Plats och tid Kommunhuset, Vara kl. 08.30 – 11.05
Beslutande Carl-Uno Olsson (S), ordf.
Irene Karlsson (C) Per Gunnarsson (M)
Övriga deltagande Stefan Westergren, socialnämndens au Anders Palm-Lundin, socialnämndens Thore Svenson, socialnämndens au Jane Johansson, socialchef § 40
Gunlög Thorstensson, kultur-bibliotek Sannela Vestrin, kulturhandläggare Sefik Ahmetbasic, kultur- o fritidskons.
Pia Bäckdal, ekonom § 43, 44 Gert Norell, t.f. bildningschef
§ 40 au § 40
§ 40
chef § 40-42
§ 40-42
§ 41
Inger Gustafsson, sekreterare
Justerare Irene Karlsson
Justeringens plats och tid Bildningsförvaltningen 2013-04-08 kl. 15.00
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 40-54
Inger Gustafsson
Ordförande
Carl-Uno Olsson
Justerare
Irene Karlsson
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag
Organ Vara kommun, Bildningsnämndens arbetsutskott
Sammanträdesdatum 2013-04-02
Datum för anslagets upp-
sättande 2013-04-08
Datum för anslagets
nedtagande 2013-04-30
Förvaringsplats för proto-
kollet Bildningsförvaltningen
Underskrift
Innehållsförteckning
Kultur- och biblioteksplan 2013-2017 ... 2
Regler för stöd till föreningslivet ... 3
Erbjudande att ta emot konstverk ... 5
Budget 2014 ... 6
Begäran om retroaktiv ersättning för verksamhetsutveckling ... 7
Ombyggnad av Torsgårdsskolan till förskola ... 8
Yttrande över ansökan om fristående gymnasieskola i Lidköpings kommun Thoren Innovation School AB ... 12
Yttrande över revisionsrapport - Debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter ... 13
Yttrande över revisionsrapport - Vikarieanskaffning ... 15
Yttrande över revisionsrapport - Anställningar och avslut i lönesystemet ... 17
Detaljplan för Levene 1:165 i Levene tätort ... 19
Samråd - Detaljplan för Lagerhuset 6 m.fl. i Vara tätort ... 20
Samverkansavtal om komvux ... 21
Kurser och konferenser ... 22
AU § 40 Dnr 39/2012 880
Kultur- och biblioteksplan 2013-2017
Förslag till beslut
Bildningsnämnden föreslår kommunfullmäktige att anta kultur- och biblioteks- plan för Vara kommun 2013-2017.
________
Bakgrund
Bibliotekslagen slår fast att kommunerna ska ha en biblioteksplan.
Arbetet med den nya biblioteksplanen startade i en diskussion om vad som kännetecknar biblioteksverksamhet och hur en biblioteksresurs ser ut och kan användas.
Sedan den förra planen antogs har biblioteken utvecklats. Inte minst i Vara, där biblioteksorganisationen nu utgör stomme i kommunens kulturadministration.
Bibliotekens gränssnitt mot brukarna har kombinerats med t.ex. utveckling av kommunens roll gentemot föreningslivet. Biblioteken och föreningslivet möter en stor del av kommunens befolkning. I det sammanhanget har biblioteksre- surser på ett påtagligt sätt vidgats från att vara mestadels textbaserad media för utlåning till att bli en del av stödet till ett brett kulturutbud. I det läget blir en biblioteksplan också stomme till en kulturplan.
Beredning
Vara kommuns biblioteksplan 2013-2017 har tagits fram genom samverkan med socialförvaltning och bildningsförvaltning. Folkbibliotekets mediaurvals- principer har tillförts som styrdokument i utformningen av bibliotekens be- stånd. Samma principer gäller olika typer av resurser som biblioteken under planperioden kan komma att erbjuda.
Kultur- och biblioteksplanen ska vara ett levande dokument och användas i kommunens verksamheter som utgångspunkt för att utveckla kommunens kulturliv och kompetensnivå. Som stöd för den politiska ledningen ska varje nämnd och utskott ange på vilket sätt verksamheternas utveckling i planens riktning ska mätas och utvärderas.
För att följa utvecklingen på strategiska områden ska kultur- och bibliotekspla- nen upprättas under varje mandatperiod. Beslutad plan sträcker sig in över nästa mandatperiod för att säkerställa kontinuitet och samsyn.
Styrgrupp för arbetet har bestått av ordförande i respektive socialnämnd och bildningsnämnd samt en representant från kommunstyrelsen.
Planen diskuteras tillsammans med socialnämndens arbetsutskott och redakt- ionella ändringar görs.
AU § 41 Dnr 46/2012 800
Regler för stöd till föreningslivet
Förslag till beslut
1. Bildningsnämnden föreslår kommunfullmäktige anta förslag till regler för bildningsnämndens stöd till föreningslivet
2. Bildningsnämnden föreslår kommunstyrelsen att en utredning görs om samordning av alla kommunala stöd till föreningslivet.
________
Beredning
Arbetet med en revidering av regler kring bildningsnämndens ekonomiska stöd till föreningslivet inom dess kompetensområde startade på hösten 2011. Under våren 2012 träffade förvaltning och politik föreningar vid ett antal olika till- fällen, bl a ett stormöte. Det har också funnits en informell grupp med företrä- dare från olika delar av föreningslivet som har bidragit med synpunkter och fungerat som bollplank under tiden fram till den första remissen. Sammanlagt genomfördes ca 10 träffar under vårterminen 2012 och under hösten tillkom ytterligare något.
I början av sommaren 2012 skickades den första remissen ut. Den koncentre- rades efter synpunkter från stormötet till grundprinciperna för ekonomiskt stöd. Remissvaren var generellt positiva till ett system där aktiviteter skulle vara basen för bidragsgivning.
Kring denna princip har förslaget i den andra remissen byggts upp. En ytterli- gare princip har varit att ta hänsyn till olikheter i föreningslivet genom ett sam- lat och enklast möjliga regelverk och utan pekpinnar i hur föreningen vill an- vända medlen.
Det nya systemet bedömdes behöva mer fokus på föreningarnas verksamhets- utveckling. Därför omfördelades pengar till projekt- och utvecklingsarbete, den enda nytillkomna stödformen. Det är också en av anledningarna till att behålla folkbildningens stöd intakt. Folkbildningen är en resurs i föreningarnas verk- samhetsutveckling – som stöd i ledarutbildning, för kompetensutveckling i styrelser och som tillgång i processtött utvecklingsarbete.
Remissen innehöll, förutom själva regelverket, också en sammanställning för hur två av regelverkets stödformer skulle kunna fördelas till namngivna före- ningar, givet att hela den ekonomiska ramen för stöd finns kvar. Denna sam-
I förslaget har medel omfördelats framför allt från driftsbidragen till anlägg- ningar och det sk grundbidraget, som helt försvunnit, till i huvudsak upprust- ningsbidrag, arrangemang samt projekt- och utvecklingsarbete. En andra för- ändring är att utgå från samma grund för lokalt aktivitetsstöd som staten delvis tillämpar, nämligen per deltagartillfälle i stället för per aktivitet. Det har varit en målsättning att inte belasta föreningslivet med fler redovisningssystem än nöd- vändigt.
I förslaget finns också ett antal föreningar listade som parter i redan ingångna eller tänkta framtida avtal. Tanken med sådana avtal är att bildningsnämnden ska finna att den motprestation som föreningen gör är av så speciellt värde för kommunen att avtalet är det bästa sättet att hantera ett stöd på. Merparten av föreningarna i listan har redan ingångna avtal med kommunen medan andra förut har inrymts med viss särbehandling i det gamla regelsystemet.
Remissen skickades ut till173 föreningar före jul 2012.
15 separata svar har kommit in. 25 föreningar och en privatperson har under- tecknat de 15 svaren. Några av de 15 svaren är helt eller delvis identiska vilket tyder på att de föreningarna i ganska hög grad har haft ett samröre och är över- ens.
Kontakter med föreningar i olika sammanhang (mest metodiskt genomgånget vid Kulturrådsmöte hösten 2010) har gett en ganska entydig bild av förenings- livets största farhågor. De är koncentrerade kring generationsskiften och med- lemsrekrytering.
En sammanställning av remissvaren med en analys presenteras.
________
AU § 42
Erbjudande att ta emot konstverk
Förslag till beslut
Bildningsnämnden tackar för erbjudandet men har ingen möjlighet att ta emot konstverket.
_________
Bakgrund
Konstnären Asta Stulgaityte-Zigmantiene, Skarstad har erbjudit Vara kommun ett konstverk. Det är en frihandsmålning på spånskiva. Den består av två spån- skivor som är 1 x 2,5 m och hela målningen blir då 2 x 2,5. Den saknar upp- hängningsanordning och behöver skruvas direkt på vägg.
Beredning
Ärendet har beretts av Konstkommittén som efterhört intresse hos kommu- nens enheter att ta emot konstverket. Konstkommittén föreslår att kommunen tackar för erbjudandet men avböjer att ta emot gåvan. Det saknas lämplig pla- cering för konstverket och det saknas även plats att hysa det i väntan på en framtida placering.
________
AU § 43
Budget 2014
Ekonom Pia Bäckdal informerar om arbetet med beräkningar kostnader för de framtagna punkterna som påverkar ekonomin inför budget 2014.
________
AU § 44 Dnr 29/2013 710
Begäran om retroaktiv ersättning för verk- samhetsutveckling
Förslag till beslut
Bildningsnämnden avslår begäran om retroaktiv ersättning.
_______
Bakgrund
Vara kyrkliga samfällighet, Önums Friskola, Föreningen Solgårdens Förskola och Fritidshem i Edsvära ek. förening och Jungs friskola har i skrivelse begärt att retroaktiv ersättning för år 2010-2012 för av kommunen avsatta medel för verksamhetsutbildning.
Beredning
Arbetsutskottet konstaterar att medel för verksamhetsutvecklingen inte ingått i bildningsnämndens budget och har därför inte räknats med i bidragsbeloppet till friförskolorna. Detta uppmärksammades för 2013 och har då tagits med i bidragsbeloppet. Då medel inte finns i nämndens budget skulle en utbetalning av bidraget påverka personaltätheten i nämndens verksamheter.
_______
AU § 45 Dnr 54/2011 610
Ombyggnad av Torsgårdsskolan till förskola
Förslag till beslut
1. Bildningsnämnden tar ett inriktningsbeslut att Torsgårdsskolans lokaler ska omställas till förskoleverksamhet.
2. Bildningsnämnden hemställer att kommunstyrelsen beslutar omdispo- nera investeringsmedel för omställning av Torsgårdsskolan.
3. Bildningsnämnden upphäver beslutet i § 103/2011 punkt 3 angående användning av Ritaregården.
_________
Bakgrund
Under senare tid har det varit stor efterfrågan på barnomsorgsplatser i central- orten, vilket inneburit att alla föräldrar inte kunnat få plats i Vara utan i stället erbjudits plats på ytterförskolorna. Ett beslut togs den 11 augusti 2011 § 103 att Ritaregårdens lokaler skulle användas som förskola och/eller särskola. Rita- regården skulle dock enbart rymma två avdelningar och med den efterfrågan som är bedöms detta inte räcka till. Torsgårdsskolans lokaler har plats för fem avdelningar vilket bättre motsvarar barnomsorgsbehovet i centrala Vara. Detta under förutsättning att lokalerna inte kommer att behöva tas i anspråk för grundskolan.
Beredning
Ärendet har beretts av utredare på bildningsförvaltningen med syfte att utreda om prognostiserat antal elever kommer att rymmas inom befintliga skollokaler på Parkskolan, Västra skolan och Alléskolan under den närmaste tioårspe- rioden.
Elevantal – historik och prognos
Tabell 1. Historik – elevantal centrala Vara läsåren 1998/99 till 2011/12
Läsår 98/99 99/00 00/01 01/02 02/03 03/04 04/05 05/06 06/07 07/08 08/09 09/10 10/11 11/12 Västra 161 145 145 143 137 132 120 126 130 136 139 162 163 162 Park/
Allé* 615 648 692 694 702 666
Park 141 154 138 127 130 151 156 162
Allé** 576 539 547 521 481 395 358 325
Totalt 776 793 837 837 839 798 837 819 815 784 750 676 677 649
* Enheten delades läsåret 2004/05.
** År 6 går på Parkskolan, Västra skolan och Önums skola fr.o.m. läsåret 09/10
Fram till och med läsåret 2003/04 var Park/Allé en enhet med förskoleklass och grundskola åk 1-9. Från och med läsåret 2004/05 delades enheten och Parkskolan fick förskoleklass och grundskola åk 1-5 och Alléskolan åk 6-9.
Västra skolan hade under denna period förskoleklass och grundskola åk 1-5.
Från och med läsåret 2009/10 har Parkskolan och Västra skolan förskoleklass och åk 1-6 och Alléskolan åk 7-9.
Tabell 2. Elevprognos centrala Vara läsåren 2012/13 till 2021/22
Läsår 12/13 13/14 14/15 15/16 16/17 17/18 18/19 19/20 20/21 21/22 Park/
Västra 288 299 301 298 296 302 322 341* 350* 359*
Allé-
skolan 317 310 329 330 353 359 349 349 321 312 Totalt 605 609 630 628 649 661 671 690 671 671
* Fram till och med läsåret 2018/19 bygger prognosen på faktiskt antal födda i Varas upptagningsområde. Från och med läsåret 2019/20 bygger prognosen dels på faktiskt antal födda och för de yngre årskullarna på att antal födda barn i Vara ökar i samma hastighet som i SCB:s prognos för landet (sammanlagt ca 11 % under perioden 2012- 2021).
Park/Västra kommer från och med läsåret 2013/14 vara en enhet med försko- leklass och grundskola åk 1-6. Alléskolan har åk 7-9.
Förvaltningens ståndpunkt
Alléskolan hade i början av 2000-talet stora elevkullar och inhyste då även års- kurs 6. Skolan har sedan dess omorganiserats och är numera en 7-9-skola. Lä- rarna har flyttat ut sina arbetsplatser till elevernas hemvister vilket har gett gott resultat avseende det trygghetsskapande arbetet. Alléskolan har idag knappt 320 elever och under den kommande tioårsperioden ser elevantalet ut att öka till som mest ca 360 elever, vilket är ca 220 elever färre än när skolan var som störst läsåret 2004/05.
Parkskolan och Västra skolan har som mest haft ca 160 elever på respektive skola. Prognosen visar att man kan förvänta sig att elevantalet i förskoleklass samt grundskolans årkurs 1-6 läsåret 2021/22 kan vara uppemot 360 elever i Park/Västras upptagningsområde, vilket är ca 40 elever fler än vad de båda skolorna tillsammans haft som mest tidigare.
Det är mycket tveksamt att de båda skolorna klarar av denna elevökning utan att t.ex. årskurs 6 flyttar till Alléskolan (se tabell 3). Om prognosen stämmer så kan det på sikt (efter läsåret 2021/22) bli ytterligare elevökning i området vilket innebär att det även utan årskurs 6 kan bli trångt på Park/Västra.
Tabell 3. Elevprognos åk 6 till Alléskolan fr.o.m. läsåren 2018/19
Läsår 12/13 13/14 14/15 15/16 16/17 17/18 18/19 19/20 20/21 21/22 Park/
Västra 288 299 301 298 296 302 287 295 303 314 Allé-
skolan 317 310 329 330 353 359 384 395 368 357 Totalt 605 609 630 628 649 661 671 690 671 671
Om åk 6 flyttar till Alléskolan så skulle elevantalet på Allé vara närmare 400 elever läsåret 2019/20, vilket är ca 180 elever färre än när skolan hade som flest elever.
Ser man däremot på Befolkningsprognos 2012-2031 för Vara kommun så visar den på ett jämnare antal elever, kanske snarare en minskning, och då kommer troligtvis åk 6 inte behöva flytta till Alléskolan.
Sammanfattningsvis kan sägas att utifrån aktuell prognos så förväntas det totala elevantalet som mest bli knappt 700 elever, vilket är ca 150 elever färre än i början på 2000-talet. Rimligtvis borde dessa elever, liksom vid förra tillfället, rymmas inom aktuella lokaler. Förutsättningen är att lokalerna kan utnyttjas på ett flexibelt sätt inom de olika skolorna.
________
Tidigare behandling
Arbetsutskottet har tidigare behandlat ärendet och föreslagit
1. Bildningsnämnden tar ett inriktningsbeslut att Torsgårdsskolans lo- kaler ska omställas till förskoleverksamhet.
2. Bildningsnämnden hemställer att kommunstyrelsen beslutar omdisponera investeringsmedel för omställning av Torsgårdssko- lan.
3. Bildningsnämnden upphäver beslutet i § 103/2011 punkt 3 angå- ende användning av Ritaregården.
Vid behandlingen beslutades också att ekonomiskt underlag tas fram inför nämndens beslut med jämförels mellan att bygga om Torsgårsskolan eller bygga om Ritaregården och bygga ytterligare avdelningar på Torsgårdens för- skola. Då detta inte förelåg vid bildningsnämndens behandling 2013-03-05 återremitterades ärendet.
________
Arbetsutskottets behandling
Kostnadsuppskattningar för ombyggnad av Torsgårdsskolan till förskola samt återställande av Ritaregården presenteras.
Idag bedrivs en förskoleavdelning i provisoriska lokaler på Torsgårdskolan.
Det finns behov av att skapa 2 förskoleavdelningar omgående i tätorten Vara.
En tredje avdelning behöver skapas om något år troligtvis.
En översiktig studie om Torsgårdsskolans lokaler är lämpliga att bygga om för detta behov har utförts. Studien visar att det skulle vara möjligt att få plats med 4-5 förskoleavdelningar. Mottagningskök med möjlighet att servera buffémat finns. En bra utvändig lekmiljö kan skapas tillsammans med bra och säker av- lämnings- och hämtningsplatser för barnen.
Kostnaden har bedömts till 6,0 miljoner för de två första avdelningarna och ytterligare 2,85 miljoner för den tredje avdelningen. I det senare alternativet är köket uppgraderat som tillagningskök och utvändig lekmiljö förstärks.
De två första avdelningarna kan byggas samtidigt som NA-programmet finns kvar i sina respektive lokaler under 2 år. Då den tredje avdelningen byggs in- kräktar detta på dessa lokaler.
Efter utbyggnaden till 3 avdelningar finns ytterligare 500 m2 att användas för annat ändamål eller 2 avdelningar till.
Som alternativ till Torsgårdsskolans skulle nuvarande Ritagården användas till 2 avdelningar och i senare tidpunkt byggas till med 250 m2 .
Tillagringskök kan inte skapas i Ritargården och buffémat bedöms som svårt.
Avlämning/hämtning måste byggas utmed gatan.
En genomgång med verksamhetsansvarig för att återställa Ritargården till ur- sprungligt skick så att 1,5 – 2,0 avdelningar förskoleverksamhet kan bedrivas på ett bra sätt har utförts.
Byggnaden är ca 20 år och har under en längre tid använts som gymnasie- särskola. Ett fåtal elever finns på enheten idag De sanitära anläggningarna är ombyggda för att passa nuvarande verksamhet. Den yttre lekmiljön är bortta- gen och ersatt med en miljö mer lämpas för äldre elever.
Huset är slitet invändigt och behöver en rejäl ansiktslyftning i form av ommål- ning. Mattor i entrédelen behöver bytas för att byggnaden ska upplevas fräsch och ge ett gott intryck.
Samhällsbyggnadsförvaltningen har uppskattat kostnaderna för att återställa fastigheten inklusive yttre lekmiljö, kompletterande staket och grindar till 3 miljoner kronor. I denna kostnad anläggs också avlämning/påstigningsplatser för barn utmed Johan Brinks gata.
Den tredje avdelningen har bedömts kosta ytterligare 6 miljoner. Då har vi fortfarande inte möjlighet att tillaga måltider på platsen. All mat måste fortfa- rande transporteras hit. Invändig kommunikation mellan nybyggnaden och den äldre delen kan bli svår att anordna.
________
AU § 46 Dnr 25/2013 612
Yttrande över ansökan om fristående gymna- sieskola i Lidköpings kommun Thoren Inno- vation School AB
Förslag till beslut
Bildningsnämnden avstår från att avge yttrande ________
Bakgrund
Skolinspektionen har till Vara kommun för yttrande, såsom närliggande kom- mun, remitterat ansökan från Thoren Innovation School AB om godkännande som huvudman för en fristående gymnasieskola i Lidköpings kommun fr.o.m.
läsåret 2014/15.
Thoren Innovation School AB planerar en utökning av befintlig verksamhet med estetiska programmet, estetik och media, naturvetenskapsprogrammet, naturvetenskap och naturvetenskapsprogrammet, naturvetenskap och samhälle.
Utbildningen ska följa de nationella styrdokumenten. Ingen speciell alternativ pedagogik eller metodik presenteras.
Beredning
Skaraborg är rikt på gymnasiala utbildningar, dels många kommunala gymna- sieskolor, dels ett antal fristående gymnasieskolor belägna framförallt i Lidkö- ping och Skövde.
Antal elever i gymnasieåldern minskar drastiskt under de kommande åren och i närområdet finns idag en överetablering av gymnasieutbildningar. Då antalet elever sjunker kraftigt kommer kommunerna att stå inför svåra omstrukture- ringar av utbildningssidan.
________
AU § 47 Dnr 19/2013 710
Yttrande över revisionsrapport - Debiterings- rutiner för barnomsorgsavgifter
Beslut
Förvaltningen bereder ett förslag till yttrande till nämndens sammanträde.
_______
Bakgrund
Kommunens revisorer har, med biträde av PwC, gjort en uppföljande gransk- ning av debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter. Revisionsrapporten har överlämnats till kommunstyrelsen och bildningsnämnden för yttrande.
Sammanfattande bedömning och förslag
Granskningen är en uppföljande granskning av den revisionsrapport som pre- senterades i januari 2010, ”fakturering av barnomsorgsavgifter”. Då bedömdes att rutinerna för faktureringen i huvudsak fungerade tillfredställande men att vissa moment borde förbättras och förtydligas.
Revisorernas bedömningar är:
• Rutiner för fastställande av avgift och debitering av avgift som säker- ställer en tillräcklig intern kontroll fungerar i huvudsak tillfredsstäl- lande.
• Kommunen har beaktat de rekommendationer som lämnades i revis- ionsrapporten 2010.
• Som påtalades i förra granskningen finns det risker och sårbarhet med att en och samma person sköter hela kedjan i faktureringsrutinen.
• Anser att det finns risker med att faktura- och kravhanteringen flyttats till respektive förvaltning, framförallt gällande kravhanteringen. Risk finns att en kund med fakturor för flera av kommunens tjänster hante- ras på olika sätt beroende på vilken förvaltning som utför tjänsten. Vi- dare försvinner helhetsperspektivet över en persons eventuella skulder till kommunen.
Revisorernas rekommendationer är:
• För att säkerställa rätt inlämnade inkomstuppgifter rekommenderas styrkande med underlag och/eller kontroll mot skatteverkets kontroll-
fakturor göras och särskild kontroll av inlämnade inkomstuppgifter för de som inte när upp till maxtaxan.
• Gällande riktlinjer för finansförvaltning, beslutad av kommundirektö- ren 2008-06-25, bör uppdateras enligt den nya ordningen där kravhan- teringen sköts av respektive förvaltning.
• Om fakturering, kravhantering och inkasso skall skötas ute på de olika förvaltningarna så som nu sker behöver riktlinjer fastställas för att sä- kerställa en likartad hantering oavsett förvaltning. Exempelvis under vilka förhållanden kan ett anstånd med betalningen godkännas och med hur lång tid. Kommunen bör också finna ett arbetssätt som säker- ställer ett helhetsperspektiv på kunden oavsett debiterande förvaltning.
• Vidare anses att anstånd skriftligen bör godkännas av överordnad chef för att undanröja eventuella jävsrisker för assistenterna. Det samma gäl- ler avbetalningsplaner som bör vara skriftliga och undertecknas av såväl kund som kommun då det är ett avtal/förbindelse som båda parterna kommit överens om. Detta även för att undanröja eventuella jävsrisker.
_________
AU § 48 Dnr 20/2013 020
Yttrande över revisionsrapport - Vikariean- skaffning
Förslag till beslut
Bildningsnämnden noterar de åtgärder HR-chefen redovisat och överlämnar dessa som ett yttrande till revisorerna.
_______
Bakgrund
Kommunens revisorer har, med biträde av PwC, gjort en granskning av vikari- eanskaffningen. Revisionsrapporten har överlämnats till kommunstyrelsen och bildningsnämnden och socialnämnden för yttrande.
Sammanfattande bedömning och förslag
Granskningen hade att besvara följande revisionsfråga:
Bedrivs en uppföljning av ett arbete med den interna kontrollen kring hur vika- rier arbetar inom bildningsnämnden och socialnämnden?
Bedömningen är att det i stort sker en uppföljning och ett arbete med intern kontroll avseende de vikarier som arbetar inom bildningsnämnden och social- nämndens verksamhetsområde.
Följande föreslås för att ytterligare stärka den interna kontrollen:
• Rekommenderar att det arbetas fram rutiner för vakansförmedlingens interna arbete. Rekommenderar även att en kommungemensam rutin arbetas fram för behov av vikarier när vakansförmedlingen är stängd.
• Det framkom i intervjuerna att vakansförmedlingen inte har anpassats efter utökningen av verksamheter. Det bär därmed övervägas om det behövs fler vakansförmedlare för att hinna med och intervjua alla nya vikarier.
• Uppföljningen av lösta luckor bör utvidgas till att jämföras med det to- tala antalet luckor som inkommer till vakansförmedlingen för att en- klare planera behovet av nya vikarier.
• Rutinen för uppföljning av vikarier bör utvidgas till att gälla även vika- rier inom bildningsförvaltningen.
nisationen är att fokusera på kommunens framtida personalförsörjning och bemanning, och den nya chefen har ett tydligt uppdrag att utarbeta rutiner för rekrytering och introduktion, samt för vakansförmedlingens arbete och di- mensionera avdelningen därefter. Av detta kommer som en naturlig följd även särskilda rutiner för uppföljning för samtliga verksamheter.
________
AU § 49 Dnr 18/2013 023
Yttrande över revisionsrapport - Anställning- ar och avslut i lönesystemet
Förslag till beslut
Bildningsnämnden lämnar följande yttrande:
Nya system för uppföljning och betyg är under införande och i samband med detta ses rutinerna för kontroller av behörigheter över.
Tillgång till mappen Samverkan i MSKD-plattformen regleras automatiskt med anställningsförhållandet. I samband med införandet av MSKD gjordes en över- syn över vilka behörigheter som skulle finnas till gemensamma kataloger.
_______
Bakgrund
Kommunens revisorer har, med biträde av PwC, gjort en översiktlig gransk- ning av rutiner och kontroller i samband med anställningar och avslut i lönesy- stemet. Revisionsrapporten har överlämnats till kommunstyrelsen och nämn- derna för yttrande.
Sammanfattande bedömning och förslag
Granskningen hade att besvara följande revisionsfråga:
Har kommunstyrelsen tillräcklig intern kontroll avseende registreringar av an- ställningar och avslut i personal- och lönesystemet, samt att socialnämnden och bildningsnämnden har tillräcklig intern kontroll över tilldelningar av behörig- heter till dokumentationssystem?
I granskningen lyfts följande rekommendationer fram:
• Uppdatering av när löneavdelningen registrerar anställningar i HR plus samt BeSched bör göras i processkartan för rekrytering-anställning.
• För att ytterligare säkerställa att anställningen registreras på ett korrekt sätt bör anställningsbeslut skrivas ut från HR plus och därefter skrivas på av chef och anställd.
• För att säkerställa att rätt befattning används vid anställningar rekom- menderas vi att en lathund eller mall för vilka befattningar som skall användas samt när de skall användas, arbetas fram.
• Inom individ- och familjeomsorg rekommenderar vi att en blankett för
och familjeomsorgen, Även bildningsförvaltningen bör överväga ifall kontroller av behörigheter skall utvecklas.
• Vi rekommenderar att gemensamma rutiner och riktlinjer arbetas fram för dokumentationen som görs i bildningsförvaltningens katalog, sam- verkan.
________
AU § 50
Detaljplan för Levene 1:165 i Levene tätort
Beslut Inget att erinra.
________
Bakgrund
Miljö och byggnadsnämndens plan och byggenhet har upprättat ett förslag till detaljplan för rubricerad fastighet, daterat nov 2012 samt reviderad efter sam- råd febr. 2013.
Planområdet omfattar totalt ca 2 ha och är idag obebyggd och bevuxen med skog. Vara Bostäder AB önskar uppföra marklägenheter inom området. För- slaget innebär att läge för lokalgator omprövas liksom byggnadshöjd och ex- ploateringsgrad mot idag gällande detaljplan.
________
AU § 51
Samråd - Detaljplan för Lagerhuset 6 m.fl. i Vara tätort
Beslut Inget att erinra ________
Bakgrund
Samhällsbyggnadsförvaltningens plan och byggenhet, har upprättat ett förslag till detaljplan för rubricerade fastigheter.
Planförslaget innebär möjlighet för Varaslättens Lagerhus att uppföra ytterli- gare silor i anslutning till de befintliga.
________
AU § 52
Samverkansavtal om komvux
Förhandlingar med Lidköpings kommun pågår och något förslag till avtal är inte klart för att tas upp till beslut. Ärendet tas upp på nästa arbetsutskotts- sammanträde.
________
AU § 53
Kurser och konferenser
Beslut
Arbetsutskottet deltar i konferens 1 i övrigt inget deltagande.
_________
Följande kurs- och konferensinbjudningar föreligger:
1. PRESIDIETRÄFF I KULTURFÅGOR Tid: 2013-04-26
Plats: Skövde
Arrangör: Kultur Skaraborg
2. REGERINGENS UTREDNINGAR FÖR ATT FÖRBÄTTRA UT- BILDNINGEN FÖR NYANLÄNDA ELEVER
Tid: 2013-05-16 Plats: Tylösand
Arrangör: Regionförbundet Södra Småland _________
AU § 54
Anmälan
Anmäls och läggs till handlingarna:
-Revisionsrapport - Kommunstyrelsens övergripande ansvar för styrning, led- ning och tillsyn av nämnderna
-Rapport från Västergötlands museum - Vägbank från bronsålder i Västerbit- terna, Vara
__________
