W~] SOLLENTUNA KOMMUN
\ i l l K — „ i „ — i A x
r
^ Kommunledningskontoret
Tjänsteutlåtande
2013-09-12 Sidan 1 av 3 Kristina Brismark
Chefscontroller +46 8 579 216 64
Dnr 2013/0530 KS-1 Kommunstyrelsen
Diariekod: 101
Tid- och aktivitetsplan ekonomi- och verksamhetsstyrning 2014
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta 1. Under förutsättning att fullmäktige antar förslag till
sammanträdesdagar 2014 (213/0477 KS) antar kommunstyrelsen tid- och aktivitetsplan ekonomi- och verksamhetsstyrning 2014 enligt bilaga 1 till tjänsteutlåtande 2013-09-12.
2. Kommunledningskontoret bemyndigas justera beslutade datum som enbart berör tjänstemannaorganisationen samt komplettera tid- och aktivitetsplanen 2014 med
a. tidpunkter för nämndernas återrapportering kopplat till kommunens styrdokument
b. övriga tidpunkter för inlämning etc. på tjänstemannanivå från nämnderna
Sammanfattning
Kommunstyrelsen (KS) ska anta tid- och aktivitetsplaner för arbetet med bl. a. månadsrapporter, delårsrapport med resultatprognos, årsredovisning, budget samt direktiv till ombud vid ordinarie bolagsstämmor.
Kommunledningskontorets (KLK) förslag för 2014 baseras i huvudsak på 2013 års gällande tid- och aktivitetsplan med vissa justeringar kring framförallt upplägget för resultatanalys samt anpassning till att 2014 är ett valår.
Bakgrund
Kommunstyrelsen (KS) ska anta tid- och aktivitetsplan för arbetet med bl.a. månadsrapporter, delårsrapport, årsredovisning, budget samt direktiv till ombud vid ordinarie bolagsstämmor.
Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen överlämna upprättad årsredovisning till fullmäktige (KF) och revisorerna senast den 15 april.
Årsredovisningen ska innehålla en s.k. sammanställd redovisning i vilken bl.a. de helägda bolagen ska ingå.
Bolagens årsredovisningar, revisionsberättelser och lekmannarevisoremas granskningsrapporter ska vidare föreligga innan kommunstyrelsen
behandlar årsredovisningen och innan den slutgranskas av kommunens revisorer. Revisorerna ska i sin granskning biträdas av sakkunniga som de
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande
2013-09-12
Dnr 2013/0530 KS-1 Sidan 2 av 3
själva värjer och anlitar i den omfattning som behövs. T i l l
revisionsberättelsen ska fogas dels de sakkunnigas rapporter dels de granskningsrapporter som avlämnas av lekmannarevisorerna i de helägda bolagen.
Kommunledningskontorets förslag
Förslaget till tid- och aktivitetsplanen för 2014 har i stoit samma upplägg som för 2013. Följande justeringar föreslås:
Upplägg resultatanalysdag förändras
® Den gemensamma resultatanalysdagen där kommunstyrelsens
arbetsutskott träffat respektive nämnd tas bort. Det blir istället enbart överläggningar med majoriteten för sig och oppositionen för sig.
Förvaltningscheferna deltar.
o Samtliga förvaltningar ska dock även fortsättningsvis ta fram skriftliga underlag till resultatanalysen enligt mall från kommunledningskontoret.
Materialet blir ett rent tjänstemannaunderlag som ställs till samtliga partier.
Krav på bokslutsprognos från nämnderna i januari tas bort.
© Inför budgetprocessen för 2014 infördes krav på skriftligt underlag till resultatanalysen samtidigt som arbetet med 2012 års årsredovisning tidigarelades. Mot denna bakgrund tas kravet på bokslutsprognos i januari bort. För kommunstyrelsens arbetsutskott planeras istället, med
samma upplägg som infördes på försök i våras, en preliminär information om årsredovisningen i mitten av februari.
Justering med anledning av valår
e Arbetet med budgeten för 2015 föreslås genomföras enligt samma upplägg som budgeten för 2014. Med anledning av att nästa år är ett valår krävs dock att det nyvalda fullmäktige antar budgeten för 2015. Ett sammanträde för detta beslut är inplanerat i december vilket framgår av ärendet gällande sammanträdesdagar 2014 (213/0477 KS).
A B S O L O M
© AB SOLOM är inlagt i tidsplaneringen för bolagen.
Övrigt om tidplan 2014
Utöver den tid- och aktivitetsplan som framgår av bilaga 1 till
tjänsteutlåtandet informeras om följande planerade aktiviteter (vilka inte ingår i kommunstyrelsens beslut om tid- och aktivitetsplan):
• Majoritetens budgetdagar är inplanerade till 3-4 februari
• Upplägg för oppositionens budgetdagar meddelas senare
Tjänsteutlåtande
2013-09-12
Dnr 2013/0530 KS-1 Sidan 3 av 3
• Ordförande- och chefsträffar (nämndordföranden och
förvaltningschefer) kopplat till budgetprocessen är inplanerade 26/3 samt 17/6
• Kultur- och fritidsnämndens redovisning till fullmäktige är inplanerad 7/5. Efter det har samtliga nämnder redovisat till fullmäktige denna mandatperiod.
Kommunledningskontoret planerar in tjänstemannaorganisationen övriga aktiviteter inom ramen för styrprocesserna och bemyndigas justera
beslutade datum som enbart berör tjänstemannaorganisationen. En komplett tidplan, inklusive tidpunkter för återrapportering kopplat till kommunens styrdokument tas fram av kommunledningskontoret.
Namnändringar
Tid- och aktivitetsplan för större ekonomiärenden föreslås i fortsättningen kallas Tid- och aktivitetsplan ekonomi- och verksamhetsstyrning.
Delårsrapport med resultatprognos kallas i fortsättningen enbart Delårsrapport (resultatprognosen ingår i delårsrapporten)
Kommundirektör
SOLLENTUNA KOMMUN
Kommunledningskontoret
Birgitta Eriksson Kommunsekreterare +46 08-579 210 53
Bilaga 1
2013-09-12 Sidan 1 av 4
Dnr 2013/0530 KS-1 Diariekod: Diariekod: 101
Tid- och aktivitetsplan ekonomi- och verksamhetsstyrning 2014
Årsredovisning 2013 (inklusive bolagen) Sista inlärnningsdag tjänstemannaunderlag till resultatanalys (också underlag till budgetprocessen)
28/1 Samtliga förvaltningar Sista inlämningsdag slutrapportering nämndens
underlag årsredovisningen
4/2 Samtliga förvaltningar Sista inlämningsdag resultat- och balansräkningar med
erforderliga noter samt finansieringsanalys som underlag för kommunens sammanställda redovisning
11/2 Bolagen (även Attunda) Preliminär information årsredovisningen (exklusive
bolagen) lämnas till KSAU (på bordet + muntligt)
12/2 KSAU
Sista inlämningsdag protokoll beslut slutrapportering nämndens underlag årsredovisningen (även protokoll MBL-förhandling)
14/2 Samtliga nämnder
Sista inlämningsdag bolagens fullständiga årsredovisning som underlag för kommunens årsredovisning
27/2 Bolagen
KSAU bereder Årsredovisning 2013 5/3 KSAU
Revisionens slutgranskning kan börja 6/3 Revisionen
KS bereder Årsredovisning 2013 12/3 KS
Revisionsmöte med KSAU Beslutas
senare
KSAU Revisionen
KF godkänner Årsredovisning 2013 26/3 KF
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
2013-09-12
Dnr. 2013/0530 KS-1 Sidan 2 av 4
Månadsrapportering 2014
Sista inlämningsdag månadsrapport februari (inkl handlingsplaner)
10/3 Samtliga förvaltningar Sista inlämningsdag månadsrapport mars 8/4 Samtliga
förvaltningar Sista inlämningsdag månadsrapport maj 10/6 Samtliga
förvaltningar Sista inlämningsdag månadsrapport september 8/10 Samtliga
förvaltningar Sista inlämningsdag månadsrapport oktober (inkl
handlingsplaner)
10/11 Samtliga förvaltningar Sista inlämningsdag månadsrapport november 8/12 Samtliga
förvaltningar
Förstärkt månadsrapport april / bolagens tertialrapport 1 2014 Sista inlämningsdag Bolagens tertialrapport 1 16/5 Bolagen Sista inlämningsdag nämndernas underlag förstärkt
månadsrapport april
16/5 Samtliga förvaltningar Sista inlämningsdag protokoll nämndbehandling
underlag förstärkt månadsrapport april
26/5 Samtliga nämnder
KSAU bereder månadsrapport april 28/5 KSAU
KS godkänner månadsrapport april 4/6 KS
KS meddelas Bolagens tertialrapport 1 4/6 KS
Delårsrapport 2014 (inklusive bolagen) Sista inlämningsdag nämndernas underlag delårsrapport
11/9 Samtliga förvaltningar Sista inlämningsdag bolagens delårsrapport 15/9 Bolagen (även
Attunda) Bolagen lämnar muntlig redovisning delårsrapporten
på KF-sammanträde
17/9 KF Bolagen Sista inlämningsdag protokoll au-behandling
nämndernas underlag delårsrapport
22/9 Samtliga nämnder KSAU bereder Delårsrapport 2014 (läggs på bordet) 24/9 KSAU
Granskning delår kan börja 25/9 Revisionen
Sista inlämningsdag protokoll nämndernas behandling underlag delårsrapport
29/9 Samtliga nämnder
KS bereder Delårsrapport 2014 1/10 KS
KF godkänner Delårsrapport 2014 15/10 KF
2013-09-12
Dnr. 2013/0530 KS-1 Sidan 3 av 4
Direktiv till ombud vid årsstämmor samt ägardialog
Förslag till direktiv till ombudet årsstämma 14/3 K L K KSAU bereder direktiv till ombudet årsstämma 26/3 KSAU KS beslutar om direktiv till ombudet årsstämma 2/4 KS Årsstämmor
Ägardirektiv Ägardialog
2/4 KS
Bolagen
KSAU ägardialog SOLOM (ej del av ordinarie KSAU- möte)
7/5 KSAU
SOLOM KSAU ägardialog Sollentunahem (ej del av ordinarie
KSAU-möte)
21/5 KSAU Sollentuna- hem KSAU ägardialog Sollentuna energi (ej del av ordinarie
KSAU-möte)
28/5 KSAU Sollentuna energi
Ägardialog KS - Bolagen 26/11 KS
Bolagen
Intern kontroll
KSAU bereder nämndernas redovisning interrikontroll 2013, fastställande planer 2014.
12/2 KSAU
KS godkänner nämndernas redovisning internkontroll 2013, fastställer planer 2014.
19/2 KS
Sista inlämningsdag redovisning intemkontroU 2013, plan internkontroll 2014
5/12 Samtliga nämnder
Budgetprocessen för 2015
Sista inlämningsdag TFK:s tjänstemannaunderlag lokalförsörjningsplan till K L K
(KLK beslutar om dag i samråd med TFK efter utvärdering av årets arbete)
TFK
Sista inlämningsdag TFN:s lokalförsörjningsplan till K L K
(KLK beslutar om dag i samråd med TFK efter utvärdering av årets arbete)
TFN
KSAU informeras om TFN:s Lokalförsörjningsplan 29/1 KSAU
2013-09-12
Dnr. 2013/0530 KS-1 Sidan 4 av 4
Upptakt budgetarbetet för 2015. Presentation omvärldsanalys. Särskild inbjudan skickas ut.
29/1 KF, samtliga nämnder, ledande tjänstemän Presentation majoritetens förslag Preliminär budget
2015
20/3 Särskild inbjudan KSAU bereder Preliminär budget 2015 26/3 KSAU
KS antar Preliminär budget 2015 2/4 KS
Sista inlämningsdag beredning av preliminär budget 2015 (ska vara MBL-förhandlad)
30/4 Samtliga nämnder Presentation majoritetens budgetförslag 23/5 Särskild
inbjudan
KSAU bereder Budget 2015 28/5 KSAU
KS bereder Budget 2015 4/6 KS
KF antar Budget 2015 16/6 KF
Reservdag Budget 2015 17/6 KF
Sista inlämningsdag underlag nämndens verksamhetsplan 2015
7/11 Samtliga förvaltningar Sista inlämningsdag protokoll nämndens
verksamhetsplan 2015
17/11 Samtliga nämnder KSAU bereder nytt budgetbeslut 2015 (valår) 19/11 KSAU KSAU bereder nämndernas verksamhetsplaner 2015
(dock beroende av ev revidering KF budget)
19/11 KSAU
KS bereder nytt budgetbeslut 2015 (valår) 26/11 KS KS fastställer nämndernas verksamhetsplaner 2015
(dock beroende av ev revidering KF budget)
26/11 KS KF antar reviderad budget 2015 (valår) 10/12 KF Internbudgetarbetet avslutat inom förvaltningarna
(reservation för ev ändringar i KF budget)
31/12 Samtliga förvaltningar
Budgetprocessen för 2016
Sista inlämningsdag lokalresursplan till TFN 15/9 Samtliga nämnder
