Utdragsbestyrkande Styrelsen för Vara Konserthus AB 2020-05-12
Plats och tid Per videolänk
Beslutande
12 maj 2020 kl.10.00 – 12.30
Sture Carlsson, ordförande, Kjell Gustafsson, vice ordförande
Kerstin Alberius Christina Backman Claes Eriksson Mikael Lidén Max Låke
Carl Henrik Ohlsson
Petra Kloo Vik, konserthuschef/VD
Övriga
Henrik Lillsjö, avgående konserthus chef/VD
Ekonom Rebecca Stridsberg Marknadschef Ewa Woldenius Anna Cederqvist, VD Vara Koncern/
Kommundirektör, §§ 46–47
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer
§
35–47 Kerstin Alberius
Ordförande _____________________________
_____
Sture Carlsson
Justerare
Carl Henrik Ohlsson
2
§ 35
Fastställande av dagordning Beslut
Styrelsen fastställer dagordningen enligt utsänt förslag.
____________________________________________________________
§ 36
Föregående mötesprotokoll Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga föregående mötesprotokoll från den15 april 2020 till handlingar- na.
____________________________________________________________
§ 37
Presentation av och för ny ledamot Max Låke Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Styrelsens nye ledamot Max Låke presenterar sig. Låke arbetar inom Musi- kaliska Akademin som verksamhetsledare för Unga tankar om musik samt är producent och stipendiehandläggare.
Övriga ledamöter presenterar sig för Låke.
____________________________________________________________
§ 38
Rapport från avgående och tillträdande VD Beslut
Styrelsen beslutar att lägga informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Henrik Lillsjö, avgående VD/konserthuschef sammanfattar sina månader som VD. Lillsjö tillträdde då den nya scenen Sparbanken Black Box invig- des - en händelse som han som beskriver som oförglömlig. Hans period har därefter präglats av den omvälvning som coronakrisen inneburit. Myck- et blev annorlunda: ett nedstängt konserthus och distansarbete för medar- betarna. Han prisar personalen som arbetat fantastiskt bra. Och tackar sty- relsen och ägarna/kommunen för stort stöd under denna tid.
Konserthusets nya chef och VD Petra Kloo Vik inleder med att tacka för det stora stöd som hon fått i introduktion - från presidiet, från avgående VD och från personal och ser med förväntan fram mot de nya uppgifterna, även om coronakrisen gör det lite speciellt.
3
men.__________________________________________________________
§ 39
Fastställande av firmateckning Beslut
Styrelsen beslutar
att Vara Konserthus AB tecknas av styrelsen eller av Sture Carlsson, Kjell Gustafsson och Petra Kloo Vik, två i förening. Dessutom har verkställande direktören rätt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder enligt ABL 8 kap 36 §
____________________________________________________________
Ärendet
Förslag till beslut hade tillställts styrelseledamöterna inför sammanträdet.
_______________________________________________________
§ 40
Fastställande av VD-instruktion Beslut
Styrelsen beslutar att fastställa VD-instruktionen enligt utsänt förslag
____________________________________________________________
Ärendet
Förslag till VD-instruktion hade tillställts styrelseledamöterna inför samman- trädet.
____________________________________________________________
§ 41
Fastställande av styrelsens arbetsordning Beslut
Styrelsen beslutar att fastställa styrelsens arbetsordning enligt utsänt för- slag med komplettering av punkten 2.1 enligt under överläggningarna fram- fört tillägg.
__________________________________________________________
Ärendet
Förslag till styrelsens arbetsordning hade tillställts styrelseledamöterna in- för sammanträdet.
Under överläggningarna föreslår Carl Henrik Ohlsson att punkten 2.1 kom- pletteras med följande:
(Det åligger ordföranden att)
- Besluta om vem utöver styrelsen som får närvara på styrelsens möten och under vilka punkter på dagordningen.
____________________________________________________________
4
§ 42
Verksamhetsrapport Beslut
Styrelsen beslutar att lägga rapporten till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Kloo Vik rapporterar. Man följer branschen, olika nätverk och liknande institutioner och arbetar efter tre scenarier inför hös- ten:
- Verksamhet enligt planering - Reducerad verksamhet - Ingen publik verksamhet
Bohuslän Big Band (BBB) har släppt en ny skiva och planerar konserter för skolor och äldreboenden. Inbjudna att medverka i livekonsert som ordnas av GP och Göteborg & Co med jazzmusik.
Ewa Woldenius informerar om de aktiviteter som Vara konserthus har via sociala medier och som i coronatider blivit allt viktigare.
Personalen utom de som har uppgifter som kräver närvaro i konserthuset arbetar fortsatt hemifrån men med regelbundna digitala personalmöten.
I efterföljande överläggning föreslås en rad kontakter och förslag att pröva.
____________________________________________________________
§ 43
Ekonomirapporter Beslut
Styrelsen beslutar att
Enligt punkten 2 att godkänna och överlämna Delårsrapport april 2020 till kommunen
Enligt punkten 3 uppdra åt VD att kontakta sparbanksstiftelsen rörande möjligheten att söka medel för teknisk utveckling
Lägga övrig information till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
1 Rapporterades från presidiets möte med KSAU (kommunstyrelsens ar- betsutskott) som upplevdes positivt och med stöd för de åtgärder som vid- tagit av konserthuset pga. av Covid 19 utbrottet.
2. Delårsrapport inklusive aprilbokslut
Konserthuschef/VD Petra Kloo Vik föredrar utsänt material. Aprilbokslutet är något bättre än den i april reviderade budgeten. Likviditetsprognosen lig- ger inom plan. Delårsrapporten per april är uppställd enligt kommunens an- visningar och präglas i stort av Coronakrisens ekonomiska påverkan. Pro- gnosen för helår tros bli bättre än vad den i april reviderade budgeten angav. Anledningen är vidtagna åtgärder och samhällets stödinsatser (sänkta arbetsgivaravgifter).
5
Ekonom Rebecca Stridsberg redovisar olika stödpaket. Flera av stödinsat- serna är inte tillämpliga på konserthuset, som har kommunal huvudman.VD och ekonom följer aktivt utvecklingen och möjligheter av stödpaket.
Under överläggningen aktualiseras möjligheten att söka medel från spar- banksstiftelsen för teknikstöd.
____________________________________________________________
§ 44
Personalrapport Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Kloo Vik rapporterar. Överläggningar pågår med kommunen för att ytterligare undersöka möjligheter att samarbeta kring gemensam personal. Några av konserthusets anställda hjälper redan kommunen. Kommunens HR ska återkomma om det finns ytterligare behov som konserthuspersonal kan matcha.
____________________________________________________________
§ 45
Avstämning med moderbolagets VD Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Vara Koncerns VD tillika kommundirektör Anna Cederqvist informerar om av kommunen vidtagna åtgärder med anledning av Corona pandemin. Se- dan den 17 mars finns på tjänstemannanivå en krisledningsgrupp bestå- ende av förvaltningschefer, samtliga VD i kommunbolagen samt kommu- nens MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska), som träffas regelbundet.
Många publika arrangemang är inställda. Vara kommun är hittills relativt lindrigt drabbat av Covid 19.
____________________________________________________________
§ 46
Avtackning
Ordföranden Sture Carlsson avtackar avgående konserthuschef/VD Henrik Lillsjö och uttrycker styrelsens, verksamheternas och sitt eget tack för alla de år som Henrik arbetat i bolaget. Med sitt kunnande och breda nätverk inom branschen har han betytt mycket för utveckl- ingen av konserthuset.
Kommundirektör Anna Cederqvist instämmer och uttrycker kommu-
nens tack, inte minst under den sista tiden när Henrik ingått i kom-
munens krisledningsgrupp och bidragit med lugn och kompetens.
6
§ 47
Övriga frågor
Informeras om att konserthusets fundraisinggrupp har påbörjat sitt arbete, likaså vänföreningen men båda påverkas av Coronarestriktioner för möten och sammankomster.
Max Låke anmäler att Musikaliska Akademin firar 250 års jubileum näst- kommande år, 2021. Man strävar efter att göra detta inte bara till en Stock- holmsangelägenhet och inbjuder till idéer/kontakt och samarbeten.
