INFORMATION ELLER
KOMMUNIKATION?
En kritisk diskursanalys om kommunikation som medel vid en
kritisk tidpunkt
INFORMATION OR
COMMUNICATION?
A critical discourse analysis of communication as a means at a
critical junction
Romeo Bäck & Jill Lundström
Ledarskap och offentlig organisation Magisternivå: Uppsats 15 HP VT19 Handledare: Jonas Lundsten
INFORMATION ELLER
KOMMUNIKATION?
En kritisk diskursanalys om kommunikation som medel vid en
kritisk tidpunkt
Författare: Romeo Bäck, Jill Lundström
Handledare: Jonas Lundsten
Abstrakt:
Organisationsförändring innebär oftast en sorts löpande verksamhet för att följa med i utvecklingen, men det finns också tillfällen då regelbundenhet möts av ett tillstånd som inom forskningen kallas för ”kritisk tidpunkt”, där organisationen möter en omedelbar kris. Två dilemman uppstår för medlemmarna; Först att situationen skapar en osäkerhet; För det andra att situationens komplexitet tvingar medlemmar att agera utan möjlighet till att samla mer information. Forskningen påpekar att meningsskapande påverkar organisationen genom tre funktioner; strategi, lärande och kreativitet. Ledningen behöver hjälpa de anställda att transformera det komplexa mot organisationen till något konkret för den egna omgivningen. Meningsskapandet är därmed både centralt och inflytelserikt som ett verktyg för att förändra instrumentellt handlande. Både självkommunicering likväl som medvetandegörande, kan specifikt relaterats organisationskommunikation, som i ”svenskt” forskningsfält är bristfälligt.
Vi ser därmed ett behov lyfta fram organisationskommunikation som metod, med särskilt fokus på en organisation vid ett kritiskt tillstånd. Studiens fokus är Kriminalvården och den nya strafftidslagstiftningen och diskrepansen mellan tillgång och efterfrågan av fängelseplatser. En kritisk diskursanalys har genomförts där textens syntax och meningsskapande urskiljs gentemot analysmaterialet som är två dokument, beslut och PM gällande beredskapsplatser. Som teoretiska inramning har vi använt oss utav systemteori och nyinstitutionell teori. Studien fann att det råder skillnader mellan ordet och handlingen, då kommuniceringen sker informativt istället för kommunikativt. Det råder motsägelser och otydligheter varpå en förändringsprocess blir försvårande för att möta Kriminalvårdens utmaningar med dubbelbeläggning. Sammantaget är organisationskommunikation som medel för en förändringsprocess i en kritisk tidpunkt avgörande för en organisations förmåga att krishantera.
Bäck, Romeo & Lundström, Jill. Information eller kommunikation? En kritisk diskursanalys om kommunikation som medel vid en kritisk tidpunkt.
Examensarbete i ledarskap och offentlig organisation
15 högskolepoäng. Malmö Universitet: Fakulteten för hälsa och samhälle, institutionen för urbana studier, 2019.
Nyckelord: Förändringsarbete, Förändring, Information, Kommunikation, kritisk tidpunkt, Nyinstitutionell teori, Systemteori
INFORMATION OR
COMMUNICATION?
A critical discourse analysis of communication as a means at a
critical junction
Author: Romeo Bäck, Jill Lundström
Instructor: Jonas Lundsten
Organizational changes usually involve a variety of ongoing activities in order to follow developments, but there are also occasions when regularity meets with a condition known in the research as a "critical junction" where the organization faces an immediate crisis. Two dilemmas emerge for the fellows; First and foremost, the situation creates a uncertainy; Secondly and following, the situation creates a complexity where the fellowers is forced to react, without having the opportunity to gather more information about the situation. Previous research shows that the meaning that the organisation is dictating, is affecting the
organization in three functions; strategy, learning and creativity. The management therefore needs to help the fellowers to translate the complexity to something more concreate for the organisations own surrounding. The attribute meaning is therefore both central and influential as a tool for changing an organizations instrumental actions. Both self-communication as well as awareness can
specifically relate to organizational communication, as in the “Swedish” research field is deficient. We therefore identify a need to put forward organizational communication as a method, in a period when the organization is in a state of a ”critical junction”. The study aims to put emphasis on Kriminalvården and the new incarnation law, and the discrepancy between supply and demand, regarding mass-incarnation in the prison system. A critical discourse analysis have been completed, where the focus has been the written text syntax and what meaning is put in to the sentences between two documents, one is a decision document and the other is a Pro-Memoria regarding “standby-locations” for Kriminalvården. The theoretical framing of this study is new institutional theory and systems theory. The study concludes that there are differences between the word and the act, as the communication is informative rather than communicative. There are contradictions and uncertainties in which a change process becomes aggravating in order to meet the challenges of the Criminal Protection with double occupancy. Altogether, organizational communication, as a means of a change process at a critical moment, is crucial for an organization's ability to crisis management. Bäck, Romeo & Lundström, Jill. Information or communication? A critical discourse analysis on communication as a means at a critical time. Degree project in leadership and public organization.15 higher education credits. Malmö
University: Faculty of Health and Society, Department of Urban Studies, 2019. Keywords: change, communication, critical junction, information, new
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1.BAKGRUND ... 1 1.1 Inledning ... 1 1.1.1 Problemområde ... 3 1.1.2 Studiens bidrag till forskningen ... 4 1.1.3 Studiens syfte & frågeställning ... 4 1.2 Analysobjekt: Kriminalvården ... 4 1.2.1 Minskat anslag – Ökade kostnader ... 5 1.2.2 Ny lagstiftning & lagrådsremisser – försvårande omständigheter ... 5 1.2.3 Avgränsning ... 7 1.2.4 Disposition ... 7 2. TIDIGARE FORSKNING ... 8 2.1 Kommunikation och Organisation – ett svenskt forskningsprojekt ... 8 2.1.1 Definition; kommunikativ organisation ... 8 2.1.2 Sju principer mot en kommunikativ organisation ... 9 2.2 Organisationskommunikation – ett forskningsfält ... 11 2.2.1 Organisationskommunikation som strategi ... 11 2.2.2 Organisationskommunikation som kunskapsstyrning och makt ... 12 2.2.3 Organisationskommunikation som lärande och meningsskapande ... 14 2.3 Sammanfattning av tidigare forskning ... 15 3. TEORETISK INRAMNING ... 17 3.1 Systemteoretiskt & Nyinstitutionellt perspektiv ... 17 3.2 Systemteori ... 18 3.2.1 Ledarnivå ... 18 3.2.2 Organisationsnivå ... 19 3.2.3 Den kontextuella nivån ... 19 3.2.4 Tre relationer ... 20 3.2.5 Slutna kontra öppna system ... 20 3.2.6 Första och andra ordningen ... 21 3.3 Nyinstitutionell teori ... 21 3.3.1 Två konfliktperspektiv ... 21 3.3.2 Strategi O ... 23 3.3.3 Strategi E ... 24 3.4 Sammanfattning av teoretiskt perspektiv ... 24 4. METOD ... 25 4.1 Forskningsdesign ... 25 4.2 Metodologiska utgångspunkter ... 25 4.2.2 Epistemologi ... 25 4.2.3 Konstruktivism till socialkonstruktivism ... 25 4.2.4 Kritisk diskursanalys ... 26 4.3 Tillvägagångssätt ... 26 4.3.1 Urval & Datainsamlingsmetod ... 26 4.3.2 Syntax som analysverktyg ... 26 4.3.3 Etiska överväganden ... 28 4.4 Metoddiskussion ... 29 4.4.1 Diskussion om vår metodologiska utgångspunkt ... 30 4.4.2 Diskussion om vår textanalys ... 30 4.4.3 Validitet & reliabilitet ... 305. ANALYS & RESULTAT ... 32 5.1 PM: Beslut om öppnandet av yttligare beredskapsplatser på anstalter 2019-04-01 ... 32 5.1.1 Textanalys av dokumentet ... 32 5.1.2 Analys utifrån systemteorin ... 34 5.1.3 Analys utifrån nyinstitutionell teori ... 36 5.2 PM: Öppnandet av yttligare beredskapsplatser på anstalter 2019-04-01 ... 39 5.2.1 Textanalys av dokumentet ... 39 5.2.2 Analys utifrån systemteorin ... 44 5.2.3 Analys utifrån nyinstitutionell teori ... 47 5.3 Besvarande av frågeställningar ... 49 6. DISKUSSION ... 51 6.1 Resultatdiskussion ... 54 6.2 Förslag framtida forskning ... 56 7. SLUTSATSER ... 57 8. REFERENSLISTA ... 58 9.BILAGOR ... 63 9.1 PM: Beslut om öppnandet av yttligare beredskapsplatser på anstalter 2019-04-01 ... 63 9.2 PM: Öppnandet av yttligare beredskapsplatser på anstalter 2019-04-01 ... 64 9.3 Godkännande från Forsknings och utredningsenheten Kriminalvården ... 67
It is not the strongest of the species that survives,
nor the most intelligent, but the one most
responsive to change.
1.BAKGRUND
1.1 Inledning
Organisationsförändringar är inget ovanligt i den svenska samhällskontexten, antingen sker organisationsförändringar inom den privata sektorn eller så sker det i den offentliga sektorn. Enligt statistiska centralbyrån (2015) uppgav hela 51% av Sveriges tjänstemän respektive 31% av arbetarna, att de varit med om en omorganisering på sin nuvarande arbetsplats under de senaste 12 månaderna.1 En
organisationsförändring uppkommer ofta som en följd av en allt mera interaktiv samhällsförändring, där digitaliseringen och samspelet mellan dator och användare blir allt vanligare och allt mer ofta använt. En organisation kan således också uppstå som en reaktion mot den snabba framväxten av granskningssamhället, där digitaliseringen gör det möjligt för exempelvis arbetsgivare att granska arbetstagare. Det finns forskning som ämnar förklara att införandet av datorn i samhället har medfört en ny epok, från industrisamhälle till data-samhälle, där det framförs att det digitaliserade samhället börjat likställa ekonomi med tillit och kvalité. Det sker genom en översättning i hantering, producering och distribuering av informationsprodukter och informationstjänster.2 Detta har medfört att en
organisation regelbundet mäter sin konkurrenskraft och effektivisering, som ett medel att som organisation vilja försöka förstå och hantera sin organisatoriska kontext i en förändring värld.3 Epoken hänförs i dagligt tal som
”informationssamhället”, då ökade kontrollbehov gentemot organisationer kan likställas med anpassning, vilket har varit ett forskningsfält inom företagsekonomi samt statsvetenskap under de senaste 20+ åren. Organisationsförändringar är därmed något som sker regelbundet, och varken departement, myndigheter, företag eller privata verksamheter tycks vara skonade från organisationsförändringar och kärnan i omorganiseringen tycks inte skilja sig för privata eller offentliga aktörer; förändras eller riskera att utraderas.
Forskningen tycks vara oense om vad en organisationsförändring är ur ett teoretiskt perspektiv, men det har gjorts försök. Bland annat en artikel med titeln Explaining Development and Change in Organizations (1995) skriven av Andrew H. van de Ven och Marshall Scott Poole, där de gjorde ett försök att samla alla perspektiv under bestämda kategorier. Författarna lägger sitt fokus på drivkrafter till en förändring, vilket kan delas in i fyra perspektiv; Det första perspektivet är att drivkraften kan komma ifrån en livscykel där utvecklingen följer i spåren av en förutbestämdhet där organisering sker regelmässigt, trots ändrade förutsättningar i den omgivande kontexten.4 Det andra perspektivet är att drivkraften kan komma
ifrån en teleologisk inriktning, vilket innebär att intentionen och syftet med organisationens existens driver den framåt i mötet med utmaningar, d.v.s. att förändring sker efter behovet, detta för att kunna upprätthålla intentionen.5 Det
tredje perspektivet är att drivkraften kan komma som en form av evolution i kampen för överlevnad gentemot en förändrad omgivning med likartade organisationer som alla vill behålla sin existens. En organisationsförändring sker därmed som en överlevnadsmekanism.6 Det fjärde och avslutande perspektivet, är att drivkraften
1 SCB Undersökning av levnadsförhållandena (ULF/SILC).
2 Hall, Patrik, Managementbyråkrati: organisationspolitisk makt i svensk offentlig förvaltning, s 14–15. 3 Sou; 2016;85, s 33.
4 Andrew H. van de Ven and Marshall Scott Poole, Explaining Development and Change in Organizations The Academy
of Management Review Vol. 20, No. 3, s 515.
5 van de Ven and Scott Poole, Explaining Development and Change in Organizations, s 516. 6 van de Ven and Scott Poole, Explaining Development and Change in Organizations, s 518-519.
komma dialektiskt genom att intresse-motpoler möts, vilket bäst kan förklaras med att det skapas starka allianser eller samverkansgrupperingar som i regel styr verksamheten, medan motstånd och konflikter driver förändringsarbetet som ett resultat av den maktkamp som uppstår.7 Det finns såklart flera teorier om vad en
organisationsförändring innebär men uppenbart i dessa perspektiv, så återfinns det en samsyn om att organisationsförändringar sker i den ”löpande verksamheten”. Det finns också tillfällen då den löpande verksamheten, som strikt kan översättas till ”spårbundenhet”, möts av ett tillstånd som inom forskningen kallas för ”kritisk tidpunkt” och ”reaktiva sekvenser”. Teorin om spårbundenhet och kritisk tidpunkt formulerades av Ruth och David Collier i deras bok Shaping the Political Arena: Critical Junctures, the Labor Movement, and Regime Dynamics in Latin America. (2002). Grundtesen i deras teori är att samhällsförändringar kan skapa en situation av osäkerhet för olika institutioner, vilket i sin tur gör dem mottagliga för att förändras på ett sätt som de vanligtvis inte är mottagliga för. Detta sker då den tidigare förutbestämda arbetsformen förändras i grunden, vilket skapar långgående effekter.8 Kritiskt tillstånd är därmed till sin natur omvälvande för en organisation,
varpå ledarskapet blir direkt avgörande för den kommuniceringen som sker av vart organisationen är på väg. En ofta refererad artikel inom svensk forskning är Henri Broms and Henrik Gahmbergs artikel, Communication to Self in Organizations and Cultures (1983), som tar upp vikten av självkommunicering, där syftet med kommunikationen inte är informativ utan ämnar inspirera och motivera medarbetarna inom organisationen. Genom att uppmuntra till kreativitet och målmedvetenhet så skapas möjligheter till en strategisk planering, som är en mål-verksamhet som tar hänsyn till visioner och syfte samt förväntat resultat, vilket skapar entusiasm.9
En motsats enligt annan forskning framhåller att stagnerade företag och organisationer har fixerat sig vid etablerade rutiner och föreställningar, likt en kultur om hur saker och ting skall hanteras, som inte möter nya omständigheter. För att förändra organisationen menar forskning att det måste skapas ett medvetandegörande.10 Detta medvetandegörande leder till ett meningsskapande,
där olika grader av medvetande leder till olika tillskrivningar av mening inom organisationer. Sally Maitlis och Marlys Christiansons artikel Sensemaking in Organizations: Taking Stock and Moving Forward (1995) beskriver meningsskapande som en process, där individer försöker förstå oförutsedda eller förvirrande situationer. När en organisation och dess medlemmar möter en osäker situation så skapas ett behov av att förstå vad som händer. Den egna miljön appliceras som en grund för meningsskapande om konsekvenser för den egna omgivningen. Meningsskapande innebär således att skapa en tolkningsram med syfte att förstå en situation och lämpliga åtgärder.11 Enligt Maitlis och Christianson
så är meningsskapande en social process där organisationsmedlemmar i interaktion med varandra skapar en gemensam föreställning om sin organisation och dess kontext. När organisationen möter en kris uppstår två dilemman för medlemmarna; Först att situationen skapar en osäkerhet hos medlemmarna vilket leder till ett behov att söka mera kunskap om möjliga åtgärder; För det andra att situationens komplexitet tvingar medlemmar att agera, utan möjlighet till att samla mer
7 van de Ven and Scott Poole, Explaining Development and Change in Organizations, s 517.
8 Capoccia, Giovanni, Critical Junctures and Institutional Change, Advances in Comparative Historical Analysis in the
Social Sciences, s 6 – 7.
9 Broms, Henri, Gahmberg, Henrik, Communication to Self in Organizations and Cultures, s 494-495.
10 Sandberg, Jörgen & Targama, Axel, Ledning och förståelse: ett kompetensperspektiv på organisationer, s 137. 11 Maitlis, Sally, Christianson, Marlys Sensemaking in Organizations:
information. Det blir således en kohandel mellan inaktivitet i förhoppning om mer kunskap eller riskhantering som leder till erfarenhet. Det finns forskning som påpekar att meningsskapande påverkar organisationen genom främst tre funktioner; strategi, lärande och kreativitet. Ledningen behöver således hjälpa de anställda att omvandla det komplexa inom organisationen till något konkret för den egna omgivningen. Ledningen behöver också informera organisationens svagheter och styrkor samt organisationens ramverk i mötet med den nya situationen, och ge medlemmarna utrymme att pröva lämpliga åtgärder. Detta leder i sin tur till att det skapas förutsättningar för medlemmarna pröva sig fram inom ramverket, med hjälp av kreativitet.12 Meningsskapandet är därmed både centralt och inflytelserikt, som
ett verktyg för att förändra instrumentellt handlande, men samtidigt obetydligt om inte ledningen har för avsikt att förändra organisationen.13
1.1.1 Problemområde
Både självkommunicering likväl som medvetandegörande, kan specifikt relaterats till internkommunikation som inom internationell forskning och teori definieras som organisationskommunikation, men som slarvigt kan beskrivas som ”all intern och extern kommunikation som en organisations har”. Att det finns ett likhetstecken mellan internorganisation och organisationskommunikation i en svensk kontext har sin förklaring i att organisationskommunikation som ”svenskt” forskningsfält är bristfälligt.14 Det framförs att organisationskommunikation som forskningsfält
saknas i svensk kontext, samtidigt som intresset är stort för organisationskommunikation inom den internationella forskningen. Samtidigt ingår organisationskommunikation i studieplanen på både ekonomi- och kommunikationsvetenskap m.fl., på svenska universitet och högskolor, men inte som ett enskilt akademiskt forskningsfält. Istället ligger ämnet i skymundan av strategisk kommunikation och public relations, där presentationen och föreställningen av organisationen är huvudfokus. 15 Vi ser därmed ett behov av att
lyfta fram organisationskommunikation som ett verktyg i omorganisationer, med särskilt fokus på en organisation vid ett kritiskt tillstånd.
Kriminalvården 2019 står inför en förändringsprocess som är närmast total. I ett debattinlägg på Dagens Nyheter, den tjugonde november 2018, så framfördes det utav Kriminalvårdens generaldirektör (GD) Nils Öberg att platskapaciteten för häktade och dömda uppnått kritiska nivåer vilket resulterar i att kriminalvården riskerar överbeläggning. Samtidigt görs satsningar på tretton olika orter för att öka platstillgången med 1100 häktes -och fängelseplatser, men även att satsningen endast kommer täcka dryga hälften det framtida platsbehovet.16 I Strafftidslagen
(2018:1251) ändras dessutom lagen, vilket medför att en dömd endast får placeras på häkte i max sju dagar, eller i särskilda fall i trettio dagar innan placering på anstalt.17 Lagen trädde i kraft den första april 2019 och då var häktena fulla till 99%
och anstalter 100%. Det finns med andra ord inga platser, men myndigheten är enligt lag därmed skyldiga att ordna en plats ändå, varpå en organisationsförändring sker i ett kritiskt tillstånd. Forskningen framhåller att nyckeln till en lyckad
12 Maitlis, Christianson, Sensemaking in Organizations, s 89-94. 13 Maitlis, Christianson, Sensemaking in Organizations, s 105.
14 von Platen, Sara, Heide Mats, Simonsson, Charlotte, Northaft Howard, Andersson, Richard, Den kommunikativa
organisationen - Slutrapport, Forskningsprojekt Sveriges kommunikatörer, s 10.
15 von Platen, Sara, Heide Mats, Simonsson Charlotte, Organisationskommunikation: Ett forskningsfält på
framväxt, Nordicom Information. 2001 ; Vol. 23, s 77.
16 Öberg, Nils, DN Debatt. ”Alternativa straff kan lösa bristen på fängelseplatser” & Sveriges Radio, Kriminalvården:
Fängelseplatserna snart slut.
implementeringsprocess tar sin börjar vid medvetande om förändringen, där organisationskommunikation som medel för medvetandegörande är högst relevant. 1.1.2 Studiens bidrag till forskningen
Förändringsarbete föregås av ett medvetande om förändringen, vilket kan likställas med kunskapslära och dess relation till den organisatoriska miljön där implementeringar och arbetsprocesser formas. Med avvägda strategiska handlingsplaner kan därmed en organisation, genom kommunikation och kunskapsutbyte, skapa ett medvetande om vart organisationen är på väg och vad som krävs för att nå dit, varpå organisationskommunicering är lämpligt som medel. Vi ser också en kunskapslucka och ett behov av att införa ett systemteoretiskt perspektiv för organisationskommunikation, där delar som ledarskap, organisering och dess kontext tillsammans formar en helhet dvs. ”organisationen”. Vi menar att organisationskommunikation som medel fungerar som en plattform, för samförstånd inom ett system av organisering, för att uppnå mål, strukturering och anpassning till den yttre miljön.
1.1.3 Studiens syfte & frågeställning
Syftet är öka kunskapen om användandet av organisationskommunikationen i en kritisk tidpunkt, för att bidra med en ökad förståelse för kommunikation som redskap i en förändringsprocess.
Studiens analysobjekt är ledningsbeslut gällande kriminalvårdens platskapacitet, för att möta den nya lagstiftningen. Genom att analysera retorik och syntax i ledningsbesluten ämnar vi göra en textanalys om den normativa kommunicering som sker i skrift, genom meningar och ordval kring den rådande situationen. Vårt syfte har mynnat ut i tre frågeställningar
• Vilka utmaningar kommuniceras i ledningsbeslut gällande kriminalvårdens platskapacitet?
• På vilka sätt värderas utmaningarna i ledningsbesluten gällande platskapacitet?
• Vilka åtgärder presenteras inom ledningsbesluten gällande platskapacitet?
1.2 Analysobjekt: Kriminalvården
Här ämnar vi presentera vårt analysobjekt, Kriminalvården, samt vilka utmaningar som myndigheten har idag och vilka utmaningar som förutspås i framtiden.
Kriminalvården är en statlig myndighet, under justitiedepartementet, som ansvarar för svenska häkten, anstalter och frivård. Den sista december 2018 fanns det 32 häkten, 45 anstalter och 34 frivårdskontor. Under 2018 hanterade Kriminalvården ca 16 000 klienter, varje dag. Av dessa var 1 900 intagna i häkte, 3 900 intagna i anstalt och cirka 9 900 i frivård. Kriminalvården har också som uppdrag att transportera klienter mellan domstol, häkten och fängelser samt utför transporter för Polisens och Migrationsverkets räkning. Kriminalvården transporterar årligen ungefär 90 000 intagna och andra klienter, av dessa transporterades cirka 20 200 klienter åt andra myndigheter, kommuner och landsting och drygt 4700 klienter till utlandet s.k. handräckningsärenden.18 Kriminalvårdens viktigaste uppdrag är att
verkställa straff och minska återfall i brott. Visionen för kriminalvården är ”Bättre
ut” där grundsynen är att klienter skall vara bättre rustade för ett lagligt liv efter avtjänat straff.
1.2.1 Minskat anslag – Ökade kostnader
Kriminalvården har ca 13 000 anställda, där 10 000 av dessa är heltidsanställda. Bland de anställda arbetar ungefär 8500 stycken av de anställda klientnära, och kriminalvården har en personalomsättning på 10%. För att bli heltidsanställda krävs en grundutbildning som i skrivande stund ligger på ca 2 år till skillnad från tidigare, då grundutbildningen var 23 veckor.19 Enligt SEKO:s rapport, En kriminalvård i
kris – Rapport om den allvarliga utvecklingen innanför murarna, från maj 2018 så presenteras höga sjukfrånvarosiffror, samt en ökad otrygg arbetsmiljö för deras medlemmar. En förklaring som rapporten presenterar är de ökade transportuppdrag som kriminalvården hanterat för andra aktörer i kombination med ökade klienttillströmningar som har ökat trycket på personalen. Samtidigt framförs en undermålig lokalförsörjning samt en alltmera komplex sjukdomsrelaterad och gängknuten brottslighet, som ökar svårigheterna med att utföra ett säkerhetsmedvetet verksamhetsarbete i det dagliga arbetet.20 Även komplexiteten
med överfulla häkten och anstalter, pressar personalen.21
2018 redovisade Kriminalvården en ansträngd kärnverksamhet med en stor personalomsättning som inför 2019 stod med ekonomiskt underskott i budgeten som var på över 500 miljoner.22 En orsak som hänförs är att anslagen till
myndigheten minskat de senaste åren, samtidigt som utökade uppdrag, så som transportverksamheten, medfört ökade kostnader i kombination med en hög personalomsättning. En annan bidragande faktor är ökade kostnader för lokalerna, som en följd av höjda marknadshyror och åtgärder för att nå höjda krav på brandskyddet.23 Kriminalvården saknar därmed, i nuläget, lokalförsörjning till att
klara av den nuvarande platssituationen utan dubbelbeläggning (två klienter i samma cell). Satsningar har gjorts för tillbyggnationer och nyetableringar med upp till 900 platser, vilka förväntas stå färdiga inom ett tidsspann om ca 3–8 år framåt.24
Sammantaget står myndigheten med ett stort underskott gällande anslag i form av lokalförsörjning, samtidigt som personalkostnader, hyror och underhåll ökar i rask takt.
1.2.2 Ny lagstiftning & lagrådsremisser – försvårande omständigheter En försvårande omständighet är också den nya strafftidlagstiftningen. I lagrådsremissen ”ny strafftidslag” från 8 mars 2018, så hänförs det att den nya lagstiftningen bättre skall leva upp till dagens samhällskrav gällande att hålla en effektiv och ändamålsenlig kriminalvårdsverksamhet. I strafftidslagen avsnitt ”intagning i häkte” under 10§ så stipuleras det att en dömd endast får placeras på häkte i högst 7 dagar, eller i särskilda fall i 30 dagar innan placering på anstalt skall ske.25 I lagrådsremissen motiveras det att tidigare lagstiftningen gav
Kriminalvården ett allt för stort praxis-utrymme att förvara dömda på häkte varpå en tidsgräns införs i lag. Kriminalvårdens platsbehov uppfattas av regeringen som cirkulär, vilket innebär att regeringens uppfattning är att platsbehoven historiskt har uppgångar men även nedgångar. Att det ”ibland” råder en platsbrist kan inte väga
19 Kriminalvården, Årsredovisning 2018, s 93–95.
20 SEKO, En kriminalvård i kris – Rapport om den allvarliga utvecklingen innanför murarna, 2018. 21 Nyheter idag - Personalens larm från häktet: ”Vissa spottar eller kastar bajs på oss”.
22 Expressen, Kriminalvården tvingas till stora nedskärningar. 23 Kriminalvården, Årsredovisning 2018, s 15.
24 Kriminalvården, Ökat klientflöde – Kriminalvårdens samlade bedömning och förslag till åtgärder, s 31–36 &
Kriminalvården, Myndigheten behöver mer pengar.
tyngre än den dömdes intresse att så snart som möjligt få påbörja verkställighet av dom i anstalt, vilket skall prioriteras, varpå tillgång till anstaltsplacering mer är en fråga om en verkställighetsåtgärd som åligger kriminalvården.26 Lagen trädde i
kraft den 1 april 2019 och i samma tidsspann så är Kriminalvårdens häkten fulla till 99% och anstalter 99–100%.
Från 2016 och framåt har antalet inskrivna i häkte och anstalt ökat markant. Endast 2004 års kriminalvårdsår kan det jämföras med, då medelbeläggningen låg högre än antalet tillgängliga platser.27 I en samordnad framtidsprognos för rättsväsendet
så förväntas klienttillströmningen på anstalter att öka med 13% till 202228. Enligt
Kriminalvårdens egna utvärderingar så anses tiden med minskade klientflöden som förbi, och istället görs det en prognos som kan beskrivas som lavinartad. Orsaker till denna prognos går att finna i straffskärpningar och domstolspraxis, vilket avsevärt ökat antalet dömda samt strafftidens längd. Regeringen införde flertalet förändringar under 2016 för att effektivt bekämpa organiserad brottslighet, vilket ledde bland annat till att bland annat försöksbrott bestraffas hårdare än tidigare, med ett högre straffvärde än tidigare. 2017 infördes straffskärpningar på allvarliga våldsbrott, och det resulterade i att strafftiden förlängdes med 6 månader upp till 1 år. När det gäller narkotikabrottslighet, så infördes en ny praxis gällande narkotikahantering i högsta domstolen 2011. Praxisen medförde att andra omständigheter än narkotika avgjorde straffvärdet, vilket resulterade i en avsevärd ökning gällande strafftiden för narkotikabrott i jämförelse med tidigare praxis. Från 2016 så förändrades straffskalorna efter att en gränslinje i mängden narkotika infördes, vilket även lett till fler straff. Vapenbrott har också genomgått en hårdare linje från 2014, då straffbestämmelser för synnerligen grova vapenbrott infördes. 2018 skärptes straffskalan för vapenbrott med en ökning i strafftiden på minst 1 år, samt att häktning blev aktuellt direkt då personer gripits med skarpladdade vapen. Vilket har resulterat i att antalet klienter som har häktats för vapenbrott har femdubblats i relation till åren innan 2018 års lagstiftning. Även inom sexualbrottslagstiftningen så har skärpningar av straff och ny lagstiftning införts. Bland annat har straffvärdet skärpts gällande oaktsamhetsansvars-brott med ett straffvärde på upp till 4 år, samt så skärptes straffvärdet för grov våldtäkt och grov våldtäkt mot barn. Även terroristlagstiftningen har skärpts och nytt lagtillägg gjordes 2016 gällande resor i terrorismsyfte, vilket ännu är i sin linda gällande konsekvenser för de medborgare som stridit för ISIS, och ännu ej kommit hem.29
Utöver genomförda lagändringar så ligger flertalet lagändringar och tillägg under utredning och förväntas kommer till stånd inom ett tidsspann om ca tre år. Bland annat en straffskärpning och ny praxis gällande deltagande eller propagerande för stämplade terroristorganisationer. När det gäller mord så har det anförts i en promemoria från 2017 att livstid bör bli normalpåföljd, vilket skulle ge betydande kostnader samhället. 2018 föreslog statens offentliga utredning en lag mot blåljussabotage, vilket skulle leda till en betydande straffskärpning för våld och hot mot tjänsteman. Gällande mindre mängdbrott så finns det förslag att införa inbrottsstöld vilket skulle leda till hårdare skärpning för inbrott och stöld, samt så skulle det införas en skärpning mot systematiska former av stöld och häleribrott. Även domstolsprocessen där bland annat förslag på snabbare lagföring diskuteras, vilket leder till en ökad möjlighet till häktning för recidivfara. Samtidigt har en samhällsdiskussion varit aktuell gällande villkorlig frigivning, där flertalet
26 Justitiedepartementet, Lagrådsremiss En ny strafftidslag – lagrådsremissen huvudsakliga innehåll, s 72–77. 27 Den framtida verksamhetsvolymen för rättskedjan 2019–2022, s 7.
28 Kriminalvården, Ökat klientflöde, s 19. 29 Kriminalvården, Ökat klientflöde, s 20–22.
utredningar föreslår en hårdare syn på villkorlig frigivning som normalgrad. Största påverkan på Kriminalvården i närtid är dock en planerad lagändring, som kommer reglera straffrabatten för ungdomar, vilket har bedömts leda till en direkt kostnadsökning på ca 1 miljard för Kriminalvården.30 Utifrån beskriven situationen
är det lätt att dra slutsatsen att klientantalet kommer både öka och stanna, under en längre tidsperiod, inom myndighetens stängda dörrar.
1.2.3 Avgränsning
Den nya strafftidslagen infördes 1 april 2019. Samma dag fattade Anstalts- och Häktesavdelningen beslut om införande av 194 beredskapsplatser på anstalt, med motiveringen att mildra konsekvenserna av den rådande beläggningssituationen på häkten.31 På grund av tjänstgöring på myndigheten så har en av oss två haft
direktobservation och intern tillgång, och därav kan vi bekräfta att ingen övrig information har framkommit till personalen och personalmöten har främst informerats om införandet av beredskapsplatser, men utan att kunna ge mera utförlig information om hur det drabbar den enskilda verksamheten. Personalen har endast haft tillgång till beslutsdokumenten som underlag inför öppnandet av beredskapsplatserna på den egna verksamheten, varpå innehållet i dessa dokument blir avgörande för hur anställda kan förstå och hantera situationen i den egna arbetsmiljön. Studien har därför avgränsats till beslutsdokumenten gällande ”beredskapsplatser på anstalt”, varpå häktesverksamheten, frivården och transportverksamheten inte behandlas. Vi ämnar också att endast titta på den skrivna retoriken om utmaningar och åtgärder då studien har ett kommunikativt perspektiv, och därmed avstår vi från att göra direktobservationer eller interjuver kring anställdas upplevelser eller föreställningar om situationen.
1.2.4 Disposition
För att hjälpa läsaren att navigera den vetenskapliga processen i vår studie så anser vi att det är lämpligt att ge läsaren en på förhand uppställd disposition. Inför varje avsnitt i denna studie så kommer vi först presentera avsnittet, samt dess användningsområde i studien. Först presenteras tidigare forskning för att leda läsaren in i studiens forskningsfält gällande kommunikation inom organisationer. Därefter följer studiens teoretiska inramning, där vi redogör för läsaren om vald teori och användningsområde. Sedan följer ett avsnitt där metoden för studien presenteras och diskuteras. Därefter följer studiens analysavsnitt där metodens analysmodell och teoriernas glasögon används mot valt material. Resultatet från analysen kommer sedan diskuteras i ljuset av problemområde, tidigare forskning och teorier där vi ämnar att ”bolla med studiens innehåll mot varandra”. Därefter följer ett enskilt avsnitt där studiens resultat diskuteras i ljuset av vår metod, och möjliga svagheter, samt studiens frågetecken som kan tänkas kompletteras med fortsatt forskning. Avslutningsvis och med bakgrund av diskussion och resultatdiskussion så lutar sig skribenterna till studiens slutsats och en ett avslutande anekdot-slutpoäng.
30 Kriminalvården, Ökat klientflöde, s 23–25.
2. TIDIGARE FORSKNING
Avsnittet innehåller en överblick av tidigare forskning som är av relevans för studiens syfte och kunskapsområde. Den tidigare forskningen kommer tillämpas som ett kompletterande ramverk till studiens resultat och användas i diskussionskapitlet.
2.1 Kommunikation och Organisation – ett svenskt forskningsprojekt
För att angripa och öka kunskapen om organisationskommunikationen i en kritisk tidpunkt så är det lämpligt att först beskriva vad kommunikation är och hur kommunikation inom en organisation kan begripliggöras, varpå hänsyn till tidigare forskning kan hjälpa att få en överskådlig och bred förståelse.
2018 avslutades ett forskningsprojekt som pågått i fyra år, gällande kommunikationens betydelse för organisationers måluppfyllelse och framgång. Flertalet studier och delrapporter har sedan sammanställs till en slutrapport, “kommunikativa organisationer”, som är skriven av Mats Heide, Charlotta Simonsson, Howard Northaft, Rickard Andersson och Sara Von Platen. Forskningsprojektet anses som världsunikt, på grund av dess stora empiriska material men även dess innehåll där kommunikatörer, som chefer och medarbetare, involverats i analysen kring uppfattningen om kommunikation inom organisationen. Forskningsfältet strategisk kommunikation, vilket innefattar public relations, och organisationskommunikation, har inte tidigare genomfört så stora och breda studier, vilket kan ge kunskap om framsteg, brister och utmaningar inom kommunikationsarbeten.32
Enligt rapporten finns det en allmän föråldrad bild inom organisationer där media, innehåll och spridning av information är kommunikation. Kommunikation kan fungera som en brygga för meningsskapande, där informationsöverföring istället används som en social process där medlemmar skapar en förståelse och en gemensam föreställning om organisationen och dess kontext. Enligt det perspektivet utfaller två möjliga paradoxer för ledningen; dels att de kan välja att skapa, eller inte skapa, inflytande samt kontroll över kommunikationsprocessen och därmed forma organisationen. Den dels kan de, enligt den andra paradoxen, skapa både möjligheter och risker till tolkning av det som kommuniceras.33
2.1.1 Definition; kommunikativ organisation
Slutrapporten fann flera förklaringar till en kommunikativ organisation som både tillförde och försämrade förståelsen för ämnet. Som ett resultat av flera års studier landade forskningsgruppen i ett mera förklarande stycke;
En kommunikativ organisation har ständigt kommunikation på̊ agendan. Det finns i organisationen en utbredd förståelse för att kommunikation är en förutsättning för en organisations existens, måluppfyllelse och framgång. Ett genomtänkt och välfungerande kommunikationssystem är grundläggande. I den kommunikativa organisationen värdesätts olika röster och det existerar ett aktivt lyssnande för att organisationen ska kunna utvecklas, anpassas till förändringar och leda utvecklingen. Dialogen värdesätts som ett medel för att uppnå̊ tillräcklig ömsesidig förståelse för att kunna handla klokt. Chefer och medarbetare har kommunikativ kompetens och tar ansvar för kommunikationen. Organisationskulturen ligger i linje med organisationens verksamhetsmål och är ett stöd för medarbetarna i deras kommunikativa uppdrag. Kommunikatörerna är kommunikationsexperter och driver utvecklingen av organisationens kommunikation.34
32 von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 6. 33 von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 9. 34 von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 10.
Vi anser att detta blockcitat stämmer överens med hur vi kommer använda begreppet kommunikativ organisation löpande under studien.
2.1.2 Sju principer mot en kommunikativ organisation
Forskningsprojektet fann sju principer, som skall användas som vägvisare för vad som krävs av ledning, chefer och kommunikatörer för att uppnå en organisation som kan definiera sig själv som en kommunikativ organisation.
Synen på kommunikation
Studien fann att det råder en föråldrad syn på kommunikation, vilket lett till att information förmedlas i noggrant utvalda kanaler som en lösning på problematiken att nå ut med budskapet.35 Studien visade att det finns en övertro på att teknik kan
lösa kommunikationsproblem, vilket försvårar meningsskapandet. Syftet med att informera undergrävs av att mottagarna inte automatiskt gör samma tolkning av budskapet. Istället bör ett öppet kommunikationsklimat införas där dialog, berättelser, upplevelser och kritik möts – kort sagt där interaktion används som kommunikationsmedel.36
Ompröva mål och mätning
Studien fann att kommunikation var viktigt för organisationer, men få förstod kommunikatörernas uppgifter eller dess resultat i faktiska siffror, varpå kommunikationsavdelningarna saknade struktur och hierarkiska ansvarområde. Kommunikationsavdelningarna bör, enligt rapporten, jobba målinriktat med ett förtydligande över sitt ansvarsområde, för att arbetet skall kunna uppnå ett visst resultat.37
Reflektera över kommunikatörernas uppdrag
Studien fann även ett missnöje gällande hur kommunikationen som medel sköttes, då det saknades verktyg för att mäta nytto-resultatet av den förda kommuniceringen på de undersökta organisationerna. Då kommunikatörerna saknar underlag för utvärdering så blev deras arbetsprocess försvårad, vilket påverkar möjligheterna att nå ut med verksamhetens vision och målsättning. Studien fann att kommunikatörerna oftast jobbade med planering eller mer tekniskt, för att genom mediekanaler kunna genomföra informationsutbyte, snarare än att använda sig utav en strategisk kommunikationsstrategi som medel. Som en kontrast fann studien att den kommunicering som värderades högst bland chefer och anställda, var när det skedde en interaktion internt likväl som externt, vilket skulle stödja att kommunikatörerna bör förenkla möjligheterna till interaktion.38
Kommunikationsklimat & tillit
När kommunikationsklimatet är slutet så skapas passiv och aktiv aggressivitet mellan medlemmar, vilket öppnar upp för hemlighetsmakeri, revirtänkande, skvaller och påtvingad tystnad. Information och bemötande mellan medarbetare och ledning gentemot medarbetare föranleds av spekulationer och konspirationer. Studien fann att deltagande organisationer ledde till ett värnande om samförstånd och dialog för kreativa och meningsskapande interaktioner. När det fanns en
35 von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 12. 36 von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 13. 37 von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 14. 38 von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 15.
uppfattning om tillit mellan de anställda, så fanns det också ett större ansvar för att värna om organisationens värdegrund.39
Ledningskommunikation som självklarhet
Studier kring kommunikation påvisar att när ledningsnivån hade en kreativ och positiv inställning till kommunikation som ramverk, så gav det efterspel i hela organisationens klimat. När ledningen förmådde att skapa samförstånd, tillhörighet och engagemang kring ledningens syn på organisationen, dess situation och dess framtid så skapades motivation och kreativitet bland de anställda för att tillvarata organisations mål och syfte.40 Samtidigt fann studien att ledningskommunikation
var som mest kritisk, vid de tillfällen då variationen i resultat differentierade som mest mellan organisationerna som deltog i studien. Främst var bristen på tydlighet, då information var en bristvara bland de anställda, men det fanns också områden då mängden informationen var för stor, i den mening att de anställda inte förmår att hantera vilken påverkan eller prioritering som måste göras inom organisationen. Resultaten pekar också på att synlighet saknades, operativt likväl som administrativt, vilket leder till att personal inte får sina behov, av att känna sig behövda, uppfyllda samtidigt som de saknar en visionär som leder vägen framåt, vilket skapar en känsla av ensamhet.41
Skapa en modern organisationskommunikation – första linjens chef
Studien fann att enhetschefer, eller mellanchefer, ofta fick agera som informationsbärare i en hierarkisk ordning. Organisationer har således en linjekommunikation, som grundar sig i gamla föreställningar om att information skall föras i hierarkiska och rationella vertikala linjer, utan att ta hänsyn till att dagens organisering även sker horisontellt eller som ett nätverk. Resultatet av studien visade på att informationsvägarna ledde till att budskapet omtolkas flera gånger, eller rent av försvann, på vägen från ledningen till kärnverksamheten. Genom att stödja mellancheferna i arbetet med att förmedla budskap genom både en vertikal och horisontell kommunikationslinje, så kan de anställdas känsla av delaktighet och medvetenhet ökas.42
Medarbetare som budskapsbärare och ambassadörer
Forskning har visat att medarbetarnas förmåga att kommunicera och agera ambassadörer är avgörande för en välfungerande intern likväl som extern kommunikation. Orsaken ligger i den tudelade rollen att både representera men även försvara organisationens intressen, mål och vision. När medarbetarna internaliserar och förkroppsligar visioner, värdeord och varumärket, är det viktigt att det finns ett förtroende och en lojalitet gentemot den organisation som de representerar. Studien fann att medarbetarna förstod sitt ansvar som kommunikatörer internt, likväl som externt, och att de brukade bemöta felaktiga rykten och uppfattningen om organisationen. Studien fann också dilemman, så som dilemmat mellan den egna upplevelsen och förväntningar på att upprätthålla ansiktet av organisationen utåt. Resultatet som studien fann var även att medarbetenas uppfattning om sin egen ledning påverkar deras vilja att förverkliga organisationen, vilket innebär att medarbetare först måste själva förstå varför organisationen agerar som den gör, innan förmågan till att övertyga interna och externa mottagare är ens möjlig. Resultat från studien antyder därmed att mötet
39von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 16. 40 von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 16. 41 von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 17. 42von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 18.
med motstånd och negativa åsikter gentemot organisationen skapar interna känslomässiga konflikter ifall medarbetaren inte delar samma ståndpunkter.43
2.2 Organisationskommunikation – ett forskningsfält
Som tidigare framförts, är organisationskommunikation den interna och externa kommuniceringen som sker i en organisation. Dock skall inte begreppet blandas ihop med public relations. Skillnaden är att public relations är inriktad mot professionella kommunikatörers verksamhet medan organisationskommunikation mer handlar om kommunikationsmedel ”som verktyg” inom organisationen för att skapa relationer både internt och externt. I artikeln Organisationskommunikation: Ett forskningsfält på framväxt, från 2001, så framför Sara Von Platen, Mats Heide och Charlotte Simonsson, att organisationskommunikation kan användas för att öka förståelsen för organisationsprocesser eller synliggöra maktdistinktioner genom organisationers ”kommunikations-system”.44 Organisationskommunikation kan
därmed inta ett kritiskt perspektiv, med en social-konstruktivistisk tankegång, där makt och kontroll är av betoning och på vilket sätt som organisationsmedlemmar har olika möjligheter att styra konstruktionen av gemensamma betydelser inom organisationen. Det blir därmed en fråga om vem som har tolkningsföreträde att definierar verkligheten och varför, samt hur denna konstruktion framställs. Denna inriktning kan fungera som ett ifrågasättande och identitetsfrigörande av sociala normer och kulturer som skapats inom en organisation.45 Det finns således utrymme
att göra ett gott antagande om att organisationskommunikation som forskningsfält kan användas i studier om makt och den sociala konstruktionen av verkligheten. Samtidigt lyfter inte von Platen, Heide och Simonsson hur ett sådant processarbete kan se ut i praktiken.
2.2.1 Organisationskommunikation som strategi
Forskningsfältet om organisationskommunikation och makt, i svensk kontext, är därmed bristfällig men det finns studier som är av vikt för denna studie gällande när kommunicerings används som en företagsstrategi. Catrin Johanssons avhandling Visioner och verkligheten – kommunikation och företagsstrategi lyfter att organisationskommunikation som vetenskap och praktik inte fått samma nationella intresse som det internationella intresset, av samma anledning som von Platen, Heide och Simonsson argumenterar för, nämligen att forskningsfältet tidigare förekommit inom den ekonomiska institutionen innan det ansågs som ett
självständigt akademiskt ämne.46 Enligt Johansson så definieras
organisationskommunikation som intern kommunikation, och skall därmed inte förväxlas med marknadsföring eller omvärldsrelationer. I likhet med von Platen, Heide och Simonsson så kan organisationskommunikation granskas som en hierarkisk och auktoritär trappa, då kommunikation från en överordnande (chef) till en underordnad (arbetare) skiljer sig från en jämlik kommunikation, exempelvis kommunikation mellan chefer eller mellan arbetare. Det blir därmed en ojämlik distribuering av kunskap, makt och prestige inom en organisation.47 Internationellt
finns det flertalet organisationsforskare som har intresserat sig för meningsbyggnader eller ”sensemaking” av organisationers mål och vision, men att forskningen mer fokuserat på enkätundersökningar och textanalyser, utan att ta någon större hänsyn till processerna. Johanssons avhandling vill därmed öka
43von Platen, Heide, Simonsson, Northaft, Andersson, Den kommunikativa organisationen, s 19. 44 von Platen, Heide, Simonsson, Organisationskommunikation: Ett forskningsfält på framväxt, s 79. 45 von Platen, Heide, Simonsson, Organisationskommunikation: Ett forskningsfält på framväxt, s 83.
46Johansson, Catrin, Visioner och verkligheter: Kommunikationen om företagets strategi, Samhällsvetenskapliga fakulteten,
Institutionen för informationsvetenskap, 2003 Uppsala Universitet, s 17.
kunskapen om organisationskommunikation som en företagsstrategi där mål, vision och gemensamma värderingar - konstrueras, formuleras, kommuniceras och tolkas inom en organisation.48 Johansson fann i sin studie flertalet faktorer för vad som
kan komma att påverka hur en organisation kan komma att använda organisationskommunikation som en företagsstrategi; bland annat försvårande faktorer så som att ledningen inte gjorde likvärdig bedömning om visionen, varpå kommunikationen blev fylld med felaktiga antaganden om gemensamma angelägenheter. För att stävja felaktigheter, enligt Johansson, så måste det finnas möjligheter till dialog om visionerna, för att försöka nå en så nära gemensam vision som möjligt.49 Johansson fann också att om det finns en tydlig hierarkisk ordning
inom företaget försvårade det ett öppet klimat mellan chefer, och från underordnad till överordnad samt tvärtom. Vilket medför att chefer på lägre nivåer inte förmådde att ta till sig av den övre ledningens vision varpå egna tolkningar, erfarenheter och observationer kompletterar kunskapsluckorna.50 Den slutsats som vi finner
viktigast för vår studie, i Johanssons avhandling, är att det allmänt råder en förenklad syn på kommunikation där kommunikationen används som överföring från en enhet till nästa i en hierarkisk ordning. Vilket leder till att prestige och meningsskillnader inte diskuterades inom företagen, där över- och underordnad stänger dörrar för ett öppet klimat och dialogmöten.51
2.2.2 Organisationskommunikation som kunskapsstyrning och makt
Johanssons avhandling har mycket gemensamt med vad vi i vår studie vill genomföra, och hennes resultat är passande som underlag till diskussion om våra egna resultat. Utifrån att Johansson såg makt och prestige som en organisations utmaning, så är det därmed önskvärt att lyfta fram tidigare forskning gällande vilka skadadliga konsekvenser som makt och prestige kan skapa. I Maria Alms avhandling När kunskap skall styra – om organisatoriska och professionella villkor för kunskapsstyrning inom missbruksvården redogör Alm för kunskapsstyrning som en statlig effektivitetsåtgärd för att utveckla, sammanställda och sprida kunskap samt tillföra praktisk tillämplig inom väldtjänstsektorn. Motivet grundar sig i att medborgare skall få samma behandling oavsett vart i landet de bor.52 Det finns därmed en standardisering som grundtanke. För att åstadkomma en
kunskapsutveckling med praktikgemenskap så måste, enligt Alm, en organisationskultur och struktur kartläggas inför en implementering av en organisationsförändring, vilket med andra ord innebär att strategier för kunskapsutveckling anpassas till den rådande miljön.53 Alm fann i sin studie att det
råder problem med kunskapsstyrning som styrmedel i mötet med en komplex verklighet, där flera faktorer än sakfrågan måste tas i hänsyn, så som förändringsprocesser, motivation, bemötande, samhällsfunktion, genus, etnicitet etc. Dessutom utvecklar de anställda kunskap, genom både teori och vid praktisk handlande och erfarenhet, där teori och praktik inte nödvändigtvis är i samklang.54
Alm fann även att kunskapsstyrning sällan nådde ner till den operativa nivån, detta då mellanchefer tenderar att sakna förmåga att göra det teoretiska till praktiskt handlande, för den enskilda verksamhetsgrenen och dess uppdrag. Detta medförde
48 Johansson, Visioner och verkligheter: Kommunikationen om företagets strategi, s 12–13. 49 Johansson, Visioner och verkligheter: Kommunikationen om företagets strategi, s 328. 50 Johansson, Visioner och verkligheter: Kommunikationen om företagets strategi, s 330–331. 51 Johansson, Visioner och verkligheter: Kommunikationen om företagets strategi, s 337.
52 Alm, Maria, När kunskap ska styra – om organisatoriska och professionella villkor för kunskapsstyrning inom
missbruksvården, Akademisk avhandling för filosofie doktorsexamen i pedagogik vid Institutionen för pedagogik,
Linnéuniversitetet, Växjö, s 13.
53 Alm, När kunskap ska styra, s 67. 54 Alm, När kunskap ska styra, s 205.
att förändringsarbetet blev en slentrianmässig process, utan vare sig mål eller resultat. Det föreföll som så att ”prat och handling” hölls isär, där organisationen kan framställa sig som legitim, genom exempelvis en evidensbaserad praktik externt, samtidigt som det internt kan tyckas vara som så att utfallet mer avgörs av slumpen. En orsak som Alm hänvisar till är att en organisation skall hantera motstridiga krav och tillfredsställa olika behov, vilket leder till att organisationen fokuserar på mål som är positivt laddade och synliga, istället för mer tidkrävande och kostsamma alternativlösningar.55 Alm avslutar sin avhandling med att föreslå
en verksamhet som styrs av yrkesprofessionalism med betoning på kollegial styrning istället för organisations-professionalism, där den senare tenderar att betona mätbarhet och likabehandlings-metoder utan att ta hänsyn till orsak och verkanssambandet i den enskilda verksamhetsgrenen.56 Lärdomar från Alm studier
kan dras, där en organisation som önskar att kunskap skall flöda genom organisationen, behöver en implementeringsprocess som anpassas efter den kontext, kultur och uppdrag som finns inom kärnverksamheten.
Sett till Alms studie så finns det således stöd för, att om en implementeringsprocess skall komma till stånd, så kräver det att organisationskommunikation som kunskapsstyrning kopplas till den egna verksamheten. Kunskap måste anpassas istället för standardiseras, samtidigt förklarar inte Alms studie varför en organiserad administration inte samklingar med expertis och erfarenhet i en organisation. En möjlighet att förstå diskrepansen mellan dem är möjligtvis hur kunskapsmanagement används. Ewa Brafs avhandling Organisationers kunskapsverksamheter - en kritisk studie av “knowledge management” beskriver kunskapsmangement som en mängd strategier och aktiviteter som används för att säkerställa tillgång till, och utveckling av, kunskaper. Dessa kunskaper används därefter för att leverera produkter och tjänster.57 Kunskapsmangement är inte
synonymt med informationsmangement då det finns skillnader mellan dem, gällande hur kunskap leds genom organisationen snarare än hur information hanteras inom organisationen. Med andra ord, hur information tillvaratas inom en organisation, snarare än tolkas, vilket är en organisatorisk företeelse som Braf vill öka förståelsen kring.58
Enligt Braf finns det en skillnad mellan förmedling av kunskap och förmedling av information. Syftet med att informera är att öka medvetandet om något, medan kunskap är förståelse, insikt och handlingsförmåga kring något. Det innebär således att kunskapsmangement bör förstås som en påverkansmekanism i människors handlande. Inom organisationer blir det då nödvändigt att det finns en positiv inställning till kunskapsdelning vars syfte och intention är att öka människors förmåga till handlande. Braf kom fram till att om den positiva inställningen saknades, ledde det till att kunskap användes som ett maktmedel.59 Det är enligt
Braf avgörande att aktörer inom organisationer har en inställning att dra nytta av, och utveckla, kunskap mellan verksamhetsgrenar istället för att ha prestige och rädsla eller ovilja till kunskapsdelning. Utifrån Brafs studie går det därmed att koppla samman att organisationskommunikation är ett maktmedel för att påverka människor inom organisationen för eller emot en förutbestämd förställning om vad som är lämpliga förfaranden, för bland annat arbetsprocesser. Organisationer måste
55 Alm, När kunskap ska styra, s 208. 56 Alm, När kunskap ska styra, s 213.
57 Braf Norberg, Ewa, Organisationers kunskapsverksamheter: en kritisk studie av "knowledge management", Univ.,
Institutionen för datavetenskap, Lic.-avh. Linköping, s 6.
58Braf Norberg, Organisationers kunskapsverksamheter, s 4–5. 59Braf Norberg, Organisationers kunskapsverksamheter, s 172.
därmed även ta hänsyn till att det förekommer olika föreställningar och prestige om och mellan information och kunskap.
2.2.3 Organisationskommunikation som lärande och meningsskapande Vi har skrivit om att det förekommer prestige mellan information och kunskap men också olika föreställningsvärldar om organisering. Tidigare redogjord forskning har dock inte svarat på vart ”lärt beteende” kommer ifrån dvs. på vilket sätt påverkar den anställdas föreställning om organisationen ett praktiskt handlande, vilket är vad forskning i organisatoriskt lärande försöker förklara. I Tomas Müllern och Katarina Östergrens avhandling Lärandekultur - En studie av organisatoriskt lärande under olika institutionella betingelser finns det två huvudinriktningar. Den första inriktningen är beteendeorienterad med betoningen på organisationers prestationer, medan den andra inriktningen är kognitiv där betoningen ligger på lärandeprocessen. Båda inriktningarna saknar, enligt Muller och Östergren; grundförutsättningarna, aktörers olika förmågor, ledningsperspektivet samt förekomsten av olika föreställningar. De menar att organisationslärande som företeelse bortser från att organisationer kan ha olika förutsättningar, att enskilda aktörer har olika förmågor, att flera grupperingar finns inom en organisation samt att alla kan ha olika föreställningar om organisationen. Istället väljer Muller och Östergren att utveckla ett synsätt kring organisatoriskt lärande som betonar meningsskapande, som en social verksamhet, vars syfte är att nå en kulturell gemensam föreställning om ting.60 En normativ slutsats som Muller och Östergren
kom fram till var att organisatoriskt lärande måste kopplas samman med internt och fältrelaterat meningsskapande där syfte, mål, metoder och önskade resultat följer med i ett omorienteringsprojekt. Detta eftersom svagheten hos mellanchefer kan ge långtgående negativa konsekvenser på kärnverksamhet annars. Om ledningen frångår en erfarenhetsbaserad väg och samtidigt intar en passiv och osäker roll kan implementeringsprocessen bli fruktlös, och då sker förändringar på måfå. 61
Den tidigare forskningen belägger således att implementeringsprocessen är i behov av en god kommuniceringsstrategi, som inte är informativ. Som tar hänsyn till kontext och uppdrag, men som även tillför dialog för att meningsskapande skall blomstra. Muller och Östergrens studie är dock normativ, och därmed är det av vikt att redogöra för organisationskommunicering som metod vid implementering av en organisationsförändring, och vilka konsekvenser det leder till. Sara Von Platens avhandling Intern kommunikation och meningsskapande vid strategisk organisationsförändring -En studie av Sveriges Television har som syfte är att
undersöka hur ledningen använder organisationskommunikation och
meningsskapande processer för att kunna påverka de anställdas uppfattning om en strategisk förändring. Enligt von Platens studie framgår det att förutsättningarna att få insyn och forma sig en uppfattning om olika omställningar, är beroende av hur kommunikation hanteras.62 För att en förändring skall bli accepterad bland anställda
så behöver de anställda ha en individuell, likväl som en gemensam förståelse och uppfattning kring vad och varför vissa förändringar skall genomföras. Då kan informella och formella kommunikationskanaler vara lämpliga inom organisationen, varpå organisationskommunikation som medel är användbara i en implementeringsprocess.63
60 Müllern, Tomas & Östergren, Katarina, Lärandekulturer: [en studie av organisatoriskt lärande under olika
institutionella betingelser], Univ., Diss. av båda förf. Umeå: Umeå universitet, s 9–10.
61 Müllern & Östergren, Lärandekulturer, s 336–337.
62 von Platen, S. (2006). Intern kommunikation och meningsskapade vid strategisk organisationsförändring. En studie av
Sveriges Television. Örebro, s 20.
Von Platen kom fram till, i sin avhandling, att organisationskommunikation förbättrade förutsättningarna för ett lyckat förändringsarbete avsevärt, men att systemet inte alltid användes till fullo. En orsak tycks vara att organisationskommunikation, så som intranät och personaltidningar, men även övrig kommunikation användes främst som informationskälla och därmed inte som ett universalmedel.64 Von Platens studie fann en paradox mellan att flera
informationskanaler användes, men ändå förstod inte personalen vilka förändringar som skulle ske. Flera personalmöten och gruppsamtal infördes, samt intranät och kommunikatörer användes, men istället som informationskanaler istället för kommunikationskanaler, vilket ledde till att personalen inte fick samma möjlighet att tolka informationen, på samma sätt, som ledningen.
Studien pekar på att det är hur kommuniceringen hanterats som är problemet, där innebörd och återkoppling kring utredningar gällande förändringsarbetet som har saknats. Därmed skapas rykten och spekulation, med tillhörande brist på delaktighet, vilket gör att de anställda blir oengagerade i förändringsprocessen.65
Samtidigt fann Von Platens studie en snedvriden ansvarsfördelning bland mellancheferna med dubbla lojaliteter mellan personal och ledning, varpå passiviteten hos cheferna blir synlig. Samtidigt har mellancheferna inte själva tillräcklig kunskap för att förmedla organisationens syfte och målsättning med förändringsarbetet, vilket uppstår som ett resultat av otydliga roller från övre skikten ner mot kärnverksamheten gällande vad som skall förmedlas.66
Slutsatser som Von Platen drog var att organisationskommunikation är ett viktigt medel, men inte avgörande för gemensamt meningsskapande eftersom intressekonflikter och individuella ointressen också påverkar en organisations förmåga att skapa kollektiva förståelser. Det är därmed av vikt att kommunicering sker så nära den anställda som möjligt och därmed görs en åtskillnad mellan det administrativa och det objektiva kunnandet. Genom en vardagsnära referensram så stävjas en individuell ovilja eller oförmåga till att ta in andra perspektiv och en annan förförståelse, än sin egen, om det finns för mycket tolkningsutrymme. Genom att ge mellancheferna möjligheter och ansvar, samt stöd, för att agera informationssållande med en tydlig bild över den egna verksamheten, kan detta överföras i dialog, och då kan de anställda skapa mening och kommuniceringen blir fruktbar som en implementeringsprocess för en förändring.67
2.3 Sammanfattning av tidigare forskning
Studiens tidigare forskning beskriver vårt förhållningsätt och uppfattning om kommunikation som ett framgångsrecept för organisationens förmåga att skapa en intern process för lärande och meningsskapande. Vilket sammantaget ger förutsättningar till anställda att förstå, hantera, organisera och agera för eller emot organisationens vision, mål, fördelar, utmaningar, styrkor och brister. Forskningsfältet gällande organisationskommunikation har historiskt blandats ihop med Public Relations, eller forskning inom företagsekonomi och kommunikationsvetenskap, vilket lett till att organisationskommunikation som ett enskilt ämne inte fått samma utrymme i svensk forskning, som inom det internationella forskningsfältet. Det låga intresset, till trots, så har forskning inom organisationskommunikation givit insyn och kunskap om kommunikation som
64 von Platen, Intern kommunikation och meningsskapade vid strategisk organisationsförändring, s 211. 65 von Platen, Intern kommunikation och meningsskapade vid strategisk organisationsförändring, s 212. 66 von Platen, Intern kommunikation och meningsskapade vid strategisk organisationsförändring, s 213. 67 von Platen, Intern kommunikation och meningsskapade vid strategisk organisationsförändring, s 226–227.
strategi för kunskapsstyrning, lärande och meningsskapande. Organisationskommunikation som redskap har starka fördelar, men kräver också ett aktivt implementeringsarbete likväl som informationskanaler som är väl anpassade till kontext för att organisationskommunikation, som ett verktyg skall fungera. Som tidigare framförts, finns det flertalet argument för att lyfta organisationskommunikation som forskningsfält.
Det finns heller ingen forskning som analyserar kommunikation som medel vid en kritisk tidpunkt, då en omgående förändring måste ske inom organisationen. Vår studie ämnar därmed att fungera som ett komplement till den svenska forskningen, men också som en studie gällande kommunikation vid ett tillstånd, där en organisation befinner sig i kris.
