12.1. Verksamhetsuppföljning Gransångarvägens gruppboende februari 2020

(1)

UPPFÖLJNING 2020-02-26 GRANSÅNGARE VÄGEN

GRUPPBOENDE, AB SOLOM

Lisa Frank, Kvalitetsstrateg Ida Lorenzson, MAS

Vård- och omsorgskontoret, Avtal och uppföljning

(2)

2

1 Innehållsförteckning

1 Bakgrund ... 3

2 Sammanfattning ... 3

3 Tillvägagångssätt ... 3

4 Verksamhetsobservation ... 4

5 Arbetssätt ... 4

6 Genomförandeplaner ... 5

7 Social dokumentation ... 5

8 Individuella- och gemensamma fritidsaktiviteter ... 6

9 Mat och måltider ... 7

10 Hälso- och sjukvård ... 7

11 Bemanning ... 7

12 Kompetensutveckling ... 8

13 Arbetsledning ... 8

14 Ledningssystem och kvalitetsarbete ... 9

15 Styrkor och svagheter ... 10

16 Registrerade klagomål hos Sollentuna kommun ... 10

(3)

3

1 Bakgrund

AB Solom har ansvarat för driften av Gransångarevägens gruppboende sedan boendet öppnade 1992 (i regi AB Solom sedan 2014 då bolaget bildades). Gransångarevägens gruppboende är en bostad med särskild service enligt LSS med 4 stycken fullvärdiga boendelägenheter samt gemensamt kök och vardagsrum. På boendet bor idag 4 personer med begåvningsnedsättning, förvärvad hjärnskada och stora omvårdnadsbehov som omfattas av personkrets 1 eller 2 enligt LSS. Alla boende har daglig verksamhet, 3 st på heltid och 1 på deltid. Nivåbedömningar är satt av LSS-handläggare till nivå 4. Organisationen består av verksamhetschef, biträdande

verksamhetschef samt vårdare/stödassistenter varav en med utökat ansvar för bemanning.

Bemanning finns dygnet runt, under natten har verksamheten en vaken personal. Verksamheten har idag 8 tillsvidareanställd personal och 8 timanställda.

Nuvarande verksamhetschef har varit verksamhetschef sedan 2012 men kommer 1 mars att lämna över verksamheten till en tillfällig verksamhetschef i avvaktan på rekrytering av ny ordinarie verksamhetschef. Biträdande verksamhetschef slutar också 1 mars och det är oklart om den tjänsten kommer att tillsättas. Det är beroende av hur många verksamheter den nya verksamhetschefen kommer att ansvara för.

2 Sammanfattning

Verksamheten har haft samma utförare sedan boendet öppnades 1992. Verksamhetschefen har arbetet sedan 2012 men har nu lämnat över till en kollega tillfälligt i avvaktan på att det kommer en ny ordinarie verksamhetschef. Verksamheten uppfattas ha en stabil personalgrupp, adekvata arbetssätt och rutiner. Genomförandeplanerna och den sociala dokumentationen följer Socialstyrelsens föreskrifter men är ändå ett område verksamheten behöver arbeta vidare med att utveckla. Avvikelsehanteringen har verksamheten uppmärksammat som ett av sina

utvecklingsområden. Den sammantagna bedömningen är att verksamheten är av god kvalitet och arbetar på ett ändamålsenligt sätt i enlighet med villkoren i avtalet för att uppnå det

övergripande målet att den enskilde ska kunna få leva som andra och själv få bestämma hur hen vill leva sitt liv.

3 Tillvägagångssätt

Avtalsuppföljningen genomfördes genom besök i boendet 2020-02-26 av kvalitetsstrateg.

Medverkande i mötet var verksamhetschef, biträdande verksamhetschef samt en vårdare. Enkät som besvarades av verksamheten innan besöket. Granskning av genomförandeplaner och social dokumentation för 4 boende.

Inför verksamhetsuppföljningen har kvalitetsstrateg även tagit del av avtalet, personalschema för perioden juli tom december 2019, verksamhetens rutin för klagomål och synpunkter, introduktion för nya medarbetare, checklista vid nyanställning och avslut, riktlinje för social

(4)

4

dokumentation, handbok för genomförandeplan samt ”avstämningsbesök, hälso- och sjukvård på Gransångarevägen”¹ genomförd 2020-02-27 av MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska).

4 Verksamhetsobservation

Det har inte varit möjligt att göra en verksamhetsobservation i samband med denna uppföljning.

På grund av smittspridning av pandemin Covid-19 i samhället så görs för närvarande inga besök i verksamheterna.

5 Arbetssätt

Verksamheten arbetar med tydliggörande pedagogik. Då alla boende har

flerfunktionsvariation tydliggörs mycket muntligt och genom fasta rutiner för att göra vardagen strukturerad och tydlig. Omvårdnadsbehoven är stora så stor vikt läggs vid det dagliga måendet och kravanpassning utifrån det. Flera av de boende har hög frånvaro från dagliga verksamheten pga. sjukdom.

Alla boende har en stödpersonal, en ordinarie och en ersättare. Det finns en beskrivning av vad som ingår i stödpersonuppdraget och varje medarbetare skriver på att de tagit del av uppdraget. Stödpersonsuppdraget följs även upp vid varje medarbetarsamtal. Verksamheten har inga boendemöten utan önskemål och delaktighet utgår från individuella behov.

Arbetssättet är att kartlägga behov och läsa av de boende då de inte har förmåga till

kommunikation i talat språk eller bilder. Självbestämmandet kommer främst till uttryck i att det finns en kontinuitet i personalgruppen med god kännedom om var och en av de boende och som kan läsa av deras kroppsspråk. Det finns även ett nära samarbete med de anhöriga.

Anhöriga deltar i möten vid behov. Verksamhetschefen har även regelbundna möten med de anhöriga. Under våren och till jul anordnas anhörigträffar, där även daglig verksamhet och LSS Rehab & hälsa deltar. Samverkan med daglig verksamhet upplevs fungera bra,

verksamheterna kontaktar varandra vid behov.

Verksamheten har möte en gång per månad, mötet innefattar både kvalitet- och brukarfokus.

Till mötet har varje stödpersonal gjort en sammanställning för varje boende utifrån en mall för verksamheten. Var tredje månad har verksamheten ett HSL-möte där sjuksköterska och sjukgymnast medverkar.

Sammanfattande bedömning

Verksamheten ska vara av god kvalitet. Beställaren definierar god kvalitet utifrån vad som anges i LSS. Utförarens metoder och arbetssätt ska säkerställa att insatserna är av god kvalitet inom kvalitetsområdena helhetssyn, kontinuitet, inflytande och delaktighet, tillgänglighet samt självbestämmande och integritet. Den samlade bedömningen utifrån uppföljningen är att verksamheten arbetar på ett ändamålsenligt sätt utifrån individanpassade arbetssätt som utgår från de boende samt strävar efter att stärka de boendes förmåga till självständighet.

1 Uppföljning, hälso- och sjukvård på Gransångarevägen, bilaga 1

(5)

5

6 Genomförandeplaner

Vid uppföljningsmötet berättas att genomförandeplanerna är ett av verksamhetens

fokusområden. Det är till viss del en utmaning att upprätta en genomförandeplan utifrån de boendes egna önskemål då de inte kan svara på frågor. Det är viktigt med ett kritiskt tänkande så genomförandeplanen blir utifrån den boendes vilja och behov och inte utifrån ett tyckande från den som upprättar genomförandeplanen. Genomförandeplanerna följs upp var 6:e månad, det är små förändringar som sker så förändringarna som behöver göras är inte så stora. Det finns en handbok (visas upp under mötet) framtagen av affärsområdets kvalitetsavdelning om ur en genomförandeplan upprättas. All personal har även gått en web-utbildning om

genomförandeplan. Genomförandeplanerna upprättas och förvaras i

dokumentationsprogrammet Safedoc. Alla boende har även en egen pärm som förvaras inlåst på kontoret. I pärmen finns ett utskrivet exemplar av genomförandeplanen.

Av den nu genomförda granskningen framgår att samtliga fyra boende har en aktuell genomförandeplan och det framgår hur den boende medverkat i upprättandet av

genomförandeplanen. Det framgår även när planen planeras att följas upp. Det framgår i samtliga genomförandeplaner tydliga hänvisningar till vart ytterligare information finns om de olika momenten t.ex. riskbedömning, rutin i arbetspärmen etc. Det finns inte mål för alla moment. I samtliga genomförandeplaner finns beskrivet hur hushållssysslorna ska genomföras men det saknas beskrivet när det ska ske. Fritidsaktiviteter finns beskrivna i samtliga

genomförandeplaner men i tre av dem framgår inte hur eller när de genomförs.

Genomförandeplanerna uppfattas som likvärdiga, följer samma struktur. De är tydliga och det framgår vad som ska göras och oftast även när och på vilket sätt. Där ytterligare information behövs finns hänvisningar till andra dokument tex rutinpärm, riskbedömning etc. Den sammanfattande bedömningen är att genomförandeplanerna motsvarar kraven på en genomförandeplan enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOFS 2014:5).

Verksamheten behöver arbeta vidare med att alla viktiga områden i det dagliga livet finns med i genomförandeplanen.

7 Social dokumentation

Dokumentation görs i verksamhetssystemet Safedoc som alla medarbetare har tillgång till.

Kvalitetsavdelningen har tagit fram en lathund för dokumentationen. Lathunden visas upp i samband med uppföljningen. Verksamheten har en dokumentansvarig och en superanvändare i datasystemen som kan ge stöd till kollegorna vid frågor om dokumentation. Verksamheten har identifierat dokumentation som ett fokusområde som de kommer att arbeta aktivt med för att öka kvalitéten inom detta område. I samband med denna uppföljning har den sociala

dokumentationen (avidentifierad) granskats för alla fyra boende.

Av granskningen framgår att dokumentationen följer samma struktur, liknande händelser dokumenteras under samma rubrik i samtliga genomförandeplaner. Avvikelser från genomförandeplanen finns dokumenterade t.ex. när boende stannat hemma från daglig

(6)

6

verksamhet. För en av de boende uppfattas den sociala dokumentationen som knapphändig, åtta korta anteckningar under en tre månaders period. För vissa av de boende dokumenteras när fritidsaktiviteter genomförs utanför boendet för andra boende finns ingen dokumentation om fritidsaktiviteter.

Dokumentation som granskats i samband med uppföljningen uppfattas överlag som relevant och saklig. Det framgår att avvikelser i förhållande till genomförandeplan dokumenteras i vissa fall, tex när boende inte åker till daglig verksamhet. Det är svårt att via dokumentationen följa omfattningen av fritidsaktiviteter, dels för att det inte tydligt framgår i alla genomförandeplaner och dels för att det i vissa fall dokumenteras när fritidsaktiviteter genomförs och i vissa fall finns ingen dokumentation alls.

Den sammanfattande bedömningen är att verksamheten dokumenterar utifrån Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2014:5) om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av LSS men att verksamheten bör arbeta vidare med att utveckla dokumentationen ytterligare.

8 Individuella- och gemensamma fritidsaktiviteter

Vid uppföljningsmötet och av enkäten utskickad inför uppföljningen framkommer att verksamheten erbjuder individuella och gemensamma aktiviteter varje vecka. Verksamheten erbjuder promenader men även utflykter med fika, bio etc. Aktiviteter planeras för varje vecka men var och en av boendes mående och dagsform avgör om planeringen kan följas.

Verksamheten fångar upp och anpassar aktiviteter till dagsformen, många aktiviteter utgår från boendet och genomförs i närområdet tex promenader, picknick, utevistelse i trädgården mm. I verksamheten erbjuds gemensamma måltider, gemensamt tv-tittande, gemensamma lekar, lyssna på musik mm. Fokus för aktiviteterna är sinnesupplevelse.

En eller flera av de boende är alltid med när personal utför olika saker i vardagen tex åker och handlar, lagar mat eller tar hand om trädgården.

Inför sommaren finns alltid en lista med aktiviteter att välja bland tex Astrid Lindgrens värld, Skansen, teater, konsert, picknic, besök på olika platser Vaxholm, Järna, Sigtuna mfl. Tidigare år har verksamheten alltid åkt iväg på utflyttad verksamhet. Sommaren 2019 var första gången detta inte genomfördes. Några av de boende åker även iväg med anhöriga under sommaren.

Av avtalet framgår att utföraren aktivt ska verka för att de boende erhåller individuella fritidsaktiviteter planerade utifrån deras personliga behov och önskemål. Minst en individuell aktivitet per person och vecka ska eftersträvas. Utföraren ska garantera den enskilde en aktiv semester oavsett om den enskilde vill stanna hemma eller åka bort. Den samlade bedömningen är verksamheten arbetar på ett ändamålsenligt sätt och möjliggör aktiviteter för de boende utifrån deras önskemål och förutsättningar, både enskilt och tillsammans med andra.

(7)

7

9 Mat och måltider

Maten tillagas av personal i varje lägenhet. De boende deltar efter sin egen förmåga. En boende väljer alltid att äta maten tillsammans med personal i sin lägenhet, övriga tre boende sitter ofta och äter tillsammans i det gemensamma köket. I samband med högtider och även ibland vid andra tillfällen tillagas och äts måltider gemensamt. De boende har inte förmåga att själv välja mat (inte heller med stöd av bilder). Personalen har lärt känna de boende och vet vilken mat de tycker om, det finns listor för var och en att välja maträtter från. Alla boende följer med och handlar sin mat, kompletteringshandling kan göras via Mathem.

Av avtalet framgår att verksamheten ska arbeta med individanpassat stöd. Personalen ska ha kunskap om att ge rätt stöd till den enskilde för att bibehålla och utveckla det han/hon klarar av i sin dagliga livsföring samt motverka social isolering. De boende ska själva, efter förmåga, delta i såväl inköp som tillagning av mat samt andra i ett hushåll förekommande sysslor såsom t ex tvätt och städning. Insatserna ska utformas utifrån den enskildes personliga behov och önskemål. Den samlade bedömningen är att verksamheten arbetar på ett ändamålsenligt sätt och strävar efter att stärka den boendes egna förmågor och utöka självständigheten i vardagen.

10 Hälso- och sjukvård

Besök gjordes på Gransångarevägen för att se hur det fungerar med hälso- och

sjukvårdsinsatser och basal hygien. Frågor ställdes hur man gör vid avvikelse (fall och läkemedel), hur läkemedelshanteringen fungerar samt hur man arbetar enligt basala

hygienrutiner. Basal hygien fungerar till viss del och förutsättningar saknas på vissa ställen (utrustning etc). Avvikelseprocessen är förankrad och fungerar bra. Läkemedelshanteringen följer inte helt rutiner och riktlinjer. Flera av punkterna som uppmärksammats de två föregående åren kvarstår även i år. Dessa är: förvara endast läkemedel i läkemedelsskåpen, bristande följsamhet till basal hygien, flera slitna läkemedelsskåp, nycklarna sitter i skåpsdörren hela tiden. Läkemedel ska förvaras oåtkomligt för obehöriga och skåpet ska vara låst.

Brytningsdatum saknas på läkemedel. Åtgärdsplan ska upprättas och skickas till MAS.

11 Bemanning

Verksamheten har en stabil personalgrupp och personalomsättningen har varit låg.

Verksamheten har haft en vakant tjänst pga. tjänstledighet för studier. Den tjänsten tillsätts from 1 mars. Bemanningen är i genomsnitt fördelad på 2 personal på morgonen, 1 under dagen och from eftermiddagen 3 personal samt 1 vaken personal under natten. Under helgerna är det 3 personal från morgon till kväll. Hela årets schema visas upp under uppföljningen och det framgår att inga pass lämnats vakanta utan att vikarie alltid tillsatts vid frånvaro av ordinarie personal. Verksamheten beskriver att de har en relativt god tillgång på vikarier. Verksamheten tar emot praktikanter varje år och har kunnat rekrytera bra sommarvikarier tack vare det.

Verksamhetschefen upplever att det är relativt svårt att rekrytera personal och vikarierar till

(8)

8

verksamheten. De boende har stora omvårdnadsbehov och viss medicinsk kunskap behövs då man måste kunna hantera sond, peg, lyft mm. Verksamheten är noggrann vid rekrytering och tänker även alltid på att det alltid måste vara minst en van personal som jobbar och inte två nya oerfarna. Mellan varje arbetspass finns en överrapporteringstid på 15 minuter. Det finns en rutin för vad som ska gås igenom som bl.a. innefattar att gå igenom verksamhetens

informationspärm. Pärmen visas även upp i samband med uppföljningen.

Av avtalet framgår att utföraren ansvarar för att verksamheten är bemannad så att erforderligt stöd och säkerhet garanteras. En kontinuitet ska finnas i personalgruppen. Schemat visar att det finns en bra fördelning av personal över dygnet med utrymme för överrapportering mellan personal.

12 Kompetensutveckling

Verksamhetschef berättar att de flesta som arbetar i verksamheten har en

undersköterskeutbildning i botten och olika vidareutbildningar. Många har även lång erfarenhet av att arbeta med målgruppen. Nu pågår arbete med att upprätta och uppdatera individuella kompetensutvecklingsplaner. Detta som en del av medarbetarsamtalet. Alla medarbetare har gått utbildning i basalhygien samt lyftteknik. En uppdragsutbildning pågår inom hela

affärsområdet för personalen på de olika boendena. Det finns även olika web-utbildningar för medarbetarna ang. bl.a. dokumentation, genomförandeplan och stödpersonsuppdraget. Det pågår även utbildning av värdegrundsombud på varje enhet inom affärsområdet. Verksamheten kommer inom kort påbörja handledning med handledare inom AB Solom.

Varje ny medarbetare ges minst tre introduktionspass som innefattar både dag- och kvällspass.

Introduktionsmaterialet visas upp under uppföljningsmötet.

Av avtalet framgår att nyanställd personal och vikarier ska få en strukturerad introduktion efter utarbetade checklistor samt att utföraren ska tillse att personalen kontinuerligt ges erforderlig utbildning, fortbildning och handledning för att vid varje tillfälle vara lämpade att utföra sina arbetsuppgifter. Uppföljningen visar att verksamheten aktivt arbetar med kompetensutveckling samt har rutiner för introduktion av nya medarbetare.

13 Arbetsledning

Verksamhetschefen och biträdande verksamhetschef har tillsammans haft fyra verksamheter.

Detta kommer att förändras då verksamhetschefen ska lämna över denna enhet till en kollega och biträdande verksamhetschef slutar. Ny biträdande verksamhetschef kommer att rekryteras men då det sker en omfördelning av verksamheter bland verksamhetscheferna inom

affärsområdet kommer det inte tillsättas en biträdande verksamhetschef för Gransångarevägen.

Under en övergångsperiod kommer det finnas en tf verksamhetschef för Gransångarevägen

(9)

9

samt tre andra verksamheter. Biträdande verksamhetschef finns för de tre andra

verksamheterna. Nuvarande verksamhetschef alternerar mellan verksamheterna samt har hög tillgänglighet via telefon och mail. Det finns alltid minst 25 % chef på plats. Gransångarevägen är en fungerande och stabil verksamhet. När verksamhetschef eller biträdande verksamhetschef inte är i tjänst finns en arbetsledarjour, även LSS Rehab & Hälsa har jour så det går alltid att komma i kontakt med både arbetsledning och HSL-personal. När det gäller bemanningen har alla medarbetare ett ansvar och även mandat efter viss turordning sätta in personal, i första hand vikarier, i andra hand fyllnadstid och i sista hand beordra in kollega på övertid.

Av avtalet framgår att det alltid ska finnas en chef som förestår och ansvarar för verksamheten.

Uppföljningen visar att verksamheten både har en verksamhetschef och en biträdande

verksamhetschef vilket möjliggör att det under kontorstid vardagar ofta finns en arbetsledare på plats i verksamheten. Det finns även en arbetsledarjour under obekväm arbetstid och ett tydligt mandat för personalen avseende att bemanna verksamheten. Den sammanfattande bedömningen är att verksamheten har en verksamhetsnära arbetsledning.

14 Ledningssystem och kvalitetsarbete

Under uppföljningsmötet berättas att ledningssystemet är väl förankrat i personalen och att de deltar aktivt i arbetet. Ledningssystemet är en del som ingår i introduktionen av ny personal.

Verksamheten har olika egenkontroller som görs regelbundet under året. De egenkontroller som görs är bl.a. internkontroll, dokumentation, lokal, rutiner samt logg-kontroll i Safedoc.

Medarbetarna har olika ansvarsområden bl.a. finns dokumentansvarig, kvalitetsansvarig, brandansvarig, Safedoc ansvarig, HSL-ansvarig, samt värdegrundsombud. Olika

ombudsfunktioner har nätverksträffar en gång per termin med övriga ombud inom affärsområdet.

Verksamhetschefen berättar att avvikelsehanteringen är ett område som behöver förbättras.

Avvikelsen stäms av med verksamhetschef eller biträdande verksamhetschef, samtliga

avvikelser gås igenom en gång per månad och sammanställs även och skickas in till AB Soloms kvalitetsavdelning. På APT samtalas mycket om vikten av att skriva avvikelser. Synpunkter- och klagomål sammanställs och hanteras enligt samma rutin som finns inom hela

affärsområdet. Verksamheten får in få klagomål, det senaste kom förra sommaren och handlade om en utomlandsresa.

Av avtalet framgår att utföraren ska ha och arbeta efter ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt gällande författningar. Ledningssystemet ska uppfylla kraven i SOFS 2011:9, Socialstyrelsen föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Uppföljningen visar att verksamheten har och arbetar med ledningssystem för kvalitetsarbete. Ledningssystemet innefattar bl.a. internkontroll, synpunkts- och

(10)

10

klagomålshantering, avvikelsehantering mm.

15 Styrkor och svagheter

Verksamheten beskriver omtanken om de boende som en av sina styrkor. De boende och deras omvårdnad är alltid i fokus. Det är en lugn och stabil verksamhet med engagerad personal som uppfattas ge stor trygghet för de boende.

Avvikelsehanteringen och dokumentationen beskriver verksamheten som ett av sina utvecklingsområden där förbättringspotential finns.

16 Registrerade klagomål hos Sollentuna kommun

Följande klagomål har inkommit till vård- och omsorgsnämnden under de senaste 3 åren.

2019/0117VON711 Klagomål 2019-04-04 från närstående ang nekad semesterresa