Revisionsrapport 2014
Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2014
Tjörns kommun
Granskning av styrdokument för de kommu- nala bolagen samt kommun-
styrelsens uppsiktsplikt över de
kommunala aktiebolagen
Innehåll
1. Sammanfattning ... 2
2. Inledning ... 3
2.1. Bakgrund ... 3
2.2. Syfte och revisionsfrågor ... 3
2.3. Ansvarig nämnd/styrelse ... 4
2.4. Avgränsningar ... 4
2.5. Revisionskriterier ... 4
2.6. Metod ... 5
3. Ändring av kommunallagen (SFS 2012:390) ... 6
3.1. Det kommunala ändamålet ... 6
3.2. De kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten ... 7
3.3. Fullmäktiges möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas ... 7
3.4. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt... 8
4. Följer bolagsordningarna kommunallagen? ... 9
4.1. Ändringar som gjorts efter lagändringen ... 9
4.2. Framgår det kommunala ändamålet? ... 9
4.3. Framgår de kommunala principerna som utgör ram för verksamheten? ...10
4.4. Framgår fullmäktiges möjligheter att ta ställning innan viktigare beslut fattas? ...11
4.5. Bedömning ...11
5. Hur fullföljer kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt över bolagen? ...12
5.1. Bedömning ...13
6. Samlad bedömning ...14
6.1. Slutsatser ...15
6.2. Identifierade förbättringsområden/rekommendationer ...15
Bilaga 1: Dokumentförteckning ...16
1. Sammanfattning
EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tjörns kommun granskat styrdoku- ment avseende de kommunala bolagen samt kommunstyrelsens uppsiktsplikt över de kom- munala aktiebolagen.
Syftet med granskningen har varit att kontrollera om bolagsordningarna för de kom- munala bolagen följer gällande lagkrav och att bedöma om kommunstyrelsen fullföl- jer sin uppsiktsplikt över bolagen.
De huvudsakliga resultat som framkommit i granskningen är att kommunstyrelsen säkerställt att bolagsordningarna följer gällande lagkrav. Däremot visar granskningen att de nya bolags- ordningarna inte bereddes av kommunstyrelse eller fastställdes av fullmäktige och vid bo- lagsstämmorna förrän över ett år efter att lagändringen börjat gälla.
Vidare visar granskningen att kommunstyrelsen i allt väsentligt fullföljer sin uppsiktsplikt över bolagen.
Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer:
Kommunstyrelsen bör fullgöra sitt beredningsansvar och tillse att det finns tillfredsstäl- lande rutiner för beredningsprocessen som säkerställer att beslut bereds i tid.
För att stärka uppsikten över de kommunala bolagen bör kommunstyrelsen uppdatera sitt reglemente efter den nya lagen i enlighet med vad Sveriges Kommuner och Landsting rekommenderar.
2. Inledning
2.1. Bakgrund
När en kommun lämnar över vården av kommunal verksamhet till ett privaträttsligt organ så måste verksamheten bedrivas inom ramen för den kommunala kompetensen.
Den 1 januari 2013 kompletterades kommunallagen med nya bestämmelser (SFS
2012:390). Syftet är att säkerställa att bolagen tillämpar de kommunala befogenheterna och bedriver sina verksamheter inom ramen för den kommunala kompetensen. I samband med lagändringen stärktes kommunstyrelsens uppsiktsplikt över bolagen.
Lagändringen innebär att följande ska anges i bolagsordningar för kommunala företag:
Det kommunala ändamålet
De kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten
Fullmäktiges möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas
Den utökade uppsiktplikten innebär att kommunstyrelsen i årliga beslut ska pröva den verk- samhet som bedrivits i kommunala aktiebolag. Beslutet ska pröva om verksamheten under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och om den utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Styrelsen ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att kraven är uppfyllda i aktiebolagen. Om kommunstyrelsen fin- ner att så inte är fallet ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder.
Att de kommunala aktiebolagen har lagenliga bolagsordningar och att kommunstyrelsen sä- kerställer sin uppsiktsplikt över bolagen är av väsentlig betydelse. Detta för att säkerställa att styrelsens styrning och uppföljning över den kommunala verksamheten inte brister. Det är även av stor vikt för att säkerställa att den kommunala verksamheten följer de bestämmelser som finns i kommunallagen. Om styrelsen brister i sin styrning, ledning, uppföljning och kon- troll eller bedriver icke lagenlig verksamhet kan det vara grund för revisorerna att aktualisera frågan om att rikta anmärkning och/eller avstyrka ansvarsfrihet för styrelsen. Mot bakgrund av detta har de förtroendevalda revisorerna bedömt att det är väsentligt att under 2014 ge- nomföra en granskning av om bolagsordningarna för de kommunala bolagen i Tjörns kom- mun uppfyller gällande krav samt hur kommunstyrelsen fullföljer sin uppsiktplikt över de kommunala aktiebolagen.
2.2. Syfte och revisionsfrågor
Syftet är dels att granska om bolagsordningarna för de kommunala bolagen följer gällande lagkrav och dels att granska om kommunstyrelsen fullföljer sin uppsiktsplikt över bolagen.
Följande revisionsfrågor har formulerats utifrån syftet och ska sammantaget besvaras i granskningen:
Följer de kommunala aktiebolagens bolagsordningar kommunallagen avseende de nya reglerna SFS 2012:390?
Framgår det kommunala ändamålet?
Framgår de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten?
Framgår fullmäktiges möjligheter att ta ställning innan viktigare beslut fattas?
Hur fullföljer kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen?*
Har styrelsen säkerställt att bolagen har tillämpat det kommunala ändamålet och be- drivit sina verksamheter inom ramen för de kommunala befogenheterna år 2012?* 1
2.3. Ansvarig nämnd/styrelse
Kommunstyrelsen är den nämnd som enligt kommunallagen har uppsiktsplikt över om de kommunala aktiebolagen bedriver sina verksamheter inom ramen för den kommunala kom- petensen. Kommunstyrelsen är också ansvarig för att bereda ärenden till fullmäktige.
2.4. Avgränsningar
I Tjörns kommun finns en bolagskoncern som består av förvaltningsbolaget Tjörns Kommu- nala Förvaltnings AB och fyra dotterbolag:
Tjörns Bostads AB
Tjörns Miljö AB
Tjörns Måltids AB
Tjörns Hamnar AB
Denna granskning är avgränsad till moderbolaget och de fyra dotterbolagen. Granskningen undersöker inte gemensamt ägda bolag såsom Soltak AB och Renova AB.
Granskningen är avgränsad till att undersöka att styrelsen vidtagit nödvändiga åtgärder av- seende de kommunala aktiebolagens bolagsordningar samt att kommunstyrelsen uppfyller sin uppsiktplikt avseende att säkerställa att bolagen tillämpar det kommunala ändamålet och bedrivit sina verksamheter inom ramen för de kommunala befogenheterna. Granskningen syftar inte till att bedöma kommunstyrelsens bolagsstyrning i övrigt.
Granskningen syftar inte heller till att granska huruvida bolagen faktiskt tillämpat de kommu- nala befogenheterna och bedriver sina verksamheter inom ramen för den kommunala kom- petensen utan fokuserar på att styrelsen prövat detta på ett ändamålsenligt sätt.
2.5. Revisionskriterier
Enligt Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer (SKYREV) avser revisionskriterier de be-
dömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar.
Revisionskriterierna för denna granskning utgörs av:
Kommunallagen 3 kap. 17 § vilken reglerar kommunala aktiebolag som bedriver kommunala angelägenheter (se avsnitt 3.1–3.3)
Kommanallagen 5 kap. 28 § vilken reglerar att kommunstyrelsen har det yttersta an- svaret för att det ska finnas ett beslutsförslag i varje ärende (kommunstyrelsens be- redningsplikt)
Kommunalagen 6 kap. 1 § vilken reglerar styrelsens prövning om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fast- ställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenhet- erna. Om styrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap. 17 och 18 §§ är
*1Dessa revisionsfrågor kommer att besvaras tillsammans (se avsnitt 5).
uppfyllda i fråga om sådana aktiebolag som avses i dessa bestämmelser (se avsnitt 3.4).
2.6. Metod
Granskningen har i huvudsak genomförts som en dokumentstudie och omfattat bolagsord- ningar, ägardirektiv samt kommunstyrelsens protokoll. De dokument som granskats framgår av dokumentförteckningen i bilaga 1.
3. Ändring av kommunallagen (SFS 2012:390)
I detta avsnitt utvecklas vad ändringen i kommunallagen innebär.
I korthet medför lagändringen att följande ska anges i bolagsordningarna för kommunala ak- tiebolag: det kommunala ändamålet, de kommunala principer som utgör ram för verksam- heten samt fullmäktiges möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas. Därutöver ska kommunstyrelsen i årliga beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i kommunala aktie- bolag under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ända- målet och om den utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
Reglerna som trädde ikraft den 1 januari 2013 har inte några särskilda övergångsregler. Av Sveriges kommuner och landstings cirkulär (cirkulär 12:50, diarienummer 12/5722) framgår att regeringens proposition anger att fullmäktige senast 1 januari 2013 ska ha tillsett att kra- ven enligt 3 kap § KL är uppfyllda. Regeringen har bedömt att detta är en skälig omställ- ningstid. Bolagsordningarna måste därför ha ändrats innan 2013 om de inte uppfyller de nya reglerna.
Nedan följer fördjupning av lagtextens innebörd.
3.1. Det kommunala ändamålet
Det kommunala ändamålet avser vad verksamheten syftar till att åstadkomma. När en kom- mun lämnar över den kommunala verksamheten till ett aktiebolag kräver kommunallagen att verksamheten har anknytning till kommunens område eller dess medlemmar (2 kap. 1 § KL).
Enligt Lag (2009:47) om vissa kommunala befogenheter gäller ej kravet på anknytning till kommunens område eller dess medlemmar som avses i 2 kap. 1 § KL vid tillämpning av föl- jande bestämmelser i denna lag:
Medfinansiering av vissa projekt (2 kap. 3 §)
Bistånd till utländska studerande (2 kap. 4 §)
Kompensation till enskilda inom socialtjänsten (2 kap. 10 §)
Sjuktransporter (3 kap. 2 §)
Kollektivtrafik (3 kap. 3 §)
Samhällsorientering (3 kap. 7 §)
Turism (4 kap. 1 §)
Tjänsteexport och internationellt bistånd (5 kap.) Kommunallagen 3 Kap 17 §
”Om en kommun eller ett landsting med stöd av 16 § lämnar över vården av en kommu- nal angelägenhet till ett aktiebolag där kommunen eller landstinget direkt eller indirekt innehar samtliga aktier, ska fullmäktige se till att det fastställda kommunala ändamå- let”…”anges i bolagsordningen.”
3.2. De kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten
Den kommunala kompetensen är detsamma som vad en kommun har befogenhet att göra.
Befogenheten styrs av vilka kommunalrättsliga principer som gäller för verksamheten. Kom- munala principer tillämpliga för kommunala bolag utgörs bland annat av följande:
Lokaliseringsprincipen (2 kap. 1 § KL)
Likställighetsprincipen (2 kap. 2 § KL)
Förbud mot retroaktiva beslut (2 kap. 3 § KL)
Förbudet mot spekulativ verksamhet (2 kap. 7 § KL)
Förbud mot stöd till enskild (2 kap. 8 § KL)
Självkostnadsprincipen (8 kap. 3 c § KL)
Vilka kommunala principer som enligt lag skall anges i bolagsordningen avgörs av huruvida de är aktuella för den specifika verksamheten i bolaget. Det kan vara såväl de kompetens- begränsande principerna, t.ex. förbudet mot spekulativ verksamhet och lokaliseringsprinci- pen som de principer som begränsar hur kompetensenlig verksamhet får bedrivas, t.ex.
självkostnadsprincipen och likställighetsprincipen. Om självkostnadsprincipen inte gäller för en viss verksamhet, exempelvis handel med el, ska principen inte skrivas in i bolagsordning- en. Det blir således en bedömningsfråga för kommunerna att avgöra vilka principer som ska framgå i bolagsordningarna.
3.3. Fullmäktiges möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas
Detta innebär att fullmäktige i bolagsordningarna för aktiebolagen ska säkras möjlighet att ta ställning i viktiga eller principiella beslut.
Kommunallagen 3 Kap 17 §
”Om en kommun eller ett landsting med stöd av 16 § lämnar över vården av en kommu- nal angelägenhet till ett aktiebolag där kommunen eller landstinget direkt eller indirekt innehar samtliga aktier, ska fullmäktige”…”se till att”…”de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen.”
Kommunallagen 3 Kap 17 §
”Om en kommun eller ett landsting med stöd av 16 § lämnar över vården av en kommu- nal angelägenhet till ett aktiebolag där kommunen eller landstinget direkt eller indirekt innehar samtliga aktier, ska fullmäktige”…”se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell be- skaffenhet eller annars av större vikt fattas.”
3.4. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt
Enligt SKL:s cirkulär (cirkulär 12:50, diarienummer 12/5722) ska prövningen ta sikte på verk- samhetens förenlighet med såväl kompetensbegränsande principer, som principer som be- gränsar på vilket sätt kompetensenlig verksamhet får bedrivas. Uppsiktsplikten kommer då, förutom att redovisas, att leda fram till beslut som kan överklagas enligt 10 kap. KL. Därmed stärks även möjligheterna till rättslig prövning av kompetensenligheten av de kommunala företagens verksamhet.
Regeringen anför att det i normalfallet får anses lämpligt att styrelsens beslut överlämnas till fullmäktige. SKL skriver att en lämplig tidpunkt för detta skulle kunna vara samtidigt som sty- relsen överlämnar årsredovisningen 15 april året efter det år redovisningen avser. Inga detal- jerade regler om återrapportering till fullmäktige har fattats, det är istället styrelsens uppgift att avgöra. Regeringen framhåller dock i propositionen att det är av stor vikt att styrelsen fat- tar årligen återkommande beslut där en bedömning görs av de kommunala bolagens kompe- tensenlighet.
SKL skriver i cirkuläret att kommunerna bör göra en översyn av kommunstyrelsens regle- mente och anpassa reglementet efter de nya reglerna. Styrelsen bör första året skaffa sig ett grepp om bolagens verksamhet och dokumentera detta på lämpligt sätt i ett beslut. Därefter kan antas att styrelsen kan fokusera på eventuella förändringar.
För att inhämta underlag för sina årliga beslut föreslår SKL ett antal metoder som kommun- styrelsen kan tillämpa för att uppfylla sin uppsiktsplikt;
Genom ägardirektivet se till att bolagsstyrelsen regelmässigt rapporterar hur verk- samheten bedrivits till kommunstyrelsen
Genom ägardirektivet tillse att bolagsstyrelsen i årsredovisningen uttalar sig om verksamhetens förenlighet med bolagsordningen m.m.
Genom bolagsordningen skriva in att kommunstyrelsen har inspektionsrätt i bolaget, vilket ger styrelsen möjlighet att på plats granska bolagets verksamhet.
Genom bolagsstämmans anvisningar ge lekmannarevisorerna särskilt uppdrag att göra de kontroller som krävs för att kommunstyrelsen ska utöva sin uppsiktplikt.
Kommunallagen 6 Kap 1 a b §
Styrelsen ska i årliga beslut för varje sådant aktiebolag som avses i 3 kap. 17 och 18 §§
pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
Om styrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nöd- vändiga åtgärder. Styrelsen ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap. 17 och 18 §§ är uppfyllda i fråga om sådana aktiebolag som avses i dessa bestämmelser.
4. Följer bolagsordningarna kommunallagen?
I detta avsnitt besvaras revisionsfrågan om de kommunala aktiebolagens bolagsordningar följer kommunallagen avseende de nya reglerna SFS 2012:390. Avsnittet inleds med en re- dogörelse för vilka åtgärder kommunstyrelsen i Tjörns kommun har vidtagit efter lagändring- en.
4.1. Ändringar som gjorts efter lagändringen
I november 2013 behandlade kommunstyrelsen ett förslag på ändringar i bolagsordningarna och ägardirektiv för de kommunala aktiebolagen. Kommunstyrelsen valde 2013-11-07 att återremittera förslagen till reviderade bolagsordningar och ägardirektiv för kommunens bo- lag. Anledningen var bland annat att bolagsordningarna innehöll andra uttryck än vad som framgår av kommunallagen (inspektionsrätt istället för tillsynsplikt). Kommunstyrelsen fattade 2014-01-16 beslut om nya bolagsordningar och ägardirektiv för Tjörns Kommunala Förvalt- nings AB, Tjörns Måltids AB, Tjörns Bostads AB, Tjörns Hamnar AB och Tjörns Miljö AB samt föreslog för fullmäktige att anta dessa. Kommunfullmäktige antog de nya bolagsord- ningarna och ägardirektiven 2014-01-30.
Fullmäktige beslutade att de reviderade bolagsordningarna och ägardirektiven ska gälla från det att bolagsstämmorna antagit desamma. Kommunens ombud vid bolagsstämmorna upp- manades att anta de reviderade bolagsordningarna och ägardirektiven att gälla senast från och med den 2014-04-15. Bolagstämmorna fastställde de nya bolagsordningarna och ägardi- rektiven 2014-04-24.
4.2. Framgår det kommunala ändamålet?
Vår genomgång av de bolagsordningar som fastställdes 2014-04-24 visar att det kommunala ändamålet framgår för samtliga fem bolag.
Tjörns Kommunala Förvaltnings AB
Av bolagsordningen framgår att ändamålet är att bolaget som moderbolag i en av Tjörns kommun helägd koncern, ska samordna, utveckla och aktivt driva lönsamma bolag vars tjänster och/eller avkastning skapar långsiktigt värde för Tjörns medborgare och näringsliv.
Bolaget får inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med denna bolagsordning, gällande ägardirektiv eller den kommunala kompetensen.
Tjörns Bostads AB
Av bolagsordningen framgår att ändamålet med bolagets verksamhet är att enligt affärs- mässiga principer och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip, främja kommunens behov av bostadsförsörjning, kompletterande kommersiella lokaler och annan därmed förenlig service såsom tillhandahållande av lokalvårdstjänster samt lokaler för den kommunala verksamheten genom att äga och/eller förvalta dessa fastigheter.
Tjörns Miljö AB
Av bolagsordningen framgår att ändamålet med bolagets verksamhet är att med iakttagande av de grundläggande kommunalrättsliga principerna utföra tjänster samt fullgöra det ansvar som – till den del detta ej innefattar myndighetsutövning – åvilar Tjörns kommun enligt VA- lagen, miljöbalken och annan lagstiftning inom verksamhetsområdena VA, renhållning och gata park, natur.
Tjörns Måltids AB
Av bolagsordningen framgår att ändamålet med verksamheten är att med iakttagande av de grundläggande kommunalrättsliga principerna utföra/bedriva måltidsverksamhet enligt gäl- lande lagstiftning för tillhandahållande av måltider i offentlig verksamhet.
Tjörns Hamnar AB
Av bolagsordningen framgår att syftet med bolagets verksamhet är att på sunda företagse- konomiska grunder tillhandahålla allmännyttiga anläggningar samt el- värme och andra med rörelsen anknytande tekniska nyttigheter på konkurrenskraftiga villkor till god kvalité och med hög leveranssäkerhet samt utveckla hamnverksamheten i kommunen.
4.2.1. Motstridhet
Av genomläsning av bolagsordningarna kan vi konstatera att det finns fall där bolagets än- damål och föremål riskerar att vara motstridiga. Exempelvis framgår att Tjörns Kommunala Förvaltnings AB har till ändamål att driva lönsamma bolag vars tjänster/eller avkastning skapar långsiktigt värde för Tjörns medborgare och näringsliv. Samtidigt ska bolaget tillämpa principen om förbud mot huvudsakligt vinstsyfte. Vidare framgår att Tjörns Hamnar AB har till föremål att bedriva distribution av el samtidigt som bolaget enligt ändamålet ska tillämpa lo- kaliseringsprincipen, vilket innebär att kommunen inte får rikta sig till andra än sina egna medlemmar med sin verksamhet. Det är mindre vanligt när det gäller energidistribution.
4.3. Framgår de kommunala principerna som utgör ram för verksamheten?
Av samtliga bolagsordningar framgår att respektive bolag inte får bedriva verksamhet som inte är förenligt med bolagsordningen, ägardirektivet och den kommunala kompetensen. I figuren nedan redogörs för vilka kommunala principer som bolagsordningarna anger att re- spektive bolag ska följa:
Figur 1. De kommunala principerna i bolagsordningarna
Av tidigare gällande bolagsordningar framgick ej vilka kommunala principer som var gällande för samtliga av Tjörns bolag. Exempelvis saknades uppgifter om detta avseende Tjörns Kommunala Förvaltnings AB (2011-09-22 KF § 119) och Tjörns Hamnar AB (2012-01-26 KF
§ 20).
Lokaliseringsprincipen Likställighetsprincipen Förbud mot stöd till enskild
Självkostnadsprincipen
Tjörns Kommunala
Förvaltnings AB Tjörns Bostad AB Tjörns Miljö AB Tjörns Måltids AB Tjörns Hamnar AB
Förbud mot huvudsakligt vinstsyfte
4.4. Framgår fullmäktiges möjligheter att ta ställning innan viktigare beslut fattas?
Av samtliga bolagsordningar framgår följande text avseende fullmäktiges rätt till ställningsta- gande:
”Bolaget ska innan beslut meddelas bereda kommunfullmäktige i Tjörns kommun möjlighet att ta ställning till frågor i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen.”
4.5. Bedömning
Vi bedömer att det kommunala ändamålet samt de kommunala principerna som utgör ram för verksamheten framgår av de bolagsordningar som började gälla 2014-04-24. Samtliga bolagsordningar anger att fullmäktige har rätt att ta ställning innan viktigare beslut fattas. Vi bedömer att kommunstyrelsen har säkerställt att bolagsordningarna följer gällande lagkrav.
Vi bedömer dock att kommunstyrelsen brustit i sitt beredningsansvar eftersom fullmäktiges beslut om ändring av bolagsordningarna fattades efter det att lagändringarna trätt i kraft. En- ligt regeringens proposition skulle fullmäktige senast 2013-01-01 ha tillsett att kraven enligt 3 kap 17 § KL var uppfyllda. Eftersom det saknades uppgifter om vilka kommunala principer som utgör ram för verksamheten avseende Tjörns Kommunala Förvaltnings AB och Tjörns Hamnar AB bedömer vi att tidigare gällande bolagsordningar ej kan anses följa kommunalla- gen efter de nya bestämmelserna 2013-01-01. I 5 kap 28 § KL regleras kommunstyrelsens ansvar i beredningsprocessen. Kommunstyrelsen som har beredningsansvar för fullmäktige lade fram ett förslag till förändringar i bolagsordningarna med anledning av den nya lagen först 2014-01-15.
5. Hur fullföljer kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt över bolagen?
I detta avsnitt besvaras både revisionsfrågan om hur kommunstyrelsen fullföljer sin uppsikts- plikt över de kommunala aktiebolagen och om styrelsen har säkerställt att bolagen har till- lämpat det kommunala ändamålet och bedrivit sina verksamheter inom ramen för de kom- munala befogenheterna år 2012.
Av bolagsordningarna för de fem bolagen som ingår i granskningen framgår att kommunsty- relsen enligt 6 kap 1 A § KL kommer att fatta årliga beslut om huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogen- heterna.
Vi kan konstatera att kommunstyrelsens reglemente inte har ändrats till följd av de nya lagändringarna. Däremot framgår redan av kommunstyrelsens reglemente att styrelsen har uppsikt över den kommunala verksamhet som bedrivs i företagsform. Det framgår även att styrelsen ska tillse att uppföljning sker regelbundet till kommunfullmäktige från samtliga nämnder och bolag i koncernen om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.
I ägardirektiven för de fem bolagen framgår att respektive bolag ska redovisa resultatet till kommunstyrelsen i enlighet med de särskilda ekonomiska återrapporteringarna som fast- ställs av kommunen. Styrelsen och VD ska minst en gång per år delta vid mötet med kom- munen och redovisa bolagets verksamhet och resultat.
I ett tjänsteutlåtande från kommunkansliets stab 2013-11-14 skriver kommunchef och kommunjurist att med anledning av att det är första gången som kommunstyrelsen har att förhålla sig till den nya lagstiftningen samt med beaktande av att reviderade bolagsordningar och ägardirektiv förväntas träda i kraft först under 2014, så föreslås kommunstyrelsen att fatta beslut avseende verksamhetsåret 2012 utifrån i huvudsak följande underlag:
Protokoll från styrelsemöten och bolagsstämmor 2012 samt protokoll från årstämmor i maj 2013. Protokollen har löpande tillställts kommunstyrelsen
Information i samband med bokslutsdialogen i februari 2013
Revisionsberättelse 2012 (KF § 78)
Årsredovisning 2012 (KF § 79)
Därutöver kan kommunstyrelsen inför detta beslut inhämta de uppgifter som behövs för styrelsens bedömning.
Vidare framgår att kommunkansliet föreslår kommunstyrelsen att besluta att verksamheterna i de fem kommunala bolagen under 2012 varit förenliga med de fastställda kommunala än- damålen och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
Kommunstyrelsen valde enligt sammanträdesprokoll 2013-11-28 (Dnr 2013/394-107) att be- sluta att verksamheterna i Tjörns Kommunala Förvaltnings AB, Tjörns Måltids AB, Tjörns Bostads AB, Tjörns Hamnar AB och Tjörns Miljö AB under 2012 har varit förenliga med de fastställda kommunala ändamålen och utförts inom ramen för de kommunala befo- genheterna.
5.1. Bedömning
Vi bedömer att kommunstyrelsen i allt väsentligt har fullföljt en tillräcklig uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen avseende 2012. Granskningen har visat att kommunstyrelsens tjänstemän har berett och lämnat förslag om utifrån vilka underlag som kommunstyrelsen ska fatta beslut. Styrelsen fattade 2013-11-28 beslut avseende år 2012.
Därutöver anger bolagens ägardirektiv riktlinjer för ekonomisk återrapportering till kommunen och ägardialog. Vi bedömer att detta utgör goda förutsättningar för att kommunstyrelsen ska kunna fullfölja uppsiktsplikten över bolagen.
Vi bedömer att kommunstyrelsens reglemente i allt väsentligt anger styrelsens uppsiktsplikt.
Vi anser dock att styrelsen skulle stärka fullföljandet av uppsiktplikten ytterligare genom att anpassa kommunstyrelsens reglemente efter de nya reglerna. Detta kan exempelvis göras genom att förtydliga i reglementet att styrelsen ska ta årliga beslut för kommunens aktiebo- lag. Styrelsen ska pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående ka- lenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
6. Samlad bedömning
I detta kapitel ges en samlad värdering och bedömning av granskningens resultat.
Svar på revisionsfrågorna
Följer de kommu- nala aktiebolagens bolagsordningar kommunallagen av- seende de nya reg- lerna SFS
2012:390?
Ja, vi bedömer att bolagsordningarna för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB:s samt dess fyra dotterbolag i all väsentlighet följer de nya reglerna i SFS 2012:390. Vi noterar dock att bolagsordningarna bereddes av kommunstyrelsen och fastställdes av kommunfullmäktige och vid bolag- stämmorna över ett år efter att de nya reglerna började gälla. Vi bedömer att kommunstyrelsens inte fullföljt sitt beredningsansvar.
Framgår det kom- munala ändamålet?
Ja, det kommunala ändamålet framgår av samtliga bolagsordningar.
Framgår de kom- munala principerna som utgör ram för verksamheten?
Ja, de kommunala principerna som utgör ram för verksamheten framgår av samtliga bolagsordningar.
Framgår fullmäkti- ges möjligheter att ta ställning innan viktigare beslut fatt- tas?
Ja, fullmäktiges möjligheter att ta ställning innan viktigare beslut fattas framgår av samtliga bolagsordningar.
Hur fullföljer kom- munstyrelsen sin uppsiktsplikt över de kommunala ak- tiebolagen?
Har styrelsen sä- kerställt att bolagen har tillämpat de kommunala princi- perna och bedrivit sina verksamheter inom ramen för den kommunala kompe- tensen år 2012?
Kommunkanslitet har berett frågan åt kommunstyrelsen. Förvaltningen har då föreslagit styrelsen att fatta beslut om bolagen utifrån protokoll från styrelsemöten och bolagsstämmor 2012, protokoll från årstämmor i maj 2013, information i samband med bokslutsdialogen i februari 2013, revisionsberättelse 2012 (KF § 78) samt årsredovisning 2012 (KF § 79).
Kommunstyrelsen beslutade i enlighet med kommunkansliets förslag. Vi bedömer att kommunstyrelsen i allt väsentligt har fullföljt en tillräcklig uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen avseende 2012.
6.1. Slutsatser
Syftet med granskningen har varit att kontrollera om bolagsordningarna för de kom- munala bolagen följer gällande lagkrav och att granska om styrelsen fullföljer sin uppsiktsplikt över bolagen. Utifrån granskningens revisionsfrågor och grunderna för ansvarsprövning bedömer vi att kommunstyrelsen i huvudsak har säkerställt att bo- lagsordningarna följer gällande lagkrav, även om revideringarna av bolagsordning- arna skedde efter att den nya lagen trätt i kraft. Vidare bedömer vi att kommunsty- relsen i all väsentlighet fullföljer sin uppsiktsplikt över de kommunala aktiebolagen.
Vi bedömer att kommunstyrelsen bör säkerställa att det finns tydliga rutiner och rikt- linjer för att bereda beslut utifrån ny lagstiftning i tid. Därutöver anser vi att uppsikten över de kommunala bolagen kan stärkas genom att kommunstyrelsens reglemente anpassas efter den nya lagen.
Under granskningen har vi identifierat ett antal förbättringsområden. Nedan följer våra re- kommendationer till kommunstyrelsen:
6.2. Identifierade förbättringsområden/rekommendationer
Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande:
Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer:
Kommunstyrelsen bör fullgöra sitt beredningsansvar och tillse att det finns tillfredsstäl- lande rutiner för beredningsprocessen som säkerställer att beslut bereds i tid.
För att stärka uppsikten över de kommunala bolagen bör kommunstyrelsen uppdatera sitt reglemente efter den nya lagen i enlighet med vad Sveriges Kommuner och Landsting rekommenderar.
Göteborg den 1 september 2014
Kristoffer Filipsson Cecilia Svensson
Verksamhetsrevisor Certifierad kommunal yrkesrevisor
Bilaga 1: Dokumentförteckning
Bolagsordning för Tjörns Bostads AB, reviderat senast: kommunfullmäktige 2014-01- 30 (KF § 4), bolagstämma 2014-04-24, TBAB § 15 (Även tagit del av tidigare version 2011-09-22 KF § 119)
Bolagsordning för Tjörns Hamnar AB, reviderat senast: kommunfullmäktige 2014-01- 30 (KF § 4), bolagstämma 2014-04-24, TBAB § 15 (Även tagit del av tidigare version 2012-01-26 KF § 20)
Bolagsordning för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB, reviderat senast: kommun- fullmäktige 2014-01-30 (KF § 4), bolagstämma 2014-04-24, TBAB § 15 (Även tagit del av tidigare version 2011-09-22 KF § 119)
Bolagsordning för Tjörns Miljö AB, reviderat senast: kommunfullmäktige 2014-01-30 (KF § 4), bolagstämma 2014-04-24, TBAB § 15 (Även tagit del av tidigare version 2011-09-22 KF § 119)
Bolagsordningar för Tjörns Måltids AB, reviderat senast: kommunfullmäktige 2014-01- 30 (KF § 4), bolagstämma 2014-04-24, TBAB § 15 (Även tagit del av tidigare version 2011-09-22 KF § 119)
Kommunstyrelsens protokoll 2012-2014 (fram t.o.m. april 2014)
Sveriges Kommuner och Landsting. Cirkulär 12:50, diarienummer 12/5722
http://brs.skl.se/skbibl/cirkdoc.jsp?searchpage=brsbibl_cirk.htm&search1_cnr=12%3A 50&op1=&type=&db=CIRK&from=1&toc_length=20&currdoc=1
Tjänsteutlåtande 2013-11-14, kommunkansliet, staben
Ägardirektiv för Tjörns Bostads AB, reviderat senast: kommunfullmäktige 2014-01-30 (KF § 4), bolagstämma 2014-04-24 (TBAB § 15)
Ägardirektiv för Tjörns Hamnar AB, reviderat senast: kommunfullmäktige 2014-01-30 (KF § 4), bolagstämma 2014-04-24 (TBAB § 15)
Ägardirektiv för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB, reviderat senast: kommunfull- mäktige 2014-01-30 (KF § 4), bolagstämma 2014-04-24 (TBAB § 15)
Ägardirektiv för Tjörns Miljö AB, reviderat senast: kommunfullmäktige 2014-01-30 (KF § 4), bolagstämma 2014-04-24 (TBAB § 15)
Ägardirektiv för Tjörns Måltids AB, reviderat senast: kommunfullmäktige 2014-01-30 (KF § 4), bolagstämma 2014-04-24 (TBAB § 15)
