Utveckling av arbetsprocess

Västra Götalandsregionen ser det som att det i landet finns bra förutsättningar för att arbeta med en digital vård, både utifrån vårdens och befolkningens perspektiv. För att nå en förändring i form av digitalisering behöver organisationen skapa förutsättningar i form av ett samarbete mellan vårdverksamheterna och på central nivå för att kunna ta tillvara på den kompetens som finns (Västra Götalandsregionen, 2019). Respondent D förklarar att utifrån regionstyrelsen kommer den officiella kommunikationen med ett centralt beslut om att en digital inriktning ska prioriteras med digitala tjänster. För att sedan nå ut till verksamheterna har informationsmöten genomförts vid olika tillfällen samt deltagande vid arbetsplatsträffar.

Där sprids information om vad som är på gång i organisationen och hur det är möjligt att använda sig av digitala vårdmöten. Detta för att inspirera och få igång ett tankesätt för förändring (Respondent D). Viktigt att förstå vid implementeringen av digitala vårdmöten är verksamheternas arbetsprocesser och därtill sätt att möta patienter. Därifrån utmynnar hur de i dagsläget arbetar samt vilket sätt som det eftersträvas att arbeta på i framtiden. Respondent C menar här att det är viktigt att från centralt håll kunna sätta sig in i verksamhetens perspektiv och se hur de kan ta första steget mot en digitalisering. Det är sedan ute i verksamheten som vårdgivarna själva bäst vet vilket sätt digitaliseringen lämpar sig att användas. Då överlämnas därför ett ansvar och en frihet till mottagningen att själva dominera över hur verktyget ska användas och vilka effekter som går att uppnå. Förväntningen som finns är att digitala

vårdmöten ska etableras i de led som det är möjligt och gör störst nytta. Utifrån centralt håll går det att komma med förslag och vägledning, men det finns ingen mandat att ta beslut åt dem, utan i slutändan är det verksamheten som själva vet vad som fungerar bäst. Centralt finns inte den vårdkompetensen som innehas ute i verksamheten (Respondent C).

Ett steg vid implementeringsprocessen, enligt Respondent D, är att respektive mottagning får definiera sina egna mål och ange vad det är de vill uppnå med förändringen. Det kan röra sig både om kvalitativa och kvantitativa mål. Sedan ansvarar respektive verksamhetschef över att följa upp målen men stöd ges även från centralt håll i form av sätt att definiera mål samt hur de ska följas upp. På så sätt menar Respondent D att det inte bara är att starta igång det nya arbetssättet utan det behövs en tanke kring varför det införs och hur det är avsett att uppnå ett resultat. Respondent C framhåller att allt eftersom att personalen vill komma igång med digitala vårdmöten sker också utbildning. Vid implementering av digitala vårdmöten har valet gjorts att det är av vikt att fysiskt åka ut till verksamheterna. Det har även bekräftats utifrån verksamheternas håll att de uppskattar besöken med anledning av att det är ute på vårdcentralen de digitala vårdmötena ska äga rum. Från centralt håll går det att bilda sig en bättre uppfattning av verksamhetens förutsättningar när detta åskådliggörs på plats. Genom att få bekanta sig med det nya arbetssättet i en välkänd miljö inger det en större känsla av trygghet och kontroll för vårdpersonalen som sedan ska arbeta med de digitala vårdmötena.

För att finna stöd och handledning i de frågor som under vägen uppstår görs avstämningsmöten, och det finns för varje förvaltning en kontaktperson samt i relation till förvaltningens storlek även utbildade ambassadörer som ska finnas som ett lokalt stöd för att kunna hjälpa till med just etableringen. De utbildade ambassadörerna har till uppgift att vara ansiktet utåt lokalt för systemet. De ska bidra med motivation och kunna delge information på plats (Respondent C).

Vid uppstart ingår både utbildning samt ett behov av konfiguration i systemen. Då det finns ett färdigt koncept och en process att följa underlättar detta vid implementeringen så att varje verksamhet inte behöver börja om från grunden. Ett mål med systemet är att konceptet ska vara så användarvänligt och enkelt att ingen större utbildning behövs (Respondent D). I den utbildning som genomförs får personalen testa att utföra digitala vårdmöten på sina kollegor för att skapa en första erfarenhet om hur verktyget fungerar. När det sedan är dags att

genomföra riktiga möten med patient kan stöd ges antingen fysiskt på plats eller via videolänk (Respondent C). Den utbildning som ges ska vara tillräcklig som introduktion för att kunna arbeta i systemet. Respondent D menar vidare att det därmed egentligen är en allmän datorvana som krävs, vilket i större utsträckning redan förväntas och är integrerat i de flesta arbeten idag.

I fokus är att se till att verksamheterna får vara delaktiga och ges tid till att sätta sig in i projektet. Eftersom att det är ett förändringsarbete som omfattar verksamhetens arbetssätt kan det komma att ta tid att förändra, vilket det får lov att göra menar Respondent D. Vid arbetet med införandet av digitala vårdmöten är det viktigt med ett tydligt ledarskap vid omställningen då det är med hjälp av nya arbetssätt förutsättningar skapas till förbättringar (Västra Götalandsregionen, 2018a). Även Respondent D menar på att ledarskapet är viktigt, och det gäller i alla led. Det ska från början från centralt håll finns en klarhet och tydlighet i vilken väg som ska följas och vad som det ska satsas på för att på lokal nivå kunna hjälpa respektive verksamhet i sin utveckling. I kombination framhålls det även att det krävs ett engagemang från den enskilda verksamhetsledningen för att visa i vilken riktning de vill arbeta. Det är av betydelse att se de digitala vårdmötena som en del av arbetet och inte något som tillkommer på toppen utöver det ordinarie arbetet. Det behövs istället en inställning till att de digitala vårdmötena är en del av verksamheten som ska möjliggöra ett effektivare arbete att erbjuda till invånarna (Respondent D). Respondent C menar på att rent praktiskt så handlar det om att ta små steg på en lång resa. Ett sätt att börja är exempelvis att genomföra ett uppföljningsmöte genom ett videomöte istället. När en trygghet börjar uppnås i ett moment kan vårdgivaren utvidga till att tillhandahålla fler sorters besök. I slutändan lämnas mycket kontroll till invånarna som själva kan boka sina tider och delge information digitalt.

Vad som är viktigt är att personalen börjar med att våga ta ett steg på vägen och efter det följer resterande steg på ett automatiskt sätt. Det är viktigt att våga experimentera och är det något som inte skulle fungera får det tas tillbaka igen. På så sätt ska det ses som okej att misslyckas för att lära sig vad invånare efterfrågar. Här eftersträvas ett tänkesätt som sträcker sig utifrån och in för att försöka föreställa hur en patient vill bemöta vården samtidigt i kombination med hur en vårdgivare vill arbeta. Verksamheten behöver utkristallisera var vårdmöten lämpligast kan sättas in för patient i ett första steg för att sedan arbeta sig vidare

på lärande genom praktisk erfarenhet och att de som möter vårdpersonalen kontinuerligt utbildas. Eftersom att det arbetas med att klargöra vad för moment som lämpar sig att utföra digitalt och ej, kan vårdpersonalen efter ett genomfört vårdmöte lämna feedback utifrån om mötet uppfyllde kvaliteten. Ett digitalt vårdmöte får aldrig bli sämre i kvalitet än ett fysiskt möte, utan målet är att kunna uppnå en förbättring. Detta utifrån både patientens och vårdgivarens upplevelse och kvalitet (Respondent C).

För att få ett engagemang hos medarbetare är det viktigt att försöka göra personalen delaktig i hur de kan bidra till projektet. Respondent D menar att det handlar om att identifiera hur det går att tänka och nyttja det nya arbetssättet på bästa sätt, samt hur det går att möta patienten på ett mer fördelaktigt sätt. Det är betydande att den enskilda verksamheten får reflektera själva över vilka möjligheter som kan ses och hur dessa kan nyttjas. Då menar Respondent D att det uppmuntras till att komma på idéer som inte för tillfället har någon lösning och eventuellt ligger utanför de tekniska ramarna, men som kan komma att bidra till utvecklingen genom att arbeta vidare med idéen. Respondent D framhåller att det har en god effekt att inför andra verksamheter framföra positiva exempel på hur det nya arbetssättet fallit väl ut i andra delar av organisationen. Det bidrar därmed till nya infallsvinklar av hur verksamheten kan arbeta (Respondent D). Respondent C tillägger att från centralt håll försöks även vårdgivare kopplas samman med varandra för att kunna utbyta erfarenheter genom att kunna delge goda exempel även denna väg. Alla som har deltagit i utbildningstillfällen blir nämligen därefter inbjudna till ett diskussionsforum där de kan dela policies, riktlinjer och frågor. Regelbundet hålls även regionala möten där eventuell förbättringspotential, hinder, framgångsfaktorer eller mer specifik hjälp kan tas upp (Respondent C).