Protokoll TN 2021-04-19 §§ 72-92

(1)

Tid och plats måndagen den 19 april 2021, klockan 13:00 till 16.40 i

Sammanträdesrum Stenen, Kommunhuset där ordförande, teknisk chef och sekreterare deltar samt digitalt för övriga deltagare.

Beslutande

Ledamöter Erik Lindström (M)

Lennart Haglund (M) Håkan Andersen (SD) Sten-Olof Sundvall (S)

Tjänstgörande ersättare Malin Andersson (S) ersättare Emil Fremäng (S)

Övriga närvarande

Ersättare Mikael Plate (M)

Carl Hellqvist (HVKB)

Övriga Mikael Jönsson, gatu- och parkchef, §§ 73-74 Maria Joelsson, kommunikationschef, § 75 Joakim Halaby, fastighetschef, §§76-77

Anton Pettersson, fastighetsförvaltare, §§ 76-77 Jennie-Ann Olsson Holm, avfallsstrateg, § 78 Nils Gustafsson, lokalstrateg, 78-92

Anela Lennartsson, kanslichef Åke Lindström, teknisk chef

Utses att justera Håkan Andersen

Justeringens plats och tid Kommunhuset 2021-04-23, klockan 08.30

Justerade paragrafer §§ 72-92

(2)

Ordförande

________________________

Erik Lindström

Justerare

________________________

Håkan Andersen

(3)

Kommun Vara kommun

Beslutsinstans Tekniska nämnden

Datum för sammanträdet 2021-04-19

Datum då tillkännagivandet

publiceras 2021-04-23

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2021-05-14

Förvaringsplats av protokollet Kansliavdelningen

Sekreterare Anela Lennartsson

(4)

§ 72 Ändring i ärendelista och anmälan om jäv TN 2021/3

§ 73 Övertagande av belysningsföreningar: Longs Gatybelysning och Ryds fastighetsförening

TN 2021/99

§ 74 Ansökan om statlig medfinansiering från Trafikverket år 2022

TN 2021/46

§ 75 Kundcenter i Vara kommun TN 2021/85

§ 76 Lägesrapport från projekt Vest TN 2021/15

§ 77 Information om energiuppföljningssystem TN 2021/88

§ 78 Lägesrapport avseende avfallshantering TN 2021/10

§ 79 Budget 2022, plan 2023-2025 TN 2021/17

§ 80 Godkännade av fastighetsägarförklaring Vara IBK Arena AB

TN 2020/391

§ 81 Svar på revisionsrapport av fastighetsunderhåll 2020 TN 2020/320

§ 82 Revisionsgranskning av byggprojekt: Projekt Sprinten TN 2020/374

§ 83 Detaljplan Anden 7 TN 2021/113

§ 84 Sammanställning av Bättre Vara synpunkter, tekniska nämndens verksamhetsområden, kvartal 1/2021

TN 2021/9

§ 85 Uppföljning av investeringsramar för VA TN 2021/13

§ 86 Val av ny ersättare/representant till kommunala rådet för

funktionshindrade efter Gert Andersson (S) TN 2019/22

§ 87 Äskande om tilläggsbudget för sanering av förorenade områden

TN 2021/67

§ 88 Genomgång av ärendebalans TN 2021/6

§ 89 Information från förvaltningschef TN 2021/4

§ 90 Redovisning av delegationsbeslut TN 2021/1

§ 91 Anmälningsärenden 2021 TN 2021/2

§ 92 Övriga frågor TN 2021/5

(5)

Ändring i ärendelista och anmälan om jäv

Tekniska nämndens beslut Till justerare utses: Håkan Andersen Justeringstid: 23 april kl. 08.30 Inget jäv anmäls.

Ärendena protokollförs i den ordning som de behandlas på nämnden.

Övriga frågor som anmäls:

- Håkan Andersen har en övrig fråga avseende den nya vattentäkten.

(6)

Övertagande av belysningsföreningar: Longs Gatubelysning och Ryds fastighetsförening

Tekniska nämndens beslut

Tekniska nämnden beslutar att överta Long bys intresseförenings och Ryds fastighetsförenings vägbelysning.

Sammanfattning av ärendet

Longs respektive Ryds gatubelysningsföreningar (Long bys intresseförenings och Ryds fastighetsförening) har ansökt om att kommunen ska överta deras anläggningar.

Sedan kommunen 2018 började överta gatubelysningsanläggningar från belysningsföreningar, har kommunen beslutat övertaga 11 av de 14 föreningar som kommunen historiskt har givit driftsbidrag. Den utveckling som förutsågs i samband med den första föreningens övertagande, att fler föreningar kommer ansöka om övertagande, har alltså blivit verklighet.

Ett övertagande innebär ingen större skillnad ur löpande kostnadssynpunkt, då det

belysningsbidrag som kommunen ger är i paritet med anläggningens driftskostnad. Dock innebär ett övertagande en investeringskostnad på cirka 30 tkr. Detta för att uppgradera anläggningen med Led-armaturer, av samma sort som används i kommunens tätorter, då så gjorts på övriga övertagna anläggningar. Finansieras inom ramen för gatu- och parkenhetens investeringsbudget.

Om dessa anläggningar övertas av kommunen, är det endast anläggningen kring Benders i Edsvära som fortsättningsvis får årligt belysningsbidrag.

I kartskisserna nedan är utsträckningen för respektive anläggning markerat med rött.

(7)

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse från gatuingenjör, dokumentid 111152

Brev från Long bys intresseförening, handlingsid TN 2021.519 Brev från Ryds fastighetsförening, handlingsid TN 2021.547 Beslutet ska skickas till

Long bys intresseförening Ryds fastighetsförening Gatuingenjör

(8)

Ansökan om statlig medfinansiering från Trafikverket år 2022

Tekniska nämnden ger förvaltningen i uppdrag att söka samfinansieringsbidrag för ombyggnad av Kyrkogatan i Vedum för år 2022.

Trafikverket / Västra Götalandsregionen har inbjudit till att ansöka om samfinansiering (50 % bidrag) för åtgärder på kommunala gator. Det avser åtgärder för förbättrad kollektivtrafik, cykel- samt trafiksäkerhet. Sista ansökningsdag är 30/4 2021.

Det är denna typ av samfinansiering som använts vid tidigare utbyggnader av gång- och cykelvägar (cykelbanor) såsom Tingshusgatan, Stora Torget, och Drottninggatan.

Vid en inventering av objekt som bedöms lämpliga har förvaltningen kommit fram till att Kyrkogatan i Vedum bör prioriteras. Idag finns det en gång- och cykelväg från Vedums skola under järnvägen, längs Södra Torget, för att sluta vid Bitternavägen, där Kyrkogatan tar vid.

Kyrkogatan är det naturliga vägvalet för boende väster om Bitternavägen när de har målpunkterna Järnvägsstation, Vedums skola eller Idrottshallen.

Utöver att det vore ett lyft för oskyddade trafikanter att anlägga en gång- och cykelväg på Kyrkogatan, finns det behov av att både åtgärda dåliga VA-ledningar samt körbanans asfalt.

Trafikverket inkluderas i projektet, så att passagen över Bitternavägen (där Trafikverket är väghållare) hastighetssäkras på lämpligt sätt.

Till ärendet bifogas ett utkast till ansökan.

Beslutsunderlag

- Inbjudan statlig medfinansiering år 2022 VGR, dokumentid TN 2021.201 - Förslag på ansökan Kyrkogatan i Vedum, dokumentid 112537

- Tjänsteskrivelse Inbjudan statlig medfinansiering 2022, dokumentid 112536 - Förslag gatubild Kyrkogatan Vedum, dokument 112538

Beslutet ska skickas till - Gatuenheten

- Förvaltningsekonom

(9)

Kundcenter i Vara kommun

Tekniska nämnden tar del av informationen om förstudie avseende kundcenter för Vara kommun.

Kommunikationschef Maria Joelsson presenterar förstudien för kommunens kontaktcenter, som gjorts av en arbetsgrupp med representanter från olika förvaltningar samt en extern konsult. Det är kommunstyrelsen som har gett förvaltningen i uppdrag att se över vad som kan göras, på vilket sätt och den faktiska nyttan av ett kontaktcenter både internt och externt.

De främsta utmaningarna för kommunen är:

- Tillgänglighet; svarstid på både telefon och e-post, kommunens hemsida och den information som ges där.

- Belastning; förväntan att hantera mer information ökar

- Effektivitet; möta krav och förväntningar på bättre information och digitala lösningar Grundtanken med ett kontaktcenter är ”en väg in” till kommunens verksamheter dit medborgarna ska kunna vända sig med alla frågor. Målet är att kunna svara på cirka 70 procent av alla frågor som kommer till kommunens verksamheter.

Om det blir ett beslut att gå vidare med att inrätta ett kontaktcenter för Vara kommun, så är planen att införandet ska ske under 2022, med öppnande till årsskiftet 2023.

(10)

Lägesrapport från projekt Vest

Tekniska nämnden tar del av lägesrapport avseende projekt VEST.

Fastighetschef Joakim Halaby informerar om arbete för projekt VEST. Projektet bidrar till:

• En strukturerad kartläggning om brott och otrygghet i Vara kommun – året om.

• Ett verktyg för analys och uppföljning

• Ett gemensamt ansvar. Att hitta lösningar på problem, inte flytta dem

• Tydlig organisation för det brottsförebyggande arbetet

Områden som VEST-gruppen gemensamt beslutat om att arbeta med:

• Skadegörelse och nedskräpning

• Trygg medborgare i all miljö

• Ökad trafiksäkerhet

• Färre inbrott och stölder Nuläge

• Nya deltagare i gruppen (Fastighetsägare Henrik Darius, Näringsliv/handel Lennart Swärd)

• Skadegörelse klotter krossade rutor Minskat

• Ökad nedskräpning och buskörning Minskat

• Onödiga larm = öppna fönster Minskat

• Generellt lugnare den senaste månaden

• Inga tydliga hotspots i dagsläget Lägesrapporten för kameraövervakning är:

• Kameraövervakningen är igång för Alléskolan och Stationshuset. För Nästegårdsskolan är det klart men inte driftsatt.

• Kvarstår i dagsläget: Överföring till Larmcentralen hos Räddningstjänsten, Högtalare till stationshuset samt beslut avseende AMB-parkeringen.

(11)

Information om energiuppföljningssystem

Tekniska nämnden tar del av informationen om energiuppföljningssystem.

Fastighetsförvaltare Anton Pettersson informerar nämnden om fastighetsenhetens arbete med energiuppföljningssystem för kommunens fastigheter.

(12)

Lägesrapport avseende avfallshantering

Tekniska nämnden tar del av lägesrapport avseende avfallshantering.

Avfallssamordnare Jennie-Ann Olsson Holm informerar nämnden om lägesrapporten för arbetet med avfallshanteringen i kommunen just nu.

Matavfallsinsamlingen fungerar bra. 48 % anslutning i slutet av januari. Kampanj för att öka antalet anslutna till matavfallsinsamlingen pågår.

Anläggningsarbete pågår för ÅVS i Helås och Jung. Information kommer att ges till lokalbefolkningen i samband med att stationerna är klara.

En rutin för avfallshantering och reducering i kommunens verksamheter är framtagen och beslutad av kommundirektör.

Utökad information kommer att finnas på kommunens externa hemsida avseende sortering av avfall och förebyggande. Samarbete mellan tekniska förvaltningen och miljö- och

byggnadsförvaltningen avseende information till företag/verksamhetsavfall.

(13)

Budget 2022, plan 2023-2025

1. Tekniska nämnden beslutar att överlämna budgetförslaget till kommunstyrelsens budgetberedning.

2. Tekniska nämnden beslutar att till budgetberedningen förtydliga nämndens behov av ytterligare driftsmedel om 4 400 tkr (2022), 5 400 tkr (2023), 6 400 tkr (2024) och 7 400 tkr (2025) för att finansiera ökade kapital- och driftskostnader till följd av investeringar i gator, exploateringsområden och övriga investeringar, ökade driftskostnader för

utredning och sanering av områden med förorenad mark samt ökade kapitalkostnader för Sparbanken Blackbox till följd av ändrade redovisningsregler. Det innebär att tekniska nämnden ser behov av att driftsbudgetramen uppgår till 27 315 tkr (2022), 28 560 tkr (2023), 29 806 tkr (2024) och 31 054 tkr (2025).

3. Tekniska nämnden beslutar att till budgetberedningen förtydliga nämndens behov av justerade budgetmedel för investeringar. Det innebär att investeringsvolymen för tekniska nämnden uppgår till 221 260 tkr (2021), 299 134 tkr (2022), 172 850 tkr (2023), 94 650 tkr (2024) och 62 850 tkr (2025). Totalt en ökning med 4 324 tkr för perioden 2021 - 2025.

4. Tekniska nämnden hemställer att budgetberedningen undersöker och omhändertar möjligheterna till nedskrivning av Sparbanken Blackbox. Beroende på vad utredningen om nedskrivning visar och om beslut om nedskrivning av Blackboxen fattas, kan tekniskas budgetram att minska med samma belopp.

Protokollsanteckning från socialdemokraterna:

Det är av stor vikt att ärenden bereds utifrån bestämda och fastställda riktlinjer. Vi är inte emot förslaget men att få det på så kort varsel tycker vi är fel

Sammanfattning av ärendet Styrprocessen

I inriktningsbeslutet för budget 2022 och plan 2023-2025 antar kommunstyrelsen förutsättningar för nämnderna att utarbeta budgetförslag till budgetberedningen. Utgångspunkten är de politiska målen för nämnderna och tidigare beslutad plan som sedan kompletteras med beräkningstekniska justeringar samt uppdrag till nämnderna att inkomma med till budgetberedningen.

(14)

omgestalta, öka trafiksäkerheten samt förbättra statusen på asfaltbeläggning, lekplatser etc.

Många av gatuombyggnaderna genomförs i samband med att befintliga VA-ledningar behöver bytas ut. Utöver detta görs investeringar i nya exploateringsområden för både bostäder

(Lassagården) och näringsverksamhet (Torsgården).

Under perioden 2021 - 2025 fördelas investeringar mellan:

Investeringsram för asfaltering, maskiner, lekplatser mm 48%

Gatuombyggnader, broar mm 32%

Exploateringsområden 20%

Investeringarna leder till ökade kapitalkostnader. När nya områden byggs ökar de ytor som ska skötas och drivas vilket leder till ökade driftkostnader för gräsklippning, offentlig belysning, vinterväghållning, renhållning etc.

För gatu- och parkverksamheten ökar driftkostnaden med ca 400 tkr fr o m år 2022.

Kapitalkostnaderna ökar stegvis med 1 000 tkr varje år fr o m år 2022 och fram till år 2025 till följd av de investeringar som görs.

Om verksamheten inte kompenseras för ökade kostnader måste besparingar göras eventuellt i kombination med att investeringar prioriteras bort eller senareläggs. Neddragningar i gatu- och parkverksamheten blir annars så stora att det påverkar den offentliga miljön på ett så negativ sätt att det inte bedöms som lämpligt.

Senareläggning av investeringar innebär t ex att:

 eftersatt beläggningsunderhåll ökar och åtgärder för att öka säkerheten för oskyddade trafikanter senareläggs

 möjligheten att samordna gatuåtgärder med byte av va-ledningar inte kan genomföras

 förbättringar vad gäller gestaltning och trafiksäkerhet på gator i Vara tätort genomförs troligen inte inom de närmsta 30 åren

Fastighetsverksamheten

Kommunen fick ett bidrag från Sparbanksstiftelsen till byggandet av Sparbanken Blackbox. Nya redovisningsregler gör att bidraget (20 000 tkr) inte som planerat kan fördelas ut årsvis och på det sättet minska fastighetsenhetens nettodriftkostnad. För att kompensera för detta föreslås att fastighetsenheten får en rambudget för konserthuset motsvarande bidraget fördelat med 1 000 tkr per år under 20 år med start år 2022.

Om fastighetsenheten inte kompenseras innebär det att verksamheten belastas med en kostnad som inte kan finansieras med hyresintäkter.

(15)

vidtas lämpliga åtgärder t ex sanering. Omfattning och kostnader är inte kända innan undersökningar gjorts varför det är svårt att budgetera för kommande år.

För att genomföra undersökningar m.m. förslås att 2 000 tkr/år avsätts under kommande år. I kommande budgetarbeten får beloppet justeras utifrån känt behov för åtgärder.

Om driftmedel inte avsätts för undersökningar och åtgärder måste arbetet senareläggas.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)

Förvaltningen informerar om en korrigering av siffrorna på sid.13 i budgetbilagan avseende investering och omfördelning. Revideringen påverkar inte totalsammanställningen. Detta kommer att korrigeras i budgetbilagan som skickas till budgetberedningen.

Erik Lindström (M) har följande tilläggsyrkande som punkt i förvaltningens förslag till beslut : Tekniska nämnden hemställer att budgetberedningen undersöker och omhändertar möjligheterna till nedskrivning av Sparbanken Blackbox. Beroende på vad utredningen om nedskrivning visar och om beslut om nedskrivning av Blackboxen fattas, kan tekniskas budgetram att minska med samma belopp.

Socialdemokraterna lämnar en protokollsanteckning i detta beslut.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om tekniska nämnden kan besluta utifrån förvaltningens förslag till beslut tillsammans med ovanstående tilläggsyrkande och finner att nämnden beslutar enligt detta.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelsen från teknisk chef, dokumentid 112368

Budget 2020, plan 2023-2025 för tekniska nämnden, dokumentid 113021 Beslutet ska skickas till

Teknisk chef Ekonomichefen Förvaltningsekonom

(16)

Godkännade av fastighetsägarförklaring Vara IBK Arena AB

Tekniska nämnden godkänner föreslagen fastighetsägarförklaring och ger tekniska chefen i uppdrag att teckna det.

För bygget av innebandyhallen vid Alléskolan har Vara IBK sökt finansiering från Sparbanken i Skaraborg. Som säkerhet för lånet kräver banken en säkerhetsöverlåtelse av Vara IBK:s

arrendeavtal till banken. För att säkerhetsöverlåtelsen ska kunna ske måste kommunen genom en så kallad fastighetsägarförklaring bekräfta säkerhetsöverlåtelsen. Det är alltså en förutsättning för att Vara IBK ska kunna uppföra hallen.

Säkerhetsöverlåtelsen kan liknas vid en inteckning i fastighet. Den ger banken en rätt att sälja byggnaden genom att möjliggöra överlåtelse av arrendeavtalet till köparen.

Fastighetsägarförklaringen är utformad av jurist på Sparbanken i Skaraborg utan några ändringar från kommunens sida.

Med de formuleringar som fastighetsägarförklaringen innehåller medför det inga negativa konsekvenser för kommunen. I texten framgår att kommunen medger att överlåtelse av avtalet ska ske till den som banken väljer att sälja byggnaden till, men kommunen ska först få en chans att köpa byggnaden för den summa som kvarstår av Vara IBK:s skuld till banken.

I arrendeavtalet finns en punkt som hänvisar till paragraf i jordabalken som ger kommunen rätt att inom viss tid inlösa byggnad på marken som upplåts. Fastighetsägarförklaringen medför ett förtydligande av grund för köpeskilling om kommunen väljer att nyttja den rätten.

Vid en situation där Vara IBK av någon anledning inte längre klarar av att sköta hallen finns det inte så många alternativ. Antingen försöker man hitta en köpare eller så får kommunen köpa hallen. Med säkerhetsöverlåtelsen överlämnas visserligen kontrollen över vem som blir köpare till banken, men kommunen har fortfarande en förmånlig förköpsrätt.

Angående vilka potentiella köpare det kan finnas av en sådan här idrottshall framstår det inte som troligt att någon som inte kommunen ser som önskvärd skulle bli ägare. Det bör dessutom ligga i en köpares intresse att vara överens med kommunen inför ett övertagande. Om det trots allt skulle uppstå en situation där det finns en risk för överlåtelse till en icke önskvärd köpare har återigen kommunen förköpsrätten som utväg. Genom den kan man om man så önskar sälja vidare till valfri köpare.

Mot bakgrund av detta föreslås tekniska nämnden att godkänna fastighetsägarförklaringen

(17)

Beslutet ska skickas till Chef tekniska förvaltningen Mark- och exploateringsstrateg

(18)

Svar på revisionsrapport av fastighetsunderhåll 2020

1. Tekniska nämnden lämnar nedanstående svar på revisionsfrågor i revisionsrapporten till revisorerna.

2. Tekniska nämnden uppdrar åt förvaltningen att:

a. Redovisa och kommentera ekonomiskt utfall för underhåll i samband med delårsrapporter och årsredovisning.

b. I samverkan men ekonomiavdelningen, undersöka hur kommunen ska hantera revisionens rekommendationer vad gäller fastställande av långsiktiga mål och styrprinciper för fastighetsverksamheten, organisation av ekonomi- och

redovisningsfunktionerna, instruktioner rörande löpande bokföring, användning av nyckeltal samt fördelning av budget mellan underhåll och

verksamhetsanpassningar.

Revisorerna i Vara kommun har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens fastighetsunderhåll 2020. Syftet med granskningen är att bedöma om tekniska nämnden

säkerställer att underhållsarbetet av kommunens fastigheter sker på ett ändamålsenligt sätt.

Kommunstyrelsen berörs även av rubricerad granskning inom ramen för sin samordnade roll.

Tekniska nämnden har nu mottagit en revisionsrapport avseende fastighetsunderhåll 2020.

Bedömningen i revisionsrapportenVS bedömning är att tekniska nämnden inte helt säkerställer att underhållsarbetet sker på ändamålsenligt sätt

I revisionsrapporten redovisas bedömningar utifrån fem revisionsfrågor:

1. Säkerställer tekniska nämnden att underhållsarbetet styrs och samordnas på ett effektivt och tillräckligt sätt?

2. Utgår nämnden från tillförlitliga underlag om tillgångarnas status och upprustningsbehov när underhållskostnaderna uppskattas?

3. Är nuvarande underhåll tillräckligt i förhållande till verksamheten egen bedömning av det egentliga behovet?

4. Finns det överensstämmelse mellan underhållsplan, budget och genomfört underhåll under de senaste tre åren?

5. Finns det en tillfredsställande uppföljning av underhållskostnader?

Revisionen ger följande rekommendationer till kommunstyrelsen:

 Säkerställ kommunkoncernnyttan genom att formulera långsiktiga mål och styrprinciper för fastighetsverksamheten.

(19)

bokföring behöver ses över så de att ger goda förutsättningar för en rättvisande redovisning.

Revisionen ger följande rekommendationer till tekniska nämnden:

 Ta fram nyckeltal för styrning och uppföljningen av underhållsarbetet.

 Bedömning av fördelningen av budgeten mellan verksamhetsanpassningar och större underhållsåtgärder (reinvesteringar) måste ske redan i planeringsstadiet för att få ett rättvisande underlag till investeringsbudgeten och bättre uppföljning av

underhållsarbetet.

Svar på revisionsfrågorna i revisionsrapporten:

Nämndens svar till revisionsfrågorna i revisionsrapporten är:

 Revisionsfråga 1:

o Tekniska nämnden/utskottet har under senare år avsatt mer än tillräckligt med investeringsmedel vilket säkerställt att förvaltningen har kunnat genomföra alla åtgärder som förvaltningen har haft möjlighet att genomföra.

o Ytterligare mål och indikatorer har inte bedömts nödvändiga för att säkerställa att underhåll genomförs på ett tillräckligt sätt.

o Arbete med att utarbeta en långsiktig underhållsplan pågår och när den är klar kommer ramar för den beslutas politiskt.

o Tekniska nämnden har inga långsiktiga mål och styrprinciper för

fastighetsverksamheten utöver beslutad budget. Frågan har inte aktualiserats.

o Ingen analys är gjord av statistiken för felanmälningar kopplat till

fastighetsunderhåll. Merparten av felanmälningar har ingen direkt koppling till bristande underhåll utan är normalt kommande fel (trasig belysning, läckande kranar, skadegörelse etc) samt beställning av vaktmästeritjänster

(verksamhetsvaktmästeri).

o I revisionsrapporten redovisas inte vilken typ av ytterligare tillförlitligt underlag som nämnden bör ha som underlag för att uppskatta underhållskostnaderna.

Nämnden har varit väl medveten om de brister som funnits i underhållet av fastigheterna och därför avsatt erforderliga investeringsmedel för att åtgärda bristerna. Förvaltningens bedömning är att avsatta medel varit väl avvägda och att det kommer att vara möjligt att långsiktigt sänka nivån utifrån underhållsplanen.

o Fördelningen av medel mellan bildningsnämndens lokaler, socialnämndens lokaler och övriga lokaler var ett medvetet val där politikerna ville ange

(20)

varför anpassning kan göras utifrån de behov som finns. Om politiken inte vill styra fördelningen kan beslut om en gemensam ram tas.

o Fördelningen mellan planerat underhåll och verksamhetsanpassningar har inte varit något problem att hantera planeringsmässigt. Det bedöms vara en fördel att ha en samlad budget då gränsdragningen inte alltid är självklar. Om vi önskar redovisning av fördelningen mellan underhåll och verksamhetsanpassningar så är det möjligt att i framtiden göra den bedömningen löpande för respektive projekt.

Det leder dock till en ökad administrativ börda.

o Vara kommun är en kommun där dialog mellan verksamheter fungerar på ett bra sätt. Dialogen om hur gränsdragningslistan tillämpas har inte varit något större problem. Fördelen med viss flexibilitet är att kommunen kan genomföra önskade åtgärder på ett enkelt och pragmatiskt sätt.

o Variationen i hur väl underhållna verksamhetslokalerna är, är en naturlig följd av att underhållet varit eftersatt. Nuvarande budget och omfattning på åtgärder kommer successivt leda till förbättring och bedöms som tillräcklig.

o Orsaken till avvikelse mellan budget och utfall för felavhjälpande respektive planerat underhåll i driftbudgeten är att förvaltningen sedan år 2015 jobbat med att förändra sättet att bokföra åtgärder. Detta har lett till att de fasta

driftkostnaderna (revisorernas benämning ”övriga kostnader”) sjunkit samtidigt som kostnaderna för felavhjälpande underhåll ökat. Samtidigt har kostnaderna för planerat underhåll minskat och successivt i ökad grad belastat

investeringsbudgeten (nya redovisningsregler).

o Bokföringen visar inte behovet av underhåll utan hur mycket underhåll som gjorts. Vid analys av hur mycket underhåll som gjorts underskattades det till följd av tidigare sätt att bokföra kostnader.

o Den totala driftbudgeten överskreds inte till följd av att budgetarna för

felavhjälpande och planerat underhåll överskreds. Det blev en ”budgetväxling”

mellan olika delposter i driftbudgeten.

o Avvikelserna mot budget har inte fått några konsekvenser för nämndens verksamhet. Orsak redovisas ovan (revisionsfråga 4).

o Uppföljning har gjorts för verksamheterna i delårsrapporter och i

årsredovisningar. Dialog har förts om underhåll och de investeringar som görs.

Dokumentationen av detta kan förbättras om så bedöms som nödvändigt.

o Frågan om att särskilja underhålls- respektive anpassningsåtgärder har kommenterats ovan (revisionsfråga 3).

(21)

3).

o Vara kommun har valt att inte använda branschnyckeltal för styrning och uppföljning av fastighetsunderhåll. Orsakerna är att:

 det inte funnits behov eller efterfrågan på detta.

 medel har avsatts i sådan omfattning att förvaltningen inte hunnit nyttja alla pengar.

 argumentation har inte behövts för att motivera tillräcklig budget.

Förvaltningens bedömning är att statusen på kommunens fastighet har förbättrats på ett markant sätt till följd av de åtgärder som genomförts. Det återstår dock en hel del att göra vilket till stor del kommer att ske under de kommande åren då många stora fastighetsprojekt som omfattar underhåll och förnyelse kommer att genomföras.

Tekniska nämnden gör ett förtydligande i nämndens beslut att svar på revisionsfrågorna blir nämndens svar till revisorerna.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse från teknisk chef, dokumentid 110611

Revisionsrapport har delgetts ledamöterna till föregående möte, dokument TN 2021.488 Missiv – underhåll av fastigheter, TN 2021. 488

Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen

Ekonomichef

Förvaltningsekonom Fastighetschef Fastighetsförvaltare Lokalstrateg

Teknisk chef

(22)

Revisionsgranskning av byggprojekt: Projekt Sprinten

1. Tekniska nämnden lämnar detta beslut som svar till revisorerna avseende revisionsrapporten.

2. Tekniska nämnden uppdrar åt förvaltningen att säkerställa att internutbildning sker löpande avseende tillämpning av den projekthanterings- och styrdokumentation, som tagits fram av kommunen, för den personal såväl teknisk som administrativ som är engagerade i kommunens fastighets- och anläggningsprojekt.

PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning avseende planering och genomförande av projektet Sprinten.

PwC:s bedömning är att projektet har hanterats på ett korrekt och omsorgsfullt sätt och att kommunstyrelsen och tekniska nämnden har säkerställt att större bygg- och anläggningsprojekt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån perspektiven ekonomi och kvalitet.

Flera av de nu gällande dokumenten utvecklades under projektgenomförande perioden.

Tekniska nämnden gör ett förtydligande i nämndens beslut att detta beslutsunderlag och uppdrag till förvaltningen blir nämndens svar till revisorerna avseende revisionsrapporten.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse från teknisk chef, dokumentid 112417 Revisionsrapport, handingsid TN 2021.505

Missiv, handingsid TN 2021.506 Beslutet ska skickas till Teknisk chef

Fastighetschef

Projektledare Håkan Svensson Lokalstrateg

Ekonomichef Förvaltningsekonom

(23)

Detaljplan Anden 7

Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden har inget att erinra.

Tekniska nämnden har mottagit samrådsinbjudan avseende detaljplan för Anden 7 i Vara tätort.

Miljö- och byggnadsnämnden beslutade den 25 mars 2021 att sända ut planförslaget för Anden 7 på samråd. Området är inte särskilt utpekat, men inom befintlig markanvändning för bostäder i Översiktsplan 2012.

Detaljplanen syftar till att möjliggöra för komplementbyggnad i form av garage på fastigheten Anden 7, inom det som idag är prickad mark och alltså inte får bebyggas.

Planförslaget finns utsänt för samråd under tiden: 29 mars – 19e april 2021.

Beslutsunderlag

Planbeskrivning detaljplan Anden 7, handlingsid TN 2021.587 Plankarta detaljplan Anden 7, handlingsid TN 2021.586

Samrådsinbjudan, handlingsid TN 2021.585

Tjänsteskrivelse från utredningssekreterare, dokumentid 112548 Undersökningssamråd, handlingsid TN 2021.584

Beslutet ska skickas till Miljö- och byggnadsnämnden

(24)

Sammanställning av Bättre Vara synpunkter, tekniska nämndens verksamhetsområden, kvartal 1/2021

Tekniska nämnden tar del av sammanställningen över Bättre Vara synpunkter och svar för tekniska nämndens verksamhetsområde för kvartal 1/2021.

Bättre Vara är ett forum där kommuninvånarna välkomnas att lämna in synpunkter och förslag på förbättringar av kommunens verksamhet.

En sammanställning har gjorts av inkomna och besvarade Bättre Vara synpunkter för kvartal 1 2021 berörande tekniska nämndens verksamhetsområden. Synpunkterna presenteras till tekniska nämnden för kännedom.

Beslutsunderlag

Sammanställning Bättre Vara synpunkter kvartal 1 2021, dokumentid 112542 Tjänsteskrivelse från utredningssekreterare, dokumentid 112540

(25)

Uppföljning av investeringsramar för VA

Tekniska nämndens beslut Tekniska tar del av informationen.

Teknisk chef Åke Lindström ger tekniska nämnden en uppföljning av investeringar inom budgetramar utifrån VA-enhetens investeringar.

Beslutet ska skickas till VA-chef

(26)

Val av ny ersättare/representant till kommunala rådet för funktionshindrade, KRF, efter Gert Andersson (S)

Sten-Olof Sundvall (S) väljs till ny ersättare för tekniska nämnden i kommunala rådet för funktionshindrade.

I kommunala rådet för funktionshindrade (KRF) ska det finnas följande kommunala representation:

Kommunstyrelsen 1 representant och 1 ersättare Socialnämnden 2 representanter och 2 ersättare Miljö- och byggnadsnämnden 1 representant och 1 ersättare Bildningsnämnd 1 representant och 1 ersättare Teknisk nämnd (tidigare TSN och KS) 1 representant och 1 ersättare

Rådet lyder under socialnämnden. Tekniska nämnden har att välja en representant och en ersättare för mandatperioden 2019-2022. Tekniska nämnde har 2019-01-21 valt Erik Lindström som representant i KRF och Gert Andersson som ersättare. Eftersom Gert Andersson inte är kvar som förtroendevald i tekniska nämnden behöver ny ersättare till KRF väljas.

Beslutet ska skickas till Socialnämnden

Sten-Olof Sundvall

Kansliavdelningens systemförvaltare

(27)

Äskande om tilläggsbudget för sanering av förorenade områden

Tekniska nämnden särredovisar kostnaden som en tillkommande uppgift i årets budget och därmed riskerar underskott i årets budget.

På del av mark som kommunen sålde till Lagerhuset år 2019 finns bekräftade markföroreningar.

Kommunen bedrev här, mellan 1910-1960, verksamhet i form av framförallt en pudrettfabrik och en mindre deponi för del av tätortens hushållsavfall. Markanalyser gjorda i samband med en miljöteknisk utredning 2019 visar att del av marken innehåller fyllnadsmassor med metallhalter överskridande de halter som gäller för mindre känslig markanvändning. Dessa fyllnadsmassor rekommenderas att grävsaneras och transporteras till godkänd mottagare för detta. Kommunen är skyldig att utföra denna sanering.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande) Erik Lindström (M) yrkar följande:

Tekniska nämnden särredovisar kostnaden som en tillkommande uppgift i årets budget och därmed riskerar underskott i årets budget.

Beslutsgång

Ordförande ställer förvaltningens förslag till beslut mot sitt eget yrkande och finner att nämnden beslutar enligt hans yrkande.

Beslutsunderlag

- Process och ansvar vid arbete med förorenade områden där kommunen har ett ansvar, dokument id; TN 2021.601

- Tjänsteskrivelse från lokalstrateg, dokumentid 112123 Beslutet ska skickas till

Ekonom tekniska förvaltningen Ekonomichef

Enhetschef Gata/Park

(28)

Genomgång av ärendebalans

Tekniska nämnden tar del av ärendebalansen per 2021-04-13 och lägger det till handlingarna.

Ärendebalansen är en sammanställning av de ärenden som förvaltningen arbetar med som på sikt kommer att behandlas av tekniska nämnden eller som tidigare har behandlas av tekniska

nämnden.

Ärendebalansen uppdateras inför varje sammanträde och skickas till nämnden som ett anmälningsärende.

Beslutsunderlag

Ärendebalans per 2021-04-13, dokumentid 111949

Tjänsteskrivelse från utredningssekreterare, dokumentid 111957 Beslutet ska skickas till

Ansvariga handläggare

(29)

Information från förvaltningschef

Tekniska nämnden tar del av informationen från teknisk chef.

Sammanfattning av informationen

 Avfallshantering Östra Skaraborg: fortsatt dialog. Stämmer av olika frågor. I övrigt avvaktar förvaltningen och förbundet Kommunfullmäktiges beslut.

 Förvaltningen arbetar vidare med Pfas

 Upphandlingen av entreprenaden Lassagården är överklagat igen. Svar har lämnats till förvaltningsrätten.

 Ny vattentäkten: Förvaltningen undersöker ny plats i kommunen, planering finns för provborrning.

 Förvaltningen är anmälan för miljöbrott för Håkantorp avloppsreningsverk med

anledning av för höga halter i utsläppet. Överbelastning för reningsverket på grund av en industri i området. Kommunen hanterar inte det här avloppsvattnet längre.

 Det pågår aktiv samverkan VA mellan Vara, Grästorp och Essunga.

(30)

Redovisning av delegationsbeslut

Tekniska nämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut.

Tekniska nämnden har genom sin delegeringsordning, antagen av tekniska nämnden 2019-01-09

§ 1 och reviderad av tekniska nämnden 2020-09-21 § 138, överlåtit viss beslutanderätt till ordförande och tjänstemän. Samtliga beslut som fattats med stöd av delegering – även vidaredelegering – ska anmälas till tekniska nämnden.

Delegationsbesluten som redovisas till tekniska nämnden 19 april 2021 sammanfattas i rapport över delegationsbeslut, dokumentid 112545

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från utredningssekreterare, dokumentid 112543 - Redovisning över delegationsbeslut april 2019, dokumentid 112545 Beslutet ska skickas till

Delegater

(31)

Anmälningsärenden 2021

Tekniska nämnden tar del av nedanstående anmälningsärenden och lägger dessa till handlingarna.

Dnr Ärende eller handling

TN 2021/105 Förnyelse av förenklat samrådsförfarande med Trafikverket och Vara kommun avseende vissa dispenstransporter

TN 2020/244 Informationsbrev till alla som bor och äger fastigheter i närheten av E20, Eling-Vara

TN 2020/19 Prioriterade åtgärder inom potten för regionala cykelvägar 2022-2025

TN 2019/22 Beslut från KF 20210329 Avsägelse från Mikael Karlsson (HVKB) som ersättare i tekniska nämnden samt fyllnadsval

TN 2020/16 Beslut från KF 20210329 Ansvarsfrihet för teknisk nämnden för 2020 års verksamhet

TN 2020/16 Beslut från KF 20210329 Årsredovisning Vara kommun 2020

TN 2021/126 Beslut om riktlinjer för Microsoft 365

(32)

Övriga frågor

Håkan Andersen lyfter frågan om arbetet med ny vattentäkt i kommunen. Hur går det med arbetet? Har området för den tilltänkta vattentäkten flyttats?

Teknisk chef informerar att förvaltningen ser över placering av vattentäkten utifrån bättre markförhållanden. Även funderar på alternativet ytvattentäkt.

VA-chef Robert Isberg bjuds till kommande nämnd för att redovisa detta arbete.