Protokoll BINAU 2021-08-11 §§ 107-113

(1)

Kommun Vara kommun

Beslutsinstans Bildningsnämndens arbetsutskott

Tid och plats onsdagen den 11 augusti 2021, klockan 08:30 till 10:40 i Sammanträdesrum Magasinet, Kommunhuset.

Beslutande

Ledamöter Peter Jonsson (M), ordförande

Magnus Fridén (C) Carl-Uno Olsson (S)

Övriga närvarande

Övriga André Essebro, bildningschef

Per Kärnblad, utredningssekreterare Hannes Berggren, IKT-strateg § 108 Ingalill Wilske, ekonom § 109

Utses att justera Carl-Uno Olsson

Justeringens plats och tid Direktjustering i anslutning till sammanträdet

Justerade paragrafer §§ 107-113

Underskrifter Sekreterare

________________________

Per Kärnblad

Ordförande

________________________

Peter Jonsson

Justerare

________________________

Carl-Uno Olsson

(2)

Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Kommun Vara kommun

Beslutsinstans Bildningsnämndens arbetsutskott

Datum för sammanträdet 2021-08-11

Datum då tillkännagivandet

publiceras 2021-08-11

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2021-09-01

Förvaringsplats av protokollet Kansliavdelningen

Sekreterare Per Kärnblad

(3)

Ärendelista

Paragraf Ärende Diarienummer Sida

§ 107 Fastställande av föredragningslista, närvarorätt samt eventuellt jäv

4

§ 108 Digitaliseringsavstämning för bildningsnämndens verksamheter 2020-2021

BIN 2020/57 5

§ 109 Prioriteringar och fördelning inför bildningsnämndens

detaljbudget 2022 BIN 2021/45 6 - 7

§ 110 Uppföljning efter annonsering av SFI-upphandling BIN 2021/52 8

§ 111 Förtroendevaldas deltagande på kurser och konferenser BIN 2021/3 9

§ 112 Övrigt från förvaltningen och ledamöter 10

§ 113 Konsekvenser av avbruten upphandling av Alléhallen BIN 2019/80 11

(4)

§ 107

Fastställande av föredragningslista, närvarorätt samt eventuellt jäv

Bildningsnämndens arbetsutskotts beslut

Ytterligare beslutsärende ”Information om avbrutna upphandlingar” tillkommer.

Sammanfattning av ärendet

Det är bildningsnämndens ordförande som beslutar om vilka ärenden som ska med på

arbetsutskottets kallelse. Varje ledamot i nämnden har dock initiativrätt enligt kommunallagen (2017:725) 4 kap. 20 §. Detta innebär att ledamöter får väcka ärenden på nämnden även om de inte varit med i kallelsen. Denna rättighet gäller även för arbetsutskottets sammanträden och ledamöter.

När det gäller närvarorätten ska ett nämndssammanträde hållas inom stängda dörrar (6 kap. 25 §) och detsamma gäller för dess arbetsutskott. Detta innebär att de närvarande på utskottet ska bestå av dess ledamöter samt dels av de som blivit särskilt kallade för att föredra om ett ärende. Till skillnad från i nämnden har ej tjänstgörande ersättare inte närvarorätt och inte heller

personalföreträdare eller kommunstyrelsens ordförande. För att någon ytterligare ska närvara på ett sammanträde behöver utskottet enhälligt godkänna detta.

Om en ledamot är jävig i ett ärende får den inte delta eller närvara under handläggningen av ärendet (6 kap. 28-32 §§). Ledamoten ska själv anmäla eventuellt jäv och lämna sammanträdet under beredningen av ärendet.

Eventuella ändringar av dagordningen samt godkännande av ytterligare närvarorätt beslutas inledningsvis på utskottets sammanträde. Anmälan om eventuellt jäv påminns också om vid inledningen av sammanträdet.

(5)

§ 108 Diarienummer BIN 2020/57

Digitaliseringsavstämning för bildningsnämndens verksamheter 2020- 2021

Bildningsnämndens arbetsutskotts förslag till beslut Bildningsnämnden har tagit del av informationen.

Den årliga digitaliseringsavstämningen syftar till att bildningsnämnden ska få förutsättningar att följa upp förvaltningens arbete inom området. Den syftar också till att bildningsnämnden ska överblick och underlag om nya beslut behöver fattas. På grund av ändrade förutsättningar i samband med den globala covid-pandemin blev 2020-års digitaliseringsavstämning uppskjuten.

Därför är årets avstämning en sammanfattning av två års arbete och utgår från fyra delområden;

”Viktiga händelser”, ”Systempark”, ”Ekonomi” samt ”PWC-granskning”.

Viktiga händelser under de aktuella åren har i stora drag bestått i följande:

 Unikum – införande av nytt system för pedagogisk dokumentation i förskolan.

 IST-lärande – nytt gränssnitt för omdömesskrivning och utvecklingssamtal inom grundskolan.

 FVM – lägesavstämning gällande de delar av Framtidens Vård-Miljö som rör bildningsförvaltningens verksamheter.

 Verksamhetssystem – lägesavstämning gällande V6 gemensamma upphandling.

 Mailmigrering inför ny Microsoft 365-miljö.

 Covid-19 och distansundervisning.

 Pågående digitaliseringsorganisationsarbete

 Förändringar i förvaltningens tjänster – som påverkar digitaliseringsarbetet.

I rapporten listas även förvaltningens nuvarande systempark, de ekonomiska effekterna av övergången till Göliska IT och övergripande kostnader kopplat till digitalisering samt sammanfattning av kommande PWC-granskning.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från utvecklingsledare, dokumentid 116671 - Rapport från utvecklingsledare, dokumentid 116673

- Rapport från utvecklingsledare, dokumentid 116672

(6)

Prioriteringar och fördelning inför bildningsnämndens detaljbudget 2022

Förvaltningen får i uppdrag att, inför bildningsnämndens hantering av ärendet, revidera

rapporten kring effektiviseringar och besparingar med förtydliganden samt uppdaterade åtgärder.

Som en del i kommunens budgetprocess fattade kommunstyrelsen den 3 februari 2021 § 6 ett inriktningsbeslut om att bildningsnämndens rambudget för 2022 skulle vara 451 837 000 kronor.

I samband med att bildningsnämnden behandlade sin rambudget för 2022 den 28 april 2021 § 76 äskade nämnden om ytterligare 9 600 000 kronor i driftbudget 2022 från kommunfullmäktige för utökade kostnader inom nämndens verksamheter.

Kommunfullmäktige beviljade bildningsnämndens äskanden den 21 juni 2021 § 68. Efter att en volymjustering av resursfördelningen till nämnden hade gjorts (vilket minskade ramen) blev bildningsnämndens driftram för 2022 därför fastställd till 460 015 000 kronor.

Arbetet med 2022 års detaljbudget påbörjas under september månad. Under 2021 har ett arbete gjorts med att identifiera och utreda möjliga åtgärder för att minska förvaltningens kostnader arbetet med dessa åtgärder fortgår. Förutom de åtgärder som förvaltningen genomför på egen hand kommer eventuella beslut som behöver fattas av nämnden presenteras för nämnden när förvaltningen har berett frågan.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande) Peter Jonsson (M) yrkar på följande tillägg:

Förvaltningen får i uppdrag att, inför bildningsnämndens hantering av ärendet, revidera

rapporten kring effektiviseringar och besparingar med förtydliganden samt uppdaterade åtgärder.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om förvaltningens förslag till beslut med tilläggsyrkandet kan bifallas och finner att arbetsutskottet beslutar enligt detta.

(7)

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från ekonom, dokumentid 116649 - Rapport från ekonom, dokumentid 116693

Beslutet ska skickas till - Ekonom

(8)

Uppföljning efter annonsering av SFI-upphandling

Bildningsnämndens arbetsutskott har tagit del av informationen.

På bildningsnämnden den 24 februari 2021 § 31 fick förvaltningen i uppdrag att upphandla SFI- utbildning med krav på att huvuddelen av utbildningen ska bedrivas i Vara kommun.

Efter att ha tagit fram en kravspecifikation har annonsering av upphandlingen skett den 14 juni 2021. Sista anbudsdagen har nu varit och förvaltningen kommer nu att gå igenom dessa för att poängsätta utifrån kraven.

Beroende på värdet på tilldelningen kommer det antingen vara bildningsnämndens arbetsutskott eller bildningschef som har rätt att besluta om tilldelningen. Förhoppningen är att avtalet ska vara klart den 15 september.

Målet är att en leverantör av SFI-utbildning i Vara kommun ska vara på plats för att kunna ta över från Lidköpings kommun den 1 januari 2022.

(9)

Förtroendevaldas deltagande på kurser och konferenser

Bildningsnämndens arbetsutskotts beslut Bildningsnämnden avstår från deltagande på Kulturting.

Enligt bildningsnämndens delegationsordning, antagen 2021-06-23 § 116, har arbetsutskottet delegation på att besluta kring förtroendevaldas deltagande i kurser och konferenser. Detta är ett krav för att den förtroendevalda ska kunna få ersättning för deltagandet.

Under dagens sammanträde finns följande inbjudningar till kurser och konferenser föreslagna:

1. Kulturting

Arrangör: Västra Götalandsregionen Datum: 8 oktober 2021

Plats: Digitalt

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande) Peter Jonsson (M) yrkar på följande beslut:

Bildningsnämnden avstår från deltagande på Kulturting.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om dennes beslutsyrkande kan bifallas och finner att arbetsutskottet beslutar enligt detta.

Beslutsunderlag

- Inbjudan från Västra Götalandsregionen, dokumentid 115839

(10)

§ 112

Övrigt från förvaltningen och ledamöter

Läget kring covid-19 inom bildningsnämndens verksamheter

Bildningschef informerar om nuvarande läge kring covid-19 inom bildningsnämndens verksamheter inför att höstterminen startar.

Grundläget kommer att vara närundervisning inom samtliga skolformer. Vid eventuella utbrott kommer klassen att testas. Det kommer även att ske ett samarbete med närhälsan kring

vaccinationer där skolan exempelvis kan stötta upp med samtyckesblanketter.

För verksamheterna inom kultur och fritid finns det ett fåtal restriktioner kvar när det gäller antalet närvarande i lokalerna som grundar sig på pandemilagen.

Organisation på Alléskolan

Bildningschef informerar om att tidigare biträdande rektor på Alléskolan har avslutat sin tjänst under sommaren. En ny biträdande rektor är redan tillsatt som kommer från nuvarande lärarkår på skolan.

(11)

Konsekvenser av avbruten upphandling av Alléhallen

Carl-Uno Olsson (S) lyfter ett initiativärende kring avbruten upphandling för del av Alléhallen.

Under sommaren avbröt tekniska nämnden en upphandling kring Alléhallen då de inkomna anbuden haft för höga kostnader jämfört med budget. Den aktuella annonseringen gällde endast en del av projektet; omklädningsrum. En ny upphandling kommer att gå ut i syfte att

upphandlingen ska gälla hela projektet istället för delar av projektet. Förhoppningen är att den nya annonseringen kommer att få ner kostnaderna i anbuden. Anbudsförfarandet kommer att gå ut tidigast i oktober 2021.

Bildningsnämnden behandlade Alléhallen på dess sammanträde den 23 mars 2020 § 37.

Nämnden hemställde då till tekniska nämnden att genomföra en ombyggnation av Alléhallen enligt en presenterad förstudierapport. Önskan var att projektet skulle vara helt färdigställt under i december 2022.