Årsrapport 2019 Kommunstyrelsen

(1)

PROTOKOLLSUTDRAG Kommunstyrelsen

2020-02-26 1/3

KS § 12 Dnr KS/2020:30-012

Årsrapport 2019 Kommunstyrelsen

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. godkänna rapporten Årsrapport 2019 Kommunstyrelsen, 2020-02-12.

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att

2. 12 082 000 kronor av överskottet år 2019 i kommunstyrelsens investeringsbudget förs över till kommunstyrelsens

investeringsbudget för 2020.

Yrkanden

David Aronsson (V) yrkar på följande ändringar:

- måluppfyllnad för Medarbetares frisknärvaro ändras till gul triangel och delvis uppfyllt,

- måluppfyllnad för Invånare – utbildning sänks från Delvis uppfylld till Inte uppfyllt.

Jan Rudengren (L) yrkar på följande ändringar:

- Kommunen och kommunstyrelsen ska formulera mål som mål och inte som aktiviteter. Målen skall vara specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbundna (SMART). Verksamhetsplanen skall följa etablerat format (se t ex SKR). Kommunstyrelsen skall arbeta för att nämnderna följer dessa riktlinjer.

Magnus Stuart (M) yrkar bifall till liggande förslag.

Beslutsgång

Ordföranden ställer avslag mot bifall till David Aronssons (V) ändringsyrkande och finner att kommunstyrelsen avslår förslaget.

Ordföranden ställer avslag mot bifall till Jan Rudengrens (L) ändringsyrkande och finner att kommunstyrelsen avslår förslaget.

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

Kommunstyrelsens årsrapport 2019 är helårsuppföljningen av

kommunstyrelsens verksamhetsplan 2019. Kommunstyrelsen har åtta egna mål som återkopplar till kommunfullmäktiges övergripande mål för fyra perspektiv som kommunstyrelsen och alla nämnder ska kraftsamla kring. Dessa områden är;

invånare, samhälle, medarbetare samt ekonomi.

(2)

2020-02-26 2/3 Invånare I kommunen erbjuds bra utbildningsmöjligheter.

Tidiga insatser i förskolan och skolan ger alla barn likvärdiga möjligheter till att utveckla kunskaper, nå målen och få en livslång lust att lära.

Delvis uppfyllt

Invånare Vården och omsorgen utvecklar och stärker individens välbefinnande och självbestämmande.

Uppfyllt Samhälle I upphandlingar ska miljökrav tillgodoses i enlighet

med miljöstrategin.

Uppfyllt Samhälle Kommunen är en trygg och säker plats att bo, verka

och vistas i.

Delvis uppfyllt Medarbetare Medarbetarnas engagemang tillvaratas genom allas

delaktighet i verksamhetsutvecklingen.

Uppfyllt Medarbetare Medarbetarnas frisknärvaro ska öka. Uppfyllt Ekonomi Kommunen har en god ekonomisk hushållning

genom väl fungerande styrning och uppföljning.

Uppfyllt Ekonomi Kommunen har genom digitaliseringens möjligheter

en tillgänglig och effektiv förvaltning.

Delvis uppfyllt

Bedömning av måluppfyllelsen baseras på nyckeltal och aktiviteter från kontorsplaner och arbetsplaner samt samtal med avdelningschefer och

specialister. Bedömningen av aktiviteternas påverkan på måluppfyllnaden bygger på både genomförda och planerade aktiviteter.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Kommunstyrelsen redovisar för året en positiv avvikelse mot budget med 1,9 miljoner kronor. Överskottet beror främst på lägre personalkostnader till följd av vakanser och sjukskrivningar.

Kommunstyrelsen Utfall 2019-12-31, tkr Årsbudget 2019, tkr Verksamhetsområde Intäkter Kostnader

Netto

kostnad Intäkter Kostnader

Netto budget

Avvikelse 2019, tkr

Kommunstyrelsen 15 -6 915 -6 900 0 -7 083 -7 083 183 659

Överförmyndare och Råden 261 -4 183 -3 922 950 -5 291 -4 341 419 126

Kommunledning 2 082 -6 001 -3 918 2 027 -6 701 -4 674 755 -1 838

Mark och exploatering 7 899 -8 716 -817 9 209 -9 423 -214 -603 -256

Näringslivsverksamhet 8 -1 728 -1 719 150 -2 081 -1 931 212 1 081

Kommunikationsavdelningen 602 -6 558 -5 955 100 -6 314 -6 214 259 119

IT- och digitaliseringsavdelningen 14 137 -26 299 -12 162 14 639 -27 664 -13 025 863 1 509

HR avdelningen 2 033 -19 638 -17 605 1 841 -19 610 -17 769 164 23

Kansliavdelningen 2 681 -16 780 -14 099 3 569 -17 863 -14 294 195 345

Ekonomiavdelningen 1 397 -23 049 -21 653 1 164 -22 834 -21 670 17 482

Kollektivtrafik/Svealandsbanan 1 674 -35 574 -33 899 0 -33 990 -33 990 91 493

Resecentrum 0 -6 547 -6 547 0 -5 669 -5 669 -878 -1 854

Summa verksamheter exkl balanserat

resultat 32 790 -161 987 -129 197 33 649 -164 524 -130 874 1 677 889

(3)

2020-02-26 3/3 Under året har Kommunstyrelsen investerat för totalt 5,5 miljoner kronor.

Investerings-medel har främst använts till:

 Reinvesteringar och förstärkning av IT-infrastrukturen

 Nytt HR-system avslutades

 Hamnplan i Mariefred och parken i Nabbviken

 Utveckling av externwebben

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Årsrapport 2019 Kommunstyrelsen, 2020-02-10 Rapport, Årsrapport 2019 Kommunstyrelsen, 2020-02-12

Bilaga, Uppföljning av privata utförare, 2020-02-12 Beslutet skickas till

Kommunfullmäktige Kommunrevisionen

(4)

Årsrapport 2019 Kommunstyrelsen

Diarienr: KS/2020:30

(5)

Inledning ...3

Kommunstyrelsens avdelningar ...3

Verksamhetsrapport ...3

Sammanfattning av måluppfyllnad ...3

Invånare...4

Samhälle ...6

Medarbetare ...9

Ekonomi...12

Väsentliga personalförhållanden...17

Ekonomisk analys...19

Driftredovisning per verksamhet ...19

Nyckeltalsbilaga ...26

Bilaga 1 Väsentliga personalförhållanden ...26

Bilaga 2 Exploateringsredovisning totalt per projekt ...30

(6)

Inledning

Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Utifrån

visionen leder och samordnar kommunstyrelsen planeringen, utvärderingen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Vidare ansvarar kommunstyrelsen för att samordna arbetet med den strategiska utvecklingen.

I ”Reglemente för Kommunstyrelsen i Strängnäs kommun” finns mer information om kommunstyrelsens uppdrag och ansvar.

Kommunstyrelsens avdelningar Kommunstyrelsen har fem avdelningar:

 Ekonomiavdelningen

 HR-avdelningen

 IT- och digitaliseringsavdelningen

 Kansliavdelningen

 Kommunikationsavdelningen.

Kommunstyrelsens avdelningars uppgifter består i stora delar av att arbeta med helheten i kommunen. Avdelningarna skapar förutsättningar för de övriga kontoren genom att bidra med styrning och riktning samt stöd.

Verksamhetsrapport

Nedan följer en redogörelse för periodens viktigaste aktiviteter, resultat och kortfattad analys. I de fall målen är kopplade till internkontroll redovisas även dessa.

Sammanfattning av måluppfyllnad Bedömning av måluppfyllnad vid helåret.

Mål Bedömning

Invånare I kommunen erbjuds bra

utbildningsmöjligheter. Tidiga insatser i förskolan och skolan ger alla barn likvärdiga möjligheter till att utveckla kunskaper, nå målen och få en livslång lust att lära.

Delvis uppfyllt

Invånare Vården och omsorgen utvecklar och stärker individens välbefinnande och

självbestämmande

Uppfyllt

Samhälle I upphandlingar ska miljökrav tillgodoses i

enlighet med miljöstrategin. Uppfyllt

(7)

Mål Bedömning Samhälle Kommunen är en trygg och säker plats att bo,

verka och vistas i. Delvis uppfyllt

Medarbetare Medarbetarnas engagemang tillvaratas genom

allas delaktighet i verksamhetsutvecklingen. Uppfyllt Medarbetare Medarbetarnas frisknärvaro ska öka. Uppfyllt

Ekonomi Kommunen har en god ekonomisk hushållning genom väl fungerande styrning och

uppföljning.

Uppfyllt

Ekonomi Kommunen har genom digitaliseringens möjligheter en tillgänglig och effektiv förvaltning.

Delvis uppfyllt

Invånare

Perspektivet invånare sätter kommunens invånare och andra personer som nyttjar Strängnäs kommuns tjänster i fokus. Det ska vara lätt att vara invånare och nyttjare av tjänster i Strängnäs kommun.

Kommunstyrelsen mål

I kommunen erbjuds bra utbildningsmöjligheter. Tidiga insatser i förskolan och skolan ger alla barn likvärdiga möjligheter till att utveckla kunskaper, nå målen och få en livslång lust att lära.

Delvis uppfyllt

Vården och omsorgen utvecklar och stärker individens välbefinnande och självbestämmande.

Uppfyllt

Ovanstående mål redovisas sammanslaget nedan då insatserna är lika.

Kommunstyrelsens uppdrag

Utifrån målet arbetar kommunstyrelsens avdelningar med att stötta kontor och verksamheter utifrån sina specialistområden. Syftet är att medverka till att kommunens verksamheter klarar sina välfärdsuppdrag. En viktig del av

uppdraget är att också utveckla gemensamma processer för att lösa kommunens gemensamma invånarnära uppgifter.

(8)

Sammanfattning av periodens viktigaste aktiviteter

 ANDTS-samrådsgrupp har startats bestående av kuratorer från alla högstadieskolor och gymnasiet.

 Barnkonventionen blir lag 2020 och förberedelser inför det har pågått under 2019 genom bland annat att utbildningar i barnkonventionen har getts till alla nämnder samt handläggare.

 En förvaltningsövergripande barnrättsgrupp har skapats. De har tagit fram riktlinjer för hur dialoger med barn ska föras.

 Dialoger med barn och ungdomar har skett kring bland annat friytor, Brobyholm och Barnkartan.

 Ungdomsrådet har anordnat, föredrag, konstutställning och konsert. De har dessutom påbörjat drop-in möten där politiker och chefer kan komma för att diskutera med ungdomsrådet.

 Kontaktcenter och turism har placerats organisatoriskt till kommunikationsavdelningen.

Resultat

Narkotikaanvändningen bland unga i kommunen är ett ökande problem. Under 2019 ökade antalet narkotikabrott i landet med 6 procent jämfört med 2018. För Strängnäs är samma siffra cirka 10 procent enligt preliminär statistik från BRÅ.

Barnkonventionen blir lag från 1 januari 2020. Som förberedelser har samtliga nämnder fått utbildning i barnkonventionen. Även handläggare som arbetar med barn har fått utbildning.

Utredningen om att förhindra sexuella övergrepp mot barn har färdigställts.

Utredningens förslag till förstärkt förebyggande arbete handlar framförallt om att höja kunskaperna om sexuella trakasserier, kränkningar och övergrepp mot barn samt att systematisera arbetet så att frågan ständigt hålls aktuell.

Slutsats

Kommunstyrelsens måluppfyllnad behöver till viss baseras på hur väl

kärnverksamheterna skola samt vård och omsorg uppfyller sina mål, då dessa är vår gemensamma uppgift. Resultaten för den kommunala grundskolan är fortfarande låga med stor variation mellan skolor. Den kommunala

gymnasieskolan ligger i nivå med tidigare med något högre resultat för betygen i yrkesprogrammen och något lägre i de högskoleförberedande.

De invånarinriktade målen inom vård och omsorg har uppfyllts i relativt hög grad. Stöd och service från kommunstyrelsen avdelningar har utvärderats till viss del när utbildningar hållits. Någon större undersökning av stöd och service har inte genomförts.

Sammantaget kommunstyrelsens aktiviteter för stöd och service till övriga nämnder/kontor, aktiviteter riktade direkt till invånare samt nämndernas måluppfyllnad blir bedömning delvis uppfylld respektive uppfylld.

(9)

Kommunstyrelsen och dess avdelningar ska fortsätta styra och ge bra stöd och service till kärnverksamheterna. Kvaliteten på stöd och service behöver under 2020 utvärderas för att skapa förutsättningar till förbättringar.

Samhälle

Perspektivet Samhälle beskriver kommunens roll som hållbar samhällsbyggare tillsammans med civilsamhället, företagen och andra aktörer. Perspektivet vänder sig till invånare, företag och föreningar som är verksamma i kommunen och vad som görs för att det ska vara lätt att bo, leva och verka i Strängnäs kommunen.

Kommunstyrelsens mål - miljö

I upphandlingar ska miljökrav tillgodoses i enlighet med miljöstrategin.

Uppfyllt

Upphandling är en viktig beståndsdel i kommunens arbete med att nå fossilfrihet och klimatneutralitet såväl som att förbättra hållbarhet med avseende på andra aspekter.

 Inköps- och upphandlingspolicyn har uppdaterats, med fokus på aspekter kring Agenda 2030 och resurseffektivitet i form av cirkulära lösningar.

 Leverantörsuppföljningar har kontrollerats utifrån om avtalsleverantörer lever upp till generella miljökrav.

 Under 2019 har upphandling av riksfärdtjänst och långa sjukresor samt serviceresor genomförts. I upphandlingen av riksfärdtjänst och långa sjukresor har krav ställts på förnybara drivmedel i den mån det inte avsevärt fördyrar resan. I upphandlingen av serviceresor har krav ställts på 100 procent förnybara drivmedel, miljöbilsklass, utsläppsklass, tvätthallar, miljöarbete m.m.

Resultat

Antalet resor (betalande resenärer, ej skolkort) med buss ökade i både stadstrafiken (9%) och landsbygdstrafiken (8%) 2019. En förklaring till den ökningen i stadstrafiken är att det skedde en återhämtning från åren då resecentrum byggdes om. I landsbygdstrafiken syntes en tydlig ökning av

resandet på linjer som ansluter till tågtrafik. Detta gäller särskilt linjerna mellan Läggesta och Mariefred, Åker samt Stallarholmen.

(10)

Enligt de två NKI-undersökningarna för 2019 gav i snitt 78,5 procent av resenärerna sin senaste resa betyget 4 eller 5 (av 5). En förbättring med fyra procentenheter från 2018.

I samband med tidtabellskiftet skulle enligt planen samtliga gamla loktåg bytas ut mot nya Mälartåg och flera nya avgångar införas. Tyvärr blev leveransen av flera Mälartåg försenad vilket gjorde att alla gamla tåg inte kunde bytas ut i tid och att alla planerade nya avgångar inte kunde börja köras från start.

Slutsats

Strängnäs kommun har ett starkt fokus på miljö och hållbarhet kring inköps- och upphandlingsfrågor. De förstärkta miljökrav som kommunen använder följs.

Resandet med kollektivtrafiken ökar i kommunen. Nöjdheten bland resenärerna har förbättrats.

Sammantaget bedöms målet vara uppfyllt.

Internkontroll - Stärkta miljökrav i upphandlingar

Kontroll har genomförts av samtliga annonserade upphandlingar som

genomförts i egen regi om avtal tecknats utan stärkta miljökrav. Kontrollen visar en av åtta genomförda upphandlingar under hösten 2019 saknar stärkta

miljökrav. Ingen avvikelse då bedömningen är att upphandlingens art inte behövde det.

Kommunstyrelsens mål - trygghet

Kommunen är en trygg och säker plats att bo, verka och vistas i.

Delvis uppfyllt

Kansliavdelningen bistår med kompetens till samtliga kontor och avdelningar kring trygghet och säkerhetsfrågor. Risk- och sårbarhetsanalyser är en avgörande faktor vid eventuella extraordinära händelser.

Kansliavdelningen och kommunikationsavdelningen har särskilt ansvar kring arbetet och hanteringen kring trygghetsfrågor och medborgarlöften.

 Valet genomfördes tryggt och säkert.

 En mötesplatsutredning har genomförts under året och får genomslag under 2020.

 Arbetet med risk- och sårbarhetsanalysen har färdigställts under året.

(11)

 Säkerhetsenheten har sett över de styrande dokumenten kring säkerhetsarbetet.

 Kommunen har en ny samverkansöverenskommelse med polisen med fokus på unga.

 Informationsträffar om grannsamverkan har hållits i kommundelarna samt på Näringslivsdagen och seniordagen.

 Under 2019 har arbetet med ny strategi för ett bra företagsklimat i Strängnäs kommun, Attraktionskraft 2023, påbörjats och beräknas vara färdigställd för beslut under sommaren 2020.

 Kontinuerliga och uppskattade företagsbesök har etablerats under året.

 Ett projekt tillsammans med Svenskt näringsliv har genomförts.

Resultat

Den nationella trygghetsundersökningen 2019 presenterar resultat på

kommunnivå. I Strängnäs kommun uppger 30 procent att de känner otrygghet vid utevistelse sena kvällar i sitt eget bostadsområde. För Sörmland och riket gäller 31 procent respektive 28 procent.

Enligt SCB medborgarundersökning (2018) har otryggheten ökat i kommunen vilket tillsammans med ovanstående talar för att invånare i Strängnäs kommunen känner sig relativt otrygga.

Otryggheten har enligt medborgarundersökningen ökat sedan 2014 och är högre än snittet bland övriga kommuner i undersökningen. Andelen anmälda brott per invånare ökade mellan 2014-2015 och låg sedan kvar till 2017 för att sedan minska 2018 och 2019. Den upplevda otryggheten ligger dock kvar på ungefär samma nivå. Idag tror ca 85 procent av invånarna i Strängnäs att brottsligheten ökar i kommunen.

Risk- och sårbarhetsanalys (RSA) har genomförts. Samtliga verksamheter har arbetat med att kartlägga och identifiera sin samhällsviktiga verksamhet och vilka åtgärder som krävs för att möta upp de sårbarheter som upptäckts.

Strängnäs kommuns resultat i Svenskt näringslivs företagsklimatranking gällande det sammanfattande omdömet har förbättrats samt rankningen där kommunen gått från plats 109 till plats 82.

Slutsats

Strängnäs har en relativt låg brottslighet jämfört med kommuner i vår närhet.

Dessutom sjunker brottsligheten. Kommunens samarbete med andra aktörer fungerar bra. Resultatet dras ner utifrån att kommunens invånare upplever en otrygghet trots ovanstående. Kommunstyrelsens mål ”Kommunen är en trygg och säker plats att bo, verka och vistas i” bedöms vara delvis uppfyllt men kommunen behöver bli starkare att förmedla de konkreta uppgifter som finns inom området.

Företagare i Strängnäs kommun upplever kommunens service som välfungerande och ger höga betyg.

(12)

Internkontroll - Krisplanering

Kontroll av socialkontoret, utbildningskontoret samt kulturkontoret om dessa har kontorsspecifika ”krisplaner” då de har invånarintensiva verksamheter.

Kontrollen visar att utbildningskontoret, socialkontoret och kulturkontoret har kontors-övergripande krisplaner. Ingen avvikelse.

Uppföljning av privata utförare

Enligt plan har uppföljning av Plan för privata utförare genomförts.

Kommunstyrelsen har överlåtit "Bevakningstjänster omfattande förebyggande arbete, områdesbevakning, larmcentraltjänst, störningsjour för SBAB samt särskilda beställningar" till Securitas. Uppföljningen har delvis genomfört och flera punkter i uppföljningen har tydliga brister inom bland annat utbildning och återkoppling. Se bilaga "Redovisning av uppföljning av privata utförare för kommunstyrelsen 2019" för mer information.

Medarbetare

Medarbetarperspektivet riktar sig till medarbetare och chefer inom Strängnäs kommunkoncern. Alla anställda och förtroendevalda företräder Strängnäs kommun och utför sitt arbete på ett sätt som stärker invånarnas förtroende för kommunen.

Kommunstyrelsen mål – engagemang

Medarbetarnas engagemang tillvaratas genom allas delaktighet i verksamhetsutvecklingen.

Uppfyllt

Tillit ska genomsyra hela organisationen. Kontorets avdelningar ska aktivt verka för en styrning med tillit. Tillit till politiker, chefer, medarbetare och invånare ska genomsyra de aktiviteter vi planerar och genomför.

 Medarbetarundersökningen (HME) genomfördes under våren 2019.

 Arbetet med en kompetensförsörjningsstrategi har pågått under året och ska under kvartal ett 2020 upp för beslut i kommunstyrelsen.

 PwC har hjälpt kommunen med att genomföra en analys av kommunens framtida rekryterings och personalbehov (personalframskrivning) inom kärnverksamheterna.

 PwC har även hjälpt kommunen att sammanfoga LFA (långsiktig

finansiell analys) och personalframskrivningen. Detta för att åskådliggöra hur effektiviseringar och personalbehov relaterar till varandra.

(13)

Resultat

För kommunen var svarsfrekvensen för HME 82 procent, en tydlig ökning sedan tidigare år. Gällande engagemang och motivation ligger resultatet av HME i nivå med tidigare år med endast marginella skillnader. Se bild nedan.

Se bilaga 1 Väsentliga personalförhållande för mer information om HME.

Slutsats

Motivationen och engagemanget hos kommunens medarbetare är högre än medel bland kommuner. Meningsfulla arbetsuppgifter och att medarbetare kan lära nytt och utvecklas drar upp resultaten. Över motivationen har även ledarskapet

förbättrats. Tillitsarbetet i kommunen behöver fortsätta. Dessa tillsammans bidrar till att målet bedöms bli uppfyllt.

Kommunstyrelsens mål – frisknärvaro

Medarbetarnas frisknärvaro ska öka. Uppfyllt

Kommunens chefer behöver ständig kompetensutveckling för att klara sina uppdrag. HR-avdelningen driver och utvecklar kommunens chefs- och

ledarutveckling. Systematiskt arbetsmiljöarbete är en av nycklarna till en ökad frisknärvaro.

 Under 2019 har Strängnäs kommun haft ett stort fokus på det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM).

86

75 74 78

87

77 76 80

88

78 77 81

88

79 76

81

60 70 80 90 100

Mitt arbete känns meningsfullt

Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete

Jag ser fram emot att gå till arbetet

Motivation totalt

Index 2016 Index 2017 Index 2018 Index 2019

Motivation samtliga

(14)

 Programmet ”Jag som ledare” har genomförts i samtliga sju omgångar som planerat.

 Chefsutbildningar inom flera områden har genomförts.

 Arbetsmiljöutbildningen för chefer har förlängts från en dag till två dagar.

 Ledarforum har genomförts vid fyra tillfällen under året. Teman var:

”Önskat läge 2030” ”Cirkulär ekonomi” samt Arbetsmiljö. Fjärde ledarforumet var en summering av året, samt en föreläsning kring ledarskap.

Resultat

Sjukfrånvaron fortsätter att minska i kommunen. 2019 minskade sjukfrånvaron med 1,4 procentenheter i förhållande till 2018, vilket motsvarar länets största förflyttning i positiv bemärkelse. Snittet för sjukfrånvaron 2019 uppgår totalt för samtliga kommunens medarbetare till 8,3 procent, varav 47,2 procent är

långtidssjukfrånvaro. Motsvarande period 2018 låg sjukfrånvaron på 9,7 procent, varav 56,4 procent var långtidssjukfrånvaro.

En positiv trend är att kommunens medarbetare upplever allt bättre ledarskap.

Totalindex för ledarskap har ökat från 76 till 78 från förra året och samtliga delfrågor (min chef visar uppskattning, min chef visar förtroende, min chef ger mig förutsättningar) har samtliga förbättrats.

Läs mer under Väsentliga personalförhållanden.

Slutsats

Sjukfrånvaron fortsätter att sjunka. Trenden är positiv och ser inte ut att ändras.

Medarbetarna upplever ett allt bättre ledarskap och under året och kommande år ligger stort fokus på arbetsmiljöfrågor. Långtidssjukfrånvaron har sjunkit

markant. Sjukfrånvaron överlag har sjunkit mest i länet.

Framförallt sjunker sjukfrånvaron bland kvinnor med 1,7 procentenheter.

Andelen kvinnor i organisationen är drygt 80 procent vilket ger en mycket positiv sänkning av sjukfrånvaron. För medarbetare mellan 30-49 år har sjukfrånvaron minskat med 1,7 procentenheter. Denna grupp är den största åldersgruppen.

70

77 76 74

72

79 76 76

73

80 77 76

74

80 78 78

60 65 70 75 80 85

Min närmaste chef visar uppskattning för mina

arbetsinsatser

Min närmaste chef visar förtroende för mig som

medarbetare

Min närmaste chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete

Ledarskap totalt

2016 2017 2018 2019

Medarbetarnas syn på ledarskap

(15)

Målet att öka frisknärvaron bedöms vara uppfyllt utifrån ovanstående.

Internkontroll

Hantering av avvikelser

Kontroll har genomförts om avvikelser i KIA-systemet hanteras inom rimlig tid.

Under perioden 1 september till 30 november anmäldes 209 tillbud och olyckor (inkl färdolyckor) i kommunens avvikelsesystem. 30 procent av dessa hade inte hanterats i systemet 27 januari 2020. De flesta avvikelserna hanteras dock men saknar dokumentation i systemet vilket medför att det inte kan sägas säkert hur många som saknar åtgärd. Kontrollen kan konstatera att rutiner kring

dokumentation av åtgärd efter avvikelse inte följs fullt ut av samtliga chefer. Det bedöms som en avvikelse.

Plan för återgång i arbete

Kontroll har genomförts om personer med sjukfrånvaro längre än 30 dagar har en plan för återgång i arbete. Kontrollen genomfördes genom slumpmässigt urval och visar att 9 av 10 har en plan för återgång i arbetet. Det är en förbättring sedan tidigare kontroller. Förklaring till det kan vara fokus på sjukfrånvaro under året, ett enklare system för hantering av sjukfrånvaro kopplat direkt till det nya

personalsystemet. Samtliga chefer har fått också fått utbildning i systemet. Det är dock viktigt att kommunen fortsätter sitt arbete kring sjukfrånvaro och att chefer följer de framtagna rutiner som finns kring området. Bedöms som en avvikelse som dock tydligt förbättrats.

Ekonomi

God hushållning och långsiktig ekonomisk hållbarhet ska råda i hela kommunkoncernen och verksamheterna ska bedrivas ändamålsenligt och

effektivt. Ordning och reda i ekonomin är en förutsättning för kvalitetsutveckling i verksamheter, såväl hos kommunala och privata regin samt bolag.

Kommunstyrelsens mål – god ekonomisk hushållning

Kommunen har en god ekonomisk hushållning genom väl fungerande styrning och uppföljning.

Uppfyllt

Kommunstyrelsens avdelningar ansvarar för att driva och leda arbetet med att hantera de ekonomiska utmaningarna. Det behöver göras genom en långsiktig och effektiv ekonomistyrning.

Långsiktig kompetensförsörjning är tillsammans med den långsiktiga ekonomiska planeringen den stora utmaningen. De ska tillsammans vara

(16)

styrande för kommunens prioriteringar och kunna återspeglas i kommunens styrning.

Läs mer om kompetensförsörjning under Väsentliga personalförhållanden.

 Reviderade riktlinjer för god ekonomisk hushållning är tagna av

Kommunfullmäktige. Dessa inkluderar bland annat ett långsiktigt mål för koncernens soliditet på 25 procent 2030.

 Den långsiktiga finansiella analysen (LFA) har slagits samman med långsiktig personalframskrivning (LPF).

 Beslut har tagits i kommunstyrelsen om koncernbildning och ny bolagspolicy.

 Lokalstyrningsprocessen har reviderats och implementering av processen har pågått under året.

 Ledarforum i maj fokuserade på Cirkulär ekonomi med syfte att öka cheferna kunskaper inom området.

 Önskat läge 2030 och nya kommunövergripande mål arbetades fram av ledningen under våren 2019. Utifrån dessa har kommunens övergripande mål 2020-2022 tagits fram.

 En kommunövergripande analysgrupp har skapats med uppdrag att stärka samspelet inom styrning och öka analysförmågan i kommunen.

 Plan- och uppföljningsprocessen har gjorts om under 2019. Flerårsplanen kommer att arbetas fram och beslutas i juni 2020 med möjlighet till komplettering under november 2020. Samtliga nämnder kommer att arbeta parallellt med verksamhetsplaneringen och internkontrollen.

Resultat

Personalframskrivningen för Strängnäs kommun visar ett personalbehov som kommer att öka från 1301 till 1553 anställda fram till år 2028. Samtidigt visar den långsiktiga finansiella analysen på ett växande gap mellan kostnader och intäkter.

Resultatet från sammanslagningen av den långsiktiga finansiella analysen och personalframskrivning är att Strängnäs kommun under perioden kommer att kunna finansiera en ökning av sin personal med 98 anställda. Detta är 62 procent lägre än den önskade ökningen.

Arbetet med Flerårsplanen 2020-2022 och målframtagning har fungerat väl.

Tidplanerna är överlag snäva, strategidagar kommer sent in på året och delaktigheten kan förbättras. Flera steg har tagits i positiv riktning men

utmaningar finns kvar att hantera. Plan- och uppföljningsprocessen har ändrats för att bättre hantera utmaningarna.

Läs mer om det ekonomiska resultatet i stycket om Ekonomisk analys.

Slutsats

Kommunen står inför stora utmaningar framöver och behöver rusta sig inför det.

De ekonomiska resultaten är positiva till skillnad från många andra kommuner.

(17)

Avgörande beslut har tagits under året för att fortsätta att säkra kommunens ekonomi. Tillsammans ger det bedömningen att målet är uppfyllt.

Internkontroll Rätt lön ut i rätt tid

Kontroll av extra utbetalningar som skett under 1 januari till 31 december 2019. I genomsnitt genomförs 29 extra utbetalningar per månad av totalt drygt 3000 utbetalningar. Orsaken i de allra flesta fall är sent inkomna underlag från verksamheterna (91%) övriga orsaker är felregistreringar och systemfel. Detta bedöms inte som en avvikelse.

Lön till personer som slutat

Kontroll om lön betalts ut till personer som avslutat sin anställning. Kontrollen har genomförts genom att kontrollera fakturor som skickats till medarbetare kring återbetalning. Kontrollen visar att en löneutbetalning har gjorts till personer som slutat. Orsaken är sen inkommen uppsägning. Ingen avvikelse konstateras.

Verkställs politiskt fattade beslut enligt beslutad tidplan

Vid internkontrollen 2018 uppmärksammades att inte i något av besluten har kommunstyrelsen tagit ställning till hur och enligt vilken tidsplan beslutet ska verkställas. Som förslag på åtgärd bör mallen för tjänsteutlåtandet uppdateras med en rubrik för just verkställigheten. Det genomfördes. Vid årskontrollen 2019 för samma punkt uppmärksammas att tre beslut som fattats i Kommunstyrelsen har en angiven tidsangivelse. Två verkställdes direkt och det andra ska verkställas 2020. Samtliga KS-beslut under perioden kontrollerades.

Kommunstyrelsens mål – digitalisering

Kommunen har genom digitaliseringens möjligheter en tillgänglig och effektiv förvaltning.

Delvis uppfyllt

Kommunstyrelsens avdelningar ska ha en digitaliseringsorganisation som verkar för att kommunens verksamheter ska kunna utvecklas och nå sina mål.

Digitalisering, verksamhetsutveckling med stöd av IT, är ett av våra viktigaste verktyg för att hantera effektiviseringsutmaningen inom välfärden.

(18)

 Nya webben lanserades under hösten 2018 och under 2019 har webben fortsatt att utvecklas. Utfallet har varit mycket positivt med en prisbelönt webb.

 FAS-ekonomiskt bistånd innebar att Jobbtorg införde digital ansökan för ekonomiskt bistånd och automatiserar beslutsprocessen.

 Automatisering av ansökan till skolskjuts är färdigställd, ett samarbete mellan IT- och digitaliseringsavdelningen och utbildningskontoret.

 Inom 4M-samarbetet har en E-tjänsteportal upphandlats.

 Arbetet med utvecklings- och förvaltningsmodellen har pågått under 2019 och beräknas pågå under hela 2020.

 Projektet Digitala möten är slutfört och nämndprocessen består nu endast av digitala handlingar. Arbete pågår kring digitala signeringar.

 Fortsatt arbete kring e-arkiv under helåret. Plan finns att gå in i

upphandling som beräknas vara klar till sommaren 2020 med pilot under våren.

 Internkontroll och risk- och väsentlighetsanalysen har implementerats i ledningsinformationssystemet.

 E-fakturor är implementerat. 75 procent av leverantörsfakturorna är idag e-fakturor.

Resultat

Ekonomi och kompetensförsörjning är kommunens stora utmaningar.

Digitalisering är den mest avgörande faktorn i att effektivisera kommunens verksamheter. Kommunen gör stora satsningar på digitaliseringen och under 2019 har fokus legat på att skapa en starkare grund, genom utvecklings- och förvaltningsmodellen samt IT-organisationen, för fortsatt utveckling.

Nya strangnas.se lanserades i slutet av 2018 och har mottagits mycket väl, av såväl besökare som kommunens medarbetare. Strängnäs kommuns web har blivit utsedd till Sveriges bästa offentliga webbplats. Webbplatsen är idag en av landets mest tillgängliga kommunala webbplatser. Kommunen har lyckats väldigt bra enligt mätningar av teknisk tillgänglighet (90,9 av 100) och kvalitet (95,2/100).

Antal besök på webben har ökat.

Under året har intranätet haft stora tekniska problem som har varit svåra att förutse. Hanteringen av problemen har tagit mycket resurser. Vid årsskiftet 2019/2020 kvarstår problemen.

FAS-ekonomiskt bistånd innebar att Jobbtorg införde digital ansökan för ekonomiskt bistånd och automatiserar beslutsprocessen. Fler personer arbetar idag med att få människor i arbete. Kommunen har uppmärksammats för sitt arbete samt vid ett flertal tillfällen varit ute i landet och berättat om FAS- projektet.

Införandet av Utvecklings- och förvaltningsmodellen har pågått under hela 2019 och kommer att pågå under hela 2020. Upptäckta potentiella brister/risker under

(19)

införandet har identifierats och tagit upp med berörda myndigheter. Arbetet med modellen har även gett en bättre bild av vilka kostnader som finns kopplade till IT-system exempelvis licenskostnader.

Kommunens digitala utveckling följs genom SKLs e-blomlåda. Genom den kan vi följa upp utvecklingen av digitala tjänster till kommuninvånare och företagare, ledning och styrning kring IT-utveckling samt kommunens tekniska

förutsättningar.

Område Uppfyllt Delvis uppfyllt Ej uppfyllt

Digital service 33 % 35 % 32 %

Ledning/styrning 22 % 53 % 25 %

Teknik 17 % 67 % 16%

Hanteringen och arbetet med dataskyddsombud har fungerat bristfälligt.

Strängnäs kommun har en GDPR-koordinator som arbetar tillsammans med kommunens alla GDPR-samordnare på kontoren.

Informationssäkerhetsarbetet har stått still under en längre tid. Ansvaret för arbetet har vandrat mellan kansli och IT-avdelning och tillbaka. Kommunen har även saknat dedikerad kompetens inom området och rekrytering har dragit ut på tiden.

Slutsats

Den digitala utvecklingen i Strängnäs kommun går framåt genom att ett par större projekt rotts iland med framgångsrikt resultat. Grunden för IT- och

digitalisering behöver dock få en stabil grund genom en tydligare IT-organisation samt att utvecklings- och förvaltningsmodellen kommer på plats. Det kommer att ta dig vilket även påverkar farten i den digitala utvecklingen utifrån resursbehov och att modellen inväntas. Webben och de genomförda projekten FAS och skolskjuts är positiva. Informationssäkerhetsarbetet och hastigheten i den digitala utvecklingen negativa. Målen bedöms vara delvis uppfyllt.

Internkontroll

Kommunen saknar rätt licenser för de programvaror som används Majoriteten av de licenser kommunen har är kopplade till Microsoft.

Licensförförandet medför att kommunens IT-avdelning har koll på dessa.

IT-behörighet finns kvar hos medarbetare som avslutat sin anställning

IT-avdelningen skickar varje månad ut en lista på medarbetare som inte har någon anställning men ändå har ett konto, till varje chef. Det innebär att cheferna har förbättrade möjligheter att meddela systemansvariga om avslut. Det är dock avgörande att chefer talar om när medarbetare avslutar sin anställning. Även när medarbetare byter arbetsplats inom kommunen kan bidra till brister i

(20)

behörighetsfrågan. En åtgärd för framtiden är att ha ett systemstöd för stänga behörigheter oavsett om medarbetaren slutar eller byter arbetsplats. Vid

årsskiftet 2019/2020 kvarstår behovet av systemstöd för att stänga behörigheter.

Kommunen saknar aktuella och gällande rutiner och riktlinjer för informationssäkerhet

Under hösten 2018 genomfördes ett projekt kring informationssäkerhet och GDPR. Projektet gav en kartläggning av kommunens nuläge vilket utmynnade i en åtgärdsplan. Beslut togs att ansvaret för informationssäkerhet kommer att flyttas från säkerhetsfunktionen på kansliavdelningen till IT- och

digitaliseringsavdelningen i samband med införandet av den nya utvecklings- och förvaltningsmodellen. Beslutet har dock ändrats och ansvaret för

informationssäkerhetsarbetet kommer att finnas på kansliet säkerhetsfunktion där även en resurs ska anställas i början av 2020. Rutiner och riktlinjer behöver utvecklas.

Väsentliga personalförhållanden

Sjukfrånvaro

Sjukfrånvaron fortsätter att minska i kommunen. 2019 minskade sjukfrånvaron med 1,4 procentenheter i förhållande till 2018, vilket motsvarar länets största förflyttning i positiv bemärkelse. Snittet för sjukfrånvaron 2019 uppgår totalt för samtliga kommunens medarbetare till 8,3 procent, varav 47,2 procent är

långtidssjukfrånvaro. Motsvarande period 2018 låg sjukfrånvaron på 9,7 procent, varav 56,4 procent var långtidssjukfrånvaro. Ett långsiktigt och idogt arbete har gett positivt resultat.

29,6 procent av kommunens medarbetare hade ingen sjukdag under året, och 54,5 procent hade 0-5 sjukdagar.

(21)

Se bilaga 1 Väsentliga personalförhållanden för mer information.

Åtgärder för att minska sjukfrånvaron

Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) har nu stort fokus inom samtliga verksamheter. För första gången har årlig uppföljning av SAM, i samverkan genomförts på kommunens arbetsplatser, som nu aggregeras upp till kommundirektör och kommunstyrelsen.

Arbetsmiljöutbildning har genomförts två omgångar för chefer och

arbetsmiljöombud under april och november. Från hösten utökades utbildningen från en till två dagar.

HR-specialist, med riktat uppdrag att stötta chefer i framförallt rehabiliterings- frågorna, är tillsatt på visstidsanställning, uppdraget riktas till

utbildningskontoret och socialkontoret.

Ett arbetsmöte mellan Försäkringskassans generaldirektör, representanter från vårdcentralerna, förvaltningsledningen, kommunalråden och oppositionsrådet ägde rum i april, samt i september. Som ett resultat av dessa möten startar ett gemensamt projekt med Strängnäs vårdcentral i januari, som pågår första halvåret 2020. Projektet innebär framförallt att läkare kontaktar berörd chef, innan sjukskrivning. Faller projektet ut väl, erbjuds övriga vårdcentraler att ansluta till det nya arbetssättet.

Kompetensförsörjning

Strängnäs kommun växer och befolkningen ökar. Detta leder till en ökad efterfrågan på kommunal service, som dessutom resulterar i ökat personal och rekryteringsbehov. Demografiska förändringar i befolkningsstrukturen kommer påverka hur stora effekterna blir för verksamheterna, beroende på deras

målgrupper. Strängnäs kommuns befolkningsprognos visar att allt fler kommer leva allt längre. Den största befolkningsökningen förväntas ske i åldersgruppen 80-84 år, som förväntas öka med hela 93 procent fram till år 2029 jämfört med idag.

Beräkningarna visar att Strängnäs kommun kommer, allt annat lika vad gäller personalstruktur och arbetssätt, behöva rekrytera och tillsvidareanställa mellan 183 och 236 medarbetare per år. Till detta kommer ett ökat behov av tim- och visstidsanställda. Den största delen av rekryteringsbehovet beror på

personalomsättningen inom respektive yrkeskategori. Pensionsavgångar är också en bidragande faktor till det ökade rekryteringsbehovet i kommunen även om effekten inte är lika omfattande som den som följer av personalomsättningen.

Personalframskrivningen, som kommunen fått hjälp att ta fram, visar att det aggregerade personalbehovet kommer öka med drygt 22 procent fram till år 2029, givet antagandet om att nuvarande personalstruktur och arbetssätt inte kommer att ändras. Det innebär att personalstyrkan skulle öka med 268 tillsvidareanställda fram till år 2029 jämfört med idag. Samtidigt visar den

(22)

långsiktiga finansiella analysen på ett växande gap mellan kostnader och intäkter.

Resultatet från sammanslagningen av den långsiktiga finansiella analysen och personalframskrivning är att Strängnäs kommun under perioden kommer att kunna finansiera cirka 38 procent av den förväntade ökningen. Därför behöver kommunen hitta nya arbetssätt för att bli mer effektiva.

Behovet av effektivisering inom kommunens verksamheter styrs även av tillgången till arbetskraft. För de yrkeskategorier som analyserats är Strängnäs kommuns personalbehov högre än dess tillgång för de allra flesta. Som största är underskottet på undersköterskor. Kommunens behov ökar under perioden med 127 undersköterskor, medan tillgången ökar med ungefär 20.

Ekonomisk analys

Kommunstyrelsen redovisar för året en positiv avvikelse mot budget med 1,9 miljoner kronor. Överskottet beror främst på lägre personalkostnader till följd av vakanser och sjukskrivningar.

Av nämndens 12 verksamheter, med nämnden inräknat, redovisar 9

verksamheter överskott, 2 verksamheter redovisar underskott och 1 verksamhet redovisar budget i balans.

Driftredovisning per verksamhet

Kommunstyrelsen: +0,2 miljoner kronor

Kommunstyrelsen redovisar högre personalkostnader och lägre övriga kostnader än budgeterat.

Kommunstyrelsen Utfall 2019-12-31, tkr Årsbudget 2019, tkr

Verksamhetsområde Intäkter Kostnader