INOM TEKNIKOMRÅDET EXAMENSARBETE
ENERGI OCH MILJÖ OCH HUVUDOMRÅDET MILJÖTEKNIK, AVANCERAD NIVÅ, 30 HP , STOCKHOLM SVERIGE 2017
Hållbarhetsredovisning –
identifiering och prioritering av
hållbarhetsfrågor i en verksamhet
som Sweco Environment
ANNA-KARIN SÖDERSTRÖM
KTH
I
Sammanfattning
I en hållbarhetsredovisning redovisar en organisation information om sin påverkan inom ekonomisk, miljömässig och social hållbar utveckling. Några av de inledande stegen i en redovisningsprocess är att identifiera organisationens hållbarhetsfrågor, och att bestämma frågornas prioriteringsordning för att på så sätt kunna bestämma ett väsentligt innehåll till redovisningen. De här stegen av redovisningsprocessen har varit i fokus under arbetet. En identifiering och prioritering av konsultbolaget Sweco Environments hållbarhetsfrågor har gjorts, i det övergripande syftet att lägga en grund för fortsatt arbete med hållbarhetsredovisning på Sweco och i liknande verksamheter. Mål med arbetet har varit att identifiera hållbarhetsfrågorna genom intressentdialog, och att prioritera frågorna för att kunna ge förslag till innehåll i en redovisning för bolaget. Den använda metoden för identifiering och prioritering har också utvärderats och diskuteras, bland annat genom att olika metoder jämförts.
Som underlag vid val av metod och källa till mycket information användes GRI Standarder för hållbarhetsredovisning, som därmed också studerades. Det har diskuterats huruvida de här standarderna helt täcker den lag om hållbarhetsredovisning som gäller från den 1 december 2016. En slutsats är att de stämmer så väl överens att ett användande kan rekommenderas, även om standarderna inte skulle bedömas uppfylla lagkraven helt. Att redovisa enligt standarderna bedöms också vara fördelaktigt med tanke på både författare och läsare av en redovisning. Under arbetet har standarderna över lag fungerat bra som hjälpmedel, och de rekommenderas att användas av Sweco och liknande verksamheter.
Intressentdialogen genomfördes genom att nio personer ur nio olika intressentgrupper intervjuades. En workshop med anställda hölls också på kontoret i Stockholm. Av de hållbarhetsfrågor som identifierades handlar de fem högst prioriterade om jämställdhet, klimat, resor, medarbetares psykiska hälsa och avfallshantering. Frågorna kan anses relevanta för hela Sweco och även konsultföretag i allmänhet, och de rekommenderas därför att diskuteras som innehåll i en kommande redovisning för Sweco.
En slutsats av arbetet är att intressentdialogen passar mycket bra vid identifiering och prioritering av hållbarhetsfrågor och då en hållbarhetsredovisning ska skrivas. Den kan inte bara ge innehåll åt utan även förankra kunskap om redovisningen, både i och utanför organisationen. Intressentdialogen bör dock kompletteras med andra metoder för en mer fullständig väsentlighetsanalys. Slutligen bör hållbarhetsredovisningen knytas ordentligt till verksamhetens befintliga hållbarhetsarbete, strategi och mål, både för att få ett trovärdigt innehåll och för att kunna fungera som ett verktyg för hållbar utveckling.
II
Abstract
In a sustainability report, an organization is informing about its economic, environmental and social impact on sustainable development. Initial steps of the reporting process are to identify topics of sustainability that are relevant for the organization in question, and to prioritize them so that a relevant content can be decided for the report. These two steps in the reporting process have been in focus during the study. The sustainability topics of the consulting company Sweco Environment have been identified and prioritized, for the overall aim of providing a basis for a continued work with sustainability reporting at the parent company Sweco and in similar organizations. The objectives were to identify topics by holding a stakeholder dialogue, and to prioritize the topics to be able to suggest content for a report of the company. The used method for identification and prioritization has also been evaluated and discussed, by comparing different methods to each other for example.
The GRI Standards for sustainability reporting were extensively used, when methods were chosen and for searching information in general. Therefore, the standards were also thoroughly studied. It is discussed whether the law of sustainability reporting, which is effective from 1 December 2016, can be fully followed by using the GRI Standards. A conclusion is that they correspond to such an extent that using the standards would be favorable, even if they would not correspond entirely. Also, to report in accordance with the standards is assessed to be favorable considering the writers as well as readers of a report. The standards have worked well as a tool during the thesis work and are recommended to use for sustainability reporting by Sweco and similar enterprises.
In the stakeholder dialogue, one person from each of the nine stakeholder groups head/management, sustainability coordinator, junior consultant, senior consultant, supplier, competitor, customer, none governmental organization and academy/university was interviewed. Also, a workshop was held at the office in Stockholm. Among the identified sustainability topics, the five most material were found to be equality, climate, travelling, mental health of employees and waste management. A conclusion is that the topics are relevant for Sweco and for consulting companies in general, why they could be discussed for a future sustainability report of Sweco. A conclusion from the work is that the stakeholder dialogue is a highly suitable method for identifying and prioritizing topics when writing a sustainability report. Apart from defining the report content it can be used for establishing a knowledge base about the reporting process inside and outside of the organization. However, the method should be complemented with others for a more complete materiality analysis. The semi-structured interview method that was used is also suitable in the context. Finally, the sustainability report has to be properly linked to ongoing sustainability work, strategies and goals of the organization in order to be reliable and have the possibility to work as a tool for a sustainable development.
III
Förord
Under det här mastersexamensarbetet har min handledare från KTH:s sida har varit Cecilia Sundberg, och från Swecos sida Lova André Nilsson samt min före detta klasskompis Malin Wängdahl. Från de här personerna har jag önskat, och också fått, mycket handledning under arbetets gång. Jag vill tacka för allt stöd, hjälp med problemlösning och de intressanta diskussioner vi haft. En annan person som nästan kommit att bli extra handledare är Magnus Enell, som bland annat givit bra svar på frågor om redovisningsstandarder i allmänhet och GRI i synnerhet.
IV
Innehållsförteckning
Sammanfattning ... I Abstract ... II Förord ... III Innehållsförteckning ... IV Översättningar ... VI 1. Inledning ... 1 1.1 Syfte ... 1 1.2 Mål ... 1 2. Bakgrund ... 2 2.1 Lagen om hållbarhetsredovisning ... 32.2 Global Reporting Initiative... 4
2.3 Sweco Environment ... 4 3. Metod ... 5 3.1 Litteraturstudier ... 5 3.2 Intressentdialog ... 5 3.2.1 Intervjuer ... 5 3.2.2 Workshop ... 7
3.3 Studie av Swecos dokument om hållbarhet ... 7
3.4 Analys av data ... 8
3.4.1 Intressentdialog ... 8
3.4.2 Jämförelse mellan intressentdialog och Swecos dokument om hållbarhet ... 9
4. Teori ... 10
4.1 GRI Standarder ... 10
4.1.1 Rapporteringsprinciper ... 11
4.2 Intressentdialog ... 12
5. Resultat ... 14
5.1 Identifiering och prioritering av hållbarhetsfrågor ... 14
5.1.1 Sammanställning av öppna intervjuer ... 14
5.1.2 Sammanställning av snabbfrågor till intervjupersoner ... 16
5.1.3 Sammanställning av workshopmaterial ... 17
5.1.4 Slutlig sammanställning av hållbarhetsfrågor ... 17
5.2 Identifiering av övriga frågor ... 18
5.3 Jämförelse mellan intressentdialog och Swecos dokument om hållbarhet... 19
6. Diskussion ... 21
V
6.2 Felkällor ... 22
6.3 Intressentdialogen som metod för hållbarhetsredovisning ... 22
6.3.1 En av flera metoder ... 23
6.3.2 Fortsatt kunskapsbehov ... 24
6.4 GRI Standarder för hållbarhetsredovisning ... 24
6.5 Hållbarhetsredovisningen som verktyg för hållbar utveckling ... 25
7. Slutsats ... 26
Referenser ... 27
Bilaga I – Intervjumall Sweco-anställda och akademi ... 30
Bilaga II – Intervjumall ideell organisation ... 33
Bilaga III – Intervjumall konkurrent ... 36
Bilaga IV – Intervjumall kund ... 40
Bilaga V – Intervjumall underleverantör ... 43
VI
Översättningar
Denna rapport är skriven på svenska medan GRI Standarder för hållbarhetsredovisning som det refereras till i stor utsträckning är skrivna på engelska. Det kan därför vara relevant att se vilken översättning som gjorts av en del av standardernas centrala ord och begrepp. Dessa listas här nedanför. Begreppen är ett urval ur en längre lista med översättningar gjord av Enact (2017). Den delades ut under kursen ”Certifierad utbildning i nya GRI Standards hållbarhetsredovisning”, som hölls av Aktuell Hållbarhet och Enact den 31 januari–1 februari 2017 i Stockholm.
Fråga/hållbarhetsfråga Topic
Generella upplysningar General disclosures
GRI Standarder GRI Standards
Grunden Foundation
Hållbarhetsstyrning Management approach
Intressentdialog Stakeholder engagement
Kärnnivå Core
Krav Reporting requirements
Omfattande nivå Comprehensive
Rekommendationer Reporting recommendations
Upplysning Disclosure
Vägledning Guidance
Väsentlig Material
Ämnesspecifik Topic-specific
Rapporteringsprinciperna: The principles:
Precision Accuracy Balans Balance Tydlighet Clarity Jämförbarhet Comparability Fullständighet Completeness Väsentlighet Materiality Tillförlitlighet Reliability
Intressentinvolvering Stakeholder inclusiveness
Hållbarhetssammanhang Sustainability context
Tid Timeliness
Redovisningen ska omfatta frågor som på ett betydande sätt påverkar intressenternas bedömningar och beslut
The report shall cover topics that substantively influence the assessments and decisions of stakeholders
Redovisningen ska omfatta frågor som på ett betydande sätt speglar organisationens förmåga att bidra till hållbar utveckling
1
1. Inledning
En hållbarhetsredovisning kan användas till mycket; att sprida information om en verksamhets hållbarhetsarbete både internt och externt, att sätta upp och följa upp hållbarhetsrelaterade mål, att skapa bättre förståelse för utmaningar, att engagera en ledning i hållbarhetsfrågor, med mera. I en hållbarhetsredovisning rapporterar en organisation om föregående verksamhetsår. Syftet är dock inte bara att redovisa vad som redan hänt utan även att följa upp och att sätta upp mål – att sikta framåt (Global Sustainability Standards Board, 2016).
Förutom att redovisningen kan anses användbar för att fylla dessa syften kommer den att synas mer framöver av en annan anledning. Den 1 december 2016 trädde en lag i kraft som innebär att alla större svenska företag är skyldiga att hållbarhetsredovisa (SOU 2016/17:CU2; Aktuell Hållbarhet, 2016). För de flesta innebär det att lagen ska tillämpas första gången 2018 (Sandow, 2016). Ett av företagen som berörs och som inte hållbarhetsredovisat tidigare är Sweco.
Sist men inte minst kan hållbarhetsredovisningen, förutom att vara engagerande, informerande och uppfylla lagkrav, också bidra till en verklig hållbar utveckling i organisationer och i samhället. Det är förhoppningen att även det här arbetet i någon mån ska göra.
1.1
Syfte
Syftet med examensarbetet är att lägga en grund för fortsatt arbete med hållbarhetsredovisning på konsultföretaget Sweco och i liknande verksamheter, genom att identifiera och prioritera Sweco Environments hållbarhetsfrågor och därmed genomföra och studera en inledande del av en redovisningsprocess.
1.2
Mål
För att uppfylla syftet har det arbetats med följande mål:
• Identifiera Sweco Environments hållbarhetsfrågor genom dialog med bolagets intressenter
• Prioritera och hitta de mest väsentliga av de identifierade hållbarhetsfrågorna • Utvärdera den använda metoden för identifiering och prioritering
2
2. Bakgrund
Diskussionen om företag och andra organisationers hållbarhetsarbete har vuxit i omfattning på senare tid. Både samhället i stort och enskilda kunder ställer allt högre krav. (Bellantuono, et al., 2016) Att ge ut en hållbarhetsredovisning kan vara del av en organisations hållbarhetsarbete, men är också ett sätt att bemöta och vara transparent gentemot sina intressenter. Den internationella organisationen Global Reporting Initiative (GRI) gav ut riktlinjer för hållbarhetsredovisning redan i början av 2000-talet (Global Reporting Initiative, 2017), och många organisationer hållbarhetsredovisar redan idag. Antalet kommer dock troligen att öka den närmaste tiden, i och med det nyligen införda EU-direktivet om hållbarhetsredovisning (2014/95/EU) och den relaterade svenska lagen (2016/17:CU2).
En hållbarhetsredovisning har vanligtvis formen av en rapport och ges ofta ut årligen, och på det sättet liknar den mycket en årsredovisning. Det är dock inte finansiell information om verksamheten som ska redovisas, och hållbarhetsredovisningen är inte heller detsamma som en miljörapport. Enligt den traditionella definitionen som används i det här arbetet, och i många hållbarhetsredovisningar, handlar hållbar utveckling om miljömässig, social och ekonomisk hållbarhet (Global Sustainability Standards Board, 2016). Den använda definitionen av hållbar utveckling är den som angavs i Our Common Future år 1987 (World Commission on Environment and Development). En hållbarhetsredovisnings innehåll omfattar alltså mer än miljö.
Några vanliga verktyg som företag kan använda för att förbättra och leda sin verksamhet när det gäller miljö och socialt ansvarstagande är ledningssystemen ISO14001 och ISO26000 (Epstein, et al., 2014). Ett användande av standarden ISO14001 syftar till att minska ett företags miljöbelastning (Swedish Standards Institute, 2017b), och standarden ISO26000 innehåller riktlinjer för hur företag ska ta ett socialt ansvar (Swedish Standards Institute, 2017a). Jämfört med de här exemplen är hållbarhetsredovisningen ett mer allomfattande, enskilt verktyg för att arbeta med dessa frågor, på så sätt att den redovisande organisationen ska behandla ekonomisk, miljömässig och social hållbarhet i ett och samma dokument (Global Sustainability Standards Board, 2016). ISO-standarderna är omfattande, men täcker var och en in en mindre del av vad som omfattas av begreppet hållbarhet.
3
verklig hållbar utveckling, så visar den här översiktliga illustrationen hur stegen identifiering och prioritering kan komma att ha relevans:
Identifiering och prioritering av hållbarhetsfrågor → bra hållbarhetsredovisning → bra hållbarhetsarbete i organisationer och företag → hållbar utveckling
Samtal med intressenter kan utgöra en del av arbetet med att identifiera och prioritera en organisations hållbarhetsfrågor inför skapandet av en redovisning. En av anledningarna till att metoden är lämplig i sammanhanget är att den bidrar till en läsaranpassning, då redovisningen ska läsas av just organisationens intressenter (Barkland & Ljungberg, 2010). Intressentdialogen är också viktig i strategiskt företagande över lag, då intressenters intressen är väsentliga att ta hänsyn till om en organisation ska utvecklas i rätt riktning och kunna fortsätta verka (Freeman, 1984). I det här arbetet har intressentdialogen använts för identifiering och prioritering av Sweco Environments hållbarhetsfrågor.
2.1
Lagen om hållbarhetsredovisning
Den nyligen införda svenska lagen om hållbarhetsredovisning (2016/17:CU2 Företagens rapportering om hållbarhet och mångfaldspolicy) följer av ett EU-direktiv (2014/95/EU) och innebär att alla stora företag ska redovisa för det verksamhetsår som infaller närmast efter den 31 december 2016. Som stora företag räknas de som uppfyllt minst två av dessa kriterier under de två senaste räkenskapsåren: i snitt fler än 250 anställda, en balansomslutning på 175 miljoner kronor och en nettoomsättning på 350 miljoner kronor. Enligt EU-direktivet ska alla företag med minst 500 anställda hållbarhetsredovisa, men den svenska lagen har alltså gjorts något annorlunda för att omfatta fler. (SOU 2016/17:CU2) Lagen innebär förändringar i bland annat årsredovisningslagen, och alla typer av företag som omfattas av årsredovisningslagen omfattas också av lagen om hållbarhetsredovisning. Det innebär att skyldigheten att redovisa endast avgörs av verksamhetens storlek och inte dess typ. (Svenskt Näringsliv, u.d.) Det räcker att moderbolaget i en koncern med flera stora dotterbolag redovisar enligt lagen (Svenskt Näringsliv, u.d.), vilket betyder att Sweco Environment som studeras i det här examensarbetet inte kommer att behöva publicera en egen redovisning framöver. Lagen kräver att redovisningen ska innehålla upplysningar om (SOU 2016/17:CU2, s. 1):
• Miljö
• Sociala förhållanden • Personal
• Respekt för mänskliga rättigheter • Motverkande av korruption
4
2.2
Global Reporting Initiative
GRI är en internationell, oberoende och icke vinstdrivande organisation som bildades år 1997 i USA. Organisationen föddes för att utveckla ett ramverk för redovisning om miljö, men växte snabbt till att behandla en större bredd av frågor. GRI:s första riktlinjer för hållbarhetsredovisning, som är föregångare till de nu utgivna standarderna, kom år 2000. De blev världens första globala riktlinjer för hållbarhetsredovisning. Efter de första riktlinjerna, GRI G1, har flera uppdateringar gjorts med generationerna GRI G2, GRI G3, GRI G3.1 och GRI G4. (Global Reporting Initiative, 2017) GRI Standarder för hållbarhetsredovisning kom 2016, och de första redovisningarna skrivna enligt standarderna publicerades under det första halvåret av 2017. Det finns därför inte mycket forskning och granskning gjord av användningen ännu. På GRI:s hemsida finns databasen Sustainability Disclosure Database, där organisationer kan lägga in sina redovisningar och där det går att söka efter bland annat rapporttyp eller redovisande organisation (Global Reporting Initiative, 2016b). Den 10 maj 2017 hade endast ett tjugotal rapporter skrivna enligt GRI Standarder lagts in i databasen.
2.3
Sweco Environment
5
3. Metod
I det här kapitlet beskrivs vilka metoder som använts för att uppfylla det syfte och de mål som satts upp för arbetet. Vid identifieringen och prioriteringen av Sweco Environments hållbarhetsfrågor har metoden intressentdialog använts. Intressentdialogen har bestått av intervjuer med interna och externa intressenter samt en intern workshop. Materialet som samlats in under intressentdialogen har analyserats och resulterat i en lista över identifierade hållbarhetsfrågor, indelade efter sammanhang och placerade i prioriteringsordning.
Som underlag för diskussion om olika metoder för identifiering och prioritering har även några av Swecos dokument om hållbarhet studerats i syfte att identifiera hållbarhetsfrågor. En jämförelse har sedan gjorts mellan resultaten av denna studie och resultaten av intressentdialogen.
Övrig kunskap och information har i huvudsak samlats in under kursen ”Certifierad utbildning i nya GRI Standards hållbarhetsredovisning” som hölls av Aktuell Hållbarhet och Enact den 31 januari– 1 februari 2017, och genom litteraturstudier som genomförts kontinuerligt under arbetets gång.
3.1
Litteraturstudier
Litteraturstudier har genomförts under hela arbetet, av många typer av dokument och i flera syften. En fullständig version av GRI Standarder har studerats vid återkommande tillfällen, och då mestadels den grundläggande standarden GRI 101: Foundation 2016 och översiktligt de frågespecifika standarderna i 200-, 300- och 400-serierna om ekonomiska, miljömässiga och sociala frågor. De frågespecifika standarderna användes främst vid skapandet av intervjufrågor. Andra exempel på litteratur som studerats är den svenska lagen om rapportering om hållbarhet, och EU-direktivet som ligger till grund för denna. Framförallt i början av arbetet lästes en del teori om intressentdialog och intervjuteknik. Information om genomförandet av intressentdialoger och användandet av riktlinjerna GRI G4, som är en föregångare till GRI Standarder, har sökts i andra organisationers hållbarhetsredovisningar.
3.2
Intressentdialog
I arbetets syfte har ingått att identifiera och prioritera Sweco Environments hållbarhetsfrågor, och metoden som använts för att nå resultat gällande detta har varit att föra en intressentdialog. Att en organisation för en intressentdialog betyder inte alltid det mest uppenbara – att det hålls ett direkt samtal mellan en anställd och en intressent – men i det här fallet är det en mycket konkret form av dialog som förts. Några av bolagets intressentgrupper har valts ut, och intervjuer har hållits med en representant för varje intressentgrupp. Förutom det har en workshop hållits dit alla anställda på ett av bolagets kontor var inbjudna. På det här sättet har intressenterna fått säga vad de tycker är bolagets viktigaste hållbarhetsfrågor.
3.2.1 Intervjuer
6
Steinar Kvales (2007) teorier om och beskrivningar av utformandet av intervjumallar och intervjufrågor till semistrukturerade intervjuer har använts som stöd i intervjuarbetet. En semistrukturerad intervju är en sådan som är planerad till viss del, och där frågor och riktning anpassas efter intervjupersonens svar. Det kan exempelvis betyda att intervjuaren formulerar några huvudfrågor och flera alternativa följdfrågor att välja mellan beroende på hur intervjupersonen svarar (Kvale, 2007). På det sättet har intervjumallarna i det här arbetet utformats (se Bilaga I-V).
Intervjumetoden passar syftet med intressentdialogen bra, då en semistrukturerad intervju handlar om att just spegla en intervjupersons bild av någonting (Kvale, 2007). Den semistrukturerade formen av intervju kompletterades dock med några helt strukturerade frågor; så kallade snabbfrågor. Intervjupersonerna fick här ta ställning till givna hållbarhetsfrågor och hur stor påverkan bolagets interna respektive externa verksamhet ansågs ha i varje fråga. En direkt översättning av alla frågespecifika standarder i serierna om ekonomiska, miljömässiga och sociala frågor i GRI Standarder ligger till grund för de 36 givna hållbarhetsfrågorna (se Bilaga VI). Idén om att utgå ifrån en bruttolista från GRI på det här sättet ges stöd i boken Konsten att hållbarhetsredovisa (Barkland & Ljungberg, 2010, s. 84). Snabbfrågorna gavs för att låta intervjupersonerna ta ställning till många frågor, att underlätta en sammanställning och tolkning av intervjumaterialet, men också i det sekundära syftet att ge intervjupersonerna möjlighet att se vilka frågor som finns med i GRI Standarder; att förankra en kunskap om standarderna hos intressenterna.
Intervjuernas yttersta syfte var att ge svar på frågan ”vilka tycker du är Sweco Environments viktigaste hållbarhetsfrågor?”, men många och olika intervjufrågor ställdes för att ge svar på denna. Vad gäller intervjufrågornas innehåll har mycket stöd sökts i GRI Standarders beskrivningar av ekonomiska, miljömässiga och sociala frågor. En och samma intervjumall har använts som grund, men skrivits om för att passa olika intressentgrupper. Samtliga intervjumallar samt formuläret med snabbfrågor som användes finns som bilagor i slutet av rapporten (intervjumallar: Bilaga I-V, snabbfrågor: Bilaga VI).
Valet av intressentgrupper grundas till störst del på diskussioner. Hänsyn vid valet togs bland annat till vilka som kan påverka, och påverkas av, verksamheten. Intentionen var också att intressenterna tillsammans skulle bilda en mångsidig grupp där ett förhoppningsvis brett spektrum av tankar fanns representerade, samt att interna och externa intressentgrupper skulle vara likvärdigt representerade. En sista faktor, som är viktig att ha i åtanke i början av varje redovisningsprocess och inte bara i det här arbetet, är syftet med arbetet (Barkland & Ljungberg, 2010). En hållbarhetsredovisning ska läsas av verksamhetens intressenter, och därför bör det beaktas vad de är intresserade av att läsa när innehållet bestäms (Barkland & Ljungberg, 2010). Nedanstående nio intressentgrupper valdes ut och en representant för varje grupp har intervjuats. Alla intervjupersoner hålls anonyma i rapporten, och benämns inte mer specifik än som ”interna intressenter” eller ”externa intressenter” i resultat och diskussion.
Interna intressenter: • Chef/ledning
7 Externa intressenter: • Leverantör • Konkurrent • Kund • Ideell organisation • Akademi/högskola 3.2.2 Workshop
Som komplement till intressentdialogen i form av intervjuer hölls en workshop, dit alla medarbetare på Sweco Environments kontor på Gjörwellsgatan i Stockholm var inbjudna. Här arbetar anställda på bolagets regioner Utland, Öst Vatten och Öst Miljö. Ungefär 50 personer deltog i workshopen. Under workshopen hölls först en presentation på ungefär fem minuter där examensarbetet och ämnesområdet introducerades. Deltagarna fick sedan vara med på både identifiering och prioritering. Identifieringsprocessen bestod i att fundera ut hållbarhetsfrågor, ensamma eller i grupp, och skriva ned dem på lappar som sedan samlades på en vägg. Efter tio minuter fick deltagarna fem klistermärken var som fick fördelas på valfritt sätt på de identifierade hållbarhetsfrågorna. Alla klistermärken kunde alltså sättas på samma fråga, men de kunde också spridas ut på fem olika. De instruktioner som gavs om vad som är en hållbarhetsfråga, och vad som ska räknas som en väsentlig hållbarhetsfråga, bygger på GRI:s definitioner. En hållbarhetsfråga beskrevs som en sådan där bolaget har en positiv eller negativ påverkan på miljömässig, social eller ekonomisk hållbar utveckling. En väsentlig hållbarhetsfråga beskrevs som en sådan där bolagets påverkan är stor.
3.3
Studie av Swecos dokument om hållbarhet
Intressentdialogen valdes som metod för identifiering och prioritering av hållbarhetsfrågor. En studie av några av Swecos dokument har dock också genomförts i syfte att identifiera och prioritera hållbarhetsfrågor. Detta har gjorts för att kunna jämföra resultaten av en studie av interna dokument med resultaten av en intressentdialog och för att kunna diskutera metodernas skillnader, fördelar och nackdelar. Dokumenten som studerats är skrivna om och av Sweco själva och är sådana där företagets verksamhet och hållbarhetsarbete beskrivs.
Hållbarhetsfrågor har dels identifierats direkt i det interna ledningssystemet Sweco@Work som finns tillgängligt för Swecos medarbetare genom intranätet. Ledningssystemet ska tillämpas av alla medarbetare i alla uppdrag, och här finns dokument och instruktioner under rubrikerna Initiering, Planering, Genomförande, Kontroll, Avslut och Ledningssystem. Sweco@Work är certifierat enligt ISO9001, ISO14001 och OHSAS18001 (Sweco AB, 2016a). Förutom intranätet har följande dokument varit källa till de identifierade hållbarhetsfrågorna:
• Sustainability Book (Sweco Management AB, 2010)
• Sweco Sveriges Hållbarhetsarbete (Gelhaar & Gyllenhammar, 2017) • CSR Policy (Sweco AB, 2016a)
• Miljöaspektförteckning Sweco Environment (Sweco Environment, 2017)
8
större delar av Sweco än Sweco Environment. Det har därför fått avgöras vilka frågor som är relevanta för just Sweco Environment och inte.
3.4
Analys av data
Det bestämdes inte innan arbetet inleddes precis hur prioriteringen av de identifierade hållbarhetsfrågorna skulle gå till. Det var inte heller bestämt hur många identifierade eller prioriterade frågor som skulle redovisas i rapporten, eller hur resultaten skulle redovisas; i löpande text, i listor eller kanske i diagram. Metoden för analysen arbetades alltså fram under arbetets gång. Anledningen är att det var svårt att veta hur resultaten från intressentdialogen skulle se ut och hur de skulle gå att använda. GRI Standarder kräver att men specificerar inte hur en intressentdialog ska genomföras. Därmed presenterar standarderna inte heller en metod för hur kvalitativa data insamlade genom en intressentdialog ska hanteras. Likt vad som observerats under arbetets gång pekar Bellantuono, et al., (2016) på att det över lag inte finns mycket litteratur att söka stöd i gällande detta. Information om analys av kvalitativa data har dock sökts i boken The Essential Guide to Doing Your Research Project (O'Leary, 2014).
3.4.1 Intressentdialog
I identifierings- och prioriteringsprocessen har allt insamlat material först hanterats i tre olika delstudier innan det sammanställts. Delstudierna är öppna intervjuer, snabbfrågor och workshop. Alla intervjuer har spelats in och transkriberats. Hållbarhetsfrågor har sedan identifierats genom att märkas ut i texten, och frågornas väsentlighet har bestämts utifrån hur de beskrivits och hur många intervjupersoner som nämnt dem. Snabbfrågorna gavs i form av givna hållbarhetsfrågor (se Bilaga VI), och någon identifiering har därför inte gjorts i denna delstudie. Prioriteringsordningen har här bestämts genom att intervjupersonerna angivit en siffra, 0–4, för bolagets påverkan genom intern respektive extern verksamhet i varje fråga. Siffran 0 har satts då påverkan ansetts obefintlig eller försumbar och siffran 4 då den ansetts stor. Siffran för intern och extern påverkan i varje fråga summerades vid sammanställningen av resultatet.
Under workshopen identifierades hållbarhetsfrågor direkt av deltagarna och skrevs ned på lappar. Prioriteringen bestod i att deltagarna fick fördela fem klistermärken var på lapparna för att visa vilka frågor som ansågs mest väsentliga. Prioriteringsordningen i denna delstudie har alltså bestämts av deltagarnas poängsättning i form av antal klistermärken. Lappar med samma eller mycket lika frågor har lagts samman innan resultatet från workshopen sammanställts, vilket givit något färre identifierade frågor än antalet skrivna lappar. Klistermärkena på alla lappar har dock räknats.
9
också fått väga tyngre än snabbfrågorna därför att intressenterna här gavs mer utrymme att föra fram egna åsikter. Det slutliga resultatet bygger inte enbart på poängsättningen, utan en bedömning av rimlighet och det egentliga avståndet mellan olika frågor har lett till en del justeringar. En första förenkling i form av poängsättning underlättade dock arbetet.
Formuleringen av hållbarhetsfrågor vid analysen av intervjusvar och vid den slutliga sammanställningen av resultat har också inneburit att en kvalitativ bedömning gjorts. En intressent skulle kunna uttrycka en viktig miljöpåverkan som ”resor” medan en annan skulle kunna säga ”bränsleförbrukning”. Med tanke på läsbarheten av en tänkt framtida hållbarhetsredovisning har intentionen varit att presentera frågor av samma karaktär. I och med att formuleringar valts har även olika frågor med lika innebörd, så som ”resor” och ”bränsleförbrukning”, slagits samman. Karaktären för frågorna i GRI:s frågespecifika standarder har använts som utgångspunkt när hållbarhetsfrågorna formulerats i det här arbetet. Det betyder dock inte att urvalet av presenterade frågor begränsats till de som finns i GRI Standarder.
3.4.2 Jämförelse mellan intressentdialog och Swecos dokument om hållbarhet
Identifierings- och prioriteringsprocessen har gått till på samma sätt för Swecos dokument om hållbarhet som för de öppna intervjuerna. Hållbarhetsfrågor har identifierats genom att markeras i texten och frågornas väsentlighet har bedömts utifrån hur ofta de förekommer och på vilka sätt de beskrivs. En lista över identifierade hållbarhetsfrågor i prioriteringsordning har sedan sammanställts.
10
4. Teori
I det här kapitlet beskrivs GRI Standarder och företeelsen intressentdialog mer ingående.
4.1
GRI Standarder
De nya GRI Standarder för hållbarhetsredovisning ligger till grund för mycket i arbetet; de har använts både som källa till information om hållbarhetsredovisning och hållbarhetsfrågor, och som del av metoden för att genomföra identifiering och prioritering. GRI Standarder för hållbarhetsredovisning kan användas av organisationer för att rapportera om sin positiva och negativa påverkan på hållbar utveckling när det gäller ekonomiska, miljömässiga och sociala frågor. Standarderna går att följa fullt ut eller bara använda som ett slags uppslagsverk att ta hjälp av, men för att en redovisning ska få kallas ”gjord enligt GRI Standarder” måste vissa delar finnas med. Det finns dock två alternativ; en redovisning enligt GRI Standarder kan göras på kärnnivå eller på omfattande nivå. (Global Sustainability Standards Board, 2016) Det är rekommenderat men inte ett krav att en hållbarhetsredovisning gjord enligt standarderna granskas av tredje part. Att redovisa enligt standarderna innebär inte heller någon certifiering, och det är inte ett krav att upplysa GRI då standarderna används. (Global Reporting Initiative, u.d.b)
Figur 1. Överblick över strukturen för GRI Standarder. Till vänster den mest övergripande standarden GRI 101: Foundation, i mitten GRI 102: General Disclosures och GRI 103: Management Approach, och till höger de tre serierna med frågespecifika standarder GRI 200 Economic, GRI 300 Environmental och GRI 400 Social (Global Reporting Initiative, 2016a)
11
behöver uppdateras samtidigt. (Carendi & Raynal, 2017) Innehållsmässigt skiljer sig riktlinjerna och de nya standarderna annars inte mycket åt (Global Reporting Initiative, u.d.a). De tre standarderna GRI 101: Foundation 2016, GRI 102: General Disclosures 2016 och GRI 103: Management Approach 2016 är så kallat universella och ska tillämpas av alla som vill redovisa enligt standarderna (Global Sustainability Standards Board, 2016). De tre sista delarna eller serierna innehåller frågespecifika standarder om ekonomiska, miljömässiga och sociala frågor. Av dessa standarder ska endast de som svarar mot den redovisande organisationens väsentliga hållbarhetsfrågor användas (Global Sustainability Standards Board, 2016).
Under varje standard (till exempel GRI 102: General Disclosures 2016) finns upplysningar (till exempel Disclosure 102–1 Name of the organization) som ska lämnas av en organisation som redovisar enligt standarderna. Förutom skallkraven innehåller GRI Standarder också rekommendationer och vägledning om hur informationen borde eller skulle kunna redovisas. Eftersom det går att välja att redovisa på kärnnivå, där något färre upplysningar behöver lämnas än om redovisningen sker på omfattande nivå, är upplysningar som behöver lämnas på kärnnivå märkta ”Core”. (Global Sustainability Standards Board, 2016)
4.1.1 Rapporteringsprinciper
Den del av standarderna som använts mest i det här arbetet är GRI 101: Foundation 2016. Delen skiljer sig från de andra på så sätt att den inte innehåller några krav i form av upplysningar som ska lämnas av den redovisande organisationen. Dock måste standarden, som tidigare nämnts, ändå följas av alla som redovisar enligt GRI Standarder då den är en av de tre delarna 101, 102 och 103 som kallas universella. (Global Sustainability Standards Board, 2016)
GRI 101: Foundation 2016, eller på svenska grunden, är en introduktion där det beskrivs hur hela GRI Standarder fungerar, och här finns de tio rapporteringsprinciperna. Principerna handlar om innehåll och kvalitet och finns till för att hjälpa den rapporterande organisationen att leverera en hållbarhetsredovisning av hög kvalitet. De sex första i listan nedan ska bidra till kvalitet, och de fyra sista handlar om innehåll. (Global Sustainability Standards Board, 2016) Principerna är:
• Intressentinvolvering • Hållbarhetssammanhang • Väsentlighet • Fullständighet • Precision • Balans • Tydlighet • Jämförbarhet • Tillförlitlighet • Tid
12
Under rapporteringsprincipen väsentlighet finns, förutom de här kraven på vilka frågor som ska finnas med i redovisningen, ett förslag på en matris organisationen kan använda för att prioritera sina identifierade frågor. I matrisen representerar ”påverkan på intressenter” y-axeln och ”ekonomisk, miljömässig och social påverkan” x-axeln. Genom att stoppa in de identifierade hållbarhetsfrågorna på rätt plats kommer de mest väsentliga att synas högre upp och längre till höger. En gräns kan sedan dras i matrisen för att bestämma vilka frågor som är väsentliga nog att redovisa. (Global Sustainability Standards Board, 2016)
En av de principer organisationen ska tillämpa för att definiera innehållet till redovisningen kallas intressentinvolvering, eller med ett annat ord intressentdialog. I det här arbetet antas orden vara synonyma. Den här rapporteringsprincipen innebär att hänsyn tas till organisationens intressenter och i vilka frågor intressenterna anser att organisationen har ekonomisk, miljömässig och social påverkan på hållbar utveckling. I standarden anges inte när eller hur den här, eller någon av de andra principerna, ska tillämpas under processen med att ta fram redovisningen. Det krävs dock att man redovisar hur man valt att genomföra intressentdialogen. (Global Sustainability Standards Board, 2016)
Intressentinvolvering och väsentlighet är de rapporteringsprinciper som har starkast direkt koppling till vad som behandlas inom avgränsningarna för det här arbetet. Resterande åtta rapporteringsprinciper har studerats i något mindre utsträckning. Rapporteringsprincipen hållbarhetssammanhang innebär att organisationens verksamhet och utövande ska beskrivas i relation till hållbar utveckling. Med fullständighet menas att alla väsentliga hållbarhetsfrågor ska finnas med i redovisningen, och att organisationens arbete under hela rapporteringsperioden, alltså verksamhetsåret, ska beskrivas. Precision handlar om den lämnade informationens detaljrikedom, som ska vara tillräcklig för att läsande intressenter ska kunna tillgodogöra sig den. Enligt rapporteringsprincipen balans ska en balans finnas mellan positiva och negativa aspekter som rapporteras om organisationens arbete. Tydlighet innebär att läsare enkelt ska kunna söka information i redovisningen och kunna förstå texten, och syftar likt precision till att göra redovisningens innehåll möjligt att tillgodogöra sig och använda. Jämförbarhet innebär att information ska samlas in och redovisas på ett sådant sätt att förändringar över tid kan studeras, och att organisationens arbete kan jämföras med andra organisationers. Tillförlitlighet betyder att redovisningsprocessen ska leda till ett väsentligt och kvalitativt innehåll i redovisningen, och att både processen och innehållet ska tåla granskning. Den sista rapporteringsprincipen tid innebär att organisationen ska redovisa regelbundet, och på så sätt ge läsare tillgång till uppdaterad information. (Global Sustainability Standards Board, 2016)
Under varje rapporteringsprincip i standarden GRI 101: Foundation 2016 finns riktlinjer och tester att ta hjälp av för att säkerställa att principen gjort nytta. Ett exempel på test är det under rapporteringsprincipen väsentlighet. Här finns en lista över faktorer att ta hänsyn till när väsentliga hållbarhetsfrågor definieras. Om hänsyn har tagits till intressenters förväntningar och intressen, till organisationens kompetensområde, framtida utmaningar, värderingar och ledningssystem med mera, borde rapporteringsprincipen ha uppfyllts. Uppfyllandet kan alltså testas genom att listan bockas av. (Global Sustainability Standards Board, 2016)
4.2
Intressentdialog
13
företagande betyder värdeskapande för intressenter. Freemans definitioner och resonemang ger att intressentdialogen är en väsentlig del av en organisations strategiska arbete – för att organisationen ska kunna fortsätta leverera vad som efterfrågas, och vara fortsatt framgångsrik. Skapandet av en hållbarhetsredovisning och genomförandet av en väsentlighetsanalys är bara en av situationerna då en organisation behöver ta hänsyn till och involvera intressenters åsikter. En etablerad definition av intressentdialog eller intressentinvolvering är: att intressenter involveras i en organisations aktiviteter på ett positivt sätt. Den här definitionen är omfattande och täcker många situationer, syften och tillvägagångssätt. En organisations primära syfte med en intressentdialog är i många fall helt enkelt att låta intressenter delta i en dialog, och på så sätt visa en form av socialt ansvarstagande. (Greenwood, 2007) I grunden är intressentdialogen dock en moraliskt neutral aktivitet som inte självklart innebär ett företagsansvar, menar Greenwood (2007). Ett annat syfte med intressentdialogen kan vara att samla kunskap, om vilka produkter intressenter efterfrågar eller vad de tycker om organisationen i stort (Greenwood, 2007). I det fallet är aktiviteten snarare ett verktyg för strategiskt arbete och att utveckla organisationens verksamhet. I samband med en hållbarhetsredovisning kan det primära syftet med dialogen kallas insamling av kunskap. Att detta är det primära syftet behöver dock inte utesluta att intressentdialogen ger fler effekter, så som att deltagande intressenter också tillgodogör sig kunskap och att ett socialt ansvarstagande visas upp.
Att undersöka vad intressenter anser är väsentligt ger inte samma typ av resultat som att mäta bolagets påverkan i absoluta tal, till exempel gällande inkomstnivåer eller utsläpp av växthusgaser. Båda metoderna kan dock användas för att komma fram till vilka hållbarhetsfrågor som kan räknas som väsentliga. Intressentdialogen ger resultat som är svåra att mäta, men det finns flera anledningar till varför den ändå är en passande metod i det här fallet. En anledning är att hållbarhetsredovisningen ska läsas av organisationens intressenter och en intressent bör därför kunna hitta det den tycker är viktigt däri (Global Sustainability Standards Board, 2016). En annan är att en påverkans storlek i absoluta tal endast är en del av vad som avgör dess väsentlighet, vilket också poängteras under GRI:s rapporteringsprincip om väsentlighet. En del hållbarhetsfrågor kan också vara svårkvantifierbara, eller i huvudsak ha med påverkan på intressenten själv att göra, och i dessa fall passar samtal bra.
14
5. Resultat
”Hållbarhetsfråga” är ett av de mest centrala begreppen som används i examensarbetet, och definitionen av begreppet har hämtats ur GRI Standarder. Till att börja med definierar GRI hållbar utveckling som någonting som utgörs av tre dimensioner; ekonomiska, miljömässiga och sociala frågor. Ett nyckelord som sedan används för att beskriva en väsentlig hållbarhetsfråga för en redovisande organisation är ”påverkan”. Kort är en väsentlig hållbarhetsfråga enligt GRI en sådan där organisationen har en betydande påverkan på hållbar utveckling eller på sina intressenter (Global Sustainability Standards Board, 2016). Det poängteras att påverkan kan vara positiv eller negativ.
Alla hållbarhetsfrågor som identifierats och som presenteras i rapporten har formulerats så att de ska passa som avslut på någon av meningarna ”bolagets påverkan på…” eller ”bolagets påverkan genom…”. I formuleringarna har det inte specificerats var i organisationen påverkan uppstår eller huruvida påverkan är positiv eller negativ, utan all väsentlig påverkan kopplad till frågan avses. Undantagna är de identifierade hållbarhetsfrågorna från workshopen (se kapitel 5.1.3) som presenteras så som de formulerades av deltagarna.
5.1
Identifiering och prioritering av hållbarhetsfrågor
Hållbarhetsfrågor har, som beskrivs i kapitel 3.4, identifierats och prioriterats i olika delstudier innan en slutlig sammanställning gjorts. Det här kapitlet är indelat i underrubriker enligt dessa delstudier och avslutas med en slutlig sammanställning. Under varje underrubrik presenteras identifierade hållbarhetsfrågor i en tabell, och under varje kategori i tabellen presenteras frågorna i fallande prioriteringsordning. Indelningen är gjord så att frågorna under en kategori hanteras, eller borde hanteras, i detta sammanhang och av dessa personer i första hand. Syftet med att presentera resultatet under kategorier och att göra den här indelningen är att underlätta för ett fortsatt arbete med hållbarhetsfrågorna på företaget (André Nilsson, 2017).
5.1.1 Sammanställning av öppna intervjuer
15
Tabell 1. Identifierade och prioriterade hållbarhetsfrågor från öppna intervjuer, indelade efter sammanhang
Sammanhang Personer Hållbarhetsfrågor
Uppdrag Uppdragsledare, medarbetare
1. Resor och transporter 2. Energianvändning
3. Hållbarhetskompetens i samhället 4. Uppfyllande av miljölagar
5. Samhällsutveckling och infrastruktur 6. Biodiversitet 7. Lokalsamhällen Interna rutiner QA (Quality Assurance), HR (Human Resources), chefsgrupper
1. Jämställdhet och likabehandling 2. Resor och transporter
3. Hållbara investeringar
4. Materialanvändning (annat än elektronik) 5. Materialanvändning (elektronik)
6. Arbetstagar- och arbetsgivarepolitik 7. Policyer och ledningssystem
8. Miljökompetens inom Sweco 9. Ekonomisk stabilitet genom stolta
medarbetare
10. Uppfyllande av miljölagar 11. Inköp av varor och tjänster
Medarbetare
Medarbetare, chefer, HR (Human
Resources)
1. Medarbetares psykiska hälsa 2. Jämställdhet och likabehandling 3. Arbetstagar- och arbetsgivarepolitik 4. Medarbetares fysiska hälsa
5. Ekonomisk stabilitet genom stolta medarbetare
Fastighet FM (Facility Management)
1. Avfallshantering och källsortering
2. Materialanvändning (annat än elektronik) 3. Materialanvändning (elektronik)
4. Energianvändning
Annat/alla 1. Kommunikation och dialog
16
bedömningen att båda frågorna kunde tas med trots att de överlappar. Klimat var en av de frågor som diskuterades mycket ur två synvinklar, då bolaget kan ha en negativ påverkan internt men göra en positiv insats indirekt genom sina uppdrag.
En del av hållbarhetsfrågorna lades i högre utsträckning än andra fram som förslag på områden att arbeta mer inom, för att förbättra bolagets positiva påverkan. Dessa var avfallshantering och källsortering, miljökompetens inom Sweco, biodiversitet, val av kunder och uppdrag, och forskning och utveckling. De intervjupersoner som nämnde val av kunder och uppdrag menar att bolaget kan bidra till en hållbar utveckling genom att ställa krav på kunder och välja bort vissa uppdrag om de inte lever upp till en viss standard.
5.1.2 Sammanställning av snabbfrågor till intervjupersoner
Förutom de öppna frågorna fick intervjupersonerna, om de ville, svara på så kallade snabbfrågor. Frågeformuläret som användes finns i Bilaga VI. De givna hållbarhetsfrågorna gavs poäng utifrån hur stor påverkan bolaget ansågs ha i respektive fråga. Poängen gavs för påverkan på Sweco/internt respektive hos kund/externt i varje fråga, men poängen i varje fråga summerades innan ett resultat sammanställdes. Då hållbarhetsfrågorna var givna i det här fallet har ingen identifiering gjorts utan frågorna som presenteras är desamma som de givna alternativen. I Tabell 2 redovisas de 20 högst prioriterade av frågorna. Prioriteringsordningen i det här fallet bygger på intervjupersonernas poängsättning. De fem allra högst prioriterade frågorna har fetmarkerats. Tabell 2. Prioritering av hållbarhetsfrågor utifrån givna snabbfrågor, indelade efter sammanhang
Sammanhang Personer Hållbarhetsfrågor
Uppdrag Uppdragsledare, medarbetare
1. Uppfyllande av sociala och ekonomiska regelverk
2. Kunders integritet
3. Ekonomisk prestation/framgång 4. Närvaro/påverkan på lokal marknad 5. Utsläpp av växthusgaser
6. Uppfyllande av miljölagar och regelverk 7. Indirekt ekonomisk påverkan, exempelvis
genom investeringar i infrastruktur 8. Kunders hälsa och säkerhet
Interna rutiner QA (Quality Assurance), HR (Human Resources), chefsgrupper
1. Uppfyllande av sociala och ekonomiska regelverk
2. Korruption
3. Ekonomisk prestation/framgång 4. Val av leverantörer
5. Utsläpp av växthusgaser 6. Mångfald och lika rättigheter
7. Säkerhetsrutiner/säkerhetsutbildad personal 8. Uppfyllande av miljölagar och regelverk 9. Diskriminering
10. Anställdas fortbildning/utbildning
11. Föreningsfrihet och kollektivförhandlingar 12. Sociala frågor i leverantörskedjan
Medarbetare
Medarbetare, chefer, HR (Human
Resources)
1. Mångfald och lika rättigheter 2. Diskriminering
17
4. Anställdas hälsa och säkerhet
5. Föreningsfrihet och kollektivförhandlingar 6. Sysselsättning
Fastighet FM (Facility Management)
1. Avfall
Annat/alla 1. Mänskliga rättigheter
5.1.3 Sammanställning av workshopmaterial
Under ingen av de andra rubrikerna i rapporten anges direkt i namnet på hållbarhetsfrågorna om de gäller internt, externt eller någon annan del av verksamheten. Eftersom de identifierade frågorna från workshopen återges så som de skrevs ned av deltagarna finns de formuleringarna dock med här. I Tabell 3 visas de 20 högst prioriterade av de identifierade hållbarhetsfrågorna från workshopen, i fallande prioriteringsordning inom varje kategori. De fem allra högst prioriterade frågorna har fetmarkerats.
Tabell 3. Identifierade och prioriterade hållbarhetsfrågor från workshopen, indelade efter sammanhang
Sammanhang Personer Hållbarhetsfrågor
Uppdrag Uppdragsledare, medarbetare 1. Klimatpåverkan i uppdrag 2. Resor i tjänsten 3. Materialval i projekten 4. Myndighetspåverkan i uppdrag
5. Påverka andra företag att göra hållbara val 6. Energieffektiva lösningar i uppdrag
7. Transport, exempelvis av massor 8. Klimatanpassad projektering 9. Biologisk mångfald i uppdrag
Interna rutiner QA (Quality Assurance), HR (Human Resources), chefsgrupper 1. Jämställdhet internt
2. Mat internt/mat- och alkoholpolicy 3. Resor i tjänsten
4. Hjälpa andra Sweco-bolag att göra bra miljöval 5. Korruption 6. Digitala lösningar Medarbetare Medarbetare, chefer, HR (Human Resources) 1. Jämställdhet internt
2. Social hållbarhet, motverka stress 3. Integration 4. Sjukskrivningar internt Fastighet FM (Facility Management) 1. Återvinning/sopsortering på kontoren Annat/alla 1. FN:s hållbarhetsmål
2. Helhetslösningar, lyfta blicken
5.1.4 Slutlig sammanställning av hållbarhetsfrågor
18
prioriteringsordning inom varje kategori. De fem allra högst prioriterade frågorna har fetmarkerats.
Tabell 4. Identifierade och prioriterade hållbarhetsfrågor efter slutlig sammanställning, indelade efter sammanhang
Sammanhang Personer Hållbarhetsfrågor
Uppdrag Uppdragsledare, medarbetare
1. Klimat
2. Resor och transporter 3. Energianvändning 4. Lokalsamhällen
5. Uppfyllande av miljölagar och regelverk 6. Biodiversitet
7. Ekonomisk prestation/framgång 8. Kundbemötande
9. Val av kunder och uppdrag
10. Samhällsutveckling och infrastruktur
Interna rutiner
QA (Quality Assurance), HR (Human Resources),
chefsgrupper
1. Jämställdhet, likabehandling, mångfald och diskriminering
2. Klimat
3. Resor och transporter 4. Materialanvändning
5. Arbetstagar- och arbetsgivarepolitik 6. Uppfyllande av miljölagar och regelverk 7. Miljökompetens inom Sweco
8. Livsmedel 9. Ekonomisk prestation/framgång 10. Korruption Medarbetare Medarbetare, chefer, HR (Human Resources)
1. Jämställdhet, likabehandling, mångfald och diskriminering
2. Medarbetares psykiska hälsa 3. Arbetstagar- och arbetsgivarepolitik 4. Sysselsättning och integration 5. Medarbetares fysiska hälsa Fastighet FM (Facility
Management)
1. Avfallshantering och källsortering 2. Materialanvändning
3. Energianvändning
Annat/alla 1. Kommunikation och dialog
5.2
Identifiering av övriga frågor
Under intressentdialogen togs en del ämnen och åsikter om bolaget upp som inte hamnade i listan över identifierade hållbarhetsfrågor, då de inte kunde falla under definitionen för hållbarhetsfråga. Då de ändå berör hållbar utveckling, och skulle kunna tas upp i en hållbarhetsredovisning, nämns de kort här.
19
Ekonomisk hållbarhet och vad det är för något diskuterades också mycket, och den ekonomiska dimensionen av hållbar utveckling nämndes ofta i samband med miljöfrågor och sociala frågor. Renodlade ekonomiska frågor som går att skriva ned i en lista och skilja från de andra hållbarhetsfrågorna kan dock vara svåra att hitta. En fråga som ändå hamnade i listan är den om hållbara investeringar, som är viktig då en ekonomisk kortsiktig vinst som påverkar miljö och sociala förhållanden negativt inte är en ekonomisk vinst på lång sikt enligt flera intressenter. Flera kopplade också ekonomisk hållbarhet hos ett företag till sociala frågor som att bygga relationer till och ett förtroende hos sina kunder och anställda. Att leva som man lär när det gäller hållbarhet nämndes som en förtroendeskapande faktor.
Några interna intressenter gav en bild av att bolaget och hela Sweco har gjort framsteg inom hållbarhet de senaste åren, vilket är någonting positivt som de känner sig stolta över. Ett stadigt grepp om FN:s hållbarhetsmål nämndes också. Detta är exempel på någonting relaterat till flera hållbarhetsfrågor så som kommunikation, policys och ledningssystem och ekonomisk stabilitet genom stolthet bland medarbetare.
5.3
Jämförelse mellan intressentdialog och Swecos dokument om hållbarhet
Här presenteras en jämförelse mellan resultaten av intressentdialogen och av studien av Swecos dokument. Syftet med att presentera resultaten tillsammans på det här sättet är att visa om, och hur, de två metoderna för identifiering och prioritering kan komplettera varandra när en hållbarhetsredovisning ska skrivas. I Sweco Sveriges Hållbarhetsarbete (Gelhaar & Gyllenhammar, 2017) står det beskrivet hur Sweco definierar hållbarhet, och precis som i GRI Standarder nämns de tre dimensionerna ekonomi, miljö och samhälle här. Samma definition av hållbarhet har alltså använts under intressentdialogen och i studien av Swecos dokument.
I Tabell 5 presenteras en lista över de 20 högst prioriterade hållbarhetsfrågorna som identifierades vid intressentdialogen, i fallande prioriteringsordning. Vid sidan av denna presenteras en lista över siffror som visar på vilken plats var och en av dessa frågor hamnade i studien av Swecos dokument. Ett streck betyder att frågan inte identifierades i Swecos dokument.
Tabell 5. Identifierade och prioriterade hållbarhetsfrågor från intressentdialogen, i fallande prioriteringsordning, samt motsvarande placering av frågorna i studien av Swecos dokument om hållbarhet
Intressentdialog Swecos dokument om hållbarhet
1. Jämställdhet, likabehandling, mångfald och diskriminering
15
2. Klimat 11
3. Resor och transporter 1
4. Medarbetares psykiska hälsa 10
5. Avfallshantering och källsortering 8
6. Materialanvändning 2 och 13
7. Energianvändning 9
8. Lokalsamhällen -
9. Arbetstagar- och arbetsgivarepolitik 4
10. Uppfyllande av miljölagar och regelverk 5
11. Sysselsättning och integration -
20
13. Miljökompetens inom Sweco -
14. Livsmedel 18
15. Ekonomisk prestation/framgång -
16. Kundbemötande 20
17. Medarbetares fysiska hälsa 21
18. Val av kunder och uppdrag -
19. Korruption 16
20. Kommunikation och dialog 17
Jämförelsen visar att majoriteten av frågorna återkommer i båda studierna, men att prioriteringsordningen skiljer sig mycket åt. Exempelvis hamnar den högst prioriterade frågan bland intressenter – jämställdhet, likabehandling, mångfald och diskriminering – först på plats 15 i listan som skapats utifrån de studerade dokumenten. Flera andra av intressenternas högt prioriterade frågor hamnar också relativt långt ned på dokumentens lista. Andra viktiga skillnader mellan resultaten, som inte framgår i tabellen, gäller frågorna ursprungsbefolkningars rättigheter och vattenhantering. De hamnar på plats 3 respektive 6, alltså högt upp, i dokumentens lista men finns inte med alls i intressentdialogens.
På rad 6 i tabellen står det både 2 och 13 under Swecos dokument om hållbarhet. Förklaringen till detta är att frågan materialanvändning är uppdelad i två i dokumentens lista. Här hamnade materialanvändning (annat än elektronik) på plats 2 och materialanvändning (elektronik) på plats 13. Vid den slutliga sammanställningen av intressentdialogens resultat slogs dessa frågor ihop till en; materialanvändning.
21
6. Diskussion
Syftet med arbetet har varit att identifiera och prioritera Sweco Environments hållbarhetsfrågor och att lägga en grund för fortsatt arbete med hållbarhetsredovisning i denna och liknande verksamheter. Fokus i diskussionen ligger därför på rekommendationer till det här företaget om hur en redovisningsprocess kan gå till i framtiden men också om hur man kan arbeta vidare med just de här hållbarhetsfrågorna. Rekommendationerna går hand i hand med en utvärdering av de metoder som använts i arbetet.
6.1
Sweco Environments mest väsentliga hållbarhetsfrågor
Resultaten av intressentdialogen visar att Sweco Environments fem viktigaste hållbarhetsfrågor handlar om jämställdhet, klimat, resor, medarbetares psykiska hälsa och avfallshantering. Alla dessa tas också upp i de av Swecos egna dokument som studerats, men prioriteringsordningen skiljer sig åt och frågan om resor har här identifierats som allra högst prioriterad istället för frågan om jämställdhet. De identifierade frågorna är relevanta för en större del av Sweco än bara Sweco Environment, enligt intressenterna som hörts och enligt vad som verkar rimligt med tanke på hur företaget fungerar och är uppbyggt. Många av de identifierade frågorna är också relevanta för andra liknande företag i samma bransch. Flera intervjuade intressenter anser att hållbarhetsfrågorna gäller konsultföretag i allmänhet. Alla de högst prioriterade frågorna kommer också igen i WSP och Parsons Brinckerhoff:s hållbarhetsredovisning för 2015 (2016). Det tyder på att resultaten som tagits fram är rimliga.
I vilka sammanhang bolaget kan arbeta vidare med frågorna framgår av tabellen i kapitel 5.1.4. Det kan också vara intressant att titta på de andra tabellerna, för att se vilka frågor som togs upp i störst utsträckning av exempelvis de interna intressenterna under workshopen. De här resultaten kan användas i något sammanhang internt, om än bara som diskussionsunderlag. En hållbarhetsfråga som gäller mer specifikt Sweco Environment än de allra högst prioriterade frågorna, och är ett tips från interna intressenter om förbättrat hållbarhetsarbete, är den om miljökompetens inom Sweco. Den syftar på att Sweco Environment i större utsträckning borde dela sin kompetens till de andra bolagen inom Sweco och på så sätt bidra till ett förbättrat hållbarhetsarbete internt. Om mål gällande denna fråga sätts upp passar den bra att ta med i en hållbarhetsredovisning.
När det gäller ekonomisk hållbarhet var flera intressenter överens om att frågan hänger ihop med de andra dimensionerna av hållbarhet i stor utsträckning, exempelvis med klimat och medarbetares hälsa. En av de identifierade frågorna inom ekonomi gällde hållbara investeringar, som anses viktig då en ekonomisk kortsiktig vinst som påverkar miljö och sociala förhållanden negativt inte innebär en vinst på lång sikt.
22
och de standarder som svarade mot organisationens väsentliga hållbarhetsfrågor skulle tillämpas. Att tillämpa standarderna innebär att lämna de upplysningar som krävs för respektive hållbarhetsfråga. De väsentliga hållbarhetsfrågor som inte svarar mot någon av GRI:s frågespecifika standarder ska också tas med i redovisningen, men några frågespecifika upplysningar behöver inte lämnas om dessa. (Carendi & Raynal, 2017)
6.2
Felkällor
En avgränsning för arbetet var bolaget Sweco Environment och resultatet av studien var tänkt att spegla hela bolagets verksamhet och hållbarhetsfrågor så väl som möjligt. Det är ett rimligt antagande att det även skulle vara varje organisations egen ambition i en redovisningssituation. Med tanke på det här bolagets utbredning satt en oproportionerligt stor del av de intervjuade intressenterna – fem av nio – i Stockholm. Workshopen där fler än intervjupersonerna fick möjlighet att bidra med sina tankar genomfördes också i Stockholm. Workshopen gjorde också att antalet interna deltagare i intressentdialogen blev betydligt fler än de externa.
Andra aspekter som rör variationen av deltagare i intressentdialogen, som kan anses ha givit ett dåligt underlag till studien, är en liten etnisk variation bland de intervjuade och att sex av nio var kvinnor. Vad det här kan betyda för resultatet är svårt att säga. I en sådan här studie är det dock viktigt att beakta att något genomsnitt av varje grupp inte representeras ändå, utan att resultatet blir mycket beroende av individuella åsikter då antalet deltagare är få.
Då en kvalitativ studie genomförs och anonyma intervjuer ska analyseras av en ensam person blir intervjuarens tolkningar av materialet väldigt viktiga. Innan råmaterialet från intervjuerna sammanställts till ett resultat har det passerat en snäv kanal. Därför är det viktigt att vid en sådan här intressentdialog beskriva så noggrant som möjligt hur analysen av det insamlade materialet gått till, men för att göra resultatet mer trovärdigt vore det lämpligt att involvera flera personer i en framtida liknande process.
När det gäller GRI:s riktlinjer och standarder är dessa de enda standarder för hållbarhetsredovisning som studerats i det här arbetet. Det ges därför inte förslag på andra sätt att redovisa, utan GRI:s för- och nackdelar diskuteras utan att jämföras med andra standarder vilket ska beaktas när diskussionen läses vidare.
6.3
Intressentdialogen som metod för hållbarhetsredovisning
23
introduktion till området för att kunna delta. På så sätt får de kunskap om vad en hållbarhetsredovisning är och vetskap om att företaget ska redovisa med sig därifrån (Barkland & Ljungberg, 2010). Och den här kunskapen förankras både i organisationen, hos de interna intressenter som deltar, och hos de externa intressenterna vilket kan ge en positiv bild av organisationen utåt. Användandet av intressentdialogen ges också stöd av organisationen GRI och krävs då en redovisning ska upprättas enligt GRI Standarder (Global Sustainability Standards Board, 2016), vilket är ett ytterligare argument för att använda metoden för den som vill uppfylla standarderna.
Intressentdialogen är dock inte allt som behövs. Det är givetvis en resursfråga att avgöra hur mycket arbete som kan läggas på att skapa en hållbarhetsredovisning, men en rekommendation är att involvera flera personer i genomförandet av intressentdialogen och att komplettera den genom att använda fler metoder. Intressentdialogen ger svar på vilka frågor som är viktiga enligt företagets intressenter. För en mer komplett väsentlighetsanalys behöver metoden kompletteras med mätningar inom vissa frågor, exempelvis material- och energianvändning, och dessutom behöver frågan lyftas till en högre nivå. Vad säger de nyckelpersoner i företaget som redan sitter på kunskap, och vad säger företagets ledning om vilka företagets viktigaste hållbarhetsfrågor är? De här personerna är också några av ett företags intressenter och även deras deltagande i redovisningsprocessen skulle kunna kallas intressentinvolvering eller -dialog. Oavsett vad ledningens deltagande kallas är det viktigt för att innehållet ska bli rätt och att redovisningen ska få betydelse för och förankring i organisationen. Dialogen med övriga intressenter är en del av flera när innehållet bestäms (Barkland & Ljungberg, 2010).
När arbetet sattes igång valdes nio intressentgrupper ut som var tänkta att representeras, och ur var och en av dessa ställde en person upp på en intervju. Att det går att hitta lämpliga representanter som kan och vill delta inom den utsatta tiden för arbetet är dock inte självklart, och det ska poängteras att detta är en av utmaningarna då en intressentdialog ska genomföras. Den semistrukturerade intervjumetoden som användes bedöms ha fungerat och passat bra i sammanhanget. Att ställa öppna och icke ledande frågor är dock också en utmaning. För att läsaren av den här rapporten ska kunna bilda sig en egen uppfattning om intervjuernas kvalitet finns intervjumallarna som användes tillgängliga i Bilaga I–V.
6.3.1 En av flera metoder
Att jämföra intressentdialogen med studien av Swecos dokument om hållbarhet i det här arbetet har visat att intressentdialogen kan vara ögonöppnande. I studien av Swecos dokument var majoriteten av de hållbarhetsfrågor som identifierades miljöfrågor. I de olika delstudierna av intressentdialogen var fördelningen mellan identifierade miljömässiga, sociala respektive ekonomiska frågor mer jämn. Fördelningen av frågor som togs upp under de öppna intervjuerna kan dock ha påverkats av antalet intervjufrågor relaterade till varje område, och detsamma gäller fördelningen av de givna snabbfrågorna.
24
arbetar med. En hållbarhetsredovisning baserad enbart på studien av Swecos dokument om hållbarhet hade dock varit tunn på intressenternas perspektiv när det gäller prioritering.
6.3.2 Fortsatt kunskapsbehov
Det finns ett rum att fylla när det gäller utvecklade metoder för att genomföra intressentdialoger i redovisningssammanhang. För att intressentdialogen ska fungera bra behövs såklart kunskap hos den som redovisar, och kunskapen måste kunna tillgodogöras någonstans ifrån på ett inte allt för svårt sätt. GRI Standarder erbjuder mycket frihet när det gäller genomförandet vilket är bra med tanke på olika organisationers olika förutsättningar. Som användare hade det ändå varit bekvämt att hitta tydligare riktlinjer om hur man kan gå tillväga här, direkt i standarderna. I grund och botten är det dock inte en uppdatering av de här standarderna utan snarare forskning och utveckling över lag som behövs för att göra intressentdialogen till ett bättre verktyg för fler. Intressentdialogen bör användas i samband med hållbarhetsredovisning, men bra och beprövade metoder att ta hjälp av skulle kunna underlätta genomförandet och leda till bättre resultat.
6.4
GRI Standarder för hållbarhetsredovisning
En viktig fråga gällande GRI Standarders fördelar och nackdelar är om de uppfyller den nya lagen om hållbarhetsredovisning eller inte. Det är inte en lätt fråga att svara på. Det är tydligt att GRI Standarder inte per automatik uppfyller lagkraven, på så sätt att lagen kräver upplysningar om miljö, sociala förhållanden, personal, respekt för mänskliga rättigheter och motverkande av korruption (SOU 2016/17:CU2). GRI Standarder kräver istället upplysningar om väsentliga hållbarhetsfrågor. Det är dock lätt att använda sig av GRI Standarder för att uppfylla både GRI:s och lagens krav på den här punkten ändå, bara lagkravets alla områden behandlas som väsentliga frågor.
När det gäller policys, risker och resultatindikatorer relaterade till varje område är det svårare att avgöra huruvida det räcker att följa det som står i standarderna för att uppfylla lagkraven. Enligt information GRI gett ut själva är riktlinjerna GRI G4 helt kompatibla med EU:s direktiv (Boulter, u.d.), och därmed också med den svenska lagen. Andra (Carendi & Raynal, 2017; TomorrowToday, 2017) har dock ifrågasatt om framförallt risker och riskhantering är någonting som täcks av standarderna. Det blir en tolkningsfråga av lagens krav.
