' Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(14) Spinnerskan i Mark AB

' ^Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(14) Spinnerskan i Mark AB

2018-05-17

Plats och tid Örestensrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 09.15

-

_10.50

Beslutande ^M Tomas Johansson, ordförande

MP Lo Göthberg Larsson tjänstgör för Anders Andersson (C) MBP Henry Sandahl kl.09.15-10.20 _§§ 20-26

S Lisa Dahlberg

S Pauli Kuitunen

Övriga närvarande ^E1' tiänstqörande ersätta re

Övriga

M Erik Arnell, ordförande Marks Bostads AB kl. 09.15-10.05

§§ 20-25

MP Lars-Olof Sandberg, ordförande Mark Kraftvärme AB 5 Rolf Wallerdal, vice ordförande i Mark Kraftvärme AB S Göran Andersson, ^vice ordförande Marks Fastighets AB

IM

Mats Lilienberg, verkställande direktör Spinnerskan ⁱ Mark AB och Marks Fastighets AB

Svante Dahlquist, verkställande direktör Marks Bostads AB Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Mark Kraftvärme AB

Lena Arvidsson, redovisningschef Tomas Persson, ekonom

Utses att justera ^{Lisa Dahlberg}

Justeringens plats och tid Kommunhuset, Kinna

,.

Underskrifter Sekreterare

/M5 6%.

^§§

^20"29

Tomas Persso

OrdförandeG-ø/

Tåmas Johansson

Justerande

WA

^{Lisa Dahlberg}

M

I)

Utdragsbestyrkande

U Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(14) Spinnerskan i Mark AB

2018-05-17

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Instans Spinnerskan ⁱ Mark AB Sammanträdesdatum 2018-05-17

Datum för anslags ^. _{_} _

2

uppsättande 2 Ö/ ^8”

05' 9

Datum för anslags

nedtagande

20134649

Förvaringsplats för

protokollet Kommunledningskontoret

Underskrift

EMM

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

(JQLQÅ

U Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(14) Spinnerskan ⁱ Mark AB

2018-05-17

Innehållsförteckning

Fastställande av dagordning _§ 20

Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut _§ 21 Rapportering revisionsrapport Spinnerskan ⁱ Mark AB _§ 22 Rapportering revisionsrapporter för dotterbolagen _§ 23

Aprilrapport Spinnerskan ⁱ Mark AB _§ 24

Aprilrapport Spinnerskankoncernen _§ 25

Budget 2019-2022 för Spinnerskan ⁱ Mark AB _§ 26

Dataskyddsombud, dataskyddsassistent _§ 27

Mark Kraftvärme Stadsnät _§ 28

Nästa sammanträde _§ 29

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Olgpx

U Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(14) Spinnerskan i Mark AB

2018-05-17

§ 20/2018

Fastställande

av

dagordning Spinnerskan

i Mark AB:s

beslut

Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs med tillägg av punkt för val av dataskyddsombud samt dataskyddsassistent.

Dagens sammanträde

En dagordning ingår i kallelsen, vilken publicerats på Netpublicator, till dagens möte.

Med anledning av den nya dataskyddsförordningen GDPR behöver Spinners- kan i Mark AB utse ett dataskyddsombud samt en dataskyddsassistent.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att den inför styrelsemötet publicerade dagordningen fastställs med tillägg av punkt för val av dataskyddsombud samt dataskydds- assistent.

Styrelsen beslutar enligt förslaget.

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

(9» M.

U Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida ₅₍₁₄₎ Spinnerskan i Mark AB

2018-05-17

§ 21/2018

Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Spinnerskan

i Mark AB:s

beslut

Protokollet från den 1 mars 2018 läggs till handlingarna.

Dagens sammanträde

Sammanträdesprotokollet från den 1 mars 2018 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se, och ingår i kallelsen till dagens styrelse- möte.

Verkställande direktör Spinnerskan ⁱ Mark AB Mats Lilienberg informerar om uppdrag från föregående möte avseende genomförande av översyn av Mark Kraftvärme AB inkl. fiberverksamheten för att se om bolagets avkastningskrav kan säkerställas utifrån nuvarande budget eller om nya mål ska sättas av agaren.

För översyn av Mark Kraftvärme AB:s produktion och försäljning av värme har konsultbolaget Profu anlitats. Företaget har inlett

sitt

arbete och haft möten med berörda ⁱ kommunen och i Mark Kraftvärme AB:s organisation.

För fiberverksamheten har en person kontaktats för att starta en översyn, men det är ännu inte klart exakt vad översynen ska bestå i. Det finns flera perspektiv när det gäller fiberverksamheten; dels Spinnerskan ⁱ Mark AB:s ^af- färsmässiga perspektiv, dels Marks kommuns perspektiv som bl a innebär att fiberutbyggnaden ska nå de statliga målen till 2020.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att protokollet från den 1 mars 2018 läggs till handling- arna.

Styrelsen beslutar enligt förslaget.

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

camp

U Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(14) Spinnerskan i Mark AB

2018-05-17

§ 22/2018

Rapportering revisionsrapport Spinnerskan

i

Mark AB Spinnerskan

i

Mark

AB:s

beslut

Revisionsrapport för räkenskapsåret 2017 läggs till handlingarna.

Ärendet

PwC, som är revisor för Spinnerskan ⁱ Mark _AB, har lämnat en revisionsrap- port för bolagets årsredovisning 2017 samt för verksamhet ⁱ övrigt.

Beskedet från PwC är att granskningen av räkenskapsår 2017 är avslutad och att auktoriserade revisorn avger en s k ren revisionsberättelse. I övrigt re- kommenderar PwC

att

Spinnerskan ⁱ Mark AB upprättar en rutin och med dot- terbolagen stämmer av eventuellt väsentliga händelser efter räkenskapsårets utgång för att fånga upp och vid behov komplettera årsredovisningen.

Ärendets behandling

Tjänsteskrivelse den 9 maj 2018.

Dagens sammanträde

Redovisningschef Lena Arvidsson redogör för ärendet.

Ärendet diskuteras.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att revisionsrapport för räkenskapsår 2017 läggs till handlingarna.

Styrelsen beslutar enligt förslaget.

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

wgâ

U Mar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(14) Spinnerskan ⁱ Mark AB

2018-05-17

§ 23/2018

Rapportering revisionsrapporter för dotterbolagen Spinnerskan

i Mark AB:s

beslut

Information om revisionsrapporter för dotterbolagen i Spinnerskankoncernen noteras.

Ärendet

Dotterbolagens reviosor har upprättat revisionsrapport för respektive bolag av- seende räkenskapsar 2017.

Dagens sammanträde

Ordföranden föreslår att dotterbolagens revisionsrapporter diskuteras.

Ärendet diskuteras.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att information om revisionsrapporter för dotterbolagen i

Spinnerskankoncernen noteras.

Styrelsen beslutar enligt förslaget.

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

WM

w Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(14) Spinnerskan ⁱ Mark AB

2018-05-17

§ 24/2018

Aprilrapport Spinnerskan

ⁱ

Mark AB Spinnerskan

i

Mark

AB:s

beslut

Aprilrapport 2018, som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader samt en prognos för hela året, för Spinnerskan ⁱ Mark AB, fastställs.

Ärendet

Ett förslag på aprilrapport för Spinnerskan i Mark AB, som är ^en rapport över bolagets ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader 2018 samt en prognos för hela året, har publicerats ⁱ kallelsen till styrelsemötet.

Ärendets behandling

Tjänsteskrivelse den 9 maj 2018.

Dagens sammanträde

Redovisningschef Lena Arvidsson presenterar aprilrapport för Spinnerskan i

Mark AB.

Ärendet diskuteras.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att aprilrapport 2018, som är ^en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader samt ^en prognos för hela året, för Spinnerskan i Mark AB, fastställs.

Styrelsen beslutar enligt förslaget.

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

034%

U Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(14) Spinnerskan ⁱ Mark AB

2018-05-17

§ 25/2018

Aprilrapport Spinnerskankoncernen

Spinnerskan

i

Mark

AB:s

beslut

Aprilrapport 2018, som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader samt ^en prognos för hela året, för respektive dot- terbolag ⁱ Spinnerskankoncernen och för koncernen som helhet, fastställs och överlämnas till kommunstyrelsen.

Ärendet

Ett förslag på aprilrapport, som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader ²⁰¹⁸ samt en prognos för hela året, för ^re- spektive dotterbolag ⁱ Spinnerskankoncernen och för koncernen som helhet, har publicerats ⁱ kallelsen till dagens möte.

Ärendets behandling

Tjänsteskrivelse den 14 maj 2018.

Dagens sammanträde

Verkställande direktör Marks Bostads AB Svante Dahlquist, verkställande di- rektör Mark Kraftvärme AB Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Marks Fastighets AB Mats Lilienberg samt redovisningschef Lena Arvidsson presente- rar aprilrapport för Spinnerskankoncernen.

Ärendet diskuteras.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att aprilrapport 2018, ^som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader samt ^en prognos för hela året, för respektive dotterbolag i Spinnerskankoncernen och för koncernen som helhet, fastställs och överlämnas till kommunstyrelsen.

Styrelsen beslutar enligt förslaget.

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

m3

U Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(14) Spinnerskan ⁱ Mark AB

2018-05-17

§ 26/2018

Budget 2019-2022 för Spinnerskan

i

Mark AB Spinnerskan

ⁱ Mark AB:s

beslut

Budget 2019-2022 för Spinnerskan ⁱ Mark AB fastställs.

Ärendet

Ett förslag på budget 2019*2022 för Spinnerskan ⁱ Mark AB har publicerats ⁱ kallelsen till dagens styrelsemöte.

Ärendets behandling

Tjänsteskrivelse den 9 maj 2018.

Dagens sammanträde

Redovisningschef Lena Arvidsson redogör för ärendet.

Ärendet diskuteras.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår

att

budget 2019-2022 för Spinnerskan ⁱ Mark AB fast- ställs.

Styrelsen beslutar enligt förslaget.

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

09» _AEA

Spinnerskan ⁱ Mark AB

2018-05-17

§ 27/2018

Dataskyddsombud, dataskyddsassistent Spinnerskan

i Mark AB:s

beslut

Styrelsen beslutar utse kommunjurist Marielle Neander till dataskyddsombud för Spinnerskan i Mark AB under perioden 25 maj

-

₃₁ oktober 2018. Om re- kryteringen av nytt dataskyddsombud då inte är klar, förlängs uppdraget till den 31 december 2018.

Styrelsen beslutar utse ekonom Tomas Persson till dataskyddsassistent för Spinnerskan ⁱ Mark AB.

Ärendet

EU:s dataskyddsförordning GDPR träder i kraft den 25 maj 2018. Varje per- sonuppgiftsansvarig inom kommunen ska då ha ett dataskyddsombud.

GDPR anger i artikel 37

att

en myndighet som behandlar personuppgifter ska utnämna ett dataskyddsombud. Enligt artikel 39 är dataskyddsombudets upp- gifter bland annat att övervaka efterlevnaden av GDPR samt att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige, dess anställda och vid behov till de personuppgiftsbiträden som anlitas. Dataskyddsombudet har även

att

vara kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling av person- uppgifter. Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträden ska enligt artikel 38 stödja dataskyddsombudet i utförandet av de uppgifter som avses i

artikel 39. Dataskyddsområdet får inte avsättas eller bli föremål för sankt- ioner av den personuppgiftsansvarige för

att

ha utfört sina uppgifter.

Varje nämnd och bolag inom kommunen är personuppgiftsansvarig och ska utnämna ett dataskyddsombud. Kommunens

riktlinjer

för personuppgiftshan- tering anger att vid valet av dataskyddsombud ska samordning ske inom kommunen. Enligt riktlinjerna ska varje organisation också utse en data- skyddsassistent som ska bistå dataskyddsombudet med information om verk- samheten.

Kommunledningskontoret genomför en organisationsförändring där bland an- nan en ny skydd- och säkerhetsenhet kommer att skapas. Planeringen är att dataskyddsombudet ska vara organiserad under den enheten. En chef för skydd- och säkerhetsenheten anställs nu, som kommer att rekrytera personal till enheten och däribland ett dataskyddsombud. Då den rekryteringen inte kommer att kunna vara klar innan slutet av 2018, behöver ett

tillfälligt

data- skyddsombud utnämnas fram till dess. Det bedöms då vara lämpligt att ^ut- nämna en av kommunjuristerna till det uppdraget.

Enligt artikel 37.7 ska den personuppgiftsansvarige meddela dataskyddsom- budets kontaktuppgifter till tillsynsmyndigheten. Meddelande för de olika per- sonuppgiftsansvariga inom kommunen skickas genom kommunledningskon- toret.

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

(Såå

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(14)

U Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida12(14) Spinnerskan i Mark AB

2018-05-17 Ärendets behandling

Tjänsteskrivelse den 11 maj 2018.

Dagens sammanträde

Redovisningschef Lena Arvidsson redogör för ärendet.

Ärendet diskuteras.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att styrelsen beslutar utse kommunjurist Marielle Nean- der tiIl dataskyddsombud för Spinnerskan ⁱ Mark AB under perioden 25 maj

-

31 oktober 2018. Om rekryteringen av nytt dataskyddsombud då inte är klar, förlängs uppdraget till den 31 december 2018.

Ordföranden föreslår att styrelsen beslutar utse ekonom Tomas Persson till dataskyddsassistent för Spinnerskan ⁱ Mark AB.

Styrelsen beslutar enligt förslagen.

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Siw“

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(14) Spinnerskan i Mark AB

2018-05-17

§ 28/2018

Mark Kraftvärme Stadsnät Spinnerskan

ⁱ Mark AB:s

beslut

Information om Mark Kraftvärme Stadsnät noteras.

Dagens sammanträde

Verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Bengt-Allan Frost informerar om affärsenheten Mark Kraftvärme Stadsnät inom Mark Kraftvärme AB.

Ärendet diskuteras.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att information om Mark Kraftvärme Stadsnät noteras.

Styrelsen beslutar enligt förslaget.

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

CDMÅÅ

U Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(14) Spinnerskan i Mark AB

2018-05-17

§ 29/2018

Nästa

sammanträde

Nästa ordinarie sammanträde är onsdag den 20 juni 2018, klockan 08.30- 12.00 ca.

Lokalen är Örestensrummet, kommunhuset, Kinna.

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Ola