07.1. Bilaga 1. Förstärkt månadsrapport april 2017

(1)

Förstärkt månadsrapport april 2017

Kultur- och fritidsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Prognos KFN ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4

1.3 Investeringsprognos ... 5

2 Viktiga förändringar ... 6

3 Nya data och resultat ... 7

4 Återsökning av statsbidrag ... 8

5 Åtaganden ... 9

5.1 Näringsliv och arbetsmarknad ... 9

5.2 Förebyggande insatser och omsorg ... 9

5.3 Miljö och samhällsutveckling ... 10

5.4 Kommunikation ... 11

6 Uppdrag ... 12

6.1 Löpande rapportering: Mötesplats för nyanlända och övriga kommuninvånare (hashtag meetsollentuna) ... 12

7 Riskhantering - internkontroll ... 13

7.1 Administration ... 13

7.2 Ekonomi... 13

7.3 Generell ... 14

7.4 Personal ... 14

7.5 Idrott ... 14

(3)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Prognos KFN Prognosrapport KFN

Budget 2017

Period- utfall

Prognos

apr Utfall % Budget- avvikelse

Prognos mar

KULTUR- OCH FRITIDSNÄMND

Intäkter -26 156 -10 235 -26 812 39 0 -26 156

Kostnader 169 071 54 468 169 727 32 0 169 071

Netto (tkr) 142 915 44 233 142 915 31 0 142 915

Resultat (tkr) per rapporteringsområde

Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 645 125 645 19 0 645

Netto (tkr) 645 125 645 19 0 645

Kultur- och bibliotek

Intäkter -6 161 -1 585 -6 161 26 0 -6 161

Kostnader 49 256 17 158 49 256 35 0 49 256

Netto (tkr) 43 095 15 573 43 095 36 0 43 095

Idrotts- och fritidsanläggningar

Intäkter -15 450 -6 418 -15 450 42 0 -15 450

Kostnader 86 895 26 866 86 895 31 0 86 895

Netto (tkr) 71 445 20 448 71 445 29 0 71 445

Fritid

Intäkter -4 515 -1 580 -4 515 35 0 -4 515

Kostnader 25 015 8 184 25 015 33 0 25 015

Netto (tkr) 20 500 6 604 20 500 32 0 20 500

Stab KFK

Intäkter -30 -652 -686 2 173 0 -30

Kostnader 7 260 2 134 7 916 29 0 7 260

Netto (tkr) 7 230 1 482 7 230 21 0 7 230

(4)

Budget 2017

Period- utfall

Prognos

apr Utfall % Budget- avvikelse

Prognos mar

Prel. kostnader-interna 0 0 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos

Kultur- och fritidskontoret har sökt och beviljats medel från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) vilket innebär en ökad omslutning om 0,65 miljoner kronor jämfört med budget och föregående prognos. För de övriga verksamheterna prognosticeras inga avvikelser jämfört med budget och det är heller ingen skillnad mot föregående månads prognos.

Utfallet jämfört med riktvärde och prognos

Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett nettoutfall för perioden på 44,2 miljoner kronor. Totalt innebär detta att 31 procent av årets tilldelade budgetram har förbrukats vilket ligger marginellt under riktvärdet som är 33 procent för perioden. Vissa

verksamheter är säsongsbetonade varvid en jämförelse med en säsongsperiodiserad budget för perioden hade varit att föredra. Exempel på säsongsvariationer inom verksamheterna är energiförbrukning samt personalkostnader.

Prognosbedömning

Kultur- och fritidsnämnden strävar efter att hålla budget och några avvikelser rapporteras inte ännu.

Kommentarer till prognos per rapporteringsområde

Stabens omslutning kommer att öka med ca 0,65 miljoner kronor då bidrag har sökts och beviljats från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF).

Medlen ska gå till sommarlovsaktiviteter som ska vara kostnadsfria för barn och unga i åldrarna 6-15 år och ska ge barn och unga stimulans och personlig utveckling, stimulera både flickors och pojkars deltagande, främja integration och skapa nya kontaktytor mellan barn med olika sociala bakgrund. Utifrån detta kommer kultur- och

fritidskontoret genomföra ett sommarlovsprogram tillsammans med föreningslivet.

Inga avvikelser prognosticeras jämfört med budget för de övriga verksamhetsområdena.

Eventuell omdisponering av budget

Inga omdisponeringar av budget är aktuella.

(5)

Planerade åtgärder vid eventuella underskott Inga underskott har prognosticerats i dagsläget.

1.3 Investeringsprognos Ingen avvikelse prognosticeras.

Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse

1 700 tkr 1 700 tkr 0

(6)

2 Viktiga förändringar

Biblioteken i Sollentuna

Arena Edsberg har varit utsatt för störning av ungdomsgäng. Detta har krävt extra vakt under fem veckor samt förstärkt bemanning (3 personal istället för 2) vid bemannade tider.

I övrigt inget att rapportera.

(7)

3 Nya data och resultat

Ungdomsverksamheten Arena Satelliten presenterade sin kvalitetsredovisning för verksamhetsåret 2016 inför kultur- och fritidsnämnden i mars 2017. Arena Satelliten genomför en riktad brukarenkät i verksamheten under hösten 2016. Utifrån resultaten från denna enkät avser verksamheten att satsa på att stärka kontakten och dialogen mellan ungdomarna och personalen. Kvalitetsindikatorerna kopplade till verksamheten visar att Arena Satelliten är en kostnadseffektiv verksamhet som har en hög andel ungdomsproducerad verksamhet. Indikatorerna visar även att besöksgruppen förändrats någon under senaste året. Då verksamheten genomfört ett antal förändringar under året krävs ytterligare analyser av målgruppen i relation till de genomförda förändringarna för att avgöra vilken direkt effekt förändringarna haft på besökarna.

Biblioteken i Sollentuna presenterar sin kvalitetsredovisning för 2017 för kultur- och

fritidsnämnden under maj månad.

(8)

4 Återsökning av statsbidrag

Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) fördelar bidrag till landets kommuner för att de ska ordna aktiviteter på sommarlovet för barn och unga i åldern 6-15 år. Tanken är att aktiviteterna ska stimulera att alla barn, kostnadsfritt, ska kunna delta i aktiviteter under sommaren. Det ska främja integration och skapa nya kontaktytor mellan deltagare med olika social bakgrund. Kultur- och fritidskontoret har även i år sökt detta bidrag och fått det beviljat. Bidraget uppgår till 656 216 kronor och förbrukade medel återredovisas under hösten till MUCF.

Under 2016 sökte kultur och fritidskontoret i samverkan med den ideella organisationen IM (Individuellt människohjälp) stöd i syfte att bygga upp en volontärsverksamhet riktad till nyanlända. Den verksamheten är en del av Sollentuna biblioteks mötesplats

#meetsollentuna. Stödet söktes från Länsstyrelsen i Jönköpings län och heter

"Ersättning för att stärka och utveckla verksamhet med flyktingguider och

familjekontakter enligt §37a". Projektet beviljades 792 000 kr från september 2016 till

och med årsskiftet 2017/18.

(9)

5 Åtaganden

Fokusområden:

5.1 Näringsliv och arbetsmarknad

Nämndens åtaganden

Kultur- och fritidskontoret ska vara en attraktiv arbetsgivare Kommentar

Kultur- och fritidskontoret arbetar aktivt med delaktighet och inflytande i förvaltningen. Under våren 2017 har arbetet i samverkansgruppen Framtidsgruppen fortsatt. I arbetet med att formulera en gemensam värdegrund för kultur- och fritidskontoret har alla förvaltningens enheter deltagit i workshops samt diskuterat värdegrunden inom ramen för APT och samverkan.

Ett antal kompetenssäkrande insatser och utbildningar har genomfört och planeras för förvaltningens chefer.

Kommunövergripande mål:

5.1.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet

Bidra i arbetet med att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag Kommentar

Ett utvalt antal medarbetare som arbetar kontinuerligt med kommunens näringsliv deltar i seminarieserien som anordnas av kommunledningskontoret.

Fokusområden:

5.2 Förebyggande insatser och omsorg

Erbjuda kultur- och fritidsaktiviteter av hög kvalitet till kommunens invånare och andra besökare

Kommentar

Kultur- och fritidskontorets verksamheter har genomfört satsningar riktade mot de prioriterade målgrupperna, såsom säkerställande av samverkan mellan LSS-verksamheten och Arena Satellitens ungdomar, införandet av Klartext på biblioteket för att underlätta för besökarna att hitta de medier de söker samt ett aktivt arbete med att öka antalet tjejer som besöker fritidsgården Northside och

ungdomsverksamheten Arena Satelliten. De preliminära resultaten under första kvartalet 2017 visar att andelen tjejer i verksamheterna har ökat. Northside och Arena Satelliten arbetar även aktivt med delaktighet i verksamheten.

Arena Satelliten och biblioteken har startat arbetet med aktiviteter riktade mot unga som genom samarbeten med Rudbeck kring e-sportevent samt pilotverksamhet i form av en digital bokklubb för ungdomar på Arena Edsberg.

Kulturskolan fortsätter arbetet med att utveckla och kvalitetssäkra verksamheten i de nya lokalerna.

Kulturskolans lärare har besökt grundskolor för att informera om kulturskolans verksamhet och locka nya barn att intressera sig för olika former av kultur.

Idrott Sollentuna genomför under sommaren Summer camp, ett evenemang för unga som inte kommer iväg under sommaren, samtidigt som kontoret har planerat ett omfattande sommarlovsprogram för de projektpengar kommunen erhållit från MUCF.

(10)

Kommunövergripande mål:

5.2.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv

Stärka samordningen mellan förvaltningarna i det förebyggande arbetet gällande barn och unga med funktionsnedsättning

Kommentar

Rutin för samverkan med vård- och omsorgskontoret är inrättad. En resurs på kultur- och fritidskontoret finns för att säkerställa en kontinuitet kring arbetet med att stötta verksamhet för personer med

funktionsnedsättning.

Samverkan med föreningar som arbetar med barn och unga med funktionsnedsättning pågår likväl som att fler kontakter med idrottsföreningar som vill erbjuda aktiviteter för målgruppen har tagits. Dessutom har kultur- och fritidsnämndens regler för bidrag till föreningar som erbjuder verksamhet för målgruppen reviderats.

Fokusområden:

5.3 Miljö och samhällsutveckling

Stödja ett rikt föreningsliv och ett aktivt civilsamhälle Kommentar

Under våren 2017 har arbete med att ta fram värdegrund och vision för kultur- och fritidsnämnden som ett inledande steg till att ta fram strategiska program påbörjats. Inom ramen för detta arbete kommer ett antal områden att analyseras och utvecklas, exempelvis vad gäller planeringen för idrottsytor i

stadsplaneringen samt spridningen av kultur- och möteslokaler i kommunen.

Arbetet med att revidera föreningsbidragen och stipendierna är påbörjats, ett nytt kulturstipendium för ungdomar har instiftats och föreningsbidraget riktat till målgruppen personer med funktionsnedsättning har moderniserats och reviderats enligt plan.

Idrottslyftet (via Riksidrottsförbundet) kommer att avslutas under 2017 och kultur- och fritidskontoret har löpande kontakt med Stockholmsidrotten för att planera för hur Sollentuna kommun fortsatt kan stötta ungdomar som vill testa på och börja utöva idrott.

Kommunövergripande mål:

5.3.1 Arbeta för en god bebyggd miljö

Öka miljökompetens i kommunens verksamheter Kommentar

Idrott Sollentuna arbetar fortsatt vidare med miljöarbete på Sollentunavallen samt Blå flagg vid Rösjöbadet. Inventering av utbildningsinsatser bland personalen kommer att ske under hösten 2017 enligt plan.

Kommunövergripande mål:

5.3.2 Minska utsläppen av växthusgaser

Minska de fossila utsläppen från kommunens egna entreprenadmaskiner Kommentar

Arbetet fortgår. Kontakter har tagits med SEOM och åtgärder som krävs inom ramen för Sollentunavallens fordonstvätt kartläggs.

(11)

Fokusområden:

5.4 Kommunikation Kommunövergripande mål:

5.4.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen.

Kommentar

Utvecklingsarbetet inom biblioteken vad gäller bibliotekens hemsida pågår enligt plan. Biblioteket arbetar aktivt med att utveckla hemsidan som ett led i arbetet att fortsätta stötta e-bokläsningen och övriga digitala bibliotekstjänster.

Kulturskolan har implementerat ett nytt system för elevhantering och digital kommunikation och stöd till undervisningen under våren 2017. Systemet har utvecklats av Botkyrka kommun och har ett utpräglat målgrupps- och användarfokus.

(12)

6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Uppdrag åt kultur- och fritidsnämnden om att utreda behov av idrottsanläggningar inom Väsjöområdet

KS 2015- 06-01

Utredningen antogs av KFN den 2016-01- 18 och lämnades till kommunstyrelsen.

Budgetuppdrag om det framtida Edsvik

KF 2016- 12-01 (Årsskiftet -

17)

Utredning antagen i KFN och lämnad till KLK för beredning till KS. KFN 2016-10-12,

§ 91

Under förutsättning att:

1. Hyresavtalen är klara och att 2.finansiering för dessa är säkerställd kan en plan redovisas vid årsskiftet 2017/2018.

Uppdrag till kultur- och fritidsnämnden samt kommunledningskontoret att löpande i tertialsrapporterna rapportera det fortsatta arbetet med mötesplats för nyanlända och övriga kommuninvånare (MeetSollentuna).

Löpande i samband

med tertialsrapp

orterna.

Slutdatum flyttas fram vid varje årsskifte

Se rapportering nedan under egen rubrik.

6.1 Löpande rapportering: Mötesplats för nyanlända och övriga kommuninvånare (hashtag meetsollentuna)

#MeetSollentuna utvecklas enligt plan. För tillfället erbjuds per vecka: fyra språkcaféer på svenska, två läxhjälpstillfällen samt två RådRumstillfällen. Sollentuna bibliotek upplåter en stor del av lokalerna åt dessa tillfällen då det för verksamheten avsedda ny i Sverige-rummet inte räcker. Även samlingslokalerna Amorina och Tintomara,

studieceller och grupprum används för #MeetSollentunas verksamhet.

(13)

7 Riskhantering - internkontroll

Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens

Verksamhetsberättelse 2017.

7.1 Administration

7.1.1 Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas

delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016-09- 05)

Kontroller

Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)

Större avvikelse

Hur?

Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.

När?

Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Efter att ha kontrollerat om delegationsbeslut avseende att anställningar anmäls till nämnd, har stora brister upptäckts då denna rutin inte har varit känd. Information om anställningar har därför endast skickat inom förvaltningen och ej tagits upp till nämnd. På kommande nämnd kommer alla anställningar på delegation sen 2016 anmälas.

7.2 Ekonomi

7.2.1 Felaktiga momsavdrag på leasingbilar

Kontroller

Momsavdrag leasingbilar Inte kontrollerat Hur?

Stickprov på fakturor från leverantören av leasingbilar När?

Stickprov Kommentar

Denna kontroll har ännu inte skett men kommer genomföras under året.

7.2.2 Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)

Kontroller

Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende

flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)

Ingen avvikelse

Hur?

Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.

När?

2017. Tertialvis rapportering till KS.

(14)

Kontroller Kommentar

En ansvarig tjänsteman finns på förvaltningen som har kunskap om processer kring att söka statliga bidrag. Verksamhetsansvariga har dessutom ansvar att bevaka sina respektive områden. Kontroll har inte visat att förvaltningen missat ansöka om lämpliga bidrag.

7.3 Generell

7.3.1 Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)

Kontroller

Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)

Inte kontrollerat

Hur?

Analys och diskussion inom respektive förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.

När?

Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

En kartläggning av förtroendekänsliga poster kommer att genomföras av ledningsgruppen under våren/sommaren 2017. Avrapportering kommer att ske i samband med delårsrapport för 2017.

7.4 Personal

7.4.1 Bristande delegering av arbetsmiljöansvar enligt arbetsmiljölagen

Kontroller

Arbetsmiljöansvar Inte kontrollerat

Hur?

Inventering av befintliga arbetsmiljödelegationer.

När?

En gång per år.

Kommentar

Arbetet med att delegera arbetsmiljöansvaret till rätt nivå kommer att inledas under hösten.

7.5 Idrott

7.5.1 Ineffektivt nyttjande av hyrda idrottslokaler-/anläggningar

Kontroller

Nyttjandekontroll Mindre avvikelse

Hur?

Kontroll fysiskt och via FRI att hyrd lokal har nyttjats enligt bokning.

När?

En gång per termin.

(15)

Kontroller Kommentar

Under vecka 17 har stickprov gjorts på sex hallar för att kontrollera om de stod tomma trots att de var bokade. Fem hallar stod tomma trots bokning och på mycket attraktiva träningstider, det vill säga vardagskvällar runt 18-19-tiden. I höst kommer ytterligare en kontroll genomföras och efter det kommer utvärdering att ske och åtgärder föreslås då det är ont om tider och maximal nyttjande är målet.