SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sammanträdesdatum
Utdragsbestyrkande Styrelsen för Vara Konserthus AB 2020-04-03
Plats och tid Per telefon
Beslutande
3 april 2020 kl.10.30 – 11.05
Sture Carlsson, ordförande, Kjell Gustafsson, vice ordförande
Kerstin Alberius Christina Backman Claes Eriksson Petra Kloo Vik Mikael Lidén
Carl Henrik Ohlsson
Övriga
Henrik Lillsjö, tf. konserthuschef/VD,
Ekonom Rebecca Stridsberg,
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer
§
20–23
Kerstin Alberius
Ordförande _____________________________
_____
Sture Carlsson
Justerare
Petra Kloo Vik
2
2
§ 20
Fastställande av dagordning Beslut
Styrelsen fastställer dagordningen enligt utsänt förslag.
____________________________________________________________
§ 21
Den publika verksamhetens fortsatta stängning på grund av situationen av Coronaviruset
Beslut
Styrelsen beslutar
att konserthuset är fortsatt stängt för publika verksamheter fram till och med den 30 juni 2020,
att uppdra åt konserthuschef/VD att sammanställa en PM om de regler som tillämpas för kunder gällande byte av bil- jetter, återköp, presentkort etcetera samt
att lägga kommunfullmäktiges beslut den 30 mars 2020 om medgiven låneram till handlingarna.
___________________________________________________
Ärendet
Tf. konserthuschef/VD Henrik Lillsjö redogör för den verksamhet pågår trots att den publika verksamheten är nedstängd.
Arbetet rör kundkontakter för tex återköp av biljetter, byte till pre- sentkort och förhandlingar med artister och scenbolag för ändring av spelschema. Dessutom pågår arbete som normalt inte är så prioriterat som genomgång av avtal, avstämningar av GDPR och diverse ”städarbeten”.
Konserthusets kommunikationsansvariga går in och avlastar kommunens informationsenhet; trycket från kommuninvånarna är stort. Man har vidare erbjudit omplacering av personal för att kunna stötta andra kommunala verksamheter.
Vidare informeras om arbetet att upprätthålla kontakter inför hös- ten. Försäljningsaktiviteter gentemot bussbolag pågår.
I branschen rådet stor osäkerhet och många arrangörer försöker planera både från att pandemin blåst över och att fortsatta publik- restriktioner kommer att gälla.
Styrelseledamöter efterlyser information om vad som gäller för byte eller återköp av biljetter.
Ordförande Sture Carlsson informerar om kommunfullmäktiges beslut den 30 mars 2020 att medge AB Vara Konserthus en utö- kad låneram enligt äskande.
3
3
Anmäldes en utskickad likviditetsprognos för året fram till ochmed december 2020. Låneramen kan komma att överskridas i oktober och december. Stor osäkerhet råder emellertid under nu- varande omständigheter.
Sture Carlsson informerar vidare om att han personligen kommer att informera ansvariga personer inom kommunen om beslutet om fortsatt stängning av den publika verksamheten.
____________________________________________________________
§ 22
Rapport från möte med Västra Götalandsregionen Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Ordförande Sture Carlsson redogör för det telefonmöte som han och VD haft med företrädare för Västra Götalandsregionens kulturnämnd. I samta- let fördes dialog om framtida uppdrag, där det positiva budskapet om kon- serthusets centrala roll i regionens mitt poängterades.
____________________________________________________________
§ 23
Övriga frågor Beslut
Styrelsen beslutade att även sammanträdet den 15 april kommer att ske på distans, men om möjligt med mer tekniskt stöd än telefon och ger VD i upp- drag att ta fram underlag för detta.
____________________________________________________________
Ärendet
Styrelsen diskuterar formerna för framtida sammanträden och önskar att dessa kan ske med mer digitalt stöd än telefon. ”Teknisk övning” planeras till den 8 april kl 10.30.
__________________________________________________________
