1 (2)
Beslut Datum
2014-06-03 Dnr RA 232-2014/674
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Tingsrätten i Östersund
Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid tingsrätten i Östersund
Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid tingsrätten i Östersund den 19 mars 2014 (inspektionsrapport, bilaga)
Beslut
Med hänvisning till vad som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga tingsrätten följande.
• Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar, en plan för informationssäkerhet samt framta systemdokumentation till systemet ACTA, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) RA-FS 2009:1.
• Hantera och förvara medieberoende handlingar, som finns i akter till mål som ska bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) RA-FS 2009:1.
• Uppdatera tillämpningsbeslutet gällande Riksarkivet föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RA-FS 1991:61 samt dokumentera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av
handlingar vid upphandling RA-FS 2013:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskaper RA-FS 2004:32 samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet RA-FS 2006:53.
• Återrapportera förekomsten av brandspjäll i ventilationen i arkivlokaler samt åtgärda belysningen i arkivlokaler så att den är skyddad mot damm, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om
arkivlokaler RA-FS 2013:4.
Vidare gjordes följande anmärkningar.
• Komplettera och uppdatera arkivredovisningar med uppgifter om införtecknade arkiv samt uppgifter om föreskrifter i enlighet med
1 Ändrad genom RA-FS 1997:6 samt 2012:2.
2 Ändrad genom RA-FS 2012:4.
3 Ändrad genom RA-FS 2012:9
2 (2)
Beslut Datum
2014-06-03 Dnr RA 231-2013/674
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter RA-FS 1991:14.
• Åtgärda brister i förvaringen av arkiven, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper RA-FS 2006:15.
• Undersöka om åtgärder kan behövas för att öka luftfuktigheten i
arkivlokalen, så att klimatet bättre håller Riksarkivets rekommenderade värden.
Tingsrätten i Östersunds återrapportering
Tingsrätten i Östersund ska redovisa vilka åtgärder myndigheten kommer att vidta med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska vara Riksarkivet tillhanda senast den 28 november 2014.
Riksarkivet förutsätter att Tingsrätten i Östersund även beaktar anmärknin- garna och redovisar vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa.
Vid redovisningen ska Riksarkivets diarienummer anges som referens.
………..
Désirée Veschetti Holmgren Avdelningschef
……….
Patrik Höij
Arkivarie, föredragande
4 Ändrad genom RA-FS 1997:4 samt 2012:1.
5 Ändrad genom RA-FS 2010:2 och 2012:5.
