07.2. Bilaga 1 Delårsrapport Augusti 2018 (Kommunstyrelsen)

(1)

Delårsrapport Augusti 2018

Kommunstyrelsen

(2)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Driftredovisning KS ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4

1.3 Investeringsprognos ... 7

1.4 Riktade budgetmedel ... 7

1.5 Exploateringsredovisning ... 8

1.6 Återsökning av statsbidrag ... 9

2 Viktiga förändringar ... 10

3 Nya data och resultat ... 12

4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 15

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 15

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 16

4.3 Näringslivsstrategi ... 17

4.4 Personalpolicy ... 17

5 Mål ... 19

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 19

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 19

5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 20

6 Kommunledningskontorets uppdrag ... 25

6.1 Löpande uppdrag: KS uppdrar till KLK att ta fram en markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och bedriva fastighetsutveckling ... 31

6.2 Löpande uppdrag: KS uppdrar till KLK att i projektdirektivet för Väsjön lägga in antal byggrätter för hyresrätter, vilka bör upplåtas med tomträtt ... 31

7 Riskhantering - internkontroll ... 32

7.1 Kvitton bifogade till fakturor från First Card ... 32

7.2 Rätt kompetens inom personalstrategiska frågor kan inte rekryteras ... 32

7.3 Information och kompetens förloras när medarbetare slutar ... 32

7.4 Medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter ... 33

7.5 Direktupphandling genomförs inte enligt beslutade handläggningsrutiner ... 33

(3)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Driftredovisning KS

Prognosrapport 2018 KS

Budget

2018

Period-

utfall Utfall % Prognos aug

Budget- avvikelse

Prognos apr KOMMUNSTYRELSEN

Intäkter -176 907 -112 423 64 -179 140 2 233 -176 827

Kostnader 358 939 222 791 62 363 673 -4 734 358 859

Netto (tkr) 182 032 110 367 61 184 533 -2 501 182 032

PER VERKSAMHETSNIVÅ Politisk verksamhet*

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 25 655 13 327 52 26 102 -447 25 655

Netto (tkr) 25 655 13 327 52 26 102 -447 25 655

Kommunledning

Intäkter -107 484 -66 437 62 -107 456 -28 -106 612

Kostnader 209 497 133 853 64 212 523 -3 026 208 625

Netto (tkr) 102 013 67 416 66 105 067 -3 054 102 013

Stadsbyggnadsavd. inkl.

nämnd*

Intäkter -63 916 -42 351 66 -66 177 2 261 -64 708

Kostnader 77 558 44 950 58 78 819 -1 261 78 350

Netto (tkr) 13 642 2 599 19 12 642 1 000 13 642

Kommunrevisionen

Kostnader 1 667 433 26 1 667 0 1 667

Netto (tkr) 1 667 433 26 1 667 0 1 667

Samarbetsorgan

Kostnader 3 439 2 928 85 3 439 0 3 439

Netto (tkr) 3 439 2 928 85 3 439 0 3 439

Räddningstjänst

Intäkter -5 507 -3 635 66 -5 507 0 -5 507

Kostnader 41 123 27 226 66 41 123 0 41 123

Netto (tkr) 35 616 23 591 66 35 616 0 35 616

Prel.kostnader-interna 0 74 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0

* I den politiska verksamheten ingår inte Stadsbyggnadsnämndens politiska kostnader då dessa redan ingår i Stadsbyggnadsavdelningens utfall.

(4)

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos

Kommunstyrelsen prognostiserar ett underskott om 2,5 miljoner kronor, vilket är en försämring med 2,5 miljoner kronor sedan föregående prognos. Det finns både över- och underskott prognostiserat inom olika verksamheter, bland annat överskott på E-tjänsteplattform som inte genomförts som planerat. Överskott finns även på personalkostnader. Underskottet är bland annat intäkter från kommunens bolag som inte kommer infrias fullt ut eftersom fissionen inom bolagsorganisationen har blivit försenat på grund av överklaganden. Underskottet beror också på att konsulter inom upphandlingsområdet har anlitats med anledning av eftersläpningar och stor efterfrågan på nya upphandlingar. Utöver ovan beskrivna kostnader tillkommer oförutsedda kostnader för inpasseringssystem på 2,3 miljoner kronor och ökad bevakning på 0,9 miljoner kronor. Prognosen på helåret för dessa oförutsedda kostnader beräknas uppgå till 3,2 miljoner kronor. Hemställan för oförutsedda kostnader görs avseende inpasseringssystemet om 2,3 miljoner kronor.

Utfallet jämfört med riktvärde och prognos

Kommunstyrelsen redovisar ett utfall för perioden som uppgår till 110 miljoner kronor. Detta motsvarar 61 procent av budgeterad ram. Riktvärdet efter åtta månaders verksamhet är ett utfall på 66,7 procent av budget. Kostnader för konsultuppdragen kommer under hösten, därför är utfallet lägre än riktvärdet.

Prognosbedömning

Prognosen beräknas till ett underskott om 2,5 miljoner kronor.

Den stora risken att prognosen inte infrias ligger framförallt inom IT-verksamheten och beror på de osäkerhetsfaktorer som finns i samband med upphandling av ny IT-driftsleverantör och eventuella överprövningar som gör att upphandlingarna avslutas först under 2019.

Kommentarer till prognos per rapporteringsområde

Politisk organisation (kommunfullmäktige, kommunstyrelse, partistöd, politisk sekreterare, allmänna val, borgerliga förrättningar)

Politiska organisationen har en nettobudget på 25,6 miljoner kronor. Per 31 augusti var utfallet 13,3 miljoner kronor vilket motsvarar 52 procent av budgeterad ram. Prognosen uppgår till ett underskott om 447 000 kronor vilket beror bland annat på konsultkostnader i samband med omorganisationsarbete. Det låga utfallet efter augusti beror på att kostnader för politiska sekreterare och allmänna val kommer under hösten.

Kommunledning (administrativa avdelningen, ekonomiavdelningen, personalavdelningen, avdelning för näringsliv o kommunikation)

Kommunledningen har en nettobudget på 102 miljoner kronor. Per 31 augusti var utfallet 67 miljoner kronor vilket motsvarar 66 procent av budgeterad ram. Budgeterade hyressänkningar om 8 miljoner kronor för 2018 är osäkra på grund av att fastighetsfissionen blev överklagad.

Beräknade intäkter på kommunledningsnivå blir då lägre.

På helårsbasis blir kommunledningens utfall sämre än budgeterat.

(5)

Ekonomiavdelningen

Ekonomiavdelningen har en nettobudget på 36 miljoner kronor. Per den 31 augusti var utfallet 27 miljoner kronor vilket motsvarar 74 procent av budgeten. Intäkterna bedöms bli lägre än budgeterat vilket främst beror på att fastighetsfissionen blev senarelagd på grund av

överklaganden och debitering inte kan göras för arbete i bolagen. Kostnaderna bedöms bli högre vilket beror på ökade kostnader i samband med förseningar för beslutsstödsprojektet samt ökade konsultkostnader inom både controllerenheten och inköpsenheten.

Administrativa avdelningen

Administrativa avdelningen har en nettobudget på 47 miljoner kronor. Per den 31 augusti var utfallet 26 miljoner kronor, vilket innebär ett utfall på 56 procent av budget. Det låga utfallet kan i huvudsak förklaras främst av lägre personalkostnader än budgeterat.

Prognosen för helåret är ett överskott om 1,1 miljoner kronor, ett sämre resultat på 0,8 miljoner kronor jämfört med senaste prognosen. Överskottet beror bland annat på lägre

personalkostnader samt planerad upphandling av ny e-tjänsteplattform på 1,5 miljoner kronor har inte genomförts som planerat. Skälet till det är att IT-enheten bedömt att det ligger i kommunens intresse att avvakta den utveckling som sker inom området genom Inera, ett kommun- och landstingsägt e-utvecklingsbolag.

Ökade kostnader finns för inpasseringssystem på 1,4 miljoner kronor och ökad bevakning på 0,5 miljoner kronor. Prognosen på helåret för dessa oförutsedda kostnader beräknas uppgå till 2,3 miljoner kronor.

Den stora risken att prognosen inte infrias ligger inom IT-verksamheten och beror på de osäkerhetsfaktorer som finns i samband med upphandling av ny IT-driftsleverantör och eventuella överprövningar som gör att upphandlingarna avslutas först under 2019.

Återrapportering av införskaffande av nytt säkerhetssystem för Turebergshuset (Dnr: 2018/0184 KS-1):

Under sommaren och hösten har leverantören dragit ny kabel i Turebergshuset, bytt lås som inte fungerat samt dragit ny el till systemet. Nästa steg i den fysiska installationen kommer vara att sätta upp själva kortläsarna.

Utifrån en inventering av behörigheter till Turebergshuset har ett stort arbete genomförts för att skapa olika behörighetsgrupper. Detta arbete är pågående.

Övergången till det nya systemet kommer därefter att ske våningsplan för våningsplan. Planerat är att installationen skall vara helt färdigställd i slutet på året.

Personalavdelningen

Personalavdelningen har en nettobudget på 1,7 miljoner kronor. Per den 31 augusti var utfallet -

0,8 miljoner kronor. Detta utfall beror på att personalavdelningen får intäkter varje månad men

(6)

kostnaderna är större på hösten. Vid årets slut förväntas ett mindre överskott.

Prognosen är något lägre jämfört med föregående prognos. Intäkter och kostnader förväntas följa budget. Per den 31 augusti är kostnaderna lägre på utbildning samt hälsa och arbetsmiljö men kostnader förväntas inkomma under hösten.

Avdelningen för näringsliv och kommunikation

Avdelningen för näringsliv och kommunikation har en nettobudget på 19,9 miljoner kronor. Per den 31 augusti var utfallet 12,8 miljoner kronor, vilket innebär ett utfall om 64 procent av budget. Under 2018 har avdelningen erhållit tre uppdrag som inte ligger i avdelningens budget för 2018 och som kommer att påverka resultatet. Det är bland annat inspirationsföreläsningar som under oktober kommer att genomföras med föreläsningar för medarbetar där varumärke och kärnvärdena NAV (nytänkande, ansvarstagande och välkomnande) vävs samman med vikten av att vi har ett bra bemötande och en bra service till kommunens invånare, företag och organisationer. Syftet är att vi tillsammans skapar insikt och samsyn kring hur vår

kommunikation och vårt bemötande bidrar till en positiv bild av Sollentuna. Föreläsningar varvas med praktiska övningar och gruppdiskussioner. Ca 900 medarbetare beräknas delta vid föreläsningarna som äger rum vid 6 olika tillfällen.

Stadsbyggnadsavdelningen

Stadsbyggnadsavdelningen har en nettobudget på 13,6 miljoner kronor. Per den 31 augusti var utfallet på 2,6 miljoner kronor, vilket motsvarar 19 procent av budget. Avvikelsen beror dels på en retroaktiv fakturering på 592 000 kronor till SEOM avseende gemensamma juristkostnader i samband med en entreprenadtvist i Väsjön. Dessutom har ett bidrag om 350 000 kronor (från landstinget för Urban grönstruktur) förts över från 2017. Intäkterna för markupplåtelser är fortsatt höga. Av den prognosticerade avvikelsen på 1 miljon kronor kommer hälften att omfördelas till strategisk trafikplanering som har högre kostnader än budgeterat.

Kommunrevisionen

Utfallet ligger på 433 000 kronor vilket motsvarar 26 procent av budgeterad ram.

Kommunrevisionens verksamhetskostnader avser dels löpande kostnader för administration och sakkunnigt biträde och dels kostnader för fördjupade granskningar. Tyngdpunkten av

kostnaderna redovisas under hösten. På helårsbasis förväntas en budget i balans.

Samarbetsorgan

(7)

Samarbetsorgan är bland annat avgift till Sveriges kommuner och landsting samt till Stor Sthlm.

Utfallet ligger på 2,9 miljoner kronor vilket motsvarar 85 procent av budgeterad ram. På helårsbasis förväntas en budget i balans.

Räddningstjänst

Utfallet ligger på 23,6 miljoner kronor vilket motsvarar 66 procent av budgeterad ram. På helårsbasis förväntas en budget i balans.

Eventuell omdisponering av budget

Inga behov av omdisponering av budget finns i dagsläget.

Planerade åtgärder vid eventuella underskott

Det finns inga signaler om behov av att vidta åtgärder för eventuella underskott.

1.3 Investeringsprognos

I dagsläget finns inga planerade investeringar för året. Investeringsutrymmet bedöms bli outnyttjat.

Investeringar Årsbudget Prognos Avvikelse

Inga planerade 2 200 000 kr 0 kr -2 200 000 kr

1.4 Riktade budgetmedel Nivåpåverkande förändringar

Kommunstyrelsen är fullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamheter. En särskild uppgift för styrelsen är att bereda ärenden till

fullmäktige samt ha hand om den ekonomiska förvaltningen och om kommunstyrelsens verksamheter uppfyller sina grunduppdrag och visar genomgående goda resultat löpande under året. I samband med budgetarbetet kan fullmäktige besluta om riktade budgetmedel av

engångskaraktär utifrån utvecklande ambitioner och behovsanalyser som genomförts. Nedan följer en kortare avrapportering hur riktade budgetmedel använts sedan beslutet togs i fullmäktige.

E-handelscontroller: En förstudie om att införa e-handel genomfördes under 2017 vars resultat utmynnade i beslutet att anställa en e-handelscontroller. En e-handelscontroller är anställd.

Digitalisering av detaljplaner: Under 2015-2017 har stadsbyggnadsavdelningen haft en utökad budget för arbetet med digitalisering av detaljplaner. Målsättningen har varit en digital

detaljplan med standardiserade planbestämmelser. Den första fasen av digitaliseringen

avslutades under 2017 och mjukvara finns nu på plats. Kostnader för fortsatt utveckling av detta verktyg kommer att rymmas inom avdelningens ram för verksamhetsutveckling.

Attunda, SKL, KSL m.fl.: Satsningen följer plan.

Sänkning hyror: Kommunfullmäktige fastställde i december 2016 en ny bolagsstruktur för de kommunägda bolagen. Omstruktureringen förväntas bland annat medföra sänkta kostnadsnivåer i den löpande driften för Sollentuna kommun. Den största effekten uppnås genom sänkta hyror.

På grund av att fissionen försenats beräknas effekten komma först under slutet på 2018 eller först 2019.

Permanent väktarbil på dagtid: Satsningen pågår. Utvärdering av dagbilen kommer att ske under hösten.

(8)

Tillfälliga satsningar

Allmänna val 2018: Genomförande av de allmänna valen följer plan.

IT-upphandling: arbetet med upphandlingar är försenat (se även information under avsnitt 2 Viktiga förändringar) och dessa är i huvudsak förskjutna till 2019. Årets riktade budgetmedel täcker satsningen avseende den första upphandlingen som kommer att slutföras under året;

server, lagring och applikationsdrift. I denna satsning ingår även etablering av servicedesk som i en övergångsfas (transitering) medför dubbla kostnader tills nuvarande servicedesk med extern leverantör upphör.

Nivåpåverkande förändringar

Budget

2018 (tkr) Prognos Avvikelse Kommentar

E-handels controller -700 700 0 En e-handelscontroller

anställdes under 2017.

Digitalisering av

detaljplaner 700 -700 0 Första fasen av digitaliseringen

är slutförd.

Attunda, SKL, KSL, m. fl. -1 200 1 200 0 Följer plan.

Sänkning hyra 8 000 -8 000 0

Effekten uppskattas komma först i slutet på 2018 eller under 2019.

Permanent dagbil -700 700 0 Följer plan.

Tillfälliga satsningar Allmänna val 2018, EU

val 2019 -4 000 4 000 0 Följer plan.

IT-upphandling -5 000 5 000 0 Följer plan.

1.5 Exploateringsredovisning

Exploatering exkl

Väsjön (Mkr) Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse

Inkomster 105,6 106,3 0,7

Utgifter -232,9 -144,0 88,8

Netto -127,2 -37,7 89,5

Den enskilt största förklaringen till varför exploateringsprognosen visar överskott jämfört med budgeten är de avsatta medlen för strategiska fastighetsförvärv.

Under 2018 kommer inga fastighetsförvärv inom ramen för detta uppdrag att genomföras, så prognosen förskjuts på åren 2019-2021.

I prognosen har höjd tagits för att kommunen via ett intentionsavtal med SEOM har för avsikt att förvärva Reveljen 4 under året. Enligt prognosen kommer kommunen under 2018 att sälja mark för totalt 50 miljoner kronor, kvarteret Tårpilen och en villatomt i Norrviken.

På genomförandesidan är det full aktivitet i Tårpilen där en ny gatustruktur växer fram samt i nya Malmparken där invigning beräknas till sommaren 2019.

Väsjön (Mkr) Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse

Inkomster 251 258,0 7,0

Utgifter -422,2 -327,6 -94,5

Netto -171,2 -69,6 101,6

En större del av denna avvikelse beror på uppdatering av de faktiska markförsäljningarna enligt

(9)

exploateringsavtal i Väsjö Torg, spridning av projektövergripande kostnader fördelade på kommande år samt andra uppdateringar som görs i samband med nya kalkyler och upphandlingar inom delprojekten.

1.6 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Medel t.o.m. augusti 2018 Medel - utfall

Myndigheten för samhällsskydd

och beredskap 1 540 952 kr 1 540 952 kr

Boverket 6 100 000 kr 5 455 071 kr

Boverket 22 500 000 kr

Trafikverket 5 341 000 kr

Statligt bidrag från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) för arbete med krisberedskap utgår årligen. Nytt från och med nästa år är att kommunen själv kommer behöva söka/fakturera detta bidrag till MSB. I nuläget har MSB inte lämnat några tydliga direktiv angående hur den processen skall gå till.

Bidrag från Boverket för "Grönare städer" har sökts av Väsjöprojektet (6,1 miljoner kronor) och för Malmparken (22,5 miljoner kronor). För Grönare städer har beslut delgivits, men inte för Malmparken. Väsjöprojektet har under augusti månad ansökt om statlig medfinansiering från Trafikverket för gång- och cykelbanor till Ribbings väg (5,3 miljoner kronor) och

bullerhantering (3,5 miljoner kronor) och gång- och cykelbana längs Frestavägen och Edsbergs Allé (6,2 miljoner kronor). Dessutom har exploateringsenheten ansökt om statlig

medfinansiering från Trafikverket för dagvattenanläggning i Edsviken (4,4 miljoner kronor).

Statsbidrag för ökat bostadsbyggande från Boverket kommer att sökas under september månad.

(10)

2 Viktiga förändringar

GDPR

Den 25 maj trädde dataskyddsförordningen GDPR i kraft. Under våren har medarbetare och förtroendevalda utbildats i regelverket. Ett arbete med att kartlägga kommunens

personuppgiftshantering har inletts och dokumenthanteringsplaner har setts över. Under våren upphandlades tjänsten som dataskyddsombud och ett GDPR-nätverk med representanter från kontoren har satts samman under ledning av dataskyddsombudet. En rutin har tagits fram för registerförfrågningar och även för andra typer av rättelser och förändringar av registrerades personuppgifter samt för anmälan av personuppgiftsincidenter. Ett arbete för att ta fram gemensamma riktlinjer för ostrukturerad information har påbörjats. En dataskyddspolicy är under framtagande.

Fastighetsfissionen

Fissionen försenades på grund av överklaganden och genomfördes under sommaren 2018. Nu pågår utredning om att överföra fastigheter till Sollentuna kommunfastigheter AB. Det finns en budgeterad hyressänkning på 8 miljoner kronor i kommunstyrelsens budget, som är osäker om den hinner få genomslag under 2018.

Förändringar i tjänstemannaorganisationen

Kommunfullmäktige fattade i juni beslut om förändringar i den nya

tjänstemannaorganisationen, från och med 2019. Bland annat genomförs följande förändringar:

 Ansvaret för fritidsgårdarna överförs från barn- och utbildningsnämnden till kultur- och fritidsnämnden.

 Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret kommer att delas upp och den personal som arbetar med gymnasiefrågorna kommer att ingå i barn- och utbildningskontoret samt att personal inom arbetsmarknadsområdet kommer att ingå i kommunledningskontoret.

 Samhällsbyggnadsavdelningen kommer att bestå av nuvarande

stadsbyggnadsavdelningen, bygglovsenheten och de delar av trafik- och

fastighetskontoret som berör gata och park. Rekrytering av avdelningschef pågår.

 Avdelningen för miljö- och hälsa blir en ny avdelning på kommunledningskontoret.

 De delar av trafik- och fastighetskontoret som hanterar fastigheter kommer att tillhöra Sollentuna Kommunfastigheter AB.

 Avdelningen för näringsliv och strategisk kommunikation, ändras till avdelningen för samordning och kommunikation. Näringslivsfrågorna flyttar till ny avdelning.

Samordningsansvaret är främst kopplat till frågor som berör ekonomiavdelningen, administrativa avdelningen och personalavdelningen. Utvecklingsfrågor och strategiska uppdrag kommer att finnas kvar.

 Avdelningen för näringsliv- och arbetsmarknad blir en ny avdelning på kommunledningskontoret.

 Projektet kring nya Turebergshuset läggs på kommunledningskontoret.

Konsultupphandlingar

Ett flertal konsultupphandlingar har eller kommer inom kort att genomföras inom följande områden: städ, kost, tekniska konsulter samt diverse IT-upphandlingar.

Projekt Turebergshuset

Projekt Turebergshuset satte vid årsskiftet igång med stöd av externa konsulter. Projektet har sedan dess organiserats upp i ett antal delprojekt inom områden som lokalutformning, arbetssätt, kommunikation och digitalisering. Projektet ska under hösten och en bit in på våren 2019 ta fram en förstudie rörande ombyggnation och renovering av Turebergshuset. Förstudien ska ligga till grund för beslut i kommunfullmäktige om ombyggnationen.

Under året har stort fokus också legat på att informera och engagera chefer och medarbetare i

omställningen mot en aktivitetsbaserad arbetsplats. Öppna föreläsningar för medarbetare har

(11)

hållits i Sollentunasalen vid flera tillfällen. Cheferna i Turebergshuset har deltagit i flera workshops i syfte att förankra förändringen i chefsleden. Under hösten följs detta av workshops och studiebersök för övriga medarbetare.

Outsourcing IT

Det senaste året har präglats av arbetet med upphandling av ny driftsleverantör/er efter nästan tio år med nuvarande leverantör. Driften har delats upp i ett antal tjänsteområden som

upphandlas var för sig, sk multisourcing. Efter upphandling kommer transitering av drift från en leverantör till en annan. För närvarande pågår värdering av anbud efter avslutad upphandling av ett första tjänsteområde. Projektet som kommer att pågå under 2018 och 2019 är försenat, vilket är rapporterat till och hanterat i styrgrupp. Kostnader för transitering är svåra att estimera med precision samt i nuläget svåra att precisera i tid. Det finns en risk att alla transiteringskostnader förskjuts till 2019 om upphandlingarna överklagas. Det får i så fall effekten att delar av de medel som avsatts för projektet 2018 blir ett överskott och att motsvarande kostnader i stället kommer under 2019 och behöver finansieras.

Val den 9 september

Den 9 september skedde val till riksdag, kommun och landsting. Under våren och sommaren har röstmottagare i vallokal och förtidsröstningslokal rekryterats och utbildats, material har beställts och fördelats, vallokaler har inventerats för att säkerställa funktionalitet och säkerhet,

mottagningsarbete på valnatt och onsdagsräkning har bemannats och organiserats.

Nya regler för sjukskrivning

Från och med den 1 juli ska arbetsgivare som har medarbetare som väntas vara borta från arbete i minst 60 dagar på grund av sjukdom göra en plan för återgång i arbete.

Planen ska vara arbetsgivarens stöd i rehabiliteringsarbetet och ska göras senast 30 dagar från första sjukdagen. Alla arbetsgivare som har anställda som väntas vara borta från arbetet på grund av sjukdom i minst 60 dagar berörs av regeländringen. Undantag är om det är uppenbart att medarbetarens hälsotillstånd gör att medarbetaren inte kan komma tillbaka till arbete.

Sollentuna kommun arbetar redan i dag aktivt med rehabilitering vid längre sjukfrånvaro. Ny mall för dokumentation har tagits fram som är i linje med de nya reglerna.

Personalförändringar

Personalavdelningen står inför tre pensionsavgångar. En nyrekrytering har genomförts under våren. Ytterligare en nyrekrytering sker under hösten.

Ekonomiavdelningen har på vissa enheter haft begränsad kapacitet under perioden med anledning av vakanta tjänster. Rekrytering pågår.

Administrativa avdelningen har under året präglats av förändringar inom avdelningens ledning.

En ny säkerhetschef började sin anställning i februari. Under året har chefen för kontaktcenter varit tillförordnad chef för internserviceenheten och säkerhetschefen har varit tillförordnad kanslichef. Detta då bedömning gjordes att avvakta med permanenta lösningar under pågående omorganisation. Rekrytering av ny IT-chef pågår.

Under våren avvecklades överförmyndaravdelningen och omvandlades i stället till en enhet inom administrativa avdelningen. I samband med det rekryterades en ny chef för verksamheten.

På stadsbyggnadsavdelningen började tre nya medarbetare i september. Det innebär att hela

avdelningen är fullbemannad under ett par veckor innan en medarbetare går på föräldraledighet

i slutet av september.

(12)

3 Nya data och resultat

Nöjd-kund-indexmätning för 2017

Undersökningen Nöjd-Kund-Index som publicerades i maj 2018 mäter servicen i samband med kommunernas myndighetsutövning. Undersökningen, som genomförs av SKL i samarbete med Stockholm Business Alliance (SBA) omfattar 159 kommuner och baseras på enkätsvar från kunder som haft en kontakt med kommunerna under år 2017. Med kunder avses privatpersoner, företag samt övriga grupper. Undersökningen har genomförts via telefon samt e-post.

I undersökningen får respondenterna ta ställning till kommunernas servicegrad inom sex olika myndighetsområden: Brandtillsyn, Bygglov, Markupplåtelse, Miljö- och hälsoskydd,

Livsmedelskontroll samt Serveringstillstånd.

Begreppet service har i undersökningen brutits ner på ett antal olika faktorer: Tillgänglighet, Information, Bemötande, Kompetens, Rättssäkerhet samt Effektivitet. Respondenterna gör även en helhetsbedömning av kommunens service genom tre frågor som ligger till grund för måttet

”Nöjd-Kund-Index” (NKI).

Sollentuna kommuns totala NKI har sjunkit från 71 till 68. Det är främst bygglov och miljö- och hälsoskydd som får låga betyg. Området markupplåtsele får högt betyg och redovisar en

markant ökning jämfört med 2016. Ett arbete vidtar nu att analysera resultaten mer i detalj och sedan påbörja ett arbete med insatser för de områden där kommunen backat

Resultat av Svenskt Näringsliv enkät 2018

Varje år gör Svenskt Näringsliv en enkätundersökning och ranking om det lokala

företagsklimatet i Sveriges 290 kommuner. Syftet är att skapa ett diskussionsunderlag för kontakter med lokala politiker och tjänstemän. Med företagsklimat avses summan av de institutioner, attityder, regler och kunskaper som möter företagaren i vardagen.

Enkäten genomfördes mellan januari och april 2018. Totalt har 144 företag, vilket ger en svarsfrekvens på 42 %.

Resultatet visar att företagarna är fortsatt nöjda med Sollentunas företagsklimat.

Sollentunaföretagens sammanfattande omdöme av det lokala företagsklimatet är i år 3,90 på en sexgradig skala. Högst betyg i länet får Solna, följd av Upplands-Bro, som båda får över 4,0.

Snittbetyget för det sammanfattande omdömet om företagsklimatet i kommunen uppdelat på bransch visade att företagsklimatet för vård- och omsorgsföretag rankades mycket högt, 5,0 på en sexgradig skala.

Enkät om Solsidan 2017

Drygt 400 personer på kommunens alla förvaltningar besvarade enkäten om Solsidan. Det sammanlagda resultatet visar att nästan alla som besvarat enkäten kommer in på Solsidan från den dator de använder på sin arbetsplats och majoriteten av de svarande är inne varje dag. Mest populärt är att läsa nyheter och att ta del av information från sin arbetsplats eller sitt kontor.

Solsidans sociala funktioner, till exempel möjlighet att diskutera i grupper och att kommentera innehåll, används sparsamt.

De flesta menar att språket på Solsidan är bra och instämmer helt eller delvis i att Solsidan erbjuder fakta och har ett trovärdigt innehåll. Upplevelsen av att informationen är aktuell och uppdaterad har sjunkit något jämfört med förra året och det är inte så lätt att snabbt hitta den information man behöver. Många av de svarande har lämnat synpunkter om sökfunktionen och 38 procent instämmer inte alls i påståendet att de får bra sökresultat när de söker. Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med den samlade bedömningen av Solsidan uppgick 2017 till 84 procent. Resultatet 2016 var 81 procent

Kommunkompassen,

Kommunkompassen, som är ett utvärderingsverktyg från Sveriges kommuner och landsting

(SKL), genomfördes under maj månad. Utvärderingen fokuserar på en rad olika områden,

(13)

exempelvis offentlighet och demokrati, politisk styrning och kontroll, resultat och effektivitet samt kommunen som arbetsgivare. Återrapporteringen från SKL skedde i juni och Sollentuna kommun uppnådde 602 poäng. Det är bland de fem bästa resultaten för kommuner som har genomfört den nya versionen av Kommunkompassen. Inom delområdet resultat och effektivitet uppnåddes den högsta poäng som rapporterats bland de kommuner som hittills utvärderats med gällande modell. Inom delområdet ständiga förbättringar fick Sollentuna tillsammans med Upplands Väsby den högsta poäng som hittills rapporterats. I rapporten identifieras styrkor och utvecklingsområden som blir underlag i det fortsatta utvecklingsarbetet, vilket integreras med verksamhetsplaneringen.

Revisionsrapport Granskning av styrning och kontroll av större investeringar.

De förtroendevalda revisorerna gör bedömningen att den interna kontrollen av

investeringsprocessen inte är helt tillräcklig. Kommunledningskontoret har i dialog med trafik- och fastighetskontoret redovisat förbättringar som ska genomföras för att den interna kontrollen ska stärkas. Ett exempel är slutredovisningen av investeringsprojekt som inom tre månader ska redovisas till kommunstyrelsen. Idag är det sex månader innan slutredovisning behöver göras.

Revisionsrapport Granskning av generella IT-kontroller

Kommunens revisorer har granskat generella IT-kontroller. Slutsatsen är att kontrollerna är godkända men att det finns områden att förbättra och utveckla. Ett exempel är att konsulter som måste få inloggning i systemet, bara ska få det för en begränsad tid.

Revisionsrapport Granskning av kommunens krisberedskapsarbete

De förtroendevalda revisorerna har granskat kommunens krisberedskapsarbete och gör bedömningen att det finns en tillfredsställande krisberedskap i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer. Vidare gör revisorerna bedömningen att organisationen övar och erhåller utbildning i enlighet med lagstiftningens ändamål samt samverkar med berörda aktörer.

Kommunen har styrande dokumentation i enlighet med lagstiftning och i huvudsak i enlighet med förordningar. Däremot noteras ett antal brister i den styrande dokumentationen.

Revisionsrapport Granskning av verkställighet av beslut

De förtroendevalda revisorerna har granskat verkställighet av beslut och gör bedömningen att det finns fungerande rutiner och system för verkställighet av fattade beslut. Revisorerna gör vidare bedömningen att kommunstyrelsen uppfyller sin uppsiktsplikt gällande verkställighet av beslut och att den rapportering som sker till kommunfullmäktige bedöms som tillfredsställande.

Däremot gör revisorerna bedömningen att rutinerna inte är tillräckligt dokumenterade, att rutinerna är av informell karaktär och i hög utsträckning personbundna, synpunkter som kommunstyrelsen bemött i ett yttrande.

Förstudie, Granskning avseende kommunens personal- och kompetensförsörjning

De förtroendevalda revisorerna har genomfört en förstudie gällande kommunens personal- och kompetensförsörjning. Efter genomförd granskning gör revisorerna bedömningen att en

kommunövergripande kompetensförsörjningsplan ska fastställs av politiken, att förvaltningarna arbetar operativt med olika aktiviteter samt att nya kompetensförsörjningsplaner tas fram under 2018.

Personalavdelningen har tagit fram en arbetsgivarstrategi som är beslutad i kommunfullmäktige.

Det finns en framtagen arbetsprocess för strategisk kompetensförsörjning som förvaltningarna ska arbeta efter. Arbete kring arbetsgivarmärket pågår.

Förstudie, Granskning av löner och ersättningar

De förtroendevalda revisorerna har genomfört en förstudie gällande ”Granskning av löner och

ersättningar”. Efter genomförd granskning gör revisorerna bedömningen att den interna

kontrollen avseende löner och ersättningar är tillräcklig. Granskningen har gjorts utifrån nio

kontrollmål där samtliga kontrollmål har nått kriteriet ”uppfyllt”. Detta visar att kommunen har

en god intern kontroll avseende löner, lönrelaterade avgifter och pensioner.

(14)

Mark och bostäder

Markanvisningstävlingen för det nya kvarteret i gamla mässområdet i Sollentuna är avgjord. Sju anbud inkom och det vinnande förslaget kommer från AB Borätt och Seniorgården AB.

Utvärderingen baserades på i första hand gestaltning och i andra hand prisnivå. Återigen bekräftades att en väl genomtänkt och påkostad gestaltning går hand i hand med en hög betalningsvilja för marken.

SCB har publicerat Nybyggnad av bostäder. I Sollentuna färdigställdes 307 bostäder under

2017, 235 i flerbostadshus och 72 i småhus.

(15)

4 Styrdokument för särskild uppföljning

Från och med 2018 arbetar Sollentuna kommun efter en målstyrningsmodell där vi tillsammans långsiktigt strävar efter en vision via mål på olika nivåer i organisationen, vilka följs med utvalda indikatorer.

I nedan redovisade styrdokument är det kommunledningskontorets arbete som beskrivs.

Styrdokument:

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin

Kommunledningskontorets olika avdelningar bidrar aktivt till det trygghetsskapande arbetet i kommunen. En central del i detta arbete är samordning av kommunens resurser. Två stora projekt ingår som ett led i detta arbete: EST och Projekt Tureberg/Edsberg

EST: Sollentuna kommun deltog under 2017 i nationella Brottsförebyggande rådets projekt EST (Effektiv samordning för trygghet). Syftet med det var att få till stånd en metod för systematisk samverkan mellan kommunens berörda verksamheter, polisen och Sollentunahem med geografiskt fokus på Edsberg och Tureberg. Under 2018 har implementeringen av ett nytt arbetssätt fortsatt.

Gemensamma veckovisa lägesbilder tas fram och en fördjupning görs i en månadslägesbild. För att flera aktörer smidigt ska kunna dela information med varandra har det digitala verktyget EMBRACE upphandlats under 2018. Implementeringsarbetet går enligt plan. I ett steg 2 kommer ytterligare kommundelar successivt omfattas av detta nya sätt att arbeta.

Projekt Tureberg/Edsberg: Projekt Samverkan för ökad trygghet och säkerhet i Tureberg och Edsberg pågår under 2017-2018 och består av fem delmål 1. Förstärka fritidsgårdarna, 2. Stoppa rekryteringarna till kriminella grupper, 3. Öka föräldraengagemanget, 4. Förstärka tryggheten i boende- och utemiljöer, 5. Öka den polisiära närvaron. Delmål 1-3 leds av socialkontoret, delmål 4 av stadsbyggnadsavdelningen, delmål 5 av kommunledningskontoret. Projektet i sin helhet samordnas av kommunledningskontoret. Projekt Tureberg/Edsberg har stora beröringspunkter med EST-arbetet.

Projektet har inneburit förändrade arbetssätt och utökad samverkan inom en rad verksamheter. För kommunledningskontorets del har projektet bland annat resulterat i följande:

Delmål 4: Trygghetsvandringar har genomförts, ansvarsgränser mellan kommunen och Sollentunahem för städning och skötsel har definierats på vissa platser inklusive tydligare

gränsdragning mellan allmän och privat mark. Ett långsiktigt arbete innebär att skapa förutsättningar för befolkade gatu- och gångstråk genom långsiktiga stadsbyggnadsåtgärder.

Delmål 5 är kopplat till samverkansöverenskommelsen mellan kommunen och polisen, där särskild uppföljning skett löpande. En särskild handlingsplan togs fram inför 2018 med särskilt fokus på utpekade punkter i samverkansöverenskommelsen. Slutuppföljning och ny

samverkansöverenskommelse redovisas i kommunstyrelsen i december 2018.

Övrigt trygghetsarbete

Vidare har stadsbyggnadsavdelningen arbetat för att Malmparken ska utvecklas till en trygg, tillgänglig och multifunktionell stadspark. Kommuninvånarna har inbjudits till delaktighet i utvecklingen av parken genom medborgardialog. Via en närliggande fritidsgård har ungdomar involverats i den konstnärliga utsmyckningen. Parken kommer att få en helt ny belysning för att öka tryggheten och användbarheten av parken.

Ett annat exempel på trygghetsarbete är Väsjö-projektets Sociala konsekvensanalys som resulterat i ett antal aktiviteter. Dessutom har ett belysningsprogram och rapporten "Barnperspektivet i

Väsjöområdet" tagits fram. Projektet har också sökt bidrag från stadsmiljöavtalet för säkra och trygga cykelvägar (söktes under 2017). Under utformningen av Southside - Edsbergs sportskog - har ungdomar från Edsberg varit involverade från början.

Den översiktsplan som är under framtagande kommer att rikta stort fokus på hur stadsplanering bidrar till trygghet och social hållbarhet.

Nuvarande trygghets- och säkerhetsstrategi är i behov av översyn. En sådan kommer göras under hösten och planen är att en ny strategi ska underställas kommunfullmäktige under första halvan av 2019.

(16)

Styrdokument:

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan

Näringslivsarbete

Nyanlänt Företagande är ett sexmånaders utvecklingsprogram i Sollentuna för nyanlända som vill starta och driva företag. Programmet kommer att genomföras i två omgångar och den första omgången avslutades under vintern 2018. I den första omgången var det sju medverkande vid start och det var fyra som avslutade programmet. Rekrytering av deltagare förväntades i huvudsak ske via Arbetsförmedlingen i Upplands Väsby. Språknivån har varierat mellan deltagarna men deras förmåga och vilja att prata svenska har visat en påtaglig förbättring. De som slutförde programmet var alla välmotiverade och uppgav vid utvärderingen att programmet gett dem mycket av kunskaper idéer samt motivation att vilja starta eget företag. Inte minst stärktes motivationen till att lära sig prata svenska. Målet att starta företag blev mycket tydligt relaterat till förmågan att förstå och göra sig förstådd på svenska. Under våren har förberedelserna inför nästa omgång startat. Omgång två planeras för start i augusti och ska pågå under hösten 2018. I rekryteringsarbetet finns samarbete med Arbetsförmedlingen och kontakt kommer även tas med SFI. Inom projektet Nyanlänt företagande mäts det inte hur många av deltagarna som startar företag.

Stadsbyggnadsarbete

Ett av de prioriterade områdena för integrationsplanen under 2018 är bostäder.

Stadsbyggnadsnämnden kan - med detaljplanering som verktyg - verka för ett ökat bostadsbyggande i blandade former, och genom långsiktig strategisk planering motverka att alltför homogena

bostadsområden skapas. Ett exempel på detta är utvecklingen av Väsjöområdet och Edsberg där sportfältet blir en sammanlänkning mellan två olika bostadsområden.

Den översiktsplan som är under framtagande belyser detta ytterligare.

Hittills under årets första åtta månader har sex detaljplaner antagits som tillsammans omfattar ca 800 bostäder i både flerbostadshus och stadsradhus. Under hösten ska en detaljplan för 70

studentbostadsrätter skrivas fram till KF för antagande

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018 Antal praktik- eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända - 3 2 3

Kommentar Tertial 2 2018

Internservice har under en tid haft tre instegsjobbare som arbetat med olika servicetjänster till personalen i Turebergshuset. För tillfället finns två kvar eftersom en person gick vidare till annat jobb före sommaren. Rekrytering av ny instegsjobbare pågår.

(17)

Styrdokument:

4.3 Näringslivsstrategi

Övergripande näringslivsarbete

Arbetet med näringslivsstrategin kommer framförallt att fokusera på det som avser Medveten kommunikation i skrift och det kommer att ske under hösten 2018. Det som beskrivs kring fokusgrupper kommer inte äga rum då det gjorts en gemensam bedömning i kommunens ledningsgrupp att kommunen har kunskap kring det som fokusgrupperna syftade till, dels utifrån löpande dialog med företagen, resultatet av NKI-mätningar och Svenskt Näringslivs enkät.

Fokus under 2018 blir därför att genomföra workshops för samtliga kontor för att stärka

handläggarnas kunskap om hur den skriftliga kommunikationen påverkar upplevelsen av service och bemötande.

En upphandling har gjorts avseende stöd i utformning och genomförande av dessa workshops.

Planeringen inleddes under juni och fortsätter i augusti. Samtliga kontor deltar och har meddelat hur många de vill ska delta i sin workshops och datum samt plats är bokade för alla tillfällen. Totalt är det ca 140 medarbetare som kommer att delta och workshopsen äger rum under november månad.

Stadsbyggnadsarbete

Att skapa goda förutsättningar för näringslivet handlar bland annat om att hanteringen av planärenden och bygglov är effektiv och att processen för markhantering är transparent och effektiv.

Stadsbyggnadsavdelningen strävar efter ökad samverkan med bygglovsenheten för att effektivisera plan- och bygglovsprocessen. I februari hölls en byggherredag för att öka samarbetet med och mellan byggherrar inom Väsjöområdet.

Informationen på externa webben utvecklas för att underlätta för näringslivets kontakter med stadsbyggnadsavdelningen under processens gång.

Djupintervjuer har inletts med byggherrar för att öka vår kännedom om hur

stadsbyggnadsavdelningen kan stärka samarbetet med externa parter. Målsättningen är att NKI i byggherreenkäten ska öka.

Styrdokument:

4.4 Personalpolicy

Kommunledningskontorets avdelningar har samtliga bidragit till arbetet runt personalpolicyn. Under året har implementeringen av kommunens kärnvärden; nytänkande, ansvarstagande och

välkomnande påbörjats. Arbetet med implementering av kärnvärdena forsätter under oktober med att inspirationsföreläsningar genomförs för medarbetar där varumärke och kärnvärdena NAV

(nytänkande, ansvarstagande och välkomnande) vävs samman med vikten av att vi har ett bra bemötande och en bra service till kommunens invånare, företag och organisationer. Syftet är att vi tillsammans skapar insikt och samsyn kring hur vår kommunikation och vårt bemötande bidrar till en positiv bild av Sollentuna. Föreläsningar varvas med praktiska övningar och gruppdiskussioner.

Ca 900 medarbetare beräknas delta vid föreläsningarna som äger rum vid 6 olika tillfällen.

Kärnvärdena kommer också att diskuteras av samtliga chefer i kommunen under chefskonventet i september.

I handlingsplanen för kommunledningskontoret från medarbetarenkäten ingår fyra områden;

målstyrning, organisation, samarbete och arbetsrelaterad utmattning. Arbetet inom alla områden pågår till exempel regelbundna möten med samtliga chefer på kommunledningskontoret genomförs där målstyrning och samarbete diskuterats. Samtliga medarbetare inom kommunledningskontoret har erbjudits en livsstilsanalys. Analysen består av en pulsmätning över tre dygn för att mäta grad av fysisk aktivitet, stressreaktioner i kroppen samt återhämtning. Mätningen sammanfattas i en personlig rapport och ett återkopplingssamtal med en livsstilscoach genomförs.

Kommunledningskontoret arbetar med aktiva åtgärder mot diskriminering. De främsta aktiviteterna är att hålla strukturerade samtal vid föräldraledighet och ha avgångssamtal då medarbetare avslutar sin anställning.

För att stärka arbetsgivarmärket och säkra kompetensförsörjningen antogs en arbetsgivarstrategi under våren. Utifrån strategin har en kommunikationsplan tagits fram med olika aktiviteter som ska genomföras under året. Kommunen har deltagit i olika mässor och annonsering sker löpande i olika medier.

Kommunledningskontoret arbetar aktivt med systematiskt arbetsmiljöarbete. Medarbetarsamtal genomförs årligen och arbetsplatsträffar hålls regelbundet på samtliga enheter.

Sjukfrånvaron är fortsatt låg inom kommunledningskontoret med 4,42 procent, dock har den ökat något sedan 2017. Den externa personalomsättningen ligger på 14,05 procent. Målvärdet är 15 procent.

(18)

Indikatorer Utfall 2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018

Sjukfrånvaro i % 3,82 % 3,86 % 4,42 % 3,8 %

Bland Sveriges kommuner år 2017 var genomsnittlig sjukfrånvaro 6,7 procent och i Stockholms län var genomsnittlig sjukfrånvaro 6,6 procent under samma period. Sollentuna hade sjukfrånvaro på 5,5 procent vilket var näst lägst bland kommunerna i länet.

Sjukfrånvaron redovisas för perioden januari till juli 2018, eftersom augustis siffror ännu inte är tillgängliga. Bedömning att målet nås på helår.

Kommunledningskontoret har en låg sjukfrånvaro med 4,42 procent jämfört med totala sjukfrånvaron i Sollentuna kommun som uppgår till 5,35 procent under samma period. Dock har sjukfrånvaron på kommunledningskontoret ökat jämfört med helårsresultatet 2017 med 0,56 procentenheter.

Målet på sjukfrånvaro under 3,8 procent uppnås inte.

Personalomsättning, extern (%) 17,8 % 10,9 % 14,05 % 15 % Kommentar Tertial 2 2018

Bland Sveriges kommuner år 2017 var genomsnittlig personalomsättning 11 procent och i Stockholms län var genomsnittlig personalomsättning 15 procent under samma period. Sollentuna hade

personalomsättning på 16 procent, bland kommunerna i länet hade 6 kommuner högre personalomsättning. Dessa siffror är inte helt jämförbara med kommunens egen statistik då personalomsättningen beräknas på olika sätt.

Personalomsättningen mäts ackumulerat för perioden 170801 - 180731.

Kommunledningskontoret har låg extern personalomsättning på 14,05 procent jämfört med Sollentuna kommun totalt 16,27 procent. Under perioden har 26 medarbetare slutat sin anställning på

kommunledningskontoret varav 3 har gått i pension. Personalomsättningen på kommunledningskontoret har ökat med 3,15 procentenheter jämfört med år 2017.

Den externa personalomsättningen ligger under målvärdet.

HME (hållbart medarbetarengagemang) - 82,8 - 82

Bland Sveriges kommuner år 2016-2018 var genomsnittlig HME värde 78 och i Stockholms län var genomsnittlig HME värde 78,5 under samma period. Sollentunas HME värde år 2017 uppgick till 80,5 vilket var tredje högsta bland kommunerna i länet.

Kommunledningskontoret har högt utfall för HME vid mätningen 2017, jämfört med Sollentuna kommun totalt som uppnådde 80,5. Ny mätning genomförs 2019.

(19)

5 Mål

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:

5.1.1 Service, tillgänglighet och dialog för nöjda invånare

Avdelningen för näringsliv och kommunikation arbetar med att utveckla webben på olika sätt. En förstudie genomförs under 2018 som ska ligga till grund för att utveckla en ny extern webb. Det arbetet kommer att inledas under 2019. Avdelningen arbetar även med att förbereda den externa varumärkeskommunikationen som inleds under 2019.

Kontaktcenter arbetar med att samla in information och önskemål om en ny kravprofil för ett kommungemensamt ärendehanteringssystem. En projektgrupp har formerats och kommer under hösten att gå på studiebesök för att se hur andra kommuner arbetar med sina system. Kontaktcenter arbetar tillsammans med trafik- och fastighetskontoret för att förbättra servicen till invånarna inom kontorets verksamheter. Statistik har tagits fram för att se hur kunderna till trafik- och

fastighetskontoret skattar sin "nöjdhet" och "tillgänglighet" i dagsläget. Dessa ska sedan jämföras med resultatet vid årsskiftet för att se om det skett en positiv utveckling efter de insatser som arbetats fram.

2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018 Engagerat, kunnigt och serviceinriktat

bemötande på kontaktcenter 4,2 4,1 4,21 4,2

Tillgänglighet besök/telefoni på

kontaktcenter 4,1 4,1 4,2 4,2

Lösningsgrad kontaktcenter - 72 % 74,3 % 76 %

Kommentar

Analys görs och åtgärder kommer vidtas för att öka måluppfyllelsen.

Tillgänglighet e-post på kontaktcenter 94,6 % 97,83 % 95 %

Webbesökarnas nöjdhet (index) 57 57 - 59

Kommentar

Mätning av webbesökarnas nöjdhet sker under hösten 2018.

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:

5.2.1 Miljö- och klimatpåverkan från kommunens verksamheter ska minska

Skolprojektet "Vårt Sollentuna 2040" har redovisats för politiker och tjänstemän vid ett välbesökt evenemang. I årets skräpplockarkampanj "Håll Sverige rent" deltog ca 6000 barn och vuxna - en ökning med 10 procent jämfört med 2017. En beskrivning av kommunens sjöar och vattendrag finns nu på kommunens hemsida redovisat i ett webbaserat verktyg, Miljöbarometern. Klimat- och sårbarhetsanalys, Åtgärdsprogram mot buller och Hållbarhetsprogram för Väsjön har tagits fram.

IT-driften upphandlas under 2018 och hållbarhets- och miljökrav finns med i hittills publicerade upphandlingar och beaktas även i kommande.

(20)

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018

Direkta utsläpp växthusgaser (ton CO2) 9 700 ton CO2

9 450 ton

CO2 - 9 000 ton

CO2 Kommentar

Utsläppen av co2 har minskat med 3 procent mellan 2016 och 2017. Nästa mätning är i början av 2019.

Andel åtgärder i "mål och handlingsplan" för miljö- och klimatfrågor som är färdigställda (%)

13 % - 35 %

Kommentar

Åtgärderna är tidsatta på helårsbasis och bedömningen för 2018 kommer att göras i början av år 2019.

Övergripande mål:

5.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:

5.3.1 Det självklara valet av arbetsplats

Bland Sveriges kommuner år 2016-2018 var genomsnittlig HME värde 78 och i Stockholms län var genomsnittlig HME värde 78,5 under samma period. Sollentunas HME värde år 2017 var 80,5 vilket var tredje högsta värdet bland kommunerna i länet.

Kommunledningskontoret har högt utfall för HME värde 82,8 vid mätning 2017 jämfört med Sollentuna kommun totalt som uppnådde 80,5.

Ny mätning genomförs 2019.

En arbetsgivarstrategi antogs under våren 2018. Arbetsgivarstrategin ska ha en direkt påverkan på hur kommunen arbetar vidare med att stärka arbetsgivarmärket och säkra kompetensförsörjningen.

Utifrån strategin har en kommunikationsplan tagits fram med olika aktiviteter som genomförs under hösten. Kommunen arbetar efter en gemensam arbetsprocess för strategisk kompetensförsörjning.

Implementering av kommunens kärnvärden (nytänkande, ansvarstagande och välkomnande - NAV) har påbörjats.

2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018 Andelen som svarar positivt på frågorna

om styrning i

medarbetarundersökningen (HME- delen) (%)

- 81,1 % - 80 %

Kommentar

Bland Sveriges kommuner år 2016-2018 var genomsnittlig HME värde för styrning 79. I Stockholms län uppgick HME värde för styrning till mellan 76-81 under samma period. Sollentunas HME värde för styrning år 2017 var 80. Mätningen för detta mål anger andel som svarar positivt (4-5) på frågorna om styrning.

Andelen som svarar positivt på frågorna om motivation i

medarbetarundersökningen (HME- delen) (%)

- 82,7 % - 80 %

Kommentar

Bland Sveriges kommuner år 2016-2018 var genomsnittlig HME värde för motivation 80. I Stockholms län uppgick HME värde för styrning till mellan 76-82 under samma period. Sollentunas HME värde för styrning år 2017 var 80. Mätningen för detta mål anger andel som svarar positivt (4-5) på frågorna om motivation.

(21)

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018 Andelen som svarar positivt på frågorna

om ledarskap i medarbetarenkäten (HME-delen) (%)

- 90,3 % - 85 %

Kommentar

Bland Sveriges kommuner år 2016-2018 var genomsnittlig HME värde för ledarskap 78. I Stockholms län uppgick HME värde för styrning till mellan 73-83 under samma period. Sollentunas HME värde för styrning år 2017 var 81. Mätningen för detta mål anger andel som svarar positivt (4-5) på frågorna om ledarskap.

Andelen som svarar positivt på frågan om "arbetet är organiserat på ett effektivt sätt så att jag vet vem som gör vad" i medarbetarenkäten (%)

- 63,3 % - 70 %

Kommentar

Intern indikator: Vid mätning 2017 var genomsnittligt värde för Sollentuna kommun 66,8 procent, vilket var en höjning från 2015 års mätning med 2,1 procentenheter. Kommunledningskontoret låg lägre än genomsnittet i kommunen med 63,3 procent.

Andelen som svarar positivt på frågan om "samarbetet fungerar bra mellan min arbetsplats och andra enheter" i medarbetarenkäten (%).

- 68,1 % - 70 %

Kommentar

Intern indikator: Vid mätning 2017 var genomsnittligt värde för Sollentuna kommun 62,1 procent, vilket var en höjning från 2015 års mätning med 2,6 procentenheter. Kommunledningskontoret låg högre än genomsnittet i kommunen med 68,1 procent.

(22)

Nämndmål:

5.3.2 Ordning och reda för effektiv verksamhet med hög kvalitet

Kommunens centrala krisledningsgrupp deltog i den regionala krisövningen Markus i april.

Övningsscenariot var en terroristattack mot ett pendeltåg i Rotebro. Sollentuna kommun kom därmed att få en central roll i övningen. Utvärderingen av dagen visade att krisledningsarbetet i Sollentuna fungerade bra, både internt och i relation till andra aktörer. En krisövningsplan är under framtagande för att säkerställa att kommunens krisberedskapsarbete upprätthålls och utvecklas.

En metod för risk- och sårbarhetsanalyser har tagit fram. Syftet är att samtliga verksamheter skall använda metoden och att det i sin tur ska förenkla framtagandet av den kommunövergripanade risk- och sårbarhetsanalysen som enligt lag skall lämnas in till Länsstyrelsen 2019. Kontoren och de kommunala bolagen har bjudits in till en utbildning och workshop i metoden under september månad.

Kommunens inpasseringssystem behöver bytas ut mot ett nytt. Den fysiska installationen är i princip klar och det nya systemet beräknas vara i full drift senast i slutet av december. I samband med detta kommer också utarbetas en tydlig rutin som säkerställer god kontroll av korthanteringen och återkommande revisioner.

Ett arbete pågår med att ta fram en handbok som vänder sig till kommunens förtroendevalda och som syftar till att underlätta förtroendevaldas arbete, något som är särskilt viktigt efter ett val då många nya förtroendevalda kommer in kommunfullmäktige och nämnder.

Kommunens författningssamling är för tillfället väldigt omfattande. En översyn pågår och syftar till att identifiera inaktuella dokument eller dokument som behöver uppdateras.

Flera avdelningar inom kommunledningskontoret är involverade i Projekt Tureberg som handlar om att förbereda renovering och ombyggnation av Turebergshuset. Under året har arbetet med att ta fram en behovsanalys pågått och olika aktiviteter i form av workshopar, föreläsningar och studiebesök kring aktivitetsbaserad sittning har genomförts.

Under målet Sveriges kvalitetskommun har SKL:s utvärdering, kommunkompassen genomförts under maj månad. Ett stort arbete har genomförts i en projektgrupp med mycket goda resultat. Medarbetare på olika förvaltningar har tagit fram material och svarat på frågor inför genomförandet av Kommun- kompassen och inför ansökan till Sveriges kvalitetskommun.

Nätverksträffar och dialogmöten sker löpande med förvaltningar och bolag. Dialog och delaktighet är viktigt för en effektiv verksamhet

Bolagen tillfrågas alltid om samordnade upphandlingar när upphandlingarna bedöms vara intressanta för bolagen.

2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018 Chefers/specialisters nöjdhet med

kommunledningskontorets stöd i centrala processer

- - -

Kommentar

Utvärdering kommer att ske hösten 2018.

Det genomsnittliga betyget i

politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för

kommunstyrelsen

4,3 4,4 - 4

Kommentar

Nästa mätning sker hösten 2018 Det genomsnittliga betyget i

politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för

kommunfullmäktige

4,2 4,4 - 4

Kommentar

Nästa mätning sker hösten 2018.

(23)

Nämndmål:

5.3.3 Enklare vardag för medarbetare och chefer

Kommunen bygger under 2018 upp en egen servicedesk som ska möjliggöra bättre stöd och service i frågor som rör IT och telefoni. Det finns en tydlig projektplan, dels för uppbyggnadsarbetet, dels för hur denna interna servicedesk ska verka parallellt med pågående drift hos Tieto och kommande transiteringsprojekt/införande av nya IT-driftsleverantörer när upphandlingarna är klara.

Arbetsplatsutvecklingen går vidare. Under 2018 införs Windows 10, Office 365 och Skype. Vidare flyttas Exchange (E-post) till molnet. Windows 10 är nu klar lokalt och utrullning pågår. För Skype återstår ännu visst arbete för implementeringen. Flytten av Exchange är försenad på grund av resursbrist hos Tieto. IT-enheten söker nu efter alternativ leverantör. Externa konsulter har gjort en undersökning av kommunens IT-miljö och har lämnat rekommendation för hur Sollentuna bäst ska flytta till Office 365. Rekommendation är baserad på hur Sollentuna kan utnyttja nya tjänster från Microsoft och vilka tjänster som kan flyttas till Microsoft för att spara pengar och för att uppgradera till de senaste versionerna av tjänsterna.

E-tjänstekortshanteringen har tagits över av Svensk identitetsservice. Internserviceenheten fortsätter dock att lämna ut e-tjänstekorten till medarbetarna. Korten produceras fortsättningsvis endast till de medarbetare som behöver dem för att komma in i vissa datasystem (ex. inom vården). Rutiner för hur Sollentuna kommun ska samarbeta med Svensk identitetsservice skall tas fram.

Vid årsskiftet lanserades serviceportalen som ska underlätta medarbetarnas vardag genom att förenkla beställningar av olika slag. Telefoniartiklar finns sedan tidigare publicerade. IT-artiklar är upplagda men ännu inte publicerade. Fika- och matbeställningar är däremot upplagda i

serviceportalen och de som arbetar i kommunhuset kan nu genom denna beställa fika och mat. Under hösten påbörjas kravarbetet med att skapa en effektiv samlad beställningsfunktion i portalen för chefer att använda vid nyanställning.

Det har skapats rutiner för att få en bättre översikt över ärenden, remisser och motioner. Översikten över kommande ärenden är god men kan bli ännu bättre. Rutin för att få bättre kontroll på när saker skall återrapporteras behövs och ett sådant arbete har påbörjats. Detta skulle kunna bidra till att minska tillfälliga arbetsanhopningar på grund av dålig framförhållning.

Det pågår också ett arbete med att ta fram förslag på nytt reglemente för politiska sekreterare med nya regler för hur resurser fördelas, lönesättning, avtal och arbetsmiljöansvar. Reglementet bör även innehålla regler för utrustning som medarbetaren tilldelas.

Krispärmens utformning kommer ses över. Informationen ska digitaliseras för att möjliggöra att kontaktuppgifter och annat är uppdaterade och tillgängliga. Innehållet behöver dessutom förenklas betydligt. Ett digitalt sätt att dokumentera ”fyrfältaren” (lägesbilden) som används i krisledningsarbetet skall tas fram för att förenkla och effektivisera dokumentation och delningen av lägesbilden till samtliga berörda parter i krisarbetet.

Avdelningen för näringsliv och kommunikation arbetar med att utveckla Solsidan så den ska utgöra ett stöd i det löpande arbetet för chefer och medarbetare. Bland annat förbättras navigationen, innehåll kvalitetssäkras och redaktörer på kontoren utbildas.

2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018 Andel nöjda eller mycket nöjda med

kommunens teleservice (%) 91 % 74 % - 80 %

Kommentar

Mätning genomförs under hösten 2018.

Andel nöjda eller mycket nöjda med sin

IT-arbetsplats (%) 60 % 45 % - 65 %

Kommentar

Mätning genomförs under hösten 2018

Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med den samlade bedömningen av Solsidan (%)

81 % 84,1 % - 85 %

Kommentar

Mätning genomförs under hösten 2018.

(24)

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018 Andelen medarbetare som tycker de

har tillräcklig kompetens att använda tillgängliga IT-verktyg i sitt dagliga arbete (%)

- 91,4 % - -

Kommentar

Mätning genomförs i samband med nästa medarbetarenkät 2019.

(25)

6 Kommunledningskontorets uppdrag

Kommunledningskontoret utför egna uppdrag åt kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Dessutom bereder kommunledningskontoret övriga nämnders återrapporteringar av uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I tabellen kommenteras både uppdrag för utförande och beredning.

Uppdrag Utförande Beredning

Budgetuppdrag om det

framtida Edsvik Uppdraget är återrapporterat från KFN

till KS. KS bereder nu en långsiktig plan för Edsvik.

Uppdrag att ta fram en plan för gymnasieutbildning i Sollentuna kommun - ny utredning 2019

Uppdraget genomförs under 2019 enligt plan.

Utvärdering av hyressystem

för skolor och förskolor Regler för inhyrning och hyressättning inom Sollentuna kommunkoncern samt ändring av TFNs reglemente har varit på remiss till Sollentuna

kommunfastigheter AB samt TFN.

Regler för inhyrning och hyressättning av lokal mm inom Sollentuna

kommunkoncern och ändring av TFN:s reglemente beslutas av

kommunstyrelsen i september.

Följduppdrag inventering MEX 2: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK ta fram en uthyrningsmodell för resterande fastigheter, såväl för bostäder som för verksamhetsfastigheter. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för

bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Regler för inhyrning och hyressättning av lokaler mm i Sollentuna

kommunkoncern beslutas av KS i september.

Följduppdrag inventering MEX 3: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK göra en översyn av

hyresnivåerna. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för

bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Regler för inhyrning och hyressättning av lokaler mm i Sollentuna

kommunkoncern beslutas av KS i september.

(26)

Uppdrag Utförande Beredning Kommunledningskontoret

får i uppdrag att ta fram en vattenplan i enlighet med projektdirektiv som bifogats tjänsteutlåtande daterat 2016-06-29

Arbetet med vattenplanen pågår enligt plan.

Utredningsuppdrag för fler

Sollentunabor i arbete Beredning sker i samband med

återrapportering vid delårsrapporter och årsredovisningar, Ingen separat beredning sker inom detta uppdrag.

Löpande redovisning i delårsrapporter och

verksamhetsberättelser/årsredovisning.

Ingen separat beredning sker inom detta uppdrag.

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att ta fram en markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och att bedriva en aktiv fastighetsutveckling i syfte att frigöra byggrätter.

Återrapportering ska ske till kommunstyrelsen årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.

Avsatta medel för strategiska fastighetsförvärv har fördelats till åren 2018 - 2021 i

exploateringsprognosen.

Möjlighet till utveckling av kommunens mark pågår integrerat med löpande projekt.

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att i den kommande revideringen av

projektdirektivet för Väsjön lägga in att antal byggrätter för hyresrätt, vilka bör upplåtas med tomträtt, bör vara i spannet 250-500.

Återrapportering av

ovanstående ska ske till KS årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.

Ett förnyat projektdirektiv för Väsjön antogs av

kommunstyrelsen 2017-06-12

§114. Där framgår att "Antalet byggrätter för hyresrätt, vilka bör upplåtas med tomträtt, bör vara i spannet 250-500" (se sid 8 i Projektdirektiv Väsjön 2016/0650).

Fullmäktige uppdrar åt UAN att i samverkan med BUN och SN genomföra förslaget om lokalt anpassad

introduktion för vuxna och ensamkommande barn och unga. Uppdraget ska återrapporteras löpande i samband med

tertialsrapporterna.

Uppdraget återrapporteras löpande i tertialrapporterna.