Protokoll PU 2017-04-28 §§ 19-29

(1)

Tid och plats Klockan 14.00-15.50, HR-chefs rum, kommunhuset

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Per Gunnarsson (M), vice ordf.

Rune Fridén (C), tjg. ers.

Övriga närvarande Nina Persson, HR-chef

Per Kärnblad, utredningssekreterare

Justerare Per Gunnarsson

Justeringens tid och plats 2017-05-02, kl. 15.00, kommunhuset

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 19-29

Per Kärnblad

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

(2)

Rekryteringssituationen i Skaraborg ... 3

Bisyssla för förtroendevalda ... 4

Diskussion efter möte med kommunstyrelsens arbetsutskott ... 5

Svar till revisorerna angående övergång från visstidsanställning till tillsvidareanställning ... 6

Information från förvaltningen ... 7

Sammanställning av avslutningsblanketter ... 8

Övriga frågor ... 9

Nytt sammanträdesdatum i maj ... 10

Ansökan om ersättning för förlorad ordinarie förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst ... 11

Överläggningar med socialnämndens arbetsutskott ... 12

(3)

PU § 19

Ändringar i ärendelistan

Personalutskottets beslut Följande ändringar görs i ärendelistan:

- Nytt beslutsärende tillkommer: § 27 Nytt sammanträdesdatum i maj

- Nytt beslutsärende tillkommer: § 28 Ansökan om ersättning för förlorad ordinarie förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst

- Nytt beslutsärende tillkommer: § 29 Överläggningar med socialnämndens arbetsutskott

__________

(4)

Rekryteringssituationen i Skaraborg

Personalutskottets beslut

Förvaltningen får i uppdrag att ytterligare redovisa bristyrken, personalomsätt- ning samt framtida pensionsavgångar inom Vara kommun till ett efterkom- mande personalutskott.

__________

Sammanfattning av ärendet

Personalchefsgruppen i Skaraborg har på ett möte diskuterat kompetensför- sörjningen i regionen.

Det finns flera gemensamma bristyrken i Skaraborg, såsom bland annat lärare, socialsekreterare, VA-tekniker, kockar, rektorer, och enhetschefer samt högre chefer. Flera av kommunerna i regionen har haft en hög personalomsättning under 2016 och Varas personalomsättning var 10,5 procent.

Flera gemensamma aktuella utmaningar identifierades. Bland annat ses se- mesterrekryteringen som en utmaning. Även det demografiska trycket på vår- den samt personal för skolan som ses viktiga utmaningar. Även byggnation och infrastruktur samt det sociala arbetet med nyanlända kommer att bli viktiga utmaningar. Det finns ett behov av en annan kultur samt att se över chefsupp- dragens utformning.

För att lösa utmaningarna har flera förslag lagts fram, bland annat ett gemensamt projekt; ”Jobba och bo i Skaraborg”, som ska vara en samverkan mellan HR, kommunikation samt näringslivet. Förutom detta ses utbildning, både in- tern och genom samarbete med högskolor och VUX Skaraborg, som viktiga.

Även ökad rörlighet genom traineeprogram och praktikplatser hos de olika kommunerna är viktiga åtgärder.

Även gemensamma åtgärder för att locka personal finns planerade. Exempel på dessa är att annonsera gemensamt i ett rikstäckande perspektiv samt att för- söka attrahera skolelever gemensamt.

Beslutsunderlag

- Presentation ”Kompetensförsörjning” från HR-chef, 2017-04-20 __________

(5)

PU § 21 Dnr 98/2010

Bisyssla för förtroendevalda

Personalutskottet har tagit del av redovisningen av bisyssla för politiker med 50 procent eller mer i arvode.

__________

Personalutskottet fattade 2013-01-30 § 6 beslut om att ge förvaltningen i uppdrag att årligen inkräva redovisning av bisyssla för förtroendevalda som har 50 procent eller mer i arvodering. Detta ska redovisas i personalutskottet på dess april-möte.

Medarbetare i kommunen ska anmäla bisyssla i samband med deras introdukt- ion. Blankett med bisyssla skickas till HR-avdelningen där den sparas i person- akten. Därefter följs bisysslan upp årligen i utvecklingssamtalen varpå detta skickas till HR-avdelningen.

För närvarande är det 4 politiker som har ett arvode på 50 procent eller mer i kommunen. Samtliga har lämnat in redovisning av detta till HR-chef.

__________

(6)

Diskussion efter möte med kommunstyrel- sens arbetsutskott

Förvaltningen får i uppdrag att ta fram ett förslag till uppdrag till nästa personalutskott gällande utredning av projekt som har lett till en förbättrad arbets- miljö.

__________

Personalutskottet hade ett möte med kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04- 12. Syftet med mötet var att diskutera personalförsörjning, sjukfrånvaron och rekryteringssituationen.

Det önskas förslag på lyckade åtgärder som andra kommuner genomfört för att få en förbättrad arbetsmiljö. Detta genom att minska sjukfrånvaron och öka trivseln på arbetsplatsen. Exempel på sådana projekt skulle vara inom vård- och omsorgssektorn.

__________

(7)

PU § 23

Svar till revisorerna angående övergång från visstidsanställning till tillsvidareanställning

1. Personalutskottet avger följande svar till kommunens revisorer angående fråga om antalet anställda som blivit ”inlasade”:

Från 2014-02-01 fram till 2017-03-01 har det varit 35 stycken som fått sin visstidsanställning förändrad till tillsvidareanställning genom så kallad ”inlasning”. Det bedöms inte vara ett problem och att det finns rutiner för att sä- kerställa att det inte sker av misstag.

2. Förvaltningen får i uppdrag att göra en avrapportering av föregående års statistik gällande detta varje mars-möte.

__________

Kommunens revisorer har på dess träff med personalutskottet 2017-02-15 ef- terfrågat statistik över hur många tjänster i kommunen som tillsatts genom så kallad ”inlasning”. Det vill säga att en visstidsanställning har övergått till en tillsvidareanställning efter en viss tid.

HR-avdelningen har nu tagit fram statistik över detta och från 2014-02-01 till 2017-03-01 har 35 stycken fått sin visstidsanställning förändrad till tillsvidare- anställning genom så kallad ”inlasning”. Den större delen av dessa har varit un- dersköterskor, som också varit behöriga till sin tjänst vare sig de varit visstids- anställda eller tillsvidareanställda.

Att ”inlasning” skulle ske av misstag bedöms inte vara ett problem och det finns rutiner i kommunens förvaltning att säkerställa att detta inte sker av misstag.

__________

(8)

Information från förvaltningen

Pågående ärende från IFO

HR-chef informerar om pågående ärende på IFO där IVO (Inspektionen för Vård och Omsorg) är inblandade efter anmälan.

Ledarförutsättningar

HR-chef informerar om arbetsgruppens arbete med ledarförutsättningar. I denna grupp ingår förutom HR-chef även kommundirektör, bildningschef samt socialchef.

IT-utredningen

Efter beslut i kommunfullmäktige om att ansluta sig till Göliska IT har en handlingsplan nu tagits fram där den organisatoriska förändringen är ett del- projekt.

__________

(9)

PU § 25

Sammanställning av avslutningsblanketter

Personalutskottet tar del av sammanställningen av avslutningsblanketterna.

__________

På varje personalutskott tar utskottet del av en sammanställning av de avslutningsblanketter som lämnats in till HR-chefen sedan det senaste sammanträdet.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslu- tar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

__________

(10)

Övriga frågor

Uppstart av översyn av den politiska organisationen

Alexandra Gustafsson (S) lyfter att en översyn av den politiska organisationen i personalutskottet kommer att påbörjas på nästkommande möte.

Det önskas att detta tas med till partigrupperna för eventuell diskussion redan i detta skede över vad som behöver vara med i det framtida arbetet.

__________

(11)

PU § 27

Nytt sammanträdesdatum i maj

Sammanträdestiden för personalutskottet i maj flyttas; från 2017-05-11 till 2017-05-24 klockan 08.30.

__________

Det har efterfrågats ett byte av sammanträdestid för personalutskottet under maj 2017.

Föreslaget nytt datum är 2017-05-24, med start klockan 08.30.

__________

(12)

Ansökan om ersättning för förlorad ordinarie förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst

Lennart Haglund beviljas ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt scha- blonberäknad årsinkomst från 2017-03-30 fram till 2017-06-30. Efter detta be- höver ny ansökan med förenklat bokslut skickas in för att nytt beslut ska kunna tas.

__________

Ansökan om ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst har 2017-03-30 inkommit från förtroendevald Lennart Haglund.

Enligt Bestämmelser om arvoden och ersättning till kommunalt förtroendevalda 2015- 2018, reviderad av kommunfullmäktige 2016-05-30 § 40, är det personalut- skottet som tar ställning till om förutsättningarna finns för att bevilja denna typ av ersättning.

Schablonberäknad årsinkomst ska enbart tillämpas i undantagsfall och som vill- kor krävs för egenföretagare att företaget är registrerat och bedrivs i aktiv form. Dessutom krävs i samtliga fall att det kan redovisas, och styrkas, god-tag- bara skäl för varför faktisk förlorad arbetsinkomst inte kan visas eller inte skulle vara rättvisande.

Det bedöms att Lennart Haglund inte har inkommit med korrekt ansöknings- handling enligt beslutad rutin då ansökan ska ske genom ett bokslut. Här be- döms dock svårigheter med att komma in med ett bokslut vid denna period på året och ett tillfälligt beslut, baserat på nuvarande ansökningshandlingar, fram till sommaren tas därför. Efter detta behöver dock korrekta ansökningshand- lingar skickas in genom ett förenklat bokslut för enskild firma.

__________

(13)

PU § 29

Överläggningar med socialnämndens arbets- utskott

Socialnämndens arbetsutskott bjuds in för att närvara på personalutskottets möte 2017-05-24.

__________

Personalutskottet har en önskan om att träffa utskotten för de olika nämn- derna för att tillsammans med dessa diskutera personalsituationen i deras re- spektive förvaltningar.

Inför personalutskottets möte i maj önskas det att socialnämndens arbetsutskott bjuds in för att diskutera personalförsörjningen i framtiden, situationen just nu inom socialförvaltningen samt möjlighet till eventuella framtida projekt för att förbättra arbetsmiljön.

Den tänkta diskussionen beräknas ta en timme.

__________