Distansarbete som konsekvens av Covid-19- pandemin
En kvalitativ studie om chefers upplevelser av att leda en oplanerad förändringsprocess
Linnea Siikavaara
Sociologi, kandidat 2021
Luleå tekniska universitet
Institutionen för ekonomi, teknik, konst och samhälle
Sammanfattning
Covid-19-pandemin har resulterat i en påskyndad och plötslig implementering av digitala verktyg och distansarbete, något som för många verksamheter inneburit stora förändringar.
Uppsatsen utgår från en kvalitativ metod där semistrukturerade intervjuer har utförts på sju gruppchefer inom en svensk myndighet. Syftet med denna studie var att få en fördjupad förståelse för chefers upplevelser av att leda en oplanerad förändringsprocess. För att uppfylla syftet formulerades forskningsfrågorna; ”hur beskriver intervjupersonerna omställningen till distansarbete?”, ”hur kan intervjupersonernas upplevelser förstås i enlighet med begreppen kommunikation, information och delaktighet?” och ”vilka möjligheter respektive utmaningar kan identifieras i den genomförda omställningen?”. Vidare analyserades det insamlade materialet med grund i tidigare forskning och teorier inom ämnena organisationsförändring, kommunikation, information och delaktighet.
Resultatet visar att den plötsliga omställningen till distansarbete som konsekvens av Covid-19- pandemin har inneburit stora förändringar för många av verksamhetens funktioner. Det påvisas att kommunikation, information och delaktighet är faktorer som anses vara av stor vikt under tider som denna, präglade av kriser och förändring. Det implementerade distansarbetet tycks även ha resulterat i en närmare relation mellan chefer och medarbetare, då dessa fått mer sändningstid tillsammans. Slutligen framkommer det att distansarbetet uppskattas av intervjupersonerna och är något som kan komma att bli en fråga i huruvida verksamheten anses vara en attraktiv arbetsplats eller inte i framtiden.
Nyckelord: Covid-19-pandemin, förändring, kommunikation, information, delaktighet
Abstract
The Covid-19-pandemic has resulted in an accelerated and sudden implementation of digital tools and teleworking, something that for many businesses has meant major changes. This study is based on a qualitative method where semi-structured interviews have been conducted on seven group managers within a Swedish authority. The purpose of this study was to gain an in- depth understanding of managers’ experiences of leading an unplanned change process. To fulfill the purpose, following research questions were formulated; “how do the interviewees describe the transition to telework?”, “how can the interviewees’ experiences be understood in accordance with the concept of communication, information and participation?” and “what opportunities and challenges can be identified in the implemented transition?”. Furthermore, the collected material was analyzed based on previous research and theories in the subjects of organizational change, communication, information, and participation.
The result shows that the sudden transition to teleworking because of the Covid-19-pandemic has meant major changes for many of the business’s functions. It is shown that communication, information, and participation are factors that are of great importance during times like this, characterized by crises and change. The implemented telework also seems to have resulted in a closer relationship between managers and employees, as these have been given more transmission time together. Finally, it appears that teleworking is appreciated by the interviewees and is something that may become a question of whether the business is considered an attractive workplace or not in the future.
Keywords: The Covid-19-pandemic, change, communication, information, participation
Förord
Till att börja med vill jag rikta ett stort tack till de informanter som medverkat i studien. Tack för att ni delat med er av intressanta erfarenheter och tankar. Vidare vill jag även tacka min handledare Anna Jansson för givande diskussioner, goda råd och stöd under tidens gång. Till sist vill jag tacka mina vänner och kurskamrater Louise, Linn och Louise för dessa tre år. Tack för att jag fått dela med- och motgångar med er, utan er hade det inte varit detsamma.
Luleå, juni 2021 Linnea Siikavaara
Innehållsförteckning
1.Inledning ... 1
1.1 Syfte och forskningsfrågor ... 3
1.2 Avgränsningar ... 3
1.3 Disposition ... 4
2.Tidigare forskning ... 5
3.Teori ... 8
3.1 Vad är en organisationsförändring? ... 8
3.2 Kommunikation ... 9
3.3 Delaktighet ... 10
3.4 Information ... 11
4.Metod ... 13
4.1 Metodval ... 13
4.2 Urval ... 14
4.3 Genomförande ... 15
4.3.1 Intervjuprocessen ... 17
4.4 Analysmetod ... 17
4.5 Presentation av informanter ... 18
4.6 Tillförlitlighet och äkthet ... 18
4.7 Etiska krav ... 20
5.Resultat och analys ... 21
5.1 Hemarbete som en plötslig konsekvens av Covid-19-pandemin ... 21
5.1.1 Att involvera medarbetarna i förändringen ... 24
5.1.2Initiala reaktioner ... 26
5.1.3Vikten av tidigare erfarenhet ... 27
5.2Kommunikation och information som grundstenarna vid förändring ... 28
5.2.1 Relationen mellan chef och medarbetare ... 31
5.3Vad framtiden har att utvisa ... 32
6.Diskussion ... 34
6.1 Förslag för vidare forskning ... 38
Referenslista... 39
Bilagor ... 42
Bilaga 1. Informationsbrev ... 42
Bilaga 2. Intervjuguide ... 43
1
1. Inledning
Det var i slutet av 2019 som ett nytt coronavirus upptäcktes i staden Wuhan i Kina och den 11 mars 2020 bekräftade WHO att en ny pandemi hade anträtt (Folkhälsomyndigheten 2020). Den så kallade Covid-19-pandemin har medfört stora förändringar för det globala samhället och för människors liv för en lång tid framöver. Den har bland annat resulterat i att en stor andel företag tvingats genomföra förändringar för att bemästra de ekonomiska och operativa utmaningar som uppstått (Li, Sun, Tao & Lee 2021). En av de största förändringarna på organisatorisk nivå har varit den påskyndade implementeringen av digitala verktyg och distansarbete (Barnes, 2020).
Chefer och ledare befinner sig därmed i ett tillstånd som kan anses avvikande från övriga situationer de i regel ställs inför i sin yrkesroll. En stor andel nya utmaningar har uppstått genom att många chefer och medarbetare tvingas arbeta på distans för första gången och av ett flertal anledningar är det såklart annorlunda att handskas med virtuella team snarare än medarbetare i en klassisk kontorsmiljö där möten sker fysiskt (Newman och Ford 2020). I svensk kontext illustreras detta av att många företag valt att implementera en utökad möjlighet till distansarbete via digitala verktyg för att följa Folkhälsomyndighetens (2020) rekommendationer gällande social distansering och hemarbete i största möjliga mån.
Redan före pandemins framfart har dagens arbetsliv präglats av förändringar i ett accelererande tempo, något som har resulterat i att individer och verksamheter ofta har svårt att svara upp mot de utökade krav som dessa förändringar för med sig (Angelöw, 1991). Detta är något som påvisas via en undersökning från kunskaps- och utvecklingsnodenThe Remote Lab (2020) där det bland annat framkommer att många företag var bristfälligt förberedda på distansarbete i pandemins begynnelse. Arbetet på distans organiserades därav till en början i hög utsträckning som att medarbetarna fortfarande befann sig fysiskt på arbetsplatsen. Genom att hemarbetet kommit att bli mer etablerat under Covid-19-pandemin har även en ny undersökning utförts av analysföretaget Netigate med 2055 slumpmässigt utvalda deltagande utspridda över Sverige.
Denna undersökning visade att många arbetstagare nu uppskattar möjligheten till hemarbete och majoriteten av de svarande önskar fortsatt möjlighet till detta även efter pandemin. Det framgår även att möjligheten till fortsatt flexibelt arbete kan komma att bli en konkurrensfördel för företag på den svenska arbetsmarknaden i framtiden (Arbetsliv, 2021). Detta är något som även stärks med grund i Angelöws (1991) resonemang om att organisationer och anställda i dagens samhälle bör vara förändringsbenägna och förändringsvilliga för att mäkta med den hårda internationaliserade konkurrens som uppstått på senare år.
2
I situationer där en förändring sker inom organisationen blir ledningens ansvar och kommunikativa förmåga gentemot de anställda påtaglig. Lind Nilsson (2003) betonar vikten av ledarskap som kommunikativ handling och menar på att det i en kritisk situation krävs en ledning som tillämpar kommunikationen som sitt främsta redskap. Ett ömsesidigt utbyte av information bör ske inom verksamheten som helhet men även genom personliga möten.
Kommunikationens huvudsakliga uppgift är här att åstadkomma en gemensam förståelse för kritiska omständigheter samt de handlingssätt som anses väsentliga vid förändringsarbetet (Lind Nilsson, 2003). Vidare anses det även viktigt att ledningen involverar medarbetarna och samarbetar med dessa under förändringsprocessen, då utanförskap ofta leder till motstånd (Angelöw, 2010).
Ett ömsesidigt samarbete mellan chef och medarbetare blir även extra påtagligt vid distansarbete eftersom ledningen inte kan hantera, se och åtgärda medarbetarnas behov på samma sätt. Då många arbetsuppgifter sker på distans under Covid-19-pandemin blir arbetsmiljön även en påtaglig faktor att ta hänsyn till. Detta då chefer och ledare har ett fortsatt ansvar över medarbetarnas arbetsmiljö i enlighet med arbetsmiljölagen (Arbetsmiljöverket, 2021). Ett fungerande samarbete mellan chef och medarbetare är därför av största vikt för samtliga parter. Vi befinner oss i en period där många individer känner oro vilket innebär en alltmer utmanande tid för chefer och ledare. Att oro uppstår på arbetsplatsen kan enligt Arbetsmiljöverket (2021) tyda på att arbetsmiljöarbetet är bristande i något led. Det är därför viktigt att ett systematiskt arbetsmiljöarbete utförs och att undersökning samt förebyggandet av eventuella smittorisker nu anses vara en given del i detta arbete. Detta kan, i bästa fall, leda till att den uppkomna oron minskar då det blir tydligt för medarbetarna att ledningen tar situationen på största möjliga allvar. Under kristider ökar behovet av frekvent information och intern kommunikation och här besitter chefer och ledare ett överhängande ansvar. Upprepade avstämningsmöten med medarbetarna är därför att föredra (Arbetsmiljöverket, 2021).
Skillnaden mellan en oplanerad och en planerad organisatorisk förändring kan anses betydande.
Jacobsen och Thorsvik (2002) beskriver planerade förändringar som resultat av målinriktade och medvetna handlingar. Oplanerade och oförutsägbara förändringar uppstår i sin tur ofta plötslig och medför en dramatisk effekt på organisationen, till exempel vid olika typer av kriser (Brandth, Andersson & Kjellstrom, 2019). En kris kan uppmätas genom ekonomiska benämningar eller med grund i hur många enskilda individer som påverkas. För myndigheter och kommuner kan detta innefattas av exempelvis smittsamma sjukdomar, som i detta fall
3
spridningen av coronaviruset Covid-19. Allt som oftast handlar det om situationer som drabbar grundläggande funktioner och en stor del av samhället (Fors-Andreé, 2013). Covid-19- pandemin har gjort det nästan omöjligt för verksamheter att planera framtiden, en situation som med största sannolikhet blir skrämmande för många chefer och ledare då planering vanligtvis är en stor del av deras vardag. Det anses därmed fördelaktigt för verksamheten att snabbt kunna svara på de föränderliga hot som plötsligt uppkommer (Amis & Janz, 2020).
Med grund i ovanstående ansågs det av intresse att få en fördjupad förståelse för chefers upplevelser av att leda en oplanerad förändringsprocess samt hur denna i sin tur hanterats och implementerats. Med vetskap om att den studerade organisationen hade genomfört en förändring i form av att tillämpa distansarbete ansågs deltagande av intervjupersoner från denna av största intresse. Eftersom Covid-19-pandemins framfart skedde för mindre än två år sedan har inte allt för omfattande studier om dess påverkan på organisatorisk nivå sammanställts och en förhoppning är därför att bidra till en viss utfyllnad av kunskapsluckor. Liknande studier har ofta utförts ur ett medarbetarperspektiv och jag finner det därför av intresse att i stället undersöka området ur ett chefs- och ledarperspektiv för att bidra till mer kunskap inom området.
1.1 Syfte och forskningsfrågor
Syftet med denna studie är att få en fördjupad förståelse för chefers upplevelser av att leda en oplanerad förändringsprocess. För att uppfylla syftet utformades följande forskningsfrågor:
o Hur beskriver intervjupersonerna omställningen till distansarbete?
o Hur kan intervjupersonernas upplevelser förstås i enlighet med begreppen kommunikation, information och delaktighet?
o Vilka möjligheter respektive utmaningar kan identifieras i den genomförda omställningen?
1.2 Avgränsningar
Studien förhåller sig till upplevelser av en oplanerad förändringsprocess där sju gruppchefer inom en svensk myndighet är intervjupersoner. Någon geografisk avgränsning har inte utförts då intervjuerna skedde via ett digitalt kommunikationsverktyg och därför fanns möjligheten att involvera intervjupersoner från olika kontor på olika platser i landet. Vid val av intervjupersoner var önskemålet att dessa hade arbetat inom verksamheten under Covid-19-pandemins framfart
4
samt att deltagarna arbetade som chefer på samma nivå, i detta fall med befattningen gruppchef.
Således har inte faktorer som kön och ålder tagits till hänsyn vid analys då detta inte anses av relevans för att uppfylla studiens syfte. Fortsatt avgränsar studien till tre huvudsakliga begrepp vilka är kommunikation, information och delaktighet. Detta eftersom området organisationsförändring kan studeras ur ett flertal perspektiv och att involvera samtliga skulle bli för omfattande i förhållande till uppsatsens omfång och tidsram. Uppsatsen grundar sig på ett chefsperspektiv och åsikter samt erfarenheter från medarbetare har därmed inte tagits i större beaktning än det som framkommit genom intervjupersonerna.
1.3 Disposition
Uppsatsen är strukturerad i sex kapitel vilka följer ordningen: Inledning, tidigare forskning, teori, metod, resultat och analys samt diskussion. I nästföljande kapitel presenteras den tidigare forskning som utförts inom ramen för det valda fokusområdet. I teorikapitlet följer en redogörelse för de teorier som uppsatsen grundar sig på och är därmed uppdelat i fyra kategorier, vilka benämns; vad är en organisationsförändring?, kommunikation, delaktighet och information. I det tredje kapitlet presenteras uppsatsens metod genom en transparent beskrivning av studiens tillvägagångssätt. Efter det presenteras och analyseras det resultat som framkommit genom det insamlade materialet enligt huvudkategorierna hemarbete som en plötslig konsekvens av Covid-19-pandemin, kommunikation och information som grundstenarna vid förändring och vad framtiden har att utvisa. I det sista och avslutande diskussionskapitlet dras slutsatser av resultatet med grund i uppsatsens syfte och frågeställningar. Detta kapitel avslutas med förslag för vidare forskning.
5
2. Tidigare forskning
I följande kapitel redovisas tidigare forskning som utförts inom ämnena Covid-19-pandemins påverkan på organisatorisk nivå, organisationsförändring, kommunikation, information och delaktighet i samband med förändring.
En av de största förändringarna som skett på organisatorisk nivå i samband med Covid-19- pandemin har varit den påskyndade implementeringen av digitala verktyg och distansarbete (Barnes, 2020). Detta har resulterat i att en stor andel företag tvingats genomföra omfattande förändringar för att bemästra de utmaningar som uppstått (Li, Sun, Tao & Lee, 2021). En viktig faktor för förändringens framgång beskrivs därför vara att förstå hur de anställda hanterar dessa omställningar under processens gång. För uppnå fördjupad förståelse för den interna kommunikationens betydelse och dess effekter på anställdas hantering av organisationsförändring utförde Li et al. (2021) en onlineundersökning med 490 heltidsanställda i USA. Resultatet visade bland annat på att transparent intern kommunikation kan reducera osäkerhet och gynna relationen mellan organisationen och de anställda under förändringsprocessen.
De förändringar som, i och med Covid-19-pandemin, skett i arbetets karaktär kan ses som en del i det ”nya normala” och arbetet i virtuella team kan anses vara en fortsatt del av vår framtid (Chao & Van Fossen, 2021). Vidare beskrivs det vara möjligt att uppnå ett effektivt arbetssätt genom virtuella team, men att en förutsättning för detta är att verksamhetens ledare besitter kompetens i kommunikation, samordning och samarbete på distans. Det är även viktigt att dessa kan bemästra utmaningarna som uppstår i och med detta arbetssätt (Kozlowski, Chao & Van Fossen, 2021). Contreras, Baykal och Abid (2020) menar att många företag har varit medvetna om att de i framtiden kommer behöva utöka eller implementera distansarbete i någon form för att följa samhällets utveckling. Covid-19-pandemin kom däremot att påskynda denna utveckling i ett mer fortskridande tempo än många var beredda på. För att samtliga berörda av förändringen ska trivas i det nya distansarbetssättet krävs det att cheferna justerar strukturen inom verksamheten samt utvecklar nya tillvägagångsätt för att behålla en fortsatt stark och pålitlig relation till sina medarbetare på distans. Det är av stor vikt att företaget besitter möjlighet att snabbt svara på kriser och därmed anpassa sig efter de nya arbetsvillkor som följer (Contreras et al,. 2020). På grund av distansarbetet som Covid-19-pandemin har fört med sig kan en avsaknad av socialt och kommunikativt utbyte uppdagas. Detta kan i sin tur leda till social eller yrkesmässig isolering (Contreras et al,. 2020). Eftersom de anställda inte fysiskt
6
träffar varandra kan en avsaknad av den vardagliga sociala aspekten uppstå då de inte deltar aktivt i formellt eller informellt informationsutbyte i samma utsträckning som innan. Chefens roll blir därmed att förebygga känslan av social- och yrkesmässig isolering genom att utveckla distinkta förmågor för att förbättra de avlägsna arbetsmiljöerna. Contreras et al. (2020) menar dock att det utökade distansarbetet även fört med sig möjligheter i form av exempelvis positiv klimatpåverkan då resande kraftigt har minskat och mindre obalans mellan arbete och privatliv har uppdagats.
Friedman (2011) lyfter kommunikation som en avgörande faktor för att uppnå framgångsrikt ledarskap. Hon ger även praktiska råd för hur individen, på ett tydligt och effektivt sätt, bör framföra sin poäng, specifikt i tider präglade av förändring. Trots att organisationers framgång till stor del grundar sig i affärsresultat, menar Friedman (2011) att forskning återkommande påvisar att det finns ett väsentligt samband till moral och ledningens sätt att kommunicera. Den verbala och icke-verbala kommunikationen vi förmedlar har alltid påverkan på de vi möter. Det kan handla om på vilket sätt vi passerar någon, att vi ser ointresserade ut vid ett möte eller hur vi för en konversation. Med det menar Friedman (2011) att vi alltid är ”på”, hur vi ansluter, engagerar och delar idéer har stor påverkan i vilka känslor vi frambringar hos de vi möter.
Vidare betonar hon att en organisatorisk förändringsprocess är en av de mest omfattande kommunikationsutmaningar som en ledare kan stöta på. Att implementera en organisatorisk förändring beskrivs som en komplicerad utmaning och hon menar att detta inte kan ske utan kommunikationen som främsta verktyg. Om ledningen inte kommunicerar direkt med de anställda ökar risken för att rykten och obekräftade uppgifter uppstår, något som i sin tur kan leda till stress och oro för de inblandade. De anställda behövs för att ledningen ska kunna uppnå verksamhetens uppsatta mål och det krävs därför en avsiktlig och välplanerad kommunikationsplan som bör ses som en ständig process under förändringsarbetet. Trots att ledningen inte alltid kan styra allt som sker är det av vikt att de prioriterar förståelse, inspirerar till resultat och strukturerar uppfattningar. Friedman (2011) menar på att lösningen ofta är att vara tydlig i vad som görs, varför det görs och vad detta har för betydelse för de inblandade.
Schulz-Knappe, Koch och Beckerts (2019) menar att de anställdas inställning samt huruvida de stödjer eller visar motstånd gentemot förändringsprocessen inte endast grundar sig i organisatoriska sammanhang. Utan även i individuella förutsättningar samt hur de upplever kommunikationen under processens gång. De betonar även att inkludering av de anställda och transparent kommunikation ofta medför en mer positiv inställning gentemot stöd och
7
förändring. Även Neill, Men och Yue (2019) beskriver att ett inkluderande och öppet kommunikationsklimat ökar de anställdas emotionella engagemang vid förändring. Ett kommunikationsklimat med ovanstående faktorer utvidgar de anställas identifiering till företaget, vilket ofta leder till att denne reagerar positivt gentemot en förändring. Detta då de tycks ha en benägenhet att tro på värdet i förändringen och därför är villiga att stödja initiativet med samarbete. En vanlig utmaning vid förändringar tycks dock vara brist på kommunikation från chefer och att medarbetarna då har en viss tendens att söka information på annat håll.
Viktiga faktorer för att inte detta ska ske tycks därmed vara bland annat ledningens förmåga att upprätthålla en bra relation till sina medarbetare för att uppnå förtroende. Detta eftersom de anställda tenderar att ta till sig information från källor de finner förtroende för (Allen, Bordia, Irmer & Jimmieson 2007).
Chefer och ledare bör vara medvetna om vilken betydelse språket har i situation till att frambringa resulterande handlingar och tankesätt vid organisationsförändringar. Det är därför viktigt att vara specifik och att inte anta att begreppet organisationsförändring har samma betydelse för alla. Chefer och ledare bör med grund i detta kontrollera antaganden och vara tydlig i sina uttalanden för att inte missförstånd ska uppstå (Marshak, 2002). Vidare beskrivs positiv kommunikation inom organisationen under en förändringsprocess som en betydande faktor. Detta efter som den tenderar att medföra kognitiva, emotionella eller sociala attribut som exempelvis hoppfullhet, förtroende och engagemang (Muthusamy, 2018).
8
3. Teori
I följande kapitel presenteras den teori som ligger till grund för uppsatsen. Till en början redogörs betydelsen bakom begreppet organisationsförändring, för att vidare följas av en presentation av viktiga begrepp i form av kommunikation, information samt delaktighet i samband med förändring.
3.1 Vad är en organisationsförändring?
Dagens organisationer präglas till stor del av kontinuerlig förändring som kan anses mer eller mindre genomgripande. De allra flesta kan även beskrivas som planerade (Jacobsen &
Thorsvik, 2002). Många tidigare framtagna modeller förutsätter att förändringensprocessen går att kontrollera och planera genom att resultaten och tidsförloppet anses förutsägbara. Vidare beskriver Alvesson och Sveningsson (2008) förändringar som produkter av inre eller yttre påverkande faktorer och aktörer. Abrahamsson och Aarum Andersen (2005) skiljer på begreppen organisationsförändring och organisationsutveckling. Där den senare bland annat innefattar förändringar av en hel organisation, banbrytande framsteg eller sökandet av en ny balans inom organisationen. Detta medan den förra beskrivs innefatta produktutveckling, införande av ny teknologi, fortlöpande framsteg eller förändringar som enbart har inverkan på delar av organisationen. Alvesson och Sveningsson (2008) beskriver organisationsförändring som ett vittgående område och begreppet innehåller därför en mängd varierande tidsspann, intressen för omfattande mönster (professionella/industriella trender), organisationsspecifika förändringar samt diverse förändringar (nedskärningar, sammanslagningar, teknisk utveckling etc.).
Vidare definierar Angelöw (2010) förändring som att något omvandlas från ett tillstånd till ett annat. Han menar att begreppet i sig är fritt från värderingar men att en pågående förändring, beroende på omständigheterna, kan värderas som antingen påfrestande, irrelevant eller positiv.
Den positiva förändringen innefattar händelser som den enskilde bedömer uppfriskande, medan den irrelevanta bedöms som varken positiv eller negativ (Angelöw, 2010). Den påfrestande förändringen innebär i sin tur att individen upplever förändringen som ett hot, vilket ofta grundar sig i en otrygghet i vad framtiden kommer att innebära samt en oro för att mista den trygghet som byggts upp. När detta sker är det vanligt att olika typer av reaktioner uppkommer hos medarbetarna, såsom exempelvis stress, kris eller försvarsmekanismer. Det är då viktigt att ledningen regelbundet för en dialog med de individer som befinner sig i en ansträngd situation
9
för att dessa fortsatt ska känna sig delaktiga (Angelöw, 2010). Angelöw (2010) beskriver även vikten av att utföra en risk- och konsekvensanalys innan en förändring ska ske. Detta bör utföras vid förändringar som bland annat innefattar nya arbetsmetoder, arbetstider, ny maskinell utrustning eller andra organisationsförändringar. Riskbedömningen ska ha sin grund i den förändring som ska genomföras och vilka potentiella risker för olycksfall eller ohälsa denna kan föra med sig.
Området organisationsförändring kan studeras ur ett flertal perspektiv och att involvera samtliga skulle bli för omfattande i situation till uppsatsens omfång och tidsram. Tre huvudsakliga begrepp har därför valts ut då dessa kan anses ständigt återkommande vid tal om organisationsförändring. Dessa är kommunikation, information och delaktighet.
Fortsättningsvis definieras och presenteras begreppen i förhållande till organisationsförändring.
3.2 Kommunikation
Fors-Andrée (2013) definierar kommunikation som ett agerande där målet är att åstadkomma en viss reaktion från en eller flera andra individer. Denna anses lyckad då lyssnarens reaktion lever upp till avsändarens inledande intention. Fors-Andrée (2013) diskuterar även hur majoriteten av dagens organisationer grundar sig på kommunikation. Detta genom att vi bland annat deltar i möten, tar del av de senaste nyheterna på intranätet, formulerar e- postmeddelanden eller för en snabb konversation vid kaffeautomaten. Hur vi kommunicerar varierar men kommunikation anses ändå ständigt närvarande utan att vi lägger någon större tanke i vilken betydelse detta har för verksamhetens befintlighet eller framgång. Vidare kan organisationer sägas bestå av relationer mellan individer och kommunikationen blir därför en grundläggande faktor för att denna ska fungera. Falkheimer och Heide (2003) beskriver två huvudsakliga kommunikationsformer som uppdagats inom organisationer, den formella och informella kommunikationen. De beskriver den informella kommunikationen som en av de viktigaste kommunikativa tillgångarna för medarbetarna inom en verksamhet. Detta trots att det i många fall inom den traditionella organisationsteorin finns ett visst motstånd till denna då den kan anses utom kontroll för chefer och ledare. Fortsatt menar de på att den formella kommunikationen ofta är att föredra vid situationer som är planerade eller på annat sätt förutsägbara. Samtidigt som den informella kommunikationsformen kan fungera bättre vid bland annat plötsliga incidenter, kriser eller för att utveckla relationer individer emellan.
Falkheimer och Heide (2003) menar att chefer och ledare inom organisationer bör uppmuntra
10
medarbetarna till att föra informell kommunikation genom att avsätta tid och plats för att utbyta åsikter och erfarenheter sinsemellan. Detta eftersom en fungerande informell kommunikation ofta tycks ha en positiv effekt på exempelvis organisationslärandet.
Vidare menar Fors-Andrée (2013) att ledningen inom en organisation bör se och använda kommunikation som ett medvetet och strategiskt verktyg som kan skapa tolkningar, handlingar samt attityder hos andra. Detta då kommunikationen är en dynamisk och cirkulär process.
Heide, Johansson och Simonsson (2020) menar att kommunikation alltid förekommit som en grundläggande faktor i ledarskapet, men att nutida organisationer kräver ett nytt sorts ledarskap där kommunikationen anses mer central och avancerad. Till skillnad från forna ledarskapsideal ska dagens chefer inte fungera som kontrollanter utan snarare som partners, inspiratörer eller visionärer. Chefens kommunikativa uppgift fokuseras inte längre kring distribution, utan snarare kring att skapa mening och sammanhang enligt ett idébaserad och nära ledarskap. Heide et al. (2020) betonar även kommunikationens betydelse vid organisationsförändringar och att en effektiv kommunikation sker genom att denna besvarar frågor om förändringens när, vad, vem och hur, något som i sin tur kan komma att dämpa eller eliminera eventuellt motstånd.
Vidare redogörs vikten av dialog vid förändring och att denna kan komma att reducera den variation av uppfattningar som kan uppstå samt underlätta förståelsen för att det kan finnas andra åsikter än de egna. Dialogen kan även vara en avgörande faktor för att uppmärksamma negativa gensvar och kritik. Fortsättningsvis är dialogen tätt sammankopplad till begreppet delaktighet (Heide et al., 2020).
3.3 Delaktighet
Angelöw (1991) menar att det goda förändringsarbetet grundar sig i att en så stor andel som möjligt av de anställda på företaget görs delaktiga under förändringsprocessen. Det anses därför viktigt att berörda medarbetare, redan vid ett inledande skede, är aktivt engagerade. Detta för att kunna delta i problemformuleringen, förändringsprocessens tempo, åtgärder samt diskussioner gällande tankar och idéer kring förändringen. Vidare förklarar Angelöw (2010) att känslan av att inte vara delaktig i många fall leder till motstånd och brist på engagemang hos den berörda personalen. Han redogör även för tre huvudsakliga förändringsstrategier. Där den första är den toppstyrda förändringstrategin, som utgår från att ett fåtal personer samarbetar för att snabbt uppnå en lösning på problemen inom verksamheten. Ledningen anses objektivt ha de mest fördelaktiga lösningarna på kort sikt och så få aktörer som möjligt bör involveras innan
11
konkreta förslag på tillvägagångssätt presenteras. Detta resulterar dock ofta i att medarbetarna upplever otillräcklig delaktighet vilket kan leda till motstånd gentemot förändringen (Angelöw, 2010).
Den andra strategin är den representativa, som grundar sig i att företrädare samt direkt berörda parter tillsammans utformar en projektgrupp som är involverade i förändringsprocessens alla faser. En viktig faktor i denna strategi är ett konstant informationsflöde om processens framfart.
Den tredje och sista strategin är den delaktiga, som kortfattat innebär att alla individer som berörs av förändringsprocessen, ska medverka under planering, genomförande samt uppföljning, något som resulterar i många involverade aktörer. Det är även en strategi som fått ökad uppmärksamhet på senare år. Angelöw (2010) redogör för att det genom många forskningsförsök framkommit att den delaktiga förändringstrategin är att föredra då anställdas möjlighet att medverka samt påverka har lett till ökat engagemang, effektivitet samt arbetsglädje, vilket är faktorer som ofta underlättar förändringsprocessen.
3.4 Information
Vår erfarenhet, kunskap, vårt språk samt intresse har inverkan på vad vi tolkar och uppfattar som information. Det som anses vara information för någon, är det nödvändigtvis inte för någon annan (Heide et al., 2020). Organisationer i dagens samhälle präglas till stor del av ett informationsöverflöd som i vissa fall har lett till en övertro där en del ledare anser att tillgång till information per automatik resulterar i kunskap, förståelse och insikt. Detta är något som Heide et al. (2020) anser är felaktigt då forskning visar att chefer och ledare inte kan förutspå hur, varken interna eller externa parter, ska motta samt reagera på information som utges. Det ökade informationsöverflödet har även resulterat i fler kommunikationsverktyg där information sprids i en högre hastighet än tidigare, exempelvis via sociala medier, e-post samt webbplatser.
Vidare menar Angelöw (1991) att bristande information vid kriser och förändringar ofta resulterar i funderingar samt spridning av felaktig information som i många fall kan påskynda och göra situationen värre än vad den kanske är. Han definierar rykten i organisationssammanhang som tillblivelsen och utbredningen av uppgifter som ännu är obekräftade eller tillbakavisade av ledningen.
Rykten anses ofta vara en inställning gentemot auktoriteten, det vill säga en sorts motmakt som rör sig jämsides med den formella informationen (Angelöw, 1991). Detta blir extra påtagligt inom organisationer där medarbetarna inte inledande görs delaktiga vid en förändringsprocess.
12
Fortsatt menar Angelöw (1991) att faktorer för minimerad ryktesspridning och ett lyckat förändringsarbete är riklig direkt information tillsammans med öppenhet, delaktighet och en fungerande intern kommunikation. För att förebygga detta bör ledningen till en början framföra inledande information för att sedan upprepa denna både skriftligt och muntligt. Detta eftersom olika individer tar till sig information på olika sätt och medarbetarna kan därmed förvrida eller motsätta sig den information som tillgivits. Fortsatt är det även av vikt att ledningen kontinuerligt underrättar medarbetarna om situationen, även om ingen ny information tillkommit (Angelöw, 2010). Detta blir av extra vikt vid förändringar och situationer som kan uppfattas stressfulla eftersom individer tenderar att avskärma sig från information då ett så kallat tunnelseende uppstår (Angelöw, 1991). Även Fors-Andreé (2013) betonar vikten av att undvika negativa reaktioner genom att aldrig vänta med kommunikation, speciellt i tider präglade av kris. Vid tystnad och brist av uppdatering från cheferna kan detta i stället utmynna i att medarbetarna upplever ett bristande förtroende gentemot ledningen. Tilldelas inte medarbetarna information vid kriser tvingas dessa fylla eventuella informationsluckor på andra håll, vilket innefattar egna spekulationer eller andra individers historier. Om inte ny information finns att tillgå anses det därför viktigt att kommunicera detta och meddela att du återkommer när ny information tillkommer (Fors-Andreé, 2013).
13
4. Metod
I följande avsnitt följer en redogörelse för studiens tillvägagångssätt. Till en början presenteras metodval, för att följas av urvalsprocessen, genomförande, intervjuprocessen, en diskussion av studiens tillförlitlighet och äkthet och sedan avslutas med en redogörelse för de etiska krav som studien förhåller sig till.
4.1 Metodval
Samhällsvetenskaplig forskning kan grunda sig i olika vetenskapliga förhållningssätt som anses relevanta för forskning och vetenskap i den nutida diskussionen (Patel & Davidsson, 2011). En distinktion kan dock utföras genom två förhållningssätt som anses huvudsakliga: positivism och hermeneutik. Positivismen grundar sig i en empirisk/vetenskaplig tradition där kännetecken bland annat är enhetlig vetenskap i form av en vilja att forskarna inom samtliga vetenskaper ska eftersträva en uppbyggnad av kunskap grundat i lagar av kausal natur, det vill säga lagar som skildrar förbindelsen mellan orsak och verkan. Denna står ofta till grund inom kvantitativa, naturvetenskapliga förklaringsmodeller och statistiska hårddatametoder där forskaren besitter en roll som anses saklig och delvis dold för de deltagande. Vidare menar Patel och Davidsson (2011) att hermeneutiken är grunden i de flesta kvalitativa forsknings- och tolkningssystem där forskarens uppgift är att vara subjektiv, tillgänglig samt engagerad. Denna anses vara en direkt motsats till positivismen. En forskare som utgår från den hermeneutiska traditionen tar sig an forskningsobjektet subjektivt med grund i dennes egen förförståelse. De känslor, tankar, intryck samt vilken kunskap forskaren besitter, står till grund för denna förförståelse och ses ofta som en fördel snarare än nackdel. Hermeneutiken syftar även till att uppnå förståelse för vår personliga livssituation samt för andra individer med hjälp av att tolka hur den mänskliga närvaron speglas i individers agerande, livsyttringar samt i det skrivna och talade språket (Patel
& Davidsson, 2011).
Då studiens syfte är att få en fördjupad förståelse för chefers upplevelse av att leda en oplanerad förändringsprocess ansågs det hermeneutiska tillvägagångsättet väl lämpat och därmed även en kvalitativ forskningsmetod. De upplevelser och erfarenheter som framkommer genom intervjuerna har i enlighet med den hermeneutiska traditionen tolkats för att uppnå en fördjupad förståelse för det utvalda området. Bryman (2018) menar att kvalitativ forskning består av en forskningsstrategi där huvudfokus ligger på ord snarare än siffror då data samlas in och analyseras. Vidare menar Patel och Davidsson (2011) att forskaren måste knyta an verkligenheten till teori som grundar sig på information inom det område av verkligheten som
14
ska undersökas. En redogörelse görs för tre huvudsakliga begrepp som används för att relatera teori till den sociala verkligheten, vilka är; deduktion, induktion samt abduktion. Den deduktiva forskningsmetoden kännetecknas bland annat genom att forskaren drar slutsatser av särskilda händelser med grund i generella principer och tillgängliga teorier (Patel & Davidsson, 2011).
Ur dessa teorier utformas hypoteser som prövas empiriskt i fallet som är av intresse. En forskare som arbetar induktivt undersöker i sin tur forskningsobjektet utan att på förhand ha bestämt vilket teoretiskt ramverk som ska ligga till grund för studien. Teorin utformas därav först då empirin och övrig information samlats in. Denna uppsats grundar sig på en abduktiv forskningsmetod, vilket kan anses vara en blandning av de ovanstående metoderna (Patel &
Davidsson, 2011). Den abduktiva metoden grundar sig ofta på förklaring samt förståelse för de deltagandes aspekter och upplevelser. Metoden genomsyras av en konstant rörelse mellan empiri och teori för att uppnå förståelse och ansågs därmed fördelaktig då teorin i denna uppsats utformades parallellt med insamlingen av empirin. Vid ett inledande skede valdes ett antal passade teorier samt vetenskapliga artiklar från tidigare forskning ut, vilka kom att bli utgångspunkten för intervjuguiden som utformades. Avsnitten innefattande tidigare forskning och teori vidareutvecklades sedan i samband med analyseringen av det empiriska materialet, vilket kan ses som ett abduktivt tillvägagångssätt.
4.2 Urval
Då jag hade vetskap om att den studerade organisationen hade genomfört en förändring i form av att tillämpa distansarbete ansågs deltagande av intervjupersoner från denna av största intresse. Vilken verksamhet studien skulle utföras mot var därför bestämt redan från början.
Vid valet av intervjupersoner låg intresset i att finna ett antal chefer som arbetat med de förändringar som skett i samband med Covid-19-pandemins framfart inom en och samma verksamhet. Det var även viktigt att finna intervjupersoner som arbetat under hela förändringsprocessen då frågor gällande situationens initiala skede skulle komma att ställas under intervjun. Urvalet kan genom detta betecknas som målstyrt, vilket således innebär att urvalet inte utfördes genom ett slumpmässigt tillvägagångssätt utan valdes ut med relevans gentemot studiens syfte och frågeställningar (Bryman, 2018). Vid ett inledande skede kontaktades ett antal personer via e-post för att undersöka om intresse för deltagande i studien fanns. När detta inte ledde till någon vidare respons kontaktades HR-avdelningen på företaget för att få hjälp med att finna relevanta intervjupersoner. HR-administratören kontaktade i sin tur tolv gruppchefer med information om studien där hen uppmanade dem att återkoppla till
15
mig om intresse fanns. Då respons endast gavs av sex av dessa gav hen mig även tre extra e- postadresser som jag på egen hand kunde kontakta. Detta ledde till svar från ytterligare en person. Samtliga intervjupersoner arbetar inom en svensk myndighet och besitter alla en roll som gruppchef.
4.3 Genomförande
Efter etablerad kontakt informerades intervjupersonerna om studiens syfte och de etiska forskningsprinciperna via e-post. Vidare bokades tider för intervjuer in samtidigt som ett fortsatt arbete med att finna relevant information och litteratur pågick. Patel & Davidsson (2011) menar att det kan vara fördelaktigt för forskaren att utöka sin förkunskap inom ämnen innan den kvalitativa intervjun ska genomföras, något som utfördes genom att studera tidigare forskning inom ämnena organisatoriskt förändringsarbete, information, kommunikation, delaktighet, förändringsledning och Covid-19-pandemins konsekvenser på organisatorisk nivå.
Eftersom Covid-19-pandemin är pågående är inte den tidigare forskningen allt för omfattande och jag är därför medveten om att nya forskningsresultat inom området kontinuerligt framställs och publiceras. Bryman (2018) menar att syftet med en litteraturgenomgång är att fastslå vilka redan kända kunskaper som finns inom det utvalda ämnet för att på så sätt kunna avgränsa genomgången så att denna kan användas som ett underlag eller en form av berättigande till en vidare undersökning. I detta fall har en narrativ litteraturgranskning utförts där strävan varit att utforma en översikt över studieområdet som en introduktion till det egna forskningsprojektet.
Bryman (2018) beskriver att den narrativa litteraturgenomgången kan utgöra en plattform som, genom att undersöka vilken kunskap som redan existerar, kan konstatera vilket tillskott den egna forskningen kan bidra med. Litteraturöversikten grundar sig främst på en sökmetod där specifika sökord användes för att identifiera relevant litteratur. Sökord som användes under insamlingen av litteratur var: change management, internal communication, organizational change, employee, leadership, virtual teams och Covid-19. Vidare utformades även, i enlighet med Bryman (2018), inklusionskriterier i form av att litteraturen inte ska vara skrivet på annat språk än engelska eller svenska samt vara peer-review granskande. Exklusionskriterier skapades även i form av att det funna materialet ska inneha en viss relevans i dagens samhälle och därav vara skrivet tidigast år 2000. Slutligen valdes ett tjugotal publikationer ut för fortsatt läsning vilket sedan kom att resultera i att ungefär hälften ansågs relevanta med grund i det huvudsakliga syftet och därav kom till användning.
16
På grund av den rådande situationen gällande Covid-19-pandemin var det en självklarhet att intervjuerna skulle utföras via ett digitalt kommunikationsverktyg. Detta var något som även var fördelaktigt då studien inte ansågs geografiskt begränsad utan snarare skapade möjligheten att inkludera intervjupersoner från olika delar av Sverige. Intervjuerna hölls via kommunikationsverktyget Microsoft Teams. Bryman (2018) anser det fördelaktigt att använda sig av digitala kommunikationsverktyg då detta kan likna en personlig intervju i det syftet att deltagarna kan se och kommunicera med varandra i realtid. Vidare upplevs även möjligheter i form av att denna metod kan anses mer flexibel än en personlig intervju då det finns möjlighet att utföra eventuella ändringar i intervjuplaneringen i sista minuten om så skulle behövas. Även besparingar av tid anses som en fördel då intervjuer utförs där större geografiska avstånd är en faktor (Bryman, 2018). Samtidigt är det även viktigt att ta i beaktning att det finns en del begränsningar bland annat i form av eventuella tekniska problem som kan uppstå genom exempelvis otillräcklig trådlös uppkoppling. Detta kan i sin tur leda till dålig mottagning och oönskade avbrott som gör att samtalet inte flyter på så naturligt som det eventuellt hade gjort vid ett personligt möte (Bryman, 2018). Dessa begränsningar blev även framträdande under en del av intervjutillfällena. Tidsvisa begränsningar i den trådlösa uppkopplingen gjorde att samtalet stundvis bröts vilket resulterade i ett samtal som inte flöt på så naturligt som det mest troligt gjort vid ett personligt möte.
Intervjuerna tog mellan 30-45 minuter och för att underlätta efterarbetet i form av transkribering samt undvika att viktig information gick förlorad spelades dessa in i samtycke med intervjupersonerna. Inspelningen var även viktig för att inte bli distraherad av behovet att anteckna det som sades under intervjun. Att ta i beaktning är dock att transkriberingen är en tidskrävande process, vilket även Bryman (2018) påpekar. Vidare kan uppsatsens resultat beskrivas som en slutprodukt av det analyserade materialet, där citat från intervjupersonerna kombineras med de egna tolkningar som uppstått samt analyser grundade i teori och tidigare forskning. Patel och Davidsson (2011) menar att den slutgiltiga texten anses tillgänglig för läsaren där en balanserad jämvikt mellan kommenterad text och citat bör ses som en målsättning. Detta för att texten ofta upplevs som monoton om denna innefattas av för mycket citat. Blir citaten i stället för få möts läsaren ofta av en text som är färdigtolkad och denne kan därmed på egen hand inte besluta om studiens trovärdighet.
17
4.3.1 Intervjuprocessen
För att uppfylla studiens huvudsakliga syfte ansågs en semistrukturerad intervjumetod vara den mest lämpade eftersom denna beskrivs som förhållandevis fri och flexibel då intervjupersonerna har en möjlighet att tala fritt om eventuella ämnen de finner relevanta. Detta samtidigt som en intervjuguide innehållande förbestämda teman utformades i enlighet med studiens syfte och frågeställningar (Bryman, 2018). De teman som stod till grund för intervjuguiden var förändringsprocessen, kommunikation och delaktighet, samtidigt som denna även strukturerades genom inledande, mellanliggande samt avlutande frågor (Bilaga 2).
Intervjuguiden fungerade som ett stöd under intervjusituationen för att inte frågor som ansågs viktiga skulle gå förlorande samt för att ämnen som ej ansågs relevanta skulle uppta utrymme i processen (Bryman, 2018). Detta samtidigt som intervjupersonerna gavs utrymme till att själv reflektera över svaren och tala om ämnen som dessa fann intressanta. Eftersom huvudfokus vid kvalitativ forskning ofta ligger på att uppnå en fördjupad förståelse för det valda fenomenet eller de intervjuades sociala verklighet kan forskaren aldrig på förhand veta vilka svar som ska framkomma. Det blir därför omöjligt att utforma specifika svarsalternativ eller att på förhand bestämma vad som anses vara det ”riktiga” svaret på en fråga och den kvalitativa intervjun kan därmed anses som antingen induktiv eller abduktiv (Patel & Davidsson, 2011). Eftersom intervjun även besitter en hermeneutisk inriktning hade fallenheten av medkänsla en stor betydelse under intervjusituationen då syftet var att uppnå en fördjupad förståelse genom intervjupersonernas upplevelser (Bryman, 2018).
Vid ett inledande skede utfördes en pilotintervju för att säkerställa att den valda intervjumetoden var passande för att uppfylla studiens syfte. Detta utfördes i enlighet med Bryman (2018) som menar på att pilotintervjuns huvudsakliga uppgift är att undersöka huruvida det finns problem med någon av de frågor som utformats. Det kan handla om att någon fråga anses otydlig alternativt framkallar en obekvämhet hos intervjupersonen. Genom detta tillvägagångssätt kan sådana eventuella frågor revideras redan innan den verkliga intervjuprocessen har inletts. Pilotintervjun resulterade dock inte i någon revidering av intervjufrågorna.
4.4 Analysmetod
Som analysmetod ansågs en tematisk analys som mest relevant för att uppfylla syftet i denna uppsats. Bryman (2018) beskriver tematisk analys som den mest förekommande metoden vid
18
analys av kvalitativa data. Patel och Davidsson (2011) betonar vikten av att dokumentera initiala tankar som uppkommer vid datainsamlingen vilket även är något som utfördes under processens gång. Detta för att sedan kunna gå tillbaka och se vilka spontana tankar och känslor som uppkom efter varje intervju. Eftersom intervjuerna spelades in under intervjutillfället var det första steget i efterarbetet att lyssna igenom samtliga för att i enlighet med Bryman (2018) reflektera över vad som sades och hur det sades. Fortsatt transkriberades materialet vilket i sin tur underlättade arbetet då resultat samt analys skulle skrivas fram. Vidare kodades det transkriberade materialet, något som Bryman (2018) beskriver som en form av kategorisering där materialet delas in i olika teman. Detta utfördes genom att teman som framkom markerades med olika färger för att underlätta läsningen. Då forskaren försöker finna teman rekommenderas denne att vara uppmärksam på bland annat repetitioner, likheter och skillnader, språkliga kopplingar, teorirelaterat material och övergångar. Bryman (2018) beskriver att repetitioner anses vara det mest sedvanliga villkoret för att fastställa att ett samband i det insamlade datamaterialet kan ses som ett tema. De huvudteman som framkom genom kodning var hemarbete som en plötslig konsekvens av Covid-19-pandemin där underteman i form av, att involvera medarbetarna i förändringen, initiala reaktioner och vikten av tidigare erfarenhet uppkom. Ytterligare huvudtema är kommunikation och information som grundstenarna vid förändring med undertemat relationen mellan chef och medarbetare. Det tredje sista huvudtemat som framkom var vad framtiden har att utvisa.
4.5 Presentation av informanter
Totalt intervjuades sju personer som alla besitter en yrkesroll som gruppchef. Deras främsta arbetsuppgifter kan sammanfattas till arbetsgivaransvar, personalansvar, arbetsmiljöansvar och verksamhetsansvar. Hur stora arbetsgrupper intervjupersonerna ansvarar över varierar mellan 15-24 medarbetare. Med grund i Vetenskapsrådets (2020) konfidentialitetskrav kommer inte någon mer djupgående presentation att följa och de deltagande anges därför som
”intervjuperson 1-7” för att säkerställa största möjliga mån av anonymitet.
4.6 Tillförlitlighet och äkthet
När kvaliteten av kvalitativ forskning ska uppskattas används olika begrepp och tillvägagångsätt. Reliabilitet och validitet har kommit att bli två begrepp som främst kommit till nytta i den kvantitativa forskningsmetoden, då exempelvis validitetens huvudsakliga fokus är att mäta det som avses mätas. I stället argumenterar Bryman (2018) för att begreppen
19
tillförlitlighet och äkthet besitter större relevans vid granskningen av kvalitén i den kvalitativa forskningen. Något som även ansågs användbart i denna studie då resultatet anses bidra till en fördjupad förståelse inom det valda fokusområdet snarare än ett generaliserbart resultat.
Tillförlitligheten i studien granskas genom de fyra delkriterierna trovärdighet, överförbarhet, pålitlighet samt en möjlighet att styrka och konfirmera. Detta samtidigt som äktheten bedöms utifrån delkriterierna ontologisk autenticitet, rättvis bild, pedagogisk autenticitet och katalytisk autenticitet (Bryman, 2018).
Studiens trovärdighet grundar sig i att forskaren arbetat med utgångspunkt i de regler som finns för att uppnå förståelse för den sociala verklighet som beskrivs och analyseras. Detta är något som tagits i beaktning då studien bland annat tar hänsyn till relevant metodlitteratur samt följer Vetenskapsrådets (2020) etiska krav vid forskning. Överförbarheten syftar i stort sett till huruvida resultatet är generaliserbart och användbart i andra sociala kontexter. Detta är dock något som ofta anses problematiskt inom den kvalitativa forskningsmetoden då syfte sällan är att uppnå ett generaliserbart resultat utan snarare en fördjupad förståelse för det utvalda fenomenet. Något som även stämmer in på denna uppsats då empirin endast grundar sig på sju intervjupersoner och det därmed blir svårt att dra generaliserade slutsatser. Vidare syftar pålitligheten till att forskaren bör inta ett granskande perspektiv. Studien ska därmed innehålla en komplett och disponibel beskrivning för forskningsprocessens samtliga skeden. I denna uppsats presenteras detta genom en transparent beskrivning av tillvägagångsättet i metodavsnittet. Det sista kriteriet gällande tillförlitlighet är en möjlighet att styrka och konfirmera som i grova drag handlar om att forskaren bör frångå att personliga åsikter eller specifik teoretisk inriktning präglat genomförandet av studien samt de slutsatser som sedan dragits (Bryman, 2018). Detta har tagits i beaktning genom att uppsatsens huvudsakliga fokus är att presentera intervjupersonernas upplevelser och slutsatser grundar sig därmed i den insamlade empirin. Fortsatt redogörs det inte för personliga värderingar utan resonemang grundar sig endast i den tidigare forskning och teori som presenteras.
Vidare behandlas även delkriterierna inom begreppet äkthet, där det första är rättvis bild. Här bör forskaren överväga huruvida studien skapar en rättvis bild gällande de ståndpunkter samt tankesätt som har sin utgångspunkt i den samling individer som studerats. Detta är något som tagits i beaktning genom att använda samtliga intervjupersoners åsikter vid framtagandet av resultatet, på så sätt har olika perspektiv, upplevelser och åsikter belyst. Samtliga citat har även
20
kopplats till de specifika intervjupersonerna för att stärka trovärdigheten i att citaten inte endast kommer från en eller ett fåtal intervjupersoner (Patel och Davidsson 2011). Vidare syftar den ontologiska, pedagogiska och katalytiska autenticiteten till huruvida studien anses behjälplig för de deltagande att uppnå en fördjupad förståelse för den sociala verkligheten, för andra individer som befinner sig i samma miljö samt huruvida dessa kan justera den egna situationen (Bryman, 2018). Detta har tagits i beaktning genom att framhäva citat från intervjupersonerna vilket således bidrar till att dessa får en förståelse för den egna sociala verkligheten då denna analyserats med grund i studiens teoretiska referensram. Eftersom samtliga sju intervjupersoners erfarenheter redogörs för i resultatet kommer deltagarna även att få en fördjupad förståelse för de andra intervjupersonernas upplevelser. Slutligen uppfylls den katalytiska autenticiteten genom att reflektioner och eventuella förbättringsförslag presenteras i den slutliga diskussionen.
4.7 Etiska krav
Studien utgår från och uppfyller de fyra etiska krav som ska tas till hänsyn vid forskning (Vetenskapsrådet, 2002). Det första är informationskravet vilket innebär att de berörda intervjupersonerna ska informeras om studiens villkor och syfte. Det andra är samtyckeskravet som handlar om att de deltagande själva besitter rätten att bestämma över sin medverkan i den aktuella studien. Det tredje är konfidentialitetskravet som syftar till att eventuella personuppgifter som samlas in ska inneha största möjliga konfidentialitet samt bevaras på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av dessa. Det fjärde och sista är nyttjandekravet som huvudsakligen fokuserar på att insamlande uppgifter om enskilda personer endast får nyttjas i forskningsändamål (Vetenskapsrådet, 2002). Samtliga av ovanstående krav har tagits i beaktning genom hela utförandet av studien. Vid ett inledande skede informerades intervjupersonerna om samtliga av de etiska kraven via e-post men de presenterades även inledande vid intervjusituationen. Intervjupersonerna gav här samtycke till deltagande enligt de villkor som upprättats.
21
5. Resultat och analys
I följande avsnitt presenteras det resultat som framkommit genom den insamlade empirin.
Med utgångspunkt i syftet analyseras även resultatet med hjälp av de n teori och tidigare forskning studien förhåller sig till. Citat från intervjupersonerna kommer att användas för att tydliggöra åsikter och upplevelser. Analysen resulterade i tre huvudsakliga teman där det första är; hemarbete som en plötslig konsekvens av Covid-19-pandemin där subteman i form av att involvera medarbetarna i förändringen, initiala reaktioner och vikten av tidigare erfarenhet ingår. Det andra huvudtemat presenteras som; kommunikation och information som grundstenarna vid förändring med subtemat relationen mellan chef och medarbetare. Slutligen presenteras det sista huvudtemat i form av vad framtiden har att utvisa.
5.1 Hemarbete som en plötslig konsekvens av Covid-19-pandemin
Genom den insamlande empirin framkommer det att verksamheten genomfört en del olika förändringar som en konsekvens av Covid-19 pandemin. Den mest påtagliga förändringen beskrivs dock vara införandet av distansarbete, vilket illustreras genom nedanstående citat.
Den mest påtagliga förändringen är kopplat till hemarbete, vi har inte alls haft hemarbete förut för de flesta av våra medarbetare. Idag är det 80% av våra medarbetare som sitter hemma. Och det innefattar både att vi till en början var tvungna att finna tekniska förutsättningar för att fixa det och sen såklart arbetsmiljömässiga förutsättningar, arbetsrutiner, hur vi följer upp, mötesforum osv. Allting har ju egentligen blivit en helomvändning från hur det var tidigare (Intervjuperson 1).
Samtliga intervjupersoner beskriver alltså att den största förändringen som skett inom verksamheten i och med Covid-19-pandemin har varit möjligheten till distansarbete för medarbetarna. Något som även Barnes (2020) menar på har varit den mest förekommande organisatoriska omställningen som konsekvens av pandemin. Det framkommer att de allra flesta avdelningar inom verksamheten tidigare inte haft denna möjlighet då tekniken inte varit anpassad för distansarbete. Detta innebar bland annat att då pandemin tog fart i samhället och Folkhälsomyndigheten (2020) rekommenderade hemarbete, var verksamheten inte rustad för att skicka hem sina medarbetare. Ett första steg i processen blev därför att påbörja framtagandet av tekniska verktyg för att möjliggöra hemgång för personalen, en process som många av
22
intervjupersonerna beskriver som aningen frustrerande. Detta eftersom en stor andel av medarbetarna till en början inte verkade förstå varför verksamheten inte skickade hem personalen snabbare, som många andra arbetsplatser gjorde.
Det var ett tag i början där vi fick vänta på beslutet att möjliggöra hemarbete och där emellan uppstod en del frustration i och med att man inte visste vad som skulle hända och varför inte de tekniska lösningar inte redan fanns på plats. Vi hade individuella samtal och har haft det med alla medarbetare i samband med att de åker hem och stämmer av om man vill, om förutsättningarna finns för att möjliggöra hemarbetet (Intervjuperson 3).
Den plötsliga omställningen till distansarbete har kommit att innebära en stor förändring för verksamhetens mötesstrukturer, arbetsrutiner, arbetsmiljö, det sociala sammanhang som en fysisk arbetsplats innebär och även förändringar i ledarskapet för de chefer som berörts. Detta är omställningar som Contreras et al. (2020) anser välbehövliga för att samtliga berörda av förändringen ska trivas i det nya distansarbetssättet och för att cheferna fortsatt ska kunna upprätthålla en stark och pålitlig relation till sina medarbetare på distans. Tidigare utfördes möten i verksamhetens möteslokaler eller stående i kontorslandskapet, nu sker samtliga digitalt.
I enlighet med Abrahamsson och Aarum Andersens (2005) beskrivning blir det tydligt att detta kan beskrivas som en organisationsförändring snarare än en organisationsutveckling. Även Alvesson och Sveningssons (2008) definition av en organisationsförändring bekräftar detta eftersom förändringen ofta innefattar exempelvis införandet av ny teknologi, ny teknisk utrustning samt fortgående framsteg.
En av intervjupersonerna beskriver att en av de största utmaningarna vid ett inledande skede var att processen behövde ske på väldigt kort tid utan vidare framförhållning. Detta ledde till att vissa arbetsuppgifter fick bortprioriteras för att överhuvudtaget hinna med omställningen.
En annan intervjuperson minns på ett liknande sätt tillbaka på en tid som inledningsvis var relativt kaotisk, där resor ställdes in och mötesstrukturer snabbt tvingades omstruktureras.
Intervjupersonerna beskriver att en stor del av ansvaret i att driva förändringsprocessen framåt har legat på dem som gruppchefer. Detta eftersom de besitter arbetsmiljöansvar, personalansvar, verksamhetsansvar samt arbetsgivaransvar. Som närmsta chef till medarbetarna besitter de även ett ansvar i att förmedla och kommunicera ut information vid förändringen då de arbetar verksamhetsnära.
23
Stor vikt föll ju på oss gruppchefer då det var vi som fick uppdraget att genomföra detta samt ta dialogen med medarbetarna och se till att allt faktiskt fungerade, att jobbet verkligen gick att göra hemifrån och att medarbetarna ändå kände att man hade rätt förutsättningar och kontakt med oss övriga som var kvar på kontoret. Vi kan inte parkera våra arbetsuppgifter för att bygga upp nya arbetssätt för att sedan köra i gång igen utan processen fick ju ske löpande samtidigt som vi fortsatte upprätthålla verksamheten, så det var mycket, vi gruppchefer fick ju styra och ställa för att det skulle fungera då. Sen även såklart med stöttning av IT-avdelningen som gav oss dom tekniska förutsättningarna och det låg ju väldigt mycket jobb bakom det också såklart (Intervjuperson 2).
Eftersom det inte gick att stänga verksamheten under processen fick det nya arbetssättet implementeras löpande genom att de först skickade hem ett begränsat antal medarbetare som fick testa de nya systemen för att undersöka att allting fungerade som det skulle. Vidare beskriver även en del av intervjupersonerna att när IT-avdelningen väl hade ordnat verktyg anpassade för distansarbete och samtliga medarbetare kunde påbörja ett arbete hemifrån, uppstod en utmaning i form av att de flesta kontor inte hade arbetsverktyg som gick att få med sig till hemmet. Exempelvis var datorskärmar fastskruvade i skrivborden och hade inga stativ så cheferna fick inleda med att beställa nya skärmar till samtliga så att dessa skulle gå att ta med sig hem. Det uppstod med andra ord många praktiska utmaningar som annars sällan sker i en konstorsäker arbetsmiljö.
En av de utmaningar som jag som chef upplever är gällande arbetsmiljöansvaret för mina medarbetares arbetsplatser. Det är nu väldigt svårt då det enda jag ser av din arbetsplats är den rutan jag ser när vi har ett möte. Annars blir jag inte så varse om vad som händer i din vardag, hur du mår, hur man sitter och alla dom här bitarna, vilket jag och mina andra chefskollegor kan känna är lite småläskigt, att arbetsmiljöansvaret sträcker sig ganska långt men att man inte har så mycket kontroll över det längre. Detta blir också en viktig del att ta i beaktning om vi fortsätter att ha någon form av hemarbete. Hur det kommer se ut och om ansvaret kommer att skifta lite mer till ett medarbetarperspektiv än ett chefsperspektiv med tanke på att jag just nu inte ens kan åka hem till min personal och se över deras arbetsmiljö. Jag ansvarar ju egentligen för allting gällande mina medarbetare under tiden dom jobbar. Det blir mycket svårare att uppfatta eventuella riskfaktorer när man inte finns fysiskt närvarande, vilket är en viktig faktor att se över i risk- och konsekvensanalysen (Intervjuperson 2).
Allt eftersom tycks processen ha flutit på i ett bättre tempo och cheferna har arbetat aktivt för att medarbetarna ska få så bra verktyg som möjligt till sin hemarbetsmiljö. Innan förändringen påbörjades utfördes även en risk- och konsekvensanalys, något som anses vara av största vikt
