Tjänsteutlåtande
2021-09-07 Änr KS 2021/140.059 1 av 2
Post: 185 83 Vaxholm Besök: Eriksövägen 27
Telefon: 08-541 708 00 Fax: 08-541 708 57
E-post: kansliet@vaxholm.se Webb: www.vaxholm.se
Org nr: 212000-2908 Bankgiro: 5302-9435
Upphandling av licenspartner för Microsoft-licenser
Förslag till beslut
IT och digitaliseringschef får i uppdrag att:
- Godkänna upphandlingsunderlag,
- Besluta om tilldelning av vinnande anbud, - Teckna avtal med vinnande anbudsgivare.
Ärendebeskrivning
Vaxholms stad står inför en förnyelse av avtal med Microsoft för licensförsörjning till både utbildningsförvaltningen (skola) och ADM (stadsbyggnadsförvaltningen, socialförvaltningen och kommunledningskontoret). Då utbildningsförvaltningens befintliga licensavtal löper ut 31 december 2021, är Vaxholms stad i behov av att kunna göra ett snabbt avrop på Kammarkollegiets ramavtal, för att på ett upphandlingsmässigt korrekt sätt kunna försörja förskolor och skolor med väl fungerande digitalt utbud från och med januari 2022. För att vara ekonomiskt och resursmässigt effektiva avser kommunen att använda sig av en licensförsörjningspartner, som säkerställer att Vaxholms stad alltid är rätt licensierade utifrån verksamheternas behov. Då ett licenspartneravtal tecknas på 4 år, kommer kommunens totala inköp för licenser att överstiga nuvarande gräns för delegering inom förvaltningen, därav lyfts ärendet till kommunstyrelsen för beslut om delegation för att genomföra en upphandling.
Avropet behöver vara klart och tecknat senast 1 oktober 2021 för att kunna säkerställa en sömlös avtalsövergång mellan avlämnande och tillträdande licensleverantör. Kostnadsmässigt påverkar det nya licensförsörjningsavtalet inte kommunens budget för licenser år 2022.
Finansiering
Vaxholms stads totala licenskostnader under en avtalsperiod om 4 år går inte att fastställa i detalj (är beroende av hur många licenser som avropas) men beräknas överstiga 6 miljoner kronor.
Kostnadsmässigt påverkar det nya licensförsörjningsavtalet inte kommunens budget för licenser år 2022. Kostnaderna för licenser inom området ADM hanteras centralt inom kommunstyrelsens budget medan licenserna inom utbildningsområdet belastar utbildningsnämndens budget. Kostnaderna hanteras inom ram.
Handlingar i ärendet
Tjänsteutlåtande, Kristoffer Staaf, 2021-09-07 Kommunledningskontoret
Kristoffer Staaf Administrativ chef
Tjänsteutlåtande
2021-09-07 Änr KS 2021/140.059 2 av 2
Kopia på beslutet till:
För åtgärd: Mikael Österberg, klk För kännedom: Daniel Ek, klk
Pernilla Östberg, klk Walewska Jendi, uf
