EXAMENSARBETE
Vägen till lyckade projekt går genom en
väl utförd front end
En fallstudie rörande arbetet i front-end fasen för uppfyllanden av ledtider från
idé till lansering på marknaden
Johan Andersson
2014
Civilingenjörsexamen Industriell ekonomi
Luleå tekniska universitet
Sammanfattning)
Generellt! utförs! ett! antal! aktiviteter! inom! loppet! av! ett! produktutvecklingsprojekt.!Forskare!och!näringslivspersoner!som!arbetar!inom! ämnet! projektledning,! menar! att! de! tidiga! faserna! av! ett! projekt! är! viktiga! att! utföra!på!rätt!sätt!för!att!uppnå!de!mål!som!företaget!har!satt!på!produkten!som! ska! utvecklas.! De! tidiga! faserna! i! ett! projekt! är! även! kallade! front0end! fasen.! Vilka!dessa!aktiviteter!är!och!hur!de!bör!utföras!ska!detta!arbete!komma!fram! till.!!
!
I!denna!studie!har!teorier!analyserats!i!syfte!att!ta!fram!aktiviteter!som!bidrar!till! minskade! ledtider! i! produktutvecklingsprojekt! i! fornt0end! fasen.! Anställda! på! Cargotec!Sweden!ABs!filial!Kalmar,!hädanefter!benämnt!Kalmar,!har!intervjuats! för!att!undersöka!huruvida!en!implementering!av!dessa!aktiviteter!leder!till!en! kortare!tid!från!ide!till!lansering!av!produkt.!En!benchmarkingstudie!har!utförts! på! två! svenska! företag! Tetra! Pak! samt! IKEA! för! att! bedöma! avgöra! vilka! aktiviteter! som! de! använder! och! om! det! finns! likheter! med! den! teoretiska! modellen.! Teoristudien! och! benchmarkingstudien! har! jämförts! med! aktiviteterna! som! används! på! Cargotec! Sweden! AB! för! att! undersöka! om! det! finns!förbättringspotential.!!
!
Studien!resulterar!i!sex!aktiviteter!som!utgör!de!aktiviteter!som!behöver!utföras! i! front0end! fasen! för! att! uppnå! korta! ledtider! för! produktutvecklingsprojekt.! Dessa!är:! ! 1. Identifiera!möjligheter! 2. Analysera!möjligheter! 3. Generera!idéer! 4. Val!av!idéer! 5. Fastställande!av!koncept!! 6. Planera!projekt! !
Aktiviteterna! ska! utföras! till! den! punkt! i! produktutvecklingsprojekt! som! ledningen! i! ett! företag! bedömer! att! projektet! är! ska! genomföras.! Ofta! innebär! detta! innan! genomförandefasen! av! produktutvecklingsprojektet! påbörjas.! Aktiviteterna!(106)!som!listas!ovan!har!ingående!aktiviteter!som!ska!utföras.!När! de!ingående!aktiviteterna!är!genomförda!fortsätter!projektet!till!nästa!aktivitet!i! listan!ovan!(106).!! ! En!redogörelse!görs!rapport!för!hur!dessa!aktiviteter!bör!utföras,!vad!aktiviteter! resulterar!i!samt!vem!som!har!ansvar!för!dessa!aktiviteter.!! !
Låter! detta! intressant! så! läs! vidare! och! häng! med! på! en! oförglömlig! resa! i! projektledningens!fantastiska!värld!!
Abstract))
Activities!are!generally!performed!in!a!product!development!project.!Scientists! and! people! operating! in! business! sector! that! works! with! project! management! argue!that!the!early!phases!of!a!project!are!important!to!perform!right.!If!they! are!not!performed!right!the!goals!that!are!stated!for!the!product!is!not!going!to! be! achieved.! The! early! phases! in! a! project! are! also! called! the! front0end! phase.! Which!these!activities!are!and!how!they!is!supposed!to!be!performed!is!what!this! rapport!is!meant!to!realize.!!
!
In!this!rapport!several!theories!have!been!analysed!to!develop!activities!in!the! front0end! phase! that! contributes! to! a! reduction! of! lead0time! in! product! development!projects.!Personnel!at!Cargotec!Sweden!AB!specifically!their!branch! called! Kalmar,! hereafter! called! Kalmar,! have! been! interviewed! to! examine! whether! a! implementation! of! these! activities! leads! to! a! reduction! of! the! time! between! idea! to! the! launch! of! a! product.! A! benchmarking! study! have! been! preformed!at!Tetra!Pak!AB!and!IKEA!AB!to!assess!which!of!these!activities!are!in! use!at!each!company!respectively!or!if!there!are!other!similarities!between!the! theoretical!model.!The!theoretical!study!and!the!benchmarking!study!have!been! compared!with!the!activities!that!is!in!us!at!Cargotec!Sweden!AB!to!investigate!if! there!are!potential!for!improvement.!! ! This!study!resulted!in!six!activities!that!is!needed!to!be!performed!in!the!front0 end!phase!to!achieve!a!reduction!of!lead!times!for!product!development!projects.! These!are:! ! 1. Identify!opportunities! 2. Analyse!opportunities! 3. Generate!ideas! 4. Choose!ideas! 5. Defining!of!concept! 6. Plan!project! !
The! activities! should! be! performed! up! to! the! point! of! a! product! development! project! that! is! considered! by! a! company! as! a! decision! point! of! whether! to! implement! a! project.! This! usually! is! before! the! implementation! phase! of! the! project.!The!activities!(106)!that!are!listed!above!have!ingoing!activities!that!have! to! be! performed.! When! the! ingoing! activities! have! been! done! the! project! continues!to!the!next!activity!in!the!list!above!(106).!! ! A!description!will!be!don!in!this!report!for!how!to!perform!these!activities,!what! the!activities!will!result!in!and!who!is!responsible!of!the!activity.!! ! If!this!sound!interesting!then!continue!reading!and!join!a!unforgettable!journey! in!the!fantastic!world!that!is!project!management!! ! !
)
Ordlista)
!
• Projektfas!–!Ett!projekt!är!uppdelat!i!flera!faser.!Enligt!Tonnquist!(2012)! består! ett! projekt! ofta! av! initieringsfas,! planeringsfas,! genomförandefas,! avslut!och!effekthemtagning.!I!sin!helhet!utgör!detta!ett!generellt!projekt.!! • Aktivitet!–!Aktiviteter!är!arbete!som!utförs!i!varje!fas.!Inom!en!aktivitet! kan!flera!aktiviteter!finnas.!Detta!arbete!kommer!enbart!benämna!dessa! som!aktiviteter!om!inte!annat!specificeras.!! • Verktyg!–!En!metod!eller!mall!som!används!vid!utförandet!av!en!aktivitet.! Flera!verktyg!kan!användas!i!en!aktivitet.!! ! ! !
Innehållsförteckning
!! ! 1.! Bakgrund!...!1! 2.! Problemdiskussion!...!2! 2.1! Diskussion!...!2! 2.2! Frågeställningar!...!3! 2.3! Syfte!...!3! 2.4! Avgränsningar!...!3! 3.! Metod!...!5! 3.1! Forskningssyfte!...!5! 3.2! Forskningsansats!...!5! 3.2.1! Kvalitativ!eller!kvantitativ!studie!...!5! 3.3! Forskningsstrategi!...!5! 3.4! Urval!...!6! 3.5! Datainsamling!...!7! 3.6! Dataanalys!...!8! 3.7! Reliabilitet!...!8! 3.8! Validitet!...!9! 4.! Teori!...!10! 4.1! Introduktion!...!10! 4.2! Front!end!...!12! 4.3! Design!i!FE!...!13! 4.4! De!fem!FE!elementen!...!14! 4.4.1! Möjlighetsidentifiering!...!14! 4.4.2! Möjlighetsanalys!...!14! 4.4.3! Idé!generering!...!15! 4.4.4! Val!av!idé!...!15! 4.4.5! Koncept!och!teknologiutveckling!...!15! 4.5! Aktiviteter!i!FE!...!15! 4.5.1! Idé!generering!...!15! 4.5.2! Produktdefiniering!...!16! 4.5.3! Projektutvärdering!...!16! 4.6! Projektförberedelser!...!17! 4.6.1! Initiering!...!17! 4.6.2! Förstudie!...!17! 4.6.3! Skapa!projektgruppen!...!19! 4.6.4! Planering!...!19! 4.6.5! Ekonomi0,!risk0!&!kvalitetsutvärdering!...!20! 4.7! Requirements!engineering!...!21! 4.7.1! Kartlägga!intressentkrav!...!22! 4.7.2! Analysera!kundkraven!...!24! 4.7.3! Dokumentera!kundkraven!...!26! 4.7.4! Bekräfta!kundkrav!...!27! 4.7.5! Hantera!kundkrav!...!28! 4.8! Kreativitet!...!29! 4.8.1! Diskontinuitet!...!29! 4.8.2! Frågor!...!29! 4.8.3! Brainstorming!...!30! 4.8.4! Stepping0stones!...!30! 4.9! Hantera!kreativitet!...!30!4.9.1! Utmaning!...!30! 4.9.2! Frihet!...!31! 4.9.3! Resurser!...!31! 4.9.4! Arbetsgruppegenskaper!...!31! 4.9.5! Uppmuntran!från!överordnande!...!31! 4.9.6! Stöd!från!organisationen!...!32! 4.10! Val!av!idé!...!32! 4.10.1! Styrkort!...!32! 4.11! Sammanfattning!av!teori!...!35! 5.! Empiri!...!37! 5.1! Inledning!...!37! 5.2! Identifiera!möjligheter!...!38! 5.3! Analysera!möjligheter!...!39! 5.4! Generera!idéer!...!40! 5.5! Val!av!idéer!...!40! 5.6! Fastställande!av!koncept!...!40! 5.7! Planering!av!projekt!...!41! 5.8! Genomförande!av!projekt!...!42! 6.! Benchmarking!...!43! 6.1! Tetra!Pak!...!43! 6.1.1! Identifiera!möjligheter!...!43! 6.1.2! Analysera!möjligheter!...!43! 6.1.3! Generera!idéer!...!44! 6.1.4! Val!av!idéer!...!44! 6.1.5! Fastställande!av!koncept!...!44! 6.1.6! Planera!projekt!...!44! 6.2! IKEA!...!45! 6.2.1! Identifiera!möjligheter!...!45! 6.2.2! Analysera!möjligheter!...!45! 6.2.3! Generera!idéer!...!46! 6.2.4! Val!av!idéer!...!47! 6.2.5! Fastställande!av!koncept!...!47! 6.2.6! Planering!av!projekt!...!47! 7.! Analys!och!slutsatser!...!48! 7.1! Övergripande!analys!...!48! 7.2! Identifiera!möjligheter!...!48! 7.2.1! Intressentanalys!...!49! 7.2.2! Intervju!...!50! 7.2.3! Brainstorming!...!50! 7.2.4! Frågeformulär!...!50! 7.2.5! Scenario!...!50! 7.2.6! Sammanfattning!...!51! 7.3! Analysera!möjligheter!...!52! 7.3.1! Checklista!...!52! 7.3.2! Kravförhandlingar!...!52! 7.3.3! Prioritering!av!krav!...!53! 7.3.4! Dokumentering!av!krav!...!53! 7.3.5! Bekräftelse!av!krav!...!54! 7.3.6! Hanteringen!av!kraven!...!56! 7.3.7! Sammanfattning!...!57! 7.4! Generera!idéer!...!58! 7.4.1! Kreativitetsverktyg!...!59!
7.4.2! Diskontinuitet!...!59! 7.4.3! Frågor!...!59! 7.4.4! Brainstorming!...!59! 7.4.5! Stepping0stones!...!59! 7.4.6! Förutsättningar!för!kreativitet!...!60! 7.5! Val!av!idéer!...!62! 7.6! Fastställande!av!koncept!...!65! 7.7! Planera!projekt!...!66! 7.7.1! Initiering!...!67! 7.7.2! Förstudie!...!67! 7.7.3! Skapa!projektgruppen!...!68! 7.7.4! Planering!...!68! 7.7.5! Ekonomi,!risk!och!kvalitet!...!68! 7.8! Sammanfattning!...!70! 8.! Diskussion!...!71! 8.1! Front!End!...!71! 8.2! Design!i!FE!...!71! 8.3! Implikationer!...!72! 8.4! Vidare!forskning!...!72! 9.! Referenser!...!73! 9.1! Böcker!...!73! 9.2! Artiklar!...!73! 9.3! Hemsidor!...!74! Bilaga!1!Intervjufrågor! Bilaga!2!Dokument!för!ABC!utvärdering!av!projekt! Bilaga!3!Projektmodell!för!Kalmar! Bilaga!4!Intervjufrågor!benchmarkingföretag! Bilaga!5!Fördjupat!intervjuresultat!hos!Kalmar! Bilaga!6!Övriga!verktyg!för!att!samla!in!krav! Bilaga!7!Övriga!verktyg!för!att!analysera!krav! Bilaga!8!Övriga!verktyg!för!att!dokumentera!krav! Bilaga!9!Övriga!verktyg!för!att!bekräfta!krav! Bilaga!10!Övriga!verktyg!för!att!hantera!krav! Bilaga!11!Övriga!kreativitetsverktyg!
)
1. Bakgrund)
Detta% kapitel% avser% beskriva% varför% denna% studie% är% viktig% att% genomföra.% En% presentation%av%studiens%relevans%kommer%redogöras.%
!
Dagens! kunder! kräver! allt! kortare! livscykler! för! produkter! vilket! innebär! kontinuerlig!och!snabbare!produktutveckling!för!att!minska!ledtider!från!idé!till! marknad.! En! effektiv! produktutvecklingsprocess! är! viktigt! för! att! företag! ska! vara!konkurrenskraftiga!på!en!global!marknad!(Edmondson!&!Nembhard!2009).! Ökad!konkurrens,!på!grund!av!globalisering!bidrar!även!det!till!att!företag!måste! effektivisera!sin!produktutvecklingsprocess!för!att!erbjuda!innovativa!produkter! för!att!kunna!konkurrera!på!en!varierande!marknad!(ibid).!!
!
Med! en! ökande! globalisering! ökar! även! konkurrensen! och! högre! krav! ställs! kontinuerligt!på!nya!produkter.!Detta!innebär!att!företagen!måste!ha!en!effektiv! projekthantering!för!produktutveckling.!Genom!att!få!en!bättre!kommunikation! mellan!både!de!interna!intressenter!som!externa!intressenter!kan!företag!uppnå! bättre!projektresultat.!Detta!genom!att!ta!reda!på!vad!de!externa!intressenterna! har!för!krav!på!organisationen!och!vilka!resurser!de!interna!intressenterna!kan! bidra!med.!! !
Under! 19800talet! cirkulerade! siffror! att! runt! 90! %! av! alla! projekt! som! startas! misslyckades! med! att! leverera! de! på! förhand! planerade! målen! (Cooper! 1994).! Mycket! har! gjorts! för! att! förbättra! arbetet! och! ett! sätt! att! hantera! detta! är! att! införa! en! formell! process! vid! produktutvecklingsprojekt.! Exempel! på! detta! är! ”Stage0Gate”!processen!(ibid).!!
!
Stage0gateprocessen! har! fått! stor! genomslagskraft! och! många! företag! har! anammat!arbetssättet.!Alla!bolag!har!dock!inte!implementerat!metoden!på!rätt! sätt! vilket! har! resulterat! i! uteblivna! effekter! (Cooper! 2008).! De! mål! som! ledningen! sätter! på! projekten! kan! exempelvis! vara! att! projektets! kostnad! eller! tid!ska!minimeras!eller!den!resulterande!produkten!ska!hålla!en!specifik!kvalitet.! För! att! uppnå! detta! på! ett! tillfredsställande! sätt! gäller! det! att! hitta! rätt! balans! mellan!de!tre!faktorerna.!Uppnås!inte!projektmålen!på!ett!tillfredsställande!sätt! kan! detta! leda! till! en! negativ! spiral! som! är! svår! att! bryta.! Får! inte! projektmedarbetarna! en! känsla! av! att! de! uppnår! positiva! resultat! kan! detta! innebära! att! resultaten! för! framtida! produktutvecklingsprojekt! blir! äventyrade! (Moenkemeyer,!G.,!et.!al!2012).!!
!
2. Problemdiskussion))
Studiens% problemområde% ska% i% detta% kapitel% förklaras.% Studiens% forskningsfrågor% ska%redogöras%i%detta%kapitel.%Även%studiens%syfte%belyses%här.%%
2.1 Diskussion))
Figur!1!nedan!beskriver!en!generell!modell!för!produktutvecklingsprojekt.!Den! röda,!streckade!markeringen!i!figur!1!som!innefattas!av!initiering,%förstudie%samt!
planering!i!projektmodellen!kommer!utgöra!grunden!för!examensarbetet.!Dessa!
tidiga! stadier! kommer! att! benämnas! som! front0end! fasen,! hädanefter! benämnt! FE0fasen.!!
!
Figur!1!Representation!av!produktutvecklingsprojekt!
I! bakgrunden! nämndes! att! det! var! viktigt! med! en! tydlig! produktutvecklingsprocess!för!att!företag!ska!hålla!sig!konkurrenskraftig!på!en! allt!mer!konkurrensutsatt!marknad.!Detta!för!att!fortsätta!generera!vinster!och! behålla!eller!utöka!den!marknadsposition!som!ett!företag!har.!
!
Fördelarna! med! att! göra! rätt! i! FE0fasen! påpekas! av! Morgan! (1987)! (s.! 113).! Författaren!menar!att!ett!felaktigt!antagande!som!korrigeras!!
!
• I!FE0fasen!blir!kostnaden!$1!000!och!tar!fem!minuter!att!åtgärda! • I!designfasen!blir!kostnaden!$10!000!och!tar!fem!timmar!att!åtgärda! • I!inköpsfasen!blir!kostnaden!$200!000!och!tar!fem!veckor!att!åtgärda! • I! tillverkningsfasen! blir! kostnaden! $500! 000! och! tar! fyra! månader! att!
åtgärda!
• Efter! det! att! produkten! lanseras! blir! kostnaden! $5! 000! 000! och! tar! 12! månader!att!åtgärda.!! ! Författaren!illustrerar!vikten!av!att!i!ett!produktutvecklingsprojekt!göra!rätt!från! början.!Genom!att!utföra!FE0fasen!korrekt!bidrar!detta!till!en!potentiellt!markant! bidragande!faktor!till!att!minska!ledtider!i!produktutvecklingsprojekt.!Med!tanke! på!den!kostnadsfokus!som!flera!företag!har!på!sin!verksamhet!så!är!det!viktigt! att! FE0fasen! utförs! på! ett! adekvat! sätt! för! att! undvika! onödiga! kostnader! och! erbjuda! nya! produkter! till! marknaden! snabbare! för! att! generera! större! vinster! till!företaget.!
!
Vid! genomförandet! av! ett! produktutvecklingsprojekt! måste! det! finnas! styrning! av!projektet,!någon!som!leder!och!strukturerar!arbetet.!Finns!det!ingen!struktur! kommer! detta! påverka! personalens! förmåga! att! arbeta! effektivt! i! ett! projekt! (Tonnquist,! 2012).! Författaren! menar! att! den! övergripande! strategin! som! företagsledningen!stakat!ut!för!företaget!ska!vara!påtaglig!i!projekten.!Tonnquist! skriver! vidare! att! som! en! följd! av! tydlig! strukturering! och! styrning! med! bakgrund!ur!företagets!övergripande!strategier!går!det!att!fördela!arbete,!ansvar! och!befogenheter!för!att!projektet!ska!gå!framåt.!!
!
När!ett!produktutvecklingsprojekt!genomförs!är!det!viktigt!att!ha!kontroll!över! vilka!aktiviteter!som!ingår!i!ett!sådant!projekt!och!vad!dessa!aktiviteter!kan!leda! till,! hur! de! ska! leda! fram! till! målet! (Jansson! &! Ljung,! 2004).! I! hanteringen! av! produktutvecklingsprojekt! är! det! viktigt! att! kartlägga! för! hur! ledtider! ska! minskas.!Ett!krav!är!då!att!beskriva!vilka!aktiviteter!som!är!viktigast!för!att!nå! dessa!mål!samt!hur!man!ska!utföra!dem!(ibid).!!!
!
Aktiviteterna!i!projektet!används!för!att!nå!önskat!resultat!i!ett!projekt.!För!att! aktiviteterna!ska!genomföras!på!ett!sätt!som!tillfredsställer!organisationen!i!sin! helhet! måste! det! finnas! en! struktur! att! följa,! en! struktur! som! går! i! linje! med! företagets! övergripande! strategi.! Många! företag! har! stort! kostnadsfokus! på! sin! verksamhet! på! grund! av! händelser! i! omvärlden! och! ledtiderna! för! produktutvecklingsprojekt! från! idé! till! marknad! är! viktig! för! ett! företag! ska! kunna!vara!konkurrenskraftigt!på!en!diversifierad!marknad.!!
!
2.2 Frågeställningar)
En!huvudfråga!har!formulerats!med!bakgrund!av!diskussionen!ovan!för!att!ge!en! överblick! av! det! arbete! som! avser! utföras! i! detta! examensarbete.! Följande! forskningsproblem!(FP)!ska!besvaras:!
!
Hur%kan%arbetet%i%FEAfasen%bidra%till%att%minska%ledtider%för% produktutvecklingsprojekt%från%idé%till%lansering%på%marknaden?%
%
Delfrågeställningar! har! tagits! fram! för! att! understödja! huvudfrågeställningen.! Syftet!med!delfrågeställningarna!är!att!en!tydligare!bild!av!arbetet!och!dess!ska! redovisas.!Delfrågeställningarna!listas!nedan:!! % ! ! Forskningsfråga!1!(FF1):! Vilka%aktiviteter%i%FEAfasen%bidrar%till%att%minska%ledtiden%i% produktutvecklingsprojekt%från%idé%till%lansering%på%marknaden?% % ! ! Forskningsfråga!2!(FF2):! Hur%kan%aktiviteter%utföras%i%FEAfasen%för%att%minska%ledtiderna%i% produktutvecklingsprojekt%från%idé%till%lansering%på%marknaden?% % ! 2.3 Syfte) Syftet!med!detta!arbete!är!att!studera!vilka!aktiviteter!som!ska!utföras!under!FE0 fasen! som! bidrar! till! en! minskning! av! ledtider! för! utvecklandet! av! en! idé! till! lanseringen!på!marknaden!för!att!generera!större!vinster!till!företag.!Målet!med! arbetet! är! att! komma! fram! till! vilka! aktiviteter! i! FE0fasen! som! bidrar! till! en! minskning! av! ledtiden! och! hur! dessa! aktiviteter! bör! utföras.! Detta! för! att! minimera!kostnader!och!maximera!intäkter.!!
2.4 Avgränsningar))
Rapporten! avgränsas! till! att! enbart! innefatta! inkrementell! produktutveckling.! Ruiz! &! Grayson! (2012)! definierar! radikal! produktutveckling! som! att! finna! och! etablera! nya! kategorier! av! kundupplevelser.! Inkrementell! eller! kontinuerlig!
produktutveckling! ser! författarna! som! tydliga! och! konkurrenskraftiga! förbättringar! på! en! existerande! produkter! eller! service! Med! inkrementell! produktutveckling!behåller!ett!företag!sin!personal!och!kompetenser.!På!grund! av! detta! arbetes! begränsade! tidsram! utelämnas! därför! radikal! produktutveckling.! Examensarbetet! avser! inte! behandla! hur! en! arbetsgrupp! sätts!samman!som!har!för!avsikt!att!arbeta!med!resultatet!av!detta!projekt.!En! praktisk!implementering!kommer!inte!omfattas!av!detta!examensarbete.!Arbete! kommer! att! fokusera! på! de! aktiviteter! som! behövs! för! att! minska! ledtider! för! produktutvecklingsprojekt.!!
!
3. Metod)
Detta%kapitel%ska%beskriva%genomförandet%av%studien.%Syftet%med%kapitlet%är%att%ge% läsaren% ökad% förståelse% för% hur% studiens% frågeställningar% ska% besvaras% samt% hur% syftet%med%studien%ska%uppnås.%%
3.1 Forskningssyfte))
Forskningssyftet! kan! vara! utforskande,! beskrivande,! förklarande! eller! en! kombination!av!flera!av!de!tre!(Saunders!et!al.!2012).!Denna!studie!kommer!att! utgöras! av! en! blandning! av! ett! utforskande! samt! ett! beskrivande! syfte.! I! ett! utforskande!syfte,!ska!en!förståelse!skapas!för!vilka!variabler!i!fenomenet!som!är! relevanta.! Fallet! som! ska! studeras! är! i! detta! arbete! tidigare! produktutvecklingsprojekt! på! Kalmar.! Forskningsfrågorna! är! ofta! formulerade! som!”varför”!och!”hur”.!I!ett!beskrivande!syfte!ämnar!man!att!skapa!en!förståelse! för! de! relevanta! variablerna.! Forskningsfrågorna! är! ofta! formulerade! som!
“vad/vilka”%och%”vem”%(ibid).!I!denna!studie!avses!en!förståelse!skapas!för!vilka!
aktiviteter! som! påverkar! ledtiderna! för! ett! produktutvecklingsprojekt.! Observation!bör!också!göras!angående!hur!dessa!aktiviteter!bör!utföras.!Därför! blir!detta!en!blandning!av!ett!utforskande!samt!ett!beskrivande!syfte.!!
3.2 Forskningsansats))
Forskningsansatsen! utgörs! av! tre! olika! alternativ! enligt! Saunders! et! al.! (2012).! Alternativen!är!deduktiv,!induktiv!eller!abduktiv!studie.!Arbetet!kommer!inte!att! resultera!i!en!ny!eller!reviderad!teori!vilket!i!så!fall!skulle!innebära!en!induktiv! eller! abduktiv! studie! (ibid).! Detta! arbete! kommer! att! undersöka! ett! fenomen,! tidigare!produktutvecklingsprojekt,!i!ett!svenskt!företag!(Kalmar)!för!att!jämföra! detta! med! existerande! teori! inom! ämnet! och! verifiera! teorin.! Detta! innebär! att! studien!kommer!att!vara!en!deduktiv!studie.!!
3.2.1 Kvalitativ)eller)kvantitativ)studie)
Det! finns! två! typer! av! datainsamling.! Den! ena! är! kvantitativ! och! den! andra! är! kvalitativ!(Saunders!et!al.!2012).!Denna!studie!karaktäriseras!som!en!kvalitativ! studie! eftersom! datainsamlingen! kommer! att! utgöras! av! semistrukturerade! intervjuer.! Den! insamlade! datamängden! kommer! att! tolkas! genom! att! dra! slutsatser!av!den!subjektiva!och!socialt!konstruerade!data!som!utrycks!angående! fenomenet! som! studeras.! Datainsamlingen! är! inte! standardiserad! och! frågorna! samt!procedurer!kan!förändras!under!studiens!gång.!!
3.3 Forskningsstrategi)
De! fem! vanligaste! forskningsstrategierna! är! experiment,! undersökning,! arkivforskning,! historia! samt! fallstudie! (Yin,! 2009).! Vilken! strategi! som! bör! användas! bedöms! enligt! Yin! (2009)! av! tre! faktorer,! nämligen! typ% av%
forskningsfråga,! huruvida! det! finns%kontroll%av%beteendemässiga%händelser! samt!
om! studien! fokuserar% på% samtida% händelser.! De! tre! faktorerna! innebär! hur! forskningsfrågorna! är! formulerade,! om! det! finns! kontroll! på! de! händelser! som! styr!beteendet!på!fenomenet!som!studeras!och!om!händelserna!som!studeras!är! pågående!eller!nyligen!genomförda.!Tabell!1!nedan!utgör!en!sammanfattning!av! detta!samt!ett!beslutsunderlag!för!val!av!forskningsstrategi.!!
Tabell!1!Reviderad!tabell!från!Yin!(2009)!
! Typ!av!
forskningsfråga! Kontroll!av!beteendemässiga! händelser!
Fokuserar!på! samtida! händelser!!
Experiment! Hur,!varför?! Ja! Ja!!
Undersökning! Vem,!vad,!var,!hur! många,!hur!
mycket?!
Nej! Ja!
Arkivforskning! Vem,!vad,!var,!hur,!
hur!många?! Nej! Ja/nej!
Historia! Hur,!varför?! Nej! Nej!
Fallstudie!! Hur,!varför?! Nej!! Ja!!
!
Denna!studie!kräver!inte!kontroll!på!beteendemässiga!händelser,!utan!fokuserar! på! samtida! händelser.! Forskningsfrågorna! karaktäriseras! dessutom! av! ”hur”! vilket!innebär!att!detta!är!en!fallstudie.!! ! Fallstudier!kan!enligt!Saunders!et!al.!(2012)!delas!in!i!antingen!enkelt!fall!eller! multipla!fall,!holistiskt!fall!eller!inbäddat!fall.!Denna!studie!kommer!att!omfatta! ett!fall.!Enligt!Yin!(2009)!innebär!en!studie!av!ett!fall!en!enkel!fallstudie.!Fallet!är! tidigare!avslutade!produktutvecklingsprojekt!på!Kalmar.!Fallet!kartlades!initialt! med!en!förstudie!och!ytterligare!datainsamling!genomfördes!vid!behov.!Personal! som! har! god! inblick! i! hur! Kalmar! arbetar! med! produktutvecklingsprojekt! i! dagsläget!intervjuades.!
!
Fallet! kommer! att! vara! inbäddat! i! företagets! övriga! verksamhet.! Detta! innebär! att! fallet! som! studeras! kommer! att! vara! eller! har! varit! pågående! med! annan! verksamhet!pågående!oberoende!av!fallet.!Detta!innebär!att!fallstudien!kommer! vara!en!multipel!samt!inbäddad!fallstudie.!!
!
12! personer! intervjuades.! Dessa! var! projektägare,! projektledare! samt! delprojektledare! så! som! logistikansvarig/inköpsansvarig,! konstruktionsansvarig,! research! &! development0ansvarig! (R&D),! marknadsansvarig!samt!produktionsansvarig.!Då!inte!all!personal!som!var!med! från! projektstart! i! de! två! produktutvecklingsprojekten! fortfarande! jobbar! på! Kalmar!kunde!inte!alla!som!var!med!från!början!i!projekten!intervjuas.!En!tydlig! bild! av! vartdera! projektet! och! arbetsmetoderna! i! dessa! kommer! därför! att! redovisas!som!ett!generellt!produktutvecklingsprojekt!på!Kalmar.!!
3.4 Urval))
Saunders!et!al.!(2012)!skriver!att!det!finns!två!typer!av!urval,!sannolikhets0!och! icke0sannolikhetsurval.! Denna! studie! kommer! att! utgöras! av! icke0 sannolikhetsurval,! eftersom! forskningsfrågorna! är! svåra! att! svara! på! genom! statistiska!hjälpmedel.!!
!
I! studien! kommer! ett! ändamålsenligt! urval! att! användas! eftersom! personligt! omdöme! kommer! att! prägla! urvalet! till! viss! del.! Ändamålsenligt! urval! används! ofta! när! studien! behandlar! små! urval,! som! i! fallstudier,! och! när! särskilt!
informativa!fall!ska!väljas!(Saunders!et!al.!2012).!Arbetet!är!en!fallstudie!där!små! men! informativa! urval! kommer! att! användas.! Därför! kan! denna! studie! karakteriseras!med!ett!ändamålsenligt!urval.!!
!
Eftersom! urvalen! i! denna! studie! karakteriseras! som! små! och! informativa! kan! dessa! också! benämnas! som! homogena! urval.! Saunders! et! al.! (2012)! beskriver! homogena!urval!med!att!urvalet!är!inriktat!mot!en!specifik!grupp!personer!som! har! något! gemensamt.! Detta! kan! innebära! att! de! har! samma! yrke,! liknande! utbildningar!eller!har!samma!hierarkiska!roll!i!en!organisation.!Eftersom!denna! studie!kommer!att!fokusera!på!ett!fall,!produktutvecklingsprojekt!på!Kalmar,!så! kommer!enbart!medarbetarna!i!produktutvecklingsprojekt!att!vara!föremål!för! studien.!Detta!innebär!att!ett!homogent!urval!är!lämpligast!för!denna!studie.!! 3.5 Datainsamling) Det!finns!två!typer!av!data!enligt!Saunders!et!al.!(2012)!det!ena!är!primärdata! och!det!andra!är!sekundärdata.!Primärdata!innebär!data!som!är!direktinsamlad! och! ämnat! enbart! för! en! specifik! studie.! Primärdata! som! kommer! användas! i! detta! arbete! är! data! som! samlats! in! via! semistrukturerade! intervjuer! med! personal! på! Kalmar! samt! benchmarkingföretag.! Data! samlas! in! genom! en! förstudie!som!har!till!syfte!att!skapa!en!förståelse!för!hur!Kalmars!verksamhet! ser!ut!i!dagsläget.!Resultatet!av!denna!studie!presenteras!i!kapitel!5%Empiri!samt!
bilaga% 5! Fördjupat% intervjuresultat% hos% Kalmar.% Datainsamling! kommer! även!
göras! i! samband! med! en! benchmarkingstudie! där! IKEA! AB! samt! Aktiebolaget! Tetra!Pak!kommer!undersökas.!Resultatet!av!benchmarkingstudien!redogörs!för! i!kapitel%6%Benchmarking.!
!
Intervjuer! är! en! vanlig! datainsamlingsmetod! när! en! utforskande! forskningsstrategi!används!(ibid).!För!att!hitta!orsakssamband!mellan!variabler! som! undersöks! i! detta! arbete! är! det! fördelaktigt! att! använda! sig! av! semistrukturerade! intervjuer! enligt! Saunders! et! al.! (2012).! Beroende! på! huruvida! olika! aktiviteter! utförs! eller! hur! de! utförs! i! projekt! hos! Kalmar! samt! benchmarkingföretag!kan!slutsatser!dras!om!hur!resultatet!kan!förväntas!bli!och! hur!det!eventuellt!kan!förbättras.!!
!
En!semistrukturerad!intervju!etablerar!förtroende!hos!respondenten.!Detta!ger! en!högre!sannolikhet!att!respondenten!ger!den!information!som!behövs!även!om! den! skulle! vara! känslig! att! delge.! Projektresultat! och! djupgående! information! kan! vara! just! av! känslig! natur! vilket! talat! för! ett! användande! av! semistrukturerade!intervjuer.!! ! Många!av!frågorna!kommer!att!vara!öppna!och!flera!svar!kan!ges.!Önskvärt!är!att! respondenterna!ger!sin!egen!bild!av!hur!projekten!tidigare!har!fungerat,!vad!de! tyckt!varit!bra!och!mindre!bra!samt!vad!de!ser!som!förbättringspotential.!Detta! innebär!att!det!kan!komma!att!bli!ett!stort!antal!frågor!samt!att!de!kan!komma! att! variera! mellan! respondenter! beroende! på! tidigare! erfarenheter! och! kompetenser.!Saunders!et!al.!(2012)!menar!då!att!semistrukturerade!intervjuer! är!att!föredra.!!
Sekundärdata!innebär!data!som!tagits!fram!i!andra!syften!än!en!specifik!studie.! Denna! typ! av! data! delas! in! i! tre! underkategorier! enligt! Saunders! et! al.! (2012).! Dessa!är!dokumentation,!multipla!källor!samt!kartläggningar.!De!sekundärdata! som! kommer! användas! i! denna! studie! faller! under! kategorin! dokumentation.! Dessa!data!kan!exempelvis!vara!rapporter!och!information!från!organisationens! databaser.! Informationen! kan! enligt! Saunders! et! al.! (2012)! understödja! triangulering! av! information! som! samlats! in! via! andra! metoder.! Denna! studie! kommer!att!innefatta!analyser!av!både!primärdata!och!sekundärdata.!!
3.6 Dataanalys)
Yin!(2009)!beskriver!mönstermatchning!som!en!teknik!för!att!analysera!data!i!en! fallstudie.! Författaren! beskriver! detta! med! att! jämföra! ett! empiriskt! mönster! med! ett! förutsagt! mönster.! Denna! typ! av! dataanalys! används! i! samband! med! beskrivande! fallstudie.! Yin! (2009)! fortsätter! att! beskriva! denna! analysmetod! genom! att! mäta! ett! antal! variabler,! oberoende! av! varandra,! och! analysera! resultatet! kan! slutsatser! dras! från! detta.! Om,! för! varje! resultat,! de! initiala! förutsagda! värdena! har! hittats! och! på! samma! gång! alternativa! mönster! av! förutsagda! värden! inte! har! hittats,! kan! en! stark! slutsats! dras.! Denna! metod! kommer!att!användas!i!detta!arbete.!!
Aktiviteterna! som! analyseras! ska! bidra! till! en! reducering! av! ledtiden! för! produktutvecklingsprojekt.! Aktiviteterna! hämtas! ur! teorin,! se! avsnitt! 4.11%
Sammanfattning% teori.! Kan! den! teoretiska! modellen! inte! identifieras! i! Kalmars!
organisation! kan! det! vara! en! förklaring! till! exempelvis! långa! ledtider.! Jämförelser! med! företag! i! benchmarkingstudien! ska! bidra! till! att! styrka! denna! slutsats.!!
För!att!underlätta!analysen!kommer!resultaten!av!teorikapitlet!att!resultera!i!en! rubrikstruktur! som! används! för! empiri,! benchmarkingstudie! samt! analys.! Rubrikstrukturen! utgör! identifiera% möjligheter,% analysera% möjligheter,% generera%
idéer,%Fastställande%av%koncept%samt%projektplanering,!det!vill!säga!benämningar!
av!aktiviteter!som!hämtats!från!teori,!se!avsnitt!4.11!Sammanfattning%teori. 3.7 Reliabilitet))
Reliabilitet! förklarar! Saunders! et! al.! 2012! som! huruvida! resultaten! av! den! insamlade!data!skulle!vara!densamma!om!studien!skulle!genomföras!igen!vid!ett! annat! tillfälle! och! av! en! annan! undersökare.! Författaren! förklarar! att! det! finns! fyra! hot! mot! reliabiliteten.! De! fyra! hoten! är! medverkandeAfel,% medverkandeA
partiskhet,%forskningsAfel%samt%forskningsApartiskhet.!Medverkande0fel!innebär!att!
de! som! medverkar! i! studien,! de! som! studeras! ger! felaktiga! svar! då! det! exempelvis!kan!var!fel!tid!på!dygnet.!Detta!minimeras!genom!att!de!intervjuade! kommer!välja!en!tid!för!intervjun!som!passar!dem!bäst.!Medverkande0partiskhet! kan!innebära!att!de!medverkande!inte!vill!ge!svar!som!återspeglar!verkligheten! på!rätt!sätt.!Detta!kan!exempelvis!vara!fallet!då!intervjun!genomförs!på!en!publik! plats.! Detta! hot! kommer! att! minimeras! genom! att! ett! konferensrum! bokas! för! intervju! eller! intervjun! hålls! på! ett! kontor! där! störningsrisken! minimeras.! De! inspelningar!och!all!information!som!utbytes!under!intervjun!kommer!att!vara! konfidentiella! och! ingen! annan! än! intervjuaren! kommer! att! ta! del! av! den! informationen!såvida!inte!detta!har!godkänts!av!samtliga!berörda!parter.!!
Forsknings0fel!innebär!att!ett!fel!begås!av!intervjuaren!då!denne!är!trött!eller!i! annat! fall! inte! tillräckligt! förberedd! på! intervjun.! Detta! hot! kommer! att! minimeras! genom! att! intervjuaren! i! förväg! har! läst! på! relevant! material! tillhandahållet!av!respektive!företag!där!så!är!möjligt!för!att!få!en!övergripande! bild! av! hur! företaget! arbetar.! Övergripande! teorier! kommer! att! läsas! i! förebyggande!syfte!för!att!få!en!förståelse!för!hur!produktutvecklingsprocessen! bör! se! ut! i! teorin.! På! detta! sätt! minskas! hotet! av! forsknings0fel.! Forsknings0 partiskhet! innebär! att! intervjuarens! egna! åsikter! kan! påverka! tolkningar! av! svaren!som!ges!under!intervjun.!Detta!hot!kommer!att!minskas!genom!att!ha!en! kontinuerlig!dialog!med!handledare!och!lärare!på!skolan!för!att!säkerställa!att!de! tolkningar! som! görs! är! korrekta.! Denna! dialog! kommer! att! göras! utan! att! äventyra! den! konfidentiella! information! som! utbyts! under! intervjuerna.! Detta! kommer! att! säkerställas! genom! att! på! förhand! ta! upp! detta! med! kontaktperson/handledare!vid!respektive!företag.!!
3.8 Validitet)
Validitet! kan! delas! upp! i! två! kategorier! enligt! Saunders! et! al.! 2012.! Dessa! är! intern! och! extern! validitet.! Intern! validitet! handlar! enligt! författarna! om! huruvida!det!som!mäts!är!det!som!verkligen!skulle!mätas,!medan!extern!validitet! innebär! huruvida! resultatet! av! studien! kan! generaliseras! till! andra! relevanta! sammanhang.! Författarna! listar! sex! stycken! hot! mot! intern! validitet.! Dessa! är!
tidigare% händelser,% testning,% instrumentation,% dödlighet,% mogenhet% samt% oklarhet% om% orsaksriktning.! Tidigare! händelser! kan! till! exempel! innebära! att! svaren! i!
intervjun! påverkas! av! händelser! i! företaget! som! annars! inte! skulle! innebära! någon! förändring.! Sådana! aspekter! kommer! att! minimeras! genom! dialog! med! handledare! samt! lärare.! Testning! innebär! att! intervjudeltagarna! påverkas! av! motivet!till!studien.!Detta!kommer!att!minimeras!genom!att!endast!tillhandahålla! nödvändig! information! angående! studien! innan! intervjun! äger! rum.! Instrumentation! innebär! att! resultaten! kan! förändras! under! studiens! gång! om! mätinstrumentet! ändras.! Grunden! för! de! semistrukturerade! intervjuerna! kommer!att!vara!densamma!för!samtliga!intervjuer!och!sättet!att!samla!in!data! kommer! att! vara! detsamma! under! hela! studien.! Därmed! kommer! detta! hot! att! reduceras.! Dödlighet! innebär! att! huruvida! effekten! av! att! någon! av! intervjudeltagarna!kommer!att!ställa!in!en!intervju!och!vad!detta!har!för!effekt.! Då! flera! personer! kommer! att! intervjuas! på! flera! företag! innebär! detta! att! ett! mindre! antal! personer! kan! dra! sig! ur! utan! att! resultatet! påverkas! nämnvärt.! Skulle!så!vara!fallet!att!någon!vill!dra!sig!ur!kommer!försök!att!göras!för!att!hitta! en!alternativ!lösning.!Antingen!görs!intervjun!vid!ett!annat!tillfälle!eller!så!görs! den!med!en!annan!person!med!liknande!erfarenheter.!Mogenhet!innebär!enligt! författarna!huruvida!personalen!förändras!om!de!till!exempel!skulle!genomgå!en! utbildning! under! tiden! studien! pågår.! Skulle! detta! inträffa! kommer! en! dialog! med!handledare!och!lärare!att!föras!hur!detta!kommer!att!påverka!studien!och! dess!resultat.!Vid!oklarhet!om!orsaksriktning!menar!författarna!att!det!finns!en! tveksamhet! kring! huruvida! B! följer! om! A! inträffar! eller! om! det! är! tvärt! om.! Genom!triangulering!av!information!samt!dialog!med!lärare!och!handledare!ska! detta!minimeras.!
!
4. Teori)
Kapitlet%ämnar%redogöra%resultatet%av%teoristudier%som%genomförts%i%denna%studie.% Det%ska%ge%en%ökad%förståelse%för%hur%vilka%teorier%som%kommer%att%användas%för%att% besvara%forskningsfrågorna.%Empiri%och%benchmarkingstudie%diskuteras%senare.%%
4.1 Introduktion)
Syftet! med! arbetet! är! att! studera! vilka! aktiviteter! i! FE0fasen! som! bidrar! till! minskade! ledtider! från! idé! till! lansering! i! produktutvecklingsprojekt.! De! aktiviteter! som! krävs! och! hur! dessa! aktiviteter! ska! organiseras! och! utföras! ämnas! analyseras.! För! att! svara! på! frågorna! har! litteratur.! Detta! redogörs! i! följande!avsnitt!som!ska!ge!en!detaljerad!förklaring!till!tabell!2!och!3!nedan.!! !
FF1:!Vilka%aktiviteter%i%FEAfasen%bidrar%till%att%minska%ledtiden%i%
produktutvecklingsprojekt%från%idé%till%lansering%på%marknaden?! %
Forskningsfråga! 1! syftar! till! att! bygga! upp! en! förståelse! för! hur! den! teoretiska! utformningen! av! FE! aktiviteter! ser! ut.! Tre! artiklar! med! olika! författare! har! undersökts! som! tar! upp! aktiviteter! i! FE0fasen.! Varje! artikel! beskriver! vilka! aktiviteter!som!ska!utföras!i!FE0fasen.!En!jämförelse!kommer!sedan!att!göras!för! att!se!likheter!och!skillnader!i!artiklarnas!sätt!att!beskriva!vilka!aktiviteter!som! ska!utföras!i!FE0fasen.!! ! FF2:!Hur%kan%aktiviteter%utföras%i%FEAfasen%för%att%minska%ledtiderna%i% produktutvecklingsprojekt%från%idé%till%lansering%på%marknaden?% % Forskningsfråga!2!syftar!till!att!ta!fram!verktyg!för!att!organisera!och!utföra!de! aktiviteter!som!finns!i!FE0fasen!för!att!minska!ledtider!i!ett!projekt.!! ! Verktyg!har!tagits!fram!för!att!beskriva!hur!aktiviteterna!i!FE0fasen!ska!utföras.! Requirements!engineering!har!som!syfte!att!ta!fram!och!analysera!kraven!som! ställs! på! projektet.! Kreativitetsverktygen! syftar! till! att! skapa! idéer! för! att! tillfredsställa!kraven!från!intressenterna!och!styrkortet!ämnar!bedöma!idéerna! som!tas!fram!för!att!på!bästa!sätt!uppnå!minskade!ledtider!hos!slutprodukt!så!väl! som!att!tillfredsställa!kraven!som!ställs!av!intressenterna.!!
!
För! varje! forskningsfråga! kommer! olika! teorier! att! användas.! I! tabell! 2! samt! 3! redovisas! vilka! teorier! som! kommer! användas! för! att! svara! på! FF1! respektive! FF2.!!
Tabell!2!redogörelse!för!teorier!som!används!för!att!svara!på!FF1!
FF1! Teori! Källa! Syfte!!
Aktiviteter! i!FE! De!fem!FE0 elementen! Koen,!P.,!Ajamian,!G.,!Burkart,!R.,! Clamen,!A.,!Davidson,!J.,!D'Amore,!R.,! Elkins!C.,!Herald!K.,!Incorvia!M.,!Johnson! A.,!Karol!R.,!Seibert!R.,!Slavejkov!A.,!&! Wagner,!K.!(2001)! Ta!fram! aktiviteter!i! syfte!att!minska! ledtider! Aktiviteter!i! FE! Murphy!&!Kumar!(1997)! Ta!fram! aktiviteter!i! syfte!att!minska! ledtider! Design!i!FE! Withanage,!C.,!Duc,!T.!T.!H.,!Choi,!H.!J.,!&!Park,!T.!(2012).!
Ta!fram! aktiviteter!i! syfte!att!minska! ledtider! ! Tabell!3!redogörelse!för!teorier!som!kommer!användas!för!att!svara!på!FF2! ! ! Genom!att!svara!på!FF1!samt!FF2!kan!FP!besvaras.!! ! FP:!Hur%kan%FEAfasen%bidra%till%att%minska%ledtider%för%produktutvecklingsprojekt% från%idé%till%lansering%på%marknaden?% ! För!att!förtydliga!redogörs!i!figur!2!nedan!för!de!teorier!som!kommer!användas!i! det!generella!produktutvecklingsprojektets!(se!figur!1)!olika!faser.!I!figur!2!kan! även!utläsas!att!aktiviteterna!som!tas!fram!genom!att!besvara!FF1!kommer!att! placeras!i!de!tre!faserna!baserat!på!analys!av!teori!samt!benchmarking.!! ! !
FF2! Teori! Källa! Syfte!
Utförandet!av! aktiviteter!i!FE! Requirements! engineering! Kotonya!&!Sommerville! (1998),!Sommerville!&! Sawyer!(1997)! Ta!fram!och! hantera!krav!som! intressenter!har! Kreativitet! Svenska! Transhumanistförbundet,! (1997)! Ta!fram!idéer!som! skapar!värde! Styrkort! Oh,!J.,!Yang,!J.,!&!Lee,!S!(2012)! Välja!av!idéer!för! att!bara!arbeta! med!idéer!som! skapar!värde!för! företag!! Projektförberedelser!! Tonnquist!(2012)! Planering!för!att! minimera!risker! för!merarbete!
! ! ! Figur!2!Representation!av!vilka!teorier!som!kommer!användas!i!produktutvecklingsprojektets!olika! faser! 4.2 Front)end)
Definitionen! av! FE! är! när! man! lägger! ner! resurser! på! aktiviteter! utan! någon! garanti!på!att!få!något!tillbaka!(Morgan!B.!V.!1987).!Kim!&!Wilemon!(2002)!säger! att! tidiga! utvecklingsstadier! definieras! som! idé! generering,! produktdefinition,! och! projektutvärdering.! FE0fasen! inkluderar! produktstrategi! formulering! och! kommunikation,! möjlighetsidentifiering! och! utvärdering,! idé! generering,! produktdefiniering,! projektplanering,! tidiga! verk0ställningsutvärderingar! som! föregår! den! detaljerade! planeringen! av! utvecklingen! av! nya! produkter.! Författarna! menar! att! FE0fasen! börjar! när! en! möjlighet! till! en! utveckling! av! en! produkt!infinner!sig!och!idén!till!denna!möjlighet!utvecklas!och!utvärderas!och! slutar!med!att!ett!företag!bestämmer!att!de!ska!investera!resurser!i!projektet!för! att!starta!projektet.!!
!
Enligt! Kim! &! Wilemon! (2002)! startar! FE! när! en! möjlighet! först! anses! som! lovande!för!vidareutveckling!av!ett!företag!och!slutar!med!att!företaget!beslutar! sig!för!att!investera!och!lägga!betydande!resurser!på!idén.!Alltså!definierar!vi!FE! fasen! som! den! tidpunkt! då! en! idé! verkar! intressant! för! ett! företag! till! dess! att! genomförandefasen! startar! och! företaget! bestämmer! att! produktutvecklingsprojektet!ska!starta.!!
!
FE0fasen! karaktäriseras! som! dynamisk,! osäker! och! utan! rutiner.! I! de! tidiga! skedena! av! FE! fasen! är! ambiguitet! av! kvaliteten! ett! hinder! för! möjligheten! att! fortsätta! till! utvecklingsstadiet! (Kim! &! Wilemon,! 2002).! Detta! kan! bero! på! osäkerheter!kring!nuvarande!teknologi,!marknader,!resursbehov,!hur!väl!idéen! passar!företagets!strategi!och!begränsningar.!Framgångsrika!projektteam!är!de! som!lyckas!med!att!minska!osäkerheten!menar!författarna.!När!osäkerheten!har! sjunkit! nedanför! den! godkända! osäkerhetsnivån! (a)! för! ett! företag,! börjar! utvecklingsfasen!(b)!menar!författarna.!Detta!illustreras!i!diagram!4.!! ! Initiering! • Requirements! engineering! Förstudie! • Kreativitet!! • Styrkort!! Planering! • Projektförberedelser! FF1!
!
Diagram!3!oklarhetsmönster!genom!produktutvecklingsprojekt!
Vad!som!avgör!huruvida!ett!företag!går!vidare!med!en!idé!enligt!Kim!&!Wilemon! (2002)! beror! på! deras! interna! och! externa! nuläge! som! exempelvis! benägenhet! till!risktagande,!strategi,!teknologiska!färdigheter,!deras!tillgängliga!resurser!för! produktutveckling,!kultur!och!tryck!för!utvecklingshastighet.!!!
4.3 Design)i)FE)
Nyckeln!till!att!bli!marknadsledare!är!enligt!Withanage,!Park,!Duc!&!Choi!(2012)! att! kunddriven! design.! Detta! innebär! enligt! författarna! att! företag! måste! identifiera!kundernas!krav!och!behov!för!att!sedan!möta!dessa!krav!genom!väl! framtagna! produkter! med! egenskaper! som! tillfredsställer! kundbehoven.! Kunddriven! design! startar! med! att! identifiera! de! viktigaste! produktegenskaperna!och!produktattribut!som!kunderna!kräver.!Dessa!attribut! används! i! produktoptimeringen! och! utvärderingen! av! konceptdesignen! vid! FE0 fasen! under! produktens! utvecklings! och! designstadium.! I! denna! bestäms! 70! %! av! produktens! tillverkningskostnader! samt! produktens! prestationer! på! marknaden.! Kostnaderna! ökar! exponentiellt! om! designen! på! produkten! skulle! ändras! genom! ytterligare! produktändringar! i! senare! delar! av! produktutvecklingen.! Detta! innebär! att! konceptutvärderingen! är! avgörande! för! att! minimera! kostnaderna! på! produkten! (Withanage! et! al.! 2012).! Det! är! alltså! viktigt!att!från!början!kartlägga!vad!kunderna!har!för!krav!på!produkten!för!att! kunna!tillfredsställa!dessa!krav.!! ! På!de!teknologiska!marknaderna!minskar!ledtiden!på!produktutvecklingsprojekt! (Withanage!et!al.!2012).!Kunderna!ställer!högre!krav!på!tiden!det!tar!för!företag! att!gå!från!konceptframtagning!till!produktlansering!på!marknaden.!! !
Problem! i! FE0fasen! på! produktutvecklingsprocessen! påverkar! i! hög! grad! effektiviteten! på! produktens! utvecklingsprocess! (Hannola,! Oinonen,! &! Nikula,! 2011)! ! Oklarhetsnivå! Tid! Oklarhetskurva! Front0end!fasen! Utvecklingsfasen! Hög! Låg! a! b!
Det! är! viktigt! att! definiera! och! konsultera! samtliga! viktiga! intressenter! i! varje! kundsegment! för! att! få! alla! nödvändiga! behov! och! krav! insamlade! före! implementering!(Hannola,!Oinonen,!&!Nikula,!2011).!
!
En! innovation! är! ett! steg! längre! än! en! kreativ! idé! (Plsek,! 1997).! Kreativitet! handlar!om!att!generera!så!många!idéer!som!möjligt!och!innovation!handlar!om! implementeringen! av! dessa! idéer.! Huruvida! en! idé! eller! innovation! är! ansenlig! eller!ej!ligger!i!betraktarens!ögon!men!en!innovation!innefattar!även!ett!större! formellt!erkännande!av!andra!angående!idén.!
4.4 De)fem)FE)elementen)
Koen,!P.,!Ajamian,!G.,!Burkart,!R.,!Clamen,!A.,!Davidson,!J.,!D'Amore,!R.,!Elkins!C.,! Herald!K.,!Incorvia!M.,!Johnson!A.,!Karol!R.,!Seibert!R.,!Slavejkov!A.,!&!Wagner,!K.! (2001)! har! genom! studier! av! åtta! företag,! tagit! fram! fem! element! som! karaktäriserar! FE! fasen.! De! fem! elementen! har! ingen! inbördes! ordning! utan! författarna! menar! att! de! kan! utföras! slumpmässigt! och! information! ska! flöda! mellan!de!fem!elementen.!För!att!elementen!ska!kunna!utföras!på!rätt!sätt!måste! de!befinna!sig!i!rätt!miljö.!Med!rätt!miljö!menar!författarna!ett!företags!strategi,! konkurrensfördelar,! organisationens! förmågor,! och! mognadsgraden! av! den! teknologi! som! finns! och! används! i! företaget.! FE! fasen! måste! gå! i! linje! med! företagsstrategin! för! att! säkerställa! ett! konstant! flöde! av! produkter! och! processer!som!skapar!värde!för!företaget.!Framgångsrik!produktutveckling!kan! endast!säkerställas!om!aktiviteterna!i!FE!fasen!bygger!på!organisationens!egna! förmågor.! En! kritisk! del! av! produktutvecklingen! är! att! förstå! de! inbördes! teknologiska! faktorerna! som! gör! produktutvecklingen! möjlig.! Detta! eftersom! teknologi!vanligtvis!utvecklas!genom!att!bygga!på!tidigare!framsteg!(Koen!et.!al,! 2001).!!
!
4.4.1 Möjlighetsidentifiering)
Detta! är! när! ett! företag! identifierar! en! möjlighet! som! företaget! vill! utveckla! (Koen! et.! al,! 2001).! Affärs0! och! teknologiska! möjligheter! har! övervägts! så! att! resurser!allokeras!dessa!möjligheter.!Detta!element!är!ofta!drivet!av!företagets! mål.!Till!exempel!kan!möjligheten!vara!ett!svar!på!ett!hot!från!konkurrenter,!ett! teknologiskt! genombrott! som! skulle! generera! viktiga! konkurrensfördelar,! eller! försök! till! att! förenkla/öka! hastigheten/reducera! kostnader! på! företagets! verksamhet.!Möjligheten!kan!utgöras!av!helt!nya!inriktningar!för!företaget!eller! förbättringar! på! produkten! som! företaget! tillverkar.! Det! kan! vara! en! ny! produktplattform,! en! ny! tillverkningsmetod! eller! en! ny! marknadsförings! och! säljinriktning.! Enligt! författarna! kan! detta! element! även! benämnas! idé0 uppkomst.!!
4.4.2 Möjlighetsanalys)
För!att!kunna!avgöra!om!möjligheterna!som!identifierats!i!tidigare!element!kan! översättas! till! tydliga! affärs0! och! teknologiska! möjligheter,! genom! exempelvis! fokusgrupper,! marknadsstudier! eller! marknadsexperiment! (Koen! et.! al,! 2001).! Energin! som! ett! företag! ska! lägga! ner! på! detta! element! har! att! göra! med! hur! attraktiv! möjligheten! är,! omfattningen! av! den! framtida! utvecklingsmöjligheten,! hur! bra! det! passar! med! företagets! strategi! och! kultur! samt! hur! villiga! beslutsfattarna!är!villiga!att!ta!risker.!Detta!element!kan!vara!en!del!av!en!formell!
process! eller! kan! ske! iterativt.! Det! kan! också! ske! reaktivt! då! möjligheter! identifieras.! Konkurrensanalyser! och! trendanalyser! är! verktyg! som! används! i! stor!omfattning!i!detta!element!(Koen!et.!al,!2001).!
4.4.3 Idé)generering))
Elementet! utgörs! av! skapandet,! utvecklandet! samt! mognandet! av! en! möjlighet! till!en!idé.!Det!är!en!evolutionär!process!där!idéer!byggs!på!varandra,!bryts!ner,! kombineras,! omformas,! modifieras! och! uppgraderas.! Idéen! kan! gå! igenom! många! förändringar! när! den! undersöks,! diskuteras! och! utvecklas.! Genom! direktkontakt! med! kunder! och! slutanvändare,! samarbeten! med! krossfunktionella! team,! andra! företag! eller! institutioner! kan! dessa! aktiviteter! i! detta! element! utvecklas.! Idé! generering! kan! vara! en! formell! process! med! brainstorming! och! idébanker,! för! att! provocera! organisationen! till! att! komma! fram!till!nya!eller!modifierade!idéer!till!den!möjlighet!som!identifierats.!En!ny!idé! kan! även! sträcka! sig! utanför! gränserna! från! de! formella! processerna,! ett! experiment! som! inte! gick! som! planerat,! en! leverantör! som! erbjuder! ett! nytt! material,!eller!an!kund!som!gör!ett!annorlunda!begäran.!Idé!generering!kan!ge! underlag! till! möjlighetsidentifieringen.! Detta! element! ska! generera! en! mer! utvecklad!förklaring!av!idén!eller!konceptet.!!
4.4.4 Val)av)idé)
I!de!flesta!företag!så!är!de!viktigaste!i!idéerna!hur!stort!affärsvärde!de!genererar! företaget!(Koen!et.!al,!2001).!Valet!kan!baseras!på!en!formell!process!eller!vara! baserat!på!ad0hoc!beslut.!De!formella!metoderna!kan!vara!svåra!att!applicera!på! grund! av! bristen! på! information! och! djupet! av! förståelse! för! idéerna.! Den! finansiella! paybacken! är! svår! att! uppskatta.! Bättre! valmetoder! behövs! som! är! speciellt! utformade! för! FE! fasen! så! att! marknads0! och! teknologiska! risker,! investeringsnivåer,! konkurrensläget,! organisationsförmågor! och! unika! fördelar! tillsammans!med!monetär!avkastning!blir!övervägda.!!
4.4.5 Koncept)och)teknologiutveckling)
Elementet!består!i!att!utveckla!en!affärsidé!med!bakgrund!av!uppskattningar!av! marknadspotentialer,! kundkrav,! investeringskrav,! konkurrensuppskattningar,! okända! teknologiska! faktorer! och! den! generella! risken.! Formaliteten! på! affärsidén! varierar! beroende! på! möjligheten! som! utforskas,! de! resurser! som! behövs,! organisationskrav! för! att! gå! vidare! till! ett! genomförande! av! ett! produktutvecklingsprojekt.!!
4.5 Aktiviteter)i)FE)
Murphy!&!Kumar!(1997)!identifierar!tre!aktiviteter!som!är!viktiga!i!FE0fasen:!idé%
generering,% produktdefiniering% och% projektutvärdering.% Produkten! och! projektet!
måste! vara! definierat! och! nyckelpersoner! som! ska! medverka! i! projektet! källor! till!stödfunktioner!måste!vara!specificerade.! 4.5.1 Idé)generering) Idéer!till!nya!produkter!kan!komma!från!flera!olika!håll.!Murphy!&!Kumar!(1997)! delar!upp!dessa!i!två!faktorer!beroende!på!om!de!berör!omvärldsbevakning!eller! de!kulturella!attributen!på!ett!företag.!! !
Genom! omvärldsbevakning! kan! företaget! identifiera! möjligheter! till! utvecklandet! av! produkter.! Detta! görs! om! företaget! tar! kontakt! med! kunderna! och! undersöker! vilka! krav! de! har,! kunderna! tar! kontakt! med! företaget! och! framför!sina!krav!direkt,!företaget!analyserar!trender!på!marknaden!utan!direkt! kontakt! med! kunder! eller! genom! att! företaget! tar! kontakt! med! användarna! av! produkten.!!
!
De!kulturella!attributen!på!företaget!är!viktig!för!idé!genereringen!på!företaget.! Ett! företag! måste! upprätthålla! en! kreativ! miljö! för! att! skapa! framgång! i! detta! steg.! Den! största! tillgången! i! idé! genereringsprocessen! är! enligt! Murphy! &! Kumar!(1997)!de!mänskliga!tillgångarna!i!företaget.!Företaget!bör!stimulera!och! upprätthålla!en!kreativ!miljö,!ge!friheter!till!att!se!bortom!tidigare!produktlinjer! och!tänka!utanför!boxen,!använda!brainstorming!och!andra!kreativitetsverktyg,! utveckla! prognoser! för! den! tekniska! utvecklingen! och! cheferna! bör! ha! kontakt! med!utvecklingspersonalen!genom!regelbunden!kommunikation.!Dessa!faktorer! stimulerar!produktutvecklingsprocessen.!!
4.5.2 Produktdefiniering)
Detta! steg! omformar! idéer! till! en! möjlig! konkret! produkt! eller! konceptdesign.! Först! måste! organisationen! stödja! produktkonceptet.! För! att! detta! ska! kunna! göras! måste! konceptet! passa! in! i! organisationen.! Detta! innebär! att! konceptet! måste!vara!förenligt!med!företagets!strategi!och!företaget!måste!ha!den!tekniska! expertis!och!chefskunskap!som!krävs!för!att!genomföra!produktutvecklingen.!De! positiva!aspekterna!med!att!utveckla!produkten!måste!framhävas!och!genomgå! en!intern!försäljningskampanj.!Företaget!måste!intern!övertygas!om!att!det!finns! en!marknad!för!produkten!och!att!den!är!värd!att!utveckla.!! 4.5.3 Projektutvärdering)
Detta! steg! innebär,! enligt! Murphy! &! Kumar! (1997),! en! utvärdering! av! utvecklandet! av! den! nya! produkten,! marknadspotentialen,! och! slutar! med! ett! godkännande!eller!en!nedläggning!av!idéen.!Steget!innefattar!en!formell!analys! med! affärsanalyser,! genomförbarhetsanalys! samt! riskanalys.! Affärsanalysen! innebär! en! analys! av! utvecklingskostnader,! potentiella! vinster! och! företagstillväxt.! Möjlighetsanalys! syftar! till! av! analysera! om! företaget! har! den! tekniska!kompetensen!och!den!personal!som!behövs!för!att!genomföra!projektet.! Riskanalysen! syftar! till! att! kartlägga! de! risker! som! projektet! väntas! möta,! vad! dessa! har! för! konsekvenser! och! vad! som! måste! göras! för! att! minimera! deras! påverkan.!De!olika!riskerna!kan!med!fördel!poängsättas!och!viktas!beroende!på! konsekvens!och!hanterbarhet!(Tonnquist,!2012).!!
!
En!klar!bild!av!målen!som!projektet!ska!uppnå!måste!finnas.!Vilket!innebär!en! tydlig! definition! av! produkten! anser! Murphy! &! Kumar! (1997)! som! tidigare! nämnts.!Detta!är!viktigt!för!att!kunna!utvärdera!projektidén!på!ett!framgångsrikt! sätt.!Produktdefinitionen!ska!tydligt!kunna!visa!hur!produkten!ska!tillfredsställa! behoven!och!kraven!som!den!tänkta!specificerade!marknaden!har.!!
!
Chefernas! stöd! för! projektet! är! viktigt! för! att! kunna! går! vidare! med! projektet.! Skulle!höga!chefer!sätta!sig!in!i!produktutvecklingen!i!en!större!omfattning!var! det! större! chans! till! att! projektet! skulle! godkännas! för! vidare! utveckling.! Cheferna! kan! på! detta! sätt! instruera! hur! arbetet! skulle! utföras! i! tidiga! och!
krisande!delar!av!projektet!(Murphy!&!Kumar,!1997).!Det!fanns!andra!faktorer!i! detta!steg!som!kunde!utföras!men!författarna!menar!att!dessa!till!största!del!var! oviktiga!och!kommer!därför!inte!beröras!i!detta!arbete,!faktorerna!är!stödjande%
organisationskultur%och%trovärdiga%källor!(Murphy!&!Kumar,!1997).!!
4.6 Projektförberedelser)
Tonnquist! (2012)! skriver! att! innan! ett! företag! börjar! lägga! resurser! på! att! genomföra! ett! projekt! och! genomförandefasen! sätter! igång! finns! det! ett! antal! aktiviteter! som! måste! genomföras.! Författaren! benämner! hela! fasen! som! projektförberedelser.! Här! ska! projektet! initieras,% förstudie% ska% genomföras,%
projektgruppen%skapas,%projektet%ska%planeras%och%projektets%ekonomi,%risker%och% kvalitet%ska%bedömas.%!
4.6.1 Initiering)
Initieringen! av! ett! projekt! menar! Tonnquist! (2012)! kan! komma! av! flera! olika! anledningar.!Men!gemensamt!är!att!det!behöver!göras!ett!arbete!under!en!viss! tid!och!att!de!ska!tillfredsställa!ett!behov!hos!någon.!Det!är!viktigt!att!kartlägga! bakgrund,! syfte! och! mål! med! projektet.! Detta! innebär! en! beskrivning! av! den! affärsmöjlighet!som!projektet!innebär.!Bakgrunden!till!projektet!är!viktigt!att!ta! fram.! Projektets! avgränsningar! är! av! betydelse! för! att! inte! projektarbetet! ska! överarbetas! samt! syftet! med! projektet,! eller! varför! projektet! ska! genomföras.! Målet! för! projektet! är! alltså! viktigt.! En! tydlig! målformulering! bidrar! till! att! projektledaren! förstår! vad! som! ska! genomföras.! Målet! ska! vara! specifikt! (S),! mätbart! (M),! accepterat! (A),! realiserbart! (R)! och! tidsatt! (T)! mer! specifikt! SMARTa!mål!(Tonnquist,!2012).!Projektägarens!önskemål!på!projektet!är!viktigt! att! kartlägga.! Ofta! görs! detta! med! hjälp! av! projekttriangeln.! Hörnen! i! figur! 4! representerar! tiden! när! projektet! ska! vara! klart,! kvaliteten! på! projektet! (projektets! ambitionsnivå)! samt! kostnad! för! projektet.! Projektägaren! kan! med! denna! bild! tydligt! visa! vad! denne! tycker! är! viktigast! för! projektet.! Initieringsfasen!sammanfattas!ofta!i!en!uppdragsbeskrivning.!!
)
Figur!4!Projekttriangeln!(Tonnquist,!2012)!
4.6.2 Förstudie)
Innan!projektet!startas!kan!det!vara!bra!att!analysera!projektet.!Genom!att!göra! en! förstudie! minskar! osäkerheten! kring! projektet.! Tonnquist! (2012)! visar! på! följande!aktiviteter!som!bygger!upp!en!förstudie:!klarlägga%omfattning,%analysera%
nuläget,% strukturera% projektet% innehåll,% kartlägga% intressenter,% bedöma% affärsnyttan,%ta%fram%lösningsförslag,%klarlägga%krav,%utarbeta%en%översiktlig%plan% för%genomförande.%!
Kvalitet!
Kostnad! Tid!
!
Omfattningen! av! projektet! klarläggs! med! fördel! av! en! Work! Breakdown! Structure! (WBS)! även! kallad! arbetsstrukturen.! Denna! visar! vad! som! ingår! i! projektet! och! ska! innehålla! allt! arbete! som! ingår! i! projektet.! WBS:n! utgår! från! projektet! som! helhet! och! delar! sedan! in! projektet! i! underaktiviteter! som! exempelvis! planering! och! genomförande! för! att! sedan! dela! in! dessa! i! underaktiviteter!som!exempelvis,!skapa!milstolpeplan,!och!aktivitetslista!och!rita! produkt! och! beställa! hem! delar! för! byggnation! av! produkt! och! så! vidare.! Analysera! nuläget! för! projektet! går! att! göra! med! en! SWOT0analys.! Med! denna! undersöks! vilka! styrkor! (S),! svagheter! (W),! möjligheter! (O)! och! hot! (T)! som! projektet!står!inför.!En!styrka!som!ett!projekt!kan!ha!är!att!de!finns!tillgång!till! kompetenser!med!djup!kunskap!och!lång!erfarenhet!inom!ämnet!projektet!syftar! beröra! medan! en! svaghet! kan! vara! att! det! finns! begränsade! resurser! för! utnyttjandet! att! dessa! resurser.! Nulägesanalysen! ska! skapa! en! bild! av! förutsättningarna! inför! planeringen.! Tillsammans! med! intressentanalysen! blir! SWOT0analysen! basen! för! en! kartläggning! av! nuläget! (Tonnquist,! 2012).! Intressentanalysen!är!en!analys!där!olika!aktörers!påverkan!och!hur!de!påverkas! av! projektets! verksamhet! undersöks.! Att! hantera! deras! förväntningar! och! krav! är! viktigt! för! att! projektet! ska! bli! lyckosamt.! Tillsammans! utgör! SWOT0! och! intressentanalys!en!bild!av!nuläget!för!projektet!(ibid).!!
!
Att! bedöma! affärsnyttan! för! projektet! kan! vara! till! stor! fördel! för! projektet.! Tonnquist!(2012)!skriver!att!följande!fråga!är!viktig!att!besvara!för!att!bedöma! projektets! affärsnytta:! ”Vilken% nytta% skapar% projektet% och% ligger% projektets%
förväntade% resultat% inom% ramen% för% verksamhetens% affärsmål% och% strategier?”!
Oftast!är!det!monetära!analyser!som!ligger!till!grund!för!att!svara!på!denna!fråga! enligt!författaren.!! ! Ofta!har!olika!intressenter!olika!uppfattningar!på!vad!projektet!ska!leda!till!för! resultat.!Det!är!viktigt!att!lösa!ett!problem!istället!för!att!behandla!ett!symptom.! Genom!att!ställa!frågan!”varför?”!ett!antal!gånger!går!det!att!ta!sig!till!roten!av! problemet!och!åtgärda!det.!Ofta!används!frågan!fem!gånger.!Detta!ger!bättre!och! långvarigare!resultat!som!sparar!tid!och!pengar!(Tonnquist,!2012).!! !
För! att! projektet! ska! få! ett! bra! resultat! är! det! viktigt! att! ha! en! tydlig! kravspecifikation.!Denna!tas!fram!genom!att!samla!in!krav!från!olika!intressenter! till! projektet.! Tonnquist! (2012)! beskriver! en! process! med! 4! steg! för! att! arbeta! med!kravspecifikationen.!!
!
1. Samla!in!kraven!
2. Beskriv! kraven! –! gruppera! och! fastställ! beroenden! mellan! kraven.! Bryt! ner!dem!och!tilldela!dem!en!kostnad!och!en!tid!
3. Rangordna!kraven!–!MoSCoW!
Must!–!obligatoriska!krav!som!måste!tillfredsställas!
Should!–!börkrav,!kraven!är!inte!obligatoriska!men!önskvärda!
Could! –! kankrav,! krav! som! ligger! inom! kompetens! och! tidsramar! men! som!inte!är!obligatoriska!
Would!–!finns!det!tid!över!när!allt!annat!är!gjort!så!gör!dessa!krav.! 4. Prioritera!krav!–!ta!ut!de!krav!som!projektet!ska!fokusera!på.!!
!
Med! hjälp! av! en! milstolpeplan! går! det! att! uppnå! en! samstämmighet! om! hur! projektet! ska! utföras.! Milstolparna! ska! formuleras! som! mål! och! ska! vara! mätbara.! Att! använda! sig! av! SMARTa! mål! är! fördelaktigt! vid! framtagningen! av! milstolpar.!Milstolparna!är!inte!tidsatta!men!ska!ge!en!bra!överblick!på!projektet! i!sin!helhet!(Tonnquist,!2012).!!
4.6.3 Skapa)projektgruppen)
Roller! befogenheter! och! ansvar! ska! vara! definierade! och! organiserade.! Varje! projektroll! ska! ha! en! rollbeskrivning! som! är! unik.! Skulle! delat! ansvar! ingå! i! gruppen! blir! osäkerheten! stor! angående! vem! som! ska! göra! vad.! De! viktigaste! rollerna! i! projektgruppen,! och! också! dess! kärna! utgörs! av! projektägaren! och! projektledaren.! Projektägaren! äger! projektet,! ansvarar! för! projektmål,! utser! projektledare! och! tilldelar! resurser,! godkänner! projektet! vid! milstolpar! och! tillsätter!styrgrupp.!Projektledaren!är!den!person!som!ser!till!så!att!projektmålet! uppfylls,!organiserar!och!planerar!arbetet!i!projektet,!delegerar!ut!uppgifter!och! följer! upp! dessa,! löser! konflikter,! leder! projektmötena! och! kommunicerar! och! engagerar! projektmedarbetarna.! Tillsammans! med! projektledaren! arbetar! projektgruppen.! De! är! de! som! utför! de! delegerade! arbetsuppgifterna! som! de! organiserar!och!planerar!på!egen!hand,!de!rapporterar!sina!arbetade!timmar!och! det! de! har! presterat,! deltar! på! projektmötena! och! följer! de! lednings! och! kvalitetsrutiner! som! finns! på! företaget.! Är! projektgruppen! stor! kan! det! vara! fördelaktigt! att! utse! delprojektledare! som! ansvarar! för! mindre! delar! av! projektet.! Delprojektledarna! är! ofta! medlemmar! i! projektgruppen! (Tonnquist,! 2012).! Styrgruppen! är! en! grupp! personer! som! tar! beslut! i! projektet! då! större! beslut!krävs.!De!tar!ställning!till!huruvida!projektet!ligger!i!linje!med!den!övriga! verksamheten!i!företaget!och!dess!mål,!de!fastställer!projektplanen,!de!beslutar! om! förändringar! i! projektet! eller! om! det! ska! läggas! ner! eller! drivas! vidare.! Tonnquist!(2012)!tar!också!ett!exempel!på!referensgrupp,!en!referensgrupp!är! ett!forum!för!att!testa!idéer,!lösningar!och!delresultat.!En!referensgrupp!består! ofta! av! experter! i! olika! delområden,! kunder,! användare! eller! affärspartners.! Samtliga! beskrivna! grupper! kan! sättas! ihop! beroende! på! vilka! erfarenheter! de! har,! vilken! position! i! företaget! de! har,! personligheter! eller! ambitionsnivån! på! individen.! Olika! tester! kan! utformas! för! att! karaktärisera! olika! personer! och! gruppera!dem!(Tonnquist,!2012).!!
4.6.4 Planering)
Under! planeringen! av! projektet! planeras! hur! arbetet! ska! göras! under! genomförandet!av!projektet.!Det!är!projektledarens!uppgift!att!planeringen!görs.! I! detta! skede! ska! aktiviteter! definieras,! tid0! och! resursplaner! ska! tas! fram,! kostnader!kalkyleras!och!risker!analyseras.!Tonnquist!(2012)!liknar!planeringen! med!att!göra!en!strategi,!kartlägga!vägen!till!målet.!!
!
Följande! aktiviteter! uppger! författaren! vara! lämpliga! aktiviteter! som! ska! genomföras!under!planeringen:!
!
• Välja!metoden!som!ska!användas!för!att!genomföra!uppdraget.!! • Definiera!aktiviteter!och!arbetsuppgifter!
• Skapa!tids0!och!resursplaner! • Beräkna!kostnader! • Analysera!risker!och!planera!åtgärder! • Noga!ange!kvalitetsaktiviteter! • Etablera!infrastruktur!för!kommunikation! • Teckna!avtal!med!leverantörer! • Göra!upp!en!plan!för!projektutvärderingar! !
Planeringen! kan! med! fördel! göras! i! samarbete! med! de! som! kommer! utföra! arbetet! för! att! få! en! mer! detaljerad! bild! av! vad! som! måste! ingå! i! arbetet! (Tonnquist,!2012).!!
!
Arbetspaketsmetoden! beskrivet! Tonnquist! (2012)! som! en! metod! att! planera! projekt.!Denna!metod!utgår!från!arbetsstrukturen,!även!kallad!WBS.!Här!ska!en! skillnad! mellan! arbetspaket! och! aktivitet! nämnas.! Flera! aktiviteter! utgör! ett! arbetspaket.! Ett! arbetspaket! i! taget! bedöms! huruvida! det! behövs! brytas! ned! i! mindre! nivåer.! Har! detta! gjorts! bra! i! förstudien! går! detta! arbete! snabbt.! Beroenden!mellan!arbetspaket!måste!identifieras,!det!vill!säga!huruvida!paketen! måste! göras! efter! varandra.! Lägg! paketen! i! ordning! efter! hur! de! måste! utföras! och!med!detta!har!ett!flödesschema!skapats.!På!detta!sätt!kan!oberoende!mellan! arbetspaket!identifieras!och!dessa!kan!då!utföras!parallellt.!När!detta!är!skapat! har!en!nätplanering!gjorts.!! ! Det!gäller!att!under!planeringen!skapa!sig!en!översikt!för!vad!som!ska!göras!och!i! vilken!ordning.!En!tidsplan!är!ett!bra!exempel!på!hur!detta!kan!kartläggas.!Med! tidplanen! går! det! att! göra! uppföljningar! under! genomförandet! för! att! bedöma! projektets!framgång!och!huruvida!projektet!kommer!att!bli!färdigt!i!tid.!Utifrån! den! nätplanering! som! gjorts! tidigare! kan! en! aktivitetslista! skapas! där! varaktigheter,! resursbehov! och! ansvariga! för! varje! aktivitet! och! milstolpe! beskrivs.! Med! aktivitetslistan! som! grund! formas! ofta! ett! Gantt0schema.! Gantt0 schemat! utgörs! av! en! kalender! i! form! av! kolumner! som! anges! i! dagar,! veckor! eller! månader.! Lägg! sedan! in! första! milstolpen! vid! kolumnernas! början.! Milstolpar!markeras!som!en!punkt!i!kalendern.!Första!aktiviteten!läggs!in!direkt! efter!milstolpen!och!varaktigheten!som!tagits!fram!i!aktivitetslistan!markeras!i! kalendern.!Resterande!aktiviteter!matas!in!på!samma!sätt!och!beroende!mellan! aktiviteterna!som!kartlagts!i!aktivitetslistan!markeras!även.!! ! Projektet!kommer!behöva!olika!resurser!för!att!kunna!genomföras!och!detta!ska! planeras! i! planeringsfasen.! Resurserna! är! människor! som! har! kunskap! om! det! arbete! som! ska! utföras,! utrustning! som! lokaler,! datautrustning,! verktyg,! instrument! eller! transporter.! Det! behövs! material! vilket! består! i! det! som! förbrukas!av!projektet!och!som!behövs!för!att!skapa!produkten!eller!prototypen.! Tid! som! exempelvis! den! tid! som! man! får! använda! datorsystem! och! lokaler.! Pengar!för!att!betala!löner,!utrustning!och!material.!Informationen!som!tas!fram!i! planeringsstadiet!sammanfattas!i!projektplanen!(ibid).!!
4.6.5 EkonomiT,)riskT)&)kvalitetsutvärdering)
Projekt!är!ofta!en!investering!som!ska!bidra!till!företagets!lönsamhet!(ibid).!Det! är! därför! viktigt! att! kartlägga! de! planerade! inkomster! och! kostnader! som!
projektet!förväntas!bidra!med.!Inkomsterna!kommer!först!efter!att!projektet!är! avslutat!så!när!projektet!genomförs!handlar!det!i!största!mån!om!att!planera!och! följa!upp!kostnader.!Genom!att!jämföra!med!tidigare!och!liknande!projekt!går!det! att! uppskatta! kostnaderna! för! projektet! och! produkten.! Det! går! även! att! detaljerat! analysera! kostnaderna! för! varje! enskild! aktivitet! i! projektet! för! att! bedöma!kostnaderna!för!hela!projektet.!!
!
Riskhantering!består!av!riskidentifiering!riskvärdering,!riskåtgärdsplanering!och! riskbemötande.! Riskbemötande! används! framför! allt! i! genomförandefasen! och! kommer!inte!beröras!här.!Genom!riskidentifiering!ska!tänkbara!risker!hittas!som! kan! komma! att! påverka! projektet.! Dessa! kan! hittas! genom! att! kolla! på! uppdragsbeskrivningen,!arbetsstrukturen,!nulägesanalysen,!kravspecifikationen,! den! valda! lösningen,! tids0! och! resursbedömningen,! resursbehovs0! och! bemanningsplaner,! intressenternas! risktålighet! och! andra! projekt! inom! organisationen.! Riskvärdering! går! ut! på! att! analysera! sannolikheten! för! att! en! risk!inträffar.!Tonnquist!(2012)!tar!som!exempel!minirisk0metoden!där!riskens! sannolikhet! och! konsekvens! värderas! från! 1! till! 5,! dessa! multipliceras! och! ett! värde! för! risken! fås.! Beroende! på! vad! projektledaren! tolererar! bestäms! olika! aktiviteter! för! att! hantera! risken.! Riskåtgärdsplanering! innebär! en! planering! eller!strategi!för!att!trygga!projektets!framgång!även!om!en!risk!skulle!inträffa.! Strategin! kan! gå! ut! på! att! undvika! risken,! förflytta! risken,! minska! risken! eller! acceptera!risken!(Tonnquist,!2012).!!
!
Kvalitetsplaneringen!är!viktig!för!att!säkerställa!att!arbetet!som!utförs!i!projektet! kommer! att! tillfredsställa! kundernas! krav.! Kvalitetsplanering! i! planeringsfasen! av! ett! projekt! handlar! om! hur! projektet! ska! dokumenteras,! vad! som! ska! rapporteras,! när! uppföljningen! av! projektet! ska! göras,! hur! ändringar! hanteras! och!huruvida!projektet!ska!använda!sig!av!externa!kvalitetsgranskare.!Använder! företaget!en!projektmodell!så!är!ofta!dessa!aspekter!redan!injusterade.!!
!!
4.7 Requirements)engineering)
För! att! hantera! kundkraven! finns! det! en! term! som! heter! requirements! engineering!eller!kravhantering!(Kotonya!&!Sommerville,!1998),!(Sommerville!&! Sawyer,!1997).!Det!är!ett!kravhanteringssystem!framtaget!för!produktutveckling! i!mjukvaruindustrin!men!fungerar!även!till!hårdvarusammanhang!(Sommerville! &! Sawyer,! 1997).! Författarna! definierar! krav! som! en! specifikation! av! vad! som! ska! implementeras.! Det! är! beskrivningar! på! hur! ett! system! ska! bete! sig,! vilka! egenskaper! eller! attribut! som! ska! finnas.! Det! kan! vara! en! begränsning! på! produkten!eller!produktutvecklingsprocessen!(ibid).!Hannola,!Oinonen,!&!Nikula! (2011)!listar!fem!kategorier!med!aktiviteter!som!är!bra!att!utföra!när!ett!företag! arbetar!med!requirements!engineering.!Dessa!är!kartlägga%kundkrav,%analysera%
kundkraven,% dokumentera% kundkraven,% bekräfta% kundkrav! samt! förvalta% kundkrav.!Samtliga!aktiviteterna!i!varje!kategori!behövs!inte!användas!utan!kan!
användas!beroende!på!personers!egen!kompetens!och!företagets!resurstillgång! (ibid).!!
4.7.1 Kartlägga)intressentkrav)
Det! finns! flera! sätt! att! kartlägga! kundkraven.! Hannola! et! al.! (2011)! tar! upp! 11! metoder!dock!kommer!enbart!5!redovisas!här!och!resterande!kompletteras!med! i!bilaga!6!detta!eftersom!så!var!begärt!av!fallstudieföretaget:! ! 1. Identifiera!intressenter! 2. Intervjuer! 3. Brainstorming! 4. Frågeformulär! 5. Scenarios! ! Identifiera#intressenter#
Identifiera! intressenter! går! att! göra! genom! en! intressentanalys.! Tonnquist! (2012)! definierar! intressenter! som! de! personer! som! behövs! för! att! genomföra! ett!projekt.!De!som!påverkas!av!projektet!ses!även!som!intressenter!samt!att!det! kan! vara! personer! som! kan! komma! att! bevaka! projektet! och! dess! framsteg.! Tonnquist!(2012)!listar!några!exempel!på!intressenter:! ! 1. Projektägare! 2. Styrgrupp! 3. Kunder! 4. Leverantörer! 5. Andra!projekt! 6. Opinionsgrupper! 7. Anställda!på!företaget!där!projektet!genomförs! 8. Projektgruppen! 9. Företagsledningen! 10. Användarna! 11. Finansiärer!(ägare,!bank)! 12. Allmänheten! 13. Fackföreningar! 14. Media!! !
Intressenterna! delas! sedan! in! i! kärn0,! primär0! samt! sekundärintressenter.! Kärnintressenter! utgörs! av! de! med! beslutande! makt! i! projektet! samt! de! som! driver! projektet! framåt.! Dessa! är! vanligtvis! projektets! organisation.! Primärintressenterna!är!de!som,!i!stor!utsträckning!kan!påverka!eller!påverkas! av!projektet.!Sekundärintressenterna!är!de!intressenter!som!har!ett!lågt!intresse! i! projektet! och! som! inte! kommer! påverka! projektet! i! större! utsträckning! (Tonnquist,! 2012).! Kravinsamlingen! presenteras! i! nästkommande! avsnitt.! De! vanligaste! kommer! att! redovisas! här! och! kompletterande! material! kommer! att! finnas!tillgänglig!i!bilaga!6.!!
!
Intervjuer#
Genom! intervjuer! med! intressenterna! kan! ingenjörer! och! analytiker! diskutera! produkten! och! genom! detta! bygga! en! förståelse! för! intressenternas! krav! och! behov!(Kotonya!&!Sommerville,!1997).!Saunders!et!al.!(2012)!menar!att!det!finns! tre! olika! typer! av! intervjuer;! strukturerade,! semistrukturerade! samt! ostrukturerade!intervjuer.!!
