projektledning, avtalsrätt, affärsjuridik och diplomering av upphandlare.
Medarbetare på logistikenheten kommer att utbildas i eko-driving.
Prognos för helår 2014
Vi prognostiserar ett resultat på 150kkr under budgeten för helåret vilket är något sämre än tidigare prognoser.
Periodens utfall
Upphandlingsnämnden ligger 143 kkr under budgeten, vilket till stora delar beror på att
Fordonshanteringen och nämnden ger ett plusresultat.
Terminalkostnaderna för Distributionscentralen belastar upphandlingsenhetens budget negativt eftersom vi för 2014 inte har full täckning för denna kostnad, nu använder vi överskottet för fordonshanteringen för att täcka denna kostnad.
Framtida utveckling
Inrättandet av en särskild förvaltning och nämnd för offentlig upphandling med det strategiska och övergripande ansvaret för utvecklingen av offentlig upphandling och konkurrensfrågorna har tydliggjort såväl ansvar som den politiska tyngd som offentlig upphandling rätteligen borde ha.
De upphandlingsstödjande insatserna behöver stärkas.
Ett centralt placerat expert- och kunskapscentrum för offentlig upphandling med ansvar för alla viktiga stöd- och utvecklingsfunktioner blir då en viktig del.
Nya direktiv om offentlig upphandling
Europeiska kommissionen har presenterat nya förslag till direktiv om offentlig upphandling. Förslagen har två kompletterande mål. Ett mål är att öka effektiviteten i de offentliga utgifterna när det gäller att få mer värde för pengarna. Det andra målet är att ge upphandlande myndigheter och enheter bättre möjlighet att använda
samhälleliga mål såsom skyddet för miljön, främjande av innovation, sysselsättning och social integration.
Nytt är att det klargörs att inköpscentralerna får ta på sig inköpsstödverksamhet.
Det kommer att bli obligatoriskt att genomföra
bestämmelser om dynamiska inköpssystem, vilket är en helt elektronisk process.
Nya värden för direktupphandling from 1 juli 2014 För upphandling enligt LOU höjs gränsvärdet till 28 procent av tröskelvärdet för varor och tjänster, vilket innebär att man kan direktupphandla till ett värde av 505 800 kronor. Det införs krav på riktlinjer för användning av direktupphandling. En upphandlande myndighet eller enhet som använder sig av
direktupphandling ska anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandling, dvs. det införs även en dokumentationsplikt om upphandlingens värde överstiger 100 000 kronor.
Det finns ett par områden inom offentlig upphandling som står i fokus. Närproducerat är ett sådant. Många upphandlare brottas med lösningar för att låta små lokala leverantörer få delta i upphandlingen, inte minst inom livsmedelsområdet.
Vi måste höja målsättningen för upphandling inom områden som miljö, etiska och sociala hänsyn.
En annan viktig del är att fortsätta utveckla metoder och instrument för att mäta effektiviteten inom offentlig upphandling på mera övergripande nivåer, såsom inom
upphandlande enheter och dess verksamheter. Det är också nödvändigt att bättre ta tillvara den kunskap och de erfarenheter som görs tillgängliga genom extern och intern revision.
Det är troligt att ökade krav vid upphandling kommer att synas i ökade inköpskostnader. Hur förenas dem med uppdraget att upphandla kostnadseffektivt.
En viktig nyckel för att lyckas ligger i uppföljningen.
Utveckling fortsätter av tekniska stödverktyg såsom kommunens upphandlingsstöd med funktioner som underlättar uppföljning.
Ekonomi i sammandrag
Driftverksamhet
Belopp i kkr Budget
2014
Prognos
2014 Avvikelse Utfall tom 2014-06
Utfall tom 2013-06
Bokslut 2013
Intä kter -261 -5 195 4 934 -4 586 -4 335 -8 113
Kos tna der 7 867 12 651 -4 784 8 373 7 238 15 047
Nettokostnad 7 606 7 456 150 3 787 2 903 6 934
Resultat per verksamhetsblock Budget 2014
Prognos
2014 Avvikelse Utfall tom 2014-06
Utfall tom 2013-06
Bokslut 2013
Uppha ndl i ngs förva l tni ngen 045 5 798 5 798 0 3 222 2 671 5 357
Fordons ha nteri ngen 046 1 419 1 299 120 402 65 1 231
Uppha ndl i ngs nä mnd 048 389 359 30 163 167 346
Nettokostnad 7 606 7 456 150 3 787 2 903 6 934
Periodens investeringar
Belopp i kkr Budget
2014
Prognos 2014
Avvikelse Utfall tom 2014-06
Utfall tom 2013-06
Bokslut 2013
Nettoinves teringar 111 111 0 49 76 121
Periodens största investeringar:
Möbler 51 51 0 29
Datorer 60 60 0 20